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GESTION
DES
BONS DE COMMANDE
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Table des Matires
LA GESTION DES BONS DE COMMANDE 4
PREMIERE EXECUTION DU LOGICIEL 5
DEFINITION DES PARAMETRES 8
Services 9
Comptes Utilisateurs 10
Adresse de livraison 13
Options 14
Liste des fournisseurs 16
Liste des articles 19
SAISIE DES BONS DE COMMANDE 20
Cration d'un bon de commande 21
Modification ou suppression d'un bon de commande 29
Visa de l'Administrateur et/ou du Chef de service 31
EDITION ET MAILING DES BONS DE COMMANDE 34
COMPTABILISATION DES BONS DE COMMANDE 37
ETAT DES COMMANDES SAISIES 39
Liste des bons de commande 40
Etat des bons de commande 41
LIEN AVEC LA COMPTABILITE DAMOCLES 42
A PROPOS 47
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LA GESTION DES BONS DE COMMANDE
Cet utilitaire permet d'effectuer l'intgralit du processus de gestion des bons de commandes
: de leur cration, l'dition et la comptabilisation.
Vous pourrez galement suivre de manire permanente vos commandes et contrler leur
saisie, grce un systme de signatures.
Grce un lien direct avec notre logiciel de comptabilit, les deux entits seront
constamment interconnectes.
Afin de mieux comprendre le fonctionnement de ce module, nous allons donc prsenter :
le premier lancement du logiciel
le paramtrage du logiciel
la saisie des bons de commandes
l'dition des bons de commande
la comptabilisation
le suivi des bons de commande

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PREMIERE EXECUTION DU LOGICIEL
Aprs l'installation du logiciel, vous pouvez cliquer sur l'icne pour l'excuter.
Dfinition des chemins d'accs
Lors de cette premire excution, une fentre s'affiche pour paramtrer le rpertoire
contenant les bases de donnes :
Ce rpertoire peut galement tre S:\ (ou tout autre lettre reprsentant le lecteur rseau) si
le poste installer n'est pas le serveur.
Une fois le rpertoire trouv, cliquez sur le bouton pour continuer l'installation
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Cet cran permet de dfinir l'administrateur du programme : l'utilisateur qui aura tous les
droits.
En cliquant nouveau sur le bouton , l'cran de connexion s'affiche pour s'identifier.
Premire connexion
Par dfaut, le premier identifiant Administrateur apparat.
Il conviendra ensuite de configurer vous-mmes les droits d'accs des diffrents utilisateurs.
Il suffit donc de vous identifier, de slectionner le dossier consulter, puis de cliquer sur le
bouton , la liste des bons de commande apparat :
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DEFINITION DES PARAMETRES
Les lments configurer au pralable de toute saisie sont :
les services dans lesquels seront rpartis ces utilisateurs
les utilisateurs autoriss accder au logiciel
les lieux de livraison des diffrentes commandes ralises
les options d'affichage, d'dition et de comptabilisation

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Paramtrage\Services
Les services permettent de regrouper les utilisateurs.
Pour crer un nouveau service, cliquez sur le bouton :
Dfinissez son libell et son code (ce code sera repris pour le rfrencement des bons de
commande)
Indiquez le(s) dossier(s) concern(s)
Si vous avez activ le contrle budgtaire au niveau des budgets, cochez la case pour
Activer le contrle budgtaire au niveau des saisies de commande, par rapport un
budget prcis (cr au pralable en Comptabilit)
Les boutons et permettent de modifier ou supprimer les
paramtres services.

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Comptes utilisateurs
Les utilisateurs sont les oprateurs qui utilisent le logiciel Bon de commande :
Pour grer les utilisateurs et paramtrer leurs droits, cliquez sur le bouton et
renseignez ses informations personnelles :
Vous pouvez associer cet utilisateur un fichier image (bmp, jpg) contenant sa
signature en cliquant sur .
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Les catgories d'utilisateurs permettent de dterminer l'accs aux fonctionnalits du
logiciel :
Demandeur Chef de service Administrateur
Si la case
Comptable
est coche
Paramtrage
Utilisateurs
et
Services
Aucun accs Aucun accs Accessible Aucun accs
Saisie Accessible Accessible Accessible Accessible
Consultation
Modification
Accs limit
aux bons de
commande qu'il
a saisi
Accs limit aux
bons de
commande de
son service
Possibilit de
consulter tous
les bons de
commande
Possibilit de
consulter tous
les bons de
commande
Visa Aucun accs
Visa
Chef de service
accessible
Visa
Administrateur
accessible
Aucun accs
Edition et Mailing Accessible Accessible Accessible Accessible
Comptabilisation Aucun accs Aucun accs Aucun accs Accessible
Etat Aucun accs Accessible Accessible Accessible
Les utilisateurs sont rattachs un service.
Chaque utilisateur peut avoir accs tout ou partie des dossiers comptables existants.
Il est possible de contraindre un utilisateur renseigner certaines donnes comptables,
lors de la saisie du bon de commande.
De la mme faon, vous pouvez dfinir un montant seuil pour chaque utilisateur
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appartenant un service. Au del de ce montant, il sera oblig de demander un visa du
chef de service pour imprimer le bon de commande.
Visa de l'Administrateur
Seul l'Administrateur peut renseigner ces lments.
Il pourra ainsi indiquer partir de quel montant le Demandeur ou le Chef de service
devra obtenir un visa de l'administrateur avant de pouvoir diter son bon de
commande.
Visa du Chef de service
Seul le Chef de service peut renseigner ces lments.
Il pourra ainsi indiquer partir de quel montant le Demandeur devra obtenir un visa
du chef de service avant de pouvoir diter son bon de commande.
Les boutons et permettent de modifier ou supprimer un
utilisateur.
Pour changer de dossier, il faut quitter l'application et la relancer.

