Unidad 1: Organizacin.

Representacin grfica
1.1. Tipos de grficos
Representaciones grficas segn Lardent: es la sistematizacin simblica de situaciones pasadas
presentes o planeadas.! Los grficos a su "ez presentan "enta#as por medio de la utilizacin de s$mbolos o
es%uemas describiendo situaciones atemporales %ue facilitan la comprensin anlisis & dise'o de las
acti"idades o estructuras organizacionales. (on ms deducti"os si estn bien realizados
(ues )enta#as son
Un grafico es una representacin sistematizada sea una representacin realizada con
s$mbolos & pautas de dise'o preestablecidas & generalmente aceptadas & difundidas.
*rafico es una representacin sintetizada lo cual facilita su interpretacin al no tener %ue
recurrirse a la lectura de te+tos descripti"os.
,lasificacin segn su contenido:
Puros: su contenido est constituido en su ma&or$a por e+presiones simblicas pudiendo contener partes
literales &-o num.ricas en caso %ue se necesite alguna e+plicacin. /or e#emplo: cursograma a ni"el
operati"o 0no literal1.
Literales: se caracterizan por contar en su ma&or$a con e+posiciones literales &-o num.ricas
interrelacionadas por l$neas de secuencia. 2#emplo el cursograma literal.
Mixtos: emplea tantas e+presiones simblicas como literales &-o num.ricas complementndose uno a
otros. /or e#emplo: manual de procedimientos.
Clasificacin de acuerdo al hecho o situacin que describe:
Organigramas: es una representacin grfica de la estructura orgnica de una organizacin %ue refle#a
en forma es%uemtica la posicin de las reas %ue la integran sus ni"eles #err%uicos l$neas de autoridad
& de asesor$a. 2n este tipo de graficas se pueden mencionar
*raficos de estructuras
*raficos de funciones
*raficos de puestos
*raficos de piramidales
Grficos de secuencia: se utilizan para describir acti"idades procedimientos como as$ tambi.n
planificacin de tiempos & distribucin de componentes f$sicos operati"os o administrati"os. 2ncontramos
cursogramas diagramas de interdependencia sectorial grficos de recorrido. *rficos de traba#o en e%uipo
cronogramas pert *antt & cartas de procesos
Grficos de valores: se aplican para e+presar situaciones cuantitati"as de gestin. 2n estos encontramos
cartesianas ortogonales grficos de barras & pictogramas
Organigramas. Clases
*rficos de estructuras: representa la estructura #err%uica formal de una organizacin. (e emplea para
mostrar distintos tipos de departamentalizacin. 3 debe formar parte del manual de organizacin de la
misma .4a& di"ersas alternati"as de funciones Organizacin por funciones por rea geogrfica por
productos & por procesos.
Grficos de funciones: se emplea para e+poner la estructura #err%uica de un rea & describir las
funciones %ue en ellas se desarrollan.
irectorio
irectorio
Comercial
Comercial
!inan"as
!inan"as
Produccin
Produccin
*R567,O 82 6U9,7O92(
*erencia ,O:2R,75L
8epartamento
6unciones
Grficos de #uestos: es un instrumento %ue se apo&a en el organigrama de estructura para e+4ibir la
distribucin & cantidad de puestos de traba#os e+istentes. ,abe destacar %ue es un grfico complementario
del organigrama departamental & no pueden mezclarse entre ellos en un mismo diagrama. 2n el cual se
e+ponen la cantidad de cada tipo de puesto de traba#o la distribucin departamental de puestos & ni"el de
#erar%u$a dentro de cada puesto.
Los opuestos de traba#os se codifican con dos d$gitos el primero indica las funciones %ue pueden ser
2#ecuti"as se codifican de 5 ; 8.Operati"as se codifican de 2 a <.& el segundo numero indica el ni"el
#err%uico de cada puesto de una funcin.
Grficos #iramidales: se utiliza para mostrar ni"eles #err%uicos & reas organizacionales en
forma piramidal. (u principal funcin es e+poner los ni"eles superiores mandos medios & ni"eles
operati"os. (e sustenta en el principio %ue postula %ue la estructura de una empresa adopta la forma de
una pirmide en la cual el ni"el superior representa la conduccin & el inferior el aspecto operati"o
$entas
%tencin al
cliente
&ervicio
#os'$enta
escri#cin narrativa de las funciones
Grficos de secuencia: 2stos grficos e+ponen una situacin dinmica como pueden ser los
procedimientos de una empresa o bien los planes de e#ecucin de las tareas
2n las organizaciones e+isten interlocutores %ue e#ecutan tareas en forma secuencial &
sistemticas. (i las acti"idades no son plasmadas a tra".s de 4erramientas adecuadas esto produce
p.rdida de rendimiento & control. ,omo solucin se emplean una serie de instrumentos grficos %ue
permiten mostrar las secuencias de tareas en el tiempo como lo son los grficos de secuencias.
,abe aclarar %ue no e+iste un nico criterio de diagramacin o rutina dado %ue cada administrador
adapta a las 4erramientas grficas segn la problemtica a resol"er o circuito a e+4ibir.
(.(.). Cursogramas. &imbolog*as. +,cnicas de diagramacin. +i#os
(on representaciones grficas %ue se utilizan para mostrar rutinas o procedimientos
administrati"os. (on una e+presin sint.tica & "isual de ellas representan una secuencia de operaciones
en un circuito dado incorporando sus elementos componentes & la ubicacin geogrfica & funcional del
mismo.
6allas:
La cantidad "oluminosa de prrafos complica la interpretacin & 4ace dif$cil seguir la relacin entre
una informacin & otra.
2l empleo de una #erga dificulta la compresin del escrito. puede estar "iciada de sub#eti"idad.
La narracin no permite detectar con facilidad si se 4a omitido informacin
La descripcin narrati"a adolece de faltas de medios % orienten una auditoria
2s dif$cil %ue dos personas den la misma interpretacin a lo %ue "en escrito
5 descripcin de un procedimiento en forma narrati"a pro"oca dificultades al analista %ue intente
efectuar cambios
Los cursogramas no solamente se emplean para formalizar procedimientos "igentes sino %ue
adems es una 4erramienta til para diagnosticar & proponer circuitos administrati"os. /ermiten analizar &
detectar fcilmente las deficiencias del circuito la debilidad o ausencia de controles la duplicacin de
traba#o fallo de rele"amiento.
Los grficos administrati"os se diagraman mediante con"enciones preestablecidas aun%ue los
administradores de las organizaciones suelen a'adir nue"os elementos pero en general se respetan los
acuerdos como por e#emplo en 5rgentina las normas 7R5:.
Los propsitos de las normas son:
a1 8eterminar las definiciones terminolgicas %ue faciliten alcanzar las pre"isiones necesarias en
el mbito de su aplicacin
b1 2stablecer las e+igencias m$nimas a %ue debe someterse la aplicacin de la t.cnica %ue se
emplee
c1 Obser"ar el m+imo de ob#eti"idad en la redaccin de su contenido.
9orma 7R5: =>.?@1: no"iembre de 1AB=. /rocedimientos administrati"os: s$mbolos para la representacin
grafica.
2sta norma establece los s$mbolos a utilizar en la representacin grafica de procedimientos
administrati"os. 7ntenta minimizar la cantidad de s$mbolos necesarios a fin de simplificar el mecanismo de
diagramacin & e"itar dificultades de interpretacin.
!-.%./%&
-01C+O0-O
COM10C. P0O2C.
!%30-C%C-4. +1&O010-% CO&+O&
$1.+%&
%+.
CL-
&10
PO&
$+%
($mbolo 8enominacin 8escripcin
Operacin
Representa toda accin de elaboracin modificacin o incorporacin de
informacin o decisin por e#emplo: emisin de un documento
incorporacin de informacin firmas & consultas.
,ontrol
Representa toda accin de "erificacin: cote#o entre comprobantes
comprobacin & constatacin de datos o clculos de integridad de datos
de autorizacin & de ni"eles de autorizacin.
Operacin con
control
Representa toda accin con#unta de operacin & control.
8emora
Representa toda detencin transitoria del proceso en espera de un
acontecimiento determinado.
5rc4i"o Transitorio
Representa el almacenamiento sistemtico en forma temporaria de
elementos portadores de informacin. (e consideran elementos
portables no solo a los formularios o registros factibles de lectura
4umana sino tambi.n los arc4i"os magn.ticos & otros elementos de
almacenamiento de informacin como microfilm
5rc4i"o 8efiniti"o
Representa el almacenamiento sistemtico en forma permanente de
elementos portadores de informacin. 2l carcter de permanente se
refiere a %ue la documentacin se retiene prolongadamente por
disposiciones legales o a los fines de consultas durante los
procedimientos.
8estruccin
Representa la eliminacin de la informacin se destru&a o no el
elemento portador de la misma. Un elemento portador puede ser un
arc4i"o magn.tico 0disco o cinta1
5lternati"a
(e utiliza para indicar %ue en el procedimiento pueden originarse
distintos cursos de accin & opciones.
6ormulario o soporte
de informacin
Representa el elemento portador de la informacin &a sea escrita o
magn.tica.
/roceso no
representado o no
rele"ado
Representa el con#unto de acciones %ue se desconocen o %ue definidas
no interesa representar. 9ormalmente comprende procedimientos %ue se
realizan fuera de la organizacin o %ue no se e+plicitan a fin de
simplificar la graficacin o por falta de informacin acerca del
procedimiento.
Traslado
Representa el traslado f$sico del elemento portador de informacin. 2s el
s$mbolo %ue une a los otros s$mbolos del procedimiento. ,uando se lo
dibu#a en forma "ertical "incula operaciones %ue se realizan dentro de
una de las reas de organizacin afectadas por ese procedimiento &
cuando se lo 4ace 4orizontalmente re refiere a un mo"imiento %ue afecta
a "arias reas de la organizacin 0mas de una1
Toma de informacin
Representa el desplazamiento de la informacin sin desplazamiento
f$sico de los elementos %ue inter"ienen en el proceso. La flec4a indica el
sentido de circulacin. La toma de informacin significa la incorporacin
de datos al procedimiento administrati"os %ue se e+trae de un arc4i"o
listado u otro medio para ser incorporado al circuito administrati"o.
,onector
Representa el ne+o entre procedimientos o procesos. (e aplica para:
,onectar cursogramas entre s$.
,onectar procedimientos graficados en "arias pginas.
,onectar partes distantes de un cursograma.
Tama'o normal de los s$mbolos: la norma =>.?@1 establece %ue los s$mbolos deben %uedar enmarcados
en un cuadro imaginario de 1@ cent$metros de lado con e+cepcin de s$mbolo de formulario %ue se
representara por un rectngulo de 1C por 1B mil$metro & de s$mbolos de proceso no representado &
alternati"a %ue %uedaran graficados dentro de un rectngulo imaginario de D por 1? mil$metros.
.orma -0%. 56.78): ma9o de (:;6. Procedimientos administrativos: t,cnicas de dise<o de
cursograma
1. Trazado del dise'o:
2l desplazamiento de las operaciones se deber realizar en forma descendente 0cuando las
operaciones se realicen dentro de una misma columna o unidad funcional1 & en forma 4orizontal
0cuando la informacin se traspase de una unidad funcional o columna a otra1. ,omo la
determinacin de los sectores funcionales se "a colocando en columnas comenzando por la
iz%uierda de la 4o#a a medida %ue "an apareciendo el desplazamiento del dise'o tiene una
orientacin de iz%uierda a derec4a.
C; Ubicacin de s$mbolos:
Los s$mbolos se ubicarn dentro de columnas %ue representan cada unidad o sector funcional. Las
columnas se separan con ra&as & los s$mbolos debern graficarse centrados en cada columna donde se
desarrollen las acti"idades %ue representan.
=; L$neas de traslado o de toma de informacin:
(e dibu#an utilizando l$neas rectas continuas o de trazos segn corresponda indicando el
sentido con una flec4a.
>;,ruce de l$neas:
2n lo posible debe e"itarse el cruce de l$neas "erticales & 4orizontales. ,uando sea ine"itable
se utilizarn puentes en forma de media circunferencia 0conca"idad1
?; Uniones de l$neas secuenciales:
Las uniones de l$neas de secuencia tanto de traslado como de toma de informacin siempre se
efectan en ngulo recto.
E. 5ccin con#unta:
,uando dos acciones se e#ecutan con#untamente pero cada una en una unidad funcional diferente.
B;2ntrada & salida de l$neas a los s$mbolos:
La entrada de l$neas a los s$mbolos podr efectuarse por la parte superior o lateral iz%uierda
& su salida por la parte inferior o lateral derec4a. 2n el caso del s$mbolo de alternati"a la entrada se
realiza por el ".rtice superior & sus salidas son los restantes tres ".rtices 0si tiene ms de tres
opciones sale una sola l$nea desde el s$mbolo la cual se ramifica en tantas l$neas como sea
necesario1.
5 cual%uier s$mbolo slo puede entrar una l$nea de traslado & slo puede salir una sal"o
e+cepcin en el s$mbolo de alternati"a.
D;2misin identificacin & distribucin de formularios
Todo formulario %ue representa un elemento portador de informacin puede contener o no copias.
La emisin se representa con el signo de operacin & a continuacin la designacin del formulario.
,uando 4a&a %ue dibu#ar "arios e#emplares se dibu#arn superpuestas & desplazadas 4acia aba#o &
4acia la derec4a tantas figuras como e#emplares inter"engan en la accin identificndolos
numerndolos partiendo desde @ 0cero1 o 1 0uno1. /ara la distribucin se grafican las l$neas de salida
partiendo de cada uno de los e#emplares o de cada grupo de ellos %ue tenga el mismo destino. 2n
este caso se une con una l$nea diagonal los ".rtices de los e#emplares de cu&o centro partir la
l$nea de traslado. /ara e"itar cruces de l$neas puede alterarse el orden natural de los e#emplare
La siguiente imagen e+4ibe lo anteriormente e+puesto:
2+isten dos m.todos de registracin de formularios de "arios formularios:
(uperpuestos: se dibu#aran desplazadas tantas figuras como e#emplares inter"ienen en la accin.
La superposicin se realizara en principio 4acia aba#o & 4acia la derec4a 01ra forma del cuadro de la
figura.
2n cuanto a casilleros la norma 7R5: limita a cinco el m+imo de casilleros a incluir en cada
representacin de formulario
A;Ubicacin de los s$mbolos:
8e acuerdo a las necesidades de diagramacin los s$mbolos pueden ocupar una posicin inicial
media o final en el cursogramas. (egn %ue se representen las siguientes condiciones:
a; La posicin del sentido del s$mbolo ser inicial cuando no llegue al mismo ninguna l$nea pero si
partan de .l una o mas l$neas
b; ,uando esta ubicado en posicin media el s$mbolo puede recibir una l$nea de traslado & de .l
puede partir una o mas
c; ($mbolo fina es a%uel al %ue llega una l$nea de entrada pero del %ue no sale ninguna
/or medio de la presente tabla mostramos las posibles posiciones %ue pueden ocupar cada uno de
ellos:

($mbolo 7nicial :edio 6inal
Operacin F F F
,ontrol F F
8emora F
5rc4i"o transitorio F F F
5rc4i"o definiti"o F F F
8estruccin F
5lternati"a F
(oporte de informacin F
/roceso no representado F F F
Traslado F
Toma de informacin F
,onector F F
,onclusiones del 5nlisis de la tabla anterior
a; 2+isten > s$mbolos % pueden ocupar las = posiciones: los de operacin arc4i"o transitorio arc4i"o
definiti"o & proceso no representado
b; 2+iste un s$mbolo %ue puede tener la posicin inicial & final el conector
c; 2l s$mbolo de destruccin solo puede tener posicin final
d; 2l resto de los s$mbolos solo puede ocupar posicin media por los siguientes moti"os:
2l s$mbolo control re%uiere %ue pree+ista un elemento precedente dentro de un curso de accin
para % el mismo sea controlado
2l s$mbolo de demora representa una espera %ue se produce en el procedimiento esto es una
detencin de una accin pre"ia. Luego de producido el e"ento esperado se generara la continuacin
del curso de accin
2l s$mbolo de alternati"a debe estar predecido de alguna accin dado % representa opciones
pasibles basadas en condicionamientos % nacen de dic4as acciones anteriores
2l s$mbolo de formulario necesita por lo menos ser emitido para registrar esta operacin de emisin
%ue podr$a estar al comienzo de un procedimiento el mismo debe estar predic4o por el s$mbolo de
emisin por otro lado no puede estar situado al final dado % si el formulario es emitido o procesado
se efecta esta operacin para darle algn destino ulterior
Los s$mbolos de traslado & de toma de informacin ocupan una posicin intermedia dado %ue debe
e+istir algo anterior & algo posterior para % el traslado pueda efecti"izarse
1@;8escripcin de le&endas aclaratorias: la regla 7R5: contempla dos m.todos para incluir
descripciones aclaratorias de los s$mbolos contenidos en un cursograma
a; 7ncorporacin de le&endas aclaratorias ubicadas dentro de cada columna & pr+imas a los
respecti"os s$mbolos
b; 5signacin de una columna espec$ficamente destinada para registrar en ella la narracin de las
aclaraciones
Los dos m.todos son:
8entro del mismo diagrama & cerca de los s$mbolos. La norma especifica el tratamiento de
estas aclaraciones en la siguiente forma
a; /ara los s$mbolos de operacin control demora conector & proceso no representado. (e indicara
#unto al s$mbolo en forma sint.tica & preferentemente a su iz%uierda el tipo de operacin control
demora conector o proceso no representado
b; /ara los s$mbolos de arc4i"os transitorios & arc4i"o definiti"o se indicara #unto al s$mbolo en forma
sint.tica & preferentemente a su iz%. 2l tipo de arc4i"o de %ue se trate & su forma de ordenamiento
%ue puede ser num.rico ascendente o descendente alfab.tico o cronolgico
c; 2l s$mbolo alternati"a se indicara el tipo de alternati"a %ue corresponda cercano al borde superior
iz%. 8el s$mbolo las opciones pueden salir de los = ".rtices restantes.
d; /ara el s$mbolo formulario u otro soporte de de informacin se indicara la denominacin del
formulario u otro soporte de informacin #unto al s$mbolo en forma sint.tica o codificada preferente
mente a la iz%. del s$mbolo.2#.facturanota de cr.dito
2n una columna marginal donde se detallen las aclaraciones.
2ste m.todo consigna la descripcin en una columna a la derec4a del diagrama para identificar las
descripciones se las numeras indicndose los nmeros dentro de los s$mbolos.
($mbolo conector: e+iste por di"ersos moti"os las cone+iones pueden originarse dentro de la misma
pgina donde est representado el cursogramas el propsito de su utilizacin es e"itar el dibu#o de
e+ceso de l$neas %ue atra"iesen el diagrama .Otras razones puede ser producirse entre s$mbolos
ubicados en pg. 8iferentes para relacionar un procedimiento con otro .La norma establece %ue
siempre se indicara el cdigo del conector .cuando se deba representar una entrada a una parte del
diagrama debe e+istir un nico cdigo de entrada pero pueden e+istir tantos conectores de salida
como sea necesario .2n el conector se identificara el cdigo de identificacin del procedimiento.
9orma 7R5: =>.?@=: dise'o de formularios
5 tra".s de esta norma se establecen las caracter$sticas a tener en cuenta en la confeccin del
formulario portador de la representacin grfica de los procedimientos administrati"os.
