Anlisis de la Gestin Administrativa

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Unidad III: La Organizacin y el Anlisis de la Gestin
Administrativa
De
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El cambio es ley de vida. Cualquiera que
slo mire al pasado o al presente, se
perder el futuro.
John Fitzgerald Kennedy (1917-1963) Poltico estadounidense.
El examen de la estructura administrativa o de sus
componentes, para evaluar el grado de eficiencia con el cual
se estn cumpliendo la Planificacin, la organizacin, la
direccin, la coordinacin, la ejecucin y el control de los
objetivos trazados por la empresa, para corregir las
deficiencias que pudieran existir, tendiendo al
mejoramiento continuo de las mismas, optimizando la
productividad hasta lograr la calidad total y su control,
mediante la mejor utilizacin de los recursos disponibles,
conforme a procedimientos encuadrados dentro de normas
y polticas de la verdadera administrativa.
Planificacin, Organizacin, Direccin,
Coordinacin, Ejecucin y Control de los
Objetivos.
En pocas palabras el Anlisis de la Gestin
Administrativa se aplica a todas las fases del
PROCESO ADMINISTRATIVO
El Anlisis de la Gestin Administrativa y la Organizacin
El Anlisis de la Gestin Administrativa y la Organizacin
ADMINISTRACIN
Es la disciplina cientfica, la tcnica y el arte que
tiene como objetivo el estudio de las
organizaciones para:
Describirla.
Comprender su funcionamiento y su conducta.
Predecir sus acciones.
Influir en su comportamiento, gestionar su
desarrollo.
El Anlisis de la Gestin Administrativa y la Organizacin
Segn Stephen Robbins

"La administracin es el proceso de llevar a cabo
actividades eficientemente con personas y por
medio de ellas"
ADMINISTRACIN
El Anlisis de la Gestin Administrativa y la Organizacin
Organizacin Direccin
Coordinacin Ejecucin Control
Planificacin
Planificacin
Consiste en el proceso de seleccionar y
desarrollar el mejor curso de accin para
alcanzar los objetivos propuestos. Es
determinar que se ha de hacer para la
toma de decisiones en el esclarecimiento
de objetivos, establecimiento de
polticas, fijacin de programas y
campaas, determinacin de mtodos y
procedimientos especficos y fijacin de
las previsiones diarias.
Planificacin
La planificacin segn pioneros de la administracin
"Es el proceso de establecer metas y elegir medios
para alcanzar dichas metas" (Stoner, 1996).
"Es el proceso de establecer objetivos y escoger el
medio ms apropiado para el logro de los mismos
antes de emprender la accin", (Goodstein,1998)
"Es el proceso de definir el curso de accin y los
procedimientos requeridos para alcanzar los objetivos y
metas. El plan establece lo que hay que hacer para llegar al
estado final deseado" (Corts, 1998)
Planificacin
La planificacin segn pioneros de la administracin
"La planificacin es seleccionar informacin y hacer
suposiciones respecto al futuro para formular las
actividades necesarias para realizar
los objetivos organizacionales. George Terry (1999)
"La planificacin es una tcnica para minimizar la
incertidumbre y dar mas consistencia al desempeo
de la empresa. Idalberto, Chiavenato (2005)
Caractersticas de la Planificacin
Es un proceso permanente y continuo: no se agota.
Siempre orientada hacia el futuro, ligada a la previsin.
Busca la racionalidad en la toma de decisiones, disminuye la incertidumbre.
Busca seleccionar un curso de accin entre varias alternativas.
Es sistemtica debe abarcar la organizacin como totalidad.
Es repetitiva incluye pasos o fases que se suceden.
Es una tcnica de asignacin de recursos.
Es una tcnica cclica, permite condiciones a medida que se ejecuta.
Es una funcin administrativa que interacta con las dems.
Es una tcnica de coordinacin e integracin.
Es una tcnica de cambio e innovacin.
Ventajas de la Planificacin
Requiere actividades con orden y propsito
Seala la necesidad de cambios futuros.
Contesta a las preguntas "y que pasa si"
Proporciona una base para el control.
Estimula la realizacin y cumplimiento de objetivos.
Obliga a la visualizacin del conjunto, a ver las relaciones de importancia.
Aumenta y equilibra la utilizacin de las instalaciones.
Ayuda al gerente obtener status.
Principios de la Planificacin
Principio de la contribucin a objetivos.

Principio de la primaca de la planificacin.

Principio de la iniciacin de la planificaciones la alta gerencia.

Principio de la penetracin de la planificacin.

