Lapsus en La Ley de Procedimiento Administrativo

UN "LAPSUS
4
* EN LA
LEY DE PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVO
35.077.3(46): 002
Por LUIS SNCHEZ BELDA
Sumario: a) Una omisin en la Ley.-
b) Consecuencias.c) Conclusiones.
a) Una omisin en la Ley
E
s innegable que la Ley de 17 de julio de 1958 representa un paso
decisivo en la unificacin del procedimiento administrativo. Ello
no quita para que nos parezca incompleta en alguno de sus as-
pectos ms ntimamente ligados a su contenido. Tal ocurre, por ejem-
plo, en lo que se refiere a normalizacin y tramitacin de expedientes.
En este ltimo aspecto es en el que ms se deja sentir la laguna que
queremos destacar.
En el articulado de la Ley parece como si se hubieran querido re-
coger todas las posibles etapas en la tramitacin de los expedientes,
desde su entrada hasta que se dicta resolucin, o se desiste, y se eje-
cuta, si ha lugar. El ttulo III trata de la recepcin y registro, y el IV,
de la iniciacin, ordenacin, instruccin, terminacin y ejecucin. En
el nimo del legislador aqu termina la vida de los expedientes. Y en
realidad no es as. Como todos saben, an queda una ltima etapa: la
de testimonio.
DA-1963, nms. 062-063. LUIS SNCHEZ BELDA. Un "lapsus" en la Ley de Procedimiento Adminis...
69 Doctrina y Legislacin
La tramitacin ordinaria de los actos administrativos se traduce
en unos documentos cuya conservacin interesa a la propia Adminis-
tracin: al principio, como garanta de sus derechos o deberes o sim-
plemente como antecedentes de su gestin, y despus, como testimonio
y ejecutoria de su misma actuacin. Esta es la razn de ser de los ar-
chivos, considerados hoy en los tratados de organizacin de empresas
como verdaderos centros nerviosos de las mismas, y comparados en su
funcin, con la de la memoria en el organismo humano.
Sin embargo, en la Ley de Procedimiento Administrativo nada se
dice respecto a la conservacin de los documentos, salvo una alusin
incidental en el artculo 99, donde al tratar de la caducidad de los
actos, y refirindose exclusivamente a ella, se determina que al pro-
ducirse se proceder al archivo de las actuaciones. Es como si a la
Administracin dejaran de interesarle los asuntos ya despachados y se
desentendiera de los papeles que produjeron esos asuntos. Esto equi-
vale a condenarse a vivir sin memoria en el presente, y sin historia,
maana.
La consideracin anterior justifica la necesidad de que en la Ley
se exprese explcitamente el destino que ha de darse a los expedientes,
pues no basta la alusin del artculo 99. Esta necesidad es tanto ms
apremiante porque la omisin de preceptos de tal naturaleza viene a
ser casi sintomtica en la legislacin espaola. Son pocas, dispersas,
fragmentarias y parciales las disposiciones relativas a la conserva-
cin de los documentos.
b) Consecuencias
Consecuencias que se derivan de ello son las siguientes:
1. Falta de un criterio seguro sobre la propiedad de los papeles
que pasan por las oficinas pblicas, y como resultado de ello:
1.1. La limpieza de archivadores cada vez que se produce un
cambio entre los titulares de altos cargos administrativos. Quien ha
desempeado un puesto directivo de importancia se cree con el dere-
cho a llevarse los papeles que juzga ms interesantes para reflejar
su actuacin en l. Hay quienes se avergonzaran de llevarse un objeto
cualquiera de su despacho (no digamos si es valioso) y se llevan sin
rubor los papeles que acreditan hoy y justificarn maala la actua-
cin poltica o administrativa del Estado. El mal no es de ahora: po-
lticos, ministros, embajadores, al terminar su mandato se han llevado
documentos que son de propiedad indiscutible del Estado y se encuen-
Doctrina y Legislacin 70
tran hoy en archivos familiares, cuando no han sido vendidos al ex-
tranjero con autntico despilfarro del patrimonio histrico espaol.
1.2. Al archivo llegan casi con exclusividad los papeles de ruti-
na, registros y expedientes puramente administrativos, mientras que
los ms valiosos, los que se refieren a las actuaciones administrativas