Los aspectos %ue contemplan son:
a1 6ormato de los formularios
Gasndose en las disposiciones de la norma 7R5: 9H=@@1 %ue se refiere a papeles cartulinas & cartones
establece %ue los formatos finales de los formularios podrn ser 7R5: 5> de C1@mm I CABmm & 7R5: 5=
CABI>C@ mm 7R5: =J> CAB IE=@mm 7R5:>5> CABID>@mm .Las 4o#as podrn ubicarse en forma "ertical o
apaisada prefiri.ndose en el formato 5> en la colocacin "ertical & en el formato 5= la colocacin
apaisada.
b1 :rgenes: La 9orma establece %ue se reser"ara un margen de su#ecin no menor de C? mm &
mrgenes laterales apropiados a las necesidades & presentaciones .2l margen de su#ecin se
definirara a lo largo del lado sobre el cual se arc4i"ara el formulario esto es sobre el lado %ue debe
medir CAB mm por lo tanto %uedara siempre a la iz%. o parte superior del diagrama.
c1 /legado de formularios: 8ebe reunir los siguientes re%uisitos:
Kue %uede libre el margen de su#ecin.
Kue en el formulario plegado %uede "isible el an"erso del pliegue superior con un formato de 1D?
mm ICAE mm.
Kue el formato del formulario plegado sea el 5>
d1 ,omponente de formularios :
2ncabezamientos::podr contener los siguientes datos :
8enominacin de la entidad a la %ue pertenece el diagrama
8enominacin del procedimiento %ue representa
7ndicacin de %ue se trata de un procedimiento aprobado rele"ado o propuesto
7dentificacin & fec4a a partir de la cual tiene "igencia
5cciones :se refiere a la inclusin de una columna destinada a la descripciones aclaratorias de las
operaciones dibu#adas en las columnas del diagrama
8atos complementarios: La 9orma pre". la con"eniencia de reser"ar un espacio para los datos
complementarios con esta finalidad se utilizaran los ngulos libres.
e1 8ise'o del formulario:puedeo no incluir una columna para descripciones
,omo s$ntesis de lo e+puesto a continuacin mostramos los puntos a tener en cuenta para su
construccin:
1. (e diagraman las columnas %ue representan los sectores funcionales inter"inientes en el
procedimiento
C. (e incorporan los s$mbolos secuencialmente dentro de cada columna de acuerdo a las acti"idades
%ue se desarrollan & %uieren representarse
5 modo de e#emplo se e+4ibe una imagen de un cursograma %ue representa el procedimiento de
"entas de una organizacin:
6uente ,onsultada: T.cnicas de Organizacin (istemas & :.todos de 5lberto
,ursogramas literales:
2s una "ariante del cursograma simblico o multicolumna %ue e+presa en forma literal o narrati"a
las acciones e interacciones de los sectores in"olucrados en un procedimiento.
2l cursograma literal simplifica al lector de conocer las normati"as de diagramacin &a %ue e+clu&e
totalmente el empleo de s$mbolos.

1.1.=. 8iagrama de interdependencia sectorial
.ombre del
#rocedimiento
&ectores
-ntervinientes
&imbolog*a
2ste diagrama es una s$ntesis del cursograma tradicional &a %ue emplea solamente tres s$mbolos
0accin formulario & traslado1 en los ni"eles superiores de la organizacin.
2n general se sustenta en los s$mbolos
6ormulario u otro soporte de informacin.
/ara representar el con#unto de pasos 4omog.neos o rutinas a seguir cada rectngulo comprende la
enunciacin o funcin sin analizar los distintos paso %ue la componen
Operacin .Representa formularios sin especificar cantidad de copias como en un cursogramas

1.1.>. *rficos de recorridos
2s un grfico %ue tu"o sus or$genes en el rea producti"a para optimizar el mo"imiento de
materiales o productos. /osteriormente lo adopt la administracin como una 4erramienta bsica para el
anlisis & dise'o de la disposicin de mobiliarios dentro de una oficina o rea.
2n la actualidad se emplea en grandes centros comerciales para estudiar el recorrido de las
personas dentro del local & ubicar posteriormente sus mercader$as en lugares estrat.gicos para incenti"ar
la compra. 2stos grficos indican los distintos puestos de traba#o o las distintas oficinas %ue inter"ienen en
un procedimiento e+poniendo los recorridos necesarios
1.1.?. *rfico de traba#o en e%uipo
2ste grfico tambi.n naci en el rea producti"a & se constitu& en una 4erramienta "aliosa para el
estudio de tiempos administrati"os.
54ora bien Lcundo se considera traba#ar en e%uipoM consideraremos %ue e+iste e%uipo de traba#o
cuando dos o ms personas &-o m%uinas traba#en simultneamente efectuando las mismas tareas o
complementndose para el logro de un ob#eti"o en comn.
L,ul es su funcinM esta 4erramienta estudia en unidades de tiempo el desarrollo de una acti"idad
%ue efecta un e%uipo de traba#o.
8e la aplicacin de este grfico se analizan: tiempos producti"os ociosos e inacti"os. ,abe
recordar %ue tiempo producti"o se considera cuando se efecti"iza una acti"idad por parte de un e%uipo de
traba#o. Ocioso cuando 4a& parte del grupo de traba#o %ue no realiza acti"idad 4asta %ue no termine el %ue
esta traba#ando por e#emplo una l$nea de produccin e inacti"o cuando no se realiza acti"idad alguna.
2l ob#eti"o es optimizar la producti"idad minimizando los tiempos de ociosidad e inacti"idad. 2sto
se puede lograr reorganizando los e%uipos agregando personal o ma%uinarias pero siempre se debe
tener en cuenta los costos fi#os & "ariables %ue implica cada "ariacin. 2s decir %ue se busca ma+imizar la
producti"idad manteniendo o ba#ando los costos totales actuales.
1.1.E. ,ronogramas
2stos diagramas se utilizan para la administracin de pro&ectos es decir su planificacin &
seguimiento de e#ecucin.
(on grficos %ue muestran secuencialidad de las acti"idades o procesos en funcin de una "ariable
%ue es el tiempo especificando el momento calendario en %ue debe e#ecutarse.
Los cronogramas ms empleados son dos:
8iagrama de *antt
/ert
8iagrama de *antt:
2l diagrama de *antt es un instrumento bsico en la gestin de pro&ectos con la finalidad de
representar las diferentes fases tareas & acti"idades programadas como parte de un pro&ecto o para
mostrar una l$nea de tiempo en las diferentes acti"idades 4aciendo el m.todo ms eficiente.
5 pesar de %ue en principio el diagrama de *antt no indica las relaciones e+istentes entre
acti"idades la posicin de cada tarea a lo largo del tiempo 4ace %ue se puedan identificar dic4as
relaciones e interdependencias.
2ste grafico se sustenta en una estructura de barras 4orizontales en las cuales la longitud es
directamente proporcional al tiempo re%uerido para su e#ecucin. 2l ob#eti"o de este grafico es el de
plantear un pro&ecto & "erificar el cumplimiento a los efectos de su confeccin se re%uiere determinar las
tareas a desarrollar la interrelacin o dependencia entre las tareas el tiempo planeado para su e#ecucin.
/2RT:
2l /2RT siglas de T.cnica de Re"isin & 2"aluacin de /rogramas es un modelo para la
administracin & gestin de pro&ectos creado por la :arina de 2stados Unidos.
2l /2RT es un m.todo para analizar las tareas in"olucradas en completar un pro&ecto dado
especialmente el tiempo para concluir cada tarea e identificar el tiempo m$nimo necesario para
cumplimentar el pro&ecto
2sta 4erramienta cuando se la constru&e forma una red de acti"idades %ue se interrelacionan a
tra".s de l$neas de tiempo. ,ada relacin de acti"idades conforman los distintos caminos de la red.
,abe aclarar %ue para el desarrollo de un pro&ecto se deben e#ecutan todos los caminos de la red.
L,mo se realiza el /2RTM /ara la diagramacin del /2RT se utilizan dos m.todos %ue son
igualmente aceptados:
5cti"idad en el 5rco
5cti"idad en el 9odo
2l m.todo de la acti"idad en el nodo es la ms utilizada en la actualidad &a %ue la ma&or$a de las
aplicaciones computacionales especializadas lo emplean para administrar pro&ectos. /or este moti"o lo
e+plicaremos a continuacin:
,ada nodo contiene la siguiente informacin sobre la acti"idad:
9ombre de la acti"idad
8uracin esperada de la acti"idad
Tiempo de inicio ms temprano
Tiempo de t.rmino ms temprano
Tiempo de inicio ms tard$o
Tiempo de t.rmino ms tard$o
Nolgura de la acti"idad
/or con"encin los arcos se dibu#an siempre con orientacin 4acia la derec4a 4acia el nodo de
t.rmino del pro&ecto nunca retrocediendo. 2l dibu#o de una red /2RT se comienza en el nodo de inicio del
pro&ecto. 5 partir de .l se trazan las acti"idades %ue no tienen acti"idades precedentes o sea a%uellas
%ue no tienen %ue esperar %ue otras acti"idades terminen para poder ellas iniciarse. 5 continuacin se
dibu#an las restantes acti"idades cuidando de respetar la precedencia entre ellas. 5l terminar el es%uema
de la red preliminar e+istirn "arios nodos ciegos nodos terminales a los %ue llegan a%uellas acti"idades
%ue no son predecesoras de ninguna otra es decir a%uellas %ue no influ&en en la fec4a de inicio de
ninguna otra .stas son las acti"idades terminales & concurren por lo tanto al nodo de t.rmino del pro&ecto.
uracin es#erada del #ro9ecto: es el tiempo de duracin total de un pro&ecto desarrollando
todas las acti"idades %ue lo constitu&en.
Nolgura: se denomina 4olgura de una acti"idad al tiempo %ue tiene .sta disponible para &a sea
atrasarse en su fec4a de inicio o bien alargarse en su tiempo esperado de e#ecucin sin %ue ello
pro"o%ue retraso alguno en la fec4a de t.rmino del pro&ecto.
5cti"idades cr$ticas: una acti"idad es cr$tica cuando la 4olgura es nula & por lo tanto si se retrasan
en su fec4a de inicio o se alargan en su e#ecucin ms all de su duracin esperada pro"ocarn un
retraso e+actamente igual en tiempo en la fec4a de t.rmino del pro&ecto.
,amino cr$tico: el camino cr$tico lo conforma la secuencia de acti"idades 0o nodos1 cr$ticas %ue la
componen. Recuerde %ue un pro&ecto puede tener ms de un camino cr$tico pero a lo menos tendr
siempre uno.
1.1.B. ,artas de proceso
2ste grfico se emplea en el rea administrati"a con mu& poca frecuencia para el estudio de
tiempos empleados por e#emplo por uno o "arios e+pedientes o trmites al pasar por los diferentes
sectores inter"inientes pertenecientes a un mismo circuito administrati"o. 2l ob#eti"o buscado es optimizar
los recursos in"olucrados en el procedimiento.
2sta 4erramienta e+4ibe concretamente:
Oreas o sectores inter"inientes en un circuito administrati"o.
(ecuencia de informacin de cada rea.
Tiempo de inter"encin de cada rea.
/ara diagramar la carta de proceso se necesita contar con informacin del recorrido o circuito del
proceso a desarrollar & la elaboracin de una tabla %ue contenga los "alores promedio de los tiempos %ue
insume cada sector afectado en el uni"erso del circuito documental.
2n este grafico las l$neas "erticales representan tiempo de procesos o sea de e#ecucin en cada
sector & las 4orizontales las interrelaciones de secuencias o sea el recorrido de los e+pedientes.
1.1.D. *rficos de "alores:
2stos grficos son utilizados para administrar pro&ectos o tambi.n para mostrar "alores de gestin
para cual%uier ni"el #err%uico de la organizacin:
,artesianas ortogonales: mediante rectas con "alores %ue se entrecruzan se e+4iben tendencias.
/or e#emplo: "entas mensuales.se sustentan en escalas decimales logar$tmicas o semilogaritmicas.
*rficos de barras: mediante bastones o barras "erticales sobre rectas entrecruzadas con "alores
muestran tendencias de la "ariable graficada. /or e#emplo: costo de la produccin mensual.
/ictogramas: consiste en un grfico de "alores comparati"os. Los "alores %ue toman las "ariables
se representan por un dibu#o o pictograma %ue cambia de tama'o de acuerdo al "alor ad%uirido. 5
superiores "alores de la "ariable ma&or tama'o proporcional tendr el dibu#o. /or e#emplo:
representacin de la relacin costo-"enta de un e#ercicio comercial.
Unidad C: :anuales administrati"os
C. :anuales administrati"os
La ciencia de la administracin se "ale de los manuales administrati"os para estandarizar o
formalizar acti"idades en pos de me#orar su eficiencia control & producir econom$a de sus recursos. /ero
L%u. son los manuales administrati"osM
(on documentos escritos en forma sistemtica %ue se utilizan para formalizar las organizaciones
tanto en sus funciones administrati"as como operati"as siendo empleados como un medio de
comunicacin & control %ue contribu&e a guiar las acti"idades organizacionales.
Na& diferentes clases de manuales administrati"os segn las funciones %ue cumplen.
(i bien los manuales son mu& tiles en toda organizacin esto no significa %ue siempre se pueda o
se sugiera aplicarlos por e#emplo en emprendimientos unipersonales.
Los manuales son gu$as prcticas documentadas %ue describen funciones acti"idades
procedimientos & normas para %ue todos los integrantes de la organizacin traba#en en forma uniforme &
de esta manera se economizan recursos.
Todo manual tiene un propsito o finalidad para lo cual se crea esto significa %ue en su redaccin
no debemos perder este ob#eti"o es decir si ol"idamos la "isin de la necesidad del por %u. 4ace falta la
creacin del manual se con"ertir en inser"ible para la organizacin.
L,mo nos damos cuenta de la necesidad de un manual administrati"o para la organizacinM
5lgunos de los factores %ue muestran esa necesidad pueden ser:
9umerosos empleados %ue realizan acti"idades similares &-o comple#as.
5lta rotacin de personal entre los puestos de traba#o.
6alta de un patrn o normati"a %ue ri#an las acti"idades como medio de control.
Traba#os mu& especializados & no repetiti"os.
7mportantes & "oluminosos flu#os de informacin entre unidades funcionales las %ue deben
estandarizarse.
C.1. )enta#as de la disposicin & uso de manuales
Representan la recopilacin de la totalidad de las funciones & procedimientos %ue se desarrollan
en una organizacin & un moti"o prctico de consultas.
La gestin administrati"a & la toma de decisiones son regidas por normas %ue no permiten las
impro"isaciones o criterios personales del funcionario actuante.
8istinguen las responsabilidades por reas determinando %ue ni"eles deben actuar & %ue tipo de
decisin puede dictaminar o e#ecutar.
,onser"an la 4omogeneidad en las e#ecuciones de las gestiones administrati"as & e"itan la
formulacin de la escusa del desconocimiento de las normas "igentes.
8efinen a la organizacin formal.
6acilitan el control por parte de los super"isores de tareas &a %ue se rigen por normas %ue estn
redactadas.
(on instrumentos informati"os para capacitar al personal en toda la etapa dentro de la
organizacin.
/ermiten %ue cada componente de la organizacin conozca los ob#eti"os organizacionales.
,onstitu&en un instrumento efecti"o para la e"aluacin ob#eti"a del desempe'o de cada empleado.
a tra".s del cote#o entre su asignacin de responsabilidades segn el manual & la forma %ue las
mismas se desarrollan.
,larifican la accin a seguir o la responsabilidad a asumir en a%uellas situaciones en las %ue
pueden surgir dudas respecto a %ue rea debe actuar o a %u. ni"el alcanza la decisin o la e#ecucin
(ir"en para a&udar a %ue la organizacin se apro+ime al cumplimiento de las condiciones %ue
configuran un sistema: interrelacionan las partes del todo definiendo a la organizacin formal.
2s un elemento cu&o contenido se 4a ido enri%ueciendo con el transcurso del tiempo. 5l ir
apre4endiendo la soluciones de los problemas planteados a tra".s de la e"olucin administrati"a de
la organizacin.
2conomizan tiempo al brindar soluciones a situaciones %ue de otra manera deber$an ser
analizadas e"aluadas & resueltas cada "ez %ue se presenten.
Ubican a cada componente de la organizacin en el lugar %ue le corresponde a los efectos de
cumplimiento de los ob#eti"os empresariales.
Los casos de desarrollo de estudio de medicin de traba#o administrati"o permiten la
determinacin de estndares ms efecti"os dado %ue estos se basan en procedimientos
4omog.neos & metdicos
C.C. Limitaciones de los manuales
Tienen costos de redaccin & confeccin %ue deben afrontarse.
2+igen una permanente actualizacin. 8ados %ue la perdida de "igencia de su contenido
acarrea su total inutilidad.
9o incorporan los elementos propios de la organizacin informal.
/ro"ocan en la organizacin el temor de %ue pueda conducir a una estricta reglamentacin & rigidez
como causa de la obsesin al control.
(u utilidad se "e mu& limitada o es nula cuando la organizacin se compone de un nmero reducido
de personas por lo tanto la comunicacin es mu& fluida & el "olumen de tareas reducidas.
,onstitu&en un instrumento til pero no la solucin para todos los problemas administrati"os %ue
se puedan presentarse.
Resulta dif$cil definir el ni"el ptimo de s$ntesis o de detalle a efecto de %ue sean tiles &
suficientemente fle+ibles.
C.=. ,lasificacin de manuales administrati"os
8ec$amos %ue e+ist$an distintos tipos de manuales segn el ob#eti"o %ue se persegu$a. 2sto da
origen a una clasificacin %ue "ar$a de acuerdo a los autores. Los manuales administrati"os se clasifican
en:
:anual de Organizacin: describe la organizacin formal mencionando para cada puesto los
ob#eti"os funciones autoridades & responsabilidades.
:anual de /ol$ticas: contiene los principios bsicos %ue regirn el accionar de los e#ecuti"os %ue
toman decisiones.
:anual de /rocedimientos & 9ormas: detalla las operaciones %ue integran los procedimientos
administrati"os en el orden de secuencia de su e#ecucin & las normas a cumplir para controlar los
procedimientos.
:anual para 2specialistas: inclu&e normas e indicadores referidas e+clusi"amente a determinado
tipo de acti"idad u oficio espec$fico.se busca con este manual orientar & uniformar la actuacin de los
empleados %ue cumplen iguales funciones
:anual del 2mpleado: abarca ob#eti"os de la empresa acti"idades %ue se desarrollan planes de
incenti"os derec4os & obligaciones. ,ontiene a%uella informacin %ue resulta de inter.s para los
empleados %ue se incorporan a una empresa sobre temas %ue 4acen a su relacin con la misma.
:anual de /ropsitos :ltiples: reemplaza total o parcialmente a los anteriores manuales. (e
emplean segn la dimensin de la organizacin o "olumen %ue no #ustifi%ue su confeccin &
mantenimiento.
C.>. /artes componentes de un manual
a1 ,ontenido: e+pone las secciones integrantes del manual.
b1 Pndice: muestra el nmero de pgina en %ue se localiza cada t$tulo. 2ste $ndice puede ser
num.rico o temtico. Nabitualmente el $ndice temtico se localiza como ltima seccin del manual.
c1 7ntroduccin: e+presa la finalidad del manual inclu&endo comentarios %ue predisponen al lector
sobre la lectura de los contenidos de cap$tulos siguientes.
d1 7nstrucciones para el uso: indica como localizar un tema dentro del manual como as$ tambi.n la
forma de actualizarlo por el surgimiento de nue"as necesidades o p.rdida de "igencia.
e1 ,uerpo principal: es la parte fundamental de todo manual &a %ue e+pone la razn de su creacin.
en esta seccin debe e+4ibirse los contenidos de forma simple & gil para %ue sea ameno para el
lector. Los detalles se pueden adicionar como 5ne+os o 5p.ndices del :anual!.
f1*losario: e+plica la terminolog$a usada en el manual para %ue la comprensin de los contenidos
sean 4omog.neos a todos los empleados de los distintos ni"eles de la organizacin.
