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Manual del Curso Papeles de Trabajo.

Objetivo General.
Al trmino del curso el participante ser competente para identificar, elaborar, utilizar los diferentes
Sistemas de Archivo para organizar, ordenar y gestionar eficientemente cualquier tipo de documento.

Objetivos Particulares.
1. Identificar la terminologa bsica empleada para lograr la identificar, elaborar, utilizar los distintos
papeles de trabajo.
2. Emplear las reglas de clasificacin de archivo para ordenar nombres de personas, entidades e
instituciones, temas u otras denominaciones.
3. Manejar adecuadamente los diferentes sistemas de archivo, Alfabtico, Geogrfico, Por Asuntos,
Cronolgico, Numrico, Decimal, etc.
4. Gestionar eficientemente los sistemas de archivos.



Contenido.

1. Definicin.

2. Propsito.

3. Clasificacin.

4. Archivo de papeles de trabajo.

5. Contenido.

6. Propiedad de los papeles de trabajo.

7. Confidencialidad de los papeles de trabajo.

8. Cedulas.

9. Ajustes de Reclasificacin de expedientes.

10. Ajuste de estatus de expedientes.

11. Expedientes.

12. Papeles de Trabajo en Auditoria.




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Tema 1. Los Papeles de Trabajo.

a. Definicin:

Papeles de trabajo. Son aquellos papeles o documentos que se generan dentro de una institucin o
dependencia y/o reciben de otra organizacin, entidad, persona fsica o privada ajena a ella, en un periodo
de tiempo determinado y con una vigencia especifica o no, cuya funcin es comunicar un(a)., asunto,
dictamen, instruccin, orden, reconocimiento, resolucin, peticin, etc., y/o que puede requerir de una
respuesta especifica en un plazo de tiempo determinado por la institucin o dependencia que genera y
recibe los mismos.

Una vez que han cumplido su funcin comunicativa, peticionaria y/o contestara, los papeles de trabajo
adquieren el carcter de Archivo de Trmite, Archivo de Concentracin y finalmente, Archivo Histrico, en
todos los casos, son resguardados en carpetas o expedientes fsicos de acuerdo a un orden de clasificacin.

Qu es un documento?

Un documento es toda aquella informacin contenida y registrada sobre cualquier soporte material y que es
producido, recibido y conservado por las instituciones, organizaciones o personas, durante el desarrollo de
sus actividades. Es, por tanto, un testimonio de la actividad humana.

Los documentos pueden ser textuales (manuscritos, mecanografiados o impresos), iconogrficos (mapas,
planos, dibujos, fotografas, diapositivas, etc.), sonoros (discos, cintas magnetofnicas, discos compactos),
audiovisuales (cintas de video, pelculas cinematogrficas), electrnicos (disquetes, CD.ROM, bases de
datos, etc.), virtuales (webs, blogs, etc.), y cualquier otra propuesta que el avance tecnolgico pudiera
plantear en el futuro.

Documentos o Papeles de Trabajo.

Los expedientes, reportes, estudios, actas, resoluciones, oficios, correspondencia, acuerdos, directivas,
directrices, circulares, contratos, convenios, instructivos, notas, memorandos, estadsticas o bien, cualquier
otro registro que documente el ejercicio de las facultades o la actividad de los sujetos obligados y sus
servidores pblicos, sin importar su fuente o fecha de elaboracin. Los documentos podrn estar en
cualquier medio, sea escrito, impreso, sonoro, visual, electrnico, informtico u hologrfico.


Qu es un documento archivstico?

Debe tenerse en cuenta que no todos los documentos existentes en nuestras oficinas o dependencias
forman parte, necesariamente, del archivo institucional. Por ejemplo: las normas legales, boletines oficiales,
diarios, publicaciones peridicas, etc., si bien son documentos, NO HAN SIDO PRODUCIDOS POR LA
INSTITUCIN, por lo que no es documentacin original y permanecen all a efectos exclusivamente de apoyo
informativo, por lo que se conservarn slo mientras nos sean tiles. Estos documentos deben separarse de
nuestro archivo.

En consecuencia, un documento archivstico es aquel que es producido, recibido y conservado por una
institucin y contiene informacin relativa al ejercicio exclusivo de las actividades y competencias que esta
institucin desarrolla.

Qu son los tipos documentales?
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Son las unidades de informacin contenidas en los documentos. Se clasifican en:

Tipo documental simple. Formado por un solo tipo documental, cuyo contenido mantiene una unidad de
informacin. Ejemplos: el oficio, la carta, el memorando, un libro de registro, un libro de caja, recibo, etc.

Tipo documental compuesto. Formado por dos o ms tipos documentales que se sustentan entre si y cuyo
contenido mantiene una unidad de informacin. Se le conoce comnmente como expediente. Ejemplos:
el comprobante de pago, trmites para licencias, etc.

Qu es una serie documental?

Es el conjunto de documentos que tiene caractersticas comunes; el mismo tipo documental o el mismo
asunto y que, por consiguiente, es archivado, usado, transferido o eliminado como unidad. Ejemplos:
Resoluciones, Supervisiones, Legajos de personal, Planillas, rdenes de compra, etc.

Qu es una seccin documental?

Es el conjunto total de los documentos producidos y recibidos por las diferentes unidades orgnicas o
dependencias, municipios, etc., ej., SEMARNAT, SAGARPA, SEDENA, SEMAR, ISSFAM -Direccin de Vivienda,
Direccin de Obras, Direccin de Prestaciones Econmicas, Direccin de Prestaciones Sociales y de Salud,
etc.

Qu es un fondo documental?

Es el conjunto total de los documentos producidos y recibidos por una institucin pblica o privada en el
ejercicio de sus actividades. Ejemplos: Ministerio de Transportes y Comunicaciones, Gobierno Regional de
Madre de Dios, Instituto Nacional de Cultura, Municipalidad Provincial de Tahuamanu, etc.




















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Tema 2. Propsito de los Papeles de Trabajo.

La propsito de los papeles de trabajo es comunicar una peticin, informar, documentar, mostrar,
evidenciar, responder, etc., pueden incluir una gran cantidad de propsitos e involucrar a mltiples
contestarios o interesados.

Por qu es til entender el propsito de cada papel de trabajo?

Los papeles de trabajo sirven a favor de:

La administracin pblica para lograr una mayor eficiencia y una transparencia de la gestin y como un
antecedente y testimonio de sus funciones.

La ciudadana para la defensa de sus derechos, la fiscalizacin de los actos pblicos y como garanta de la
transparencia administrativa que debe existir en todo Estado de Derecho.

La investigacin y la difusin cultural, como un repositorio de la memoria de la Nacin. Todos los
documentos o papeles de trabajo producidos por las instituciones que se vinculan con los ciudadanos y
forman parte del Patrimonio Cultural Archivstico de la Nacin, que se encuentra protegido por la legislacin
archivstica vigente. De all que los archiveros, o quienes sean responsables de administrar la
documentacin archivstica, estn obligados a conservarlos y protegerlos; a no apropiarse de ellos,
entregndolos a quienes los sucedan en sus funciones y a no eliminarlos sin autorizacin de la
administracin competente, el Archivo General de la Nacin o los Archivos institucionales de sus respectivas
jurisdicciones.
























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Tema 3. Clasificacin de los Papeles de Trabajo.


b. El Ciclo Vital de los Documentos o Papeles de Trabajo.

El Ciclo ayuda a identificar las caractersticas y evolucin de los documentos, el cual se divide en tres fases:
activa, semiactiva e inactiva

i. Fase Activa. Se refiere al periodo que inicia en el momento en que el documento es recibido o generado
para cumplir con ciertos fines administrativos u operativos, propiciando la gestin o conclusin de los
trmites para los fines que fueron elaborados.

ii. Fase Semiactiva. Aquella en la que los documentos generados son sujetos de un proceso de valoracin
cuidadosa, que precisa los periodos de tiempo durante los cuales debern ser conservados y custodiados en
el archivo de concentracin, vigilando el tiempo de vigencia para que posteriormente se pueda valorar o en
su caso eliminar o transferir al archivo histrico.

iii. Fase Inactiva. En esta los documentos son transferidos al archivo histrico en el cual su valor ser de
carcter permanente, mismos que una vez organizados se podrn consultar por las personas que requieran
algn antecedente o algn hecho relevante o importante que se origino en la institucin.






























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Tema 4. Archivo de los Papeles de Trabajo.

a. Definicin.

Archivo. Es una coleccin organizada de informacin destinada a un determinado fin; lugar donde se
custodian documentos pblicos y privados, reunidos en un determinado lugar con fines de conservacin y
ordenacin segn criterios, , para consulta, utilizacin y guarda por un tiempo determinado.

Archivo en Trmite. Es aquel cuyos documentos que resguarda son vigentes y para efectos de este periodo
permanecen nicamente durante el tiempo de tramite independientemente de cul sea su valor
administrativo, fiscal, legal, evidencial, testimonial, procesal, etc.

Archivo de Concentracin. Es el archivo donde se transfiere los documentos que concluyeron con su
vigencia primaria espordica, y se encuentran debidamente registrados en un inventario para su guarda y
custodia.

