B Anexo C Manual Do Formando PT

B Desenvolvimento de Conceitos para Projectos de Organizao de Eventos
European Events Industry

LEONARDO DA VINCI PROGRAMME
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Anexo "C" do
Mdulo B

MANUAL DO FORMANDO


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B DESENVOLVIMENTO DE CONCEITOS PARA PROJECTOS DE
ORGANIZAO DE EVENTOS

DESCRIO GERAL DO MDULO
Este mdulo analisa o processo e fases de desenvolvimento dos projectos de organizao de
eventos. Ele abrange os objectivos do evento, o pblico alvo, o design do evento e o
desenvolvimento do programa.

Os exemplos dados centram-se em reunies, conferncias e congressos. Porm, como os processos
so muito semelhantes, os materiais aqui apresentados tambm podem ser utilizados em feiras e
exposies.

OBJECTIVOS DE APRENDIZAGEM DO MDULO
Este mdulo dever permitir ensinar os formandos a:
Compreender o processo e fases de desenvolvimento dos projectos de organizao de
eventos.
Identificar a razo de ser e o objectivo de um evento;
Desenvolver pesquisa adequada;
Identificar o pblico-alvo do evento;
Identificar os requisitos dos consumidores do ponto de vista deles;
Definir o contedo do evento;
Elaborar o design (layout) de um evento;
Elaborar um programa de um evento;
Identificar a procura de mercado do evento;
Conseguir a aceitao e empenhamento relativamente aos projectos de organizao de
eventos conceptuais.

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CONTEDO DO MANUAL
Este documento est divido nas seguintes seces e subseces:
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1 A estrutura dos projectos de organizao de eventos
1.1 Contedo desta seco 4
1.2 Gesto de projectos nos eventos 4
1.3 Mtodos de gesto profissional 5
1.4 Os eventos como projectos 6
1.5 O modelo das cinco fases 8
1.6 Planeamento fundamental 10
1.7 Planeamento organizacional 13
1.8 Preparao do evento 14
1.9 Realizao do evento 15
1.10 Avaliao do evento 15

2 Definio dos objectivos do evento
2.2 Definio de objectivos
2.3 Como os objectivos precisos ajudam o organizador
16
17

3 Realizar pesquisa adequada
3.2 Identificar a procura de mercado potencial de um evento

18
4 Pblico-alvo
4.2 Identificar o pblico-alvo de um evento 19

5 O design do evento
5.2 Viso geral 20
5.3 Objectivos do evento e diferentes formas de eventos 21
5.4 Ambiente
5.5 Mtodos de comunicao em convenes, reunies e congressos

24
26
6 Elaborao de programas gerais para eventos
6.1 Contedo desta seco
6.2 Elaborao de programas gerais

26
26

7 Bibliografia adicional 26


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1. A ESTRUTURA DOS PROJECTOS DE ORGANIZAO DE EVENTOS

1.1 CONTEDO DESTA SECO
1.2 Gesto de projecto nos eventos
1.3 Mtodos de gesto profissional
1.4 Os eventos como projectos
1.5 O modelo das cinco fases
1.6 Planeamento fundamental
1.7 Planeamento organizacional
1.8 Preparao do evento
1.9 Realizao do evento
1.10 Avaliao do evento

1.2 A GESTO DE PROJECTO NOS EVENTOS
Quando nos referimos a projectos de organizao de eventos, surge automaticamente a ideia
da gesto destes projectos. Mas ser correcto considerar a gesto de um projecto de
organizao de eventos como um tipo especial de gesto? Desde sempre que os eventos
foram planeados de forma mais ou menos bem sucedida! Para isso bastava apenas um pouco
de talento para a organizao. Porque razo dizemos actualmente que no basta o talento
para fazer essa organizao?

O sector dos eventos est sujeito s seguintes presses:
Necessidade de sucesso;
Aumento da concorrncia no mercado;
Requisitos de qualidade mais exigentes;
Oramentos mais reduzidos;
Maior profissionalismo.

Por isso j no suficiente organizar eventos com base apenas na intuio e no improviso.
necessrio gerir o processo de planeamento da organizao recorrendo a mtodos

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comprovados e o sector de eventos virou-se para mtodos de gesto profissional. Porm, isto
levanta uma outra questo...

Ser possvel gerir eventos utilizando estes mtodos de gesto profissional? A gesto
profissional significa neste caso:
A utilizao de mtodos e ferramentas de organizacionais eficazes;
Uma liderana e organizao eficazes das pessoas e recursos envolvidos;
O desenvolvimento de processos eficazes para atingir os objectivos.

