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CDIGO DE CLASSIFICAO E TABELA DE TEMPORALIDADE E


DESTINAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO RELATIVOS S
ATIVIDADES-FIM DAS INSTITUIES FEDERAIS DE ENSINO SUPERIOR - IFES


APRESENTAO
A utilizao dos arquivos, enquanto instrumentos de apoio organizao do Estado e
da sociedade, exige que eles estejam organizados e acessveis ao governo e aos cidados, em
respeito ao disposto na Constituio Federal de 1988 e na Lei n 8.159, de 8 de janeiro de
1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados.
A organizao dos documentos de arquivo e o acesso s informaes so objetivos a
serem alcanados por meio do desenvolvimento de programas de gesto de documentos, o
que garantir o suporte s decises poltico-administrativas e os direitos dos cidados.
A implantao de programas de gesto de documentos apresenta-se como uma
atividade essencial ao pleno funcionamento da Administrao Pblica, sendo de primordial
importncia adoo de normas e procedimentos tcnicos para disciplinar as atividades dos
servios arquivsticos.
Entre as atividades desenvolvidas em um programa de gesto de documentos, a
elaborao e a utilizao de instrumentos tcnicos de classificao e de temporalidade e
destinao constituem-se numa tarefa fundamental para a melhoria dos servios prestados
prpria Administrao e ao cidado.
Entre os atos normativos que determinam e embasam a adoo dos procedimentos
tcnicos de gesto de documentos pelos rgos e entidades da Administrao Pblica Federal,
destacam-se:
- Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que em seu artigo 3 define o que se considera
como atividades de gesto de documentos e no seu artigo 9 dispe sobre a necessidade de
autorizao da instituio arquivstica pblica, na especfica esfera de competncia, para a
eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico;
- Decreto n 4.073, de 3 janeiro de 2002, que no seu artigo 18 dispe sobre a
constituio da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos em cada rgo e entidade
da Administrao Pblica Federal, a utilizao dos procedimentos de anlise, avaliao e
seleo dos documentos relativos s atividades-meio da Administrao Pblica e a
responsabilidade do rgo ou entidade na elaborao dos instrumentos de classificao e de
temporalidade e destinao dos documentos de arquivo relativos s atividades-fim;

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- Decreto n 4.915, de 12 de dezembro de 2003, nos incisos III, IV e V do artigo 5
estabelece, entre outras, as competncias do rgo central e dos rgos setoriais e seccionais,
que integram o Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo SIGA, da Administrao
Pblica Federal, quanto aplicao dos instrumentos de gesto de documentos: o cdigo de
classificao e a tabela de temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos s
atividades-meio, bem como quanto elaborao e aplicao do cdigo de classificao e da
tabela de temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos s atividades-fim.
Ciente da importncia da implementao de aes de gesto de documentos, a
Comisso Permanente de Avaliao de Documentos da Universidade Federal da Paraba
CPAD/UFPB encaminhou, ao Arquivo Nacional, em 1999, a 1 verso de uma Tabela de
Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo relativos s suas atividades-fim.
Durante um perodo de dois anos, o Arquivo Nacional e a CPAD/UFPB trocaram
questionamentos e sugestes com o propsito de analisar, corrigir, complementar e rever a
verso inicialmente apresentada.
A Tabela de Temporalidade dos Documentos da Universidade Federal da Paraba foi
aprovada pela Portaria n 30, de 25 de julho de 2001, do Diretor-Geral do Arquivo Nacional e,
posteriormente, pela Resoluo n 8, de 1 de agosto de 2001, do Conselho Universitrio
CONSUNI da UFPB.
A partir de ento, diversas universidades passaram a utilizar e aplicar o referido
instrumento tcnico em seus servios de arquivo. No decorrer de sua utilizao, surgiram
sugestes visando aprimorar os descritores, a temporalidade e a destinao final de alguns
conjuntos documentais. Tais sugestes indicaram a necessidade de rever e atualizar o
instrumento, bem como de elaborar o Cdigo de Classificao e, principalmente, de se propor
um instrumento tcnico nico de classificao, temporalidade e destinao que atendesse as
especificidades das instituies federais de ensino superior.
Com esse objetivo, realizou-se, na sede do Arquivo Nacional, no Rio de Janeiro, de 26
a 29 de setembro de 2006, o I Workshop com as Instituies Federais de Ensino Superior -
IFES. O tema central do evento foi Classificao, Temporalidade e Destinao de
Documentos de Arquivo relativos s atividades-fim. Participaram do evento quarenta e cinco
tcnicos das Instituies de Ensino Superior, representando trinta instituies federais e uma
estadual, alm de vinte e quatro tcnicos do Arquivo Nacional.