Archivo Histrico. Es el archivo donde se guardan y custodian los documentos que concluyeron con su valor
primario y obtuvieron por su relevancia e importancia el valor secundario, en esta etapa se reciben
nicamente los documentos originales debidamente inventariados y registrados, cuya funcin servir para
la investigacin y testimonios de la propia institucin.


b. Clasificacin de los tipos de Archivos.

Los archivos se pueden clasificar segn el siguiente orden:

Alfabtico.
Numrico.
Cronolgico.
Geogrfico.
Temtico.

Alfabtico. Como su nombre lo indica, se basa en el alfabeto, considerando que en esta clasificacin no se
utilizan letras dobles ch, ll, rr, emplendose como consonantes sencillas seguidas de otras, as como la
aplicacin de las siguientes sencillas reglas.

-En caso de los nombres de personas primero son los apellidos empezando por el paterno seguido por una
coma antes del nombre(s).
- En caso de titulo o grado -acadmico, eclesistico, militar, etc., se escribe la abreviatura de este despus
del nombre y entre parntesis.
- En el caso de que los apellidos lleven monoslabos, deben tomarse como parte del mismo nombre, p., ej.,
De Dios Prez, No (Gral.); Del ngel Hernndez, Adn (Lic.); De la Piedra Lpez, Miguel (Mons.).
- Los nombres de las personas morales se clasifican respetando su nombre o razn social, p., ej., Almacenes
Domnguez, SA de CV., Puerto de Liverpool, SA de CV., Sociedad Cooperativa de Produccin de Autopartes,
El Punto Muerto, SCP., de CV.
Y para la clasificacin de los archivos segn:

a. Su Organizacin:
-Centralizado,
-Descentralizado.
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b. Su Sistema de Archivos:
-Horizontal,
-Vertical,
-Lateral,
-Otros.

c. Su soporte documental:
- Papel,
- Microfilm,
- Informtico,
- Audiovisual,
- Otros.

d. Su Grado de Utilizacin.
- Activo,
- Semiactivo,
- Inactivo.

Numrico. Los expedientes se ordenan por nmero progresivo. El nmero se asigna a cada persona fsica o
moral conforme se vayan abriendo.

Los sistemas de archivos pueden usarse combinados, p., ej., nombre y fecha-, Hernndez Daz, Mario y
22/04/2013; nmero progresivo y alfabtico-, 999, Hernndez Daz, Mario (Lic.); numero y fecha-, 999 y
22/04/2013; Alfanumrico-, Hernndez Daz, Mario (Lic.), 999; etc.

Los sistemas de archivos ms comnmente utilizados en las instituciones son el Nmero progresivo y
Alfabtico, y, el Alfanumrico.

Cronolgico. Los expedientes se forman agrupando los documentos generados por fechas, indicando
ao/mes/da, 2013/04/22, o viceversa.

Geogrfico. Los expedientes clasificados segn la ciudad, Estado o pas.

Temtico. Los expedientes clasificados segn los asuntos que tratan.














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Tema 5. Contenido de los expedientes.

Cmo organizamos nuestros archivos o papeles de trabajo?

Muy a menudo y en todas partes, los archivos presentan inconvenientes que se relacionan con el
poco personal existente, la escasa capacitacin del mismo, locales inadecuados, deficiencia
logstica, abultada documentacin y un flujo insuficiente de documentos.

Si nos hacemos cargo de un archivo que se encuentra desorganizado, optaremos por seguir los
siguientes pasos:

- Empezaremos por revisar el organigrama de la institucin, lo cual nos permitir conocer sus
divisiones o secciones internas particulares: alta direccin, direcciones de apoyo operativo y
administrativo, unidades intermedias, rganos de control interno, rganos de asesoramiento,
jefaturas, etc.

- Debemos informarnos acerca de la historia del documento -contenido o tema, fecha, titular o
quien lo firma, etc.).
- Revisaremos los documentos en funcin la de gestin institucional en la que laboramos, es decir,
la misin, visin y objetivos especficos de la misma, en otras palabras, para que fue creada.
- Respetando el origen y la forma cmo han sido dispuestos originalmente los documentos.

Es importante elaborar un diagnstico situacional que nos permita conocer la realidad de nuestro
archivo, previa evaluacin de las condiciones de infraestructura, volumen y caractersticas de la
documentacin y personal, etc.

Finalmente, por Ley, es funcin archivstica la gestin de documentos desde su elaboracin hasta
su eliminacin o conservacin permanente, de acuerdo a su ciclo vital. Para ello existe un conjunto
de procesos tcnicos archivsticos normados y reglamentados que se mencionan a continuacin:

Administracin de Archivos.

Administracin de documentos: Conjunto de mtodos y prcticas destinados a planear, dirigir y controlar la
produccin, circulacin, organizacin, conservacin, uso, seleccin y destino final de los documentos de
archivo.

Resulta necesario que en cada unidad administrativa o rea de la institucin se constituya un
Sistema Institucional de Archivos, tal y como lo indica la Ley Federal de Archivos: el rgano de
Administracin de Archivos de la Direccin correspondiente, el mismo que est integrado por los
Archivos de Gestin, los Archivos Departamentales y por el Archivo Central. Precisamente, este
ltimo ser el que conduzca las labores archivsticas con el desarrollo de un trabajo normativo a
nivel institucional.

Los objetivos de esta etapa implican:

- Determinar los principios de unidad, racionalidad y eficiencia de la administracin de archivos.
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- Brindar servicios de informacin al Estado, a la ciudadana y a la investigacin.

Niveles de Archivo.

El Archivo de trmite o gestin, es comnmente conocido como el archivo de oficina y est bajo
la responsabilidad y manejo directo de cada dependencia o unidad administrativa de una
institucin. Este archivo est formado por la documentacin producida recientemente, es decir, la
que se est an tramitando, as como tambin la de uso frecuente dentro de cada dependencia.
Tiene plena vigencia jurdica y administrativa.

El Archivo de Concentracin, tambin es denominado archivo administrativo y es el que est
conformado por la documentacin proveniente de las transferencias recibidas de las distintas
oficinas de la institucin. Este archivo centraliza la documentacin que ya no es objeto de uso
frecuente en los archivos de oficina, pero cuyo valor administrativo an no ha prescrito y todava
podra ser objeto de consultas por parte de la propia administracin o de los ciudadanos. El
Archivo de Concentracin suele ubicarse fsicamente en los locales del archivo y est bajo la
responsabilidad del Archivero de la Institucin.

A este tipo de archivo se envan expedientes cuya como producto de la complejidad de funciones,
nivel de especializacin y ubicacin fsica de las unidades orgnicas de una institucin que as lo
requiera.

El Archivo Histrico, est encargado de concentrar, custodiar y/o conservar documentos de valor
permanente y que ya perdieron gran parte de su valor administrativo y cuentan con ms de treinta
aos de originados. Sus principales fines son la investigacin y la difusin cultural.

Todo documento de archivo en posesin de los sujetos obligados formar parte de un Sistema Institucional
de Archivos. Dicho sistema incluir al menos los siguientes procesos relativos a documentos de archivos:

I. Registro de entrada y salida de correspondencia;
II. Identificacin de documentos de archivo;
III. Uso y seguimiento;
IV. Clasificacin archivstica por funciones;
V. Integracin y ordenacin de expedientes;
VI. Descripcin a partir de seccin, serie y expediente;
VII. Transferencia de archivos;
VIII. Conservacin de archivos;
IX. Prevaloracin de archivos;
X. Criterios de clasificacin de la informacin; y
XI. Auditora de archivos.

Los instrumentos de control y consulta archivstica debern propiciar la organizacin, administracin,
conservacin y localizacin expedita de sus archivos, por lo que debern contar al menos con los siguientes:

I. El Cuadro General de Clasificacin Archivstica;
II. El Catlogo de disposicin documental;
III. Los Inventarios documentales;
a) General,
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b) De transferencia; y
c) De baja; y
IV. La Gua Simple de archivos.

Entonces la administracin de archivos es un proceso tcnico que consiste en el desarrollo de un
conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de cada entidad. En
esta etapa se debe alcanzar a identificar las respectivas series y sub-series documentales y para
ello debemos:

- Clasificar documentos: Significa separarlos o dividirlos en clases o grupos que sean
susceptibles de sub-divisiones, teniendo en cuenta la estructura orgnica y/o las funciones
institucionales.

- Ordenar documentos: Se entiende por unir y relacionar los elementos de cada grupo
mediante el sistema ms conveniente: ordenamiento alfabtico, numrico, alfanumrico,
cronolgico, etc.

- Signar documentos: Es asignarles smbolos de codificacin para su rpida identificacin (por
unidades orgnicas, por series documentales, etc.). Pueden ser letras o nmeros o la combinacin
de ambos.

Descripcin documental.

Proceso que consiste en identificar, analizar y determinar los caracteres externos e internos de los
documentos con la finalidad de elaborar los auxiliares o instrumentos descriptivos (guas,
inventarios, catlogos), que permitan conocer, localizar y controlar los fondos documentales de
cada entidad. Esto nos permitir brindar adems un eficiente y eficaz servicio de informacin.

Seleccin documental.

