REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN SUPERIOR

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGA DR. FEDERICO RIVERO PALACIO
PLAN NACIONAL DE FORMACIN (PNI). INGENIERA DE MATERIALES INDUSTRIALES (IMI)
CATEDRA DE MANTENIMIENTO INDUSTRIAL







COSTOS Y PRESUPUESTO DE
MANTENIMIENTO INDUSTRIAL








Haydee Y. Contreras
C.I. 6726910

Caracas, Octubre 2011




Contenido

INTRODUCCIN .......................................................................................................................... 1
EL MANTENIMIENTO DENTRO DE LA ORGANIZACIN. .......................................................... 3
COSTOS DE MANTENIMIENTO .................................................................................................. 4
Costos de Mantenimiento Directos ............................................................................................ 5
Costos Indirectos ...................................................................................................................... 6
Costos de Tiempos Perdidos .................................................................................................... 6
Costos Generales ..................................................................................................................... 6
CLCULO DE COSTOS DE MANTENIMIENTO .......................................................................... 7
Costo anual de mantenimiento .................................................................................................. 7
Costo anual de tiempos de parada ............................................................................................ 8
REDUCCIN DE LOS COSTOS .................................................................................................. 8
PRESUPUESTO ANUAL DE MANTENIMIENTO ......................................................................... 9
Confeccin del Presupuesto .................................................................................................... 11
Cumplimiento del Presupuesto ................................................................................................ 13
CONCLUSIONES ....................................................................................................................... 15
BIBLIOGRAFA ........................................................................................................................... 16

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INTRODUCCIN

Se entiende por Mantenimiento a la funcin empresarial que se encarga del control del estado
de las instalaciones, tanto las productivas como las auxiliares y de servicios que permita
garantizar su funcionamiento a un coste mnimo. Dicho de otra manera, es el conjunto de
acciones orientadas a conservar o restablecer un sistema y/o equipo a su estado normal de
operacin, para cumplir un servicio determinado en condiciones econmicamente favorable y
de acuerdo con las normas de Proteccin Integral, siempre orientado al ptimo rendimiento y
la mxima vida til de una unidad de produccin.
Es por ello que el Mantenimiento constituye uno de los pilares fundamentales sobre los cuales
descansa la actividad operacional. De ella depende en gran parte su integridad fsica, la
durabilidad de las instalaciones, bienes y equipos que utiliza, la proteccin del medio
ambiente y la rentabilidad, y por lo tanto, una alta productividad de las operaciones que
realiza una empresa como unidad productora.
Un argumento primordial en la actualidad es saber administrar el mantenimiento, porque no
se considera un rea productiva, ya que no genera ningn bien tangible o que redite a la
empresa en capital directo. Sin embargo, segn Wireman (1998), la administracin del
mantenimiento es la administracin de todos los activos de una empresa, basada en la
maximizacin del rendimiento sobre la inversin en activos. Todo con la intencin de lograr
que la industria o empresa llegue a ocupar y permanecer en el lugar donde ha querido estar o
mejorar esta posicin en el mercado. Para ello, la Ingeniera y Administracin de
Mantenimiento se valen de diferentes instrumentos y herramientas que apoyan y facilitan la
toma de decisiones y ejecucin del trabajo. Gracias a estas herramientas se pueden planear,
organizar y ejecutar mejor las actividades de mantenimiento.
El anlisis de costos y elaboracin de presupuestos son algunas de ellas. Para tal fin,
generalmente, los Costos y Presupuestos son programas de inversiones y gastos que
pretenden ajustarse a un comportamiento diseado para un periodo determinado de tiempo.
Con ellos se busca el equilibrio entre el costo de mantenimiento y el tiempo de paro.
Estimando si a un recurso se le da menos o ms mantenimiento, sin generar perdidas por
retrasos, o paro, ni generar hipermantenimiento. Estos anlisis permiten reducir costos, elevar
la calidad de los productos y la productividad en s misma.
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Con este trabajo se pretende definir y estudiar el significado de los costos y su importancia,
las alternativas que permiten la reduccin de los mismos y los factores que deben tomarse en
cuenta para la elaboracin de un presupuesto efectivo de Mantenimiento Industrial.
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EL MANTENIMIENTO DENTRO DE LA ORGANIZACIN.

