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INDUSTRIA DEL HIERRO, S. A. de C. V.

EJECUCIN DE INVENTARIOS CICLICOS


SELECTIVOS EN LOS ALMACENES
NO. PA1-03
REV. 0
FECHA: 28-MAY-07
HOJA: 1 DE 5

Formato del anexo 5.4 del procedimiento SA1-01 Rev. 1
1.0 OBJETIVO.
Establecer los criterios y responsabilidades para la ejecucin de inventarios cclicos y selectivos de
los materiales en los almacenes de proyectos para efecto de contar con informacin precisa sobre las
existencias reales de almacn y detectar posibles faltas de suministro que pudieran afectar el
programa de construccin.
2.0 ALCANCE.
Aplica slo a los materiales de instalacin permanente bulks adquiridos por ICA Fluor que se
encuentran en los almacenes de proyectos activos.
3.0 REFERENCIAS.
No aplica.
4.0 DEFINICIONES.
4.1 Inventario cclico selectivo.
Son las actividades de cotejo de materiales que se llevan a cabo en forma peridica para
determinar las diferencias entre la existencia real y la cantidad terica de materiales, y son
selectivos porque se identifica una muestra con los materiales ms significativos en valor
monetario.
4.2 Mtodo ABC.
Sistema para el anlisis y control de inventarios que establece 3 grupos de artculos: A, B y C
con base en el nmero de partidas y en su valor monetario.
5.0 ANEXOS.
5.1 Programa de Inventarios.
5.2 Cdula de Diferencias.
6.0 RESPONSABILIDADES.
6.1 Del J efe de Almacn en el proyecto.
a) Coordinar y verificar el levantamiento del inventario cclico selectivo programado.
b) Solicitar al Gerente de Sitio la presencia de un tercero que atestige la toma y notificar al
J efe Administrativo la realizacin del evento en el periodo correspondiente.
c) Solicitar apoyo al Gerente de Sitio en los casos que se requiera, ya sea para movimiento de
materiales que por su peso y volumen se necesite o con personal para el conteo cuando los
recursos de almacn sean insuficientes.
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d) Vigilar que el inventario se lleve a cabo de acuerdo al programa establecido en el anexo
5.1.
e) Verificar que sean conciliadas y resueltas, en la medida de lo posible, las diferencias
detectadas antes de emitir la cdula de diferencias y posteriormente registrar lo que aplique
en el sistema.
f) Notificar a la Gerencia del Proyecto la cdula de diferencias para que sea aprobada.
g) Notificar a Contabilidad de proyecto las diferencias finales por operar en la parte contable
(cuando aplique)
6.2 Del Superintendente de Procuracin en el proyecto.
a) Apoyar al jefe de almacn en cualquier necesidad de interaccin con la Gerencia del Sitio,
para que se cuente con apoyo en la ejecucin del inventario cclico.
b) Firmar de Vo. Bo. la cdula de diferencias resultante del conteo.
c) Someter la cdula de inventario a la Gerencia de Sitio o Superintendencia de Construccin
para su firma de autorizacin correspondiente.
6.3 Del J efe Administrativo del proyecto.
a) En caso de proyectos con Inventarios Contables, el J efe Administrativo recibir una copia
de la cdula de diferencias para que sta se concilie con el sistema contable.
6.4 Del Gerente del Sitio o Superintendente de Construccin.
a) Brindar apoyo al J efe de Almacn, proporcionando los recursos necesarios y apropiados,
como personal y equipo, para la ejecucin del inventario, cuando por la naturaleza de las
condiciones as se requiera.
b) Firmar de autorizado la cdula de diferencias resultante del inventario cclico, una vez que
ha sido revisada y firmada respectivamente por el J efe de Almacn, el testigo y el
Superintendente de Procuracin.
7.0 MARCO DE REFERENCIA
Derivado del ritmo con el que se ejecutan los proyectos resulta inviable la ejecucin de inventarios al
100% ya que esta accin demandara el cierre del almacn por varios das afectando seriamente el
avance de proyecto. Por tal motivo ICA Fluor ha determinado que la seleccin de artculos a
inventariar estar basado en el mtodo ABC de control de inventarios, con ciertos criterios
particulares.
Grupo A, generalmente cerca del 80% del valor del inventario est representado por el 15% de los
artculos, los cuales son los de mayor costo, mayor tiempo de entrega y por lo tanto son los ms
importantes para efectos de control.
Grupo B, los materiales representan aproximadamente el 15% del valor del inventario y en cantidad
cubren cerca del 30% del total de artculos; son de importancia, costo y tiempos de entrega media.
Grupo C, los materiales representan en promedio slo un 5% del valor de inventario, son elementos
de bajo costo, alto volumen y disponibilidad inmediata en el mercado, y para fines de control son de
importancia reducida.
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La grfica esquematiza esta distribucin.