Com base nas sugestes apresentadas para a reviso e a atualizao da Tabela de
Temporalidade dos Documentos da UFPB, foi elaborada a verso preliminar de uma proposta
nica de cdigo de classificao e tabela de temporalidade e destinao de documentos de
arquivo relativos s atividades-fim das IFES.

A partir de ento, constituiu-se um Grupo de Trabalho, no mbito do Sistema de
Gesto de Documentos de Arquivo - SIGA, da administrao pblica federal, denominado
GT-IFES-AN, coordenado pela Coordenao-Geral de Gesto de Documentos do Arquivo
Nacional COGED/AN e integrado por tcnicos do Arquivo Nacional e por representantes
das instituies de ensino superior. Do conjunto de trinta e uma instituies participantes do
Workshop, onze federais e uma estadual propuseram-se a realizar o levantamento da produo
documental, o estudo dos prazos de guarda e destinao final e a anlise da documentao

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acumulada em cada instituio, assim como passaram a enviar contribuies que foram
discutidas e sistematizadas em Reunies Tcnicas.

As Instituies de Ensino Superior que participaram efetivamente das Reunies
Tcnicas e da elaborao dos instrumentos tcnicos foram:
Centro Federal de Educao Tecnolgica Celso Suckow da Fonseca CEFET/RJ;
Universidade de Braslia UnB;
Universidade Federal da Paraba UFPB;
Universidade Federal de Gois UFG;
Universidade Federal de Minas Gerais UFMG;
Universidade Federal de Pernambuco UFPE;
Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro UNIRIO;
Universidade Federal do Par UFPA;
Universidade Federal do Rio de Janeiro UFRJ;
Universidade Federal do Rio Grande do Sul UFRGS;
Universidade Federal Fluminense UFF e
Universidade Estadual do Rio de Janeiro UERJ.

Entre maio de 2007 e junho de 2009, ocorreram seis Reunies Tcnicas de cinco dias
cada, sendo cinco na sede do Arquivo Nacional, na cidade do Rio de Janeiro, e uma
promovida pela UFPB, em Joo Pessoa, que contou com a colaborao e participao de
integrantes da CPAD/UFPB, visando dar continuidade elaborao do Cdigo de
Classificao e da Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo
relativos s atividades-fim das IFES. Ressalta-se que na 4 Reunio Tcnica contou-se com a
participao e colaborao de duas representantes da Subcomisso do SIGA do Ministrio da
Educao MEC.

No decorrer das seis Reunies Tcnicas foram adotados os seguintes procedimentos
gerais:
- definio das questes a serem discutidas em cada reunio;
- troca de mensagens de correio eletrnico, utilizando uma lista de discusso na rede mundial
de computadores (Internet) disponibilizada para os integrantes do GT-IFES-AN, com o
objetivo de centralizar o envio das pesquisas feitas pelos representantes de cada Instituio;
- discusso das dvidas, consulta ao Thesaurus Brasileiro da Educao - Brased, do Instituto
Nacional de Estudos e Pesquisas Educacionais Ansio Teixeira - INEP e apresentao de
propostas tendo por embasamento os atos normativos especficos e os procedimentos
utilizados em cada Instituio, assim como a realizao de exaustiva pesquisa na legislao;
- consolidao, pelo Arquivo Nacional, das propostas enviadas;
- envio das propostas consolidadas para cada Instituio participante, antes de cada reunio,
visando uma discusso aprofundada das questes pautadas.

O trabalho desenvolvido nessas Reunies Tcnicas permitiu que, ao final de cada uma
delas, fosse proposto um cronograma de atividades a ser cumprido no perodo entre as
reunies, incluindo as tarefas a serem empreendidas tanto pelas IFES como pelo Arquivo
Nacional, com o objetivo de otimizar o tempo e o trabalho dedicado elaborao dos
referidos instrumentos tcnicos e consolidao das propostas.

