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Recursos Humanos y gestin de voluntariado Intermedio
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Mdulo 1
La preparacin es la clave! Preparacin profesional para la gestin del voluntariado
DU 1.1 Empata social
El voluntariado es a menudo sensible a las causas, las historias sobre la gente y las situaciones en las que pueden ser de
ayuda y necesitan sentirse bienvenidos a formar parte de l. Para lograr esto, una organizacin necesita tener por lo menos
una persona bien preparada responsable de juntar las dos caras de la misma moneda: las personas que deseen participar
como voluntarios, y las necesidades de la organizacin. La coordinacin de voluntarios es la mayora del tiempo un modelo a
seguir para ellos y hace falta que muestre valores fuertes. Empata social - un concepto mixto - puede ayudar a entender a
las personas responsables de la coordinacin de voluntarios y a ellos mismos, los problemas de la comunidad y de sus
beneficiarios.
Empata Social es un concepto que unifica la empata del individuo y la desigualdad social. La Empata social se define como la
comprensin de los dems, por la visin de que percibir o experimentar sus propias situaciones de vida puede ayudar a
mejorar las desigualdades estructurales y las disparidades. Esto nos obliga a ponernos en esa posicin, permanecer sin
juzgar, y considerar lo que se puede hacer desde la iniciativa pblica para mejorar la situacin. Cuando tenemos empata
social, somos ms propensos a participar o desarrollar programas y servicios que promueven la justicia social. La empata
social requiere las siguientes consideraciones (adaptado de Elizabeth A. Segal):
Nuestra propia experiencia no es la misma que la de nadie ms, as que, con el fin de entender a una persona,
tenemos que entender las particularidades de su vida.
En la comprensin de alguien, debemos abstenernos de juzgar. La empata no es lo correcto o incorrecto. Por ejemplo,
uno debe abstenerse de emitir un juicio sobre si un cliente debera haber seguido en la escuela, o no debera haber
tenido un hijo.
La empata social requiere que se consideren todos los factores ambientales o sociales que tienen un impacto sobre
las circunstancias de vida de una persona.
DU 1.2 - Liderazgo
Por qu algunas organizaciones de voluntariado tienen ms xito que otras? Y por qu algunas organizaciones no lo
tienen en absoluto? A menudo se piensa que el fracaso de las organizaciones de voluntariado se puede atribuir, entre otras
cosas, a la falta de liderazgo en la organizacin. Muchos voluntarios aportan experiencia de liderazgo del sector privado o del
sector pblico, pero la forma en que lo desarrollan en la ONG es totalmente distinta.
Qu es un lder y por qu es importante que los coordinadores del voluntariado tengan esta cualidad? Un lder rene
apoyos y gua a las personas a un objetivo comn. Habilidades de relacin interpersonal y de liderazgo son esenciales para
los coordinadores del voluntariado - que deben reclutar, retener y orientar al voluntariado para llevar a cabo, conjuntamente,
los objetivos establecidos. El liderazgo se refiere al mismo tiempo a las competencias relacionadas con la personalidad y a las
habilidades del lder; se basa en ambas cosas, a cualidades innatas y habilidades aprendidas.
La forma en que una coordinacin de voluntariado implementa el "arte" de la escucha activa, la tutora, el dilogo pblico, la
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evaluacin y la reflexin es fundamental para el liderazgo del equipo. stos son algunos de los principios bsicos del
liderazgo del voluntariado (adaptado de Richard Cummins, Liderazgo para los Voluntarios):
1. El voluntariado conoce el objetivo de la organizacin y del equipo. Se ofrecen a la organizacin por su misin, por lo
tanto sus objetivos y sus valores deben ser comunicados de forma muy clara al voluntariado. Pero ste es bastante poco
estable, por lo que un buen lder comparte estos valores con frecuencia.
2. El voluntariado conoce su papel en la organizacin. Los empleados suelen oir con frecuencia las expectativas de la
empresa respecto a su trabajo; y aunque el voluntariado tiene motivaciones distintas, tambin necesita orientaciones claras
para hacer su trabajo. Un buen lder sabe que tener una funcin clara es muy importante para el voluntariado.
3. El voluntariado sabe dnde encontrar la informacin que necesita. Debe saber cmo encajan las distintas piezas de un
proyecto y donde pedir ayuda para su trabajo. Un buen flujo de informacin es muy importante. Se deben establecer
mecanismos de supervisin del voluntariado y comunicarlos adecuadamente.