Analisemos o sector de eventos com base nestes elementos.

1.3 MTODOS DE GESTO PROFISSIONAL
A gesto profissional caracteriza-se pelas seguintes medidas:

1.3.1 A utilizao de mtodos e ferramentas de organizao eficazes
Existem diferentes tipos de modelos organizacionais no sector dos eventos. Por exemplo:
Congressos normalmente geridos como organizaes de funcionrios em linha;
Feiras comerciais normalmente geridas como organizaes matriciais;
Pequenas agncias de eventos normalmente geridas como organizaes de projecto ou
de equipa.

1.3.2 Liderana e organizao eficazes das pessoas e recursos envolvidos
Em todas as reas do sector de eventos necessrio uma liderana e organizao eficazes
para coordenar os recursos disponveis, incluindo os recursos humanos, para atingir os
objectivos.

1.3.3 Desenvolvimento de processos eficazes para atingir os objectivos
Durante a organizao de um evento, as diferentes actividades s sero eficazes se se
enquadrarem e contriburem para os objectivos gerais. So por isso necessrios mtodos de
gesto para sequenciar e relacionar os diferentes aspectos do trabalho.

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Em resumo, a questo inicial era:
Ser possvel gerir eventos utilizando mtodos de gesto profissional?

Agora sabemos que:
Os mtodos de gesto profissional tambm funcionam na indstria de eventos e devero ser
usados em todo o sector

1.4 OS EVENTOS COMO PROJECTOS
Ser um evento um projecto?
Ou dito de outra forma, que caractersticas de um projecto existem tambm num evento?
As caractersticas que definem um projecto so as seguintes:
A unicidade;
A definio de tarefas com riscos conhecidos;
A definio clara de tarefas, objectivos e responsabilidades no cumprimento dos
objectivos do evento;
Um perodo de tempo limitado (incio e fim definidos);
Disponibilidade limitada de recursos;
Diferentes tarefas interdependentes;
A organizao depende de um plano.

1.4.1 A unicidade
Se na sociedade actual tudo o que "novo", "extraordinrio", "diferente" e "nico"
atraente, na indstria de eventos estes adjectivos so uma absoluta necessidade. Os eventos
so acontecimentos que "no se repetem" e os seus objectivos so nicos na medida em que
eles tm de ser especificamente concebidos para cumprir os requisitos do pblico-alvo a que
o evento se dirige.

Isto leva-nos concluso de que:
"Os eventos so nicos na medida em que os seus objectivos tm de ser nicos para cumprir
requisitos individuais".

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1.4.2 Definio de tarefas com riscos conhecidos
Em todos os eventos existem riscos, por exemplo:
Haver um nmero suficiente de participantes?
O cliente cumprir com as suas responsabilidades financeiras?
O tema escolhido despertar o interesse do pblico-alvo?

1.4.3 Definio clara das tarefas, objectivos e responsabilidades para atingir os objectivos do
evento
A definio de tarefas, objectivos (resultados) a serem alcanados e das funes e
responsabilidades individuais so claramente estipulados no contrato. Os objectivos devem
ser formulados de forma clara e precisa por motivos associados ao contrato e lei.

1.4.4 Um perodo de tempo limitado
Todos os projectos comeam com o contrato, mesmo que o Organizador de Conferncias
Profissional j tenha gerido um evento semelhante no passado. De facto, o incio e fim
absoluto de um evento (com a elaborao do relatrio final e o pagamento da ltima tranche)
so fixados no contrato.

1.4.5 Disponibilidade de recursos limitada
Qualquer organizador de eventos gostaria de ter um oramento ilimitado ou nmero
ilimitado de funcionrios. A realidade , porm, que todos os projectos de organizao de
eventos tm recursos humanos e materiais limitados.

1.4.6 Tarefas diferentes e interdependentes
Estas tarefas na fase de preparao e gesto podero incluir:
Definir o programa do congresso;
Obter e gerir os recursos financeiros;


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Estas tarefas so interdependentes. Obter recursos financeiros suficientes depende da
qualidade do programa proposto e as receitas obtidas da venda de bilhetes, dos patrocnios,
etc. dependem da qualidade do programa.

