SIIGO Pyme Plus

Administracin de Tareas



Cartilla
I





Tabla de Contenido

1. Presentacin
2. Qu es Administracin de Tareas?
3. Cul es la Ruta para Definir o Crear Tareas?
4. Cules son los Datos que Solicita el Sistema al momento de Definir una
Tarea?
5. Cul es la Ruta Para Generar Informes de la Administracin de Tareas?
6. Qu Datos Solicita y Cual es la Funcionalidad de Cada uno de los Informes
de Administracin de Tareas?
7. Qu son Tareas Predefinidas?
8. Cul es la Ruta Para verificar las Tareas Predefinidas que tiene el Software?
9. Cmo se incluye el uso de las Tareas Predefinidas?
10. Qu se Debe Tener en Cuenta para Realizar el Envi de Notificaciones de
las Tareas Realizadas o Atrasadas?
11. Recomendaciones Generales









Presentacin

El presente documento ofrece una gua que explica la funcionalidad, objetivo y
listados que permite generar SIIGO de acuerdo a la Administracin de tareas.




















































ADMINISTRACIN DE TAREAS


Qu es Administracin de Tareas?

La administracin de tareas es una funcionalidad de SIIGO, la cual permite a los
usuarios crear y administrar una serie de labores a realizar concernientes no
solamente a los procesos y actividades a desarrollar en el sistema, sino tambin a
las labores diarias a realizar por cada uno de los integrantes de la empresa, es decir
se detalla quien debe realizar la actividad y la fecha lmite con que cuenta para
ejecutarla

Esta opcin permite incluir en el sistema una actividad para el mismo usuario
creador de la tarea o para otros usuarios, realiza notificaciones o recordacin de
fechas de ejecucin de las actividades para asegurar la ejecucin de las mismas.

Cul es la Ruta para Definir o Crear Tareas?

Para realizar la creacin de tareas existen dos rutas, las cuales son:

1. Administracin de Tareas Creacin de Tareas


2. Estando ubicados en la pantalla principal en la parte inferior izquierda se
habilita la opcin Nueva Tarea





Cules son los Datos que Solicita el Sistema al momento de
una Tarea?

Al momento de ingresar a crear una tarea se habilita la siguiente ventana:



En ella se deben diligenciar los siguientes campos:

Descripcin: En este campo se debe ingresar el nombre con el cual se
identificara la Tarea. El campo es obligatorio.

Es tarea repetitiva: Esta opcin permite definir una Tarea para ser
ejecutada durante varios periodos. Al momento de seleccionar este campo
se habilitaran las siguientes opciones:





Recurrencia: Corresponde al periodo o cada cuando se debe ejecutar la
tarea (Ejemplo. Diaria, Semanal, Quincenal, etc.)

Fecha Inicial: Corresponde a la fecha de inicio en la cual se requiere que el
sistema comience a crear las tareas de forma repetitiva, el sistema por
defecto trae la fecha de la maquina

Numero de Ocurrencias: Cuantas veces o durante cuantos periodos se debe
ejecutar la tarea

Fecha final: El sistema sugiere la fecha en la que se encuentra la mquina,
es un campo obligatorio cuando no se marca Tarea Repetitiva, all se debe
digitar la fecha mxima en que se debe ejecutar la tarea.

Usuario: Este campo corresponde al Usuario (clave) a la cual se le est
creando la tarea y ser el responsable de la ejecucin de la misma. El
sistema sugiere el Usuario creador, pero es susceptible de modificar
mediante el buscador.



Prioridad: Campo que permite seleccionar lo importen o urgente con que se
debe ejecutar la tarea.





Notificarme va e-mail cuando esta tarea sea realizada: Este campo
debe ser marcado para generar una notificacin al creador de la tarea
informando que ya ha sido ejecutada. No es obligatorio

Asociar a comprobantes predefinidos: Campo que permite asociar un
comprobante en el cual se realizara la contabilizacin, solamente si se han
definido comprobantes predefinidos



Asociar a opcin de men: Al seleccionar el campo se habilita una
ventana en donde se visualiza el men de SIIGO, permitiendo seleccionar
una opcin y asociarla a la tarea.