C.?. /roceso de elaboracin de un manual administrati"o: Un manual es la e+presin
documentada de funciones acti"idades procedimientos o normas a tra".s del cual se opera la
tradicin escrita a afecto de formalizar la actuacin uniforme en el tiempo de los integrantes de una
empresa.
Todo manual debe contar con ciertos re%uisitos en su proceso de elaboracin para
satisfacer las necesidades organizacionales a saber:
8efinir el ob#eti"o: se elabora para satisfacer una necesidad concreta de la organizacin a la cual
debe dar respuesta.
8eterminar los responsables de la redaccin: el encargado de la redaccin debe ser un especialista
en el tema a tratar pudiendo ser interno o e+terno 0consultor1 a la organizacin.
2stablecer de un plan de traba#o o gu$a de acciones a seguir: el empleo de un plan contribu&e a
guiar los pasos %ue deben realizarse secuencialmente para cumplir con el ob#eti"o & los tiempos
establecidos.
Rele"ar las acti"idades o acciones %ue se %uieren plasmar en el manual: para poder describir
me#orar o incorporar acciones primero debemos conocer la informacin %ue se est mane#ando
para ello se aplican t.cnicas de rele"amiento segn la informacin %ue se re%uiera.
Redaccin: para %ue la comunicacin del manual sea efecti"a se debe seleccionar mu& bien el
m.todo de redaccin los cuales pueden ser narraditos o a tra".s del empleo de grficos pudiendo
coe+istir ambos m.todos de acuerdo a lo %ue se desea transmitir.
C.E. Redaccin de manuales de acuerdo a la informacin a rele"ar & t.cnicas a aplica
T7/O 82 796OR:5,7Q9 T2,97,5( 82 R2L2)5:729TO
Ob#eti"os de las reas %ue
componen la organizacin
afectada al estudio
2stablecimientos de pol$ticas
8efinicin de puestos &
#erar%u$as
2ntre"istas
9i"eles
(uperiores
7nformacin %ue se recibe &
procesa en cada sector de la
organizacin
:.todo de procesamiento
Tareas %ue e#ecuta cada
integrante de un sector
9i"eles
Operati"os
8isposicin del personal &
oficinas
:.todo de arc4i"o &
registracin.
2studio de tiempos & ritmo de
traba#o
Nomogeneidad o
4eterogeneidad en los
procedimientos realizados
Uso & destino de formularios
Obser"acin /ersonal
8atos personales & ubicacin
f$sica del puesto
8escripcin de relaciones
#err%uicas funciones & tareas
7nformacin sobre "olmenes
frecuencias & denominaciones de
la documentacin emitida &
recibida
,uestionarios
5 cubrir por personal operati"o
de l$nea
2statutos decretos o
resoluciones de la organizacin
7nstrucciones internas
Reglamentaciones e+ternas
%ue son obligaciones de la
organizacin
2studio de contenidos &
arc4i"os de documentos
2studio de 8ocumentacin
6uente ,onsultada: T.cnicas de Organizacin (istemas & :.todos de 5lberto
C.B. :anuales de procedimientos. ,onceptos bsicos. ,ontenido & estructura
2s el de ma&or empleo en las organizaciones 0manual de procedimientos1
Un procedimiento es un plan %ue fi#a la manera de lle"ar adelante una accin en forma e+acta &
detallando los pasos cronolgicos otorgando cierto grado de libertad de accin.
:anual de procedimientos
,omo una fuente de informacin %ue permanentemente actualizada facilita al personal de una
empresa la correcta e#ecucin de tareas normalizadas & %ue regula la participacin de los distintos
sectores de una organizacin as$ como tambi.n de entes e+ternos. Un procedimiento administrati"o
implica la definicin de:
6unciones & tareas para cada rea en %ue se 4alle estructurada una organizacin
6ormularios a utilizar
LKu. "enta#as proporciona su empleoM
/ermite estandarizar la e#ecucin de tareas facilitando el proceso la toma de decisiones
programadas.
2"ita la superposicin de tareas.
/ermite el establecimiento de un sistema de informacin o bien modificar el e+istente.
(implifica &-o racionaliza la e#ecucin de tareas %ue resultaban confusas & "oluminosas
reduciendo los costos por medio de la normatizacin.
,onstru&e una base para el anlisis posterior del traba#o & el me#oramiento de los sistemas
acti"idades & m.todos.
/ermite simplificar el asesoramiento & capacitacin a nue"os empleados de la empresa.
6acilita las labores de auditor$a & la e"aluacin del control interno.
5umenta la eficiencia de los empleados indicndoles lo %ue deben 4acer & cmo deben
4acerlo.
Reduce la participacin de #efes & gerentes &a %ue su inter"encin se limitar$a a casos no
4abituales o sea a participar en las decisiones no programables.
2"ita impro"isaciones &-o decisiones apresuradas.
8espu.s de leer lo e+puesto surge la siguiente pregunta Lse pueden aplicar a cual%uier
organizacinM
Los manuales de procedimientos pueden aplicarse a cual%uier tipo de organizacin
independientemente de las acti"idades %ue realicen o de los fines %ue persigan pero no debemos
ol"idarnos lo plasmado en la introduccin de este mduloR en la %ue 4ac$amos 4incapi. %ue en las
organizaciones pe%ue'as tal "ez no sea necesaria tanta estandarizacin &a %ue los manuales re%uieren
un alto costo de redaccin & mantenimiento.
2structura de un manual de procedimientos
La norma 7R5: =>.??1 se ocupa del contenido & presentacin de los manuales de procedimientos
administrati"os.
(i bien para nuestra asignatura no estudiaremos la norma 7R5: =>.??1 debemos conocer como
m$nimo las estructuras & contenidos %ue establecen para la construccin de un manual de procedimientos
administrati"o:
2sta norma comprende los siguientes tpicos:
,ontenido: inclu&e:
1. 2numeracin de contenido.
C. 2nunciacin de la nominacin de cada norma.
=. ,antidad de pginas de los procedimientos o parte de manual.
Ob#eti"os: e+plica los propsitos del manual & los moti"os por el cual fue creado.
Responsabilidad: 7ndica %ue unidad orgnica es la responsable de los procedimientos definidos.
5lcance de los procedimientos: contiene la e+plicacin de las reas 0entes1 sobre los %ue se
aplican los procedimientos & cuando deben ser empleados o por "$a de e+cepcin cules son los
l$mites en %ue cesa la aplicacin de los mismos.
7nstrucciones: inclu&e:
1. 2structura: disposicin & los fundamentos de las partes en %ue est ordenado el manual.se refiere
a la estructura formal
C. ,odificacin: e+plica el sistema de codificacin empleado en el manual son "arios los criterios
aplicados a la codificacin de los manuales de procedimientos. 2ntre ellos la agilizacin de la
identificacin & bs%ueda de los componentes
F F F F el 1er digito representa el sistema
2l Cdo digito representa el subsistema componente del sistema codificado con el er digito
=er digito representa el nmero de proceso correspondiente
2l >to digito identifica cada uno de los formularios %ue inter"ienen en el sistema
=. 5ctualizacin: informa sobre la forma de identificar las re"isiones modificaciones o
actualizaciones como tambi.n como incluir nue"o material o destruir el material in"lido.
>. ,riterios de cumplimiento: establece la forma de "erificar el cumplimiento de lo detallado en el
manual.
Los manuales de procedimientos se "en afectados por distintas etapas posteriores a su emisin.
2ntre ellas:
;distribucin a los usuarios
;implementacin o lanzamientos
;actualizacin
8e estas tres etapas la norma 7R5: se ocupa solamente de las actualizaciones
9ormas de procedimientos: es la parte fundamental del manual inclu&endo:
1. ,ursogramas.
C. 9ormas de trmite.
=. 6ormularios.
>. 5ne+os.
Los aspectos %ue imprescindiblemente deben ser sometidos a normas son:
1;tareas & decisiones: el manual debe incluir
Una descripcin clara & completa de cada paso a seguir ante cual%uier e"ento
:omento & oportunidad en %ue debe ser e#ecutado cada paso
Responsable 0sector o persona1 de la e#ecucin de cada paso
7nformacin re%uerida para la e#ecucin de cada paso
7nformacin %ue se debe generar como consecuencia del resultado de la e#ecucin de cada uno
de los paso
:edios a utilizar: arc4i"os formularios e%uipos de comunicaciones &-o procesamientos
8ecisiones a tomar pre"iniendo todos los e"entuales cursos de accin de posible aplicacin
,ontroles a efectuar & cursos de accin a tomar segn el resultado del control
CSarc4i"os: los manuales deben incluir una e+plicacin %ue permita conocer:
7nformacin a contener
:.todo de clasificacin de la informacin contenida
:.todo de bs%ueda de la informacin contenida
/eriodo de arc4i"o de la informacin & tratamiento posterior al mismo
Responsable de la custodia & mantenimiento actualizado
8etalle ta+ati"o de %uienes tienen acceso a dic4o arc4i"o para consulta & para e+traccin de su
contenido
=;circuito o flu#o de la informacin & la "$a de su materializacin en formularios. 2l manual
de procedimiento debe contener
2#emplares de formularios listados planillas & todo lo impreso a utilizar
Responsables de la emisin de cada uno de ellos
:omento en %ue deben ser emitidos
,antidad de copias & tratamiento & distribucin a darle a cada una de ellas
7nstrucciones para el llenado de cada uno de los datos %ue integran el formulario
La norma 7R5: dispone %ue los procedimientos administrati"os comprendidos en las normas del manual
deban estar representados grficamente por medio de cursogramas
*losario: define los t.rminos t.cnicos utilizados.
Pndice temtico: los temas comprendidos deben estar ordenados alfab.ticamente para facilitar la
consulta.
Pndice de referencias cruzadas: se'ala la ubicacin de los temas %ue comprende el manual & %ue
se 4allan desarrollados en otros manuales.
)erificacin & asesoramiento: define la unidad orgnica facultada para "erificar el cumplimiento &
asesorar en caso de dudas sobre el empleo de los procedimientos.

7ndicacin de fec4as: Los procedimientos debern tener fec4a de emisin & fec4a de "igencia a fin
de identificar las distintas ediciones o modificaciones de la norma.
La fec4a de "igencia segn la norma 7R5: se indicara en la nota de distribucin %ue acompa'a a la norma
de procedimientos o a las correspondientes modificaciones.
9umeracin de pginas: todas las 4o#as de un procedimiento deben contener nmero de pginas
comenzando por el nmero 1 0uno1 & la cantidad total de pginas.
6ormatos 4omog.neos: es con"eniente %ue todos los manuales tengan formatos 4omog.neos
con el fin de mantener un ordenamiento lgico de lectura & comprensin. /or e#emplo lo establecido
en las normas 7R5: =@@1 0norma %ue no es tema de estudio de esta materia1.
5rmado del manual: muestra el ordenamiento & la disposicin de las partes componentes del
manual por e#emplo plegado de 4o#as. La norma 7R5: recomienda %ue se obser"en las siguientes
instrucciones
a1 2l e+tremo derec4o del ad"erso de los cursogramas estar ad4erido al borde lateral iz%uierdo del
re"erso de la 4o#a del t$tulo de la norma de manera %ue al desplegarlos 4acia la iz%uierda %ueden
"isibles los cursogramas facilitndose de esta forma la consulta simultanea de los cursogramas & del
te+to de la norma
b1 5 continuacin del te+to de la norma de trmite se incorporara la seccin de formularios. 2l dise'o
de los formularios ser ad4erido al borde lateral derec4o del ad"erso de la ultima 4o#a de
instrucciones de cada uno de los formularios %ue inter"engan en la norma facilitndose de esta forma
la consulta simultanea de los cursogramas del te+to de la norma & del dise'o de los formularios
c1 Los cursogramas & los formularios al estar desplegados sobresaldrn totalmente de los l$mites de
la norma
d1 Los ane+os pueden segn con"engan ad4erirse de igual forma %ue los dise'os de los
formularios
e1 /ara facilitar la actualizacin del manual es con"eniente %ue las 4o#as sean reno"ables.
5 modo de s$ntesis antes de finalizar podemos decir %ue la importancia de los manuales radica en
%ue ellos e+plican de manera detallada los procedimientos dentro de una organizacinR logrando
e"itar errores %ue suelen cometerse dentro de las reas funcionales. 5dems son de gran utilidad
cuando ingresan nue"as personas a la organizacin &a %ue e+ponen todo lo relacionado con su
estructura organizacional cultura procedimientos tareas responsabilidades & derec4os.
5ctualizacin del "alor monetario establecido en las normas sobre reg$menes de autorizaciones.
(e intento crear un a#uste denominado modulo monetario %ue se trata de unidades de "alor cu&a
aplicacin en el mbito del r.gimen de autorizaciones facilitan una correlacin ponderada 4omog.nea &
estable adecuando "alores a tra".s del tiempo en funcin de la "ariacin del poder ad%uisiti"o de la
moneda!. 2n la norma se e+plica %ue se adopto como la formula de a#uste la de uso ms corriente en la
actualidad es decir en base al $ndice de precios ma&oristas no agropecuarios.
2l ob#eto del norma es establecer el "alor bsico del modulo monetario & la formula de a#uste para
su actualizacin. ,ontiene algunas definiciones necesarias para la comprensin de la aplicacin de la
formula de a#uste del modulo monetarios ellas son:
a1 modulo monetario: unidad de "alor ad%uisiti"o tericamente constante %ue tiene un "alor
monetario actualizado
b1 "alor monetario bsico del modulo monetario: es el "alor asignado originalmente al modulo
monetario
c1 "alor monetario actualizado del modulo monetario: es el "alor %ue posee en un momento
determinado el modulo monetario %ue se calcula
:oT:bI /o-/b
,onsideraciones sobre los controles incorporados en las normas los tipos de controles de entrada son:
control de registros & de la transcripcin de datos.
:edidas a tener en cuenta en el dise'o de los procedimientos %ue tienden a conferir
ma&or seguridad a la informacin ellas son:
a1 simplificacin & normalizacin de formularios
b1 redaccin de normas de llenado de formularios claras & completas
c1 pre codificacin impresa de conceptos &-o campos codificables
d1 pre numeracin secuencial de comprobantes
e1 normar la necesidad de autorizacin segn ni"eles #err%uicos de toda la documentacin.
f1 Remisin de informacin al rea de sistemas mediante caratulas de control e+igiendo la
conformidad de recepcin
,ontrol por lotes: consiste en agrupar documentos de igual tipo de transacciones
correspondientes a un periodo dado o a una numeracin acotada por e#emplo el d$a ? de cada mes
se cursan a procesar los remitos emitidos 4asta el >to d$a.
Recuento de transacciones: e+isten dos m.todos para "erificar la cantidad de transacciones
cursadas a procesar & efecti"amente procesadas:
a1 :.todo 5: contar la cantidad de mo"imientos o documentos & compararlo contra el total %ue
arro#a el proceso
b1 :.todo G: efectuar por computador un control de secuencialidad de numeracin a fin de detectar
faltantes o duplicaciones de datos
5nticipacin por la computadora: consiste en emitir listas de cuentas tipos de mo"imientos etc. 5
fin de %ue la contadur$a analice dic4a situacin & e"itar de esta manera reprocesos por omisiones de
en"i a procesos de ciertas transacciones
Listado & "erificacin "isual: consiste en el listado de la totalidad de los mo"imientos ingresados a
efecto de % el usuario efectu. una re"isin de cada uno de los mo"imientos ingresados contra la
documentacin originariamente cursada para procesar
,ontrol por relacin lgica: consiste en relacionar mediante la aplicacin de programas de
"alidacin & consistencia datos entre registros de entrada o entre arc4i"os como ser la fec4a de
"encimiento de un pagare no sea menor %ue la fec4a en el cual el mismo fuera emitido o %ue un
cdigo de un art$culo se 4alle 4abilitado en el arc4i"o maestro de art$culos & %ue su precio sea
distinto a cero
,ontrol de campos: consiste en %ue toda la informacin re%uerida por un proceso 4a&a sido
informada & a su "ez %ue responda a la especificacin de tipo de dato: num.rico alfab.tico o
alfanum.rico.
,ontrol de signos: "erifica por programa %ue el signo de cada campo se correlacione con el tipo
de mo"imiento.
,ontrol de "alidez: consiste en controlar %ue los datos de entrada sean correctos mediante su
comparacin contra un arc4i"o maestro o una tabla de parmetros.
8$gitos auto "erificador: a tra".s del algoritmo matemtico se comprueba %ue el cdigo sea
correcto mediante el ingreso de un digito o con#unto de d$gitos asociados matemticamente 4a dic4o
cdigo.
,ontroles de proceso
,ontrol de rtulos: el rotulo es la identificacin de un arc4i"o & debe controlarse al cargar un
arc4i"o si el rotulo del mismo es el %ue corresponde ingresar a efectos de no procesar con datos de
arc4i"os no "igentes.
,ontrol de registros: es similar al control de entrada &a especificado anteriormente
,ontrol de totales de arc4i"os: consiste en "erificar si los arc4i"os generados son correctos en
funcin de los totales del control cursados por el usuario
Utilizacin de cuentas;puentes: cuando el proceso detecta mo"imientos por e#emplo para una
cuenta ine+istente
Registracin de las inter"enciones del operador: se debe pre"er generar un listado o arc4i"o
donde %uede constancia de todas las inter"enciones del operador. 2ste listado debe ser "erificado
por el #efe de operacin & por auditoria cuando esta la considere oportuno
,O9TROL2( 82 (5L785(: 2+iste una serie de m.todos de control a fin de "erificar si la informacin
generada por un proceso es correcta. Los siguientes son los 4abituales se utilizan
5nlisis estad$sticos: consisten en comparar la informacin generada contra series estad$sticas
%ue e+pongan la tendencia o mbito de control en el cual debe estar contenida una informacin
,omparacin con datos e+ternos: se comparan datos bsicos con %ue cuentan el usuario con la
informacin generada
,ontroles totales: consiste en "erificar totales generados por un proceso o por un modulo contra
totales generados por el usuario
Unidad =: Teor$a de sistemas
27 296OKU2 82 (7(T2:5(: T2ORP5 *292R5L 82 (7(T2:5( 5/L7,585
79TRO8U,,7Q9
5l enfo%ue de sistemas puede llamrsele correctamente teor$a general de sistemas aplicada 0T*(
aplicada1.
LO( 8762R29T2( 5(/2,TO( 82L 296OKU2 82 (7(T2:5(
2l enfo%ue de sistemas puede describirse como:
1. Una metodolog$a de dise'o.
C. Un marco de traba#o conceptual comn.
=. Una nue"a clase de m.todo cient$fico.
>. Una teor$a de organizaciones.
?. 8ireccin por sistemas.
E. Un m.todo relacionado a la ingenier$a de sistemas in"estigacin de operaciones eficiencia de costos
etc.
B. Teor$a general de sistemas aplicada.
T2ORP5 *292R5L 82 (7(T2:5(
Uo4n /. "an *igc4.
