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Modernizacin de las
Administraciones Pblicas
Claves para transformar la
Administracin
Centros de Servicios Compartidos
Cambiar estructuras
para optimizar
Estimacin de la capacidad de ahorro
de la Administracin General del Estado
mediante la implementacin de CSC
www.pwc.es
2 Cambiar estructuras para optimizar
ndice
Introduccin 3
El necesario proceso de transformacin 4
Centros de Servicios Compartidos: Una herramienta para abordar
la transformacin 5
Cunto ahorrara la Administracin General del Estado? 8
PwC y la transformacin de la Administracin Pblica 10
Contactos 11
La Administracin General del Estado (AGE) puede ahorrar ms de 1.000 millones de
euros al ao si pone en marcha Centros de Servicios Compartidos (CSC) en la gestin
de sus gastos. Este ahorro se puede lograr de manera rpida y sin menoscabo de la calidad de
los servicios o sin que se resienta el funcionamiento de la maquinaria administrativa. Basta con
ajustar la estructura de algunos departamentos clave e implementar modelos que centralicen y
racionalicen los recursos disponibles.
Teniendo en cuenta el contexto econmico en el que estamos a principios de 2012, urge una
transformacin de la Administracin que modifque la manera de gastar y que establezca
prcticas efcientes. Adems de impulsar reformas estructurales, es necesario acometer
inmediatamente iniciativas para frenar la escalada del dfcit actual. Medidas giles con un
impacto relevante como la creacin de CSC pueden contribuir en gran medida a la
sostenibilidad de las cuentas pblicas.
Por nuestra experiencia, tanto en Espaa como en el resto del mundo, sabemos que
implementar de manera adecuada este tipo de Centros es una va tangible para ahorrar
sin reducir la calidad, las prestaciones o los estndares que los ciudadanos merecen. Es ms,
adems del ahorro, estos mecanismos implican mejoras en los procesos y en el funcionamiento
de las organizaciones.
Desde el punto de vista normativo, la puesta en marcha de CSC no requiere gran
complejidad, ya que se trata de una actuacin interna de cada Administracin Pblica con
personalidad jurdica propia. En cualquier caso, conviene tener en cuenta que la bsqueda de
la efciencia, la mejora de los procesos y servicios y la optimizacin del uso de los recursos, son
compromisos de la Administracin, como recoge el artculo 4 de la Ley 6/1977 de 14 de abril de
Organizacin y Funcionamiento de la Administracin General del Estado.
En PwC hemos hecho un ejercicio de estimacin que nos revela cifras muy tiles para entender
la magnitud de los benefcios que la AGE puede conseguir de manera rpida. Dada la situacin
del resto de Administraciones Pblicas, consideramos que sera posible extrapolar esta prctica
a las Comunidades Autnomas y a los Entes Locales, donde tambin es factible generar
importantes ahorros.
Hemos identicado el potencial y los principales campos en los que se pueden generar
ahorros. El siguiente paso es acometer el cambio y dar pasos reales.
Introduccin
Cambiar estructuras para optimizar 3
Espaa atraviesa un momento
muy complejo desde el punto
de vista econmico. Con casi
cinco millones de
desempleados, lo que supone
una tasa de paro superior al
21%, y una crisis cuyo fnal no
se atisba, el pas se enfrenta a
una etapa de ajustes duros que
exigir reformas relevantes.
Este entorno es especialmente
grave si ponemos el foco en la
situacin de las fnanzas
pblicas.
La deuda de las
Administraciones Pblicas a
fnales de 2010 representaba
un 61% de nuestro PIB. En
cuanto al dfcit, el Programa
de Estabilidad presentado por
Espaa ante la Unin Europea
contempla un ajuste muy
riguroso en los prximos aos.
El objetivo es alcanzar un
2,1% en 2014. La magnitud
del reto se aprecia al
comprobar que en 2010 se
lleg al 9,2%, que la previsin
ofcial para 2011 era llegar al
6% (fnalmente alcanz el
8%) y que en 2012 hay que
lograr bajar hasta el 4,4% (en
2009 se registr un 11,1%).
Las cifras revelan tanto la
gravedad de la situacin,
como las difcultades para
alcanzar el lmite al que nos
hemos comprometido y la
lentitud con la que se recortan
los gastos.
En un escenario tan difcil y
en el que las perspectivas de
futuro indican que no habr
crecimiento a corto plazo, es
preciso reducir con
urgencia el dcit y hacer
un uso ms eciente de los
fondos pblicos para
equilibrar las cuentas.
En este contexto, el desafo
de la Administracin es
reestructurar y optimizar
costes sin menoscabar la
calidad en la prestacin de
los servicios. Para poder
afrontar este reto con
garantas, la Administracin
General del Estado tiene que
abordar un profundo proceso
de transformacin que afecte,
entre otros mbitos, a la
gestin interna de sus
procesos y a la prestacin de
los servicios. El objetivo es
conseguir mayor
transparencia, racionalizacin
y efciencia dando una
respuesta satisfactoria a las
demandas de los ciudadanos y
de las empresas.