4. El voluntariado da y recibe feedback. Dar informacin de retorno al voluntariado es importante, les permite aprender,
mejorar su trabajo. Una buena coordinacin de voluntariado le da la oportunidad de expresar opiniones respecto a su
trabajo, a la organizacin, aportar nuevas ideas. Esto ayuda a mejorar al grupo y proporciona la medida del valor que se da
a su trabajo.
5. El voluntariado necesita reconocimiento y motivacin. La motivacin del voluntariado es al mismo tiempo intrnseca
hacer algo por el placer de hacerlo o por la causa- y extrnseca hacer algo por la obtencin de un beneficio (experiencia,
certificacin, etc.), o por una combinacin de los dos. De cualquier forma, una buena coordinacin de voluntariado sabe cmo
identificar los factores de motivacin de su voluntariado, en general e individualmente, y los usa para mantenerlos vivos. Una
motivacin continua a travs de mtodos creativos mantiene el voluntariado activo y unido.
Algunos de los mtodos que pueden contribuir al xito de la coordinacin del voluntariado y de sus organizaciones son:
Escucha activa. Animar al voluntariado a hablar y escucharles. Conocer su personalidad, sus motivaciones, valores, intentar
conseguir que los valores de la organizacin se encuentren con los individuales. Animarles a hablar sobre la organizacin y
sobre qu esperan de su experiencia de voluntariado.
Tutora. Apoyo y orientacin del voluntariado para aprender y compartir. Intentar que sus cualidades se acerquen a las
necesidades de la organizacin. Interesarse por el apoyo que necesitan para llevar a cabo su trabajo, si tienen un plan
personal o de carrera profesional, qu les gustara aprender. Ayudar al voluntariado a llevar adelante sus planes individuales
y las acciones deseadas.
Dilogo abierto. Animar discusiones abiertas en los temas que interesan al grupo. Facilitar la relacin entre el voluntariado.
Animar la aportacin de feedback y facilitar la libre circulacin de la informacin.
Evaluacin y reflexin. Animar al voluntariado a reflexionar sobre su propio trabajo, evaluar su rendimiento e incorporar el
aprendizaje en el trabajo cotidiano. Evaluar el rendimiento del voluntariado, manifestarle su opinin y valorar sus xitos.
DU 1.3 Resolucin de conflictos
El conflicto es natural en la condicin humana, especialmente en las dinmicas de grupo. Por lo tanto no siempre es posible
evitar el conflicto, pero puede ayudar la identificacin de habilidades de resolucin de conflictos desde la coordinacin del
voluntariado, y la preparacin de la organizacin y del equipo para la posibilidad de tener que enfrentarse a un conflicto.
Cuando se produce una discusin entre el voluntariado y el personal de la organizacin, o entre el propio voluntariado, se
debe resolver de forma constructiva, para que las soluciones conduzcan a cambios positivos y pasos adelante. El
voluntariado que se siente mal tratado o se queja de su situacin o de las condiciones de trabajo deben comunicrselo a la
coordinacin del voluntariado de forma inmediata para actuar tambin inmediatamente. La posibilidad de un conflicto y de
sus consecuencias negativas se pueden mitigar:
Teniendo pautas de conducta claras,
Ofreciendo al voluntariado un manual de normas e incluso haciendo prcticas de ellas cuando sea necesario,
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Organizando una buena sesin de orientacin para el voluntariado, en la que puedan ser informados sobre sus
responsabilidades como personas voluntarias,
Manteniendo sesiones regulares de supervisin en las que se discutan posible fuentes de conflicto,
Teniendo un buen plan de resolucin de conflictos.
Algunos de los temas generales que deben ser cubiertos por las normas y polticas internas de la organizacin, con el fin de
evitar la posibilidad de un conflicto (adaptado de www.fundsforngos.org ):
1. Normas generales de comportamiento. Las ONG desean que su voluntariado adopte actitudes y comportamientos que
mantienen la buena imagen de la organizacin. El voluntariado, como los empleados, debe mostrar respeto, cortesa y
puntualidad, profesionalismo e integridad. Adems de estas reglas habituales, cada voluntario debe seguir los
procedimientos especiales y las normas establecidas por la organizacin. Hay ocasiones en las que el conflicto aparece entre
el voluntariado, y hace falta proporcionar orientacin y reflexin sobre las causas y las consecuencias de sus acciones. La
mayora de las veces, con un poco de apoyo, se entiende la situacin y su comportamiento se modifica en consecuencia.
2. Actividades polticas. Dado que las ONG son organizaciones apolticas, el voluntariado debe abstenerse de participar
en actividades de carcter puramente poltico en las instalaciones de la organizacin o durante sus horas de voluntariado.
Tambin deben abstenerse de utilizar los materiales de la organizacin para estos fines e invitar a participar a otros
voluntarios en este tipo de actividades.
