Introduccin

Actualmente, en el mundo y ambiente de negocios tan fieramente competitivo, debe existir

una relacin e interaccin muy fuerte entre los proveedores y sus clientes, esto significa
que, para producir bienes o servicios de calidad segn los requerimientos del cliente, y
cumplir a tiempo con los pedidos se debe establecer dicha relacin entre stos.
De igual forma, la empresa debe mantenerse cerca con sus proveedores y sus clientes, lo
cual le favorece a mejorar la eficiencia y efectividad de su andar. Adems, las
organizaciones necesitan tener una administracin, y ms que eso, una planificacin y
sistema de control eficiente que permita una muy buena sincronizacin y planificacin en
todo el proceso de organizacin.
Sin embargo, el desafo es intenso y requiere una fuerte integracin en la cadena de valor,
pese a lo antes sealado se han creado sistemas de informacin de logstica, tales como
Enterprise Resource Planning, el cual es una herramienta de estrategia que equipa a la
empresa con las capacidades y recursos necesarios para integrar y sincronizar las funciones
asiladas en un proceso continuo de negocios en miras de ganar una competitividad en el
turbulento ambiente de los negocios.
Es importante mencionar que estos sistemas pueden ser complementados con sistemas ms
especializados conocidos como Best of Breed, los cuales se implementan en una Rea
especfica de la organizacin para que cumplan una funcin independiente de las dems
aplicaciones.
En el presente escrito se abordan de manera minuciosa aspectos relevantes de ambos
sistemas, posteriormente se alude a terminologas bsicas del sistema de compra e
inmediatamente se hace referencia sobre los sistemas de apoyo como lo son el Sistema de
compras Municipales, CompraRed, Mer-link y los Paquetes Informticos para el Manejo de
Proveeduras y Bodegas en lo que respecta a instituciones estales y su aplicacin, entre
otros.

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Sistemas de lnformacin de Logstica
El xito de la logstica est en sustituir los inventarios por informacin con el objetivo de
lograr la satisfaccin del cliente. La inversin logstica debe invertir en tecnologa de la
informacin. Los inventarios es un proceso desequilibrado con un alto costo; la
administracin de la informacin mejora el funcionamiento logstico. Se cree que al
mejorar el contenido y velocidad de la comunicacin se reducen tiempos rectores e
incrementa la flexibilidad y sensibilidad de la organizacin ante demandas.
Actualmente los sistemas de informacin de logstica se dividen en dos tipos: ERP
(Enterprise Resource Planning) y Best of Breed.
Sistema de Planificacin de Recursos Empresariales (ERP)
Sistemas de planeamiento de recursos de la empresa, es una herramienta que equipa a la
empresa con las capacidades y recursos necesarios para integrar y sincronizar las funciones
aisladas en un proceso continuo de negocios, esto quiere decir que se juntan las facetas del
negocio como ingeniera, planificacin, manufactura, ventas, recursos, humanos,
marketing, entre otros, con el fin de disminuir los costos de produccin, aumentar la
competitividad y automatizar los procesos. De esta manera, por medio del ERP se logra
visibilidad global y control sobre el negocio.
Los sistemas proveen una arquitectura que cumple con los requisitos internos y externos
para soportar todos los procesos integrados a travs de la cadena de suministro. Los
sistemas ERP permiten, al tener informacin veraz y accesible en la organizacin, mejorar
la atencin al cliente, bajar costos, aumentar los volmenes de ventas, reducir tiempos,
alertar sobre posibles crisis apoyar las decisiones para mejorar la efectividad, monitoreando
el desempeo a travs de indicadores, mejorar la comunicacin entre reas de produccin y
reducir la duplicidad de la informacin.
Segn el tipo de empresa que vaya a utilizar el ERP, se definen tres modelos de sistemas:
herramienta, aplicacin parametrizable y aplicacin fija. Para decidir cul de las anteriores
aplicaciones es la ms conveniente para la realidad de la empresa, debe de considerarse