La obtencin de beneficios econmicos es el objetivo primario de toda empresa industrial, en
consecuencia la finalidad fundamental del mantenimiento consiste en coadyuvar junto a las
otras funciones industriales, el logro y superacin de las ganancias de la empresa. Por lo
tanto, entre los objetivos especficos de Mantenimiento se encuentran:
Respaldar las operaciones asegurando la mxima disponibilidad de los equipos.
Prolongar la vida til de los equipos, cuando sea econmicamente justificable hacerlo.
Optimizar el tiempo y el costo de ejecucin de las actividades de mantenimiento.
Garantizar la seguridad del personal y de las instalaciones, as como la conservacin del
medio ambiente.
Todo al menor costo posible. Por esta razn dentro de la empresa, se encuentra un
departamento o divisin de Mantenimiento inmerso y en interaccin directa y dinmica con las
dems organizaciones, para controlar y administrar los recursos de manera eficiente. As,
encontraremos que existe un intercambio permanente y su intervencin en todas las reas de
la empresa, productivas o no. El departamento de Mantenimiento generalmente se apoya en
sistemas informticos de informacin y control. (ver Fig. 1).

Fig. 1. El Mantenimiento y su relacin con otras organizaciones, respaldado por un sistema
informtico, por ejemplo SAP.
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La organizacin o departamento de Mantenimiento cuenta o debe contar con los recursos
tnico-operativos que le permitan llevar a cabo los controles requeridos, sobre los activos de
la empresa; para ello cuenta con: Los archivos histricos y tcnicos, as como tambien con los
inventarios, tanto de los activos propiamente, como del almacen de repuestos y consumibles,
por una parte. Por la otra, debe debe participar de manera activa en los procesos vitales de la
empresa, tales como, Ingeniera, proyectos, planificacin, ejecucin y control de la empresa,
contando con los soportes tecnologicos de plataformas de manejo de informacin. Un ejemplo
ampliamente utilizado en la actualidad es el sistema SAP.
COSTOS DE MANTENIMIENTO

En las empresas organizadas, se miden las variables que permiten visualizar el desarrollo de
las operaciones, por lo que los costos de mantenimiento manifiestan un alto grado de inters,
principalmente por el costo en s mismo y la rapidez de su crecimiento. En otras, sin embargo,
solo se conocen las sumas invertidas en el Mantenimiento. Pero no se conoce en que rubros:
correctivo, sistemtico, mano de obra, en repuestos, por ejemplo y por lo tanto se desconocen
las posibilidades de su reduccin.
La finalidad bsica de una gestin de costos es estimular la optimizacin del uso de mano de
obra, cantidad de materiales, herramientas y tiempos de paros; estableciendo objetivos con
diferentes bases de comparacin, estos objetivos son puntos de equilibrio o compromisos,
entre un beneficio potencial y el costo de mantenimiento.
Si bien la empresa acarrea con los costos asociados a la posesin de equipos e
infraestructura, como lo son: Costos de Adquisicin, Costos de Operacin y Costos de Baja
de Activos, los Costos de Mantenimiento comprenden tambin un rubro importante en la
administracin del negocio.
Los Costos de Mantenimiento involucran diferentes rubros: directos, indirectos, generales, de
tiempos perdidos y de posponer el Mantenimiento. Los dos ltimos, en muchos casos, se
manejan de manera conjunta. As, se pueden clasificar y desglosar los tipos de costos de la
empresa como se muestra en la Fig. 2.
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Fig. 2. Esquema de clasificacin de los costos.

Costos de Mantenimiento Directos
Estn relacionados con el rendimiento de la empresa y son menores, si la conservacin de los
equipos es mejor, influyen la cantidad de tiempo que se emplea el equipo y la atencin que
requiere; estos costos son fijados por la cantidad de revisiones, inspecciones y en general las
actividades y controles que se realizan a los equipos, comprendiendo:
Costos de mano de obra directa
Costos de materiales y repuestos
Costos asociados directamente a la ejecucin de trabajos: consumo de energa, alquiler
de equipos, etc.
Costos de la utilizacin de herramientas y equipos.
Los costos de los servicios se calculan por estimacin proporcional a la capacidad instalada.

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Costos Indirectos
Son aquellos que no pueden atribuirse de una manera directa a una operacin o trabajo
especfico. En Mantenimiento, es el costo que no puede relacionarse a un trabajo especfico.
Por lo general, suelen ser: la supervisin, almacn, instalaciones, servicio de taller, accesorios
diversos, administracin, etc.
Con el fin de contabilizar los distintos costos de operacin del rea de Mantenimiento, es
necesario utilizar alguna forma para prorratearlos entre los diversos trabajos, as se podr
calcular una tasa de consumo general por hora de trabajo directo, dividiendo este costo por el
nmero de horas totales de mano de obra de Mantenimiento asignadas.

