UNJBG / ITEL

CARRERA
Asistente Informtico en Ingeniera
y Arquitectura
LIDER EN CAPACITACION INFORMATICA ! !
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CURSO
Planificacin y Control
de Proyectos



Ciclo: V Nro Pg. 1/6 Fecha: Tacna, enero 2014
LABORATORIO 02
Objetivos:
Aprender a crear hitos dentro de un proyecto.
Insertar tareas repetitivas.
Asignar recursos.
Obtener la Ruta Crtica.
Insertar Modificaciones.
Realizar seguimiento del proyecto.

EJEMPLO: LANZAMIENTO DE UN NUEVO PRODUCTO. Consiste en la administracin de un plan de lanzamiento de un
nuevo producto mediante Microsoft Project.

1 Crear un proyecto nuevo
Al iniciar un nuevo archivo de proyecto, se puede especificar la fecha de comienzo o de fin, pero no ambas. Esto se hace en
Proyecto Informacin del proyecto. Se recomienda especificar nicamente la fecha de comienzo del proyecto y dejar que
el programa calcule la fecha ms temprana de fin del proyecto, una vez introducidas y programadas las tareas.
Si el proyecto debe finalizar en una fecha, debemos escribir slo la fecha de fin. La accin de programar a partir de la fecha
de fin del proyecto permite al software programar desde una fecha concreta hacia atrs, terminando cada tarea lo ms tarde
posible sin retrasar la fecha de fin.
Dejamos que el proyecto empiece en la fecha de hoy.

2 Configurar el calendario del proyecto
Se puede cambiar el calendario del proyecto para que refleje los das y horas laborables en el proyecto. Los valores
predeterminados del calendario son lunes a viernes, de 9:00 a.m. a 1:00 p.m., con una hora de descanso para el almuerzo.
1. En Proyecto Cambiar tiempo de trabajo
2. Seleccione una fecha en el calendario.
Dejamos el calendario como esta, que el proyecto utilice el calendario
predeterminado.

3 Introducir y organizar una lista de tareas
Lista de Tareas
Un proyecto se compone de una serie de tareas relacionadas. Una tarea representa
una cantidad de trabajo con un resultado claro.
Ingresamos la siguiente lista de tareas:

Duracin de las Tareas
Se realiza una estimacin del tiempo que llevar realizar cada tarea y se introduce
como una duracin. El software utiliza las duraciones en das para calcular la cantidad
de trabajo que ha de realizarse en la tarea.
Las unidades de duracin preestablecidas son das. Se podra cambiar en Archivo
Opciones Programacin Mostrar duracin en:
El formato de fecha preestablecido es (mes/da/ao). Esto se puede cambiar en
Archivo Opciones General Ver Formato de fecha:
Elegimos duracin en das y formato de fecha (da/mes/ao)

Ingreso de Duraciones
Project proporciona la opcin de calcular la duracin media () para cada actividad
con las formulas ya vistas. Vista Diagrama Gantt Ms Vistas AP_Hoja de
entrada PERT.
Pueden introducir los tres tipos de estimaciones para las actividades.
Insertamos los siguientes datos (en das):




En Establecer pesos PERT, se
pueden poner los pesos de la
formula (1, 4, 1).
Al usar la opcin Calcular PERT,
se vuelve a calcular la Duracin
. Adems se puede mostrar las
grficas de Gantt basadas en
cada uno de los tres tipos de
estimaciones.
Cambiamos la vista en Vista
Diagrama de Gantt.

Actividad Optimista (o) Esperada (m) Pesimista (p)
Identificar oportunidad 0,5 1 1,5
Informe de nuevo producto 1 1,5 5
Reunin del grupo nuevo producto 2 4 6
Desarrollar investigacin 0,5 1 1,5
Factibilidad econmica 13 17 27
Factibilidad Tcnica 13 14 21
Evaluacin de mercado 9 13,5 15
Evaluacin tcnica de producto 10 16 16
Evaluacin de concepto 9 9 15
Fabricacin de producto piloto 12 15,5 16
Ensayo de producto 4 4 4
Fabricacin y seguimiento 1 2 3
Anlisis comercial 34 41 42
Publicar estudios de comercializacin 3 4,5 9
Evaluar resultados 2,5 3 3,5
Revisar y reformular metas 1 4,5 5
Identificar oportunidad
Informe de nuevo producto
Reunin del grupo nuevo producto
Desarrollar investigacin
Factibilidad econmica
Factibilidad Tcnica
Evaluacin de mercado
Evaluacin tcnica de producto
Evaluacin de concepto
Fabricacin de producto piloto
Ensayo de producto
Fabricacin y seguimiento
Anlisis comercial
Publicar estudios de comercializacin
Evaluar resultados
Revisar y reformular metas