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aspectos como la adaptabilidad, el nivel de funcionamiento correcto de la aplicacin a lo
largo de todas sus funcionalidades, economicidad, rapidez de implantacin, facilidad de
actualizacin y la capacidad de utilizar el mismo sistema, aunque con las necesarias
adaptaciones, a otros pases con diferentes idiomas, legislacin y costumbres operativas.
Aplicaciones Best of Breed
Trata de seleccionar un software adecuado para la administracin de informacin en una
empresa, este trabajo puede ser manejar un centro de distribucin, administrar un programa
de beneficios para los empleados o un plan de mantenimiento de una empresa. Asimismo,
una empresa best of breed hace referencia a aquella que se enfoca en un eslabn de la
cadena de valor, best of breed significa escoger el mejor producto disponible para cada
funcin de negocio.
Las compaas que estn buscando agilidad y efectividad en su negocio, competir ms
efectivamente en nuevos mercados ven la solucin best of breed como el mejor camino; por
la velocidad de la implementacin y la evidencia tangible; es decir se muestran resultados
rpidamente. Algunas de las aplicaciones ms usadas en el sistema Best of Breed son:
sistema de administracin de almacenes, sistema de stock, sistema de recoleccin
consolidada, sistema de transporte, sistema de distribucin, sistema de administracin de
contenedores, sistema de administracin financiera, entre otros.
Cada mtodo tiene sus propias ventajas y desventajas potenciales. Los primeros usuarios de
los sistemas mejores de su clase les encantaban poder obtener un sistema slido para hacer
frente a una necesidad especfica. Los defensores promocionan lo fcil que era para poner
en prctica y cunto ms rica en caractersticas que estaban en relacin con ofertas
integradas de bao. Por otro lado, los usuarios integrados bao disfrutaron de tener todo en
un solo sistema y no tener que integrar dos aplicaciones separadas. Teniendo en cuenta
estos pros y contras, la decisin de implementar un conjunto integrado o un sistema mejor
de su clase, siempre es difcil.


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Comparacin entre ERP y Best of Breed
Ahora bien, una vez definido los diferentes tipos de paquetes de software diseados para la
administracin de una empresa, ya sea parcial o total, es importante conocer las
caractersticas de cada uno con respecto a algunos factores de importancia.
Si lo que se busca es una solucin ptima en cada rea en la empresa, la mejor de opcin es
un best of breed pues normalmente proporciona una mayor funcionalidad, satisfaciendo a
ms usuarios. Pero en cuestin de ahorro, conveniencia, y eficacia a la hora de compartir
datos, pueden hacer a un sistema integrado muy atractivo. Los sistemas integrados
proporcionan mltiples aplicaciones y una base de comn datos y una interfase consistente
para el usuario donde todos los mdulos tengan una mirada y percepcin familiar.
Los sistemas Best of Breed, diseados para aventajar en una o algunas aplicaciones
especficamente, tambin puede proponer desafos, como aumentar la capacitacin y el
soporte, interfaces complejas con otros sistemas, doble entrada de los datos, y el
almacenamiento redundante de los datos. As qu no existe todava una respuesta final de
cual sistema debe ser mejor, pero si se muestran a continuacin algunos factores
determinantes que considerar a la hora de decidir cul implementar.
Costo
Los ERP pueden tener costos de la autorizacin menores y no requieren interfaces costosas,
por lo que normalmente son menos costosos. Sin embargo, Best of Breed, los rasgos
especializados pueden crear una ventaja competitiva que tambin puede servir para bajar
costos o aumentar la productividad.
Influencia
Si una empresa es cliente instalado de una compaa que vende ERP, su poder de
decisin en la relacin puede disminuirse significativamente, y cuando se desee agregar
nuevos mdulos, se tendr menos impacto en la negociacin de trminos y precio. Y por
otra parte, si decide no agregar los mdulos, la perspectiva de reemplazar el sistema entero