Cabe ressaltar que, para a construo da estrutura do Cdigo de Classificao, com a
proposio de novas classes e ampliao das existentes na Tabela de Temporalidade e
Destinao original, bem como para a reviso e/ou determinao dos prazos de guarda e da

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destinao final, a pesquisa e os estudos envolvendo a legislao geral e especfica foram
essenciais, bem como a consulta aos documentos normativos e aos regimentos internos das
IFES.
Os documentos que subsidiaram a elaborao e a estruturao do Cdigo de
Classificao e da Tabela de Temporalidade, e que podem servir para compreenso dos
instrumentos tcnicos, constituem-se na bibliografia e nas referncias legislativas
disponibilizadas no final desta publicao.

Cabe assinalar que, entre 15 de maro a 28 de maio de 2010, os instrumentos tcnicos
foram colocados em consulta pblica, para que os integrantes da Subcomisso do SIGA do
MEC e os servidores que desempenham atividades na rea de gesto de documentos das
Instituies Federais de Ensino Superior, que no participaram do GT-IFES-AN, pudessem
encaminhar contribuies e sugestes para o seu aprimoramento.

As sugestes encaminhadas, durante esse perodo, foram de suma importncia para a
realizao desse trabalho, assim encontram-se nomeadas, abaixo, as instituies que
participaram, inclusive algumas integrantes do prprio GT-IFES-AN, e que com suas
contribuies auxiliaram o aperfeioamento dos instrumentos tcnicos:
Fundao Oswaldo Cruz FIOCRUZ;
Instituto Federal do Esprito Santo IFES;
Universidade de Braslia UnB;
Universidade Federal da Bahia UFBA;
Universidade Federal de Campina Grande UFCG;
Universidade Federal de Lavras UFLA;
Universidade Federal de Minas Gerais UFMG;
Universidade Federal de Ouro Preto UFOP;
Universidade Federal de Santa Catarina UFSC;
Universidade Federal de Santa Maria UFSM;
Universidade Federal de Tocantins UFTO;
Universidade Federal do ABC UFABC;
Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro UNIRIO;
Universidade Federal do Par UFPA;
Universidade Federal do Rio Grande FURG;
Universidade Federal Rural de Pernambuco UFRPE.

Aps a submisso consulta pblica, as sugestes foram analisadas, pelo GT-IFES-
AN, e incorporadas, quando consideradas pertinentes. O Cdigo de Classificao e a Tabela
de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo relativos s atividades-fim das
IFES foram aprovados pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional, por meio da Portaria n 092,
de 23 de setembro de 2011.










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METODOLOGIA

A Tabela de Temporalidade dos Documentos da Universidade Federal da Paraba foi
tomada como base para a estruturao desses instrumentos tcnicos de gesto de documentos
uma vez que ela mantinha a proposta metodolgica apresentada e desenvolvida pela
Resoluo n 14, de 24 de outubro de 2001, do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ.

Como as classes 100 a 800 destinam-se ao desenvolvimento das funes e atividades
finalsticas dos rgos e entidades da Administrao Pblica, optou-se por manter as trs
classes propostas pela Tabela da UFPB, que contemplavam as funes de Ensino, Pesquisa e
Extenso, expandindo, incluindo e alterando suas subclasses, grupos e subgrupos. Contudo,
verificou-se a necessidade de se criar mais duas classes uma vez que, recentemente, as IFES
vm desenvolvendo novas atividades em razo da expanso dos programas e das aes da
poltica nacional de educao empreendida pelo governo federal.

Assim, foi necessrio criar a classe 400 - Educao Bsica e Profissional para atender
no s as Universidades Federais que possuem Colgio de Aplicao, e oferecem o ensino
fundamental e mdio, como tambm para atender as Instituies Federais que possuem ensino
tcnico-profissional.

Com relao criao da classe 500 - Assistncia Estudantil, a necessidade se justifica
pelo programa poltico de governo e pela existncia de planos que vm estimulando a
concesso de benefcios e auxlios, para a permanncia dos estudantes nas Instituies
Federais de Ensino.

Foi verificado, ainda, a necessidade de se fazer o levantamento da produo
documental, inter-relacionando as tipologias documentais produzidas com as atividades
desenvolvidas no s para ampliar as classes, subclasses, grupos e subgrupos existentes, que
j se encontravam estruturados, como tambm foram propostos estudos visando a
identificao das atividades desenvolvidas em razo dessas novas atribuies.