Principio de la flexibilidad de la planificacin.

Principio de los factores limitantes.

Principio de estrategias , programas y polticas eficaces.
Desventajas de la Planificacin
Est limitada por la exactitud de la informacin y de los hechos futuros.
La planificacin cuesta mucho, muchos prefieren gastar el dinero en ejecutar
el trabajo fsico.
Tiene barreras psicolgicas Presente/futuro.
Ahoga la iniciativa.
Demora las acciones. Las emergencias y apariciones sbitas de situaciones.
Es exagerada por los planificadores.
Tiene limitado valor prctico.
Planificacin
Planificacin
Establecimiento de Objetivos:
Es determinar a grandes rasgos el rumbo o destino a ser
alcanzado por la Organizacin a mediano y largo plazo con base
a los principios organizacionales (Misin, Visin y Valores)
Nivel
Estratgico
Fijacin de Metas:
Fijacin de los resultados en trminos y parmetros especficos
a ser alcanzados por la organizacin a corto y mediano plazo
sobre la base de los objetivos.
Nivel
Tctico
Elaboracin de Programas:
Configuracin de Planes de accin particulares y por reas
mediante los cuales se pretende alcanzar una determinada
meta a corto plazo.
Nivel
Operativo
Planificacin
Tipos de Planificacin:
Planificacin
Estratgica:
Establece la
Misin, Visin,
Valores y
Objetivos a
largo plazo de
la
organizacin.






Planificacin
Normativa:
Establece las
pautas de
accin mediante
las Normas y
Procedimientos
con base en la
Planificacin
Estratgica.






Planificacin
Tctica-
Operacional:
Establece las
metas a ser
alcanzadas a
corto y
mediano plazo
y disea los
programas
para
alcanzarlos.

Planificacin
Situacional:
Adapta los
planes y
programas a
las distintas
situaciones
que se van
presentando a
lo largo de su
ejecucin.

Planificacin
Prospectiva:
Establece las
acciones
especficas
para prever las
variaciones en
el entorno.




El Examen de Planificacin
01
Evaluar el Cuerpo Filosfico:
Determinar si estn claramente establecidas la Misin, Visin y
Valores organizacionales.
02
Evaluar los Objetivos :
Determinar si estn claramente establecidas los objetivos de la
organizacin, si estos se adaptan a la Misin, Visin y Valores, y
si son perfectamente realizables y factibles.
03
Evaluar las Polticas:
Determinar si estn claramente establecidas las polticas de la
organizacin, y si estn ajustadas a los Valores Organizacionales
y a los objetivos.
El Examen de Planificacin
04
Evaluar el Presupuesto:
Determinar si existe un Presupuesto de Gestin, si en este se
establecen claramente las metas por reas de gestin, si estas
se adaptan a los objetivos, son verificables y factibles.
05
Evaluar los Programas:
Determinar si se han elaborado planes y programas por reas
de gestin para el cumplimiento de las metas presupuestadas,
y si estos programas garantizan el cumplimiento de esas metas.
06
Comparar Programas y Procedimientos:
Determinar si los procedimientos existentes se ajustan a lo
establecido en los planes y programas.
El Examen de Planificacin
Caso No. 1:
La Empresa Calzados 21 C.A. est en
proceso de Certificacin ISO, y ha
contratado a un grupo de asesores que
deber efectuar en los prximos meses
un proceso de Auditoria Administrativa
a fin de iniciar el proceso de adaptacin
de la empresa a esta norma de calidad.

En la revisin se determin que a pesar
de que la empresa tiene 15 aos de
fundada nunca ha establecido su
Misin, Visin y Valores.

Qu sucede en este Caso?
Cmo afecta esto a la
Organizacin?
Cmo afecta esto a la
Planificacin?
Qu se debera hacer?
El Examen de Planificacin
Caso No. 2:
La empresa Empanadas El Terminal C.A.
es un negocio familiar que ha tenido
gran xito en el mercado local,
mediante la elaboracin artesanal de
empanadas que son comercializadas.
Tras 25 aos de actividades, la empresa
ha logrado establecer tres sucursales
en la ciudad de Barquisimeto.
En su Visin establece : Liderar el
mercado latinoamericano e incursionar
en otros mercados internacionales para
promover la cocina tradicional
venezolana, mientras que entre sus
objetivos a mediano plazo est el abrir
nuevas sucursales en toda la ciudad.
Qu sucede en este Caso?
La Visin de la empresa se
ajusta a sus objetivos?
Cmo afecta esto a la
planificacin?
Qu se debera modificar?
El Examen de Planificacin
Caso No. 3:
La empresa Tenera Mi Vaquita C.A.,
instalada en las zonas cercanas a un
importante cuenca fluvial, se encarga
del procesamiento industrial de pieles
animales.