de mayor trascendencia (planes y proyectos previos, exposicin de
ideas, sugerencias, crticas, cartas, concepcin de la poltica, en una
palabra) no pasan al archivo o pasan tan incompletos y desordenados
que son casi inutilizables.
1.3. No hay una poltica coherente y sistemtica sobre la elimi-
nacin de papeles intiles: al archivo se enva todo, duplicados, co-
pias, repetidos en varas oficinas, etc., o no llega nada. Un simple fun-
cionario,, y no suele ser de los ms altos, decide por s solo lo que
debe hacerse con los documentos inactivos. Con frecuencia se conser-
va lo de valor temporal y lo duplicado y se destruye lo de valor per-
manente.
1.4. Hay organismos que en sus planes de nuevas instalaciones ni
siquiera han previsto un local para archivo y luego tienen que hacer
costosas obras de adaptacin.
2. Falta de una reglamentacin general sobre el paso de los ex-
pedientes al archivo, y como consecuencia:
2.1. Permanencia indefinida de los papeles en las oficinas produc-
toras en virtud de la inclinacin natural del burcrata a retener junto
a s lo que cree puede serle de utilidad.
2.2. Proliferacin de pequeos archivos en las oficinas pblicas
y crecimiento desmesurado de ellos, con sus consecuencias: gasto intil
de material de archivo que se poda ahorrar tenindolo centralizado
ocupacin de un sitio que es necesario para el trabajo normal de la
oficina, prdidas de tiempo en la bsqueda de documentos archivados
con una tcnica deficiente.
2.3. El paso al archivo central, cuando lo hay, se hace sin regu-
laridad y casi siempre por consideraciones ajenas a la conservacin
de los documentos y a su servicio a la Administracin: la necesidad
de hacer alguna reforma o la falta material de espacio en las oficinas
hace que los papeles salgan de ellas, casi siempre precipitadamente,
rotas sus series y desordenados, en informe montn de legajos, que al
recibirse en.el archivo obliga a rehacer un trabajo con duplicidad de
esfuerzos, sin beneficios para nadie y con grave perjuicio para la pro-
pia Administracin.
3. Deficiente aprovechamiento de un Cuerpo de funcionarios, el
de archiveros, que puede prestar a la Administracin un servicio de
incalculables beneficios si se enfoca en su conjunto el problema de
los papeles.
Puntos a considerar en este aspecto podran ser los siguientes:
3.1. A los archivos centrales van los expedientes que han perdido
casi por completo su inters para la Administracin. En un 90 por 100
sus instalaciones alojan documentos muertos a fines administrativos.
Esto supone una remora en el servicio que justifica, en parte, los ex-
tremos indicados en los puntos 2.1 y 2.2. Ser preciso pasar a los ar-
chivos histricos esta documentacin muerta y destinar los adminis-
trativos a guardar exclusivamente lo que se est produciendo ahora.
Se evitarn los inconvenientes incluidos en el prrafo 2.2 y el proce-
so burocrtico se har ms rpido y gil, ms econmico y eficaz, como
busca la ley y as|, lo afirma en su exposicin y en el artculo 29.
3.2. El archivero, hoy, est prcticamente limitado a conservar pa-
peles con fines histricos. Su formacin y sus conocimientos tcnicos,
sin embargo, le capacitan plenamente para actuar de una manera ms
directa en el proceso burocrtico ordinario. Con ello conseguir:
Garanta contra la prdida de documentos a que aludimos en
los prrafos 1.1 y 1.2.
Existencia de normas claras y concretas sobre expurgos de do-
cumentos, como el ahorro de trabajo, de espacio, de tiempo y
material que ello trae consigo al reducir el volumen de papeles
a archivar, normas que conduciran de una manera definitiva
a no conservar ni un papel intil y a no destruir ni un solo
documento que merezca ser conservado.
Descongestin de las oficinas al remitir sus legajos peridica y
regularmente al archivo central, estableciendo de comn acuer-
do el ritmo ms adecuado para estas remisiones.
Economa, rapidez y eficacia de los archivos liberados de la car-
ga de documentacin histrica, y centrando su actividad en
torno a la documentacin activa.
3.3. Administrativos y archiveros trabajan sobre los mismos pa-
