8 Consejos para optimizar recursos en una agencia

1. Mejorar la comunicacin entre todos los departamentos

sta es la clave para mantener un buen ambiente dentro de una agencia. Es muy comn que debido a las
prisas, los cambios de ltima hora y las continuas peticiones de los anunciantes, la informacin se pierda por
el camino o no llegue a todos de forma detallada al mismo tiempo. Por esto, contar con una herramienta on
line donde todos los departamentos vuelquen la informacin en tiempo real, es primordial para conseguir que
la comunicacin interna sea un xito.
2. Definir roles y procesos sencillos
Definir y documentar la metodologa de trabajo en una agencia, argumentar los pasos a seguir por cada
departamento y acotar las responsabilidades de cada puesto, mejorar la productividad, adems de facilitar
las relaciones entre los miembros de la plantilla. De esta manera, ser ms fcil que cada rea tenga claras
todas sus funciones.
3. Planificar con antelacin la carga de trabajo de los equipos y recursos
Organizacin, ese es el quid de la cuestin. Tener una agenda o planning on line, donde todos los
empleados introduzcan sus tareas en curso o pendientes de realizar, permitir al equipo directivo estar en
todo momento al tanto de todas las campaas en marcha, cerradas o aprobadas en las que habr que
empezar a trabajar.
4. Mentalizar a los empleados de la importancia de imputar horas contra proyectos
ste es un punto crucial que proporcionar, en tiempo real y de manera precisa, informacin para identificar
los clientes y proyectos que son ms rentables y los que no lo son tanto; datos que permitirn tomar
decisiones relevantes para el futuro de la agencia.
5. Implicar a toda la plantilla en los resultados de la compaa
Est comprobado que los trabajadores que se benefician de los objetivos obtenidos por su empresa,
desempean sus funciones con mayor rendimiento. Hacer partcipes a los empleados de aquellas campaas y
proyectos que han funcionado bien y que aquellos que hayan aportado su trabajo y esfuerzo, se vean
recompensados, supone que la plantilla est mucho ms motivada.
6. Involucrar a los proveedores en nuestra metodologa de trabajo
Los anunciantes estn acostumbrados a controlar su proceso de compra y facturacin con las rdenes de
compra que envan a sus agencias. Por qu no educar a los proveedores a funcionar del mismo modo?
Conseguir que los colaboradores, se acostumbren a recibir de las agencias, las rdenes de compra que
adjuntarn ms adelante a cada factura emitida, supondr mayor eficacia a la hora de gestionar todo este
proceso.
7. Controlar la rentabilidad de los clientes de manera peridica
En algunas ocasiones, en el sector publicitario es habitual facturar por Fees, otras veces, sin embargo, se
factura al cliente por accin realizada. En ambos casos, es importante controlar, mensual o trimestralmente,
adems de la rentabilidad por campaa, el margen de cada cliente (facturacin, horas invertidas, compras,
materiales producidos).
8. Tener todo bajo control para no caer en la Ley de Murphy
Si algo puede salir mal, (pero est controlado, planificado y bien gestionado), NO saldr mal.
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optimizar-recursos.html#sthash.fuHLczdh.dpuf

Reduccin de Costes y Optimizacin de Recursos
La reduccin de costes tiene como objetivo el de optimizar los recursos invertidos
dentro del proceso de produccin en las organizaciones, y a travs de ello se busca
aumentar la competitividad frente a los dems actores. A continuacin se plantean
una serie de factores a tomar en cuenta para lograr tal propsito:
1. Localizacin de los costes. El conocimiento, identificacin e imputacin de los
costes de produccin dentro de una organizacin es esencial para la generacin de
estrategias que permitan optimizar los recursos utilizados dentro de la cadena de
valor. En el caso de las infraestructuras, ser de total importancia para elaborar
presupuestos reales y objetivos que no dejen a la suerte de futuras modificaciones o
adendas a los contratos el xito y rentabilidad de una obra. Otro caso es el de las
empresas en el sector de los servicios, las cuales se debern apoyar en mtodos de
imputacin de costos que permitan asociar aquellos derivados de las actividades
indirectas o de difcil asignacin al producto final.
2. Control de Calidad. Es primordial el cumplimiento de los estndares y niveles de
calidad esperados en cada actividad del proceso de produccin, con lo cual habr que
fijar indicadores y parmetros fcilmente evaluables con el fin de detectar y corregir
desviaciones durante el proceso productivo. Estas desviaciones pueden incurrir en
productos defectuosos o en la repeticin de actividades, que al final del camino se
traducen en recursos.
3. Reingeniera de procesos. Algo que no se debe perder de vista nunca es el
mejoramiento continuo de los procesos y actividades que se realizan dentro de la
organizacin. Luego de haber identificado e imputado los costes dentro de la cadena
de valor, habr que realizar los estudios necesarios para eliminar o mejorar aquellas
prcticas que generen costes no justificables o aceptables. Es esencial hacer
participar de este proceso a los colaboradores de la organizacin, ya que ellos son los
que en mayor medida pueden detectar las debilidades y proponer alternativas.
4. Poltica de RRHH. No podemos olvidar que el corazn de una organizacin es su
gente, sus colaboradores, con lo que debern ser los principales actores en el
proceso. Una poltica adecuada de recursos humanos que permita el desarrollo y
crecimiento de los colaboradores dentro de la empresa, en base a incentivos y
capacitacin continua, procurara el aseguramiento de la calidad en el servicio, tanto
dentro del proceso de produccin, como en el ofrecido hacia los clientes.








