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ALUMNA: SHERING K.

CORZO CASTRO
PROFESOR: JOS L. SALAS RONDN
CURSO: ADMINISTRACIN LOGSTICA
CICLO: III
AO: 2013
CASO: FARMACUTICA LATINOAMERICANA
S.A.
MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES


DIRECTORIO


A. MISION:
Ejercer las facultades y derechos concernientes a la representacin, direccin y
administracin de la Sociedad, siendo de su competencia resolver todos aquellos
asuntos que por Ley o por el Estatuto de la Empresa no se encuentran expresamente
reservados a la Junta General de Accionistas.
B. FUNCIONES ESPECFICAS
Convocar al Directorio conforme al Estatuto de la empresa.
Presidir las Sesiones del Directorio.
Vigilar el cumplimiento de los fines y objetivos para los que fue creada la
empresa.
Velar por el cumplimiento de los acuerdos de la Junta General de Accionistas y del
Directorio.
Dirimir en caso de empate en las votaciones del Directorio.
Coordinar con el Jefe del rgano de Control Interno, el estricto cumplimiento de
las normas de control.
Ejercer las facultades ejecutivas que le confiera la Junta General de Accionistas.
Ejercer otras facultades que le confiera la Junta General de Accionistas.
C. LINEA DE AUTORIDAD
- Depende de:
Junta General de Accionistas.
- Ejerce mando supervisin sobre:
Todas las Gerencias.

SECRETARIA EJECUTIVA


A. MISION:
Organizar y velar por el correcto funcionamiento de la dependencia, en cuanto a los
servicios, especialmente en la organizacin de archivos, atencin al pblico,
transcripciones y dotacin de papelera y tiles para la oficina y ejecutar las
actividades que le correspondan para el cumplimiento de los procedimientos
establecidos en la entidad.
B. FUNCIONES ESPECFICAS
Transcribir los diferentes documentos relacionados con la dependencia.
Mantener en orden el archivo de la oficina.
Recibir, radicar y despachar oportunamente la correspondencia y dems
documentos relacionados con la oficina y controlar el recibo correcto por parte del
destinatario.
Atender las llamadas telefnicas y al pblico o funcionarios que se presentan a la
oficina.
Controlar la existencia de tiles y papelera para la oficina.
Proyectar y preparar los convenios de carcter institucional.
Tramitar todas las cuentas pertinentes a la dependencia.
Apoyar la implementacin del sistema de Control Interno dentro de su
dependencia, fomentando la cultura del autocontrol y participando en los
programas y eventos que coordine la unidad de control interno.
Poner en conocimiento de su superior inmediato las irregularidades o anomalas
relacionadas con los asuntos, elementos o documentos que se encuentran bajo su
responsabilidad.
Responder por todas y cada una de las actividades desarrolladas, asumiendo las
consecuencias que se derivan en el ejercicio de sus funciones.
Realizar las gestiones necesarias para asegurar la ejecucin de los planes,
programas y proyectos en los que interviene en razn del cargo.
C. LINEA DE AUTORIDAD
- Depende de:
Las Gerencias de Produccin, Comercializacin y Administracin.

GERENCIA DE PRODUCCIN


A. MISION:
Prever, organizar, integrar, dirigir, controlar y retroalimentar las operaciones de las
reas productivas garantizando el cumplimiento de los planes de produccin, con un
eficiente manejo de recursos y dentro de los estndares de productividad y calidad
establecidos.
B. FUNCIONES ESPECFICAS
Optimizar el uso y aprovechamiento de los recursos tanto humanos como
materiales y financieros acorde a las polticas, normas y tecnologa de la empresa.
Velar por la aplicacin peridica de la evaluacin de desempeo de su personal
operario, garantizando as la adecuada aplicacin del adiestramiento suministrado
en relacin a las Normas de Buenas Prcticas de Manufactura, Higiene y
Seguridad Industrial y cualquier otra informacin impartida a travs de los
programas de capacitacin, y necesaria para alcanzar los niveles de calidad y
productividad esperados.
Optimizar el espacio industrial, mejorando el flujo de los procesos productivos
realizados, eliminando movimientos innecesarios de materiales y de mano de obra.
Colaborar con sus conocimientos cuando se requiera remodelar o implementar un
rea en la compaa.
Coordinar y revisar la elaboracin, actualizacin y cumplimiento de los
procedimientos bsicos de operacin.
Aprobar los procedimientos relacionados con las operaciones de fabricacin,
incluyendo los controles en proceso y asegurar su estricto cumplimiento.
Elaborar, revisar y mantener actualizadas las descripciones de puestos del personal
a su cargo.
C. LINEA DE AUTORIDAD
- Depende de:
Directorio
- Ejerce mando supervisin sobre:
Secretaria Ejecutiva
Unidad de Desarrollo
Departamento de Productos Cosmticos
Departamento de Productos Farmacuticos