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Planificacin y Control
de Proyectos



Ciclo: V Nro Pg. 2/6 Fecha: Tacna, enero 2014
Tareas Especiales
A) Hitos: Los hitos son tareas de duracin cero. Se utilizan para marcar sucesos significativos o sealar el lmite
entre distintas etapas.
Incorporamos dos hitos. Sobre la primera tarea de la lista, presionamos la tecla Insert y escribimos Inicio
del Proyecto. Bajo la ltima, escribimos Cierre del Proyecto. A ambas tareas le colocamos duracin cero.
B) Tareas Repetitivas: Una tarea repetitiva es aquella que
se realiza de manera repetida en el transcurso de un
proyecto. Se puede definir una tarea para que se produzca
diaria, semanal, mensual o anualmente.
Incorporamos una tarea repetitiva. Nos situamos bajo
la ltima tarea, luego elegimos Tarea Insertar
Tarea Peridica y completamos el cuadro
Informacin de tarea repetitiva:
Nombre: Inventario y Balance
Duracin: 2 das
Mensualmente
Terminar despus de: 5 veces.

Estructurar la Lista de Tareas
El uso de esquemas ayuda a organizar las tareas en bloques ms
manejables. Se pueden aplicar sangras a las tareas relacionadas
para situarlas bajo una tarea ms general, creando una jerarqua.
Las tareas generales se denominan tareas de resumen o fases. El
software determina automticamente la informacin de la tarea de
resumen (duracin, costo, etc.) utilizando la informacin de las
subtareas.

Armamos un resumen de la lista de tares en fases. Nos
situamos sobre la tarea Identificar oportunidad y presionamos
la tecla Insert para insertar una nueva fila. Agregamos la tarea
de resumen Anlisis del nuevo producto. Repetimos segn
el esquema:

Una vez terminadas de agregar todas las tares resumen,
seleccionamos las tareas que vamos a resumir de cada fase,
segn el esquema, y presionamos el icono Aplicar Sangra.



4 Establecer dependencias entre tareas
Una vez creada y esquematizada la lista de tareas, se deben relacionar las tareas entre s. Estos vnculos se
denominan dependencias entre tareas. Project determina automticamente las fechas de comienzo y fin de las
tareas que dependen de otras tareas. La ventaja de las tareas vinculadas es que cada vez que una tarea
cambia, las tareas vinculadas se reprograman automticamente.
Existen cuatro tipos de dependencias entre tareas en Microsoft Project:


Anlisis del nuevo producto
Identificar oportunidad
Informe de nuevo producto
Reunin del grupo nuevo producto
Investigacin preliminar
Desarrollar investigacin
Factibilidad econmica
Factibilidad Tcnica
Desarrollo
Evaluacin de mercado
Evaluacin tcnica de producto
Evaluacin de concepto
Producto Piloto
Fabricacin de producto piloto
Ensayo de producto
Comercializacin
Fabricacin y seguimiento
Anlisis comercial
Publicar estudios de comercializacin
Revisin y evaluacin
Evaluar resultados
Revisar y reformular metas
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Ciclo: V Nro Pg. 3/6 Fecha: Tacna, enero 2014
La tarea cuyo comienzo o fin depende de otra tarea es la sucesora.
La tarea de la que depende la sucesora es la predecesora.
Vamos a vincular las tareas segn el siguiente esquema, colocando la vinculacin correspondiente en la
columna Predecesoras de la tarea Sucesora. El cuadro tendra que quedar de la siguiente forma:


TAREA DURACION PREDECESORA
Inicio del Proyecto 0 d
Anlisis de Nuevo Producto 7 d 1
Identificar oportunidad 1 d
Informe de nuevo producto 2 d 3
Reunin del grupo nuevo producto 4 d 4
Investigacin preliminar 18 d 2
Desarrollar investigacin 1 d
Factibilidad econmica 18 d 7CC
Factibilidad Tcnica 15 d 8CC
Desarrollo 25 d 6
Evaluacin de mercado 13 d
Evaluacin tcnica de producto 15 d 11CC
Evaluacin de concepto 10 d 12
Producto Piloto 19 d 10
Fabricacin de producto piloto 15 d
Ensayo de producto 4 d 15
Comercializacin 47 d 14
Fabricacin y seguimiento 2 d
Anlisis comercial 40 d 18
Publicar estudios de comercializacin 5 d 19
Revisin y evaluacin 7 d 17
Evaluar resultados 3 d
Revisar y reformular metas 4 d 22
Cierre del Proyecto 0 d 23
Inventario y Balance 88 d

Otros tipos de dependencias
Tambin se pueden definir programaciones de tareas utilizando:
Delimitaciones,
Superposicin de tareas,
Retraso de tareas,
Divisin de tareas.

5 Establecer e introducir los recursos
En este punto del proceso de planificacin del proyecto,
se han identificado, aprobado y adquirido todos los
recursos. Ahora es necesario introducir la informacin
de los recursos en el plan del proyecto.
Los Recursos estn constituidos por todo lo necesario
para completar las tareas de un proyecto.
El Recurso material consiste en los suministros y otros
elementos consumibles.
El Recurso de trabajo consiste en personas o elementos
de equipamiento.
Ingresamos los recursos: Vista Hoja de recursos, e ingresar los recursos:

Configurar recursos materiales para Combustible de equipos, escribir Por Litro en la columna Etiqueta de
Material, y Por uso para Saln de reuniones.
Adems se pueden configurar los calendarios de perodos laborables de los recursos para reflejar exactamente
la disponibilidad de los mismos.

6 Estimar e introducir los Costos de recursos y tareas
La estimacin de costos es el proceso de desarrollar los costos aproximados de recursos y tareas necesarios
para completar las actividades del proyecto.
Costos a Recursos de Trabajo: Se puede ingresar tasas de trabajo normal y de horas extra.
Costos a Recursos de Material: Se puede ingresar el Costo por uso, que se refiere a la tarifa fija por el uso de
un recurso. Tambin pueden ser normal o extra.
Nombre del recurso Iniciales Tipo
Direccin D Trabajo
Ingeniera de producto IP Trabajo
Marketing M Trabajo
Jefe de proyecto JP Trabajo
Ingeniero de procesos PROC Trabajo
Ingeniero de produccin PROD Trabajo
Compras C Trabajo
Saln de reuniones SR Material
Combustible de equipos COM Material

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Ciclo: V Nro Pg. 4/6 Fecha: Tacna, enero 2014
Incorporamos los siguientes costos de recursos en la columna tasa estndar de acuerdo al cuadro:
Nombre del recurso Tasa estndar Unidad
Direccin 440/s Semana
Ingeniera de producto 120/h Hora
Marketing 100/h Hora
Jefe de proyecto 1200/ms Mes
Ingeniero de procesos 1800/ms Mes
Ingeniero de produccin 150/h Hora
Compras 54/h Hora
Saln de reuniones 250 Por Uso
Combustible de equipos 4 Por Litro

Costos Fijos de Tareas: Se pueden incorporar costo fijo al
costo total de las tareas de resumen y del proyecto
completo.
Ingresamos los costos fijos para las tareas:
Vista Diagrama de Gantt
Vista Tabla Costo (o Insertar columna costo fijo)

7 Asignar recursos a tareas
Se asignan recursos a las tareas para clarificar la
responsabilidad de realizacin de las mismas. La
asignacin de recursos tambin ayuda a determinar
cunto tardar en realizarse una tarea, y si se lleva a cabo
un seguimiento de los costos, cunto costar la tarea.
Asignacin es el recurso especfico asignado a una tarea
concreta.
Sobreasignacin es el resultado de asignar a un recurso
ms tareas de las que puede realizar en el horario de
trabajo disponible.
Existen varias posibilidades de Asignacin:
Asignar un nico recurso de trabajo a tiempo completo: o esfuerzo 100% en la tarea. Es el valor
predeterminado para todas las asignaciones de recursos.
Asignar un nico recurso de trabajo a tiempo parcial: establecer el nivel de esfuerzo.
Asignar la tasa de consumo para un recurso material: utilizando el campo Unidades para indicar la
cantidad de material que se va a utilizar para esta asignacin.
Asignamos los recursos a las tareas:
Vista Tabla Entrada
Recurso Asignar recursos.