Procedimiento que consiste en identificar, analizar y evaluar las series documentales generadas en
una institucin. Esto sirve para establecer el tiempo que estas series pueden seguir siendo
utilizadas para fines administrativos y cules otras han de conservarse permanentemente para la
consulta ciudadana o con fines culturales. Este proceso permite programar las transferencias de
documentos, adems de la eliminacin peridica de los documentos innecesarios, de acuerdo a su
ciclo vital y de acuerdo al siguiente detalle:

i. Transferencia de documentos: A travs de este proceso archivstico evitamos que los
documentos que se producen a diario se acumulen en los primeros niveles de archivo en forma
indefinida. Esto permite adems disponer de un mayor espacio fsico, equipos y materiales,
garantizando la integridad y la conservacin del Patrimonio Documental. Se recomienda verificar
que los documentos a transferirse hayan sido debidamente foliados.

ii. Eliminacin de documentos: Este proceso archivstico consiste en la destruccin de los
documentos considerados innecesarios, previa autorizacin del Archivo General de la Nacin o los
Archivos Regionales en el mbito de su competencia. Para ello es necesario conformar un Comit
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Evaluador de Documentos que se constituye en la mxima autoridad archivstica en cada
institucin.

Importante: Para proponer una eliminacin de documentos se requiere:

- Acta del Comit Evaluador de Documentos.
- Inventarios de eliminacin.
- Muestras de las series documentales a eliminarse.






































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Tema 6. Propiedad de los Papeles de Trabajo.

Por ley todo Papel de Trabajo tiene la propiedad:

De trmite y resolucin del asunto que trate por escrito dentro del plazo legal, bajo responsabilidad, pero
no necesariamente a aprobarla, tambin puede denegarla del responsable de la institucin competente,
excepto aqullas que por disposicin de ley o del Reglamento Interior respectivo, deban ser ejercidas
precisamente titulares de menor rango - Subsecretarios, Oficial Mayor, Directores, Subdirectores, Jefes y
Subjefes de Departamento, oficina, seccin y mesa, y por los dems funcionarios segn las disposiciones
legales. Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal.

De acceso a toda persona a la informacin en posesin de los Poderes de la Unin, los rganos
constitucionales autnomos o con autonoma legal, y cualquier otra entidad federal.

Con excepcin de la informacin reservada o confidencial prevista en esta Ley, de estar a disposicin del
pblico y actualizada permanentemente, en los trminos del Reglamento y los lineamientos que expidan el
Instituto o la instancia equivalente en materia de acceso a la informacin pblica.

De que facilite su uso y comprensin por las personas, y que permita asegurar su calidad, veracidad,
oportunidad y confiabilidad. Las dependencias y entidades debern atender las recomendaciones que al
respecto expida el Instituto o la instancia equivalente en materia de acceso a la informacin pblica.

De considerarse reservado por causales especificas o por disposicin expresa de una Ley. Concluido el
periodo -12 aos, de reserva o las causas que hayan dado origen a la reserva podr ser pblica, protegiendo
la informacin confidencial que en ella se contenga. No podr invocarse el carcter de reservado cuando se
trate de la investigacin de violaciones graves de derechos fundamentales o delitos de lesa humanidad.






















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Tema 7. Confidencialidad de los papeles de trabajo.

La confidencialidad de los papeles de trabajo que se reciben o salgan de una institucin sern las que
consideren con ese carcter por los particulares a los sujetos obligados, de conformidad con lo establecido
en el Artculo 19 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica
Gubernamental
1
, y los datos personales que requieran el consentimiento de los individuos para su
difusin, distribucin o comercializacin en los trminos de esta Ley.

No se considerar confidencial la informacin que se halle en los registros pblicos o en fuentes de acceso
pblico.

En las dependencias y entidades se establecern unidades especficas, a las que el pblico tenga fcil
acceso, para que cualquier interesado pueda presentar quejas o denuncias por incumplimiento de las
obligaciones de los servidores pblicos.

Los actos u omisiones de los servidores pblicos, materia de las quejas o denuncias, queden
comprendidos en ms de uno de los casos sujetos a sancin y previstos en el artculo 109
Constitucional, los procedimientos respectivos se desarrollarn en forma autnoma segn su
naturaleza y por la va procesal que corresponda, debiendo las autoridades a que alude el artculo
3 turnar las quejas o denuncias a quien deba conocer de ellas.

A fin de salvaguardar los principios de legalidad, honradez, lealtad, imparcialidad y eficiencia que
rigen en el servicio pblico, ser responsabilidad de los servidores pblicos ajustarse a la ley, en el
desempeo de sus empleos, cargos o comisiones.

















1
Artculo 19. Cuando los particulares entreguen a los sujetos obligados la informacin a que se refiere la fraccin I del
artculo anterior, debern sealar los documentos que contengan informacin confidencial, reservada o comercial
reservada, siempre que tengan el derecho de reservarse la informacin, de conformidad con las disposiciones
aplicables. En el caso de que exista una solicitud de acceso que incluya informacin confidencial, los sujetos obligados
la comunicarn siempre y cuando medie el consentimiento expreso del particular titular de la informacin
confidencial.

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8. Cdulas.

Definicin.

Una cdula o ficha de trabajo es un recurso o herramienta para la investigacin, que consiste en la
utilizacin de "tarjetas" las que se llenan con la informacin pertinente al trabajo en cuestin. En trminos
sencillos, es el registro que se va dejando de las fuentes consultadas y la informacin que se obtuvo de ellas.

Lo que se registra en la cdula o ficha de trabajo (la tarjeta) suele ser:

1. La informacin relevante de la fuente en si misma (el autor, la obra con detalles de la edicin consultada,
sitio web si aplica, fecha de la consulta, y todo lo que quieras agregar).
2. El contenido de esa fuente que encontraste se considera relevante para tu investigacin o trabajo.

Para este segundo punto, existen diferentes modalidades. En ocasiones basta escribir en tus propias
palabras lo relevante acerca del texto, como un resumen o sntesis. En este caso, le llamamos "cedula o
ficha de contenido".

Lo que escribes en este resumen se le denomina tcnicamente "parfrasis", que no es otra cosa que una re-
escritura de algn texto original.

Una segunda modalidad, es la cedula o ficha de trabajo "textual", que consiste en una cita textual del
fragmento del texto de inters para tu investigacin.

Entre las diferentes modalidades que se utilizan, encontrars otros nombres para la cdula o ficha de
trabajo, como de "comentario", "sntesis", "resumen", etc.., pero no te confundas, al fin y al cabo, es una
forma ordenada de ir registrando las fuentes y el contenido en ellas que sea relevante para tu investigacin,
al momento de ordenarlo todo y confeccionar finalmente tu informe u obra de la naturaleza que sea.

Tipos de cedulas o fichas documentales.

Cdulas o Fichas Textuales.
Cdulas o Fichas de Parfrasis.
Cdulas o Fichas de Resumen.
Cdulas o Fichas de Comentario.
Cdulas o Fichas de Sntesis.
Cdulas o Fichas de Reflexin.
Cdulas o Fichas Mixtas.
Cdulas o Fichas de Estudio.
Cdulas o Fichas de Datos.
Cdulas o Fichas Libres.



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La cdula o ficha textual:
Las cdulas o fichas textuales son aquellas mediante las cuales se recopila informacin escrita en
forma textual, es decir, sin alterar el contenido, sea resumiendo o ampliando datos respecto al texto
original consultado. En el caso de las fichas aplicadas a los libros, en stas debe incluirse -al igual
que en las citas bibliogrficas- los datos tcnicos que permitan identificar el documento consultado:
autor/a/as/es, ttulo, ao de edicin, editorial, etc., a lo cual debe aadirse el nmero de pgina.

Este ltimo dato es de suma importancia, ya que cuando existe el proceso de revisin y quedan
dudas respecto al texto original consultado, en caso de no haberse identificado el nmero de pgina,
el trabajo se ve seriamente retrasado, entre otras razones no menos importantes. Tambin puede
incluirse un recuadro pequeo para identificar el nmero de ficha. Las fichas textuales aplicadas a
fuentes hemerogrficas son similares, con las variaciones el caso. Adems, debe incluirse el tema
con el que se vincula de manera general en la investigacin. Esto puede hacerse en un recuadro
adicional o en una lnea de texto.





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La cdula o Ficha de Parfrasis.

Una cdula o ficha de parfrasis, es una ficha en la que el autor, ya sea estudiante o investigador,
escribe con sus propias palabras aquello que est investigando; en esta no escribe o copia, ms
bien interpreta lo que est leyendo. La informacin de esta ficha no se escribe ente comillas pues
el texto es propio y se escribe la fuente de la que adquiere la informacin.




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La cedula o ficha resumen o de estudio.

La cdula o ficha de resumen, o tambin llamadas fichas de estudio, se utilizan para reunir la
informacin de un tema en particular. Contiene en forma abreviada, los aspectos ms importantes
de un tema estudiado, o el resumen de una lectura .Es de gran utilidad, ya que adems de su fin
primordial de facilitar el aprendizaje de la materia, esta puede adiestrar en la relacin y
jerarquizacin de conceptos. Se encabezan con el ttulo de la signatura a que se refieren, el tema
especfico y un nmero que permita organizarlas en un fichero.

Elementos que debe contener una ficha de resumen:

- Ttulo de la investigacin (nombre del tema).
- Sntesis de la consulta o transcripcin (resumen) de las ideas principales.
- Referencia de las fuentes bibliogrficas o de consulta.
- En el ngulo superior derecho se anotar la inicial del ttulo del tema.