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Paramtrage\Adresse de livraison
L'adresse de livraison apparat sur les bons de commande, c'est pourquoi au moins un lieu de
livraison doit tre cr pour pouvoir diter un bon de commande.
Pour crer une adresse de livraison, cliquez sur le bouton et dfinissez chaque
champ :
Les boutons et permettent de modifier ou supprimer les
paramtres lieux de livraison.

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Paramtrage\Options
L'cran Options permet de renseigner les paramtres gnraux suivants :
Lieu d'mission des bons de commande
Il est important de renseigner la localit o le bon de commande a t mis, celle-ci sera
reporte sur le bon de commande dit :
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Code journal comptable pour les bons de commande
Renseignez ici le code comptable du journal des bons de commande tel que dfini dans le
logiciel de comptabilit.
Option d'dition et d'envoi par mail des bons de commande
Envoyer les mails au format html : si cette option est active, le bon de commande fera
partie intgrante du corps du message (sinon le bon de commande sera transmis en
fichier joint)
Textes d'enttes (objet du message) et de pied de page (siret, adresse postale,
e-mail...) : ils seront repris dans tous les e-mails.
Couleur de l'tat des bons de commande
Le code couleur est utile pour distinguer rapidement l'tat de chaque bon de commande
en attente de traitement.

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Fournisseurs\Liste ou
Affichage de la liste des fournisseurs et de leurs coordonnes
Un outil de recherche par Compte, par Nom ou par Ville peut vous aider retrouver plus
facilement un fournisseur dans cette liste.
En cliquant sur le bouton , vous pouvez afficher les coordonnes
dtailles d'un fournisseur :
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Cration, Modification et Suppression d'un fournisseur
Cration d'un fournisseur
Pour crer un nouveau fournisseur, cliquez sur le bouton :
Renseignez tous les champs et cliquez sur le bouton .
Pour attribuer un compte ce fournisseur, cliquez sur le bouton et slectionnez
un compte dans la liste ou saisissez directement le compte.
Modification d'un fournisseur
Pour modifier les informations concernant un fournisseur, slectionnez-le dans la liste et
cliquez sur le bouton pour l'afficher, effectuez les changements et cliquez sur
le bouton .
Suppression d'un fournisseur
Pour supprimer un fournisseur de la liste, slectionnez-le et cliquez sur le bouton
.
Export de la liste des fournisseurs sous Excel
Pour exporter la liste des fournisseurs, cliquez sur le bouton , le document Excel
s'affiche aussitt :
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Articles\Liste ou
Vous pouvez afficher la liste des articles dj saisis dans les bons de commande :
Un outil de recherche par Libell court ou long peut vous aider retrouver plus
facilement un article dans cette liste.
Tout comme la liste des fournisseurs, cette liste peut tre exporte sous Excel, grce au
bouton :

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SAISIE DES BONS DE COMMANDE
Etapes de cration des bons de commande :
Cration du bon de commande
Modification ou suppression d'un bon de commande
Visa de l'Administrateur ou du Chef de service