Entre sus valores seala como uno de
los ms importantes el de La
Responsabilidad Ambiental. A pesar de
ello en la empresa no existen polticas
claramente establecidas sobre la
manipulacin de los desechos slidos
de la planta, y el cumplimiento de la
normas en esta materia est sometida
al criterio del gerente de turno.
Qu sucede en este Caso?
Se alinea esta situacin con
los valores de la empresa?
Se ajustan las polticas a los
valores de la empresa?
Qu se debera modificar?
El Examen de Planificacin
Caso No. 4:
La empresa Mermeladas Venezuela
C.A., dedicada a la elaboracin de
mermeladas de frutas para el mercado
venezolano, al cual ha atendido
exitosamente durante 20 aos. A
propsito del ingreso de Venezuela al
Mercosur se ha establecido como
objetivo para los prximos dos aos
incursionar y posicionarse con el 80 %
del mercado del norte de Brasil de casi
40 millones de habitantes. Al revisar su
Presupuesto no se tiene previsto para
el prximo ao ningn incremento en
la produccin, ni tampoco ninguna
inversin para incrementarla.
Qu sucede en este Caso?
Son congruentes Objetivos y
las Metas?
Est bien formulado el
Presupuesto de Gestin?
Qu se debera modificar?
El Examen de Planificacin
Caso No. 5:
La empresa Venezuela BioTecnologic C.A.
tras un costoso proceso de investigacin y
desarrollo, logr iniciar la produccin de
una nueva lnea destinada a Laboratorios
Mdicos. La produccin se ha iniciado con
mucha intensidad por lo que la salida al
mercado de la nueva lnea est prevista
para los prximos 3 meses. Revisando el
presupuesto anual nos encontramos con
que no existe un Programa de Capacitacin
sobre la nueva lnea para el personal de
ventas, ni tampoco existe un programa de
adaptacin del rea de almacenamiento, ni
un programa de publicidad para
promocionar la nueva lnea entre los
clientes de la empresa.
Qu sucede en este Caso?
Los Programas se ajustan a
las metas establecidas?
Est bien formulado el
Presupuesto de Gestin?
Qu se debera modificar?
El Examen de Planificacin
Caso No. 6:
La empresa Perfumeras La Bella C.A.
con un total de 20 Sucursales, ha iniciado
un proceso de reingeniera de procesos
mediante el cual pretende transformar
sus tiendas a la modalidad de
autoservicio. Para ello ha modificado
totalmente la infraestructura de
almacenes y pisos de ventas,
incorporando la tecnologa a la parte de
manipulacin de inventarios y
facturacin. A pesar de ello los
procedimientos de la empresa an se
ajustan al viejo esquema de facturacin y
no a la modalidad de punto de venta, lo
que ha afectado su operatividad y las
medidas de control.
Qu sucede en este Caso?
Los Programas se ajustan a
los Procedimientos?
Est bien formulado el
Programa de Reingeniera?
Qu se debera modificar?
Organizacin
Viene dada por el proceso de
determinar y establecer la
estructura, los procedimientos y
los recursos necesarios,
apropiados para el curso de accin
seleccionado. Consistiendo en
agrupar las actividades
pertinentes para la ejecucin de
planes de unidades directivas y la
definicin de las relaciones entre
los ejecutivos y los empleados.
Es establecer unidades de
mando, definir reas de
control y supervisin,
homogeneizar las
asignaciones y fijar
responsabilidades y delegar
autoridad.
Organizacin
Organizar una empresa es
proveerla de todo lo que es til para
su funcionamiento: materias,
herramientas, capitales y personal.
Dvila C. (1996) citado por (Fayol,
1961)
Organizacin significa estructurar e
integrar los recursos y los rganos
encargados de su administracin,
relacionarlos y fijarles sus
atribuciones. Chiavenato I. (2001)
Organizacin
Objetivos de la Organizacin
Disear Estructuras
Eficientes:
Para garantizar que estas se adapten a
la realidad de la organizacin y
garanticen el cumplimiento de los
objetivos.
Distribuir mejor el
Trabajo:
Dividir las distintas funciones y tareas
de la organizacin entre sus distintas
unidades bajo criterios de eficiencia,
eficacia y coordinacin de esfuerzos.
Mejorar las Relaciones
Internas:
Mediante el diseo de estructuras que
faciliten la comunicacin y la
interaccin de toda la organizacin.
Disear Procesos
Eficientes:
Que permitan la ejecucin de las tareas
de manera confiable, en los tiempos,
cantidades y calidades requeridas.
Organizacin
Organizacin
Organizacin
Principios de Organizacin
Autoridad
Consiste en el derecho de mandar y el poder de hacerse
obedecer, siendo el Poder la habilidad de ejercer
influencia, por lo tanto refuerza la autoridad.
Responsabilidad
Es el deber que tiene un subordinado de cumplir con las
tareas encomendadas dependiendo su grado de
responsabilidad de la funcin que realiza y la jerarqua que
ocupa en la organizacin.
Organizacin
Principios de Organizacin
Delegacin
Es el proceso mediante un Jefe da a un subordinado la autoridad
necesaria para realizar una tarea. Se lleva a cabo cuando las
actividades crecen o aumentan en complejidad.
Departamentalizacin
Consiste en dividir y agrupar las actividades de una
organizacin para que contribuyan al logro de los objetivos,
aumentando as la eficiencia de la organizacin.
Organizacin
Principios de Organizacin
Unidad de Mando
Para la ejecucin de un acto cualquiera una persona solo debe recibir
rdenes de un jefe, es lo que se conoce como Unidad de Mando. Sin
embargo en la actualidad las organizaciones estn apuntando a
estructuras en redes en donde este mando se diversifica.
Tramo de Control
Es el nmero de empleados que deben reportar a un Gerente.
Determina cuanto debe monitorear un gerente a sus subordinados.
Organizacin
Principios de Organizacin
Jerarquizacin
Es establecer lneas de autoridad (de arriba hacia abajo) a travs de
los diversos niveles y delimitar la responsabilidad de cada empleado.