Seccin Observaciones: En este campo se deben registrar todos y cada
uno de los comentarios importantes para la ejecucin de la tarea, de igual
forma permite adicionar ms observaciones.



Al terminar de diligenciar todos los campos el usuario debe dar clic en el botn
GUARDAR, que se encuentra en la parte inferior derecha, con ello el sistema
guardar solamente los comentarios digitados sin cerrar la tarea.

Una vez diligenciados todos los campos la tarea se debe guardar con la tecla de
funcin F1 o el icono de la bandera, al realizar este proceso la tarea queda en
estado En trmite.







Cul es la Ruta Para Generar Informes de la Administracin
de Tareas?

La ruta para generar los informes de la Administracin de Tareas es: Administracin
de Tareas y all se habilitan cada uno de los listados que se pueden generar


Estos informes son:

Informe de Tareas Creadas
Informe de Tareas Pendientes
Informe de Tareas Terminadas
Informe de Tareas Creadas y Terminadas


Qu Datos Solicita y Cual es la Funcionalidad de Cada uno de
los Informes de Administracin de Tareas?

La administracin de Tareas maneja los siguientes informes:



A continuacin se describen cada uno de ellos:




1. Informe de Tareas Creadas

Este informe refleja el listado de tareas que el usuario con el cual se ingreso al
sistema ha creado hasta la fecha


Este listado detalla la descripcin de la tarea, quien es el responsable se ejecutarla,
la prioridad, la fecha en la cual se finalizara su ejecucin, y el estado en que se
encuentra (En trmite o Terminada)

Al dar doble clic sobre cada una de las tareas, el sistema ingresa a la definicin de
la tarea, la cual permite ser repasada y modificar algunos campos solo si se es el
creador de la misma.

Despus de guardar las observaciones y ejecutar la labor que solicita la tarea se
puede dar por terminada


2. Informe de Tareas Pendientes

Desde este listado se pueden ver las tareas que se encuentran en trmite para el
usuario (clave) con la que se est trabajando, agrupadas de acuerdo a la fecha
final, la discriminacin se realiza en grupos de la siguiente forma:






Tareas Atrasadas: Lista las tareas cuya fecha final de ejecucin es anterior
a la fecha de la maquina

Tareas para Hoy: Lista las tareas cuya fecha final sea igual a la fecha de la
maquina

Tareas para esta Semana: Lista las tareas cuya fecha final est contenida
entre el lunes y el domingo de la semana en la cual se encuentra la fecha
actual de la maquina

Tareas para este Mes: Lista las tareas cuya fecha final est contenida
entre el mes en el cual se encuentra la fecha actual de la maquina

Tareas Futuras: Lista las tareas cuya fecha final sea superior al ltimo da
del mes en que se encuentra la fecha de la maquina

Esta misma informacin tambin se puede consultar estando en la pantalla principal
en la columna que se encuentra al lado izquierdo.






Una vez seleccionado algunos de estos rangos de tareas, el sistema lista las tareas
que all se encuentren, detallando su descripcin, autor, prioridad y fecha final. Las
tareas que se encuentren en rojo sern atrasadas:


Las tareas que se encuentren en negro sern las pendientes por ejecutar pero an
tienen fecha vigente









3. Informe de Tareas Terminadas

Como su nombre lo indica en este listado se reflejan las tareas que han sido
ejecutadas y se marcaron como terminadas, tanto del usuario (clave) con el cual se
est trabajando como de otros usuarios (claves)


Importante:
Al dar doble clic sobre una tarea el sistema permite repasarla y
modificarle algunos datos o incluir observaciones solo si el usuario
(clave) con el cual se est trabajando es el creador de la tarea





Este listado describe el nombre de la tarea, el autor, la prioridad, la fecha final de
ejecucin y la fecha en que se dio por terminada la tarea. Al dar doble clic el
sistema permite consultar las observaciones o comentarios registrados



4. Informe de Tareas Creadas y Terminadas

Listado que genera un resumen de las tareas creadas para cada uno de los usuarios
existentes












Importante:
Para visualizar el detalle de cada una de estas tareas, se debe dar doble
clic derecho para consultar las tareas creadas, y doble clic izquierdo
para consultar las tareas terminadas



Qu son Tareas Predefinidas?