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Cration d'un bon de commande
Bons de commande\Saisie ou
Saisie du bon de commande
Nouveau
Pour crer un nouveau bon de commande, cliquez sur le bouton .
Numrotation et datation de la commande
Le numro du bon de commande se calcule automatiquement de la manire suivante :
Code du service concern + anne en cours + 000X
(exemple : R20060001, puis R20060002, R20060003...)
Quant la date, celle du jour de saisie est indique par dfaut mais elle peut tre
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modifie votre guise.
Objet de la commande
L'objet de la commande permet d'ajouter un commentaire qui sera indiqu en haut du
bon de commande, lors de l'impression :
Fournisseur
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Slectionnez le fournisseur concern dans la liste
Cliquez sur le bouton
Si le fournisseur n'existe pas dans la liste, vous pouvez le crer en cliquant sur le
bouton
Cliquez sur le bouton
Les informations sont reportes sur la saisie du bon de commande :
Liste des articles
Pour ajouter un article au bon de commande, il suffit de cliquer sur bouton :
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L'cran de saisie d'un article s'affiche :
Slectionnez un article dans la liste
Cliquez sur le bouton
Modifiez si besoin les quantits commander
Cliquez sur le bouton si vous souhaitez ajouter un autre article dans la
liste.
Cliquez sur le bouton
Rptez cette opration autant de fois que ncessaire.
Les informations sont reportes sur l'cran de saisie du bon de commande, en mode
Affichage articles :
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Pour modifier un article existant, cliquez sur le bouton .
Pour supprimer un article existant, cliquez sur le bouton .
Paramtrage de la comptabilisation du bon de commande
Ds lors que le fournisseur et les articles commander sont dfinis, il faut renseigner les
informations comptables. Pour ce faire, deux solutions s'offrent vous :
La comptabilisation globale
La comptabilisation globale permet d'appliquer la mme comptabilisation l'ensemble
du bon de commande :
La comptabilisation particulire
Pour effectuer une comptabilisation par article, slectionnez l'article en question dans
la liste et cliquez sur le bouton :
Ensuite, cliquez sur chaque article pour dfinir la comptabilit gnrale et
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analytique (possibilit de raliser une ventilation analytique en
montant ou pourcentage) :
Les informations sont reportes sur la saisie du bon de commande :
Pour revenir la liste des articles, cliquez sur le bouton .
Rpartition TVA
La rpartition de la TVA s'indique automatiquement aprs saisie des articles :
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Mode de rglement
Pour prciser le mode de rglement de la commande, cochez la case Mode de rglement
et renseignez les diffrentes zones :
Lieu de livraison
Le lieu de livraison peut tre choisi parmi la liste dj prdfinie et la date de livraison
peut tre modifie :
Validation finale
Lorsque le bon de commande est totalement saisi, cliquez sur le bouton , en haut de
l'cran ou sur le bouton si vous souhaitez que cette saisie ne soit pas prise en
compte.
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Une fois la validation effectue, le bon apparatra dans la liste des bons de commande.

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Modification ou suppression d'un bon de commande
Modification d'un bon de commande
Pour modifier un bon de commande, slectionnez-le dans la Liste des bons de commande et
double-cliquez sur le bon de commande en question :
le bon de commande s'affiche
cliquez sur le bouton :
cliquez ensuite sur le bouton pour confirmer les changements effectus.
Suppression d'un bon de commande
Pour supprimer un bon de commande, slectionnez-le dans la Liste des bons de commande et
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cliquez sur le bouton .

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Visa de l'Administrateur et/ou du Chef de service
Le bon de commande saisi doit quelquefois faire l'objet d'un visa de l'Administrateur et/ou du
Chef de service, selon le montant de la commande et le seuil limite dfini dans le
paramtrage.
Pour viser le bon de commande, l'Administrateur ou le Chef de service doit se connecter avec
son nom et son mot de passe, puis rechercher le bon de commande dans la Liste des bons de
commande :
cochez le(s) critre(s) d'affichage En attente de : Visa de l'Administrateur et/ou du Chef
de service pour trouver plus facilement les bons viser
cliquez sur le bouton
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double-cliquez sur le bon de commande en question
le bon de commande s'affiche
cliquez sur le bouton pour cocher la case Visa Administrateur ou Chef de service
cliquez sur le bouton pour confirmer la signature
le bouton devient accessible, vous pouvez dsormais imprimer, envoyer par
e-mail et enregistrer ce bon de commande :
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EDITION ET MAILING DES BONS DE COMMANDE
Une fois que le bon de commande est saisi et vis (si le montant de la commande l'exige),
vous pouvez l'diter, l'enregistrer et l'envoyer par e-mail.
Pour ce faire, slectionnez-le dans la Liste des bons de commande, puis cliquez sur le bouton
(ou double-cliquez sur le bon de commande en question pour l'afficher et cliquez
sur le bouton ).
L'cran ci-dessous s'affiche pour imprimer, mettre en page, envoyer par e-mail ou enregistrer
les bons de commande :
Impression
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Mise en page avant impression
Mailing
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Enregistrer sous