Foi identificado no levantamento da produo documental realizado pelas IFES
participantes, que muitas das tipologias documentais produzidas, apesar de se apresentarem
equivalentes no significado, so designadas por palavras e expresses diferentes, tendo sido
necessrio recorrer, muitas vezes para dirimir dvidas, aos termos e conceitos
disponibilizados no Thesaurus Brasileiro da Educao - Brased, do Instituto Nacional de
Estudos e Pesquisas Educacionais Ansio Teixeira - INEP. Nos casos divergentes em que no
houve consenso, a opo foi o termo e o conceito apresentado no Thesaurus.

1) O Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo relativos s atividades-fim das
IFES


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O Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo relativos s atividades-fim das
IFES possui as seguintes classes:

CLASSE 100 - ENSINO SUPERIOR
CLASSE 200 - PESQUISA
CLASSE 300 - EXTENSO
CLASSE 400 - EDUCAO BSICA E PROFISSIONAL
CLASSE 500 - ASSISTNCIA ESTUDANTIL
CLASSE 600 - (vaga)
CLASSE 700 - (vaga)
CLASSE 800 - (vaga)

Apresentam-se algumas explicaes acerca dessas classes e suas respectivas
subclasses.


CLASSE 100 - ENSINO SUPERIOR

Nesta classe so classificados os documentos referentes a uma das finalidades da
educao superior ministrada pelas Instituies Federais de Ensino Superior como a formao
e titulao de diplomados nas diferentes reas de conhecimento. Para o cumprimento dessa
finalidade so desenvolvidas as atividades que envolvem a criao, organizao e
funcionamento de cursos e programas de graduao e ps-graduao, assim como o registro
da vida acadmica dos alunos.

A classe 100, Ensino Superior, tem como subclasses:

110 - Normatizao. Regulamentao
120 - Cursos de graduao (inclusive na modalidade a distncia)
130 - Cursos de ps-graduao stricto sensu (inclusive na modalidade a distncia)
140 - Cursos de ps-graduao lato sensu (inclusive na modalidade a distncia)
150 - (vaga)
160 - (vaga)
170 - (vaga)
180 - (vaga)
190 - Outros assuntos referentes ao Ensino Superior

110 - Normatizao. Regulamentao

Incluem-se nesta subclasse os documentos referentes s normas, regulamentaes,
diretrizes, procedimentos e decises de carter geral que dispem sobre a concepo,
organizao e funcionamento do ensino superior, emanados tanto dos rgos do governo
federal responsveis pela educao superior quanto da prpria Instituio Federal de Ensino
Superior.

120 - Cursos de graduao (inclusive na modalidade a distncia)

Incluem-se nesta subclasse os documentos referentes concepo, organizao e
funcionamento dos cursos de graduao, inclusive na modalidade a distncia, bem como o
registro da vida acadmica dos alunos de graduao.

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130 - Cursos de ps-graduao stricto sensu (inclusive na modalidade a distncia)

Incluem-se nesta subclasse os documentos referentes concepo, organizao e
funcionamento dos cursos de ps-graduao stricto sensu, inclusive na modalidade a
distncia, compreendendo programas de mestrado e doutorado, bem como o registro da vida
acadmica dos alunos de ps-graduao stricto sensu.

140 - Cursos de ps-graduao lato sensu (inclusive na modalidade a distncia)

Incluem-se nesta subclasse os documentos referentes concepo, organizao e
funcionamento dos cursos de ps-graduao lato sensu, inclusive na modalidade a distncia,
compreendendo cursos de especializao e aperfeioamento, bem como o registro da vida
acadmica dos alunos de ps-graduao lato sensu.

150 a 180 - (vagas)

Estas subclasses mantm-se vagas para possveis expanses e inseres de
documentos referentes ao Ensino Superior, que resultem de novas atividades desenvolvidas
pelas Instituies Federais de Ensino Superior, as quais ao serem propostas devero ser
submetidas para aprovao pelo Arquivo Nacional.

190 - Outros assuntos referentes ao Ensino Superior

Esta subclasse ser utilizada como recurso para incluso de assuntos que no possuam
classificao especfica no Cdigo. Entretanto, os documentos s podero ser aqui
classificados aps a verificao da no-existncia de outras subclasses nas quais possam ser
inseridos, bem como aps anlise e aprovao do Arquivo Nacional.


CLASSE 200 - PESQUISA

Nesta classe so classificados os documentos referentes a uma das finalidades da
educao superior desenvolvida pelas Instituies Federais de Ensino Superior, como o
incentivo ao trabalho de pesquisa e investigao cientfica. Para o cumprimento dessa
finalidade so desenvolvidas as atividades que envolvem o estabelecimento de planos,
programas e projetos de pesquisa cientfica, bem como as atividades de transferncia e de
inovao tecnolgica e de empreendedorismo.