1.4.7 A organizao depende de um plano
Devido unicidade dos projectos de eventos acima referida, a forma como cada evento ser
organizado tambm necessariamente nica, exigindo por isso um plano que indique
claramente o que necessrio fazer e quem responsvel por realizar cada uma das
actividades de forma a que os objectivos gerais do evento sejam atingidos. necessrio, por
isso, ajustar a composio da equipa de organizao a cada evento (por vezes apenas
marginalmente) para que os diferentes aspectos sejam devidamente geridos. A composio
da equipa ser influenciada pelos seguintes aspectos:
As diferentes tarefas que necessrio realizar;
As diferentes capacidades e talentos dos membros da equipa;
O tempo disponvel para realizar as tarefas;
A disponibilidade de elementos para formar a equipa;

Em resumo:
Devido a presses sociais e outras, a forma como os eventos so organizados tem
evoludo nos ltimos anos no sentido da adopo de mtodos de gesto profissional;
Devido presso para uma abordagem variada e inovadora, todos os eventos tm
caractersticas nicas;
Cada evento por isso um "acontecimento nico" para o qual os mtodos de gesto
profissional so adequados;
Por outro lado, devido necessidade de sinergias entre os diferentes aspectos de um
evento, o repertrio de uma gesto de projectos particularmente adequada.

1.5 O MODELO DE CINCO FASES
Durante a organizao de eventos, necessrio realizar um srie de actividades individuais:

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Identificao da ideia (tema, slogan, etc.);
Planeamento oramental;
Aquisio de recursos;
Planeamento do processo;
Liderar a equipa do projecto;

Para gerir de forma profissional um evento necessrio ordenar todas as actividades
individuais. A experincia mostra que todo o processo de planeamento e organizao dever
ser desenvolvido numa sequncia de cinco fases ou etapas, a que se convencionou chamar
"o modelo de cinco fases".
O modelo de cinco fases
A figura seguinte mostra a estrutura de um projecto e as interdependncias (em termos de
contedo e fluxo de trabalho).

Actividade Fase
Conceptualizao Planeamento fundamental

Planeamento geral Planeamento
organizacional

Planeamento detalhado Preparao do evento

Gesto do evento Realizao do evento

Avaliao dos resultados Avaliao do evento

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1.6 O PLANEAMENTO FUNDAMENTAL
Durante a fase de conceptualizao e planeamento fundamental necessrio considerar
todas as tarefas gerais do evento, nomeadamente:

a) Definir os objectivos;
b) Identificar o pblico-alvo;
c) Definir o enfoque do evento;
d) Estruturar as linhas gerais do programa do evento;
e) Definir o design do evento;
f) Definir a equipa de projecto;
g) Analisar a viabilidade do evento;
h) Obter aprovao para avanar.

1.6.1 Definir os objectivos
Os objectivos de uma reunio ou congresso so geralmente definidos pela organizao
responsvel pelo evento, por exemplo, uma empresa ou departamento governamental.

Muitas vezes estes objectivos no so muito claros ou precisos, e necessrio definir os
objectivos do evento de forma mais rigorosa, quer em termos do seu contedo quer da forma
como o evento ser realizado, para que a abordagem utilizada seja consistente com os
objectivos e estilo da organizao anfitri. Todas as actividades durante o processo de
organizao devem ser orientadas para estes objectivos. No Mdulo D2 encontrar mais
informao sobre objectivos.
Planeamento fundamental

Planeamento
organizacional

Preparao do evento

Realizao do evento

Avaliao do evento

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1.6.2 Identificar o pblico-alvo
O pblico-alvo a que o evento dirigido tem de ser claramente identificado e necessrio
uma anlise detalhada para conhecer as suas necessidades, interesses e atitudes.

A definio precisa do pblico-alvo tem uma influncia muito importante no contedo e
programa do evento, na escolha do local, data e design do evento e ainda nas medidas de
marketing, que devem ser adequadas natureza do pblico-alvo.

1.6.3 Definir o enfoque do evento
O contedo do evento depende essencialmente dos objectivos do pblico-alvo. Assim, os
principais temas e muitas vezes o slogan do evento so definidos durante a fase do
planeamento fundamental. Numa fase posterior so analisados o contedo do programa
detalhado e os mtodos de transmisso.

1.6.4 Estruturar as linhas gerais do programa do evento
O contedo do evento seu elemento "central" e deve ser definido na fase do planeamento
fundamental. Em torno deste elemento central podero ser organizados outros eventos, por
exemplo:
Uma exposio de acompanhamento;
Uma festa do evento;
Um jantar de gala;
Uma excurso;
Uma abertura oficial/conferncia de imprensa;

Contudo, importante que todas estas actividades estejam relacionadas com os objectivos
do pblico-alvo. Desta forma a estrutura bsica do programa ser definida durante a fase do
planeamento fundamental.