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La cedula o ficha de comentario.

La cdula o ficha de comentario se encuentra destinada a expresar la opinin personal, en la que
utilizamos nuestro propio criterio y opinin. Se deben escribir los datos de la fuente donde se
origina la informacin en la que se basa, aunque esta puede ser desde una conferencia, hasta una
pltica particular pasando por libros y textos de toda ndole.




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La cedula o ficha de sntesis.

Una cdula o ficha de sntesis, es aquella en la cual se registra, de manera resumida, los datos ms
relevantes obtenidos de una obra escrita, cinematogrfica o teatral.

Redactar correctamente una ficha de sntesis requiere conocer los siguientes datos e incluir en
orden lo debe aparecer, cada autor puede elegir en que parte de la ficha colocarlos, aunque lo
correcto es la parte superior, inferior o al reverso de la ficha, respetando un orden:

- Nombre del autor (en caso de obras escritas) o Director y/o guionista (en el caso de pelculas y
obras teatro);
- Ttulo del libro, artculo, obra de teatro, pelcula, etc.;
- Ao en que fue escrito o realizado;
- Ciudad y Pas;
- Editorial (En el caso de Libros), Nombre del Peridico o Revista (en el caso de artculos)
Productora (en el caso de pelculas y obras teatrales).
- Nmero o nmeros de pginas (en caso de obras escritas)
- Tiempo de duracin (en caso de pelculas y obras de teatro)
- Seccin (en caso de artculos de peridicos)
- Gnero (en caso de pelculas, obras teatrales y en obras literarias).

Estos datos nunca pueden ser omitidos al momento de construir una ficha de sntesis, existen otros
datos que pueden ser agregados, por ejemplo, el reparto artstico de una pelcula u obra de teatro.

Tras incluir los datos pertinentes, se procede a realizar el resumen de la obra. Existen muchos
recursos que nos permiten sintetizar las informacin ms relevante, en el momento de resumir lo
acontecido en el libro que lemos, la pelcula u obra de teatro que vimos, uno de los recursos ms
tiles e importantes es el de la cita textual, ya que nos permite registrar la idea original que nos
ofrece el autor.


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La cedula o ficha de reflexin.

La cdula o ficha de reflexin se aplica a cualquier destreza y a cualquier rea de nuestras actitudes
o vida. Ayudan a quien intenta rellenarlas a profundizar en el conocimiento, control y anlisis de
los propios mecanismos de aprendizaje.

Es cierto que este tipo de fichas tiene demasiadas preguntas; por un lado podemos reducirlas
cosa que puede dar como resultado insuficiente reflexin y por tanto informacin-, y por otro,
podramos dejar las respuestas ms abiertas, pero segn mi experiencia con este tipo de
encuesta-, si se dan esas posibilidades, muchas personas no saben qu decir porque nunca se lo
han planteado. Que haya tantas preguntas es una forma de ayudar a la introspeccin.

Finalidades de la cedula o ficha de reflexin.
Guiar la reflexin sobre una conducta no deseada.
Fundamentar la reflexin en la aplicacin de los pensamientos necesarios (causal, consecuencial,
de perspectiva, alternativo, de medios-fin).
Ayudar a reducir la temperatura emocional a travs de la reflexin en solitario para preparar el
clima de una posterior conversacin.
Naturalizar una rutina de conducta no deseada-reflexin estructurada.
Preparar a la persona para que pueda mantener una conversacin tranquila, basada en el anlisis,
de modo que se puedan conseguir acuerdos o compromisos.

Aplicaciones.
En general, para cualquier persona del centro que haya tenido una conducta contraria a la
convivencia.

Uso
Es un punto de partida para que podamos hablar, entendernos y llegar a un acuerdo.
La ficha y la entrevista son compatibles con la sancin que se determine, si se diera el caso.

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La cdula o ficha mixta.

Una cdula o ficha mixta, consta de dos partes; una es la ficha textual que se realiza en la parte
superior y que va entre comillas y un comentario personal, resumen, sntesis que se encuentre
directamente relacionado con el tema de la ficha o del texto.

Conviene recordar que en las fichas como en todos los textos el uso de comillas y puntos
suspensivos, indica que el texto se encuentra fragmentado y que solo se ha tomado la informacin
que se considera pertinente.


















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La cedula o ficha libre.

La cedula o ficha libre es una ficha personal en la que independientemente de las lecturas que se
hagan, permiten anotar reflexiones o juicios muy personales sobre un tema de nuestra
investigacin o ideas que se nos puedan ocurrir y que no queremos olvidar.






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9. Ajustes de Reclasificacin de documentos.

Depuracin.

El Jefe del Departamento de Control de Archivos se coordinar con los responsables de los
Archivos de Trmite para llevar a cabo depuraciones de la documentacin a su cargo, considerando
el valor (administrativo, legal o contable) y la vigencia documental establecida en el Catlogo de
Disposicin Documental.

Con el objeto de realizar una adecuada valoracin documental, se observar lo siguiente:

- Se conservarn los documentos que reflejan las acciones, funciones y trmites de la dependencia,
como proyectos, estudios, manuales, planos, programas, investigaciones, informes, presupuestos,
estadsticas y todos los documentos normativos, programticos e informticos del Instituto.
- Cuando exista justificacin se eliminarn las copias en caso de tener los originales.
- Se eliminarn los documentos cuyo propsito es informar acontecimientos festivos o cvicos.
- Se eliminarn las tarjetas, formatos y formas que no contengan inscripcin alguna.
- Se eliminarn los documentos que tienen una utilidad temporal (recados, registros, cartas de
recomendacin).

Principios para la elaboracin del Cuadro General de clasificacin.

En la elaboracin del Cuadro general de clasificacin archivstica es requisito previo e indispensable
contar con un amplio conocimiento de las atribuciones y funciones del organismo que genera los
documentos de archivo. Adems, en su formulacin se deben considerar:

ividad de la dependencia o entidad.



Con base en la estructura archivstica del fondo, seccin y serie como niveles bsicos y sucesivos en
la elaboracin del Cuadro general de clasificacin archivstica la metodologa se plantea a partir de
un fondo especfico y tendr como principios: la delimitacin, la unicidad, la estabilidad y la
simplificacin.

Delimitacin: El objeto del cuadro es determinar la clasificacin del fondo; es decir, de los
documentos de cualquier tipo y poca generados, conservados o reunidos en el ejercicio de las
atribuciones o funciones de una dependencia o entidad.

Unicidad: Los lmites temporales y la edad de los documentos no son caractersticas definitorias de
la estructura del archivo ni rompen la unidad del fondo. El cuadro se concibe para clasificar todos
los documentos de archivo con independencia de su cronologa, desde la ms antigua hasta la ms
reciente.



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Estabilidad: El cuadro debe basarse en las atribuciones o funciones de la dependencia o entidad,
cuya permanencia garantice una clasificacin segura y estable; as mismo, debe permitir el
crecimiento de sus secciones y series sin romper su estructura.

Simplificacin: El cuadro debe ser universal y flexible. Para ser adoptado en todos los supuestos
posibles, se establecern divisiones precisas y necesarias sin tener que descender a subdivisiones
excesivas.

Primera etapa: En ella se establece un modelo de tratamiento de los documentos de archivo para
obtener, mediante los procesos de identificacin, jerarquizacin y codificacin, categoras de
agrupamiento estables, nicas, delimitadas, universales y flexibles.

i. Identificacin: Consiste en identificar los elementos que apoyen la formulacin de categoras de
agrupamiento. De acuerdo con un sistema funcional de clasificacin, en el establecimiento de las
categoras de agrupamiento debe contemplarse:

Las atribuciones y funciones comunes al conjunto de instituciones que integran la administracin
pblica federal;
Las atribuciones y funciones especficas de cada dependencia o entidad que corresponden a las
atribuciones sustantivas que marcan la diferencia de una dependencia o entidad con otra.

En ambos casos se debe tomar en cuenta la existencia de una estrecha relacin entre lo que es
objeto de una accin institucional o social, y los documentos de archivo que sustentan y dan
validez al trabajo institucional.

As, los instrumentos que posibilitan el proceso son los siguientes:

Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal
Leyes generales o federales
Reglamentos internos o similares
Manuales de organizacin y procedimientos
Catlogos de actividades del sector pblico federal
Cuadros de clasificacin vigentes en las dependencias o entidades

Los instrumentos enlistados permitirn la deteccin e identificacin de atribuciones y funciones a
partir de las cuales se formarn categoras de agrupamiento que integrarn el Cuadro de
clasificacin.

Cabe destacar que en el proceso de identificacin de las funciones, son importantes los
reglamentos internos vigentes de las dependencias o entidades.

Existen adems leyes federales o generales donde se sustentan las tareas de las dependencias o
entidades; en estos casos, las atribuciones o disposiciones que debern cumplirse llegan a tener
una mayor estabilidad que los mismos reglamentos, por lo que es recomendable su anlisis.

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Los instrumentos de identificacin restantes tendrn una funcin de cotejo y complementariedad,
ms que de creacin de categoras de agrupamiento propiamente dichas.

El anlisis de los instrumentos deber tener como resultado una sola lista, sin duplicaciones
innecesarias de las categoras de agrupamiento que ofrezcan una perspectiva general del conjunto
de categoras documentales sustantivas y comunes.