peles. Aqullos los producen y los manejan en la primera etapa de su
vida, la de creacin del documento. Estos los guardan en la ltima, la
de testimonio, y garantizan su conservacin permanente. Sin embargo,
el divorcio entre unos y otros es absoluto. Quien sufre las consecuen-
cias es la propia Administracin, que tropieza en todos los inconve-
nientes que hemos mencionado hasta aqu.
Un contacto directo y estrecho entre archiveros y administrativos
conducira a revalorizar la misin de los primeros y con ello al apro-
Doctrina y Legislacin 72
vechami ent o nt egro por par t e de la Admi ni st raci n de unos funcio-
nari os que est n pl enament e capaci t ados par a resolver los probl emas
que se le pl ant een en orden al complejo campo de la t r ami t aci n de
los expedientes.
E st a misin del archivero podra ori ent arse en dos direcciones bien
definidas: como conservador de t oda la document aci n admi ni st rat i va,
activa e i nact i va, afront ando t odas las cuestiones i nherent es a ello,
y como asesor y ori ent ador del admi ni st rat i vo en las cuestiones ms
nt i mament e l i gadas a los papeles.
Los resul t ados i nmedi at os que podr an observarse de esta colabo-
racin ent re admi ni st rat i vos y archiveros ser an los si gui ent es:
Normalizar el mat er i al de archivo. (En t odas las oficinas: ar chi -
vadores, cajas, carpet as, cart el as de rotulacin, si gnat uras, etc.)
Normalizar los mtodos de archivo de las propias oficinas par a los
papeles que i ndi spensabl ement e hubi er an de guardarse en ellas.
Normalizar los principios bsicos de clasificacin par a que en
t odas fuesen uniformes y de acuerdo con el mismo criterio, evitando
la anar qu a existente ahora.
Normalizar las relaciones de ent rega simplificando su redaccin.
Fcil es de i magi nar las vent aj as que este sistema r epor t ar a a la
Admi ni st raci n en ahorro de tiempo, de t rabaj o, de mat er i al e incluso
de personal .
El archivero, adems, por su formacin y por su cont act o directo
con los papeles, puede asesorar sobre normal i zaci n de formatos, de
impresos, de formularios y, en general, del mat er i al de oficina.
Por ser el nico funcionario que profesi onal ment e estudia los sis-
t emas de clasificacin y se mueve ent r e documentos, es el nico i ndi -
cado par a asesorar o dirigir los servicios de document aci n, cada vez
ms necesarios en el t rabaj o admi ni st rat i vo.
La Admi ni st raci n, pues, podr a encont rarse con un servicio econ-
mico, rpi do y eficaz, que cont ri bui r a de una maner a decisiva a hacer
ms gil el procedi mi ent o admi ni st rat i vo, con ahorro de persona!, de
locales, de mat er i al y de t i empo.
c) Conclusiones
La Ley de Procedi mi ent o admi ni st rat i vo debe recoger e incluir en-
t re sus disposiciones un precept o que det ermi ne con cl ari dad y pr e- ,
cisin:
1. La propi edad i nal i enabl e del Estado sobre todos los papeles
que directa o indirectamente se relacionen con el gobierno de la na-
cin y su proceso administrativo.
2. La necesidad de que tales papeles se conserven y archiven, sin
que puedan destruirse hasta tanto se dicten disposiciones comple-
mentarias sobre los expurgos.
Estos dos preceptos incorporados a la Ley no son suficientes para
resolver todos los problemas que plantea el proceso burocrtico de un
pas y la conservacin de sus expedientes, problemas que slo en parte
quedan esbozados en los prrafos anteriores. Pero sern la base o
premisas indispensables sobre las que estructurar una autntica po-
ltica de archivos, de la que tan necesitada est la documentacin
administrativa.

Lapsus en La Ley de Procedimiento Administrativo

Transféré par

Informations du document

Titre original

Copyright

Formats disponibles

Partager ce document

Partager ou intégrer le document

Options de partage

Avez-vous trouvé ce document utile ?

Ce contenu est-il inapproprié ?

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Lapsus en La Ley de Procedimiento Administrativo

Transféré par

Droits d'auteur :

Formats disponibles

UN "LAPSUS

Vous aimerez peut-être aussi