DEPARTAMENTO DE PRODUCTOS FARMACUTICOS


A. MISION:
Mantener una comunicacin interdepartamental fluida, con el fin de informar sobre el
desarrollo de la produccin, productos y cantidades fabricadas, plantear las mejoras
que tengan lugar; mejorando as la calidad de los productos, los tiempos de produccin
y la disminucin de los costos.
B. FUNCIONES ESPECFICAS
Colaborar junto con los departamentos de Aseguramiento de Calidad y Desarrollo
Farmacutico cuando se trate de procedimientos de fabricacin relativos a nuevos
medicamentos.
Coordinar todo lo relacionado al diseo de los materiales de empaque utilizados en
la produccin.
Seguimiento y control de las condiciones ambientales de la fabricacin.
Control de almacenamiento de materiales en procesos.
Inspeccin, investigacin y muestreo con el fin de controlar los factores que
puedan afectar la calidad.
C. LINEA DE AUTORIDAD
- Depende de:
Gerente de Produccin
Jefe de la Unidad de Desarrollo



DEPARTAMENTO DE PRODUCTOS COSMETICOS


A. MISION:
Mantener una comunicacin interdepartamental fluida, con el fin de informar sobre el
desarrollo de la produccin, productos y cantidades fabricadas.

B. FUNCIONES ESPECFICAS
Asegurar que los registros de produccin sean evaluados y firmados por la persona
designada, antes que se pongan a disposicin
Aprobar los procedimientos relacionados con las operaciones de fabricacin,
incluyendo los controles en proceso y asegurar su estricto cumplimiento.
Coordinar y revisar la elaboracin, actualizacin y cumplimiento de los
procedimientos bsicos de operacin y tcnicas de fabricacin.
Optimizar el espacio industrial, mejorando el flujo de los procesos productivos
realizados, eliminando movimientos innecesarios de materiales y de mano de obra
C. LINEA DE AUTORIDAD
- Depende de:
Gerente de Produccin

GERENTE DE ADMINISTRACIN


A. MISION:
Planificar, organizar, dirigir, supervisar la ejecucin y controlar los procesos
tcnicos de los sistemas administrativos de personal, contabilidad y dems, a fin que
la institucin disponga oportunamente de los recursos necesarios para cumplir con
su misin.
B. FUNCIONES ESPECFICAS
Proponer, emitir, hacer cumplir y difundir las Directivas, Normas y
Procedimientos administrativos para la efectiva utilizacin de los recursos y
patrimonio de la entidad y para posibilitar un mejor desenvolvimiento operativo de
las Oficinas que la conforman.
Supervisar la ejecucin del Plan Anual de Contrataciones y Adquisiciones; dirigir
y evaluar las acciones de abastecimiento, relacionadas con los procesos tcnicos de
adquisiciones en sus diversas modalidades, de servicios generales, de
mantenimiento y conservacin de equipos, maquinarias e instalaciones, de control
patrimonial.
Proponer y supervisar los subprocesos de contabilidad y anlisis financiero; as
como controlar las acciones propias del sistema de Tesorera, para el pago de las
obligaciones contradas.
Proponer y supervisar los subsistemas de gestin de recursos humanos, como
reclutamiento y seleccin, formacin y desarrollo.
Proponer la estrategia informtica, as como coordinar y supervisar su
implementacin para facilitar la gestin de los procedimientos administrativos.
Evaluar la efectividad del funcionamiento de los sistemas que administra, esto es,
de abastecimiento, contabilidad, tesorera y recursos humanos de ser el caso, segn
los procedimientos y normas legales que los regulan.
Asegurar la disponibilidad de recursos para el pago de las obligaciones y presentar
propuestas de racionalizacin de gastos, en el marco de las disposiciones
presupuestarias vigentes.
Supervisar la preparacin, presentar y sustentar la informacin contable,
presupuestal, financiera y logstica de la institucin.
Coadyuvar a la correcta ejecucin presupuestal, elevando la calidad del gasto.
C. LINEA DE AUTORIDAD
- Depende de:
Directorio
- Ejerce mando supervisin sobre:
Secretaria Ejecutiva
Departamento de Contabilidad
Departamento de Compras
Unidad de Organizacin y Sistemas