El proceso de identificacin tambin incluye una serie de mecanismos de semejanza e integracin
entre categoras, teniendo en cuenta que existe un gran nmero de tareas comunes a todas las
dependencias o entidades y que, por esta razn, se antoja ms adecuado para el manejo de las
categoras de agrupamiento, lograr la unificacin paulatina de las que tienen gran similitud, no de
tipo semntico, sino, incluso de contenido.

En el proceso de identificacin debe tenerse atencin especial de no incurrir en:

Tener un listado enorme de categoras de agrupamiento repetidas, lo que slo entorpecera su
utilizacin en otras fases como la jerarquizacin y la codificacin;
Crear ideas falsas que produzcan mayor dispersin de la informacin o, por el contrario,
discriminar de manera errnea.

Es necesario que la identificacin de categoras de agrupamiento se realice sobre una base slida y
de comparacin tal que slo los instrumentos que citamos darn ocasin de hacerlo.

Ejemplos:
Recursos Humanos
Programacin, Organizacin y Presupuestacin
Recursos Materiales y Obra Pblica
Comunicacin Social
Operaciones y comercializacin
Vigilancia epidemiolgica

ii. Jerarquizacin. Consiste en el establecimiento de los niveles de relacin o coordinacin, as
como de semejanza y diferencia entre las categoras de agrupamiento identificadas. A diferencia
de lo que ocurre en la fase de identificacin en donde las categoras de agrupamiento son objeto
de un proceso de descripcin y registro unificado, la jerarquizacin de dichas categoras debe ser
objeto de un proceso de comparacin que permita ubicarlas en un contexto general de ordenacin
o "relacin," el cual ha de distinguir elementos de gradacin (o categorizacin) diferentes, para
ubicar la categora de agrupamiento en el lugar correspondiente.

As, por ejemplo, en la administracin pblica el cuadro clasificador por objeto de gasto responde a
este principio de jerarquizacin al establecer las categoras captulo, concepto y partida para
reporte del gasto pblico, mientras que conforme a los Lineamientos, el Cuadro general de
clasificacin archivstica responde a la estructura fondo, seccin y serie.

En la jerarquizacin, el modelo debe dar cabida en forma lgica a todas nuestras categoras de
agrupamiento. Esto se har a partir de la utilizacin de elementos que incorporen caractersticas
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generales de "aglutinamiento de la accin administrativa" (funcin-actividad-asunto) en torno a las
cuales sea posible ubicar racional, continua y sistemticamente a dichas categoras documentales.

Ejemplos:

Recursos Humanos
Expediente de personal
Nmina de pago de personal
Reclutamiento de personal
Comunicacin Social
Boletines y entrevistas para medios
Actos y eventos oficiales
Registro de audiencias pblicas
Recursos Materiales y Obra Pblica
Licitaciones
Adquisiciones

iii. Codificacin. La utilidad del cdigo ha de verse como condicin necesaria para el
funcionamiento del Cuadro general de clasificacin archivstica, al relacionarse ste con el orden y
distribucin de las categoras de agrupamiento dentro del propio Cuadro. Lo anterior da lugar a la
sistematizacin y ubicacin adecuada que hace ms claras las relaciones documentales e
interconexiones caractersticas de los documentos de archivo.

A la codificacin se le interpreta como la clasificacin archivstica en s misma, y no como la imagen
y representacin de cifras o smbolos (cdigos), de tal forma que stos, por s solos, no son la
solucin a los problemas de la clasificacin. Incluso existen sistemas de clasificacin que toman
como base distintos cdigos o smbolos (decimal, sectorial, numrico simple, etc.) y pierden de
vista que en archivstica, la asignacin de un cdigo se realiza hasta despus de identificar y
jerarquizar las categoras del agrupamiento documental.

Asignar un cdigo permite sustituir el nombre propio o ttulo de la categora de agrupamiento para
fines de abreviatura o identificacin, y denotar la importancia del propio cdigo para sostener y
controlar el lugar ocupado por la categora de agrupamiento.

La utilidad del cdigo es una condicin necesaria para el funcionamiento del Cuadro general de
clasificacin archivstica que, al relacionarse con el orden y distribucin que observan las categoras
de agrupamiento dentro del propio Cuadro, propicia su adecuada sistematizacin y ubicacin que
hace ms claro el tipo de relaciones documentales e interconexiones que se establecen entre s.

Resulta indispensable que la codificacin sea una seleccin cuidadosa del tipo de claves o cdigos a
utilizar; es importante que el tipo de codificacin seleccionado sea de fcil manejo, lgico,
accesible y aplicable a las categoras de agrupamiento, as como su utilizacin para identificar los
documentos.

La seleccin del tipo de codificacin ms apropiada depender, bsicamente, de la forma en que
aparecen las categoras de agrupamiento al final de las etapas de identificacin y jerarquizacin.
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Ejemplos:

100 Recursos Humanos
101 Nminas
200 Comunicacin Social
201 Entrevistas a funcionarios de mando
300 Recursos Materiales y Obra Pblica
301 Licitaciones
4C Recursos Humanos
4C.3 Expediente nico de personal
4C.4 Registro y control de presupuestos y plazas
4C.5 Reclutamiento de personal
6C Recursos Materiales y Obra Pblica
6C.3 Licitaciones
6C.4 Adquisiciones
9C Comunicacin Social
9C.6 Boletines y entrevistas para medios
9C.14 Actos y eventos oficiales
9C.15 Registro de audiencias pblicas


Segunda etapa: Consiste en los procesos que se llevan a cabo para la instrumentacin del Cuadro
general de clasificacin archivstica:

Validacin. Se refiere a las acciones de reconocimiento y aprobacin de las autoridades
correspondientes para el Cuadro general de clasificacin archivstica, con el objeto de que pueda
ser difundido y aplicado.

Formalizacin. Atiende a los mecanismos de implantacin y su respectiva difusin en el mbito de
todos los archivos de la dependencia o entidad.

Supervisin y asesora. Es el seguimiento de las acciones tendientes a garantizar el adecuado
funcionamiento del Cuadro general de clasificacin archivstica, corregir las posibles desviaciones y
aclarar las dudas.

Capacitacin. Se refiere a las necesidades de especializacin en la aplicacin de operaciones y
procedimientos del Cuadro general de clasificacin archivstica.









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10. Ajuste de estatus de expedientes.

Ajuste de estatus de expediente.

La Ley permite cambios en el estatus de un documento mientras este no haya sido rechazado o
cancelado por la institucin y/o que el individuo no se haya desistido de su peticion.

El trmino comnmente usado para el cambio a estatus permanente es ajuste de estatus.

Genera alguna obligacin adicional el derecho de peticin en las autoridades?

Efectivamente el derecho de peticin genera en las autoridades un conjunto de obligaciones o
mandatos. Entre ellos cabe mencionar los siguientes:

a. Facilitar los medios para que el ciudadano pueda ejercitar el derecho de peticin sin trabas
absurdas o innecesarias.
b. Admitir y tramitar el petitorio.
c. Resolver en el plazo sealado por la ley de la materia la peticin planteada, ofreciendo la
correspondiente fundamentacin de la determinacin.
d. Comunicar al peticionante la decisin adoptada.

Cmo se protege el derecho de peticin?

La va de proteccin de este derecho es la accin de amparo, la misma que procede contra el
hecho u omisin, por parte de cualquier autoridad, funcionario o persona que vulnera o amenaza
los dems derechos reconocidos por la constitucin.




















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11. Expedientes.

El expediente administrativo est conformado por una serie de formalidades:

- Formalidades frecuentes o etapas: deben cumplirse siempre y son indispensables para la
tramitacin.
- Formalidades especiales: etapas del trmite que puede tener o no tener lugar, de acuerdo a cada
caso.

El inicio de un expediente administrativo puede realizarse de oficio o a peticin de cualquier
persona fsica o jurdica, pblica o privada que invoque un derecho subjetivo o un inters legtimo.

La institucin o dependencia puede tener una oficiala de partes o una Unidad administrativa de
Entradas y Despacho de Secretara Administrativa tiene la facultad de determinar, registrar y
caratular la documentacin como trmite interno o expediente administrativo. Todas las unidades
tienen la obligacin de suministrar informacin de un expediente basndose en su identificacin
inicial.


Definicin.

Es la unidad organizada de documentos reunidos por el productor para su uso corriente, o durante
el proceso de organizacin archivstica, porque se refieren al mismo tema, actividad o asunto. El
expediente es generalmente la unidad bsica de la serie.

Un expediente debe contar con un escrito por parte del interesado, plateando alguna problemtica
o solicitud.

Anexos o djuntos: Son todos aquellos documentos que se presentan con la nota y que aporta el
interesado al momento de presentarla, muchas veces el propio interesado las refiere como anexos,
pudiendo ser:

Asignacin de folio de un expediente, es importante que se respete el orden y se proceda de la
actividad de foliar, es decir, es la numeracin consecutiva de los folios (hojas y/o documentos,
sobres, etc. que integran el expediente) de acuerdo al orden en que aparecen en el mismo. Esta
indicacin se realiza en el ngulo superior derecho, primero se pone el nmero correspondiente y
debajo, entre parntesis con letras se aclara el nmero.

