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GUIA PARA LA GESTION DE SERVICIOS

I. OBJETIVO

Dar a conocer las etapas durante la contratacin de servicios requeridos por Compaa de Minas
Buenaventura SAA (en adelante la Empresa) y pago por los mismos a las empresas especializadas
contratadas (en adelante el Contratista).

II. ALCANCE

- Elaboracin y Firma del Contrato
- Generacin y Valorizacin de Orden de Servicio
- Facturacin e Ingreso a Web de Proveedor (solo para Facturas)

III. ELABORACION Y FIRMA DEL CONTRATO

- Cuando la Empresa solicite de un servicio determinado, se convocar a la Contratista para que
presente su propuesta con el respectivo alcance tcnico-econmico.
- Una vez la Empresa y la Contratista lleguen a un acuerdo respecto a las condiciones del servicio, el
rea Legal de la Empresa elaborar el contrato correspondiente para la formalizacin de las
condiciones del servicio y la firma de las partes.
- El contrato se identifica con el nmero de la Hoja de Trminos - HT. (Referirse al Cuadro 1).

Cuadro 1: Encabezado de Contrato con nmero HT

a. Nmero de la Hoja de Trminos - HT

IV. GENERACION Y VALORIZACION DE ORDEN DE SERVICIO

- Habiendo las partes suscrito el contrato, la persona quien gestiona el servicio en la Empresa (en
adelante el Usuario), deber generar la Orden de Servicio, haciendo referencia al contrato
correspondiente a travs del nmero de la HT (Referirse al Cuadro 2):

Cuadro 2: Orden de Servicio con nmero HT

a. Nmero de la Hoja de Trminos - HT
a.
a.



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- La Orden de Servicio se podr generar en las siguientes situaciones:
o Previo a la ejecucin del servicio, cuando se sabe de antemano los alcances del servicio.
o Luego de la ejecucin del servicio, cuando el alcance del servicio depende de alguna medicin.
- La Orden de Servicio deber de ser aprobada por las instancias que corresponde en la Empresa.
- Con el sustento correspondiente y una vez el servicio se ha prestado, ejecutado o concluido, el Usuario
deber generar la Valorizacin de la Orden de Servicio. (Referirse al Cuadro 3).

Cuadro 3: Valorizacin de Orden de Servicio

a. Nmero de Valorizacin
b. Nmero de Orden de Servicio

- En caso que la Orden de Servicio se genere luego de la ejecucin del servicio, el Usuario deber de
coordinar la generacin de la Orden de Servicio y la Valorizacin correspondiente de manera continua.
- El Usuario deber enviar una copia de la Valorizacin al Sr Gregorio Molina del rea de Tesorera de la
Empresa (gregorio.molina@buenaventura.pe) y otra copia al Contratista.

V. FACTURACION E INGRESO A WEB DE PROVEEDOR

- El Contratista deber de validar y de ser el caso, proceder con la facturacin de acuerdo a la
Valorizacin de Orden de Servicio enviada por el Usuario.
- Para que el proceso de pago se haga efectivo, el Contratista deber presentar su Factura, Valorizacin
de Orden de Servicio y el Registro de Facturas de Proveedores.
- El procedimiento para proceder con el Registro de Facturas de Proveedores es el siguiente:

1. Ingresar al enlace: http://proveedores.buenaventura.com.pe/ e ingresar el RUC y clave. En caso
corresponda, solicitar la clave al Sr Raul Huisa del rea de Tesorera de la Empresa
(raul.huisa@buenaventura.pe).

a.
b.



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2. En la opcin Facturas seleccionar Registro de Facturas.


3. En la Lista de Ordenes de Servicio, seleccionar el Nro de Valorizacin que corresponde.


4. Ingresar todos los datos del comprobante (tipo, serie, nmero y fecha de emisin) y el IGV. Luego
presionar el botn Procesar para registrar la factura.





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5. Con ello se estara generando el formato de Registro de Factura de Proveedores con el cdigo de
barras correspondiente.

Cuadro 4.: Registro de Factura de Proveedores

a. Nmero de Valorizacin

6. Para poder presentar la factura en Mesa de Partes de la Empresa el Contratista deber adjuntar lo
siguiente:
Factura emitida por el Contratista
Orden de Servicio Valorizada enviada por el Usuario de la Empresa
Registro de Factura de Proveedores con cdigo de barras generado en la Web de
Proveedor

7. Para ms ayuda puede seleccionar la opcin Gua y hacer la seleccin para Ver Video del
Registro de Facturas.


a.