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1.6.5 Definir o design do evento
Na definio do design do evento estabelece-se o contedo e a respectiva forma de
transmisso. Mais uma vez importante no esquecer os objectivos do evento. Por exemplo,
para uma reunio, os responsveis pelo design do evento devero elaborar um primeiro
esboo indicando:
O currculo;
As metodologias a serem usadas;
O ambiente;
Os mtodos de comunicao;
Os intervalos;
A montagem das bancas de exposio;
A distribuio de temas e espaos de exposio;

Os responsveis pelo design do evento devero considerar o contedo do evento (de acordo
com os respectivos objectivos) e as necessidades do pblico-alvo.

1.6.6 Definir a equipa do projecto
A gesto e as principais funes e responsabilidades so definidas durante a fase de
planeamento fundamental. A escolha da estrutura da equipa e da gesto influenciada pela
natureza das diferentes actividades necessrias para atingir os objectivos do evento.

A equipa do projecto o instrumento mais importante para um evento bem sucedido. Os
seus membros tm de possuir os conhecimentos, capacidades e competncias necessrios
para desempenhar as tarefas necessrias. Por outro lado, cada membro dever ser aceite
como parte da equipa, dentro e fora dela.

1.6.7 Anlise da viabilidade do evento
Depois de concludas as outras tarefas do planeamento fundamental, possvel tomar uma
deciso quanto viabilidade do evento. Se no for vivel, o evento deve ser abandonado

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nesta fase ou dever regressar-se fase de conceptualizao e analisar a possibilidade de
introduzir alteraes no conceito do evento que o tornem vivel.

1.6.8 Obter aprovao para avanar
nesta fase que, se for necessrio, dever obter-se aprovao para avanar com o evento. S
depois de um evento ser considerado vivel e ter sido aprovado que se deve avanar para a
fase seguinte: Planeamento organizacional.

1.7 PLANEAMENTO ORGANIZACIONAL
Durante esta fase, o projecto ser mais detalhado e
estruturado. Os principais aspectos do planeamento
organizacional so:
a) Planeamento estrutural;
b) Planeamento das actividades;
c) Planeamento dos recursos;
d) Planeamento financeiro.

1.7.1 Planeamento estrutural
O planeamento estrutural define a interdependncia entre
as diferentes pessoas, equipas, especialidades e reas de
toda a organizao. O plano estrutural por isso um
instrumento fundamental para a liderana do projecto e
para a orientao de todos os participantes. Este plano
geralmente apresentado na forma de um organigrama (ver Mdulo C1).

1.7.2 Planeamento das actividades
No planeamento das actividades, semelhana de um puzzle, todas as actividades e
responsabilidades tm de ser programadas. Isto implica identificar todas as
interdependncias e planear as actividades de forma que estas ltimas sejam realizadas numa
sequncia lgica e os atrasos sejam minimizados. Isto pode ser feito numa folha de clculo
ou utilizando um software de planeamento.

Planeamento
organizacional

Preparao do evento

Realizao do evento

Avaliao do evento

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1.7.3 Planeamento de recursos
A identificao dos recursos necessrios para o funcionamento do evento um aspecto
essencial da fase de planeamento organizacional, uma vez que ela serve de base para a
identificao dos custos.

1.7.4 Planeamento financeiro
O planeamento financeiro envolve a identificao de todos os custos e de todas as receitas
previstos do evento para determinar depois o equilbrio entre os dois. Para atingir este
equilbrio muitas vezes necessrio rever a lista de recursos necessrios, porm um
oramento realista essencial para um evento bem sucedido, uma vez que ele fornece uma
orientao fundamental para a liderana do projecto.

1.8 A PREPARAO DO EVENTO
Todas as actividades anteriores realizao de um evento
fazem parte da fase de preparao, nomeadamente:
a) Inscrio dos participantes;
b) Marketing;
c) Encomendar materiais impressos;
d) Encomendar o equipamento tcnico necessrio;
e) Um convite para apresentao de comunicaes;
f) Assinatura de contratos;
g) Cooperao com outros servios;
h) Reunies dos comits organizadores;
i) Escolha e convite de oradores;
j) Monitorizao do oramento.

Uma tarefa muito importante o planeamento detalhado de
recursos e actividades do evento. Este planeamento define
as tarefas de cada aco (equipa do projecto, oradores, tcnicos, etc.). Os diferentes aspectos
da preparao do evento so cobertos por outros mdulos.
A fase de preparao termina imediatamente antes da fase de realizao do evento.