Costos de Tiempos Perdidos
Son aquellos que aunque no estn relacionados directamente con Mantenimiento si estn
originados de alguna forma por ste; tales como:
Paros de produccin.
Baja efectividad.
Desperdicios de material.
Mala calidad.
Entregas en tiempos no prefijados (demoras).
Prdidas en ventas, etc.
Para ello, la empresa debe contar con la colaboracin de Mantenimiento y Produccin, pues
se debe recibir informacin de tiempos perdidos o paro de mquinas, necesidad de
materiales, repuestos y mano de obra estipulados en las ordenes de trabajo, as como la
produccin perdida, produccin degradada.

Costos Generales
Son los costos en que incurre la empresa para sostener las reas de apoyo o de funciones no
propiamente productivas.
Para que los gastos generales de Mantenimiento tengan utilidad como instrumento de
anlisis, debern clasificarse con cuidado, a efecto de separar el costo fijo del variable, los
que, en algunos casos, se asignan como directos o indirectos.
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Es necesario resaltar que los costos que asumen las reas de mantenimiento por concepto de
costos de administracin se denominan costos asignados y los fijan los niveles de autoridad
que van ms all de las reas de mantenimiento. En muchos casos, estos costos no se
consideran debido a que ellos no son controlables por la organizacin de mantenimiento.









Fig. 3. Esquema de clasificacin de los Tipos Costos de Mantenimiento.

CLCULO DE COSTOS DE MANTENIMIENTO

Para el clculo de los Costos de mantenimiento se utilizan las siguientes relaciones:
Costo anual de mantenimiento
CM =CP
C
+CP
P
+CR
C
+CR
P
+CH
C
+CH
P
+CC
C
+CC
P
+CEP
Siendo:
CP
C
= Costo de personal, mantenimiento correctivo
CP
P
= Costo de personal, mantenimiento preventivo
CR
C
= Costo de repuestos, mantenimiento correctivo
CR
P
= Costo de repuestos, mantenimiento preventivo
CH
C
= Costo de herramientas, mantenimiento correctivo
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CH
P
= Costo de herramientas, mantenimiento preventivo
CC
C
= Costo de Contrato de Terceros, mantenimiento correctivo
CC
P
= Costo de Contratos de Terceros, mantenimiento preventivo
CEP = Costo del entrenamiento del personal de mantenimiento

Costo anual de tiempos de parada
CS =NT x TPM x CPP
Siendo:
NT = Nmero de veces por ao que el equipo se para por mantenimiento
MDT = Tiempo de parada promedio
CPP = Costos de la prdida de produccin por hora

REDUCCIN DE LOS COSTOS

Para lograr la reduccin de los costos se utilizan diversas herramientas y acciones, aplicadas
de acuerdo a las polticas empresariales y administrativas de la empresa, tales como:
Optimar la disponibilidad de equipos e infraestructura para la produccin.
Incremento la vida til de los equipos e infraestructura.
Maximizacin del aprovechamiento de los recursos disponibles para la funcin de
mantenimiento.
Reduccin de los costos de operacin y reparacin de los equipos e infraestructura.
Garantizar la proteccin industrial.
Aplicacin de las normas satisfactorias de mantenimiento de los equipos.
Adiestramiento sobre normas y prcticas de Proteccin Industrial.

Para optimizar la disponibilidad de equipos e infraestructura, se realiza acciones como:
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Evaluacin, registro y puesta en marcha de polticas de Mejores Prcticas en
procedimientos de mantenimiento, reparacin y sustitucin.
Evaluacin de alternativas de reparacin y recuperacin de componentes.
Aplicacin de tcnicas de calidad, anlisis de falla y control de componentes y
equipos.
Optimizacin de tiempos de respuesta, ejecucin y servicios.

PRESUPUESTO ANUAL DE MANTENIMIENTO

El presupuesto es un instrumento de control de gestin del mantenimiento y una herramienta
de planificacin que permite estimar cuanto ser el gasto del mantenimiento para un perodo
determinado de tiempo.
Generalmente se confecciona como el presupuesto anual de mantenimiento de acuerdo a
los servicios a prestar y las necesidades de produccin, utilizando siempre Gastos Estimados.
Como una herramienta de planificacin, el Presupuesto se utiliza como mecanismo corrector
y mejorador del servicio que se desea implantar. Para ello se requiere responder previamente
a preguntas como:
Cual es la Planificacin Anual de Produccin?
Qu funciones se espera del servicio?
Qu medios se necesitan para realizar dichas funciones?
Cunto suponen estos medios?
Qu objetivos (cuantificables) se espera conseguir?
Cmo se van a medir los logros?
Cmo se va a controlar y hacer el seguimiento de su evolucin?
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Con estas respuestas se definir el marco de la planificacin de gastos a realizar, definiendo
con ms claridad:
Qu?
Cmo?
Para qu?
Dnde?
Cundo?
Cunto?
Quin?
Con qu?
Subsecuente se realiza la planificacin, la cual lleva involucrada la necesidad de visualizar y
relacionar las probables actividades que habrn de cumplirse para obtener los objetivos y
resultados planteados, considerando los recursos necesarios para poder lograr los mismos. Esta
se fundamenta en la toma de decisiones en cuanto a objetivos y estrategias se refiere. Siguiendo
una secuencia lgica de organizacin y desarrollo.