Luego con la subventana abierta, ir
seleccionando las tareas y asignando los
recursos segn la siguiente lista:


Luego de ingresar los costos y las
asignaciones si vamos a Vista Tabla
Costos, el software calculo el costo de cada
recurso, en funcin de las tareas asignadas,
teniendo en cuenta el costo ingresado
anteriormente, y el costo de cada tarea
resumen y subtarea.


8 Ruta Crtica
La Ruta Crtica es una serie de tareas que se
deben completar a tiempo para que un proyecto finalice conforme a la programacin.
Active nueva vista: Vistas Otras vistas Gantt Detallado
Las tareas crticas aparecen en color rojo.
Las tareas no crticas aparecen en color azul.
El margen de demora total es el perodo de tiempo que se puede retrasar esta secuencia de tareas antes de
que se condicione la fecha de fin del proyecto. Se muestra como una lnea fina de color verde azulado.
Vista Tablas Programacin
Tarea Costo Fijo
Identificar oportunidad 4.500 $
Informe de nuevo producto 5.480 $
Reunin del grupo nuevo producto 2.155 $
Desarrollar investigacin 15.000 $
Factibilidad econmica 24.800 $
Factibilidad tcnica 26.480 $
Evaluacin de mercado 12.400 $
Evaluacin tcnica de producto 3.500 $
Evaluacin concepto 4.570 $
Fabricacin de producto piloto 3.870 $
Ensayo de producto 1.800 $
Fabricacin y seguimiento 45.700 $
Anlisis comercial 14.000 $
Publicar estudio de comercializacin 2.600 $
Evaluar resultados 2.400 $
Revisar y reformular metas 5.000 $
Cierre de proyecto 1.000 $

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9 Caractersticas del Proyecto Completo
Puede ver los Duracin, Trabajo y Costos, actuales, previstos, reales y restantes del proyecto para determinar si
se ajustan al presupuesto global.
Estas caractersticas se actualizan cada vez que el software vuelve a calcular el proyecto.
Lo vemos en: Proyecto Informacin del proyecto Estadsticas...
Tomar los datos actuales para ver luego como va variando con los cambios.

10 Alternativas de Programacin
MS Project ofrece distintas herramientas para el estudio de alternativas de programacin. Esta es la gran
ventaja de este software. Puede modificar un aspecto y evaluar consecuencias en costos y tiempos muy
rpidamente.
Vista Tablas Entrada

Gestin de recursos.
La frmula de programacin del MS Project es
Duracin (cant horas que requiere la tarea) x Unidades (% de asignacin del recurso) = Trabajo (cant trabajo de los recursos
para realizar la tarea)
Ejemplo: para la tarea Informe del nuevo producto se ha establecido una duracin de 2 das (16 horas). Se
adjudicara un recurso al 100%, es decir una unidad. El trabajo resultante ser de 16 horas:
16 horas tarea x 100% del recurso = 16 horas de trabajo
Si se agrega o se quita un recurso, variar la duracin de la tarea, NO las unidades de asignacin del recurso

Seleccionar la tarea Informe del nuevo producto y luego Recursos Asignar recursos. Luego de clic
debajo de Ingeniera de producto, seleccionar Marketing (de esta manera se suma un recurso a esta
tarea), luego pulsar Asignar y Cerrar.
Observar las consecuencias del cambio: la cantidad de trabajo es constante, los das de duracin de la tarea se
ha reducido a la mitad.

Cambios en la asignacin
Vista Hoja de recursos
Vista Tablas Costo

Seleccionar la columna Costo Ordenar por Costo. Vemos que Marketing tiene un costo muy elevado.
Vista Tablas Entrada
Analizando los costos de cada recurso vemos que el departamento de Compras es ms econmico que
Marketing. Veamos si Compras puede encargarse de alguna tarea que estn asignada a Marketing.
Vista Diagrama de Gantt
Vista Tablas Entrada
Seleccionar la tarea Anlisis comercial que dura 40
das. Suponiendo que Compras se puede encargar
de esta tarea, Clic en Recurso Asignar recursos.
Seleccionar Quitar para el recurso Marketing. Y
Asignar Compras.
Veamos cmo afecta en los datos generales del
proyecto mirando nuevamente las Estadsticas para ver
el ahorro que se producira en todo el proyecto.