Observacin importante:

Cuando el adjunto que se incorpora al expediente consta de varios folios (puede ser un informe de
varias hojas, un librillo, etc.,), en el momento de integrarlo hay que foliar cada hoja, de ese
adjunto, con el nmero correlativo que le corresponde de acuerdo a la numeracin de los folios del
expediente.

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Otra alternativa puede ser, poner ese adjunto en un sobre que lo contenga, y escribir en el sobre:
contiene tal o cual documento, foliar el sobre con el nmero que le corresponde, de acuerdo al
expediente. Este procedimiento se utiliza generalmente cuando lo adjunto acredita al beneficiario
de varias prestaciones).










































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12. Papeles de Trabajo en Auditoria.

Los papeles de Trabajo del Auditor.

Introduccin.

Durante el transcurso de la Auditora, el Auditor obtendr una serie de datos que le permitirn
emitir su opinin sobre los estados financieros tomados en conjunto.

Estos datos obtenidos en cada una de las fases del trabajo, no pueden ser almacenados solamente
en la memoria del Auditor, sino que deben ser consignados por algn medio que permita su
consulta en forma rpida y eficiente, y que sirvan en forma posterior para cualquier persona
interesada en constatar la forma en que se lleg a la opinin sobre los estados financieros.

Por esta razn el Auditor elabora u obtiene una serie de cdulas y documentos en los cuales se
deja el rastro de las condiciones encontradas, las tcnicas y procedimientos aplicados, su extensin
y la oportunidad de aplicacin, as como los datos que le permitieron llegar a las conclusiones
sobre cada rea de trabajo examinada y a la conclusin global sobre los estados financieros
tomados en conjunto.

Objetivo

Conocer la importancia de elaborar papeles de trabajo, las clases de papeles existentes y los
requisitos.

Hoja de Trabajo.

Son documentos en hojas multicolumnares tabular o en formato digital, en las cuales se listan
agrupamientos de cuentas de mayor con los saldos sujetos a examen. Sirven de resumen y gua o
ndice de las restantes cdulas que se refieran a cada cuenta. Estos papeles representan los
estados financieros en conjunto. Aqu se inicia la tcnica del anlisis pues se empieza a
descomponer el todo en unidades de estudio ms pequeas. El mtodo usado es el deductivo.
Puede hacerse este listado como simple balance de comprobacin, sin buscar orden alguno en las
cuentas; pero se encontrar muy conveniente hacerlo siguiendo el ordenamiento del Balance
General y del Estado de Resultados.

Cada rubro de la Hoja de Trabajo estar representado por una Cdula Sumaria. Es de advertir que
no necesariamente el rubro debe representar una cuenta de mayor, pues a criterio del Auditor,
este puede agrupar dos o ms si as se le facilita el examen. El criterio para agrupar las cuentas en
cdulas sumarias es la homogeneidad de las cuentas agrupadas, pues se requiere que las
conclusiones del examen del grupo sea aplicable a todas la cuentas examinadas.

Las hojas de trabajo contendrn los saldos del ejercicio anterior con el fin de hacer comparaciones.
Tambin, se anotarn en estas hojas de trabajo los ajustes y reclasificaciones que resulten de la
revisin, para obtener en ellas las cifras finales o de Auditora que son las referidas en el dictamen.

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El esquema de una Hoja de Trabajo es el presentado cuando se describi la estructura de las
cdulas de auditora. Es importante destacar que la columna que contiene los saldos a examinar
representa el primer trmino de la ecuacin de auditora, es decir, la evidencia primaria. Estos
saldos son la primera evidencia que el auditor tiene acerca de los estados financieros a dictaminar,
por tanto, l debe comprobar la razonabilidad de estos saldos para emitir su opinin, en otras
palabras debe obtener evidencia corroborativa de esta evidencia primaria para encontrar la
evidencia suficiente y competente que le exige la norma relativa a la ejecucin del trabajo.

La obtencin de evidencia corroborativa, constituye en s el trabajo de campo y es la labor ms
dispendiosa de la auditora. Esta evidencia corroborativa se obtiene por medio de tcnicas y
procedimientos de auditora, las cuales tienen el propsito de convencer al auditor y solo al
auditor de la razonabilidad o no de los saldos sometidos a examen. Dado que estas tcnicas y
procedimientos de auditora solo buscan convencer al auditor, este tiene la plena autonoma de
determinar las tcnicas a aplicar y el alcance de las mismas, cualquier interferencia en la aplicacin
de las tcnicas y procedimientos que el auditor ha decidido se constituye en una limitacin al
alcance del examen y amerita una salvedad en el informe, en el prrafo del alcance, la cual puede
tener trascendencia en el prrafo de la opinin si el auditor por medio de otras tcnicas y
procedimientos alternativos no logra obtener evidencia suficiente y competente.

En la hoja de trabajo, la evidencia primaria la constituye los saldos a examinar los cuales se
encuentran en la columna "Saldo a Dic. 31 ao de examen", mediante el uso de tcnicas y
procedimientos de auditora, que ocupan la labor del trabajo de campo se encuentra la evidencia
corroborativa, la cual se plasma en las columnas "Ajustes y Reclasificaciones" si existen
discrepancias con la evidencia primaria. A continuacin se obtiene la evidencia suficiente y
competente que es el saldo que le consta al auditor el cual se encuentra en la columna "Saldo a
dic. segn auditora"




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Qu es una Cdula?

Es el papel o documento de trabajo que utiliza el auditor para llevar a cabo su revisin, las
caractersticas del mismo, dependiendo del rea a revisar y el tipo de revisin que se est llevando
a cabo.

Estructura de las Cdulas.

De acuerdo a su criterio y en la prctica comn, se utilizan en hojas multicolumnares manuales o
electrnicas, las cuales llevan la siguiente estructura formal:



ndice de la Cdula o Memorando: se ubicada en la parte superior derecha, permite la localizacin
rpida del papel de trabajo. Se marcar con lpiz de Auditora de color, rojo, verde o azul, de tal
manera que sea visible y no quede oculto cuando se pliega la cdula. Como se trata de una cdula
que ocupa ms de una planilla, se indicar con una numeracin en cada una, p., ej., 1 de 3; 2 de 3;
y 3 de 3, etc. En el caso de las hojas electrnicas como Excel, el ndice se ubicara en la parte
inferior del libro, en la pestaa que se utiliza para nominar las diferentes hojas de dicho libro.

Encabezamiento: nombre de la compaa auditada, rubro de los estados financieros examinados el
cual da el nombre a la cdula, memorando u otro tipo de papel de trabajo, con la fecha de
Auditora que es la misma de los estados financieros examinados.

Responsables: Se colocan los nombres, iniciales o rubrica de los responsables por la elaboracin y
supervisin de la cdula.

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Cuerpo del trabajo: En esta parte se desarrolla toda la Auditora y se consignan los datos obtenidos
por el Auditor para allegar la evidencia suficiente y competente.

Conclusin: las conclusiones de la persona responsable de cada rea de trabajo, respaldada por la
evidencia en los papeles de trabajo segn los objetivos de la auditoria.

Significado de marcas: al final de la Cdula a manera de convenciones, se coloca el significado de
las marcas de Auditora utilizadas en el cuerpo del trabajo.

Fuente de informacin: Si se amerita, se coloca la fuente donde se obtuvieron los datos del
desarrollo del trabajo.


Cdulas sumarias o de resumen.

Son aquellas que contienen el primer anlisis de los datos relativos a uno de los renglones de las
hojas de trabajo y sirven como nexo entre sta y las cdulas de anlisis o de comprobacin.

Las cdulas sumarias normalmente no incluyen pruebas o comprobaciones, pero conviene que en
ellas aparezcan las conclusiones a que llegue el Auditor como resultado de su revisin y de
comprobacin de la o las cuentas a la que se refiere. Se laboran teniendo en cuenta los rubros
correspondientes a un grupo homogneo, que permita el anlisis de manera ms eficiente. Para
cada sumaria debe existir un rubro en la Hoja de Trabajo, ejemplo:





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Cdulas Analticas de Comprobacin.

En estas cdulas se detallan los rubros contenidos en las cdulas sumarias, y contienen el anlisis y
la comprobacin de los datos de estas ltimas, desglosando los renglones o datos especficos con
las pruebas o procedimientos aplicados para la obtencin de la evidencia suficiente y competente.
Si el estudio de la cdula analtica lo amerita, se deben elaborar subcdulas.

La cdula analtica es la mnima unidad de estudio, en ocasiones es necesario dividir la analtica
para un mejor examen de la cuenta. Obligatoriamente deben describir todos y cada uno de las
tcnicas y procedimientos de auditora que se efectuaron en el estudio de la cuenta, pues en estas
cdulas y en las subanalticas se plasma el trabajo del auditor y son las que sirven de prueba del
trabajo realizado.

Dado que se ha partido de lo general (los estados financieros) y se ha llegado a lo particular (la
cdula analtica o sub analtica). Se realiza el proceso inverso, es decir, partir de lo particular (la
cdula analtica o sub analtica) para llegar a lo general (los estados financieros) se amarran las
cifras y de esta manera se emite una opinin mejor sustentada sobre estos estados tomados en
conjunto. Es necesario efectuar referencias cruzadas de los saldos que obtiene el auditor a raz de
su examen. Son anotaciones al valor y dentro de un crculo el ndice de la cdula a la cual se
traslada el saldo obtenido y en la cdula que lo recibe igualmente anotar el ndice de la cdula de
donde procede. Ambos valores deben coincidir exactamente para que se considere referencia
cruzada.