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es inoperante si lo comparamos con la sustitucin de uno o dos aplicaciones independientes
como lo son los Best of Breed.
Recursos humanos
En un ambiente donde se trabaja con Best of Breed, el personal debe entrenarse para usar
y dar soporte a los sistemas mltiples con plataformas de hardware potencialmente
diferentes, sistemas operativos, bases de datos, y lenguajes de programacin. La escasez de
personal capacitado quienes puedan integrar y mantener sistemas dispares son una gran
ventaja en el acercamiento integrado.
Soporte
La paradoja en la cual el vendedor del hardware culpa al vendedor del software y viceversa
se agranda al adquirir un desarrollo Best of the Breed. Si un sistema se cae, ms personas
hay que sealar cuando hay mltiples vendedores envueltos. Por el contrario, cuando un
problema en un ERP, es ms fcil de tratar con un solo vendedor o compaa, que muchas
compaas diferentes.
Datos Compartidos
Muchos de los llamados sistemas integrados son el resultado de adquirir varias compaas
especializadas en sistemas Best of Breed. Si el vendedor ofrece plataformas del hardware
diferentes, bases de datos, o sistemas operativos para cada mdulo, hay una buena
oportunidad de los sistemas de juntarse a travs de las adquisiciones, pero pueden que no
sean fciles de unir. Con un sistema integrado ERP real desarrollado por una sola
compaa, es ms fcil y rpido acceder los datos compartidos de una misma base de datos.
Funcionalidad
Mientras el atractivo ms fuerte de los sistemas Best of Breed es su rica funcionalidad,
los sistemas integrados ERP estn comenzando alcanzar esto con unos sistemas primos
llamados "sistemas de boutique".

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Todava en aquellas reas dentro de una organizacin que sean muy dinmicas y
competitivas y que necesiten perfeccionamientos regulares, que mejor que proporcionar un
Best of Breed. Esto pues en los sistemas ms especializados ERP toma ms mucho
tiempo para las compaas re-disear una coleccin entera de aplicaciones.
Una vez explcito lo antes mencionado sobre los sistemas de informacin de logstica a
nivel general en lo que respecta a empresas, se procede a abordar la temtica en si sobre los
paquetes informticos para el manejo de proveeduras y bodegas en instituciones del sector
pblico, pero en primer instancia abordaremos conceptos bsicos, con el propsito de
facilitar la compresin del tema, y posteriormente, explicaremos su aplicacin prctica.
Qu funcin tiene el sistema de compras requeridas y por qu es importante este
sistema en una organizacin?
Es responsable de hacer todas las compras requeridas en el momento debido en la cantidad
y precio debido. La clave de una mercadotecnia eficiente y fructfera no es el proveedor
sino el comprador.
Cules son sus objetivos de este sistema?
Pagar precios razonablemente bajos por los mejores productos obtenibles
negociando y ejecutando todos los compromisos de la economa.
Mantener los inventarios lo ms bajo posible sin perjudicar la produccin.
Encontrar fuentes de subministro y satisfactorias y mantener buenas relaciones con
las mismas.
Asegurar la buena actuacin del proveedor en lo que se refiere a la rpida entrega de
los materiales y una calidad aceptable.
Localizar nuevos materiales y productos a medida que se vallan requiriendo.
Introducir buenos procedimientos adems de controles adecuados y una buena
poltica de compras.
Implantar programas como anlisis de valores y anlisis de costo y decidir si deben
comprarse o hacerse los materiales para reducir el costo de las compras.
Conseguir empleados de alto calibre y permitir que cada uno desarrolle su calidad.

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Mantener un departamento lo ms econmico posible sin desmejorar la actuacin.
Mantener informada a la alta gerencia de los nuevos materiales que van saliendo
que puedan efectuar la utilidad o el buen funcionamiento de la compaa.
Proceso de los Sistemas de Compras
Requisicin de almacn o de cualquier otra rea de la empresa.
Catlogo de proveedores.
Peticin de precios o varios proveedores.
Recopilacin de precios.
Orden de compra.
Recibo de materiales.
Recibir factura y prorratearla.
Dar un contra recibo del proveedor por la factura para su pago posterior.
Entrega de mercanca a tiempo; calidad, cantidad y precio requerido.
Funcin de los Sistemas de Compras
La funcin de los sistemas de compras es proveer de lo necesario a las operaciones de la
empresa. En esencia, el sistema de compras cumple con su objetivo, recibiendo
informacin y asistencia de otras reas de la operacin de la empresa.
Polticas del Sistema de Compras
Polticas son principios para orientar la accin hacia el objetivo.
No tener un solo proveedor.
Antes de comprar se revisara precio, calidad y cantidad de mercanca y tiempo de
entrega.
Cuando se haga un trato con el proveedor se debe asegurar de la seriedad del
mismo.
Se debe buscar proveedores que ofrezcan un buen servicio.
No se debe comprar mercancas de ms.