DEPARTAMENTO DE COMPRAS


A. MISION:
El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones (materia
primas, partes, herramientas, artculos de oficina y equipo) necesarias en el momento
debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado.
B. FUNCIONES ESPECFICAS
Comprar los materiales para los propsitos buscados
Tener los materiales disponibles en el tiempo que son requeridos.
Asegurar la cantidad de materiales indispensables.
Procurar materiales al precio ms bajo posible, compatible con la calidad y el
servicio requerido.
Controlar que la calidad de los materiales sea la requerida.
Proveerse de ms de una fuente, en previsin de cualquier emergencia que impida
la entrega de un proveedor.
Anticipar alteraciones en precios, por diferencias en las cotizaciones monetarias,
inflacin o escases.
Hacer el seguimiento del flujo de las rdenes de compras coladas.
C. LINEA DE AUTORIDAD
- Depende de:
Gerencia de Administracin
- Ejerce mando supervisin sobre:
Seccin de Importaciones
Seccin de Compras Locales

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD


A. MISION:
Suministrar la informacin confiable, razonable y oportuna para la toma de decisiones,
programando, dirigiendo y controlando las actividades de registro contable y
tributario, as como la formulacin de los estados financieros de acuerdo a dispositivos
oficiales y/o por normas internas; y la emisin de informacin sobre costos de
operacin y sobre valores actualizados de los activos fijos que integran el patrimonio
empresarial.
B. FUNCIONES ESPECFICAS
Programar y ejecutar los procesos tcnicos del sistema administrativo de
contabilidad, de conformidad con las disposiciones legales y normas tcnicas
vigentes.
Planificar, organizar, dirigir y controlar los procesos y actividades relacionadas a
la gestin de contabilidad en la Entidad.
Formular y presentar oportunamente los Estados Financieros mensual, trimestral y
anual con sus respectivas notas explicativas, de acuerdo a la normatividad vigente.
Controlar, analizar y evaluar mensualmente la situacin econmica - financiera,
como resultado de la gestin presupuestal y patrimonial.
Realizar los anlisis de cuentas y los ajustes contables de acuerdo a las normas
vigentes.
Supervisar la toma del Inventario Fsico de Suministros, Bienes de Activo Fijo y
No Depreciables, Arqueo de Fondos y Valores.
Coordinar las actividades relacionadas con los exmenes de auditora interna y/o
externa.
Efectuar las conciliaciones bancarias confrontando las operaciones registradas en
el Libro Banco con los Estados Bancarios recibidos.
C. LINEA DE AUTORIDAD
- Depende de:
Gerente de Administracin
- Ejerce mando supervisin sobre:
Seccin Caja



SECCION DE SERVICIOS GENERALES


A. MISION:
Programa, organiza, dirige, ejecuta e implanta los sistemas de Servicios que requieran
las diferentes Areas funcionales de la Empresa.
B. FUNCIONES ESPECFICAS
Organizar, desarrollar y evaluar los Procesos de Seleccin de Servicios en sus
diferentes modalidades, considerando:
- Asistencia administrativa a los Comits Especiales conformado.
- Cumplimiento de las disposiciones legales y normativas vigentes.
- Emisin de Pedidos de Servicios, incluyendo sus reducciones o ampliaciones.
- Tramitacin oportuna de documentacin de cada proceso de seleccin,
incluyendo las Cartas Fianza.
- Registro y actualizacin de informacin a travs del Sistema Integrado de
Gestin Administrativa, en el mbito de su competencia.
Administrar a nivel Empresa los servicios de Alquiler de mquinas copiadoras,
Limpieza y Fumigacin de locales, Transporte de personal y Alquiler de
Vehculos con Conduccin.
Administrar la flota vehicular de la Empresa, considerando:
- Revisin y propuesta del Programa de mantenimiento preventivo y
correctivo.
- Evaluacin y optimizacin de costos.
- Informacin adecuada y oportuna para trmites y gestiones de seguros.
- Formulacin y mantenimiento actualizado de la Historia Clnica de
Vehculos
- Realizar auditoras de control a la flota vehicular de la Empresa.
Formular y proponer la normatividad para la administracin de los servicios
comprendidos en el mbito del Equipo Servicios Generales, as como coordinar y
verificar su adecuada ejecucin de acuerdo a los contratos de servicios suscritos.
C. LINEA DE AUTORIDAD
- Depende de:
Gerencia de Administracin

GERENCIA DE COMERCIALIZACION


A. MISION:
Realiza planes, presupuesto y proyecciones de ventas y mercadeo. Evala, supervisa
y controla el desempeo de la fuerza de ventas, eficiencia de cobros y cumplimiento
de polticas. Realiza estudio de mercado y competencia.