A classe 200, Pesquisa, tem como subclasses:

210 - Normatizao. Regulamentao
220 - Programas de pesquisa
230 - Projetos de pesquisa
240 - Iniciao cientfica
250 - Transferncia e inovao tecnolgica
260 - (vaga)
270 - (vaga)

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280 - (vaga)
290 - Outros assuntos referentes Pesquisa

210 - Normatizao. Regulamentao

Incluem-se nesta subclasse os documentos referentes s normas, regulamentaes,
diretrizes, procedimentos e decises de carter geral que dispem sobre a concepo,
organizao e desenvolvimento das aes de pesquisa, emanados tanto dos rgos do governo
federal responsveis pela educao superior quanto da prpria Instituio Federal de Ensino
Superior.

220 - Programas de pesquisa

Incluem-se nesta subclasse os documentos referentes aos programas de pesquisa
institucionais.

230 - Projetos de pesquisa

Incluem-se nesta subclasse os documentos referentes aos projetos de pesquisa
institucionais.

240 - Iniciao cientfica

Incluem-se nesta subclasse os documentos referentes aos programas de bolsas de
iniciao cientfica, com o apoio do Conselho Nacional de Desenvolvimento Cientfico e
Tecnolgico (CNPq) e de instituies de pesquisa estaduais, bem como parcerias com outros
rgos de fomento.

250 - Transferncia e inovao tecnolgica

Incluem-se nesta subclasse os documentos referentes gesto do conhecimento
cientfico produzido na instituio, como apoio solicitao de pedidos de patentes,
disseminao da cultura de propriedade intelectual, s atividades de transferncia e de
inovao tecnolgica, bem como as atividades de empreendedorismo.

260 a 280 - (vagas)

Estas subclasses mantm-se vagas para possveis expanses e inseres de
documentos referentes Pesquisa, que resultem de novas atividades desenvolvidas pelas
Instituies Federais de Ensino Superior, as quais ao serem propostas devero ser submetidas
para aprovao pelo Arquivo Nacional.

290 - Outros assuntos referentes Pesquisa

Utiliza-se esta subclasse como recurso para incluso de assuntos que no possuam
classificao especfica no Cdigo, bem como para evitar a proliferao de subclasses que
possam ser reservadas para possveis expanses. Entretanto, os documentos s podero ser
aqui classificados aps a verificao da no-existncia de outras subclasses nas quais possam
ser inseridos.


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CLASSE 300 - EXTENSO

Nesta classe so classificados os documentos referentes a uma das finalidades da
educao superior desenvolvida pelas Instituies Federais de Ensino Superior, como a
difuso das conquistas e benefcios resultantes da criao cultural e da pesquisa cientfica e
tecnolgica geradas pelas Instituies Federais de Ensino Superior. Para o cumprimento dessa
finalidade so promovidas as aes de extenso, incluindo-se aquelas abertas participao
da populao.

A classe 300, Extenso, tem como subclasses:

310 - Normatizao. Regulamentao
320 - Programas de extenso
330 - Projetos de extenso
340 - Cursos de extenso
350 - Eventos de extenso
360 - Prestao de servio
370 - Difuso e divulgao da produo acadmica
380 - Programa institucional de bolsas de extenso
390 - Outros assuntos referentes Extenso

310 - Normatizao. Regulamentao

Incluem-se nesta subclasse os documentos referentes s normas, regulamentaes,
diretrizes, procedimentos e decises de carter geral, que dispem sobre a concepo,
organizao e desenvolvimento das aes de extenso, emanados tanto dos rgos do governo
federal responsveis pela educao superior quanto da prpria Instituio Federal de Ensino
Superior.

320 - Programas de extenso

Incluem-se nesta subclasse os documentos referentes aos programas de extenso,
preferencialmente aqueles que articulam projetos e outras aes de extenso s atividades de
pesquisa e ensino, que apresentem carter orgnico-institucional e que so executados a
mdio e longo prazo.

330 - Projetos de extenso

Incluem-se nesta subclasse os documentos referentes aos projetos de extenso que se
caracterizam por uma ao processual e contnua de carter educativo, social, cultural,
cientfico ou tecnolgico, que so executados a curto e mdio prazo, podendo o projeto estar,
de forma preferencial, vinculado a um programa ou ser registrado como projeto isolado, no-
vinculado a programa.