Unidad de Objetivos
Toda organizacin debe estar orientada al logro de su misin,
objetivos y metas, la estructura debe ser una herramienta para
alcanzarla.
Organizacin
Para lograr
adecuados
niveles de:
Autoridad
Responsabilidad
Delegacin
Departamentalizacin
Unidad de Mando
Tramos de Control
Jerarquizacin
Unidad de Objetivos



Se requiere un
adecuado Diseo
Organizacional:
Proceso para
comprometer a dos o
ms personas para que
trabajen juntas de
manera estructural con
el propsito de alcanzar
una meta o una serie de
metas especficas.


Organizacin
Proceso de Diseo Organizacional
Diseo de Estructura:
Proceso de creacin de las distintas
unidades de la Organizacin y el
establecimiento de sus relaciones
funcionales (Organigramas).
Asignacin de Funciones y
Tareas:
Proceso de distribucin de las distintas
funciones y tareas entre las distintas
unidades (Manuales de Funciones)
Diseo de Procesos:
Proceso de estructuracin de los
distintos proceso a ser ejecutados por
cada unidad de la Organizacin
(Manuales de Normas y
Procedimientos)
El Examen de Organizacin
01
Evaluar la Estructura Organizativa:
Implica un anlisis completo de la misma mediante su
Organigrama verificando el cumplimiento de cada uno de los
principios de organizacin.
02
Evaluar las Relaciones Internas:
Consiste en verificar como se desarrollan las relaciones entre
las distintas unidades de la organizacin en base a lo previsto
en el organigrama y los manuales de la organizacin,
determinando el grado de funcionalidad y fluidez en las
mismas.
El Examen de Organizacin
03
Evaluar los Cuadros Ocupacionales:
Implica verificar como estn distribuidas las funciones y tareas
entre las distintas unidades, determinando si la misma se
realiza con criterios de efectividad y eficiencia, as como la
existencia de posible duplicidad de asignaciones.
04
Evaluar las Necesidades del Cargo
Consiste en verificar sobre la base de las funciones y tareas
asignadas a cada unidad o cargo, los recursos disponibles para
la ejecucin de las mismas. En este caso se evala la cantidad
de personas asignadas a dicha unidad, el perfil que deben tener
esas personas, as como la cantidad y tipo de recursos
materiales, tecnolgicos, organizacionales y financieros
requeridos y asignados para esa unidad.
El Examen de Organizacin
05
Evaluar los Procesos:
Implica un extenso y complejo proceso de revisin de cada uno
de los procedimientos ejecutados en cada unidad. Abarca entre
otros aspectos:
(1) Estructuracin de cada Proceso.
(2) Cumplimiento de lo establecido en los Manuales de Normas
y Procedimientos, Instructivos Especiales .
(3) Nivel de eficiencia y eficacia en la ejecucin de los Procesos
(Mediciones del Trabajo).
El Examen de Organizacin
Caso No. 1:
El Organismo Fundacin para el Desarrollo
Regional atraviesa por un proceso de
reestructuracin administrativa con el
Objetivo de agilizar sus procesos y disminuir
sus costos operativos. Para ello se contrata
un grupo de Auditores Externos para evaluar
toda su rea organizativa. Durante la
Auditora se determina que posee una
estructura muy vertical, con muchos niveles
jerrquicos lo que implica que cada
procedimiento requiera de ser autorizado
por muchos funcionarios. Igualmente se
observa una estructura muy dispersa con un
alto grado de especializacin donde existen
muchas unidades con funciones muy
especificas y a veces poco relevantes.