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Que nunca haga falta, para evitar decir a un cliente interno o externo que no se
tiene.
Antes de comprar, verificar la cantidad de mercanca que se tiene en la existencia.
Observar y estudiar a la competencia.
Requisicin de Almacn
La requisicin de almacn nos ayuda o nos es til para informarnos que la mercanca ha
llegado a su existencia mnima o se han agotado.
Sistemas computacionales utilizados en el rea de compras de manera general por
diversas instituciones pblicas del pas
Cualquier sistema que vaya a entrar a operar a final de cuentas tendr que adaptarse al
cambio que se est haciendo. Una vez que se ponga en funcionamiento Mer-link, toda
institucin pblica deber integrarse, recalc Alicia Avendao, secretaria de Gobierno
Digital.
Sistema de Contrataciones Municipales
Qu es el SCM?
Se trata del Sistema de Contrataciones Municipales (SCM) que fue desarrollado por el
Programa Nacional de Competitividad y Mejora Regulatoria (Pronacomer) y el Instituto de
Fomento y Asesora Municipal (IFAM). Las municipalidades disponen de un programa
informtico para realizar las compras y hacer contrataciones de forma ms transparente.
Con este sistema, los municipios configurarn una base de datos y as las compras y
contrataciones que deban realizar estarn disponibles para todas las empresas y proveedores
interesados, pues cualquier persona o compaa puede registrarse en el sistema. De esta
manera, cada vez que un ayuntamiento requiera comprar algn bien o contratar un servicio,
todas las compaas y personas registradas recibirn la informacin y podrn ofrecer sus
productos.


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CompraRED
Qu es CompraRED?
Es el sistema electrnico de compras gubernamentales que permite a las Instituciones de la
Administracin Pblica dar a conocer por medio de Internet, sus demandas de bienes, obras
y servicios, a su vez los proveedores pueden conocer, participar y darle seguimiento desde
el inicio hasta su finiquito a los procedimientos de contratacin administrativa. Permitiendo
que puedan ser conocidas en lnea por los proveedores potenciales, los ciudadanos y el
propio gobierno.
Beneficios de CompraRed
Transparencia: Mediante el uso de medios electrnicos en las compras del sector pblico,
se logra que todos los procesos de adquisiciones estn a la vista de todos, es decir, que
todas las etapas, decisiones y resultados de las adquisiciones gubernamentales estn a la
vista permanente de los ciudadanos, de manera que todos los proveedores puedan participar
de las oportunidades de contratacin del Estado (Todo a la vista de todos, vigilancia-
rendicin de cuentas, competencia, no-corrupcin).
Capacidad de proteccin contra el monopolio: Estimular la competencia, sobre esta base
se pueden incluir medidas y mecanismos de proteccin contra el monopolio para lograr
objetivos de incremento del empleo y la productividad.
Posibilidad de desarrollo de la economa regional y local, y de las pequeas y
medianas empresas: Los sistemas electrnicos permiten que las adquisiciones
gubernamentales sean altamente descentralizadas y liberan las restricciones geogrficas y
de volumen. Es posible, por tanto, dar pas a compras locales en pequea escala que
estimulan el desarrollo de las pequeas y medianas empresas y fomentan el crecimiento de
las economas regionales y locales.
Inversin pblica ms equilibrada y equitativa: Los procedimientos electrnicos
facilitan la seleccin de proveedores para la realizacin de inversiones pblicas en reas de

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menor desarrollo relativo y logran mejor gestin de los contratos respectivos, en beneficio
de la equidad del gasto pblico.
Eficiencia:
Reduccin de los plazos requeridos por los procesos de adquisicin, gracias a la
simplificacin
Reduccin de los precios de los bienes y servicios adquiridos. A travs de los
sistemas electrnicos de adquisiciones se logra maximizar la inversin pblica
(mayor inversin con el mismo nivel de gasto) y pueden llegar a disminuir la
presin fiscal sobre los ciudadanos (la inversin necesaria con menor nivel de
gasto). Gracias a la estandarizacin de procedimientos, a las facilidades electrnicas
y a la reduccin de costos y plazos, se hace posible una ptima distribucin en el
tiempo y en el espacio de los procesos de adquisicin.
Por tanto, es posible realizar licitaciones y compras en lnea con alta frecuencia, sin
necesidad de prolongar excesivamente los plazos contractuales o crear volmenes,
tambin se facilita adelantar procesos de licitacin o compra en lnea desde
cualquier entidad pblica, independientemente de su localizacin geogrfica, de
modo que se estimula la descentralizacin de la gestin.
Integracin: Los sistemas nacionales de compras, facilitan la integracin regional, sub-
regional y mundial porque sirven como mecanismos para facilitar la transparencia y
vigilancia de los mercados, mediante los mismos mecanismos antes descritos. Facilitan,
adems, la adopcin de sistema comunes de clasificacin de bienes y servicios, que
permiten la interoperabilidad de los sistemas y la armonizacin y estandarizacin
mecanismo de seguimiento al impacto comercial.
Mer-Link
Qu es Mer-link?
Mer-link es una plataforma tecnolgica para compras pblicas, que permitir a las
proveeduras del Estado realizar las operaciones de compra y venta de productos y servicios