B. FUNCIONES ESPECFICAS
Supervisar las ofertas solicitadas por los clientes, garantizando que se pueda servir
el producto o servicio solicitado, teniendo en cuenta los recursos disponibles y los
respectivos costes.
Captar y transmitir a su departamento las necesidades del cliente, concretando
todos los requerimientos tcnicos aplicables respecto al proceso, servicio,
condiciones de entrega y calidad, y tambin respecto a condiciones comerciales y
econmicas.
Coordinar y velar para que se cumplan los plazos de entrega, la calidad pactada y
el servicio previsto.
Atender y llevar a cabo el seguimiento de las consultas,
reclamaciones y reparaciones que planteen los clientes.
Cumplir y hacer cumplir el Manual de Calidad.
Realizar la supervisin y el seguimiento de las acciones realizadas por los
responsables de zona.
Presentar los indicadores de su rea al Comit de Calidad.
Motivar al personal bajo su cargo.
Revisar las comisiones de los comerciales.
C. LINEA DE AUTORIDAD
- Depende de:
Directorio
- Ejerce mando supervisin sobre:
Secretaria Ejecutiva
Seccin Ventas Lima
Seccin Ventas Interior

SECCION VENTAS LIMA


A. MISION:
Planificar, organizar, dirigir, controlar y coordinar eficientemente el sistema
comercial, diseando estrategias que permitan el logro de los objetivos empresariales,
dirigiendo el desarrollo de las actividades de marketing y las condiciones de venta de
los servicios.
B. FUNCIONES ESPECFICAS
Definir, proponer, coordinar y ejecutar las polticas de comercializacin orientadas
al logro de una mayor y mejor posicin en el mercado.
Definir y proponer los planes de marketing, y venta de la Empresa.
Representar a la Empresa en aspectos comerciales ante corresponsales, organismos
internacionales, negociar convenios y administrar los contratos que se suscriban
con stos.
Organizar y supervisar el desarrollo de polticas, procedimientos y objetivos de
promocin y venta de los servicios que ofrece la Empresa.
Investigar y prever la evolucin de los mercados y la competencia anticipando
acciones competitivas que garanticen el liderazgo de la Empresa.
Controlar que los objetivos, planes y programas se cumplan en los plazos y
condiciones establecidos.
Establecer ventajas competitivas donde se ofrezcan servicios de la Empresa,
procurando obtener las mejores participaciones en el mercado.
C. LINEA DE AUTORIDAD
- Depende de:
Gerencia de Comercializacin

SECCION VENTAS INTERIOR


A. MISION:
Planificar, organizar, dirigir, controlar y coordinar eficientemente el sistema
comercial, diseando estrategias que permitan el logro de los objetivos empresariales,
dirigiendo el desarrollo de las actividades de marketing y las condiciones de venta de
los servicios.
B. FUNCIONES ESPECFICAS
Representar a la Empresa en el interior del pas en aspectos comerciales ante
corresponsales, negociar convenios y administrar los contratos que se suscriban
con stos.
Establecer ventajas competitivas donde se ofrezcan servicios de la Empresa,
procurando obtener las mejores participaciones en el mercado.
Implementar un adecuado sistema de venta de servicios a cargo de la empresa y de
terceros a nivel nacional.
Organizar y supervisar el desarrollo de polticas, procedimientos y objetivos de
promocin y venta de los servicios que ofrece la Empresa.
Investigar y prever la evolucin de los mercados y la competencia anticipando
acciones competitivas que garanticen el liderazgo de la Empresa.
Evaluar la creacin de nuevos servicios postales identificando nuevas
oportunidades de negocio.
Controlar que los objetivos, planes y programas se cumplan en los plazos y
condiciones establecidos.
C. LINEA DE AUTORIDAD
- Depende de:
Gerencia de Comercializacin
ORGANOS DE APOYO