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Cdulas Subanalticas.

En algunas cuentas se requiere elaborar cdulas adicionales a las analticas para examinar otras
cuentas que se desagregan de estas ltimas. Tienen similitud con la cdulas analticas pues son la
mnima unidad de anlisis y en ellas se deben obligatoriamente describir todas y cada una de las
tcnicas y procedimientos de auditora que se aplicaron en la cuenta.

Las pruebas aplicadas originan documentos que deben indexarse utilizando el ndice de la
subanaltica adicionndole nmeros consecutivos separados por una barra inclinada, p., ej., la
reconciliacin bancaria del Banco Andino de la cuenta 0008-987-765-09-1 debe llevar en su parte
superior como ndice 11100502-01/ 1, la reconciliacin de la cuenta 0008-987-766-34-1 del mismo
banco llevar el ndice 111005-02/1, de igual manera la cuenta 0008-987-766-89-2 tendr como
ndice 111005-03/1. De idntica manera se proceder con los restantes documentos que se
desprendan del anlisis de cada cuenta de este banco, el ndice variar en el nmero consecutivo
que le corresponda, p., ej.









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Ordenamiento y Archivo.

El ordenamiento de los papeles de trabajo deber ser lgico y gil, para que su localizacin resulte
fcil para cualquier persona. Los papeles se ordenarn y archivarn por grupos o conceptos,
atendiendo los datos o informacin que contengan.

El ordenamiento lgico ser el del listado de los rubros en las hojas de trabajo. Si stos lo estn en
el orden de presentacin de los estados financieros, ser tambin el orden en que se coloquen los
papeles de trabajo en el expediente, es decir, cuentas del Activo, luego los del Pasivo y del Capital y
por ltimo, los referentes a resultados; pero si no se prescindir del orden del balance para seguir
o acatar precisamente el prefijado en las hojas de trabajo, de otro modo se dificultara la
localizacin de las cdulas.

































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ndices.

Para facilitar el ordenamiento y archivo de los papeles de trabajo y su rpida localizacin, se
acostumbra ponerles una clave a todos y cada uno de ellos en lugar visible. Se escriben
generalmente con un lpiz de color, con el cual se sabe de qu papel se trata y el lugar en su
respectivo archivo. Los generalmente utilizados en Auditora son:

ndice Numrico Alfabtico: Se le asigna una letra mayscula a las cuentas de Activo y dobles
letras maysculas a las cuentas de Pasivo y Capital. Las cuentas de Resultado llevaran nmeros
arbigos ascendentes.

ndice Alfabtico Doble: A las cdulas sumarias se les asigna una letra mayscula, y a las cdulas
analticas dos letras maysculas.

ndice Alfabtico Doble Numrico: esta combinacin de los sistemas Numrico Alfabtico y
Alfabtico Doble. Se utiliza para identificar, una letra mayscula a las cdulas sumarias de Activo y
doble letra mayscula a las sumarias de Pasivo y Capital. Las cdulas analticas se indexan con la
letra o letras de la respectiva sumaria y un nmero arbigo progresivo. Las cuentas de Resultados
se indexan con nmeros arbigos en mltiplos de 10 en forma ascendente. Es el de mayor
utilizacin por la facilidad de su uso y su popularidad a nivel nacional e internacional.

ndice Numrico: A las cdulas sumarias de Activo, Pasivo, Capital y Resultados se le asignan
nmeros arbigos progresivos y las cdulas analticas nmeros fraccionarios.

ndice Decimal: A las cdulas sumarias de Activo, Pasivo, Capital y Resultados se le asignan
nmeros arbigos en mltiplos de 1000 y a las cdulas analticas nmeros arbigos dependientes
de los de las sumarias en mltiplos de 100.

ndice del Plan nico de Cuentas: Este mtodo consiste en asignar como ndice el cdigo
correspondiente a las clases, grupos, cuentas y subcuentas del Plan nico de Cuentas. El ndice de
las hojas de trabajo tendra un dgito: Activo 1; Pasivo 2; Patrimonio 3; Ingresos 4: Gastos 5; Costo
de Ventas 6 y Costos de Produccin o de Operacin 7. El ndice de las cdulas sumarias tendra dos
dgitos: Disponible 11; Inversiones 12; Deudores 13 etc. El ndice de las cdulas analticas puede
tener de 4 a 6 dgitos: Caja 110505, Bancos 111005, Inversiones en Acciones 120505 etc. Este
sistema tiene la ventaja de no necesitar un documento que explique el significado del ndice por
ser suficientemente conocido por todos, pero tiene la gran desventaja de usar ndices con
demasiados dgitos en los niveles de cdulas analticas y subanalticas lo que dificulta hacer las
referencias cruzadas, p., ej.








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NOMBRE DE LA CDULA

TIPO DE CDULA
NDICE
ALFABETICO
DOBLE NUMERICO
NDICE
NUMERICO
PUC
Balance General Activo Hoja de Trabajo BG/1 1
Balance General Pasivo Hoja de Trabajo BG/2 2
Balance General Patrimonio Hoja de Trabajo BG/3 3
Estado de Resultados Ingresos Hoja de Trabajo PyG/1 4
Estado de Resultados Egresos Hoja de Trabajo PyG/2 5
Estado de Resultados Costo de Ventas Hoja de Trabajo PyG/3 6
DISPONIBLE Sumaria A 11
CAJA GENERAL Analtica A1 110505
Caja General Oficina Principal Sub-analtica A1/1 110505-01
CAJAS MENORES (Fondos Fijos) Analtica A2 110510
Caja Menor Oficina Principal Sub-analtica A2/1 110510-01
BANCOS Analtica A3 111005
Banco X Cuenta nnnnn1 Sub-analtica A3/1-1 11100501-01
Banco X Cuenta nnnnn2 Sub-analtica A3/1-2 11100501-02
Banco Y Sub-analtica A3/2-1 11100502-01
INVERSIONES Sumaria B 12
ACCIONES Analtica B1 120505
Acciones Z Sub-analtica B1/1 12050501
DEUDORES Sumaria C 13
CLIENTES Analtica C1 130505
Cliente A Sub-analtica C1/1 130505-001
Cliente B Sub-analtica C1/2 130505-002
INVENTARIOS Sumaria D 14
MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA E. Analtica D1 1435
Articulo M Sub-analtica D1/1 143505-001
PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPOS Sumaria E 15
TERRENOS Analtica E1 150405
Terreno P Sub-analtica E1/1 150405-01
Terreno Q Sub-analtica E1/2 150405-02
CONSTRUCCIONES EN CURSO Sumaria E2 150805
Construccin W Analtica E2/1 150805-01
CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES Sumaria E3 151605
Edificio R Analtica E3/1 15160501
INTANGIBLES Sumaria F 16
CRDITO MERCANTIL Analtica F1 160505
MARCAS Analtica F2 160510
Marca Alfa Sub-analtica F2/1 160510-01
Marca Beta Sub-analtica F2/2 160510-02
DIFERIDOS Sumaria G 17
GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO Analtica G1 1705
Intereses Sub-analtica G1/1 170505
Seguros y Fianzas Sub-analtica G1/2 170520
VALORIZACIONES Sumaria H 19
DE INVERSIONES EN ACCIONES Analtica H1 190505
OBLIGACIONES FINANCIERAS AA 21
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SOBREGIROS BANCO X AA1 21050101
Cuenta nnnnnn1 AA1/1 21050101-01
Cuenta nnnnnn2 AA1/2 21050105-05
SOBREGIROS BANCO Y AA2 21050102
PAGARS BANCO X AA3 210510-01
PROVEEDORES BB 22
PROVEEDORES NACIONALES BB1 220505
PROVEEDOR A BB1/1 220505-01
PROVEEDOR B BB1/2 220505-02
CUENTAS POR PAGAR CC 23
COSTOS Y GASTOS POR PAGAR CC/1 2335
RETENCION EN LA FUENTE CC/2 2365
IVA RETENIDO CC/3 2367
RETENCIONES Y APORTES DE NOMINA CC/4 2370
ACREEDORES VARIOS CC/5 2380
IMPUESTOS GRAVMENES Y TASAS DD 24
DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS VFC DD/1 240405
IMPUESTO A LAS VENTAS POR PAGAR DD/2 2408
DE INDUSTRIA Y COMERCIO DD/3 2412
OBLIGACIONES LABORALES EE 25
SALARIOS POR PAGAR EE/1 2505
CESANTAS CONSOLIDADAS EE/2 2510
INTERESES SOBRE CESANTAS EE/3 2515
PRIMA DE SERVICIOS EE/4 2520
VACACIONES CONSOLIDADAS EE/5 2525
INDEMNIZACIONES LABORALES EE/6 2540
PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONES FF 26
CESANTAS FF1 201005
INTERESES SOBRE CESANTAS FF2 201010
VACACIONES FF3 201015
PRIMA DE SERVICIOS FF4 201020
CAPITAL SOCIAL GG 31
SUPERAVIT DE CAPITAL GG1 32
RESERVAS GG2 33
REVALORIZACIN DEL PATRIMONIO GG3 34
RESULTADOS DEL EJERCICIO GG4 36
RESULTADOS DE EJERCICIOS ANT. GG5 37
SUPERAVIT POR VALORIZACIONES GG6 38






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Referencias.