Fig. 4. Esquema de la secuencia de planificacin de la estimacin de recursos a presupuestar.

Todo ello con las siguientes ventajas:
Permite determinar si los recursos estarn disponibles para ejecutar las actividades y/o
se procura la consecucin de los mismos.
Permite ponderar el valor de las actividades claves de la organizacin.
Permite replantear las polticas en caso de no ser las adecuadas para alcanzar los
objetivos del presupuesto.
Ayuda a la planeacin adecuada de los costos de produccin.
Procura optimar resultados a travs del manejo de los recursos.
Crea la necesidad de establecer medidas para utilizar con eficacia los recursos.
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Constituye una de las estrategias mas adecuadas para establecer costos promedios,
permitiendo su comparacin con los costos reales.
Facilita la vigilancia efectiva de cada una de las funciones y actividades de la
organizacin.
Facilita tomar aquellas decisiones que reporten mayores beneficios.

Confeccin del Presupuesto

Para la confeccin del Presupuesto de un departamento de Mantenimiento se debera pensar en
al menos cuatro partidas fundamentales: mano de obra, materiales, medios y herramientas y
servicios contratados. Se pueden tener sub-partidas, otras divisiones, etc., pero la divisin
primaria debe contener estas cuatro.
Mano de Obra
Materiales: repuestos y consumibles
Herramientas y medios tcnicos: reposicin de herramientas, alquiler de equipos, etc.
Asistencia externa: transporte, mano de obra especializada, asesoramiento, etc.
En general se agrupan los gastos en partes o categoras que constituyen las dos grandes masas
a presupuestar, segn:
Mantenimiento Ordinario: viene dado por el Mantenimiento Correctivo y el Preventivo-
Predictivo.
Mantenimiento Extraordinario: viene dado por las Grandes Reparaciones, las Paradas
Programadas y las Mejoras Prcticas.
Para cada una de ellas es necesario precisar los elementos constituyentes divididos en
Mantenimiento: Propio, Ajeno y Materiales (repuestos y consumibles).
El Mantenimiento Propio contempla:
Coste de la mano de obra operativa (Salarios ms cargas sociales).
Gastos de Personal por estructura: Jefe de Mantenimiento y dems personal no operativo
(oficinas, mandos intermedios, transporte, etc.)
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Gastos de mantenimiento: agua, vapor, electricidad, gastos de formacin, gestin, etc.
Gastos de mantenimiento de talleres e instalaciones de mantenimiento.
Materiales no repartidos (no imputables a trabajos concretos): herramientas, instrumentos
de medida, pequeo material diverso general, etc.
El Mantenimiento Ajeno contempla:
Contratos diversos suscritos tanto correctivo como preventivo con Servicios Tcnicos y
otros contratistas (~50%).
Los trabajos estimados a realizar que seran objeto de peticin de ofertas cuando se
presenten (~40%).
Los trabajos realizados por precios unitarios (tarifas) y los realizados por administracin
donde estn acordados el precio de la hora de cada especialidad y nivel y se facturan las
horas trabajadas reales a posteriori. Estos ltimos deben restringirse a aquellos trabajos
difciles de presupuestar por su naturaleza (~10% del mantenimiento ajeno).
Los Materiales (Repuestos y Materiales de consumo) son el importe de los repuestos y resto de
materiales de consumo directos que se suministran del stock de almacn mediante solicitud de
compra de materiales en trnsito.
La valoracin siempre se estima en funcin de datos histricos, segn:
Reparaciones previstas (paradas, revisiones, etc.).
Utilizando datos estadsticos (del 15% al 30% del gasto total de mantenimiento,
dependiendo del tipo de industria).
Completando las dos grandes de Mantenimiento Propio y Ajeno de forma que la suma
total no supere la cifra global prevista estimada mediante tasas de 3% al 6% del valor
de reposicin de la planta, dependiendo del tipo de instalacin.
La estructura de un Presupuesto Anual de Mantenimiento vendra dada entonces como se
muestra en la Fig. 5.