Planeamento
organizacional

Preparao do evento

Realizao do evento

Avaliao do evento

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1.9 A REALIZAO DO EVENTO
"Se o organizador responsvel e fez o seu trabalho
adequadamente, ele pode descansar quando se inicia o
evento..."

Contudo, realisticamente, na fase de realizao do evento
necessrio ainda empreender as seguintes tarefas:
a) Liderar a equipa;
b) Estar preparado para uma "crise";
c) Servir de "ponto de contacto" do evento;
d) Representar a equipa de organizao.

1.10 A AVALIAO DO EVENTO
A ltima fase do projecto envolve a avaliao do sucesso
ou insucesso do evento.

A avaliao de um evento aprofundada no Mdulo F.


Planeamento
organizacional

Preparao do evento

Realizao do evento

Avaliao do evento

Planeamento
organizacional

Preparao do evento

Realizao do evento

Avaliao do evento

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2. DEFINIO DOS OBJECTIVOS DO EVENTO

2.2 Definio de objectivos
2.3 Como os objectivos precisos ajudam o organizador de eventos

2.2 DEFINIO DE OBJECTIVOS
Uma das aces bsicas e, por isso, muito importante na preparao de um evento a
definio e explicao precisa do que o organizador pretende atingir relativamente ao
pblico-alvo do evento.

Aquele que no sabe para onde vai, no deve ficar surpreendido se for parar a outro lado
qualquer!" uma frase da autoria de Robert F. Mager que todas as pessoas envolvidas na
gesto de um evento devero tomar em considerao.

A definio precisa dos objectivos de um evento determina todas as aces subsequentes.
Tomar em considerao os objectivos do evento ajuda, ou antes obriga, os responsveis pelo
planeamento a orientarem todas as actividades no sentido de atingir estes objectivos.

Os objectivos devem ser definidos da forma mais rigorosa possvel. Para isso, a condio
pretendida, o comportamento ou a alterao no comportamento devero ser descritos de
forma precisa. Isto , num congresso para a regenerao de energias para arquitectos e
decisores da indstria da construo, o objectivo "os participantes devero compreender as
possibilidades da energia solar" seria demasiado genrico, no dando um enfoque
suficiente ao tema do evento. Um grupo de objectivos bastante mais interessantes seria:
Os participantes devero ser capazes de:
identificar a economia das centrais de energia solar;
identificar fontes de informao sobre a utilizao da energia solar;
indicar o nome dos fornecedores de centrais de energia solar mais importantes;

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recomendar e planear centrais de energia solar para empresas de arquitectura e
construo".

Esta formulao dos objectivos tem tambm a vantagem de tornar mais fcil a avaliao dos
objectivos e do sucesso do evento.

2.3 COMO OS OBJECTIVOS PRECISOS AJUDAM O ORGANIZADOR
A definio precisa dos objectivos ajuda assim os organizadores do evento a:
Concentrarem-se nos assuntos e contedos mais relevantes para o pblico-alvo;
Escolherem os mtodos e meios mais eficazes de transmitir os temas e contedos;
Utilizarem locais para a realizao do evento adequados aos objectivos e onde o
ambiente e o equipamento sejam apropriados mensagem que se pretende transmitir;
Escolherem oradores capazes de captar o interesse dos participantes, pela sua
personalidade e/ou competncia;
Desenvolverem uma hierarquia do evento, obtendo dessa forma a estrutura do evento
mais adequada;
Manterem-se concentrados nas necessidades dos participantes durante a elaborao do
programa;
Utilizarem medidas de marketing e de relaes pblicas adequadas ao pblico-alvo;
Escolher um slogan que traduza a essncia do evento;
Desenvolverem um programa social que apoie e reforce os objectivos do evento;
Definirem as tarefas de cada funcionrio de forma objectiva;
Promoverem a colaborao entre o promotor e o organizador, garantindo que ambas as
partes trabalhem para os mesmos objectivos;

3. REALIZAR PESQUISA ADEQUADA

3.2 Identificar a procura de mercado potencial de um evento

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3.2 IDENTIFICAR A PROCURA DE MERCADO POTENCIAL DE UM EVENTO
No incio da fase de planeamento fundamental, a anlise das posies iniciais muito
importante para o planeamento de um evento. Como prosseguir?
Se for a primeira vez que se realiza um determinado evento, a abordagem de marketing
clssica considerar:
Existe procura pelo evento?
Qual o pblico-alvo?
Quais so as suas necessidades?
Existem eventos concorrentes?
Que produtos, fundos, mtodos, custos e preos permitiro realizar um evento bem
sucedido?