3. Discriminacin y abuso. La ONG debe tener reglas claras acerca de la discriminacin y el acoso. Ningn voluntario,
hombre o mujer, tiene derecho a ejercer presin sobre otro voluntario o empleado, discriminar, hacer proposiciones ntimas,
dar un trato preferencial o favoritismo sexual en el trabajo.
4. Conflictos de inters. Para evitar ponerse a s mismos en un conflicto de intereses con los objetivos y las acciones
llevadas a cabo por la ONG, los voluntarios deben abstenerse de utilizar los bienes de la ONG para fines ilegales, no
autorizados o personales, divulgacin de informacin confidencial de la organizacin o de los beneficiarios, emprender
actividades privadas durante sus horas de voluntariado, obteniendo beneficios o inters por influir en las decisiones.
Mdulo 2
Vamos a trabajar! Gestin prctica del voluntariado
D 2.1 Desarrollo de tareas creativas y motivadoras para el voluntariado
El voluntariado se interesa por las diferentes tareas que ponen en el punto de mira de sus competencias, personalidad y
experiencia. Algunos de ellos quieren desarrollar competencias al realizar las actividades de voluntariado, mientras que otros
voluntarios tienen ms experiencia y quiere poner sus conocimientos en prctica por una causa. Esta diversidad puede ser
un reto para la coordinacin del voluntariado, ya que est obligada a trabajar con todos los voluntarios con el fin de darles la
motivacin y tareas creativas.
En el diseo de las tareas del voluntariado, hay que tener en cuenta dos aspectos importantes:
- Las necesidades de la organizacin, con base en las necesidades de la comunidad. Esto debe basarse en mtodos de
evaluacin de necesidades.
- Las necesidades y la motivacin del voluntario. Aqu hay tres grandes perfiles de voluntarios:
Los voluntarios con orientacin a la causa. Necesitan sentirse aceptados y queridos, interactuar. Prefieren trabajar
en equipo, se preocupan por mantener a la gente feliz a su alrededor, sienten la necesidad de conocer mejor a sus
compaeros; Sienten la necesidad de ayudar a las personas necesitadas.
Voluntariado orientado al poder: su deseo es el de tener un impacto y una influencia positiva, y la voluntad de lograr
un cambio y ser diferente, un inters en la reputacin y el estatus social, el placer de dar consejos y presentar sus
ideas. Elocuencia, facilidad de palabra, capacidad de ver las conexiones entre las cosas, ver la foto completa
El voluntariado orientado al rendimiento: quieren ser los mejores y que todo el mundo sepa que lo son, comparan su
xito con el de otros voluntarios, e incluso el del personal. Les asumir responsabilidades, trabajan bien incluso bajo
estrs. Necesitan instrucciones claras, quieren saber lo que constituye un xito, quieren lograr grandes cosas y
alcanzar objetivos concretos, slo toman riesgos calculados.
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Sugerencia!: Trate de averiguar, constantemente, lo que a los voluntarios les gusta hacer, cmo se relacionan con su trabajo
y darles espacio para agregar nuevas cosas y ser creativo. Al asignar una tarea a un voluntario, no se olvide de obtener
comentarios al respecto: lo que el voluntario piensa, cmo se podra mejorar la tarea, o simplemente intentar averiguar si la
tarea es suficientemente motivadora para llevarla a cabo con voluntariado, sobre todo si se trata de una tarea repetitiva o
prolongada.
Cmo desarrollar las tareas que motivan a todo el mundo? Aqu hay algunos principios generales. Asegrese de que el
voluntario tiene:
La propiedad de la tarea. El voluntario debe apropiarse de manera clara, anunciada, por ejemplo desde la
coordinacin a travs de la designacin del puesto de trabajo voluntario (PR Coordinacin).
Autorizacin para pensar. El voluntario tiene la libertad para planificar y ajustar la tarea segn sea necesario.
Responsabilidad en los resultados (positivos y negativos). El voluntario se atribuye tanto el xito como el fracaso de
la tarea.
Mantener puntuacin y evidencias. El voluntario se encarga de hacer el seguimiento de las diferentes entradas a la
tarea (horas trabajadas, el dinero invertido, los beneficiarios alcanzados, etc.)
D 2.2 Como fortalecer tu equipo Construccin de equipo que funciona
Un espritu de equipo no es por casualidad. Una de las funciones ms importantes del lder del voluntariado es construir el
sentimiento de pertenencia a una comunidad o un grupo de personas con valores y hbitos.