Trillas. :.+ico
2l enfo%ue de sistemas: una metodolog$a de dise'o
2l enfo%ue de sistemas es una metodolog$a %ue au+iliar a los autores de decisiones a considerar todas
las ramificaciones de sus decisiones una "ez dise'adas. 2l t.rmino dise'o se usa deliberadamente: los
sistemas deben planearse no debe permitirse %ue slo VsucedanV.
8ilemas & parado#as
(implicidad contra comple#idad. 9o podemos 4acer frente a problemas comple#os de a%u$ %ue intentemos
aportar "ersiones ms simples. 5l simplificar nuestras soluciones .stas pierden realismo. /or tanto
estamos di"ididos entre la incapacidad de resol"er problemas comple#os & la falta de aplicabilidad de
soluciones obtenidas de modelos simples.
Optimizacin & suboptimizacin. (olamente podemos optimizar sistemas cerrados como son los modelos
en los cuales se conocen todos los supuestos & condiciones limitantes. Las situaciones de la "ida real son
sistemas abiertos porciones %ue pueden a lo me#or estar parcialmente optimizadas. 5dems optimizar
los subsistemas no garantiza %ue el sistema total ptimo se logre en tanto %ue la optimizacin del sistema
total 0si se llega a lograr1 no garantiza %ue puedan optimizarse al mismo tiempo todos los subsistemas.
7dealismo contra realismo. 9unca podemos alcanzar lo ptimo la solucin claramente ideal. (i "a a tener
lugar la implantacin debemos aceptar "ersiones ms realistas de lo ptimo.
7ncrementalismo contra inno"acin. (uponiendo %ue somos incapaces de partir drsticamente de patrones
de solucin establecidos buscamos soluciones cercanas a las actualmente aceptadas 0incremental ismo1 &
creemos me#orar los sistemas e+istentes mediante el anlisis de la operacin de los subsistemas
componentes 0me#oramiento de sistemas1. 2stos enfo%ues nunca tienen .+ito en la solucin total de los
problemas lo cual re%uiere la adopcin de nue"os dise'os a ni"el del sistema total.
/ol$tica & ciencia inter"encin & neutralidad. 8ebemos decidir si las ciencias deben permanecer libres de
"alores en la teor$a & sin compromisos o si la ciencia debe orientarse a un ob#eti"o buscar influir en los
resultados e interesarse en la .tica de las consecuencias %ue impone en los receptores.
5cuerdo & consenso. La planeacin re%uiere %ue todos los participantes contribu&an a las soluciones de
los sistemas & su implantacin. /ara obtener tales resultados se necesita un consenso %ue es dif$cil de
lograr cuando se premia la indi"idualidad e independencia.
2l enfo%ue de sistemas: una teor$a de organizaciones
2l enfo%ue de sistemas tiene %ue "er en gran parte con las organizaciones de dise'o Ssistemas
elaborados por el 4ombre & orientados a ob#eti"os %ue 4an ser"ido a la 4umanidad. 2l enfo%ue de sistemas
otorga una nue"a forma de
/ensamiento a las organizaciones %ue complementan las escuelas pre"ias de la teor$a de la organizacin.
Wste busca unir el punto de "ista conductual con el estrictamente mecnico & considerar la organizacin
como un todo integrado cu&o Ob#eti"o sea lograr la eficacia total del sistema adems de armonizar los
ob#eti"os en conflicto de sus componentes. 2sta integracin demanda nue"as formas de organizacin
formal como las %ue se refieren a los conceptos de pro&ecto de 5dministracin & programa de
presupuesto con estructuras 4orizontales superimpuestas sobre las tradicionales l$neas de autoridad
"erticales.
2l enfo%ue de sistemas: direccin por sistemas
Las grandes organizaciones como por e#emplo las corporaciones multinacionales la militar & la
diseminacin de agencias federales & estatales enfrentan problemas cu&as ramificaciones e implicaciones
re%uieren %ue .stos (ean tratados en una forma integral a fin de competir con sus comple#idades e
interdependencias. Tales organizaciones deben tener la 4abilidad de Vplanear organizar & administrar la
tecnolog$a eficazmente!. 8eben aplicar el enfo%ue de (istemas & el paradigma de sistemas a la solucin
de sus problemas 5l tratar cada situacin .sta debe considerarse en el conte+to & marco de traba#o de la
organizacin tomada como un VsistemaV un todo comple#o en el cual el director busca la eficacia total de la
organizacin 0dise'o de sistemas1 & no una ptima local con limitadas consecuencias 0me#oramiento de
sistemas1.
2l enfo%ue de sistemas: m.todos relacionados ,reemos %ue e+iste una distincin entre lo %ue algunos
llaman anlisis de (istemas & lo %ue a%u$ llamamos enfo%ue de sistemas. :uc4os tratados de anlisis de
sistemas se 4an dedicado al estudio de problemas relacionados a los sistemas de informacin
administrati"a sistemas de procesamiento de datos (istemas de decisin sistemas de negocios &
similares. La metodolog$a de ,4ecXland llamada anlisis aplicado de sistemas es ms parecida a nuestra
teor$a general de sistemas aplicada %ue lo %ue pudiera parecer %ue implica su nombre.
2l enfo%ue de sistemas: teor$a general de sistemas
2l enfo%ue de sistemas abarca los principios de la teor$a general de sistemas.
La T*( intenta alcanzar el estatus de una ciencia general a la par de las matemticas & la filosof$a. La
teor$a general de sistemas proporciona la capacidad de in"estigacin al enfo%ue de sistemas. Wsta
in"estiga los conceptos m.todos & conocimientos pertenecientes a los campos & pensamiento de
sistemas. 2n este conte+to los t.rminos Venfo%ue de sistemasV & Vteor$a general de sistemas aplicadaV se
usan como sinnimos.
8O:797O 3 /RO/728582( 82 LO( (7(T2:5(
Las propiedades de los sistemas dependen de su dominio. 2l dominio de los sistemas es el campo sobre
el cual se e+tienden. Wste puede clasificarse segn si:
1. Los sistemas son "i"ientes o no "i"ientes.
C. Los sistemas son abstractos o concretos.
=. Los sistemas son abiertos o cerrados.
>. Los sistemas muestran un grado ele"ado o ba#o de entrop$a o desorden.
?. Los sistemas muestran simplicidad organizada comple#idad no organizada o comple#idad organizada.
E. 5 los sistemas puede asignrseles un propsito.
B. 2+iste la retroalimentacin.
D. Los sistemas estn ordenados en #erar%u$as.
A. Los sistemas estn organizados.
2l ob#eti"o 4acia el cual se esfuerzan los (istemas tiene una consecuencia ms inmediata %ue el concepto
rec4azado de la 5ntigua teleolog$a. La conducta sin un propsito es la %ue no est dirigida 4acia el Logro
de un ob#eti"o.
Los criterios para distinguir entre una conducta con propsito & sin .ste /ueden elaborarse como sigue:
1. /ara %ue tenga lugar la conducta con propsito el ob#eto al cual se 5tribu&e la conducta debe ser parte
del sistema.
C. La conducta con propsito debe estar dirigida 4acia un ob#eti"o.
=. 8ebe 4aber una relacin rec$proca entre el sistema & su medio.
>. La conducta debe estar relacionada o acoplada con el medio del cual 8ebe recibir & registrar se'ales
%ue indi%uen si la conducta progresa 4acia el ob#eti"o
?. Un sistema con un propsito debe siempre mostrar una eleccin de ,ursos alternos de accin.
E. La eleccin de una conducta debe conducir a un producto final o Resultado.
B. 8eben distinguirse las condiciones suficientes & necesarias para un 2"ento. Las condiciones suficientes
nos capacitan para predecir %ue .ste Ocurra en tanto %ue las condiciones necesarias nos descubren
elementos 2n la naturaleza %ue son responsables de .l. Las primeras estn Relacionadas con la f$sica &
con las relaciones de causa;efecto en tanto %ue Las segundas se refieren a la biolog$a & a las ciencias
sociales adems de la 2+plicacin de las relaciones de produccin entre el producto & el productor.
2n cuanto a la diferenciacin entre una conducta con propsito e intencional /uede e+plicarse como
sigue:
1. La conducta intencional pertenece a sistemas 0f$sico natural dise'ado1 Vpor los cuales las personas
pueden tener un propsito pero por los %ue no Tienen ob#eti"os propiosV.
C. La conducta con propsito pertenece a Vsistemas %ue pueden decidir ,mo se "an a comportarV 0como
lo e#emplifica la acti"idad 4umana1.
=.1.1. /rincipios de los sistemas
a1 /rincipio de la interrelacin.
8ebido a la fuerte interrelacin entre la estructura & los componentes %ue constitu&en el sistema cual%uier
e"ento tanto e+terno como interno al sistema producen mutaciones deseadas como no deseadas en el
mismo. 2sto es como consecuencia de su reaccin & adaptacin a los nue"os cambios.
,abe acotar %ue los cambios producidos en un sistema son ms fciles de e"aluar & "isualizar si los
mismos son f$sicos en cambio en los sistemas considerados abstractos como los sistemas sociales en la
cual inter"iene el pensamiento de cada indi"iduo re%uerir el consenso de todo el grupo para traba#ar
eficientemente en el nue"o sistema.
b1 /rincipio de #erar%uizacin.
2ste principio se "incula con el concepto de subsistemas es decir un sistema menor inserto dentro otro
ma&or. Los subsistemas %ue conforman a los sistemas se interrelacionan formando entes comple#os no
slo por la interrelacin sino tambi.n por su #erar%u$a.
5 su "ez los sistemas para poder estudiarlos me#or & analizar en profundidad su funcionamiento debemos
aislarlo o di"idirlos en partes ms pe%ue'as es decir no se pueden estudiar un sistema como un todo.
/or esta razn al separarlos se estableces dos tipos de l$mites arbitrarios: uno e+terno %ue es el
encargado de encuadrar al sistema %ue se %uiere estudiar & otro interno %ue en relacin al sistema %ue se
a$sla no se estudian los procesos %ue ocurren dentro del mismos sino %ue se lo "isualiza como una ca#a
negra en donde lo nico %ue importa es definir las salidas %ue se producen ante cada entrada
suministrada.
2l conocimiento & 4abilidad %ue debe tener un analista para fi#ar estos l$mites estn ligados a la cultura
organizacional del analista por este moti"o se dicen %ue son arbitrarios por%ue son establecidos segn el
analista & su cultura.
/or e#emplo si %ueremos estudiar el funcionamiento del sistema financiero de una empresa cu&as
funciones principales ser$an el otorgamiento de cr.dito las cobranzas los pagos como as$ tambi.n la
obtencin colocacin mane#o & custodia de los fondos entre otros no se pueden estudiar todas estas
funciones en su con#unto por lo cual al sistema 4a& %ue fragmentarlo en partes ms pe%ue'as.
(upongamos %ue el analista desea a4ora in"estigar el otorgamiento de cr.dito el mismo estableci un
l$mite e+terno &a %ue aisl esta funcin del sistema financiero de los dems sistemas %ue lo componen.
/ara poder estudiar su funcionamiento posteriormente cada elemento de este sistema aislado se lo
analiza como una ca#a negra es decir se presta ma&or atencin a las salidas producidas como
consecuencias de las entradas suministradas.
/or otra parte podemos afirmar %ue son tres las razones %ue #ustifican la fragmentacin de los sistemas
para su anlisis & racionalizacin.
Una de orden t.cnico si no se fragmentase el sistema & se pretendiese estudiar el todo el tiempo %ue se
insumir$a en rele"ar & conocer ser$a tan grande %ue cuando se completase el mismo &a podr$an 4aber
cambiado las condiciones de operati"idad & estar desactualizadas las conclusiones & medidas de cambio
%ue se aconse#aran.
Otra razn es la pol$tica todo estudio de sistema est a"alado por alguna autoridad %ue le da el sustento
legal.
/or ltimo la tercera razn obedece al tipo moti"acional la implementacin de cambios en los sistemas
debe 4acerse con el apo&o de la gente %ue opera los mismosR es imposible pensar %ue una instalacin
e+itosa puede 4acerse con la oposicin de todo el personal. 5dems un tiempo prolongado sin mostrar
resultados disminu&e el inter.s de los empleados & res%uebra#a su deseo de cooperacin.
c1 /rincipio de organizacin
2ste principio toma como basamento los principios anteriormente mencionados de interrelacin &
#erar%uizacin & e+presa %ue no es suficiente %ue un sistema est. interrelacionados los componentes con
la estructura & %ue cada componente sistema tenga subsistema 0#erar%u$a1 sino %ue adems estos
componentes deben estar organizados en pos de la bs%ueda del ob#eti"o comn. /or e#emplo en un
sistema comercial si una persona ad%uiere un producto el mismo no le ser entregado sin la pre"ia
documentacin de "entaR la cual genera un derec4o a la empresa de cobro & una obligacin de pago para
el cliente. 2ste e#emplo tiene sentido si la empresa opera de esta manera por%ue puede 4aber
organizaciones comerciales %ue primero recepta el pago del cliente como condicin de entrega del
producto es decir la organizacin de los sistemas depender de la operatoria definida por la empresa.
Tenga cuidado esto no siempre sucede as$ &a %ue si suponemos al sistema respiratorio no se pueden
cambiar de orden los componentes por e#emplo el aire ingresa por nariz & llega a los pulmones nunca el
aire ingresa en forma in"ersa.
/or lo e+puesto %ueda claro %ue los sistemas deben ser pro&ectados e implementados siguiendo una
l$nea de pensamiento racional. 5lgunos sistemas %ue no son planificados e+presamente pueden ir
constru&.ndose en el tiempo & lograr un funcionamiento eficaz como e#emplo podemos citar el sistema
organizacionalR el cual su personal "a aprendiendo a tra".s de pautas adecuadas de gestin emanadas
por la alta administracin. (i el personal directi"o no es capaz de establecer normas .ste sistema
organizacin colapsar$a.
5 modo de s$ntesis podemos afirmar %ue no se pueden me#orar los sistemas con rdenes con"ulsi"as sino
%ue deben ser producto de un proceso de conocimiento racional rele"amiento dise'o discusin
normalizacin capacitacin difusin & seguimiento %ue demandan tiempo & dinero para las
organizaciones.
d1 /rincipio de la significati"idad
,omo consecuencia de la aplicacin de los principios de interrelacin & organizacin surge el principio de
significati"idad.
/or lo e+puesto anteriormente todo sistema opera en cierto e%uilibrio dinmico & cual%uier cambio %ue
rompa este e%uilibrio produce costos e+pl$citos como impl$citos por lo cual si se realiza una modificacin o
cambio el mismo debe ser significati"o #ustificado & redundar en "enta#as por su fuerte implicancia e
impacto en los costos in4erentes producto de la transformacin.
/or ltimo podemos decir %ue los cambios frecuentes o contramarc4as constitu&en el peor camino para
obtener sistemas eficaces & eficientes.
e1 /rincipio de la econom$a de la formalizacin
Todo sistema debe regirse por normas de funcionamiento %ue alcancen cierto grado de formalidadR esto
seguramente "ariar segn el tipo de sistema en %ue estemos 4ablando.
(i bien nuestros e#emplos se relacionan a las organizaciones podemos decir %ue la formalizacin es el
con#unto de normas escritas & estructuradas plasmadas en los manuales organizacionales %ue definen:
funciones responsabilidades procedimientos & normas para %ue todo integrante de la organizacin las
cumplan & de esta manera sea ms fcil & eficiente el control.
/or otra parte podemos decir %ue una organizacin mu& formalizada implica %ue la misma tiene obsesin
por el control tra&endo como consecuencia organizaciones pocos fle+ibles %ue le costar adaptarse a los
cambios introducidos por el entorno con el cual con"i"e e interacta.
(in embargo la formalizacin debe e+istir todo depende de la cultura organizacional & de la dimensin de
la organizacin debido a %ue la normalizacin produce econom$a cuando los recursos funcionan
eficazmente en forma controlada.
La concepcin de sistemas
/ara %ue los sistemas funcionen en forma integrada se necesita %ue la organizacin tambi.n lo
.ste & tal "ez algunas organizaciones deban cambiar el tipo de administracin.
Los sistemas segn ni"eles organizacionales es decir %ue describiremos los sistemas de ni"el
operati"o los sistemas de ni"el del conocimiento sistemas a ni"el administrati"o & sistemas de ni"el
estrat.gico.
Los sistemas de ni"el operati"o apo&an a los super"isores operati"os en el seguimiento de las
acti"idades & transacciones elementales de la organizacin como "entas ingresos depsitos en efecti"o
decisiones de cr.dito & flu#o de materiales en fbrica entre otros. 2l ob#eti"o principal de los sistemas a
este ni"el es responder las preguntas de rutina & seguir el flu#o de las transacciones a tra".s de la
organizacin.
Los sistemas de ni"el del conocimiento apo&an a los traba#adores del conocimiento & de datos de
una organizacin. 2l propsito de estos sistemas es a&udar a las empresas a integrar el nue"o
conocimiento en los negocios & a&udar a la organizacin a controlar el flu#o del traba#o de oficina.
Los sistemas de ni"el administrati"o sir"en a las acti"idades de super"isin control toma de
decisiones & administrati"as de los directi"os de ni"el intermedio. 5lgunos sistemas de ni"el administrati"o
apo&an la toma de decisiones no rutinarias.
Los sistemas de ni"el estrat.gico a&udan a los directores a enfrentar & resol"er aspectos
estrat.gicos & tendencias a largo plazo tanto en la empresa como en el entorno e+terno. (u funcin
principal es adaptarse a los cambios del entorno con la capacidad organizacional e+istente.
,abe acotar %ue una organizacin t$pica tiene sistemas a ni"el operati"o administrati"o del
conocimiento & estrat.gico para cada rea funcional.
(istema de ,ontrol *erencial: /ermiten abastecer los datos a la direccin de la empresa & mandos medios
de la misma resumiendo los datos indi"iduales presentando nicamente estados & cuadros con
informacin sint.tica
(istemas ,ontables: ser"irn de sustentos de los balances generales %ue se dirigen al frente e+terno de la
organizacin para su uso de accionistas acreedores & el f$sico.
Los sistemas impositi"os & laborales son los %ue permitir$an emitir los comprobantes & registro %ue e+igen
las dispociones espec$fica de cada materia.
Las cla"es en el proceso de dise'o estn dadas por:
a1 8iagramar las operaciones cotidianas para %ue se a#usten a las necesidades operati"as e impositi"as.
b1 /re"er %ue cada transaccin tendr un cdigo de imputacin segn el plan de cuentas e identificara en
todos los casos partidas deudoras & acreedoras
c1 Redactar un plan de cuentas %ue permita generar una base de datos tabulada segn las diferente
necesidades de salida
d1 8ise'ar las salidas %ue inclu&en los balance de publicacin :formularios & registros impositi"os & laborales
2l modelo interacti"o de sistema
Un sistema de informacin es un sistema interacti"o integrado & coordinado de personas e%uipos
& procedimientos %ue transforman datos en informacin a fin de apo&ar las acti"idades de las
organizaciones.
2l .nfasis en sistemas significa %ue los elementos buscan un ob#eti"o comn para apo&ar las
acti"idades de la empresa. 2stas acti"idades inclu&en las operaciones diarias de la empresa la
comunicacin de los datos e informes la administracin de las acti"idades & la toma de decisiones.
/or otra parte es importante remarcar %ue los sistemas de informacin no necesitan estar basados
en las computadoras pero con frecuencia lo estn. 2l factor determinante es si un sistema puede ser
me#orado inclu&endo en .l la capacidad del procesamiento electrnico de datos. ,uando los sistemas del
tipo manual de procedimientos & personas funcionan correctamente la necesidad de computarizarlos
surge cuando e+iste un aumento del "olumen de traba#o &a %ue los procedimientos incrementan su
comple#idad o las acti"idades llegan a estar ms interrelacionadas logrndose grandes me#oras al
introducir la a&uda de un sistema computarizado.