Mesmo eventos que tenham j sido realizados anteriormente tm de ser analisados,
estudando, nomeadamente, os seguintes elementos relativos a esses eventos:
Os guias dos programas;
Os planos do evento;
Os relatrios de avaliao.

A anlise destes elementos permitir ao organizador do evento perceber:
Os hbitos do evento;
As datas adequadas para a sua realizao;
A durao do evento;
A capacidade do espao do evento;
O nmero de salas necessrias;
As condies e preo dos bilhetes para os participantes;

Esta anlise dar ao organizador do evento uma ideia do que o evento e de qual ser a
melhor forma de o organizar no futuro.


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Aqui o organizador pode usar tcnicas de anlise primria tais como inquirir e questionar
representantes do evento anterior ou de anlise secundria nomeadamente materiais do
evento, avaliao das estatsticas existentes, entrevistas com especialistas, etc.

Resumindo, a anlise da posio inicial a base para o planeamento de um projecto de
organizao de um evento. Utilizando mtodos de pesquisa adequados, o organizador dever
identificar as pr-condies para a realizao do evento. O organizador define as condies
e os requisitos para a organizao do evento, a base para a identificao de objectivos e uma
imagem da viabilidade do projecto. Para mais informao ver o Mdulo D3.

4. O PBLICO-ALVO

4.2 Identificar o pblico-alvo de um evento

4.2 IDENTIFICAR O PBLICO-ALVO DE UM EVENTO
O pblico-alvo influencia decisivamente:
O contedo e curso do evento;
A escolha do local e data do evento;
A escolha das medidas de marketing.

O pblico-alvo identificado durante a fase de planeamento fundamental. Porm,
necessrio posteriormente fazer uma anlise detalhada dos interesses, necessidades e
atitudes do pblico-alvo seleccionado.

O planeamento muito mais fcil se o organizador conhecer bastante bem o pblico-alvo.

J no basta ser "bom" naquilo que se faz. O sucesso no futuro depende da capacidade de o
organizador se colocar na posio dos consumidores e de ver as suas necessidades do ponto
de vista deles. No futuro, ser necessrio desenvolver uma estratgia de gesto baseada no

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consumidor que procure satisfazer as suas necessidades individuais e exceder as suas
expectativas.

Em resumo, uma anlise precisa e detalhada do pblico-alvo torna possvel escolher as
medidas de marketing mais adequadas e identificar os requisitos a tomar em considerao na
preparao de uma proposta de evento centrada nas suas necessidades.

5. O DESIGN DO EVENTO

5.2 Viso geral
5.3 Objectivos do evento e diferentes formas de eventos
5.4 Ambiente
5.5 Mtodos de comunicao em convenes, reunies e congressos

5.2 VISO GERAL
Durante o processo de design, toda a estrutura do evento analisada, por exemplo:
De que tipo de evento se trata?
Quais os mtodos de comunicao usados?
Qual o ambiente?
Quais so as possibilidades experimentais?

O design do evento dever tomar em considerao a forma como o evento pode ser adaptado
para satisfazer as necessidades emocionais e intelectuais do pblico-alvo no mbito dos
objectivos do evento. Por exemplo:
Um orador principal introduz o slogan do dia. Depois disso, um conjunto de oradores
internacionais apresentam os temas a serem desenvolvidos durante o evento em
diferentes workshops. Os resultados dos workshops e as aces a tomar sero depois
discutidos em conjunto numa sesso plenria.

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A escolha dos oradores depende dos requisitos dos mtodos de transmisso que
decorrem dos objectivos do evento. O orador principal deve ser capaz de fazer uma
apresentao excepcional do slogan do dia, enquanto que os oradores iniciais devero
lanar as bases para as discusses do dia. Sempre que possvel, os oradores devero ser
internacionalmente conhecidos para atrair o maior nmero de pases e culturas possvel.

Em resumo, o design do evento abarca toda a proposta do evento. Ele combina os aspectos
intelectuais e emocionais necessrios para atingir os objectivos do pblico-alvo.

5.3 OBJECTIVOS DO EVENTO E DIFERENTES FORMAS DE EVENTOS
Para alm de planear o evento, o organizador responsvel por realizar o evento. Tal como
descrito acima, os objectivos do evento so os critrios mais importantes. Os exemplos
seguintes ilustram a interdependncia entre os objectivos e os mtodos sociais e de
comunicao:

Exemplo 1
O objectivo de um evento orientar/informar um determinado pblico-alvo acerca de
um tema relativamente recente, sobre o qual existem diferentes perspectivas e
opinies. Um mtodo de comunicao adequado seria um "painel de discusso",
incluindo o maior nmero possvel de diferentes perspectivas e opinies e
representando o maior nmero possvel de instituies. Em contrapartida, um
discurso tenderia a reflectir apenas a opinio de uma pessoa sobre o assunto.

