SOLUCION FORO SEMANA 1

a. Cul es la importancia de la Administracin documental? y cmo se

refleja su finalidad en las empresas actualmente?

IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

En la antigedad se utilizaba el papel como medio para mantener un
orden en la informacin de los pueblos y las entidades, pero con el paso
del tiempo esto fue evolucionando hasta llagar a las conocidas redes de
informacin; La sustitucin del papel por un documento digital trajo
consigo grandes beneficios para la administracin de documentos como
la reduccin de espacio fsico de archivo, eliminacin de fotocopias y
una gran eficiencia en la consulta documental, entre otros. Pero que es
administracin documental? y como se refleja actualmente en las
empresas?. Son las preguntas que se escuchan con mayor frecuencia
en las personas cuando del tema se habla; a continuacin vamos a
darles una explicacin sobre el tema y a demostrarles que la
administracin documental es algo muy importante para alcanzar un
buen desarrollo en las empresas.

En el mbito cultural, social, econmico, poltico encontramos la
informacin, y encontramos algo llamado administracin documental que
es todo aquello que nos permite la planificacin, organizacin y control
de actividades y se realiza en las llamadas oficinas o unidades de
administracin de documentos, las cuales son reconocidas como
reservas de memorias para la organizacin de empresas y otras
entidades; algunas de las principales funciones de la administracin
documental como lo son la preparacin de registros e informes, la
archivacin de los registros y dems documentacin y el procesamiento
de la informacin para su utilizacin y comunicacin.

Actualmente la administracin documental atreves de las oficinas
recogen informacin para procesarla, registrarla y utilizarla, ya que en
cada uno de los actos diarios existe un componente informativo que es
transmitido a las entidades o empresas; luego de haber sido procesada
la informacin en dicha entidad ser utilizada a nivel jerrquico para
poder planificar, organizar y controlar las actividades como fuente de
informacin para la toma de decisiones.





La Administracin Documental ensea el tratamiento administrativo que
se le debe dar a un documento o grupos documentales con el fin de
facilitar su utilizacin y conservacin. Es decir, es el conjunto de
actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organizacin de
documentos, desde su origen hasta el destino final con el objeto de
acelerar su bsquela, facilitacin y conservacin.

b. Mencione 5 aspectos de la Ley 594 de 2000 y 5 aspectos del acuerdo
027 de 2006 que haya identificado en la empresa que labora o que
conoce.

LEY 594 DE 2000 ACUERDO 027 DE 2006

Los fines de los archivos: cuyo
objetivo es el de disponer de la
documentacin organizada,
fomentar esta cultura garantiza la
recuperacin de la informacin y
se facilita la posibilidad de la
consulta para el ciudadano,
cumpliendo as con un servicio al
que tiene derecho la comunidad.
Todos los involucrados en este
medio de la organizacin de
archivos, debemos ser
multiplicadores y promotores de la
buena costumbre de organizar los
archivos, solo si somos
persistentes.
Leyendo el material como
primera medid encontr que
el objetivo es establecer
reglas con el fin de que las
organizaciones tengan
establecidos ciertos
parmetros en cuanto a la
manera de mantener los
archivos y papelera
importante.



La importancia de los
archivos: conocer el valor de
la informacin tanto para la
administracin de cualquier
empresa, como para la
cultura, est incluido dentro
de los planes propuestos en
esta ley para la organizacin
de un archivo. Ya no se
desechan los documentos
porque son viejos, ahora
debemos utilizar las
tcnicas sugeridas para este
proceso, con el fin de
proteger y perpetuar nuestra
historia, adems de
respaldar cualquier gestin.
En la empresa que laboro

Frente a estos aspectos
puedo decir que encuentro
muchos donde laboro como

*Los archivos electrnicos,
archivos histricos, carpetas
entre otros










encuentro un comit de
archivo los cuales son los
que definen el tipo de labor,
programas y las decisiones
en cuanto a los procesos
que tienen el rea
administrativa


En esta parte veo que se
trata de la forma en la cual
como se utilizan las
diferentes maneras de
archivar o guardar la
papelera.
De la organizacin, en este
acuerdo veo que se hizo con
el fin de reorganizar las
empresas en cuanto a la ...

El principio de responsabilidad:
para los servidores pblicos con
respecto a la organizacin,
conservacin, el uso y manejo de
los documentos. Esto quiere decir
que tanto las entidades pblicas
como las privadas con funciones
pblicas, deben cumplir con este
principio de acuerdo a la ley para
afianzar la eficiencia de su gestin.
proteccin del crdito y la
recuperacin y conservacin de la
organizacin como unidad de
explotacin econmica y fuente
generadora de empleo el proceso
de reorganizacin pretende a
travs de este acuerdo, preservar
empresas viables y normalizar sus
relaciones comerciales.
Llegar a la Sensibilizacin total
hacia los archivos y su
organizacin.

Se hace necesario que haya un
programa de capacitacin
establecido que incluya: procesos
archivsticos desde que se produce
o recibe el documento hasta su
destino final, para ello es muy
importante que el personal se
familiarice con el ciclo vital del
documento, este se cumple en las
tres fases de archivo: se inicia en
el archivo de gestin, pasa al
archivo central y posteriormente al
archivo histrico, siempre teniendo
en cuenta para que en estas dos
ltimas etapas los documentos se
valoren, el resultado de esta
valoracin determina si deben
conservarse por un tiempo, en
forma permanente o si por el
contrario pueden eliminarse en el
mismo archivo de gestin.

Elaboracin de inventarios para
asegurar el control de los
documentos. En mi empresa se
realizan cada ao estos inventarios

y en cuanto al archivo de las
oficinas de campo el archivo
histrico que manejan se debe
cambiar su orden cada vez que se
terminan los proyectos, adems de
realizarle un mantenimiento
peridico por la luz y la humedad
de la zona.