,abe aclarar %ue el uso de las computadoras complementa a las personas no las reemplaza.
Los componentes f$sicos son:
Los e%uipos o 4ardYare
Los programas o softYare
Los procedimientos
Las personas
Las bases de datos
/rocesamiento de un sistema de informacin computarizado.
La entrada est conformada por todos a%uellos dispositi"os %ue permiten la captura de datos de
tipo espec$fico o de propsito generales.
Los datos de entrada son sometidos a pruebas de "alidacin o congruencia con el ob#eti"o
c4e%uear %ue los datos %ue se introducen no est.n &a cargados en el sistema.
Otro tipo de prueba es de consistencia para este caso se utilizan filtros a la entrada de los datos a
fin %ue los mismos sean co4erentes.
/roceso: 2l mismo est compuesto por los programas 0softYare de base & de aplicacin1 %ue
actan en forma con#unta en un e%uipo 04ardYare1 & e#ecutan procedimientos por medio de programas.
Los programas %ue son parte del proceso se lo puede definir como el con#unto de instrucciones %ue
4acen %ue la computadora se pueda utilizar.
La salida son a%uellos %ue nos permiten recibir la informacin %ue proporcionan los e%uipos &a sea
de manera "isual auditi"a e incluso digital. ,aracter$sticas de los programas de salida:
/rograma de consulta: son programas %ue estn preparados por pantallas los datos %ue se re%uieren a
tra".s de datos indi"iduales %ue pueden ser seleccionados de los arc4i"os o resumen de datos de un
con#unto acotado por periodo
/rograma de impresin :cuando se deba emitir formularios o informes espec$ficos sern necesarios
preparar programas %ue contemplen un dise'o especifico de impresin
/rogramas listadores :para satisfacer necesidades legales & de control de un con#unto es necesario
producir listados %ue agrupen datos del arc4i"o en el orden o por el lote parametrizado %ue se re%uiera
La base de datos es una coleccin de datos interrelacionados & almacenados en con#unto. 2s una
fuente central de datos significati"os los cuales son compartidos por numerosos usuarios para di"ersas
aplicaciones.
5 las personas %ue inter"ienen en un sistema de informacin se las denomina usuarios! los cuales
pueden ser a%uellos responsables de cargar los datos e instrucciones al sistema o bien utilizan la
informacin producida por el sistema para la toma de decisiones o tomar una accin determinada.
(oftYare de aplicacin
2st compuesto por programas %ue a&udan a los usuarios a resol"er problemas particulares de
computacin.
2l softYare de aplicacin puede satisfacer necesidades de una persona un grupo o una empresa.
(u implementacin & el uso efecti"o puede proporcionar eficiencias internas & ser"ir de apo&o para las
metas de la empresa por tal moti"o antes de ad%uirir un softYare de aplicacin se deben analizar los
ob#eti"os & necesidades %ue el softYare debe satisfacer.
2l siguiente grfico muestra los tipos de softYare de aplicacin:
Entrada manuales Entrada automticas
Proceso
(Empleo de Programas)
Salidas
Base
De
Datos
Una empresa puede o bien desarrollar un programa e+clusi"o para una aplicacin espec$fica
0denominado softYare propietario1 o comprar & usar un programa de softYare &a e+istente 0en ocasiones
denominado softYare comercial1. Tambi.n es posible modificar algunos de estos programas &a
preparados lo cual ofrece una mezcla de m.todos de programas &a preparados & personalizados.
(oftYare propietario: el softYare para solucionar un problema nico o espec$fico se denomina softYare de
aplicaciones propia o propietario. 2ste tipo de softYare lo prepara el propio interesado pero tambi.n se
puede comprar a una empresa e+terna. (i la organizacin tiene el tiempo & los recursos necesarios %uizs
opte por el desarrollo propio para todos los aspectos de los programas de aplicaciones. ,omo alternati"a
la organizacin puede obtener softYare personalizado de pro"eedores e+ternos. /or e#emplo una empresa
de softYare con participacin tercera 0pro"eedor de softYare1 puede desarrollar o modificar un programa
de softYare para satisfacer las necesidades de una organizacin en particular. Un programa de softYare
espec$fico desarrollado para una empresa en particular se conoce como softYare de contrato.
(oftYare comercial: el softYare tambi.n se le puede comprar o al%uilar a una empresa de softYare %ue
desarrolla programas & los "ende a muc4os usuarios & organizaciones de computacin.
/a%uete comercial personalizado: en algunos casos las organizaciones emplean una combinacin de
desarrollo de softYare e+terna e interna. 2s decir los pa%uetes de softYare comerciales se modifican o
personalizan por medio de empleados de la propia empresa o e+ternos. 5 menudo los pro"eedores de
softYare proporcionan una amplia gama de ser"icios como la instalacin de su softYare estndar
modificaciones al softYare %ue re%uiera el cliente instalacin del softYare capacitacin de los usuarios
finales & otros ser"icios de asesor$a.
(oftYare comercial estndar: el softYare de aplicaciones estndar inclu&e 4erramientas & programas de
propsitos generales %ue dan apo&o a las di"ersas necesidades de las personas.
Unidad >: sistemas administrati"os
>.1. (7(T2:5 82 5G5(T2,7:729TO:
/ara medir la competiti"idad de las organizaciones se 4abla de la necesidad de mantener e
incrementar su cuota de mercado. 2n funcin de ello un factor %ue incide de manera directa es la
capacidad de producir a ba#o costo & con calidad. Lo %ue implica la 4abilidad para abastecer al sistema de
produccin de insumos %ue cumplan con las especificaciones necesarias %ue se le e+igen a nuestros
productos &-o ser"icios. /ara ello los directi"os de las organizaciones deben dirigir & coordinar el proceso
de ad%uisicin de los insumos necesarios para cumplir con las "entas.
La confeccin del in"entario se sustenta en %ue cada uno de los materiales %ue se integran a la
cadena de produccin tenga la calidad re%uerida e ingresen en el momento adecuado para asegurar el
cumplimiento del ciclo operati"o con el ob#eti"o de reducir al m$nimo el ni"el de in"entario.
Una gestin e+itosa en estos aspectos permite a las organizaciones:
1 5segurar un normal flu#o de materiales para la produccin.
2 5segurar la posibilidad de distribucin de los productos a los mercados establecidos como
ob#eti"os.
&oft=are de
%#licacin
&oft=are
Pro#ietario
&oft=are
Comercial
esarrollado
Por la em#resa
Contratado
Por la em#resa
1stndar Personali"ado
Por la
em#resa
Por
contratado
3 ,ontrolar los gastos & costos para optimizar el uso de los recursos financieros in"ertidos en las
compras & gestin de los in"entarios.
4 ,ontar con stocXs m$nimos %ue aseguren el cumplimiento de las "entas presupuestadas.
5 5segurar la calidad de los productos &-o ser"icios mediante una adecuada compra de
materiales.
6 Localizar fuentes alternati"as de apro"isionamiento.
7 :antener ba#os los ni"eles de inmo"ilizacin de stocXs.
8 7nformacin til & confiable para otras reas de la organizacin.
>.1.1. Relaciones con los dems sistemas
5s$ es %ue el sistema de abastecimiento tiene una estrec4a relacin con otras reas de la
organizacin a saber:
1 ,on la direccin general: se relaciona mediante la fi#acin de pol$ticas generales
procedimientos & anlisis de tendencias & cambios del entorno.
2 ,on produccin: se relaciona mediante la informacin de plazos de entrega costos de las
materias primas calidad & disponibilidad de materiales & fuentes de apro"isionamiento.
3 ,on ingenier$a de producto: se relaciona en el desarrollo & la adecuacin de productos &
tecnolog$as.
4 ,on finanzas: se relaciona en la fi#acin de pol$ticas de financiacin de las compras & los
re%uerimientos de fondos para cancelar las obligaciones contra$das por la ad%uisicin de
materiales.
5 ,on recepcin & almacenes: se relaciona en el establecimiento de las pautas necesarias para la
administracin de la log$stica de mo"imientos & la coordinacin de necesidades de espacio
segn la planificacin de las entregas.
6 ,on contabilidad: se relaciona en el control de in"entario costeo de materiales & "alorizacin de
stocXs.
,abe aclarar %ue si es una empresa industrial depender del rea de produccin si es comercial del rea
de comercializacin & si es de ser"icios del rea de administracin.
>.1.C. 8ecisiones estrat.gicas en las compras
2+isten asimismo decisiones de carcter estrat.gico %ue deben tomarse al momento de comprar
en pos de asegurar el apro"isionamiento de los bienes %ue la empresa necesita para cumplir con las
"entas planificadas ellas son:
1 8esarrollar una planificacin estrat.gica de las fuentes de apro"isionamiento teniendo en
cuenta para ello tanto los mercados nacionales como internacionales.
2 5nalizar & decidir acerca de la con"eniencia de fabricar o comprar la certificacin necesaria de
uno o todos los pro"eedores planificacin de la capacidad control de pro"eedores.
3 (olicitar & analizar ofertas negociar & establecer estrec4as relaciones con los pro"eedores para
4acer ms eficiente las contrataciones de las fuentes de suministro.
4 ,oordinar el transporte la recepcin de insumos el control & mane#o de los in"entarios analizar
las de"oluciones o rezagos con el ob#eti"o de lle"ar adelante una eficiente administracin de los
in"entarios.
>.1.=. Tipos de compras
(egn el tipo de organizacin sus caracter$sticas internas & su estructura las compras podrn
desarrollarse de manera centralizada descentralizada o centralizada Zdescentralizada.
2n el primer caso 4ablamos de una gestin de compras administrada por una sola rea dentro de la
organizacin con el propsito de implementar pol$ticas unificadas en la gestin de ad%uisicin de los
suministros. 2n el segundo caso tenemos la caracter$stica de %ue cada sector o alguno de ellos
realizarn las ad%uisiciones %ue pre". utilizar. 3 por ltimo las compras centralizadas Z descentralizadas
se dan cuando una organizacin posee por lo general "arias plantas fabriles en diferentes zonas
geogrficas donde e+iste por tanto un rea de compras %ue gestiona las ad%uisiciones de los insumos
comunes a todas & luego cada una de las plantas e+istentes lle"a adelante la administracin de la compra
de suministros espec$ficos para cada una.
Las compras pueden clasificarse segn el tipo de bien %ue se ad%uiere o el mecanismo %ue se
utiliza para ello en:
1 ,ompras normales locales: 4acen referencia a a%uellas ad%uisiciones de materiales %ue se
realizan para poder cumplir con el ciclo normal de apro"isionamiento de insumos en el mercado
local para el abastecimiento del ciclo producti"o. (e inclu&en dentro del presupuesto general &
en consecuencia son de consumo 4abitual para la organizacin.
2 ,ompras normales en el e+terior: constitu&en importaciones de bienes &-o ser"icios para poder
cumplir con el ciclo normal de apro"isionamiento de insumos en el mercado local para el
abastecimiento del ciclo producti"o. (e inclu&en dentro del presupuesto general & en
consecuencia son de consumo 4abitual de la organizacin. 2s comn en estos casos la
creacin de alianzas estrat.gicas %ue beneficien la posibilidad de compartir tecnolog$a &
generar procesos producti"os ms fle+ibles.
2n este proceso debemos tener en cuenta:
(eleccin & calificacin del pro"eedor del e+terior
,apacidades del pro"eedor para brindar asistencia t.cnica & de calidad
)erificacin de las mercader$as de acuerdo con las caracter$sticas t.cnicas
internacionales
,alculo de costos de nacionalizacin de las mercader$as a importar 0derec4os tasas e
impuestos1
6ormacin del precio de compra 0costos seguros & fletes1
Gancos inter"inientes
9egociacin de precios & t.rminos. 5nticipos del precio final condiciones de
financiacin
Tipo de monedas en %ue se efectan las operaciones
/lazos de entrega embala#es formas & lugares de embar%ue
(eguros de garant$as & caucin
,aracter$sticas & efectos #ur$dicos del contrato a celebrar por las partes.
3 ,ompras menores o por fondo fi#o: constitu&en ad%uisiciones de insumos %ue por su ba#o monto
se realizan por el fondo fi#o asignado a cada una de las distintas reas de una organizacin. 9o
se encuentran incluidas en el presupuesto general por lo %ue su compra se realiza en el
momento en el %ue surge la necesidad.
4 ,ompras de bienes de uso: son ad%uisiciones destinadas a incorporar acti"os fi#os a una
organizacin. (e encuentran refle#adas en el presupuesto de capital. Las caracter$sticas
obser"adas son:
5 "eces re%uieren una gran in"ersin por lo tanto deben ser autorizadas por los ni"eles
#err%uicos de la organizacin
9o son de reposicin permanente & por lo tanto son bienes amortizables en el
transcurso de la "ida til asignada
/ueden ser ad%uiridas a pro"eedores locales e internacionales tambi.n pueden ser
bienes de procedencia e+tran#era pero ad%uiridos a pro"eedores locales
5 ,ompras por licitaciones: son las compras cu&o proceso se caracteriza por incluir un concurso
competiti"o abierto. 2stos llamados a licitacin pueden ser cerrados o abiertos. ,onstitu&e una
metodolog$a mu& utilizada para la gestin de las compras en el mbito gubernamental.
Un detalle completo de las especificaciones %ue deben ser cumplidas por lo art$culos %ue
se desea ad%uirir
,omo cuando donde & de %u. forma se cumplimentaran las ad#udicaciones
,ondiciones legales generales & especiales %ue deben satisfacer los licitadores para
poder concursar
/recios descuentos plazos & fianzas & garant$as %ue presentara el licitador
6 ,ompras de ser"icios: constitu&en contrataciones de ser"icios necesarios para apo&ar el proceso
producti"o. /or e#emplo: ser"icios de limpieza mantenimiento de edificios ma%uinaria etc. /uede
confeccionarse para ello una orden de compra por cada contratacin si bien lo ms 4abitual es %ue
cuando se trata de prestadores 4abituales de ser"icios se confeccione una orden de compra abierta por un
determinado periodo de tiempo %ue se afectara cada "ez %ue el ser"icio sea re%uerido.
>.1.>. 8ocumentacin en el sistema de compras
Los documentos %ue se mane#an en el sistema de abastecimiento & %ue sern mencionados en el
tpico denominado procedimientos general de compras son:
1; (olicitud de compras:
2 /edidos de cotizacin a pro"eedores:
3 ,otizaciones autorizadas:
4 Qrdenes de ,ompra:
5 Registro de seguimiento de Orden de compra:
6 /artes de recepcin de mercader$a:
7 7nforme de inspeccin de calidad:
8 Recepcin de Remito o factura del pro"eedor
>.1.?. 2l control en las compras
Las compras se controlan a tra".s de la redaccin de normas de control interno como las %ue se
e+ponen a continuacin:
1 (2/5R5,7Q9 82 6U9,7O92(: es esencial %ue el rea de compras se encuentre
funcionalmente separada del rea %ue recepciona los bienes & del rea %ue los registra de
manera %ue por oposicin de intereses se genere un control mutuo %ue e"ite errores o intentos
de fraude.
2 82T2R:795,7O9 82L 97)2L 82 ,O:/R5(: permite controlar eficientemente el ni"el de los
in"entarios traba#ando con stocXs m+imos stocXs m$nimos & punto de pedido.
3 /2878O( 82 ,OT7<5,7O92(: e"itar ataduras a un nico pro"eedor con el propsito de
me#orar las condiciones de tiempo & formas de las compras.
4 58UU87,5,7Q9 82 L5( ,O:/R5(: permitir %ue todos los pro"eedores %ue 4ubieren cotizado
sean e"aluados por criterios ob#eti"os & pre"iamente establecidos e"itar el fa"oritismo.
5 R2,2/,7Q9 82 L5( :2R,582RP5(: cumplimentar la orden de compra en cantidad calidad &
tiempo solicitado.
6 (2*URO( 82 L5( :2R,582R[5( 29 TRO9(7TO: obtener cobertura frente a e"entuales
roturas &-o p.rdidas... 2s necesario contratar seguros en a%uellos casos en %ue las mercader$as
"ia#en por cuenta & riesgo de la empresa ad%uiriente
7 (2*URO( 82 L5( :2R,582RP5( 29 5L:5,292(: obtener cobertura frente a e"entuales
roturas &-o p.rdidas.
8 R2*7(TR5,7Q9: incorporar al patrimonio los materiales ad%uiridos & actualizar in"entarios.
/ara as$ poder tener un control en las operaciones de compras
9 8O,U:29T5,7Q9: de#ar registro de cada una de las instancias del proceso como
(olicitud de compras: por cada pedido de materiales indicando cantidad & calidad del
articulo
/edido de cotizacin: debe indicar las mercader$as solicitadas & las caracter$sticas
t.cnicas de la misma
Orden de compras: indicara el producto solicitado su cantidad & calidad plazo d entrega
condiciones de pago etc.
10 5U87TORP5 O/2R5T7)5: garantizar %ue las compras se desarrollan a#ustndose a las normas
fi#adas por la alta direccin.
11 5R,N7)O(: tener resguardo de los documentos utilizados sean estos propios de o apo&o a
otras reas inter"inientes.
5rc4i"os internos
5rc4i"os de pro"eedores: debe contener cdigo num.rico del pro"eedor razn social o
apellido & nombre domicilio fec4a del 5G: tipo de sociedad condicin frente al 7)5 nH
de cuit & representante legal
5rc4i"os de cotizaciones: todas a%uellas cotizaciones % a#ustan al re%uerimiento del
pedido de cotizacin formal
5rc4i"os de orden de compra: debe tener nH de la orden de compra fec4a de emisin
de la orden de compra datos de pro"eedor condiciones de pago lugar de entrega
firma del responsable de autorizacin
5rc4i"os de ordenes de compras pendientes: estar ordenado por fec4a de "encimiento
5rc4i"o de seguimiento de compra: debe contener nH de la solicitud de compra fec4a
de recepcin fec4a de recepcin de cotizacin fec4a de ad#udicacin
5rc4i"o de lega#o del pro"eedor: est constituido por los formularios de solicitud de
compra cotizacin recibida & orden de compra
OTRO( 5R,N7)O(
5rc4i"o de solicitud de compras: nH de solicitud de compra fec4a de emisin datos de
mercader$a
5rc4i"o de parte de recepcin e informe de calidad: debe contener nH de parte de
recepcin fec4a de recepcin nH de orden de compra razn social del pro"eedor
5rc4i"o de remito del pro"eedor: nH del remito fec4a de emisin datos de la empresa
"alor declarado acuse de recibo firma & aclaracin
5rc4i"o de subdiario de compras
5rc4i"o de minuta contable
>.1.E. /rocedimiento general de compras: asegurar %ue los productos comprados cumplan con los
re%uisitos especificados.
Los l$mites del proceso constitu&en:
1 L$mite inicial: deteccin de la necesidad de comprar.
2 L$mite final: registracin de los bienes &-o ser"icios ad%uiridos.
1. 8eteccin de la necesidad de comprar
La planificacin de las compras en toda organizacin se encuentra estrec4amente ligada a la
estimacin de la demanda %ue la misma realiza. 2s as$ %ue la planificacin de la produccin de una
empresa implica transformar las cantidades de unidades de productos &-o ser"icios a entregar a los
clientes en un periodo de tiempo en necesidades especificas de materias primas productos elaborados &
semielaborados necesarios para atender a la demanda.