340 - Cursos de extenso


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Incluem-se nesta subclasse os documentos referentes s aes pedaggicas, de carter
terico ou prtico, presencial ou distncia, planejada e organizada de modo sistemtico, com
carga horria mnima de 8 horas e critrios de avaliao definidos, podendo caracterizar-se
como cursos de iniciao, atualizao, treinamento e qualificao profissional.
350 - Eventos de extenso

Incluem-se nesta subclasse os documentos referentes s aes que implicam na
apresentao ou exibio pblica, livre ou com clientela especfica, do conhecimento ou
produto cultural, artstico, esportivo, cientfico e tecnolgico desenvolvido, conservado ou
reconhecido pela Instituio Federal de Ensino Superior, tais como: congresso, jornada,
conferncia, ciclo de debates, exposio, espetculo, evento esportivo, festival, campanha,
entre outros eventos similares.

360 - Prestao de servio

Incluem-se nesta subclasse os documentos referentes realizao de trabalho
oferecido pela Instituio Federal de Ensino Superior ou contratado por terceiros
(comunidade, empresa, rgo pblico), tendo como caracterstica a intangibilidade, a
inseparabilidade do processo e do produto e no podendo resultar na posse de um bem.
Quando a prestao de servio oferecida for um curso ou projeto de extenso, deve ser
registrada como tal (curso ou projeto). As prestaes de servio podem se apresentar na forma
de: servio eventual (consultoria, assessoria, curadoria), atendimento em sade humana
(consulta ambulatorial, consulta de emergncia e urgncia, internao, cirurgia, exame
laboratorial, exame complementar), atendimento em sade animal (consulta ambulatorial,
internao, cirurgia, exame laboratorial e exame complementar), laudo tcnico, atendimento
jurdico e judicial, atendimento ao pblico em espao de cultura, cincia e tecnologia,
cineclube.

370 - Difuso e divulgao da produo acadmica

Incluem-se nesta subclasse os documentos referentes s publicaes e aos produtos
acadmicos decorrentes das aes de extenso, para difuso e divulgao cultural, cientfica
ou tecnolgica, tais como: livro, anais, captulo de livro, artigo, resumos e trabalhos
completos apresentados em congresso, manual, jornal, revista, relatrio tcnico, produto
audiovisual (filme, vdeo, CD, DVD), programa de rdio, programa de TV, aplicativo para
computador, jogo educativo, entre outras produes acadmicas.

380 - Programa institucional de bolsas de extenso

Incluem-se nesta subclasse os documentos referentes participao de estudantes de
graduao no desenvolvimento de projetos de extenso universitria, propostos pelas
unidades, rgos ou setores da Instituio Federal de Ensino Superior, por meio da concesso
de bolsas de extenso.

390 - Outros assuntos referentes Extenso

Utiliza-se esta subclasse como recurso para incluso de assuntos que no possuam
classificao especfica no Cdigo, bem como para evitar a proliferao de subclasses que
possam ser reservadas para possveis expanses. Entretanto, os documentos s podero ser

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aqui classificados aps a verificao da no-existncia de outras subclasses nas quais possam
ser inseridos.



CLASSE 400 - EDUCAO BSICA E PROFISSIONAL

Nesta subclasse so classificados os documentos referentes oferta, quando for o caso,
de outros nveis escolares pelas Instituies Federais de Ensino Superior, a saber: a educao
bsica, formada pela educao infantil, ensino fundamental e ensino mdio, e a educao
profissional tcnica de nvel mdio, incluindo a educao de jovens e adultos destinada
queles que no tiveram acesso ou continuidade de estudos no ensino fundamental e mdio na
idade prpria. A existncia nas IFES, de outros nveis escolares, deve-se ao fato da
manuteno de colgios de aplicao, bem como da ampliao dos cursos oferecidos pelas
escolas tcnicas federais e da transformao de algumas destas em centros federais de ensino
tecnolgico.