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Fig. 5. Esquema simplificado de la estructura de un Presupuesto de Mantenimiento Anual

Cumplimiento del Presupuesto
Debido a las dificultades de estimacin de las partidas, es necesario basar los datos en
experiencias previas, datos histricos y cotizaciones actualizadas, tomando en cuenta el estado
de la planta, sistema de mantenimiento preventivo, etc.
Para asegurar un correcto funcionamiento de un presupuesto se deben verificar y cumplir
algunas normas, como las sugeridas a continuacin:
No debe ejecutarse en Mantenimiento ninguna labor sino est presupuestado su costo.
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Todas las peticiones de trabajo deben ser aprobadas por un responsable del costo de los
mismos del sistema al que realizar.
Todos los costos de trabajo deben dirigirse peridicamente a los clientes con las
observaciones necesarias.
Debe remitirse por cada concepto un balance mensual conteniendo el importe de la
facturacin del mes y su desviacin del presupuesto para permitir el conocimiento exacto de
su presupuesto y gasto de Mantenimiento.
Cuando funciona un control presupuestario una posibilidad de reducir sensiblemente los
trabajos realizados de emergencia o las modificaciones durante los trabajos, consiste en
realizarlos con un factor de recargo.
Los gastos de Mantenimiento por mantenimiento y suministro de electricidad, aire
comprimido, refrigeracin, se dividen entre los diversos servicios de fabricacin, con base a
factores come sea nmero de operarios o contribucin en el proceso en tiempo o utilidad.
El control contable ha permitido igualmente a ciertas empresas una lucha eficaz contra la
falta de espacio, facturando la superficie ocupada por cada uno de sus propios servicios.
El sistema de solicitud de servicio y ordenes de trabajo facilita la presentacin de informes de
costos por oficios actividades, centros de costos, cdigo contable del repuesto, componente
intervenido, mejora la elaboracin de presupuestos, en este caso el factor incierto es la
confiabilidad del registro de los documentos fuentes.



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CONCLUSIONES

En la evaluacin del punto ptimo de mantenimiento, se constata que el costo total del
mantenimiento es influenciado por el costo de mantenimiento regular (costo de reparacin) y por
el costo de la falla (prdida de produccin). De esta manera, la estrategia ptima de
mantenimiento, es aquella que minimiza el efecto conjunto de los componentes del costo, o sea,
identifica el punto donde el costo de reparacin es an menor que el costo de la prdida de
produccin.
El mantenimiento planificado alcanza reducciones de costos a travs de: la eliminacin de
desperdicios, del establecimiento de estrategias por equipo y del aumento de la capacidad,
disponibilidad y confiabilidad de los equipos, reduciendo las fallas de Presupuesto y estimacin
de recursos.
La previsibilidad y el impacto de las fallas sobre el negocio, apuntan hacia el tipo de estrategia a
adoptar, segn la importancia de las varias unidades de la empresa. La Planificacin y
Presupuesto de Mantenimiento estan compuestos por una serie de actividades, siendo las
principales etapas del proceso: enfocar el esfuerzo, desarrollar los planes e implantarlos.
El resultado de la planificacin, deber ser una serie coherente de estrategias de mantenimiento,
continuamente monitoreadas y ajustadas, con el objetivo de minimizar los costos totales. La
evaluacin de los criterios de mantenimiento a ser aplicados, depende normalmente del anlisis
de disponibilidad frente a la necesidad de utilizacin del equipo, no obstante se deben observar
otros aspectos, como: su importancia en la actividad objeto de la empresa, el costo de
mantenimiento con relacin al inmovilizado (costo acumulado de mantenimiento con relacin al
costo de adquisicin del equipo), el tiempo medio entre fallas, el tiempo medio para reparacin,
la obsolescencia del equipo, las condiciones de operacin a que son sometidos, los aspectos de
seguridad y los aspectos de medio ambiente. Todo ello influye de manera decisiva en la
elaboracin, mantenimiento y cumplimiento del Presupuesto planificado para las actividades
propias del Mantenimiento Anual de una planta o empresa.


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BIBLIOGRAFA

MONCHY, F., Teora y Prctica del Mantenimiento Industrial. MASSON, S. A. Barcelona
(1990).
BALDN, A., FURLANETTO, L., ROVERSI, A., TURCO, F. Manual de Mantenimiento de
Instalaciones Industriales. Barcelona (1982).
Higgins L. R. Maintenance Engineering Handbook. McGraw-Hill (1995).
TAVARES, L. GESTIN DE MANTENIMIENTO ENFOCADO A LOS COSTOS. Sociedad
Uruguaya de Mantenimiento. URUMAN 2008