5 ello debe sumarse el anlisis & gestin de las pol$ticas de in"entario %ue desee implementarse
teniendo en cuenta:
1 La necesidad de e%uilibrar la oferta & la demanda utilizando los in"entarios como colc4n! entre
el mercado meta & la produccinR de manera %ue ello nos permita 4acer frente a
incumplimientos en las entregas de los pro"eedores retrasos propios del proceso de fabricacin
& cambios bruscos en el aumento de la demanda.
2 La permanente bs%ueda de optimizacin en la econom$a de las compras mediante la
adecuada gestin de las cantidades suficientes para beneficiarse con descuentos por cantidad.
Reuniendo esta informacin los directi"os de las organizaciones estarn en condiciones de elaborar
su /L59 82 ,O:/R5( & decidir:
1 Ku. se debe comprar
2 ,unto se debe comprar
3 ,undo se debe comprar
4 Ku. pedidos deben 4acerse.
2n consecuencia podemos obser"ar %ue el circuito normal de abastecimiento de una organizacin
se pone en marc4a con el /L59 82 ,O:/R5(. 2llo permite elaborar el presupuesto de las cantidades
de productos %ue debern fabricarse la gestin de in"entarios la necesidad de mano de obra entre otros.
2l presupuesto de produccin consta de tres elementos a saber:
1 /resupuesto de materias primas & materiales
2 /resupuesto de mano de obra
3 /repuesto de gastos de fbrica
2l punto ptimo de re;pedido ser entonces a%uel "olumen %ue nos permite la reposicin de los
elementos considerados cr$ticos antes de %ue se "ean agotadas sus e+istencias al menor costo
administrati"o dado %ue no debemos ol"idar %ue cada colocacin de una orden de compra lle"a consigo
un costo administrati"o asociado.
/ara calcular este "olumen deben tenerse en cuenta:
1 2l ciclo de "enta de los productos
2 2l nmero ptimo de productos para sustentar el ciclo de "entas 0promedio de "entas para
satisfacer los pedidos de los clientes1
3 2l tiempo %ue insume la colocacin de una nue"a orden de compra
4 2l tiempo %ue debemos cubrir con las e+istencias en in"entario frente a cambios inesperados en
el ni"el de demanda
5s$ el proceso del sistema de abastecimiento se inicia cuando se llega al punto ptimo de re;
pedido constitu&endo .ste el momento en el cual debe colocarse un pedido nue"o.
2l procedimiento del primer mdulo implica:
29TR585( 5R,N7)O( /RO,2(O (5L785(
/resupuesto de
produccin
17n"entarios.
C2stndares de
consumo
/rogramacin
de la produccin
/lan de
compras en
unidades
2. Re%uerimientos de apro"isionamiento al sector de compras
5lcanzado el punto de re;orden 5lmacenes emite una solicitud de compras %ue una "ez autorizada
se en"$a al sector de compras para la reposicin de insumos.
2l procedimiento del segundo mdulo implica:
29TR585( 5R,N7)O( /RO,2(O (5L785(
/lan de
compras
17n"entarios.
C(olicitudes de
compras
)erificacin de
e+istencias
(olicitud de
compras
3. Gs%ueda & seleccin de pro"eedores
2l sector de compras recibe las solicitudes de compras & con ellas consulta los catlogos de los
pro"eedores 4abituales de la organizacin. Lo importante en esta etapa es no a#ustarse siempre a los
pro"eedores 4abituales sino establecer como rutina la bs%ueda permanente de nue"os pro"eedores %ue
puedan ofrecernos me#ores condiciones de precio calidad pago plazos de entrega capacidad t.cnica &
de produccin permanencia en el mercado fiabilidad posibilidades futuras de e"olucin posibilidades
futuras de asociaron entre otros aspectos.
/osterior al anlisis de pro"eedores compras emitir los pedidos de cotizacin a los pro"eedores
seleccionados en "irtud de recibir un detallado informe de los datos mencionados en relacin a cada
pro"eedor.
2n este mdulo compras tiene como tarea fundamental la recepcin de las cotizaciones & el control
de las fec4a fi#adas como plazo m+imo para realizar dic4as cotizaciones.
2l procedimiento del tercer mdulo implica:
29TR585( 5R,N7)O( /RO,2(O (5L785(
(olicitud de
compras
1/ro"eedores
C/edidos de
cotizaciones
=,otizaciones
(eleccin de
los pro"eedores
a cotizar
/edidos de
cotizacin
4. 2"aluacin de las cotizaciones de los pro"eedores
,uando e+istan ms de una cotizacin se obser"ara en primera instancia %ue todas ellas cumplan
con los re%uisitos fi#ados en los pedidos de cotizacin. 2n esta etapa inter"ienen distintos factores en la
negociacin con los pro"eedores a saber:
1 ,alidad
2 /recio
3 *arant$as & ser"icios
4 Tiempos de entrega
5 ,ondiciones financieras
6inalizada la negociacin con los pro"eedores compras autoriza la cotizacin %ue cumpla con los
re%uisitos pre"iamente establecidos.
2l procedimiento del mdulo cuatro implica:
29TR585( 5R,N7)O( /RO,2(O (5L785(
,otizaciones 18atos de pro"eedores
C/edidos de
cotizaciones
5nlisis &
seleccin de
las cotizaciones
,otizaciones
autorizadas
=,otizaciones
5. 5d#udicacin de las compras
Teniendo en cuenta la cotizacin autorizada compras emite la orden de compras. 2sta ltima
constitu&e el documento por el cual pro"eedor & comprador se comprometen a respetar las condiciones
pactadas. Las principales funciones de la orden de compra son:
1 (er el con"enio formal entre comprador & pro"eedor.
2 7nformar a los di"ersos sectores %ue inter"ienen en este proceso para %ue cada uno de ellos
pueda cumplir eficientemente su rutina en el ciclo de las compras.
La orden de compra obliga por tanto al pro"eedor a entregar las mercader$as pautadas en la forma
& los tiempos acordados & al comprador a cancelar la obligacin contra$da por la ad%uisicin de los bienes
solicitados.
,omo &a se mencionara las rdenes de compras podrn ser indi"iduales o generales. Las primeras
se 4acen para comprar las cantidades determinadas de mercader$as %ue en ellas se especifican & se
cancelan una "ez decepcionados los bienes. Las segundas en cambio se confeccionan para cubrir las
necesidades de un material o ser"icio determinado por un periodo prolongado de tiempo. 5 medida %ue se
"an re%uiriendo nue"as partidas del bien o del ser"icio se "an generando rdenes de compras parciales
%ue afectan a la orden de compra general.
Una "ez %ue se emite la orden de compras deber en"iarse al pro"eedor %uien deber aceptarla en
forma fe4aciente & e+presa.
2l procedimiento del %uinto mdulo implica:
29TR585( 5R,N7)O( /RO,2(O( (5L785(
,otizaciones
autorizadas
1/ro"eedores.
C,otizaciones.
=Orden de compra.
>2misin de la orden
de compra.
?7nformacin a los
sectores
inter"inientes.
Orden de
compras.
6. (eguimiento de los pedidos
2n pos de asegurar el suministro de los materiales &-o ser"icios re%ueridos teniendo en cuenta &
en acuerdo a los tiempos pautados se se'ala en la orden de compra la primera fec4a en la %ue se deber
contactar al pro"eedor.
Todos los contactos %ue se generen como as$ tambi.n las modificaciones %ue de los mismos se
apli%uen a la orden de compras deben registrarse en el registro de seguimiento de compras.
2n esta instancia ser de "ital importancia:
1 5nalizar las rdenes de compras pendientes de entrega.
2 )erificar si e+isten materiales &a recibidos de los %ue %ueda pendiente la aprobacin de calidad.
3 5nalizar las e+istencias a la luz de los programas de produccin.
4 8eterminar la e+istencia de materiales pendientes de ingreso a los almacenes
5 5gilizar los pedidos en trmite.
6 (olicitar una calificacin de los ser"icios de los pro"eedores como mecanismo de control de su
cumplimiento.
2l procedimiento del se+to mdulo implica:
29TR585( 5R,N)O( /RO,2(O( (5L785(
Qrdenes de
compra
1/ro"eedores.
CQrdenes de compras
pendientes de
entrega.
1(eguimiento de las
rdenes de compras.
C7nformacin a los
restantes sectores
in"olucrados.
Registro de
seguimiento
de las
rdenes de
compras.
7. Recepcin e inspeccin de los bienes
2l rea de recepcin de una organizacin es la %ue inter"iene en la recepcin de la mercader$a en
"irtud de %ue es ella %uien teniendo un contacto directo con el e+terior asegura %ue el acceso de la
mercader$a se de de acuerdo a lo planificado.
/ara ello es fundamental %ue este sector se encuentre informado de las fec4as de entrega & el tipo
de transporte %ue le permita organizar & planificar la descarga manipuleo control de calidad & traslado a
almacenes de los materiales ad%uiridos.
/ara ello el rea de recepcin lle"a adelante un procedimiento %ue implica:
1 Recepcin de los embar%ues & confeccin del parte de recepcin.
2 ,ontrol de si se cumplen los re%uisitos fi#ados en la orden de compra.
3 6irma del remito como constancia de aceptacin o rec4azo del mismo & posterior comunicacin
a compras.
4 7nspeccin de los materiales recibidos o colocacin en el remito de recibido a re"isar! en caso
de %ue la mercader$a por sus caracter$sticas re%uiera de un procedimiento ms comple#o para
su inspeccin.
5 7nforme & en"i del parte de recepcin & e informe de calidad a las restante reas inter"inientes.
6 Registracin de la recepcin & entrega de los bienes a almacenes.
7 5rc4i"o de las rdenes de compras cumplimentadas.
2l procedimiento del s.ptimo mdulo implica:
29TR585( 5R,N7)O( /RO,2(O( (5L785(
Remito del
pro"eedor
1Qrdenes de
compras
pendientes.
C7nforme de
inspeccin de
calidad.
1Recepcin & control.
C2ntrega de los
bienes
inspeccionados.
1/arte de recepcin
CRemito conformado
=7nforme de
inspeccin de
calidad.
8. 5lmacenamiento
5lmacenes es la responsable de la custodia f$sica de los bienes. ,omo se mencionar
anteriormente recepcin le entrega a almacenes los insumos con el parte de recepcin & el informe de
control de calidad. 5lmacenes "erifica las coincidencias entre .stos & los materiales entregados & en caso
de coincidencia lo firma dando su conformidad acomoda los bienes en las estanter$as & registra el ingreso
actualizando el stocX.
2l procedimiento del octa"o mdulo implica:
29TR585( 5R,N7)O( /RO,2(O( (5L785(
1Remito del
pro"eedor.
C/arte de
recepcin.
=7nforme de
calidad.
>/artes de
recepcin.
?7nformes de
calidad.
E7n"entario.
BRecepcin &
ubicacin de los
bienes.
D5ctualizacin de las
e+istencias.
ARemito
conformad
o para
contabiliza
r.
9. Registracin de las compras
/ara el reconocimiento del incremento de los acti"os & la registracin de las obligaciones contadas
con los pro"eedores se procede a la contabilizacin de los bienes ad%uiridos.
/or lo general la registracin de las ad%uisiciones opera en el momento en %ue la organizacin
recibe la factura %ue no ser siempre el mismo momento en el %ue recibe la mercader$a dependiendo del
sistema de facturacin del pro"eedor con el ob#eti"o de conocer con e+actitud el monto final de la compra.
(e crea as$ una minuta contable para 4acer el registro 4asta tanto se reciba la factura momento en el cual
en caso de e+istir diferencias se confecciona un asiento de a#uste.
>.C. (7(T2:5 ,O:2R,75L
La gestin comercial de toda organizacin tiene como ob#eti"o satisfacer las necesidades del
mercado %ue la direccin 4a determinado como ob#eti"o. 2n consecuencia no solo implica contactar
clientes concretar operaciones de "entas seleccionar productos & canales de distribucinR sino tambi.n
desarrollar el proceso administrati"o %ue permita atender al cliente en todos sus re%uerimientos &a sea
cuando demanda el producto el ser"icio post;"enta o la informacin de todo aspecto %ue lo "incule con la
organizacin.
2l l$mite inicial del sistema comercial es el momento en %ue se genera la base de datos %ue permite
establecer la relacin con el cliente & los "endedoresR siendo su l$mite final la "enta concretada con la
mercader$a entregada con su correspondiente facturacin & cobro.
5l igual %ue el sistema de abastecimiento el sistema de gestin comercial pre". relaciones con
otras reas de la organizacin a saber:
1 /laneamiento & control de la produccin: pro"ee datos de las "entas en relacin a los ni"eles de
stocX de productos terminados.
2 6inanzas: pro"ee informacin de las "entas & plazos probables de cobro.
3 ,ontrol: pro"ee informacin de "entas & stocX para determinar resultados.
>.C.1. 2structura del sistema gestin comercial
5 continuacin se presentan los tpicos %ue componen la estructura bsica del
(istema comercial:
1 /laneamiento comercial: zonas o puntos de "entas productos precios cantidades de productos
terminados a "ender comprar mantener en in"entario & fabricar presupuesto de "entas
mensuales anuales.
2 :arXeting: relacin empresa; cliente comunicacin in"estigacin de mercado promociones &
lanzamientos publicidad institucional.
3 5dministracin de "entas: procesamiento de informacin de "endedores tramitacin de pedidos
aceptados demorados & rec4azados atencin al cliente canalizacin de todas las
comunicaciones administrati"as a clientes & "endedores 6ormulacin del lega#o de clientes
nue"os 5rc4i"o de antecedentes comerciales de "endedores & clientes.
4 8epsitos de productos terminados: recepcin estiba & custodia de productos terminados
preparacin de pedidos de "entas generacin de los documentos de ingreso o egreso de
productos terminados mo"imientos de mercader$as $nter deposito in"entarios parciales &
generales comunicacin de ni"eles de in"entarios faltantes & deterioros.
5 2+pedicin: recepcin de la mercader$a para ser remitida a los cliente acondicionamiento de la
mercader$a a en"iar programacin de medios de entrega emisin de 4o#as de ruta de reparto
control de la entrega efecti"a de la mercader$a recepcin de la mercader$a no entregada
recepcin de las de"oluciones.
6 Operaciones de "entas: efecta el contacto rutinario con el cliente concreta operaciones de
"enta detecta nue"os clientes recoge informacin del mercado.
(istema financiero:
1. ,r.ditos: formacin de la carpeta de cr.ditos del cliente recopilacin de la informacin
financiera recopilacin interna de informacin del cumplimiento del cliente estudio econmico
patrimonial
2. ,obranzas: recepcin de los instrumentos a cobrar programacin de la cobranza
centralizada & descentralizada
3. Orea de contadur$a o control: recepcin de informacin para clientes recepcin de
informacin sobre productos sobre cr.ditos "endedores notas de pedido emisin de facturas
emisin de nota de debito.
Orea de produccin:
1. /laneamiento & control de la produccin: recibe del rea comercial los programas de
"entas los pedidos de productos
>.C.C. 9ormas de control interno del sistema comercial
9ormas de control interno aplicables a la operacin de "entas
1 La acti"idad de los "endedores debe %uedar documentada en un registro %ue contenga el
listado de clientes "isitados & los resultados obtenidos. Lo % se busca es el seguimiento de los
"endedores adems de intentar medir el rendimiento busca e"itar negociaciones incompatibles
e e"asin de zonas & clientes
2 Las zonas & o clientes %ue atiende cada "endedor deben estar documentados por escrito &
contar con la conformidad de los "endedores %ue inter"ienen. (e busca e"itar colisiones &
superposiciones %ue generen problemas legales o comerciales
3 La nmina de productos a comercializar debe estar aprobada & comunicada como as$ tambi.n
las cantidades & condiciones de entrega de cada producto. (e busca e"itar problema de toda
$ndole %ue se originan al comprometer entrega de productos o cantidades %ue no es posible
abastecer en t.rminos pactados
4 La lista de precio de los productos debe estar documentada & aprobadas con sus respecti"as
fec4as de "igencia. 2"itar % e+ista una pol$tica de anar%u$a de precios segunda cada "endedor &
eliminar las manipulaciones con diferentes listas de precios
5 Las escalas de bonificaciones descuentos por cantidad .poca de pago u oferta especial %ue
puedan ser mane#ados discrecionalmente por el "endedor debern aprobarse & documentarse.
,omplementa la pol$tica de fi#acin de precios en la medida en %ue los descuentos &
bonificaciones implican una disminucin efecti"a del precio lo %ue permite una comercializacin
ms fle+ible.
6 Los ni"eles de comisiones debern acordarse por escrito. Gusca permitir la li%uidacin de
comisiones fundada en normas consistentes e"itar conflictos con "endedores &-o errores
sistemticos en las li%uidaciones
7 Todas las operaciones de "entas deben someterse al control de las condiciones de
comercializacin. Gusca el control interno no implica el establecimiento de normas
8 8ebern crearse programas de auditor$a operati"a con el ob#eti"o de 4acer cumplir las normas
establecidas por la direccin. La accin de auditor$a es el resguardo necesario %ue garantiza
%ue e+iste apartamento en ningn funcionario o gerencia de las normas de control interno %ue
interesan a toda la organizacin.
9ormas de control interno referidas a las operaciones financiadas
1 Todo cliente %ue desee operar a cr.dito deber tener una carpeta de cr.dito %ue permita su
identificacin. Gusca asegurar la personer$a del comprador & de sus representantes para poder
perseguir #udicialmente el cobro
2 Todo cliente %ue desee operar a cr.dito deber solicitar una calificacin de cr.dito para
determinar el monto del mismo & e"itar los incobrables. 2l ob#eti"o es establecer un sistema %ue
permita operar con una cliente sin %ue sus dudas e+ceden de su capacidad de repago
3 La fi#acin del l$mite de cr.dito de los clientes se 4ar teniendo en cuenta su patrimonio
garant$as en forma con#unta entre el rea comercial & financiera. (e pretende una decisin
pol$tica basada en datos t.cnicos %ue optimicen la seguridad con las posibilidades comerciales
4 Las e+cepciones al l$mite de cr.dito debern ser aprobadas por el responsable autorizado.
Gusca e"itar %ue la limitacin del cr.dito se transforme en una norma sin aplicacin prctica con
e+cepciones %ue pueden tramitar sin autorizacin espec$ficas & por montos ilimitados.
5 Las cuentas de clientes %ue se encuentren blo%ueadas no podrn registrar operaciones & el
desblo%ueo de las mismas podr 4acerse solo con autorizacin de los ni"eles directi"os. Gusca
impedir la realizacin de operaciones crediticias con clientes %ue tengan problemas puntuales
de tipo legal comercial o patrimonial.
9ormas de control interno aplicables a la facturacin
1 2n los sistemas de pre;facturacin no se aprobara %ue salga ninguna mercader$a sin su factura.
/ermiten establecer una rutina de traba#o %ue asegure %ue cual%uier bien %ue sale del
patrimonio de la empresa 0mercader$a1 4a sido incorporado en otra cuenta de acti"o 0deudores1
2 2n los sistemas de post;facturacin se controlara %ue todos los remitos se 4a&an facturado.