Tambin se podra hacer que ambos recursos realizan
la tarea:
Seleccionar la tarea, Recurso Asignar recursos,
sumar el recurso Marketing, y luego ver Estadsticas.

Cambios en las relaciones entre tareas:
Al analizar el diagrama de Gantt se puede plantear alguna de estas alternativas:
A) Operar sobre tareas de duracin prolongada
B) Alterar precedencias para que alguna tarea se realice simultneamente
C) Eliminar tareas

Ejemplo para el caso B)
Seleccionar la tarea investigacin preliminar. Doble clic sobre la misma para que aparezca el cuadro de
Informacin de tarea de resumen. Cambiar el tipo de vnculo (CC)
Observar cmo se modific el Diagrama de Gantt.
Ver nuevamente Estadsticas.
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Ciclo: V Nro Pg. 6/6 Fecha: Tacna, enero 2014

Ejemplo de Tareas que se pueden realizar en tres turnos:
Doble clic en Fabricacin de producto piloto. En la opcin Avanzado, poner Calendario 24 horas y
seleccionamos la programacin omite...
Observar los cambios producidos en la duracin de la tarea.

Guardar con lnea de base:
Una vez especificada la informacin de tareas, recursos y costos para el
proyecto, se puede guardar una instantnea del plan original denominada
lnea de base.
Una lnea de base es como una foto fija del plan final y sirve de punto de
referencia para examinar la evolucin de lo planificado versus lo realmente
ejecutado.
Proyecto Programacin Establecer lnea de base Proyecto
Completo.

Tambin se puede guardar un plan provisional: Despus de guardar una lnea
de base de la informacin del proyecto, se pueden guardar hasta 10 planes provisionales como puntos reales
de control durante el proyecto y comparar los cambios realizados en el plan previsto.

11 Administrar y realizar un seguimiento del Proyecto
Cuando se administra un proyecto, se deben controlar los elementos del tringulo del proyecto: tiempo, dinero
y mbito. Al ajustar uno de estos elementos se ven afectados los otros dos. Eventos como retrasos
inesperados, desfases de costos y cambios en los recursos pueden provocar problemas en la programacin.
Si se mantiene actualizada la informacin del proyecto, se podr ver siempre el estado ms reciente del
proyecto. De esta manera, se pueden identificar con anticipacin problemas que pueden afectar al xito del
proyecto y utilizar Microsoft Project para encontrar soluciones.

Diagrama de Gantt de Seguimiento:
La vista Gantt de seguimiento ayuda a encontrar puntos conflictivos, tareas que difieren del plan previsto.
Despus puede ajustar dependencias entre tareas, reasignar recursos o eliminar algunas tareas para cumplir
las fechas lmite.
La vista Gantt de seguimiento empareja la programacin actual con la programacin original para cada tarea.
Una vez que haya guardado el proyecto con una lnea de base, pero antes de haber especificado los datos
reales en curso, la vista Gantt de seguimiento muestra tareas con las barras de la lnea de base y las barras
programadas o reales sincronizadas.
Vista Gantt de Seguimiento

Actualizar el proyecto completo
Proyecto Actualizar proyecto Proyecto
Completo Seleccionar 20 de enero del 2014
Aceptar.
Observar el cdigo grfico de progreso de tareas

Fechas reales para el Fin de Tareas.
Seleccionar la tarea Desarrollar investigacin.
Tarea Actualizar tarea Estado Real Fin
31 de enero Aceptar.
Al realizar alteraciones de este tipo, todas las tareas
sucesoras y las relacionadas con el cambio son
reprogramadas automticamente

Duraciones reales y restantes:
Seleccionar la tarea Desarrollar investigacin.
Tarea Actualizar tarea Duracin Real: 30d
Duracin Restante: 8d Aceptar.
La fecha real de comienzo es introducida como prevista. La
fecha de fin es recalculada y el porcentaje completado.

Introduccin de un porcentaje de progreso:
Seleccionar la tarea Evaluacin tcnica de producto.
Tarea Actualizar tarea % completado: 50 Aceptar.