A classe 400, Educao Bsica e Profissional, tem como subclasses:

410 - Normatizao. Regulamentao
420 - Educao infantil: creches e pr-escolar
430 - Ensino fundamental (inclusive Educao de Jovens e Adultos)
440 - Ensino mdio (inclusive Educao de Jovens e Adultos)
450 - Ensino tcnico
460 - (vaga)
470 - (vaga)
480 - (vaga)
490 - Outros assuntos referentes educao bsica e profissional

410 - Normatizao. Regulamentao

Incluem-se nesta subclasse os documentos referentes s normas, regulamentaes,
diretrizes, procedimentos e decises de carter geral, que dispem sobre a concepo,
organizao e funcionamento da educao bsica e profissional, emanados tanto dos rgos
do governo federal responsveis pela educao nacional quanto da prpria Instituio Federal
de Ensino Superior.

420 - Educao infantil: creches e pr-escolar

Incluem-se nesta subclasse os documentos referentes concepo, organizao e
funcionamento da educao infantil, bem como o registro da vida escolar dos alunos da
educao infantil.

430 - Ensino fundamental (inclusive Educao de Jovens e Adultos)

Incluem-se nesta subclasse os documentos referentes concepo, organizao e
funcionamento do ensino fundamental, inclusive a educao de jovens e adultos, bem como o
registro da vida escolar dos alunos do ensino fundamental.

440 - Ensino mdio (inclusive Educao de Jovens e Adultos)

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Incluem-se nesta subclasse os documentos referentes concepo, organizao e
funcionamento do ensino mdio, inclusive a Educao de Jovens e Adultos, bem como o
registro da vida escolar dos alunos do ensino mdio.

450 - Ensino tcnico

Incluem-se nesta subclasse os documentos referentes concepo, organizao e
funcionamento do ensino tcnico, bem como o registro da vida escolar dos alunos do ensino
tcnico.

460 a 480 - (vagas)

Estas subclasses mantm-se vagas para possveis expanses e inseres de
documentos referentes Educao Bsica e Profissional, que resultem de novas atividades
desenvolvidas pelas Instituies Federais de Ensino Superior, as quais ao serem propostas
devero ser submetidas para aprovao pelo Arquivo Nacional.


490 - Outros assuntos referentes Educao Bsica e Profissional

Utiliza-se esta subclasse como recurso para incluso de assuntos que no possuam
classificao especfica no Cdigo, bem como para evitar a proliferao de subclasses que
possam ser reservadas para possveis expanses. Entretanto, os documentos s podero ser
aqui classificados aps a verificao da no-existncia de outras subclasses nas quais possam
ser inseridos.

CLASSE 500 - ASSISTNCIA ESTUDANTIL

Nesta subclasse so classificados os documentos referentes implantao e ao
desenvolvimento de programas, convnios e projetos de concesso de benefcios e auxlios,
visando a permanncia dos estudantes nas Instituies Federais de Ensino Superior.

A classe 500, Assistncia Estudantil, tem como subclasses:

510 - Normatizao. Regulamentao
520 - Programas, convnios e projetos de concesso de benefcios e auxlios aos alunos
530 - (vaga)
540 - (vaga)
550 - (vaga)
560 - (vaga)
570 - (vaga)
580 - (vaga)
590 - Outros assuntos referentes Assistncia Estudantil

510 - Normatizao. Regulamentao

Incluem-se documentos referentes s normas, regulamentaes, diretrizes,
procedimentos e decises de carter geral, que dispem sobre a concepo, organizao e

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desenvolvimento das aes de assistncia estudantil, emanados tanto do Programa Nacional
de Assistncia Estudantil (PNAES), quanto da prpria Instituio Federal de Ensino Superior.




520 - Programas, convnios e projetos de concesso de benefcios e auxlios aos alunos

Incluem-se nesta subclasse os documentos referentes concesso de benefcios, tais
como: moradia estudantil, alimentao, transporte, assistncia sade, apoio pedaggico, bem
como aqueles responsveis pela promoo da incluso scio-educacional e digital, do
desenvolvimento da cultura e esporte, do atendimento aos portadores de necessidades
especiais, o auxlio para participao e realizao de eventos e a iseno de taxas acadmicas.

530 a 580 - (vagas)

Estas subclasses mantm-se vagas para possveis expanses e inseres de
documentos referentes Assistncia Estudantil, que resultem de novas atividades
desenvolvidas pelas Instituies Federais de Ensino Superior, as quais ao serem propostas
devero ser submetidas para aprovao pelo Arquivo Nacional.