Gusca lograr la sustitucin de acti"os %ue en la opcin anterior se produce automticamente lo
%ue e+ige en este caso un impulso posterior
3 La facturacin debe e+tenderse a todos los productos & ser"icios de la empresa. Lo %ue se
intenta es unificar el procedimiento de egreso de bienes de la compa'$a & articular sistemas %ue
impidan omitir debitar a %uienes correspondan bienes & ser"icios %ue se suministren
4 Toda factura debe debitarse de la cuenta respecti"a. (e busca cerrar adecuadamente el circuito
4aciendo efecti"o el proceso de sustitucin de acti"os
5 Las facturas debern incluir todos los datos por le& e+igidos. La facturacin tiene trascendencia
comercial patrimonial legal e impositi"a en necesario un control sistemtico %ue asegure la
e+actitud de los datos incluidos en cada una de ellas.
6 5utorizacin de las facturas & notas de debito: son documentos %ue obligan a la organizacin. 2l
ob#eti"o es la firma del control conceptual busca %ue una mirada inteligente de un responsable
de ni"el "erifi%ue la congruencia de los instrumentos frente a posibles des"iaciones sistemticas
%ue suelen generar errores u omisiones
7 Las notas de cr.dito % se emiten implican una disminucin patrimonial similar a un egreso de
fondo
9ormas de control interno aplicables a los mo"imientos de stocX de productos terminados
1 2stablecer una di"isin de funciones entre depsito 0recibe mercader$a custodia f$sica &
econmicamente & prepara la mercader$a a despac4ar1 e+pedicin 0controla % la mercader$a %
sale este facturada1 porter$a 0controlas las mercader$as & constancias %ue salen1 & auditor$a
operati"a para e"itar maniobras fraudulentas por la oposicin de intereses.
2 8e#ar documentado todo incremento de mercader$as.
3 7nstaurar un sistema de registro de in"entario %ue asiente de manera permanente los
mo"imientos sufridos.
4 )aluar la mercader$a.
5 (istema integrado de mo"imientos %ue e+ige %ue en cada salida del producto terminado 4a&a
una entrada de un acti"o
6 7ngreso de mercader$a en depsito de productos terminados debe tener la de salida de plante e
inspeccin de ingreso en depsito.
9ormas de control interno aplicable al sistema de cobranzas
1 Todo ingreso de "alores debe ser recepcionado por un responsable %ue emita recibo oficial de
la organizacin.
2 Los recibos %ue se emitan deben estar numerados & 4acerse por duplicado.
3 8eber e+istir un responsable de la custodia de los talonarios de recibos.
4 2n los recibos debern detallarse los "alores percibidos.
5 Los cobradores no deben estar facultados para otorgar descuentos.
6 2l total de los importes percibidos debe ser igual al total de los importes cobrados.
7 8eterminacin e+presa de los "alores %ue autoriza recibir.
8 /ol$ticas para el tratamiento de los c4e%ues rec4azados.
>.C.=. 2s%uema global de mdulos del sistema comercial
Los mdulos %ue compone el sistema de gestin comercial son & se constitu&en de la siguiente
manera:
1. /laneamiento comercial: (e genera una base de datos de los clientes actuales anteriores &
potenciales & programa & registra los contactos %ue los "endedores con ellos establecen con sus
resultados. 2ste mdulo tiene "inculacin con el rea de marXeting directo de la compa'$a & tiene como
ob#eti"os:
1 7dentificar a todo posible comprador.
2 *enerar planes de recorrido para los "endedores estableciendo los contactos.
3 (eguir la e"olucin del cliente.
4 (eguir la acti"idad de los "endedores.
5 ,ontrolar la incorporacin de los clientes de modo de no incluir clientes no deseados.
6 Grindar informacin de los clientes en relacin a su comportamiento de compra & pagos.
2l funcionamiento del primer mdulo implica:
29TR585( 5R,N7)O( /RO,2(O( (5L785(
15G: 0altas
ba#as &
modificacion
es1 de los
clientes.
C/arte de
"isitas.
=8atos de los
clientes.
>Registros de
"isitas.
?8atos de
facturacin.
E6acturas a cobrar.
B/edidos pendientes
& causas de
demora.
D)isitas de "endedores &
sus resultados
A6acturacin en unidades
& "alores.
1@ 8atos de marXeting.
11 (e actualiza la base
de datos de clientes.
1C (e generan salidas
rutinarias 0programas de
"isitas estad$sticas de
efecti"idad de "isitas
performance por
"endedor1.
1= (alidas
e+cepcionales.
1> ,onsultas de
datos del cliente.
1? )isitas &
resultados.
1E )isitas de un
"endedor.
1B )entas en
pesos unidades &
totales por cliente.
2. :dulo de clientes nue"os
2ste mdulo tiene por ob#eto la identificacin e"aluacin & aceptacin de nue"os clientes. 9o forma
parte de la cadena 4abitual dado %ue solo se utiliza cuando debe darse de alta a un cliente %ue no operaba
con la empresa.
2n esta instancia se incorporan los datos del nue"o cliente & se instrumenta en caso de %ue sea
pertinente el otorgamiento del ni"el de cr.dito pautado para el mismo.
2l procedimiento del segundo mdulo implica:
29TR585( 5R,N7)O( /RO,2(O( (5L785(
1(olicitud de cr.dito
del cliente.
C5ntecedentes
#ur$dicos.
=Referencias
comerciales.
>5ntecedentes
patrimoniales.
?2lementos
impositi"os.
E5rc4i"o de clientes.
5rc4i"o de datos fi#os
donde las altas se
generan con la
incorporacin del
cliente & las
actualizaciones en
oportunidad de
incorporar
modificaciones.
B(e incorporan
los datos del
cliente.
D(e otorga o
no el cr.dito.
A(e fi#a el
l$mite del
cr.dito para el
cliente.
1@ 7nforme sobre
los clientes
incorporados.
3. 5probacin comercial de la nota de pedido
2ste mdulo se inicia cuando el "endedor concreta una "enta & confecciona la nota de pedido. 2sta
ser controlada para determinar si se aprobar %uedar demorada o ser finalmente rec4azada.
2n consecuencia se controla si los datos completados en la nota de pedido 0art$culo precio1 son
correctos & se realizan los registros necesarios para poder dar respuestas &a sea al cliente o al "endedor
sobre el estado de la nota de pedido.
8e este control puede surgir %ue la nota de pedido sea:
1 5probada: administracin de "entas en"$a un informe a cr.ditos especificando: numero de la
nota de pedido fec4a cliente monto del pedido condiciones de pago & fec4a de entrega.
2 Rec4azada: se emite un informe %ue se entrega al "endedor %uien se comunicara con el cliente
en "irtud de poder modificar el moti"o %ue dio lugar al rec4azo & %ue la nota de pedido sea
aprobada en una segunda instanciaR o %ue no e+istan modificaciones & la nota de pedido %uede
definiti"amente rec4azada.
2ste informe deber contener: fec4a de la nota de pedido nmero cdigo del cliente su nombre o
razn social & el moti"o del rec4azo.
2l funcionamiento del tercer mdulo implica:
29TR585( 5R,N7)O( /RO,2(O (5L785(
19ota de
pedido.
C5rc4i"o de notas de
pedido 0es un arc4i"o
de mo"imientos donde
las altas se dan cuando
ingresa la nota de
pedido a la empresa &
las modificaciones
cuando cambia el
estado de la misma1.
=,ontrol de
datos.
>Registro del
estado de la
nota de
pedido.
?9ota de pedido
aprobada.
E9ota de pedido
rec4azada.
4. :dulo de aprobacin crediticia de la nota de pedido
7nicia cuando el sector de cr.ditos recibe las notas de pedidos aprobadas por el rea de
administracin de "entas & finaliza cuando una "ez analizada la situacin de cr.dito del cliente la nota es
finalmente aprobada o rec4azada.
/ara la aprobacin crediticia de la nota de pedido se consulta el arc4i"o de clientes para corroborar
%ue la cuenta del mismo no se encuentre blo%ueada en caso de ser as$ se rec4aza la nota & se informa al
"endedor para %ue de a"iso al cliente.
8e no estar blo%ueada la cuenta del cliente se consulta el monto de cr.dito otorgado al mismo &:
1 (e suman todas las facturas & notas de d.bito %ue el cliente adeuda & se restan las notas de
cr.dito pendientes.
2 (e suman todos los c4e%ues entregados por el cliente %ue se encuentren pendientes de
depsito o acreditacin.
3 (e suman los otros documentos pendientes de depsito o acreditacin del cliente.
4 (e obtiene un total de la deuda del cliente %ue sumado a la nue"a nota de pedido %ue se
analiza permitir decidir:
; 5probar la nota de pedido si el importe resulta igual o inferior al monto de cr.dito otorgado al
cliente.
; 8emorar la nota de pedido si el importe es superior al l$mite de cr.dito otorgado al cliente.
/asado un tiempo prudencial 0una semana apro+imadamente1 se recupera la nota
demorada & se procede nue"amente al mismo anlisis pudiendo resultar %ue la nota sea
aprobada si 4an ingresado nue"os pagos del cliente %ue 4ubiesen liberado su monto de
cr.dito %ue la nota "uel"a a demorarse o %ue se rec4ace definiti"amente
2l funcionamiento del mdulo cuatro implica:
29TR585( 5R,N7)O( /RO,2(O( (5L785(
19ota de
pedido.
C8e clientes
=8e cuenta corriente
>8e c4e%ues no
acreditados
?8e documentos no
acreditados.
E5nlisis de la nota de
pedido en relacin al
monto de cr.dito
establecido para el
cliente.
B9ota de pedido
aprobada.
D9ota de pedido
demorada.
A9ota de pedido
rec4azada.
5. :dulo de aprobacin de stocX de la nota de pedido
2ste mdulo da inicio cuando depsito recibe el informe %ue emite el sector de cr.ditos con la 9ota
de /edido aprobada & finaliza cuando una "ez %ue consultado el ni"el de stocX se aprueba o no dic4a nota
de pedido en "irtud de las e+istencias.
2n esta instancia puede resultar %ue se apruebe la nota d pedido si e+iste la mercader$a en stocX
%ue la nota de pedido sea demorada esto deber ser siempre por un periodo no mu& prolongado &a %ue
una e+cesi"a demora en la respuesta al cliente puede resentir la relacin comercialR o %ue finalmente la
nota de pedido se rec4ace por falta de e+istencias por un tiempo prolongado o definiti"o.
2l funcionamiento del %uinto mdulo implica:
29TR585( 5R,N7)O( /RO,2(O (5L785(
17nforme del
rea de
cr.ditos.
C(e actualiza el arc4i"o de
notas de pedido.
=(e consulta el arc4i"o de
in"entario & se registra su
mo"imiento.
>5nlisis de
las
e+istencias
.
?9ota de pedido
aprobada.
E9ota de pedido
rec4azada.
B9ota de pedido
demorada.
6. :dulo de facturacin Z registro
2ste mdulo se inicia con la confeccin de la factura & finaliza con el control de la factura emitida.
,abe se'alar %ue la factura constitu&e desde el aspecto #ur$dico el instrumento %ue perfecciona el contrato
de compra"enta.
2+isten dos sistemas de facturacin posibles teniendo en cuenta el proceso %ue se sigue para la
emisin de la factura a saber:
1 /re;facturacin: es la facturacin %ue se realiza antes de %ue la mercader$a salga del depsito.
5s$ la nota de pedido con aprobacin de stocX es en"iada a facturacin antes %ue al sector
encargado de la e+pedicin de la mercader$a. 2n consecuencia factura & remito se emiten al mismo
tiempo. Las "enta#as asociadas a este m.todo pre".n seguridad en %ue toda mercader$a %ue sale
del depsito fue debitada de la cuenta del cliente permite e#ercer el control de la mercader$a con la
facturacin permite recibir la factura #unto con la mercader$a e"itando un desfasa#e ulterior en la
cobranza. (in embargo presenta como des"enta#a un ma&or engorro en caso de %ue la mercader$a
sea rec4azada por el cliente debiendo informar al rea de cobranzas para %ue esta no reclame
facturas de mercader$as %ue 4an sido de"ueltas.
2 /ost;facturacin: es la facturacin %ue se realiza con posterioridad a la entrega de la
mercader$a. 5s$ el remito con el conforme del cliente es en"iado al sector de facturacin para %ue emita la
factura. /resenta como "enta#a no generar incon"enientes con las cobranzas por de"oluciones de
mercader$as. /ero no permite tener seguridad de %ue toda mercader$a %ue sale de depsito se debite de la
cuenta del cliente no permite controlar la facturacin con la mercader$a puede generar desfasa#e en la
cobranza como consecuencia de %ue la factura es recibida posterior a la mercader$a por el cliente
2l procedimiento del se+to mdulo implica:
29TR585( 5R,N7)O( /RO,2(O( (5L785(
1/re;facturacin:
nota de pedido.
C/ost;facturacin:
remito
conformado por
el cliente.
=5ctualiza el arc4i"o de
cuentas corrientes.
>5ctualiza el arc4i"o de
nota de pedido o
remitos segn el
sistema de
facturacin.
1/refacturacin: confeccin
de la factura antes de la
salida de la mercader$a.
C/ost;facturacin
,onfeccin del remito.
?6actura.
7. :dulo de e+pedicin Z despac4o
2l sector de depsito toma las notas de pedidos con aprobacin de stocX prepara f$sicamente los
pedidos & confecciona el remito. 2n"$a la mercader$a & el remito a e+pedicin %ue se ocupa de: la
preparacin del en"i e"itando deterioros & pedidas la programacin de la entrega la entrega la
recepcin de la rendicin de %uien 4izo efecti"a la entrega de la mercader$a. 5simismo deber entregar el
remito con el conforme del cliente de#ando constancia si algn producto fue rec4azado para %ue se
confecciones la nota de cr.dito correspondiente al cliente.
2s importante se'alar %ue es con"eniente la separacin funcional de los sectores de depsito &
e+pedicin con el ob#eti"o de %ue por oposicin de intereses se intensifi%uen los controles e"itando o
reduciendo la posibilidad de maniobras fraudulentas.
2l funcionamiento del s.ptimo mdulo implica:
29TR585( 5R,N7)O( /RO,2(O (5L785
E9ota de
pedido.
B8e nota de
pedidos.
D/reparacin f$sica del
pedido.
A,onfeccin del remito.
1@ 2ntrega de
mercader$a.
11 Remito conformado
por el cliente.
>.=. (7(T2:5 67959,72RO
La funcin del sistema financiero es la regulacin del binomio insumo Z producto de fondos
atendiendo a los ob#eti"os de li%uidez fi#ados por la empresa. 2llo significa %ue el sistema financiero con
sus subsistemas de pagos & su subsistema de cobranzas tendrn por ob#eti"o regular el e%uilibrio entre las
entradas de dinero & los momentos de salida producto de las obligaciones pre"iamente contra$das.
>.=.1. 2structura del sistema financiero
,omo &a se mencionara est formado por dos sistemas %ue operan ba#o una lgica propia:
sistema de pagos & sistema de cobranza.
>.=.C. (istema de pagos
2ste subsistema del sistema financiero pre". el establecimiento del con#unto de normas necesarias
%ue establezcan las acciones %ue debern seguirse para lograr cancelar las obligaciones contra$das por la
empresa respondiendo a los re%uerimientos de registracin & control contable.
Los antecedentes de este sistema se encuentran en las compras & recepcin de mercader$as
teniendo como l$mite inicial la recepcin de la documentacin referida a la obligacin pendiente & como
l$mite final la efecti"izacin del pago o recepcin de los comprobantes de pagos anulados o "encidos.
2ste sistema est compuesto por los siguientes mdulos:
1) Recepcin & control d la documentacin-armado de los e+pedientes de pago
2) ,ontrol de pro"eedores.
3) Recopilacin & registracin de los comprobantes de deuda.
4) Li%uidacin del pago.
5) 5probacin financiera Z negociacin con pro"eedores.
6) 5probacin de ni"el superior.
7) 2misin Z preparacin del pago.
8) Ratificacin del pago.
9) /ago.
10) Registracin del pago.
>.=.=. (istema de cobranzas
2l propsito de este sistema se fundamenta en la necesidad de contar con un con#unto de normas e
instrucciones ordenadas %ue describan las acti"idades & su secuencia para 4acer efecti"o el cobro de los
derec4os ad%uiridos por la empresa en consecuencia de las "entas generadas.
2l origen del sistema de cobranzas se reconoce en la factura o documento a cobrar emitido en
razn de una "enta efectuada & finaliza con la efecti"izacin del cobro recepcin de "alores & su
registracin.
2ste sistema est compuesto por los siguientes mdulos:
1) 5cti"acin & reorganizacin de la cobranza.
2) ,obranzas por transferencias de fondos entre sociedades "inculadas.
3) ,obranzas a clientes e+ternos 0en efecti"o o c4e%ues1.
4) Rendicin de la cobranza.
5) 8epsito de efecti"o & "alores en banco.
6) ,ontabilizacin.
>.=.>. ,ontrol interno sistema financiero
5 continuacin se e+ponen una serie de normas relacionadas a sistema financiero:
9ormas de control interno del sistema de pagos
9ormas para el control de comprobantes
,uentas a pagar:
1 Recibe de los pro"eedores los documentos de deuda por triplicado.
2 ,ontrol %ue se atengan a los re%uisitos de facturacin "igentes.
3 ,ontrola %ue se correspondan con los documentos de recepcin correspondientes.
4 )erifica %ue los materiales entregados por el pro"eedor consten en la copia del remito.
5 Retorna por nota & con acuse de recibo la documentacin del pro"eedor %ue no se a#uste al
r.gimen de facturacin "igente.
6 5rma los e+pedientes de pago.
9ormas de control interno para el control de contratistas
2l sistema de control de contratistas se desarrolla en cuatro etapas:
1. 2n el momento de la cotizacin: el responsable administrati"o de la contratacin debe solicitar
los antecedentes bancarios & la prestacin del ltimo balance certificado.
2. 2n el momento de la emisin de la orden de compra: el responsable de la gestin de la compra
solicitara original & copia del contrato social original & copia de inscripciones & pagos 0,U7T
59(2( obra social ingresos brutos1 original & copia de las plizas de seguros & sus
comprobantes de pago.
3. 2n el momento de la emisin del certificado de recepcin: se solicitara original & copia de los
comprobantes de pago pro"isionales seguro de "ida & cargas sociales. Respecto del personal
de "erificara la nomina recibos de 4aberes & libro de sueldos & #ornales.
4. Toda la documentacin se en"$a a cuentas a pagar donde se conforma el arc4i"o de contratistas.
9ormas de control interno generales al sistema de pagos
1 Realizar pagos con c4e%ues.
2 Los c4e%ues anulados deben inutilizarse destru&endo la porcin del documento %ue contiene la
firma.
3 6irma de c4e%ues por dos responsables como m$nimo.
4 2"aluacin de la documentacin de respaldo antes de la firma de c4e%ues por una persona
autorizada.
5 5probacin del pago sobre la documentacin de respaldo en el momento en el %ue se firman los
c4e%ues.
6 Registro inmediato de las transacciones por egresos de fondos inmediatamente despu.s de
4aberse emitido el c4e%ue.
7 2+istencia de un fondo fi#o para pagos menores
9ormas de control interno del sistema de cobranzas
1 Los ingresos de fondos debern registrarse inmediatamente al producirse la transaccin.
2 (e debern depositar a diario todos los fondos ingresados.
3 5probacin por descuentos por pago de contado o pronto pago.
4 ,oncentracin de la recepcin d fondos & "alores.
>.=.?. /laneamiento en la gestin financiera: origen & aplicacin de fondos. 6lu#o de ca#a
2l planeamiento de la gestin financiera se lle"a adelante a tra".s de la confeccin del
presupuesto. 2l presupuesto constitu&e un tipo de plan por medio del cual se e+presan en t.rminos
num.ricos los ob#eti"os de la organizacin.