El Sector Pblico tiene ante s
el reto de reducir el dcit
de manera urgente, pero
tambin es precisa una
trasformacin de sus
estructuras, sus procesos y su
manera de responder unos
ciudadanos que exigen
servicios y respuestas
transparentes. Es necesario
repensar cmo funciona,
como gasta y cmo trabaja la
Administracin Pblica.
La transformacin de la
Administracin pasa por
repensar cmo funciona,
cmo gasta y cmo trabaja la
Administracin Pblica.
El necesario proceso de
transformacin
4 Cambiar estructuras para optimizar
Cambiar estructuras para optimizar 5
El proceso de transformacin
de la Administracin Pblica
debe ser acometido con una
visin estratgica y sostenible
de los servicios y procesos a
transformar, huyendo del
enfoque actual de silos de
informacin y procesos. Se
trata de pasar de un modelo
de oferta a un modelo de
demanda liderado por la
ciudadana, es decir,
colocando en el centro al
ciudadano y no a la propia
estructura administrativa. El
cumplimiento de los objetivos
de servicio de la
Administracin slo podr ser
sostenible y de calidad si se
aborda un modelo de gestin
y organizacin efciente y se
establecen los mecanismos
para un uso racional y
responsable de los recursos.
Una de las mejores
herramientas de las que
dispone la Administracin
para llevar a cabo una
optimizacin de costes que
contribuya al proceso de
transformacin es la
implantacin de Centros de
Servicios Compartidos. Se
trata de dotarse de unidades
que gestionen y cuenten con
recursos propios para prestar
una cartera de servicios a
mltiples organizaciones bajo
niveles de servicio y costes
acordados.
La diferencia con las
funciones o servicios de
soporte actuales de los
diferentes organismos y
departamentos de la
Administracin General del
Estado radica en que los
Centros de Servicios
Compartidos estn
completamente orientados
al servicio al usuario y
regulan la relacin con ste
mediante acuerdos de
niveles de servicio.
Este enfoque permite prestar
servicios de mayor calidad a
un coste sensiblemente
inferior porque la gestin se
realiza por parte de una
organizacin especializada
desde un punto de vista global
y no funcional. Adems, se
allana la estructura
organizativa y se dimensiona
en funcin de las necesidades
de los ciudadanos, lo que evita
malos hbitos o disfunciones
como las que existen
actualmente. Adicionalmente,
los CSC tienen la capacidad
de incorporar frmulas de
colaboracin pblico-
privada y aportan
transparencia.
Principales benecios de
los Centros de Servicios
Compartidos
Enfoque de demanda y
visin e-government. Mayor
calidad de los servicios
prestados a la ciudadana y
empresas, lo que permite
liberar recursos para que la
Administracin Pblica se
focalice en las actividades
de mayor valor.
Reduccin de costes
mediante economas de
escala, eliminacin de
funciones duplicadas y
redundancias en recursos e
infraestructuras. Adems,
suponen menores costes de
aprovisionamiento y
mantenimiento de sistemas
de informacin.
Mayor productividad de los
recursos mediante un uso
ms intensivo de los
mismos.
Mejora de los servicios
Los Centros de Servicios
Compartidos de segunda
generacin logran una media de
ahorro en costes operativos de
un 46%.
Centros de Servicios Compartidos:
Una herramienta para abordar
la transformacin
6 Cambiar estructuras para optimizar
internos y del control, as
como una mayor
estandarizacin de los
procesos, mejorndose la
consistencia de la
informacin y la
transparencia.
El estudio de PwC Centros
de Servicios Compartidos:
La Segunda Generacin
(mayo 2011) aborda el
impacto en las
organizaciones que supone
contar con CSC. El trabajo,
que analiza 486 centros
implantados, concluye que
los benefcios en trminos de
ahorro de costes y aumento
de la efciencia son evidentes.
El informe indica que los
principales objetivos para
poner en marcha Centros de
Servicios Compartidos son la
normalizacin, la
reduccin de costes, las
mejoras en la calidad y
transparencia, as como
una mayor agilidad y
exibilidad en la
prestacin de los servicios.
Adems, una vez implantados
este tipo de unidades, el
informe confrma que en las
organizaciones en las que se
implementaron se cumplen
todos los objetivos fjados al
inicio y, en algunos casos, se
exceden ampliamente las
expectativas iniciales, como
es el caso de la mejora de la
transparencia y rapidez del
servicio.
Aquellas organizaciones
cuyos CSC estn en el nivel
ms alto de madurez
(segunda generacin)
pueden llegar a alcanzar,
como media, un 46% de
reduccin de costes
operativos. En ms de un
80% de los casos analizados,
el retorno de la inversin
necesaria para evolucionar
desde las unidades de soporte
interno hasta los Centros de
Servicios Compartidos se
genera en un periodo inferior
a tres aos.