Uma alternativa a isto seria um discurso de um especialista no assunto, mas uma
abordagem deste tipo poderia ser vista como subjectiva e as respostas emocionais aos
diferentes pontos de vista poderiam perder-se.

Exemplo 2
Se o objectivo do evento for divulgar informao acerca de um novo modelo
cientfico terico com interesse apenas para um grupo especfico de participantes, um
"painel de discusso" ou uma "mesa redonda" no seria o mtodo de comunicao

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adequado, mas antes um discurso apoiado por meios audiovisuais com uma sesso de
perguntas e respostas no final. A autenticidade dos oradores desempenha, tambm
neste caso, um papel fundamental.

Quando o objectivo vai para alm de transmitir informao e suposto que os
participantes formulem a sua opinio sobre o modelo, dever optar-se por um mtodo
de comunicao misto em que seja possvel a troca de opinies durante a discusso.
Um mtodo apropriado seria, neste caso, uma "discusso plenria" ou um discusso
em grupos de trabalho, por reas de interesse, diferentes disciplinas cientficas ou
diferentes aplicaes prticas.

Estes dois exemplos mostram como importante uma definio clara do objectivo para
identificar os mtodos sociais e de comunicao mais adequados.

Em ferias e exposies devem se usar mtodos semelhantes. Uma feira dedicada a
actividades de tempos livres deve ser orientada para a aco e ter lugar em salas
devidamente equipadas, onde seja possvel observar tcnicas e actividades relacionadas com
este tema.

O objectivo de um evento dever servir de base escolha dos mtodos sociais e de
comunicao. A definio precisa do objectivo contribui substancialmente para uma
preparao e realizao bem sucedidas.

5.3.1 Mtodos e tcnicas
Tal como anteriormente descrito, existe uma interdependncia entre os objectivos, mtodos
e contedo. Os mtodos de atingir os objectivos so uma rea muito importante para o
organizador.

O objectivo determinar os mtodos e tcnicas que sero apropriados para o contedo do
evento e para o pblico-alvo e que ajudaro a atingir os objectivos o mais eficazmente
possvel.

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Entre a variedade de mtodos possveis incluem-se os seguintes exemplos:
Discurso, painel de discusso, workshop, simpsio e discusso livre;
Discusso, debate e dilogo;
Meios audiovisuais como um flipchart, um filme, uma apresentao em PowerPoint,
etc.;
A utilizao da temperatura, ambiente, iluminao e cheiros.

A escolha de mtodos possveis quase interminvel e apenas limitada pelas capacidades
individuais e pelo talento dos oradores, formadores, criadores de bancas de exposio,
designers, apresentadores, etc.

Mesmo aqui, o organizador do evento estar envolvido, descrevendo as possibilidades
tcnicas aos oradores, moderadores e formadores. Esta funo particularmente importante
na medida em que alguns dos oradores e moderadores podero no estar familiarizados
como os aspectos tcnicos dos meios audiovisuais.

Finalmente, sempre uma questo de tomar em considerao todos os preparativos para
garantir que tudo conduz ao cumprimento dos objectivos do evento.

Para um congresso dedicado ao tema "Novos meios audiovisuais e tecnologias de
informao", faria sentido utilizar meios audiovisuais como apresentaes em PowerPoint
utilizando um projector de dados, videoconferncia com ligaes em tempo real e aplicaes
na Internet, tais como formao on-line ou negcios electrnicos. Isto seria especialmente
verdade se o objectivo fosse atrair novos utilizadores para estas aplicaes. Para objectivos
emocionais extremos como "aceitar", "disponibilidade para usar" ou "apoiar", seriam
necessrios mtodos mais orientados para a aco.

Nota:
Existe sempre o perigo de nos centrarmos nas aces e esquecermos os objectivos. Um tipo
de evento excessivamente orientado para a aco pode fazer com que o participante esteja

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to sobrecarregado de actividades que no seja capaz de absorver o contedo e as
mensagens. Os mtodos e meios audiovisuais no devem tornar-se um objectivo em si
mesmo, mas servirem sempre de apoio para atingir os objectivos do evento.