Qu sucede en este Caso?
Cmo evaluaras la
Estructura Organizativa?
Qu tan funcional es la
Estructura Organizativa?
Qu habra que modificar?
El Examen de Organizacin
Caso No. 2:
La empresa Embotelladora Barquisimeto
decide contratar un servicio de especialistas
para evaluar sus procesos de despacho de
productos. En la revisin realizada se
determina que el despacho de productos
depende del almacn de productos
terminados, que por razones de control
depende directamente de la Gerencia de
Produccin y no de la Gerencia de Ventas
como en otras empresas, por lo cual todas
las rdenes de despacho de productos que
emiten los vendedores, luego de ser
revisadas por el Gerente de Ventas, deben
ser aprobadas por el Gerente de Produccin
quien luego las remite al Departamento de
Transporte que depende de Operaciones.
Qu sucede en este Caso?
Cmo evaluaras las
Relaciones Funcionales?
Cmo afectan estas
Relaciones a los Procesos?
Qu habra que modificar?
El Examen de Organizacin
Caso No. 3:
La empresa Industrias Lara C.A. est
revisando los procedimientos de su
Departamento de Compras. En la revisin se
determina que tanto el Analista de Compras,
como el Analista de Cuentas por Pagar y el
Analista de Tesorera ejecutan la misma
funcin de revisin de recaudos de los
proveedores tanto al momento de emitir las
Ordenes de Compra, como al Procesar las
Cuentas por Pagar como al momento de
emitir las Ordenes de Pago. Esto implica que
los tres funcionarios deban ubicar en
archivos los mismos recaudos,
manipularlos, y verificarlos, ocasionando a
veces retrasos en el proceso, perdidas de
recaudos y posiciones encontradas.
Qu sucede en este Caso?
Cmo evaluaras la
Distribucin de Funciones y
Tareas?
Cmo afectan esta
distribucin a los Procesos?
Qu habra que modificar?
El Examen de Organizacin
Caso No. 4:
La empresa Cauchos Venezuela C.A. ha
iniciado un proceso de Downsizing que
implica revisar la Asignacin y redistribucin
de funciones y tareas. Realizando una
revisin de la Nomina de la empresa,
determina la siguiente distribucin de
personal en la Gerencia de Mercadeo y
Ventas: Departamento de Ventas (4
Personas) , Departamento de Anlisis de
Mercado (2 Personas), Departamento de
Reclamos (1 Persona), Departamento de
Mercadeo Directo (2 Personas),
Departamento de Publicidad (4 Personas) , y
Departamento de Relaciones Pblicas (2
Personas).
Qu sucede en este Caso?
Cmo evaluaras la
Asignacin de Personal a
cada unidad?
Cmo afectan esto la
Eficiencia de la Gerencia?
Qu habra que modificar?
El Examen de Organizacin
Caso No. 5:
La empresa Ferreteras Unidas C.A. est
efectuando una revisin de los procesos de
pago de personal. En el proceso detecta que
se estn produciendo unos retrasos en la
cancelacin de la nmina del personal de
nuevo ingreso de hasta 3 meses debido a
que mientras el personal no supera su
periodo de prueba de 60 das el mismo no
puede ser incluido en el Sistema de Nmina,
sino que debe ser incluido en un sistema de
nmina paralelo. Posterior a ello se
requieren 15 das para que sea autorizado su
contratacin por el Gerente de RRHH, 7 das
para se incluya en presupuesto, 7 das para
incluirlo en sistema, y mnimo 15 das para
que se le active la cuenta bancaria nmina.
Qu sucede en este Caso?
Cmo evaluaras el
Proceso?
Cmo afectan esto a la
empresa?
Qu habra que modificar?
Anlisis de Gestin Administrativa

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