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en forma electrnica. Funcionar en forma de un portal de comercio electrnico que opera
como una ventanilla nica, accesible por medio de Internet.
La seleccin del modelo de compras para el estado costarricenses se realiz tras un anlisis
de las mejores prcticas de pases como Chile, Panam, Corea, Mxico y Brasil. Este
estudio culmin con la adopcin del modelo de compras pblicas de Corea del Sur, por ser
lder mundial en compras electrnicas, mediante su sistema de gestin denominado Koneps
(Korea On Line e-Procurement System). El sistema coreano se define como el
Marketplace electrnico ms grande del mundo.
Este modelo se ha tomado como la mejor prctica a escala mundial. Ha sido la base para el
desarrollo de modelos de compras en varios pases y ha recibido premios de organismos
internacionales, como la ONU, la Organization for Economic Co-Operation and
Development (OECD) y del Consejo Asia Pacfico, como la mejor prctica en
contrataciones pblicas. La adopcin del modelo coreano parte de la firma de un acuerdo
de cooperacin entre Costa Rica y la Repblica de Corea del Sur. Por medio de ese
convenio se obtiene la donacin del cdigo fuente del sistema de compras pblicas.
La adaptacin del modelo a Costa Rica se realiza con la participacin de catorce entidades
representantes de diversos sectores (municipalidades, banca, universidades, salud, seguros,
servicios y tecnologa), el apoyo de la entidad pblica de Corea Public Procurement
Services y la Secretara Tcnica de Gobierno Digital. Adems se contar con participacin
de la empresa Samsung SDS, la cual desarroll el sistema de compras pblicas en Corea.
Modelo de Compras del Estado Costarricense
El actual modelo de compras del Estado costarricense es un modelo fragmentado y presenta
varias deficiencias, dentro las que resalta la existencia de trmites excesivos y poco
integrados, entre los que se pueden citar:
No hay estandarizacin de documentos y procesos de contratacin.
Hay multiplicidad de reglamentos y manuales de procedimientos.
Multiplicidad de plataformas tecnolgicas desintegradas.

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Duplicacin de requisitos y trmites para el registro de los proveedores a travs de
las diferentes instituciones.
Los procesos de compra requieren de mltiples aprobaciones y revisiones por
personas y comisiones.
Los cdigos de productos y formularios son diferentes en cada entidad, no se
aplican estndares internacionales tales como cdigo de producto, formularios,
carteles, documentos comerciales y trmites como resultado de interpretaciones
antojadizas o por desconocimiento de la normativa.
Falta de simplificacin de trmites, debido al exceso de requisitos que se deben para
cada proceso, al no existir interconectividad entre las instituciones del Estado.
Duplicidad en el registro de proveedores
Es por dichas deficiencias que se viene a implementar las compras sistematizadas como lo
es Mer-Link.
Beneficios de Mer-link
Modernizacin del modelo de compras pblicas por medio del uso intensivo de la
tecnologa de punta y adopcin de las mejores prcticas internacionales.
Mayor transparencia en los procesos de contratacin.
Obtencin de menores precios de los productos al fomentar la participacin de ms
empresas, aprovechando las economas de escala Los ahorros para los compradores
se estiman en un 20%
Implementacin del modelo cero papel y virtualizacin de las proveeduras.
Reduccin del tiempo del trmite para el Estado y el sector privado.
Aumento de la competitividad de las empresas locales y del Estado.
Incentivacin de una cultura de cambio, permitiendo a las instituciones ser ms
competitivas
Instituciones Participantes
Mer-link iniciar su implementacin con 14 instituciones pblicas, que representan el 80%
de las compras del Estado costarricense. Estas instituciones son:

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Banco Nacional de Costa Rica (BNCR).
Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS).
Comisin Nacional de Emergencias.
Compaa Nacional de Fuerza y Luz.
Correos de Costa Rica S.A.
Instituto Costarricense de Electricidad.
Instituto Costarricense de Turismo.
Instituto Nacional de Seguros (INS).
Municipalidad de Alajuela.
Municipalidad de Escaz.
Municipalidad de Grecia.
Poder Judicial.
Radiogrfica Costarricense S.A.
Universidad de Costa Rica.
Estas entidades pblicas, representadas por funcionarios de las reas de Proveedura,
Tecnologa, Estandarizacin de catlogos y Legal, se integraron al proyecto y establecen
los requerimientos para la adaptacin de la plataforma Mer-link a la necesidad nacional.
Jerarqua del Proyecto
La plataforma Mer-link ha sido un proyecto pas, desarrollado por Gobierno Digital, que
forma parte del Plan Nacional de Desarrollo del Gobierno de la Repblica, cuya
coordinacin est a cargo de la Comisin Intersectorial de Gobierno Digital. En el ao
2008, partir de un convenio suscrito entre el Instituto Costarricense de Electricidad y la
Comisin Intersectorial de Gobierno Digital, el ICE asumi la responsabilidad econmica y
tecnolgica, de desarrollar este sistema digital de compras de ltima generacin, bajo la
direccin de la Secretara Tcnica de Gobierno Digital.
Proveedura Municipal de Liberia
Entre las actividades o competencias que se encuentran bajo la responsabilidad de esta
Unidad, se encuentran en las siguientes:

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Planear, organizar, programar, coordinar y controlar el funcionamiento de la
proveedura, mediante compras directas, licitaciones restringidas por registro y
pblicas.
Preparar los carteles de licitacin, recibir ofertas, analizarlas en funcin de calidad,
precio, plazo de entrega, prestigio y solvencia de los proveedores, considerando y
justificando cada oferta y presentando el anlisis y recomendaciones a los niveles
decisorios.
Creacin y actualizacin del Registro de Proveedores.
Efectuar los trmites de exoneracin, importacin y desalmacenaje de los materiales
y equipos importados.
Realizar los trmites de inscripcin y plizas respectivas, de los diferentes equipos
propiedad de la municipalidad.
Velar por la administracin eficiente de los diferentes materiales y equipos
existentes en bodega.
Registrar controlar y mantener actualizado los registros del mobiliario y equipo
existente en la municipalidad.
Recopilar y analizar las diferentes fuentes de ordenamiento jurdico administrativo
relativas a la materia de contratacin administrativa.
Sistemas utilizados por la municipalidad de Liberia para el manejo de su proveedura
y stock
Los sistemas que utiliza la municipalidad especficamente el departamento de proveedura
y que apoyan a las funciones anteriormente mencionadas son tres, se detallan a
continuacin:
ORD
Este sistema funciona como un banco de datos, en el cual se registran a los proveedores. En
la pgina web de la municipalidad se encuentra el documento de inscripcin de los que
desean ser proveedores de la misma, son mediante estos documentos que se obtiene la
informacin y posteriormente se registra en este sistema

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El SIOC, Sistema de Orden de Compra es un tipo de subsistema dentro del ORD, en el cual
se registran los historiales de compra.
SIM
Sistema de Inventario Municipal, este sistema es el que lleva el registro de mercadera, las
entradas y salidas del mismo y se utiliza a nivel de bodega o como es llamado el plantel.
Recibe y registra todo tipo de mercadera excepto lo que son activos fijos.
SAF
Sistema de Activos Fijos, es en el cual se registra la existencias de todos los activos fijos
que posee la municipalidad, el cual es apoyado por el mtodo de plaqueo que le permite a
esta rea codificar cada activo y poder ser localizado as dentro de este sistema, una vez que
se ingresa el cdigo de algn bien fijo este despliega el nombre del artculo, el valor
original, la depreciacin por ao, en qu departamento se ubica, valor de salvamento y a
cargo de quien esta.
Cabe destacar que estos sistemas han venido a ser de gran apoyo al rea de proveedura y a
la municipalidad en general, puesto que han contribuido al ahorro, reduccin de costos,
saludable rotacin de inventario, transparencia y agilidad, ya que antes cada departamento
compraba a grandes cantidades sin un registro o control y sin consultas previas de
existencia de material.
El departamento de proveedura considera que estos sistemas se pueden mejorar
implementando las solicitudes o requerimientos directamente al sistema y evitar as el
trmite en papales.
Sistemas utilizados por la UNA de Liberia para el manejo de su proveedura y stock
La unidad de trabajo empleado por la Universidad Nacional es el Sistema de Banner, que se
encarga de llevar un registro de las necesidades de todos los departamentos de la Sede,
stos presenta una clave de acceso o autorizacin, aunque estos pueden ingresar al sistema,
los mismos no pueden acceder a todas las dems funciones de este, solo a ejercer el
proceso que van a desarrollar.

