ORGANIZACIN DE DATOS DE UN ENTORNO TRADICIONAL DEL ARCHIVO
Un sistema efectivo de informacin da a los usuarios informacin exacta, oportuna y
relevante. La informacin exacta est libre de errores. La informacin es oportuna cuando est disponible en el momento que la requieren los encargados de la toma de decisiones. La informacin es relevante cuando es til y adecuada para los tipos de trabajo y decisiones que la necesitan. Se sorprendera que muchas empresas no cuentan con informacin oportuna, exacta o relevante porque los datos de sus sistemas de informacin estn mal organizados y con un mantenimiento deficiente. A esto se debe que la administracin de datos sea tan importante. Para entender el problema veamos la manera en que los sistemas de informacin organizan los datos en archivos de computadora y los mtodos tradicionales de administracin de archivos. CONCEPTO DE ORGANIZACIN DE ARCHIVOS Un sistema de cmputo organiza los datos en una jerarqua que empieza con bits y bytes y avanza a campos, registros, archivo y base de datos. Unos bits representa la unidad ms pequea de datos que puede manejar una computadora. Un grupo de bits, llamado un byte, representa un carcter, el cual puede ser una letra, un nmero u otro smbolo. Una agrupacin de caracteres en una palabra, un grupo de palabras o un nmero completo (como el nombre o la edad de una persona) se llama campo. Un grupo de campos relacionados, como el nombre de un estudiante, el curso que toma, la fecha, conforma un registro; un grupo de registros del mismo tipo se llama archivo.
PROBLEMAS CON EL ENTORNO TRADICIONAL DE ARCHIVO La mayora de las organizaciones, los archivos de datos y los sistemas marcaban una tendencia a crecer de manera independiente sin ajustarse a un plan a nivel de toda la empresa. Contabilidad, finanzas, manufactura, recursos humanos y ventas y marketing, desarrollaban sus propios sistemas y archivos de datos.
Redundancia e inconsistencia de datos la redundancia de datos es la presencia de datos duplicados en mltiples archivos de datos, de tal manera que los mismos datos estn almacenados en ms de un lugar. La redundancia de datos ocurre cuando diferentes grupos de una organizacin capturan de manera independiente de los dems grupos. La redundancia de datos desperdicia recursos de almacenamiento y tambin conduce a la inconsistencia de datos, en la cual el mismo atributo podra tener valores diferentes. Dependencia entre los programas y los datos La dependencia entre los programas y los datos se refieren a la estrecha relacin entre los datos almacenados en archivos y los programas especficos que se requieren para actualizar y mantener esos archivos, de tal manera que los cambios en los programas requiere cambios a los datos. Todo programa tradicional de computo tiene que describir la ubicacin y naturaleza de los datos con que trabaja. Creencia de flexibilidad Un sistema tradicional de archivos puede enviar informes programados de rutina despus de extensos esfuerzos de programacin, pero no puede transmitir informes con fines especficos o responder de manera oportuna a requerimientos imprevistos de informacin. La informacin requerida por las solicitudes con fines especficos esta en algn lugar de sistema pero podra ser demasiado costoso recuperarla. Nuevo archivo los elementos de datos requeridos. Seguridad escasa Dado que hay poco control o administracin de datos, el acceso y la difusin de la informacin podran salirse de control. Es posible que la administracin no tenga forma se saber quien este teniendo acceso a los datos de la organizacin, o incluso modificndolos. Carencia de comparacin y disponibilidad de los datos Debido a que la informacin esta fragmentada en diferentes archivos y en distintas partes de la organizacin no se pueden relacionar entre si, es prcticamente imposible que la informacion se comparta o se acceda de manera oportuna. ENFOQUE DE LA BASES DE DATOS PARA LA ADMINISTRACION DE DATOS La tecnologa de bases de datos puede reducir muchos de los problemas que origina