SECRETARA


A. MISION:
Organizar, programar y determinar las necesidades del Directorio y brindar apoyo en
el trmite administrativo y documentario correspondiente.
B. FUNCIONES ESPECFICAS
Organizar, recepcionar, clasificar, registrar, distribuir y archivar la documentacin
de Gerencia General y Directorio.
Prever las necesidades de aspectos logsticos del Directorio.
Redactar Informes, Memorndums, Cartas, y otros documentos, de acuerdo a lo
dispuesto por el Directorio.
Preparar y distribuir con la debida anticipacin la agenda de las reuniones de
Directorio y de la Junta de Accionistas.
Recepcionar y dar trmite a los documentos dirigidos al Directorio, preparando el
despacho y sustentado de los mismos.
Gestionar la documentacin necesaria, cuando el Directorio lo requiera.
Elaborar y registrar cargos de la correspondencia de la Empresa.
Organizar y clasificar la documentacin recibida y emitida.
Mantener al da el stock de tiles de escritorio, efectuando su distribucin y
control.
Mantener permanentemente actualizado, clasificado y ordenado, el archivo del
Directorio.
Otras funciones asignadas por el Directorio
C. LINEA DE AUTORIDAD
- Depende de:
Directorio

ORGANOS DE ASESORAMIENTO

ASESORIA JURIDICA


A. MISION:
Sistematizar la legislacin y proponer aplicacin de normas legales pertinentes, as
como se pronuncia sobre la legalidad de los actos que le sean remitidos para su
revisin.
B. FUNCIONES ESPECFICAS
Brindar asesora legal al Directorio y dems dependencias de la empresa.
Participar en las acciones administrativas que demandan representacin legal.
Asumir la defensa judicial de la empresa ante el Poder Judicial o Ministerio
Pblico, y en procesos administrativos ante diferentes dependencias estatales.
Brindar asesora en derecho laboral.
Coordinar temas legales con el Directorio.
Propiciar el ordenamiento jurdico institucional que permita a la empresa
desenvolverse con autonoma empresarial y en concordancia con los objetivos
institucionales.
Absolver asuntos de ndole institucional que requiera opinin de carcter jurdico
legal.
Organizar y dirigir las demandas judiciales que sean necesarias interponer para
cautelar los intereses de la empresa.
Emitir opinin previa sobre la procedencia legal de cualquier acto de transferencia,
respecto a un bien mueble o inmueble de la empresa.
Asesorar a los dems niveles orgnicos de la empresa en la adecuada
interpretacin de dispositivos legales.
Participar como miembro la Comisin de Procesos Disciplinarios para resolver las
denuncias individuales o colectivas de carcter laboral.
Analizar, opinar y asesorar a las instancias pertinentes para garantizar la correcta
emisin de las Resoluciones y/o Acuerdos de la Junta General de Accionistas,
Directorio.
C. LINEA DE AUTORIDAD
- Depende de:
Directorio




UNIDAD DE DESARROLLO


A. MISION:
Promover el desarrollo del potencial humano y organizacional para el cumplimiento
de los lineamientos generales del, suscitando la integracin de la personal sobre la
base de los principios de conciencia social (derechos y obligaciones).
B. FUNCIONES ESPECFICAS
Apoyar la formulacin y ejecutar el plan de desarrollo de capacidades.
Promover el desarrollo humano sostenible en el nivel local, propiciando el
desarrollo.
Apoyar la construccin, equipamiento y mantenimiento de la infraestructura de la
industria qumica farmacutica con el presupuesto participativo correspondiente.
Formular, ejecutar y evaluar el plan operativo, disponiendo el uso adecuado de los
recursos econmicos, y materias primas
C. LINEA DE AUTORIDAD
- Depende de:
Gerencia de Produccin
- Ejerce mando supervisin sobre:
Departamento de Productos Farmacuticos

UNIDAD DE ORGANIZACIN Y SISTEMAS


A. MISION:
B. FUNCIONES ESPECFICAS
Realizar e implementar propuestas para el mejoramiento de los procedimientos de
trabajo
Realizar e implementar propuestas para la racionalizacin de la estructura
organizativa de la empresa
Determinar los requerimientos de hardware y software de la empresa
Estudiar y proponer los niveles salariales de la organizacin-
Otras varias
Disea e implementa procedimientos de trabajo en la estructura.
C. LINEA DE AUTORIDAD
- Depende de:
Gerencia de Administracin