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COMPTABILISATION DES BONS DE COMMANDE
La comptabilisation
Pour comptabiliser les bons de commande dits, affichez la Liste des bons de commande et
cliquez sur :
Les bons dits comptabiliser apparaissent
Cochez ceux que vous souhaitez comptabiliser (par dfaut tous les bons valides pour la
comptabilisation sont cochs)
Cliquez sur le bouton
Le bon de commande disparat automatiquement de la liste des bons comptabiliser
Un fichier d'import est cr et envoy vers les bases de donnes de comptabilit
Pour retrouver les bons de commandes comptabiliss, il suffit d'afficher la liste des Bons
comptabiliss depuis "anne en cours"
Les boutons et permettent encore d'intervenir sur les bons de commande
avant comptabilisation.
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La dcomptabilisation
La comptabilisation rend dfinitive la saisie des bons de commande, ils ne sont plus
modifiables.
Pour modifier ou supprimer un bon de commande comptabilis, il faut le dcomptabiliser.
Pour effectuer ce traitement, affichez la Liste des bons de commande, cliquez sur
et en dfinissez la date de dbut de recherche :
Les bons comptabiliss depuis cette date apparaissent
Cochez ceux que vous souhaitez dcomptabiliser (par dfaut tous les bons comptabiliss
sont cochs)
Cliquez sur le bouton
Il suffit d'afficher la liste des pour le retrouver
La dcomptabilisation est un traitement exceptionnel et partiel.
Il n'a d'effet que sur le module Bons de commande et ne dcomptabilise pas les
critures en comptabilit. Il faudra donc agir aussi dans le logiciel de Comptabilit,
pour supprimer l'import (s'il n'a pas encore t intgr) ou les critures importes.

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Afin de dresser un panorama des traitements raliss sur les bons de commande, vous
pouvez utiliser deux outils :
La liste des bons de commande
L'tat des bons de commande

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Liste des bons de commande
Bons de commande\Liste ou
La liste des bons de commande permet de vrifier l'tat des bons de commande en attente de
traitement :
Cet cran permet de viser, diter, envoyer par e-mail et comptabiliser les bons de commande
.

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Etat des bons de commande
Bons de commande\Etat ou
L'tat des bons de commande permet de dresser un bilan des bons de commande, sur une
priode, concernant un ou plusieurs services :
L'tat peut tre imprim , mis en page et enregistr .

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LIEN AVEC LA COMPTABILITE DAMOCLES ET
RELATIONS PUBLIQUES
Le module Bons de commande est directement rattach notre logiciel de Comptabilit.
Ce lien se traduit de trois faons :
un lien permet de retrouver automatiquement les comptes fournisseurs enregistrs en
comptabilit, afin de les rattacher facilement un nom de fournisseur utilis dans les
Bons de commandes.
l'accessibilit des comptes comptables et codes analytiques ncessaires la
comptabilisation des bons de commande est dfinie en Comptabilit
un import des bons de commande vers la comptabilit permet de comptabiliser
directement les Bons de commande
La liste des fournisseurs
La cration des diffrents fournisseurs et le renseignement de leurs coordonnes a lieu au
niveau du paramtrage des comptes auxiliaires du plan comptable (mais galement au
niveau de la Liste des fournisseurs) :
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Slectionnez un compte fournisseur et cliquez sur le bouton Visualiser, en haut droite, un
cran vous permet d'identifier ce tiers :
Toutes ces informations seront reportes dans le module Bons de commande, si la case
est coche :
L'adresse du fournisseur
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Ses coordonnes bancaires
Le(s) contact(s)
L'historique du compte
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Fiche RP
En cliquant sur le bouton , vous pouvez accder la fiche de ce
fournisseur dans le logiciel Relations Publiques :
Les comptes et codes analytiques
Pour que les comptes destins la comptabilisation des bons de commande soient
disponibles lors de la saisie comptable, il suffit de cocher la case :
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Quant aux codes analytiques, ils sont tous automatiquement reports et disponibles lors de la
saisie comptable des bons de commande.
L'import des bons de commande vers la comptabilit
Lorsque l'on comptabilise les bons de commande, un import de fichier s'effectue :

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A PROPOS
\A Propos
L'a propos permet de faire un rappel des informations propres au logiciel :
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Index
- A -
A PROPOS 47
Adresse de livraison 13
- C -
COMPTABILISATION DES BONS DE COMMANDE 37
Comptes Utilisateurs 10
Cration d'un bon de commande 21
- D -
DEFINITION DES PARAMETRES 8
- E -
EDITION ET MAILING DES BONS DE COMMANDE 34
Etat des bons de commande 41
ETAT DES COMMANDES SAISIES 39
- L -
LA GESTION DES BONS DE COMMANDE 4
Les fournisseurs et articles
LIEN AVEC LA COMPTABILITE DAMOCLES 42
Liste des articles 19
Liste des bons de commande 40
Liste des fournisseurs 16
- M -
Modification ou suppression d'un bon de commande 29
- O -
Options 14
P49
- P -
PREMIERE EXECUTION DU LOGICIEL 5
- S -
SAISIE DES BONS DE COMMANDE 20
Services 9
- V -
Visa de l'Administrateur et/ou du Chef de service 31
P50
DAMOCLES - LEGIE, 2006