Son tareas que el programa tiene preestablecidas por defecto y estn listas para
usarse, no necesitan ser creadas solamente el usuario debe validar y verificar si se
ajustan a sus necesidades especficas y hacer uso de ellas modificando algn tipo
de informacin en caso de ser necesario.

Cul es la Ruta Para verificar las Tareas Predefinidas que
tiene el Software?

Las rutas para conocer las tareas predefinidas por el software son dos y se
describen a continuacin:

1. Ingresando a SIIGO despus de digitar usuario, clave, ao, mes y das se
habilita la siguiente ventana:



2. Estando en el programa ingresando por la ruta: Administracin de Tareas
Configuracin Tareas Predefinidas








Cmo se incluye el uso de las Tareas Predefinidas?

Al ingresar al men de tareas predefinidas se habilita la siguiente ventana, la cual
mostrar un listado con las tareas predefinidas y que se encuentran listas para
asignar:


Para poder activar estas tareas, basta con dar doble clic a la descripcin que se
requiera utilizar, luego el sistema permitir la modificacin de algunos datos en la
definicin de la tarea; en especial se siguiere confirmar el usuario que debe ejecutar la
tarea y la fecha inicial



Qu se Debe Tener en Cuenta para Realizar el Envi de
Notificaciones de las Tareas Realizadas o Atrasadas?

Los aspectos a tener en cuenta para el correcto funcionamiento del envi de
notificaciones de las tareas realizadas o atrasadas son:

1. Al momento de crear las claves de usuario por la Ruta: Parametrizacin
Registro de Claves, se debe diligenciar el campo denominado e-mail, esta
informacin permitir el envi de notificaciones referentes a las tareas
creadas, pendientes o ejecutadas.






2. Se debe realizar la configuracin del servidor de correos, para que el envi
de notificaciones se realice de manera correcta, para ello se debe ingresar
por la ruta: Parametrizacin Funciones del Administrador Configuracin
del servidor de correo


Esta informacin la debe confirmar el administrador de redes de la empresa






Recomendaciones Generales


1. Si existe un Usuario (clave) que posee tareas ejecutadas relacionadas, este
no podr eliminarse.

2. Si existe un Usuario que posee tareas pendientes por ejecutar, y no ha
tramitado ninguna tarea, si se podr eliminar y a su vez las tareas
relacionadas.

3. El usuario creador y ejecutor podrn modificar todos los datos definidos en
una tarea que est pendiente por ejecutar, es decir el sistema habilitar los
botones de ejecucin y adems debe permitir modificar cualquier dato
incluyendo el comprobante predefinido o la opcin del men.
Lo nico que el usuario creador o ejecutor no puede modificar son los
comentarios realizados en la tarea.

4. El sistema permitir enviar notificaciones al correo electrnico asociado a la
clave del usuario creador o responsable de la(s) tarea(s) que se encuentran
atrasadas o que hayan sido terminadas, un mensaje de recordacin va correo
electrnico. El comportamiento ser el siguiente:

Para aquellas tareas que poseen marcado el check Notificar va e-
mail cuando la haya sido realizada, el sistema enviara un correo
electrnico al usuario autor de la misma.

Al ingresar a SIIGO el sistema valida la fecha de la mquina, luego
realiza la verificacin de las tareas programadas, realizando de forma
automtica el envo de los correos electrnicos.

Cuando la fecha de la maquina sea un da posterior a la fecha final de
la tarea, el sistema de forma automtica procede a enviar el correo
electrnico.
Todos los das se enviara un correo de las tareas atrasadas que
tengan la marca de notificar cuando este atrasada

El sistema por defecto siempre notificar al creador y al responsable
un da despus de la fecha final de la tarea, para aquellas tareas que
no estn en estado terminadas.

Cuando se presente el caso en el que el creador y responsable son el
mismo usuario, el sistema solo enviar una notificacin.