Pgina 1

Actividad 5: lbum
de documentos
principales que se
manejan en la
administracin de
un almacn.



Pgina 2

Requisicin de compra.
La requisicin es un
documento creado por
funcionarios en la obra,
solicitando el suministro
de materiales o equipos
para la obra. El
departamento o persona
responsable para
compras recibe las
requisiciones en su lista
de requisiciones
pendientes y organiza
las compras a los
proveedores.






Pgina 3

Pedido.
El pedido es la orden
de compra formal,
dirigida a un
proveedor en
particular. CIO maneja
todos los detalles - el
precio, IVA, cualquier
descuento, forma de
pago, fecha de
entrega requerida, etc.
El pedido puede ser
basado en una o ms
ordenes de
requisicin. Una vez
creado el pedido, CIO
ya sabe esperar una
facturacin
correspondiente, que
puede ser controlado
contra el valor del
pedido total, o contra
el valor de los
materiales realmente
recibidos (cuando hay
entregas parciales por
ejemplo).





Pgina 4

:
Entrada

Con la entrada,
registramos la
llegada de
materiales al
almacn. Entradas
pueden ser de
diferentes tipos:

Llegada parcial o
total de materiales
de un pedido para
guardar en el
almacn para su
uso posterior en la
obra.
Llegada de
materiales enviados
desde otro almacn, o de un almacn central de la
empresa.
Llegada de materiales para consumo inmediato, como
es el caso de concreto por ejemplo, en cual caso CIO
tiene una opcin especial para simplificar su manejo.
En todo caso, con la entrada CIO automticamente ajusta la
cantidad y valor del stock del almacn, y afecta el balance de
materiales pendientes por recibir o pedir en el futuro.





Pgina 5

Salidas o Consumos de Obra

El ltimo documento
es la salida del
material del
almacn.
Normalmente esta
salida va a ser haca
la obra en la forma
de un consumo. En
este caso, CIO va a
controlar
exactamente donde
se gasta el material
(solo puede ser en
actividades
aprobadas y hasta la cantidad permitida), y el valor. La
valorizacin de consumos puede ser con FIFO (el primero
que entra es el primero que sale) o utilizando un valor
promedio ponderado (tomando un valor promedio de las
existencias en el almacn).
Cuando el material es entregado a un subcontratista (por
ejemplo al mampostero suministrando la mano de obra), se
puede registrar este hecho para luego producir reportes de
materiales utilizados por cada subcontratista.
Tambin materiales pueden salir del almacn para entrega a
otras obras - en este caso CIO crea el documento de salida
del almacn de origen, y la entrada en el almacn destino en
un solo proceso, transfiriendo el valor correspondiente
tambin. Esta capacidad puede ser extendida hasta el punto
de manejar un almacn centralizado donde se compra y
guarda todos los materiales que utiliza la empresa, para luego
ser despachados a cada obra.


Pgina 6

Control de Documentos y Procesos


En adicin al manejo
mecnico de los
documentos que tiene
CIO, hay una cantidad
de opciones que
permite lograr un
control verdadero
sobre los procesos y
la digitacin de datos,
que puede ser el
punto ms vulnerable
de cualquier software.
En CIO, se puede
controlar
exactamente quien ti
ene acceso a cada
parte del programa
y con qu nivel de
acceso, y
tambin como puede
n efectuar los
procesos. Por
ejemplo, en la
configuracin del
almacn, puede
evitar que cualquier usuario borra documentos (solamente
pueden anularlos, dejando as un rastro claro). O puede
definir unos parmetros muy precisos sobre los precios de
compra permitidos en las compras de materiales.
As es posible con CIO lograr no solo un registro sencillo de
informacin, pero un control verdadero de procesos.


Pgina 7