Um outro aspecto importante de utilizar mtodos e meios audiovisuais o seu custo. Devem
usar-se mtodos e meios audiovisuais adequados mas isso no significa que tudo o que
possvel ser feito dever ser feito. A ideia atingir os objectivos o mais depressa possvel e
com o menor esforo possvel. O slogan "tanto quanto possvel mas o menos possvel" um
bom princpio orientador.

5.4 AMBIENTE
Os eventos no decorrem de forma isolada. Os participantes percorrem muitas vezes longas
distancias para l chegar, podero ter de pernoitar diversas noites e tm de se orientar em
ambientes que no lhes so familiares, quer no local do evento quer na cidade em que este
decorre. Boas acessibilidades, estacionamento, sinais de direco claros e hotis
confortveis so aspectos que afectam de forma significativa a impresso com que os
participantes ficam do evento. Por isso, estes aspectos devem ter uma grande importncia no
planeamento do evento.

O contedo e as mensagens do evento podem ser reforados pelo ambiente e o equipamento
das salas. A escolha e o design do ambiente do evento uma parte importante das
responsabilidades do organizador. A escolha do local do evento dever ter em considerao
as oportunidades para a realizao de um programa social que complemente o evento
principal.

Os exemplos seguintes ajudam a clarificar a influencia que o ambiente pode ter no sucesso
de um evento:
Boas acessibilidades e possibilidades de estacionamento reduzem o stress e permitem
poupar energia;

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Se os participantes forem recebidos na estao de comboio com sinais e depois
conduzidos (acompanhados) ao local do evento, desenvolve-se um ambiente positivo e
uma confiana na capacidade da instituio organizadora;
A participao no evento pode comear no caminho para o evento, atravs da repetio
de sinais e smbolos ou do slogan do evento;
Um vestbulo atraente com a indicao clara da direco para as actividades iniciais do
evento (inscrio, primeira orientao, etc.) d aos participantes o sentimento de ser
bem-vindo e de estar em boas mos;
Numa sala grande, aberta e bem iluminada, quaisquer planos sobre o futuro tero um ar
mais apelativo do que numa sala escura e pequena sem vista;
Uma combinao de cores, luz e som nas salas permite criar o ambiente adequado para
o objectivo. Tons cor-de-laranja e vermelho escuro, por exemplo, criam um ambiente de
segurana e ajudam a criar uma maior abertura emocional. Em contrapartida, tons azul
claro ou verde criam um sentimento de distncia e so adequados para salas em que
decorram discusses objectivas.
Cadeiras confortveis e funcionais ajudam a manter a ateno dos participantes;
Os corredores entre as salas do evento e o hotel permitem promover os contactos entre
os participantes;
Um programa social interessante ajudar a aproximar participantes que se encontrem
em diferentes blocos do programa do evento;
Funcionrios competentes no gabinete do evento podem responder s questes e
problemas levantados pelos participantes.

importante notar que o ambiente mais caro nem sempre a melhor escolha. A melhor
escolha um local que facilite o cumprimento dos objectivos do evento.

Assim, poder ser adequado escolher um local "pouco confortvel" se o objectivo aceitar
factos difceis e fazer escolhas difceis, porque um ambiente desse tipo facilita a aceitao
dessas situaes.


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5.5 MTODOS DE COMUNICAO EM CONVENES, REUNIES E
CONGRESSOS
No Mdulo D2A so discutidos os diferentes mtodos de comunicao que podem ser
usados em convenes, reunies e congressos.

6. ELABORAO DE PROGRAMAS GERAIS PARA EVENTOS

6.2 Elaborao de programas gerais

6.2 ELABORAO DE PROGRAMAS GERAIS
Os mdulos D2, D2A e D2B contm informao acerca de como elaborar programas gerais
de eventos.

7. BIBLIOGRAFIA ADICIONAL
Mdulo A5 O processo e as etapas da gesto de projectos de organizao de eventos.
Mdulo C1 Estruturao de equipas e comits para a elaborao de projectos de
organizao de eventos.
Mdulo D2 Elaborao de programas de eventos detalhados Introduo.
Mdulo D2A Elaborao de programas de eventos detalhados para reunies, conferncias
e congressos.
Mdulo D2B Elaborao de programas de eventos detalhados para exposies e feiras.
Mdulo D3 Planeamento e implementao de actividades promocionais, de marketing e
vendas em eventos.
Mdulo D6 Elaborao de planos para a montagem, realizao e desmontagem de eventos.
Mdulo F Avaliar e reportar os resultados dos projectos de eventos.
Sesso de formao atravs da Internet intitulada "Viso geral e introduo"
Sesso de formao atravs da Internet intitulada "Mtodos sociais e de comunicao em
conferncias e congressos".

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