De acuerdo a los materiales que tpicamente se manejan en el mercado de proyectos IPC, ICA Fluor
ha determinado focalizar la muestra de inventarios solo al grupo de materiales tipo A; en tanto que el
mecanismo para identificar tales artculos se detalla en el punto 8.2.
Anlisis estadsticos recientes con datos reales demuestran que al inventariar tan slo el 5% de los
materiales en existencia en los almacenes de ICA Fluor, se logra cubrir en promedio el 70% del
monto total de Inventario como lo muestra la tabla siguiente:

Proyecto Prime Total
Registros
Registros Tipo A
(representan 70%
del monto total)
% del Total
Registros
Tipo A
Monto Total
Inventario
Monto materiales
Tipo A (USD)
INVISTA 5 688 41 6% $ 994,660 $ 696,262
6 554 73 13% $ 370,651 $ 259,456
7 36 8 22% $ 24,782 $ 17,348
LNG 5 487 24 5% $ 457,766 $ 320,436
6 372 20 5% $ 649,685 $ 454,779
7 212 20 9% $ 355,659 $ 248,961
MINA II 5 2,809 84 3% $ 12,262,013 $ 8,583,409
6 1,687 51 3% $ 10,387,015 $ 7,270,910
7 52 11 21% $ 294,063 $ 205,844
INDELPRO 5 1,854 136 7% $ 4,691,000 $ 3,283,700
6 401 2 0% $ 1,560,971 $ 1,092,680
9,152 470 $ 32,048,266 $ 22,433,786
5% 70%
8.0 PROCESO
Previo al inicio de las actividades de toma de inventario, el J efe de Almacn notificar al Gerente de
Sitio y al J efe Administrativo, el (los) da(s) en que se llevar a cabo el levantamiento de inventario y
le solicitar al primero la designacin de una persona (tercero) que atestige el levantamiento fsico.
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8.1 Periodicidad
De acuerdo al programa de inventarios cclicos (Anexo 5.1), en cada proyecto se llevar a cabo
en forma mensual la toma de inventario de los materiales de la disciplina que el mismo
programa seala (Tuberas, Elctrico o Sistemas de Control), y su ejecucin estar en funcin
del ciclo de vida de cada proyecto y de la etapa constructiva en que se encuentre, de tal forma
que el primer inventario de proyecto se llevar a cabo cuando en el almacn exista actividad
con los materiales del mes que le corresponde.
8.2 Seleccin de la muestra
La identificacin de la muestra de materiales a inventariar partir de valorizar el inventario del
sistema Material Manager (cantidades en mano de cada Item Code/Size) a partir del precio
unitario promedio en la moneda del sistema multiplicado por la cantidad en stock el da en que
se selecciona la muestra. El precio extendido resultante se sumar para obtener un gran total y
de ste total, se seleccionarn las partidas de mayor monto hasta cubrir el 64%.
En caso de que la cantidad de lneas (Item Code/Size) seleccionadas represente un porcentaje
mayor al 7% del total de lneas, el conteo se acotar hasta sta partida.
8.3 Toma de Inventario y cotejo
a) En caso de proyectos con inventario contable, y previo al inicio del inventario fsico, las
existencias de materiales de la muestra en Material Managerdebern ser consistentes
con los registros de Timberline Inventory, en caso contrario se conciliarn los movimientos
de entradas y salidas pendientes de los artculos de la muestra.
b) Se proceder a reacomodar los materiales, en caso de que se tenga necesidad de ello para
facilitar el conteo.
c) Se actualizarn las localizaciones por cambios en Material Manager.
d) Actualizar todos los movimientos, tanto de entradas y salidas por cualquier documento a la
fecha de toma del inventario, as como conciliar todos los picking tickets que no se hayan
despachado.
e) Proceder a contar los materiales de la muestra.
f) Cuando se vaya a despachar algn material que est dentro de la relacin a inventariar se
marcar el Picking Ticket con la nomenclatura ADI que significa antes de inventario, para
poder aclarar posibles confusiones de existencias en los casos en que se despachen
materiales dentro del lapso del inventario. Una copia de este picking ticket le ser
entregada al J efe de Almacn.
8.4 Verificacin de inconsistencias.
a) Una vez terminado el conteo comparar las listas de materiales del sistema versus conteo
fsico de los materiales seleccionados
b) Revisar los documentos pendientes como son facturas, notas de traspaso, vales de salida,
manuales, etc., para considerarlos en el conteo y determinar las diferencias con mayor
precisin al considerar dichos documentos.
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c) Eliminar del reporte las diferencias resueltas y ajustar en el sistema Material Manager las
diferencias no resueltas, para que sean reflejadas las existencias reales en el stock.
d) Notificar a Contabilidad la cdula de diferencias final.
8.5 Notificacin de Diferencias
a) La cdula se somete a las firmas sealadas anteriormente.
b) Cuando se trate de Almacenes con inventario contable, la cdula de diferencias se entrega
a contabilidad para su aplicacin en el sistema contable Timberline y sean actualizados sus
registros.
8.6 Integracin de expediente
Por cada evento (mes) en el que se lleve a cabo la toma de inventario, deber conservarse en
expediente lo siguiente:
a) Notificacin de la toma de inventario.
b) Listado de la muestra de materiales a inventariar con los precios extendidos y los
porcentajes que avalan la seleccin.
c) Reporte de cdula de diferencias con las firmas correspondientes, as como copia de los
documentos de apoyo si los hubiere.