Un equipo de voluntarios fuerte se construye desde el principio, incluso antes de contratar a la misma. Por qu? Durante la
planificacin, asegrese de asignar tiempo para el trabajo en equipo! El mejor momento para programar la sesin de trabajo
en equipo primero es, preferiblemente, antes de que el equipo de voluntarios inicie la actividad. La actividad de formacin de
equipos puede tomar diferentes formas y longitudes de tiempo. Esto podra significar unas pocas horas en su oficina, y
podra consistir en diferentes ejercicios creativos que permitan a los voluntarios a encontrar la manera de trabajar juntos. Si
usted puede invertir ms en esta actividad, la sesin de trabajo en equipo incluso podra durar unos pocos das, podra tener
lugar fuera de la oficina - tal vez un par de horas de distancia, en un lugar agradable y adecuado elegido de antemano.
Incluso se puede organizar por un facilitador externo para ayudar a construir su equipo de voluntarios!
Usted probablemente ha estado involucrado en un ejercicio de creacin de equipos en algn momento de su vida escolar o
laboral. Tal vez fue una actividad divertida corto o incluso un retiro de fin de semana. Qu sucedi despus ? Es importante
recuperar los conocimientos adquiridos durante la actividad y tomar nota del comportamiento y los posibles cambios que
ocurrieron durante la actividad. Cuando planeamos una sesin de trabajo en equipo nicamente como ocio y diversin, sin
ningn objetivo estratgico en mente, se demuestra que es una prdida de tiempo y recursos, ya que es un ejercicio que en
realidad no ayuda a nadie involucrado. Tiene que haber un propsito real y un plan detrs de su decisin de hacer el
ejercicio. Dedique tiempo a pensar acerca de las fortalezas actuales de su equipo y sus debilidades. Hgase las siguientes
preguntas para identificar la raz de los problemas:
Necesita el voluntariado conocerse unos a otros?
La mala comunicacin retarda el progreso de creacin del grupo?
Existen conflictos entre ciertas personas que estn creando divisiones dentro del equipo?
Algunos miembros se centran en su propio xito, y daan al grupo como resultado?
Los voluntarios tienen que aprender a trabajar juntos, en lugar de individualmente?
Algunos miembros se resisten al cambio, y esto afecta la capacidad del grupo para seguir adelante?
Los voluntarios necesitan un impulso para su moral?
Una vez se hayan identificado las causas de los problemas del equipo de voluntarios, se puede planear ejercicios que
aborden estos problemas.
La formacin de equipos funciona sobre una base continua. El trabajo en equipo eficaz tiene que pasar continuamente si
desea que el grupo de voluntarios tenga xito. Si se lleva un grupo, hay que de incorporar actividades de creacin de equipo
en su rutina semanal o mensual. Esto ayudar a todos a atender sus asuntos diferentes, y se les dar la oportunidad de
divertirse y aprender a confiar en los dems - algo ms que una o dos veces al ao. Por ltimo, aunque la competicin entre
los grupos de voluntarios pueden ayudar, asegrese de que sus actividades de creacin de equipo no son demasiado
competitivas.
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Una situacin particular, a tener en cuenta es cuando se produce un cambio significativo o un momento difcil. El cambio
interrumpe el trabajo en equipo, y la coordinacin del voluntariado necesita mantener a su equipo unido y centrado, incluso
en tiempos de cambio. La organizacin en momentos de cambio tiene que recordar y hacer hincapi en su propsito de
existencia - su causa, y crear una visin estimulante. Una causa comn puede mantener a un equipo unido, y una buena
visin involucra a la gente!
D 2.3 101 formas de motivar al voluntariado
El voluntariado puede rpidamente perder motivacin si siente que su trabajo no es valorado. Cuando los voluntarios se
sienten unidos a su organizacin lo mejor es hacer todo lo posible para retenerlos. Puede ser difcil reclutar y entrenar
nuevos voluntarios. El mantenimiento de voluntarios cualificados puede ser vital para el mantenimiento de un servicio de
calidad a nuestros beneficiarios y para llevar a cabo nuestros proyectos. Reconocer a los voluntarios no tiene por qu implicar
gastar dinero. Para empezar, decir gracias en el Da Internacional del Voluntariado, y seguir mostrando su gratitud todo el
ao! Aqu estn algunas sugerencias:
Sonrer
Colocar un buzn de sugerencias del voluntariado
Disfrutar de un refresco
Reembolsar los gastos relacionados con el trabajo
Solicitar un informe de progreso
Enviar una tarjeta de cumpleaos
Aprovechar oportunidades de descuentos
Dar certificados de premios
Dar reconocimientos
Mantener un bar de t / caf
Tener un plan de celebraciones anuales
Invitarles a las reuniones del personal
Reconocer las necesidades y problemas personales
Atender las necesidades y problemas personales
Ser agradable
Pedirles que ayudar en una emergencia en la organizacin
Proveer cuidado de nios
Crear un Cuadro de Honor en el rea de recepcin
Premiar con fotos de las actividades
Respetar sus deseos
Dar ts informales o fiestas
Mantener la motivacin
Solicitar su opinin acerca de ciertos acontecimientos
Permitir que hagan el trabajo que se les ha asignado
Enviar una tarjeta de vacaciones de la familia del voluntario
Describir adecuadamente todos los puestos de voluntarios y el tiempo de trabajo requerido
Decir "buenos das"
Saludarles por su nombre
Darles una camiseta con el logotipo de la ONG o una causa
Hacer seguimiento de los acontecimientos, xitos y fracasos
Proporcionar una buena sesin de orientacin para que sepan cmo hacer su trabajo!