2+isten di"ersos tipos de presupuestos:
1 /resupuestos de ingresos & gastos: constitu&en cantidades monetarias de lo %ue se pre".
ingresara por las "entas de mercader$as & las erogaciones %ue por las mismas sea necesario
incurrir.
2 /resupuestos de unidades 4oras 4ombres 4oras ma%uina metros cuadrados: constitu&en
e+presiones no monetarias de la cantidad de unidades metros cuadrados 4oras 4ombre 4oras
ma%uinas etc. %ue sern necesarios para la operacin.
3 /resupuesto de capital: son e+presiones monetarias de lo %ue piensa destinarse como in"ersin
de capital 0infraestructura e%uipamiento aporte de capital de accionistas1
4 /resupuesto de efecti"o: constitu&en e+presiones monetarias del dinero l$%uido %ue se pre". tener por
periodo.
2+isten adems dos instrumentos ms %ue se utilizan para la planeacin de la gestin financiera de
una organizacin:
1 2stados pro&ectados de origen & aplicacin de fondos: es un estado %ue permite estudiar el flu#o
neto de fondos entre dos momentos sucesi"os & %ue corresponden a dos estados patrimoniales
%ue cubren un periodo referido al futuro. 2l resultado muestra en forma global para el periodo:
La generacin de fondos de la propia empresa.
La utilizacin total de fondos.
2l neto resultante 0d.ficit o super"it1 & su financiamiento o empleo.
2 2stado pro&ectado de ingresos o desembolsos 0cas4 flor1: este estado pro"ee a la gestin
financiera informacin sobre el momento & "olumen de los mo"imientos de fondos esperados
durante el periodo en estudio a partir de este punto pueden planearse las futuras necesidades
fondos las formas de financiarlas para cumplir con el ob#eti"o del sistema financiero.
>.>. (7(T2:5 (U2L8O 3 UOR95L2(
La remuneracin salarial o sueldo es el pago %ue recibe en forma peridica un traba#ador a cambio del
traba#o para el %ue fue contratado. ,uando los pagos son efectuados en forma diaria recibe el nombre de
#ornal.
>.>.1. ,aracter$sticas: pueden clasificarse en:
Remunerati"os: son a%uellos conceptos en %ue el traba#ador se le aplica retenciones en los
4aberes & en %ue la patronal est obligada a realizar aportes. /or e#emplo:
1 5guinaldo
2 )acaciones
3 Noras 2+tras
4 ,omisiones
9o remunerati"os: son a%uellos en los %ue no se practica ningn tipo de retencin al traba#ador ni
aportes patronales tales como:
1 5signaciones familiares
2 /remios
3 7ndemnizaciones
,abe acotar %ue para el empleador e+isten otros gastos llamados aportes patronales o cargas sociales!.
Wstos sumados a las remuneraciones se transforman en un costo para la organizacin %ue realiza el pago.
2l (istema 7ntegrado de Uubilaciones & /ensiones 0(7U/1 recibe los aportes como las
contribuciones patronales las %ue estn normatizadas por la le& C>.C>1.
>.>.C. ,onceptos generales
5 continuacin se e+ponen a%uellos conceptos %ue componen el salario de un traba#ador %ue
recibe a cambio de la prestacin de sus ser"icios:
5portes & ,ontribuciones
(on administrados por el 2stado a tra".s del (istema 7ntegral de Uubilaciones & pensiones.
Todas a%uellas personas ma&ores a los 1D a'os de edad %ue traba#en en relacin de dependencia
o autonom$a estn obligadas a afiliarse a los reg$menes de reparto 02stado1.
Los aportes & contribuciones son ingresados a tra".s de la 5dministracin 6ederal de 7ngresos
/blicos 0567/1 %ue es un es un organismo autr%uico del 2stado dependiente del :inisterio de
2conom$a & /roduccin de la 9acin. 2s el encargado de recaudar las rentas e impuestos nacionales
tanto internos a tra".s de la 8ireccin *eneral 7mpositi"a 08*71 & de la 8ireccin *eneral de los Recursos
de la (eguridad (ocial como e+ternos a tra".s de la 8ireccin *eneral de 5duanas. 5simismo & dentro de
sus atribuciones le corresponde regular las obligaciones & derec4os de los contribu&entes.
/or otra parte todo traba#ador puede estar afiliado a un sindicato si es as$ deber abonar una
cuota sindical %ue es una contribucin fi#ada por cada sindicato
Los "alores de aportes & retenciones tienen un monto m$nimo & m+imo fi#ado sobre la base del
5porte :edio /re"isional Obligatorio 05:/O1.
5signaciones familiares
Las asignaciones familiares son prestaciones a cargo de la 5dministracin 9acional de la (eguridad
(ocial 059(2(1 & la gestin de su trmite est a cargo de las 5dministradoras de 6ondos de Uubilaciones
3 /ensiones 056U/1 & de las ,ompa'$as de (eguros de Retiro 0,(R1 cuando los beneficiarios estn
incorporados al R.gimen de ,apitalizacin.
LKui.nes tienen derec4o a percibir asignaciones familiaresM
Tienen derec4o a la percepcin de asignaciones familiares todos los beneficiarios del (istema
7ntegrado de Uubilaciones & /ensiones 0(7U/1 %ue renan los re%uisitos pertinentes.
2n caso %ue el traba#ador tu"iera ms de un empleo 0e+cepto maternidad1 percibir asignaciones
familiares por el %ue tu"iera ma&or antig\edad.
L2n %u. consiste la asignacinM: 2s una suma de dinero %ue se abona al beneficiario del (istema
7ntegrado de Uubilaciones & /ensiones cu&o promedio semestral de 4aberes o primer 4aber segn fuera el
caso no supere un cierto tope.
La asignacin por 4i#o con discapacidad & la asignacin por a&uda escolar para 4i#os con
discapacidad no tienen tope m$nimo ni m+imo.
L,ules son las prestaciones de asignaciones familiares segn la Le& CB.>1>M
1 Ni#o
2 Ni#o con discapacidad
3 ,n&uge
4 ,n&uge con discapacidad
5 5&uda 2scolar 5nual para 2ducacin *eneral Gsica 02*G1 & /olimodal
6 5&uda 2scolar 5nual para 9i"el 7nicial 2*G /olimodal 2ducacin 2special & Re4abilitacin.
L,ules son los re%uisitos para acceder a la asignacin por 4i#oM
1 (er menor de 1D a'os.
2 (er soltero.
3 Residir en la Repblica 5rgentina.
4 2star a cargo del beneficiario ser 4i#o propio leg$timo matrimonial e+tramatrimonial del cn&uge
adopti"o en guarda tenencia o tutela.
L,ules son los re%uisitos para acceder a la asignacin por 4i#o discapacitadoM
1 (er 4i#o propio matrimonial e+tramatrimonial del cn&uge adopti"o o encontrarse ba#o guarda
tenencia o tutela.
2 Residir en la Repblica 5rgentina.
3 9o debe estar emancipado.
4 /uede traba#ar en relacin de dependencia o percibir 4aberes por cual%uier otro concepto.
L,ules son los re%uisitos para acceder a la asignacin por cn&ugeM
1 (er legitimo-a.
2 Residir en la Repblica 5rgentina.
L,ules son los re%uisitos para acceder a la asignacin por cn&uge con discapacidadM
1 (er esposo-a leg$timo-a & estar afectado de in"alidez total absoluta & permanente.
2 Residir en la Repblica 5rgentina.
3 9o debe percibir ingresos por ningn concepto.
L,ules son los re%uisitos %ue el estudiante debe cumplir para recibir la 5&uda 2scolar 5nual para
2scuela *eneral Gsica 02*G1 & /olimodalM
1 ,oncurrir regularmente a establecimientos de carcter nacional pro"incial municipal o
pri"ados incorporados a la ense'anza oficial & su#etos a su fiscalizacin o adscriptos a la
misma siempre %ue se encuentren reconocidos & funcionen con permiso e+preso de la
autoridad educacional oficial.
2 ,oncurrir regularmente a 2*G o polimodal 0primaria o secundaria en nuestra pro"incia1.
L,ules son los re%uisitos %ue el 4i#o con discapacidad debe cumplir para recibir la 5&uda 2scolar 5nualM
1 ,oncurrir regularmente a establecimientos de carcter nacional pro"incial municipal o pri"ados
incorporados a la ense'anza oficial & su#etos a su fiscalizacin o adscriptos a la misma siempre
%ue se encuentren reconocidos & funcionen con permiso e+preso de la autoridad educacional
oficial.
2 ,oncurrir regularmente a ni"el inicial 2*G polimodal preescolar primaria secundaria
ense'anza especializada o re4abilitacin o cuando reciban ense'anza diferencial impartida por
maestros particulares %ue posean matr$cula 4abilitante o impartida indi"idualmente aun%ue la
misma no se realice en establecimientos oficiales o pri"ados.
(ueldo 5nual ,omplementario 0(5,1
(e entiende por sueldo anual complementario la docea"a parte del total de las remuneraciones
definidas en el 5rt$culo 1@= de la le& de contrato de traba#o percibidas por el traba#ador en el respecti"o
a'o calendario. 2s decir se debe di"idir por 1C el salario anual %ue recibe el traba#ador.
2l sueldo anual complementario ser abonado en dos cuotas: la primera de ellas el #unio & la
segunda en diciembre de cada a'o. 2l importe a abonar en cada semestre ser igual a la docea"a parte
de las retribuciones de"engadas en dic4os lapsos determinados de conformidad al art$culo 1C1 de la
presente le& de contrato de traba#o. ,uando se opere la e+tincin del contrato de traba#o por cual%uier
causa el traba#ador o los derec4o;4abientes %ue determina la le& de contrato de traba#o tendr derec4o a
percibir la parte del sueldo anual complementario %ue se establecer como la docea"a parte de las
remuneraciones de"engadas en la fraccin del semestre traba#ado 4asta el momento de de#ar el ser"icio.
)acaciones
Las "acaciones son licencias %ue se otorgan a los traba#adores durante las cuales no prestan
ser"icios pero tienen derec4o a cobrar por todo el tiempo %ue .stas duren.
8e acuerdo con el tiempo traba#ado los d$as de "acaciones "ar$an:
1 :enos de ? a'os: 1> d$as
2 2ntre ? & 1@ a'os: C1 d$as
3 2ntre 1@ & C@ a'os: CD d$as
4 :s de C@ a'os: =? d$as
2s re%uisito necesario para gozar de esta licencia 4aber traba#ado la mitad de los d$as 4biles del
a'o:
Licencia por maternidad
/ara la mu#er %ue pidiera esta licencia est contemplado en la le& = meses con goce de las
remuneraciones correspondientes.
2sta licencia puede ser ampliada por E meses ms pero sin derec4o a percibir por estos ltimos
ninguna remuneracin.
/ara ampliar la licencia la empleada debe a"isar antes de concluir los = meses &a solicitados para %ue
.sta se e+tienda por = meses ms & de la misma manera para los restantes = meses.
(i as$ no se 4iciera se considera %ue la empleada renuncia a su cargo por no realizar los a"isos
correspondientes en el momento antes indicado.
Otras clases de licencias
1 Licencia por casamiento: 1@ d$as
2 Licencia por muerte: los d$as dependen del grado de parentesco
3 Licencia por e+amen: la cantidad de d$as por a'o es "ariable de acuerdo con cada empresa
4 Licencia por paternidad: C d$as
>.>.=. :ane#o de lega#os
,ada empleado debe tener dentro de la organizacin un lega#o donde no slo consten sus datos
personales sino tambi.n:
1 2+amen psicot.cnico.
2 2+amen m.dico de ingreso.
3 /remios & sanciones.
4 ,ertificados de ausencia.
5 ,ertificados de cursos realizados.
6 2"aluaciones de desempe'o.
Na& %ue recordar %ue es de suma importancia tener los lega#os de los empleados actualizados tanto por
modificaciones en los datos del empleado como en los dems $tem.
/odemos distinguir tres funciones:
1 Legal: notificacin de domicilio licencias por enfermedad certificacin de recepcin de ropa de
traba#o entre otros.
2 Nistrica: en el lega#o se encuentra la 4istoria de cada empleado tanto en su desarrollo
profesional dentro del mbito laboral como en su desarrollo personal. 5%u$ tambi.n se
encuentra su desempe'o en lo %ue respecta a medidas disciplinarias.
3 8e control interno: en todos los lega#os deben %uedar asentados los ascensos los cambios de
categor$a & todas a%uellas modificaciones %ue cambien la situacin del empleado frente a la organizacin.
>.>.>. (istemas de li%uidaciones. ,onceptos bsicos
2l sistema de li%uidacin se opera a tra".s de los siguientes conceptos bsicos:
1. :antener actualizados los datos del personal tales como: datos personales categor$a cargo ,U7L
obra social personas a cargo entre otros.
2. 7nformacin sobre no"edades transitorias como por e#emplo: ingreso o egreso de personal &
modificaciones de los datos del personal.
3. ,onocer los porcenta#es de li%uidaciones para poder realizar los clculos correspondientes tales como:
1 )alor 4ora en el caso de #ornal por categor$a
2 7mporte del sueldo por categor$a
3 /orcenta#es de contribuciones & aportes
4 ,lculo de "acaciones & aguinaldo
5 ,lculo de asignaciones familiares
>.>.?. :dulos del sistema. Los principales %ue forman el sistema de sueldos & #ornales son:
1. 2misin de informacin de asistencia: Todos los sectores deben en"iar al sector personal un reporte de
la asistencia de sus respecti"os agentes. 2n el caso de sueldo se debe informar las inasistencias
autorizadas como las %ue no licencias a cuentas licencias por e+amen enfermedad entre otros causas.
2. ,ontrol de informe de asistencia: Los responsables de cada sector de la organizacin
remiten al sector de personal una planilla en donde indica asistencias & no"edades de su sector de traba#o.
/osteriormente el sector de personal realizar el control correspondiente tales como: 4oras e+tras
inasistencias & licencias autorizadas por el responsable de cada sector.
(obre la base de estos controles el sector de personal emite un listado cu&os datos sern: sector
nmero de lega#o nombre & apellido del empleado asistencia #ustificada o no #ustificada no"edades 4oras
o d$as traba#ados 4oras e+tra autorizadas entre otros conceptos.
3. ,lculo de la li%uidacin: 2l sector de li%uidacin de sueldos & #ornales es el responsable de
preparar la planilla de sueldos & #ornales & el recibo para cada empleado.
Recibe el listado de /ersonal %ue contiene todos los datos necesarios para la realizacin de los
clculos correspondientes.
1 (ueldos: los datos a tener en cuenta son: nmero de lega#o nombre & apellido del empleado
categor$a sector inasistencias #ustificadas o no #ustificadas licencias autorizadas no"edades o
modificaciones.
2 Uornales: los datos a tener en cuenta son: nmero de lega#o nombre & apellido del
empleado categor$a sector inasistencias #ustificadas o no #ustificadas licencias autorizadas no"edades o
modificaciones 4oras traba#adas en la %uincena "alor de la 4ora por categoria.
5l momento de la li%uidacin se realizan los clculos correspondientes & se emite los totales a
pagar por el empleador tanto de aportes como de retenciones adems de los recibos de sueldos de cada
empleado por duplicado.
4. /ago de li%uidacin: 9o 4a& una sola forma de realizar los pagos pero cada organizacin
tiene sus propias normati"as. *eneralmente los pagos son realizados por el sector de tesorer$a una "ez
recibida la orden de pago emitida por contadur$aR & puede ser por distintos medios tales como:
1 /ago en efecti"o: si el pago se realiza en efecti"o dentro de la organizacin.
2 2n c4e%ue: si el pago se realiza dentro de la organizacin para %ue sea cobrado en el banco.
3 ,a#ero automtico: en este caso los empleados deben contar con una ca#a de a4orros donde se
depositan sus 4aberes
2ste ltimo medio es el ms empleado 4o& en d$a por su fle+ibilidad & seguridad.
,abe aclarar %ue en todos los casos Tesorer$a %ueda con la copia de los recibos de sueldos
firmados por los respecti"os empleados %uedando el recibo original en poder del agente.
5. Registracin o contabilizacin de la li%uidacin
Una "ez recibida toda la documentacin de los distintos sectores de la organizacin adems de los
recibos controlados contra la orden de pago en"iada por tesorer$a ,ontadur$a realiza las contabilizaciones
correspondientes tales como:
1 2l de"engamiento del pasi"o con la correspondiente "ariacin patrimonial modificada
2 /ago de remuneraciones en donde se produce la cancelacin de una parte del pasi"o por deuda
con el personal.
3 /ago de los aportes & las retenciones a los distintos organismos pre"isionales donde se cancela el
resto del pasi"o.
>.>.E. 9ormas de control interno para el (istema de (ueldos & Uornales
5 continuacin enumeramos las principales normas de control interno del sistema de sueldos &
#ornales:
1. Las personas %ue li%uidan las remuneraciones no deben ser las mismas %ue controlan 4oras normales
4oras e+tra asistencia entre otras.
2. Todas las personas %ue sean responsables de la li%uidacin deben "erificar %ue los $tem a li%uidar
est.n autorizados por los responsables %ue correspondan.
3. 5lguien a#eno al personal de li%uidacin debe "erificar %ue las 4oras traba#adas por cada empleado
sean las reales siempre & cuando la cantidad de personal de la organizacin lo permita.
4. Los recibos emitidos deben estar prenumerados & en caso de anulacin de alguno .stos deben ser
tambi.n arc4i"ados 0original & copia1.
5. 2n el caso de la asistencia la misma debe ser controlada en forma diaria &a sea por tar#etas relo# o
magn.ticas o a tra".s de la firma del libro de asistencia %ue se encuentra en cada sector. 2n el caso
de e+istir inasistencias se debe acompa'ar la informacin anterior con un informe de inasistencia para
posteriormente ad#untar los comprobantes en el caso de %ue las mismas est.n #ustificadas.
6. ,onstancia para la li%uidacin de subsidios familiares: no slo se le debe e+igir a cada empleado la
declaracin #urada de cargas de familia sino tambi.n la presentacin de los comprobantes de
matrimonio nacimiento de 4i#os certificado de alumno regular en caso de ni'os en edad escolar entre
otros.
7. 2l libro de sueldo debe encontrarse rubricado & con la informacin al d$a. Tanto el libro como los
recibos deben poseer el formato %ue corresponda de acuerdo con la legislacin "igente.
8. 2l pago se debe efectuar en forma segura como por e#emplo a tra".s de cuentas bancarias de
sueldos.
(i importar %ue la empresa sea comercial o de produccin las organizaciones deben ad%uirir
insumos o bienes de uso de parte de los pro"eedores para desarrollar su traba#o. 2stos productos
resultantes de la compra o de la produccin son comercializados con el ob#eto de obtener una rentabilidad.
,abe acotar %ue toda accin de "enta compra & funcionamiento de la organizacin genera costos
tantos administrati"os como de personal %ue deben ser pre"istos planeados & registrados por el sistema
financiero.
/or lo e+puesto recuerde los siguientes tpicos:
(istema de 5bastecimiento
1 (e encarga de la compra de insumos & de bienes de uso.
(istema ,omercial
2 /or medio de las "entas de producto busca la satisfaccin del cliente & el ingreso genuino de
fondos.
(istema de (ueldos & Uornales
3 (e encarga del pago de salarios de los empleados por el ser"icio %ue prestan dentro de la
organizacin.
(istema 6inanciero:
4 Regula el ingreso & egreso de fondos ateniendo a los ob#eti"os de li%uidez fi#ados en el marco
de las pol$ticas de su propio accionar.