No. PA1-03
Gerencia de Procuracin Rev. 0
Coordinacin Control de Materiales y Almacenes Anexo 5.1
Hoja 1 de 1
ALMACENES
Programa de Inventarios cclicos selectivos
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
Proyecto Prime 29 Ene-2 Feb 26 Feb-2 Mar 26 Mar-30 Mar 23 Abr-27 Abr 28 May-01 Jun 25 Jun-29 Jun 30 Jul- 3 Ago 27 Ago-31 Ago 24 Sep-28 Sep 29 Oct-02 Nov 26 Nov-30 Nov 17 Dec-21 Dic
PROYECTOS 5.-Tuberas y Conexiones
ACTIVOS 6.-Material Electrico
7.-Sistemas de Control
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Rev.0
Anexo 5.2
Hoja 1 de 1
P Item code Size Descripcion Abreviada Unidad Almacn Loc. Sistema Fsico
PrecioU
SD
Diferencias (F-S)
Notas
5 5356032 4 PIPE STD WEIGHT ASTM- A53 CS M PU A5 36 30 12.50 -6 Falta procesar un picking ticket
5 5000511 1 GATE VALVE 600#SCRD EXT. BONNET EA PU D2 6 8 45.20 2 Falta darle entrada a una factura
Gerente de Sitio Supptte de Construccin
_________________________ _________________________________
Elabor Testigo Autorizo
*Nota: Este formato es de carcter ilustrativo, cada proyecto lo adecuar de acuerdo a sus necesidades.
CEDULA DE DIFERENCIAS EN INVENTARIOS CICLICOS SELECTIVOS
J efe de Almacn Superintendente de Procuracin
Vo Bo.
_______________ ________________________________
Cantidad