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De acuerdo a dicho sistema, en ste se realizan requisiciones para lo obtencin de los
materiales, por lo cual esta se divide en dos las cuales son:

Por lo que si no hay un artculo en bodega se realiza una requisicin de consumo, en la cual
se realiza una cotizacin a la empresa a la que se har la compra con las debidas
especificaciones del producto o servicio (color, tamao), es importante sealar que los
que participan en el proceso son nicamente los proveedores de la Universidad Nacional, es
decir solo los que estn registrados en el sistema.

Asimismo, se realiza la requisicin, donde
primero se verifica si hay presupuesto para
poder ejecutarlo y se registra a que cuenta,
cdigo del material y programa, que sta
afecta, de igual forma, en sta presenta un
catlogo de servicios institucionales.

Almacn Consumo

Materiales de bodega.
Materiales de uso cotidiano.
Gomas.
Hojas.


Servicios.
Materiales de catering service.
Cotizacin.
Resoluciones de inicio se detalla si la
Universidad tiene el presupuesto para
ejercer la compra y posteriormente es
firmado por el director ejecutivo y se
realiza la requisicin.

Cdigo de
material y
Programas
Cuentas
Requicisin

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En caso de alguna duda, la encargada del departamento, en este caso Kenia, est en
contacto con el Asesor Ejecutivo de la Sede Central de la Universidad Nacional, el cual le
evacua dudas, por ejemplo: Si algn producto presenta algn dao o algn procedimiento
que se necesite ejercer.



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Conclusin
Al finiquitar este escrito se puede destacar que la escogencia entre un sistema integrado
ERP o Best of Breed, puede depender mucho del tamao de la organizacin, cultura y
estilo de administracin. Si las sub-reas dentro de la organizacin son grandes o
complejas, puede que mejor requieran la funcionalidad avanzada que slo un Best of
Breed puede proporcionar.
Por otra parte, es importante tomar en cuenta que si la toma de decisiones en la empresa
est altamente centralizada, ya que el fcil acceso a los datos compartidos tomar
probablemente prioridad. Por su parte, aquellos sistemas especializados que no
proporcionen la funcionalidad crtica se sacrificarn por el mejor compartimiento de datos y
las eficiencias de los sistemas integrados.
En sntesis, los paquetes informticos vienen a facilitar dentro de las organizaciones el
manejo de proveeduras y bodegas aportando a stas reduccin de costos, orden y control,
de igual forma stos ayudan a agilizar los procesos administrativos y productivos.

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Bibliografa
Juan Pablo Ulloa. Departamento de Proveedura, Municipalidad. Liberia. Entrevistado por
Grupo de Investigacin.
http://elclienteprimero.obolog.com/sistema-compras-1174587
http://proyectos8.bligoo.com.mx/manual-de-procedimiento-de-compras#.UYpu-cVB-zs
http://wvw.elfinancierocr.com/ef_archivo/2009/diciembre/06/tecnologia2173828.html
http://wvw.nacion.com/ln_ee/2009/noviembre/24/pais2171564.html
www.competitividad.go.cr.
http://www.competitividad.go.cr/Contrataciones/interno/Index1.aspx
https://www.hacienda.go.cr/scripts/criiiext.dll?UTILREQ=COMPRARED
http://www.mer-link.cr/
http://www.muniliberia.go.cr/muniliberia/unidades/hacienda-municipal-/administracion-de-
egresos/unidad-de-proveeduria.html