Son el enlace entre cifras o informacin que aparece en las diferentes cdulas, que se anotan para
cruzar los datos.










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Memorandos.

Los memorandos son documentos que el Auditor redacta para complementar la ejecucin de
ciertos trabajos o para resumir la informacin que contienen las planillas o cdulas de detalles.

El memorando de operaciones, es el ms importante y se usa para hacer explicaciones generales
de los aumentos y disminuciones de las cuentas del Balance General y del Estado de Resultados
durante el ao que se auditan en comparacin con las mismas cuentas del ao anterior.


Marcas de Auditoria.

Las marcas de Auditoria son aquellos smbolos convencionales que el auditor adopta y utiliza para
identificar, clasificar y dejar constancia de las pruebas y tcnicas que se aplicaron en el desarrollo
de una auditoria. Son los smbolos que posteriormente permiten comprender y analizar con mayor
facilidad una auditoria.

Objetivos de las marcas son.

1. Dejar constancia del trabajo realizado.
2. Facilitar el trabajo y ayudar a que se aproveche al mximo el espacio de la cdula, pues evitan
describir detalladamente las actividades efectuadas para la revisin de varias partidas.
3. Agilizar la supervisin, ya que permiten comprender de inmediato el trabajo realizado.
4. Identificar y clasificar las tcnicas y procedimientos utilizados en la auditoria.

Clasificacin de las marcas de auditora.

Pueden ser de dos tipos:

Marcas de auditora estndar. Se utilizan para hacer referencia a tcnicas o procedimientos que se
aplican constantemente en las auditorias y son interpretadas de la misma manera por todos los
auditores que las emplean. Son de utilizacin y aceptacin general.

Marcas de auditora especficas. No de uso comn; en la medida en que se adopten debern
integrarse al ndice de marcas correspondiente y sealarse con toda claridad al pie o calce de los
papeles de trabajo. Estas dependen de cada auditoria especfica y segn el usuario. No son las
mismas marcas en una empresa que en otra, ni son las mismas en un tipo de auditora que en otro.

Ejemplo de marcas de auditora.

A manera de ejemplo, se incluyen los siguientes smbolos con sus respectivos significados o
descripciones:

En la marca de Auditora se utiliza un color diferente al del color del texto que se utiliza en la
planilla para hacer los ndices. Las marcas deben ser sencillas, claras y fciles de distinguir una de
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otra. El primer papel de trabajo del Archivo de la Auditora debe ser la cdula de la Marca de
Auditora.
Esquema de Marcas de Auditoria.



AUDITORES PEREGRINO Y ASOCIADOS, S. C.

CLIENTE:

AUDITORIA A:

MARCA

SIGNIFICADO



Confrontado con libros
Cotejado con documento
Correccin realizada
Comparado en auxiliar
Sumado verticalmente
Confrontado correcto
^ Sumas verificadas
Pendiente de registro
No rene requisitos
S Solicitud de confirmacin enviada
SI Solicitud de confirmacin recibida inconforme
SIA Solicitud de confirmacin recibida inconforme pero
aclarada

SC Solicitud de confirmacin recibida conforme
S Totalizado
Conciliado
Circularizado
Y Inspeccionado












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Propiedad de los papeles de trabajo.

Los papeles de trabajo son la fundamentacin de la opinin del Auditor en su dictamen y por tanto
respaldan el trabajo realizado por el mismo y tienen una utilizacin que va ms all de la Auditora
del perodo en que estos se realizaron, pues son origen de la informacin para futuras Auditoras,
bien sea que las realice el mismo Contador Pblico u otro colega.

Los papeles de trabajo son propiedad del auditor que realizo el trabajo, pero deben estar
disponibles para ser exhibidos en cualquier momento a las autoridades, al cliente o al colega que
se haga cargo de las Auditoras posteriores.

Los papeles de trabajo estn protegidos por el secreto profesional y solo pueden ser exhibidos en
los casos previstos por la confidencialidad del Cdigo de tica profesional. El tiempo que debe
mantenerlos en su poder el Auditor es de cinco aos.
































50

Trminos usados.

Asiento. Es el conjunto de elementos informativos que individualizan las unidades de descripcin de un
instrumento de consulta.

Asunto. Contenido especfico de cada una de las unidades documentales (documento, expediente) de una
serie que permite individualizarlos dentro del conjunto, de caractersticas homogneas, en el que estn
integrados.

Cdula. (Del lat. schedla, dim. de scheda, hoja de papel). f. Papel o pergamino escrito o para escribir en l
algo. || 2. Documento en que se reconoce una deuda u otra obligacin. || ~ de comunin. f. La que se daba
en las parroquias en tiempo del cumplimiento de iglesia, para que constara. || ~ de identidad. f. Am. tarjeta
de identidad. || ~ de vecindad. f. cdula personal. || ~ hipotecaria. f. Der. Documento que da fe de un
crdito hipotecario y, en especial, ttulo emitido por el deudor del prstamo. || ~ personal. f. Documento
oficial que expresaba el nombre, profesin, domicilio y dems circunstancias de cada individuo. || ~ real. f.
p. us. Despacho del rey, expedido por algn consejo o tribunal superior, en que se conceda una merced o
se tomaba alguna providencia. || ~ testamentaria. f. Der. memoria testamentaria. Biblioteca de Consulta
Microsoft Encarta 2005. 1993-2004 Microsoft Corporation. Reservados todos los derechos.

Comunicar. (Del lat. communicre). tr. Hacer a otro partcipe de lo que uno tiene. || 2. Descubrir,
manifestar o hacer saber a alguien algo. || 3. Conversar, tratar con alguien de palabra o por escrito. U. t. c.
prnl. || 4. Transmitir seales mediante un cdigo comn al emisor y al receptor. || 5. Establecer medios de
acceso entre poblaciones o lugares. El puente comunica los dos lados de la baha. U. t. c. prnl. || 6.
Consultar con otros un asunto, tomando su parecer. || 7. ant. comulgar. || 8. intr. Dicho de un telfono:
Dar, al marcar un nmero, la seal indicadora de que la lnea est ocupada por otra comunicacin. || 9.
prnl. Dicho de cosas inanimadas: Tener correspondencia o paso con otras. || 10. Extenderse, propagarse. El
incendio se comunic a las casas vecinas. Biblioteca de Consulta Microsoft Encarta 2005. 1993-2004
Microsoft Corporation. Reservados todos los derechos.






















51

Bibliografa y enlaces electrnicos consultados.

Bibliografa.

1. Estatuto Orgnico del ISSFAM.
ISSFAM. Publicado en el Diario Oficial de la Federacin el 30 de julio de 2012. 16 pgs.
2. Criterios Tcnicos para la Organizacin y Conservacin de los Archivos.
ISSFAM. Mxico. 01-08-2012. 13 pgs.
3. Cuadro General de Clasificacin Archivstica.
ISSFAM. Mxico. 21-22-2012. 22 pgs.
4. Ley Federal de Archivos.
Cmara de Diputados LX Legislatura. Mxico. Nueva Ley publicada en el Diario Oficial de la Federacin el 23 de enero
de 2012. 22 pgs.
5. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental.
Cmara de Diputados LX Legislatura. Mxico. ltima Reforma DOF 08-06-2012. 25 pgs.
6. Ley del Instituto de Seguridad Social para las Fuerzas Armadas Mexicanas.
ltima reforma publicada DOF 14-01-2013. 75 pgs.
7. Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal.
ltima reforma publicada DOF 02-04-2013. 80 pgs.
8. Los documentos especiales en el contexto de la archivstica.
Damin, Cervantes Gumaro. Edicin Digital. Mxico. 2008. 103 pgs.
9. Manual de Organizacin del ISSFAM.
COMERI. Sesin Extraordinaria No. 7. Dic-27-2012. 165 pgs.
10. Manual de redaccin e investigacin documental.
Gonzlez, Reyna Susana. Edit. Trillas. 6ta. Ed. Mxico. 2010. 204 pgs.
11. Manual de tcnicas de investigacin.
Garza, Mercado Ario. Edit. Colmex. 8va. Ed. Mxico. 2008. 227 pgs.
12. Norma ISO 2789:2003 Informacin y Documentacin. Registro de documentos en Bibliotecas.
13. Norma ISO 5127:2001 Informacin y Documentacin. Vocabulario.
14. Norma ISO 15489-1 Informacin y Documentacin. Gestin de Documentos.
15. Tcnicas de Investigacin social. Anderegg, Ezequiel. Edit. El Ateneo. 35ava. Edicin. Mxico. 2010. 506
pgs.


Enlace electrnicos.

1. http://capacitacionarchivistica.blogspot.mx/2011/11/la-capacitacion-archivistica-bajo.html
2. http://www.hipertexto.info/documentos/norm_document.htm
3. http://www.issfam.gob.mx/archivos/normateca/archivos/preguntas.html
4. http://www.issfam.gob.mx/archivos/transparencia/info_adicional/informe_avances.pdf