Desde la perspectiva jurdica,
la puesta en marcha de
CSC no es algo
especialmente complejo, ya
que se trata de una actuacin
de organizacin interna de
cada Administracin con
personalidad jurdica propia,
lo que se recoge en los
artculos 11, 12 y siguientes
de la Ley 30/1992 de rgimen
jurdico de las
Administraciones Publicas y
del procedimiento
administrativo comn.
Agilidad en prestacin de servicios
Fuente: Informe PwC Centros de Servicios Compartidos. La segunda generacin.
4,3
4,3
3,8
4,7
4,6
4,4
4,4
5,1
4,7
4,9
5,1
5,1
5,1
5,3
5,2
Mejora en la transparencia
Mejora en la calidad
Reduccin de costes
Estandarizacin
Grado de cumplimiento de los objetivos iniciales por el CSC
Importancia de los objetivos desde el punto de vista actual
Importancia de los objetivos en el momento de la implantacin del CSC
Compracin entre la importancia dada a los objetivos de CSC antes de su creacin y grado
de cumplimiento
En el caso de la
Administracin General del
Estado y al tratarse de un
supuesto de coordinacin de
competencias y organizacin
interna, bastara para su
puesta en funcionamiento con
un Real Decreto del Consejo
de Ministros (artculo 61 de la
Ley 6/1977). Es en esta misma
Ley en la que se recoge el
compromiso de la
Administracin de bsqueda
de la efciencia, la mejora de
los procesos y servicios, as
como de la optimizacin del
uso de los recursos.
En todo caso, el rango
normativo depender de la
decisin que se adopte para su
implantacin. En este sentido
y en caso de que fuese
necesaria la creacin de un
organismo pblico con
personalidad jurdica y
patrimonio propios, el
instrumento normativo
debera ser una Ley para el
Estado.
Uno de los Centros de
Servicios Compartidos con
ms de xito donde se estn
generando importantes
ahorros y efciencias son las
llamadas Centrales de
Compras y Adquisiciones.
En el proyecto de Compra
estratgica y proceso de
transformacin de compras de
la Ciudad de Roma
desarrollado recientemente
por PwC, la estimacin de
ahorro derivada oscila entre
un 10% y un 15%.
Centro de Servicios Compartidos
Plan de ahorro de la ciudad de Roma
Plan Estratgico para la racionalizacin de compras de bienes y servicios
En 2010, la ciudad de Roma tena una deuda acumulada de ms de 11.200 millones de
euros, una situacin insostenible para una institucin con un presupuesto anual de
4.800 millones de euros, 50 empresas pblicas y 25.000 empleados. Para hacer frente
a la crisis nanciera, el Ayuntamiento puso en marcha un Plan Estratgico de
racionalizacin de compras y contratacin de servicios. La institucin ha contado con
PwC tanto para el diseo del plan como para su implementacin en los prximos
cuatro aos.
En un primer paso, PwC diseo un plan
orientado a centralizar procesos mediante
una Central de Compras y a la puesta en
marcha de medidas de recorte de gastos que
lograron un ahorro de 300 millones de
euros en slo 10 meses.
A continuacin se licit un concurso
para elegir un socio estratgico que
implementase el Plan Estratgico en
cuatro aos (en curso).
El Ayuntamiento de Roma volvi a
contar con PwC.
El diagnstico detect
fallos y carencias
Disparidad de precios de
diferentes unidades
municipales al comprar los
mismos productos.
Ausencia de sistemas de
informacin en los
procesos de compras.
1. Centralizacin de
compras
Diseo de nuevo
modelo de compras.
Reglas y procedimiento
de compras.
Sistemas de
informacin.
Diseo de un plan de
gasto con 65 iniciativas
a implementar en un
periodo de dos aos.
La centralizacin se
materializ con la
creacin de una Central
de Compras (50
profesionales para
gestin de unos 750
millones de euros).
2. Resolucin de compras
Modelo de
monitorizacin y
resolucin de compras
estructurado en dos
mbitos.
1. Gastos Planifcados:
Balance e indicacin
de tipo de gastos.
2. Gestin de gastos:
Sistema de
monitorizacin para
garantizar un
rendimiento
adecuado.
El modelo de
monitorizacin y
planifcacin permiti
identicar de manera
clara, inteligente y
coordinada las
principales partidas del
gasto.
3. Consecucin de
ahorros inmediatos
El enfoque estratgico
de PwC permiti
ahorros inmediatos
mediante la
renegociacin de
contratos que no eran
razonables.
La renegociacin de
contratos
obligatorios requiri
varias palancas.
- Reduccin de precios
y alineacin con
precios de mercado.
- Revisin de nivel de
servicio y modelos de
suministro.
- Estandarizacin de
bienes y servicios.
- Gestin de la
demanda.
- Revisin de polticas
internas.
- Redefnicin de
modelos de
monitorizacin de
contratos y mejora del
control de calidad.