Ayudar a desarrollar confianza en s mismo
Mencionar su contribucin al hablar con patrocinadores / donantes
Tomarse tiempo para explicar sus trabajos, el impacto que tiene en la organizacin.
Ser comunicativo
Motivar a los colaboradores VIP para que hablen con el voluntariado
Realizar sesiones de karaoke
Dar responsabilidad
Invitar a la participacin en la planificacin del equipo
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Respetar las sensibilidades
Facilitar el crecimiento en el trabajo
Facilitar el crecimiento del empleo
Enviar informacin de inters periodstico a los medios de comunicacin
Hacer fiestas de degustacin
Pedir a un beneficiario que evale su trabajo
Decir "Buenas tardes"
Respetar sus preferencias
Crear un entorno agradable
Hacer que el trabajo sea una cosa divertida de hacer
Bienvenido a coffee breaks del personal
Colaborar en la formacin de otros
Participar en una recepcin pblica
Destinar tiempo a hablar
Defensa contra el personal hostil o negativo
Participar en la confeccin de planes
Pedirles que participen tambin en otras ONGs
Elogiarle ante el personal de supervisin
Enviar una tarjeta
Ofrecerle opinin sobre su trabajo
Prepare la organizacin para recibirles
Persuadir a los empleados de equiparar la experiencia del voluntariado con la experiencia laboral
Aceptar la colaboracin con el personal
Recomendar al posible empleador
Dejar tiempo para asistir a conferencias o talleres voluntarios
Ofrecer funciones de promocin
Utilizar como consultores en proyectos
Escribir notas de agradecimiento!
Invitar a participar en el diseo de polticas de la organizacin
Sorprenderles con caf, dulces, bebidas gaseosas
Celebrar los proyectos y logros sobresalientes
Designar a los premios de voluntariado en grupo, en la comunidad y a nivel nacional
Organizar un "Da del Voluntariado"
Hacer compatible el voluntariado con el trabajo remunerado!
Felicitar a los voluntarios a sus amigos y empleadores
Proporcionar formacin en servicio
Proporcionar herramientas tiles y buenas condiciones de trabajo
Decir "Buenas noches"
Plan de eventos sociales para el personal y el voluntariado
Ser una persona real
Alquilar espacio de cartelera para reconocimiento del pblico
Aceptar su individualidad
Proporcionar oportunidades para conferencias y evaluacin
Identificar grupos de edad
Mantener un archivo de su trabajo
Enviar cartas improvisadas diversin
Planificar espectculos ocasionales
Fomentar sorpresas para el voluntario por parte de los beneficiarios
Utilizar anuncios en el peridico local para reconocimientos
Promover un "voluntario-del-mes-" programa
Enviar una carta de agradecimiento al nuevo empleador
Planificar una "Edicin de Reconocimiento" del boletn de noticias de la ONG
Marcar con un color distinto las etiquetas de cdigo de nombre para indicar logros particulares (horas, aos,
trabajos, etc.)
Enviar carta de recomendacin a prominentes figuras pblicas
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Decir "Te echamos de menos"
Elogie el equipo al que el voluntario pertenece
Promover las sonrisas del personal
Facilitar el desarrollo personal
Distinguir los grupos y los individuos en el grupo
Mantener la seguridad en el trabajo
Orientar adecuadamente en el trabajo
Premio Especial citaciones por logros extraordinarios
Explicar las creencias de su grupo y las polticas
Enviar tarjetas de Navidad
Estar familiarizado con los detalles de las asignaciones de trabajo
Llevar a cabo eventos de reconocimiento en toda la comunidad
Planificar encuentros para asistir al teatro
Asistir a un evento deportivo juntos
Hacer un picnic
Decir "gracias" con frecuencia
Sonrer!