590 - Outros assuntos referentes Assistncia Estudantil

Utiliza-se esta subclasse como recurso para incluso de assuntos que no possuam
classificao especfica no Cdigo, bem como para evitar a proliferao de subclasses que
possam ser reservadas para possveis expanses. Entretanto, os documentos s podero ser
aqui classificados aps a verificao da no-existncia de outras subclasses nas quais possam
ser inseridos.


CLASSES 600 a 800 - (vagas)

Estas classes mantm-se vagas para possveis expanses e inseres de documentos
referentes s novas atividades desenvolvidas pelas Instituies Federais de Ensino Superior,
as quais ao serem propostas devero ser submetidas para aprovao pelo Arquivo Nacional.


2) Os prazos de guarda e a destinao final dos documentos de arquivo relativos s
atividades-fim das IFES

Para a definio dos prazos de guarda e da destinao final dos conjuntos documentais
contemplados na Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo relativos
s atividades-fim das IFES foram adotados alguns critrios gerais, os quais so apresentados a
seguir com o objetivo de esclarecer a orientao tomada quanto identificao dos valores
dos documentos.

Os documentos relativos s normas, regulamentaes, diretrizes, procedimentos e
decises de carter geral, emanados tanto dos rgos do governo federal responsveis pela
poltica nacional de educao quanto da prpria Instituio Federal de Ensino Superior, foram
considerados de guarda permanente assim como aqueles que dispem sobre a concepo, a

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organizao e o funcionamento dos cursos de graduao e de ps-graduao, das atividades
de pesquisa e das aes de extenso, da educao infantil, dos ensinos fundamental, mdio e
tcnico.

Para os documentos relativos aos processos seletivos de ingresso aos cursos, o
arquivamento na fase corrente est pautado na homologao dos mesmos, sendo de guarda
permanente os documentos referentes ao planejamento, orientaes, recursos e resultados, tais
como as formas de ingresso distintas do processo seletivo convencional, como reingresso e
transferncia.

Quanto aos documentos relativos vida acadmica dos alunos, de uma maneira geral,
a manuteno do vnculo do aluno com a instituio de ensino norteou os prazos de guarda
para arquivamento na fase corrente e intermediria, sendo considerados de guarda permanente
aqueles referentes comprovao do desempenho individual de cada aluno, como o histrico
escolar, o registro do diploma, as dissertaes de mestrado e as teses de doutorado; quanto aos
demais conjuntos documentais, a eliminao ocorrer numa mdia de 5 a 10 anos aps o
trmino do vnculo do aluno com a instituio de ensino. Ainda, quanto vida acadmica dos
alunos, as distines, mritos e penalidades sofridas foram consideradas de guarda
permanente. Quanto aos demais conjuntos documentais, a eliminao ocorrer numa mdia de
5 a 10 anos aps o trmino do vnculo do aluno com a instituio de ensino.

Para os assentamentos individuais dos alunos, tambm denominados dossis dos
alunos, definiu-se o prazo total de guarda de cem anos, com o objetivo de atender a
obrigatoriedade das instituies de ensino de manterem por um prazo longo os assentamentos
referentes identidade, regularidade e autenticidade da vida escolar dos alunos.

Quanto aos documentos relativos concesso de benefcios e auxlios aos alunos, de
uma maneira geral, a manuteno do vnculo do aluno com a instituio de ensino norteou o
prazo de guarda para arquivamento na fase corrente, sendo que a eliminao ocorrer numa
mdia de 5 a 10 anos aps o trmino desse vnculo; apenas os documentos referentes a
divulgao e a avaliao dos programas, convnios e projetos que foram considerados de
guarda permanente.

Para os trabalhos de concluso de curso ou de final de curso, aps muitos estudos e
debates definiu-se que a destinao final para esse conjunto documental ser a devoluo ao
aluno, logo em seguida ao registro da nota. A instituio de ensino, que optar por guardar
esses documentos permanentemente, poder faz-lo. Salienta-se que, caso a documentao
dessa instituio seja recolhida ao Arquivo Nacional, tal conjunto documental no ser
contemplado.

Cabe ressaltar que o mesmo se aplica a todos os conjuntos documentais, cuja
destinao final a eliminao, mas que a instituio vier a optar por guard-los
permanentemente.

A instituio que quiser promover a mudana de suporte dos seus documentos dever
observar os preceitos tcnicos da Arquivologia, a legislao em vigor e a relao custo-
benefcio de tal mudana. importante salientar que os documentos de guarda permanente
podero ser microfilmados ou mesmo digitalizados, contudo, o seu original dever ser
preservado.