Optimizacin de Recursos
Beneficios Solicitar mas Informacin
Optimizar los recursos ayuda a las organizaciones a adaptarse al cambio constante, a la
competitividad y a tener el respaldo de la informacin para gestionar sus operaciones
eficientemente.
Una aplicacin efectiva, rpida, slida, configurable, e inteligente ha desplazado definitivamente a
la antigua planilla Excel que se usaba para todo. Mitrol propone una gestin gil, integral, eficiente,
trazable, escalable y de uso amigable con una excepcional aptitud para la configuracin,
adaptndose a los ms rigurosos requerimientos de las organizaciones modernas.
La solucin de Mitrol para la optimizacin de recursos permite definir indicadores y sus valores
tpicos, analizar las variables y detectar dnde existe o dnde puede existir potencialmente un
problema de recursos. Contar con esta informacin es vital para la toma de decisiones en tiempo
real y puede personalizarse con alarmas y notificaciones programables y configurables.
Permite saber lo que est sucediendo en tiempo real
Genera reportes personalizados en diferentes formatos
Es la principal herramienta de anlisis para la accin
Su anlisis sirve para corregir y mejorar el uso de los recursos















Diez consejos para optimizar la gestin de sus
recursos humanos

18 Octubre 2010
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Determinar el momento en el que se encuentra la organizacin y la
direccin a la que se encamina para saber qu hay que pedirle
realmente a la gestin de recursos humanos es, segn el declogo
de Cezanne Software, uno de los primeros elementos a tener en
cuenta para optimizar la gestin en las reas de RRHH .

Abordar la parte estratgica, disponer de verdaderos lderes capaces de tomar
decisiones comprometidas, flexibilidad para adaptarse a las nuevas situaciones e
implicacin de las personas, son algunas otras cuestiones que destaca Cezanne
Software a la hora de definir su particular declogo.

Para gestionar a las personas no basta con tener buenas herramientas que te
faciliten la informacin necesaria sobre ellas o que automaticen los procesos. Para
que la gestin sea ptima es necesario pensar en la parte estratgica de los
recursos humanos, que es la etapa en la que se estructuran los equipos de trabajo
partiendo no slo de valoraciones, evaluaciones y planificaciones,explica Manuel
Ortega, Product Manager y responsable de Preventa de Cezanne Software
Ibrica. "En esta fase hay que estar cerca de las personas, aunque hablemos de
organizaciones descentralizadas. Una tecnologa adecuada facilita esa cercana
con el equipo porque pone a disposicin tanto de los managers como del propio
equipo, las herramientas necesarias para su comunicacin bidireccional.
Los diez puntos clave de la tecnologa aplicada a la gestin
El declogo para optimizar la gestin de recursos humanos elaborado por
Cezanne Software Ibrica incluye los siguientes puntos:
o Detectar las necesidades de la organizacin. Para ello, primero hay que saber en qu
momento exacto se encuentra la compaa. Puede que sta est inmersa en un proceso
de fusin, de compra o venta, que aunque tenga bien establecidos sus procesos internos
en sus distintas reas de negocio, precisen de un sistema que facilite una gestin global o
sencillamente, puede que est presionada por la obligatoriedad de reducir los costes.
Conociendo el punto de partida de la empresa, se puede determinar lo que se espera de
un sistema de gestin de recursos humanos, es decir, marcar los objetivos. Entre todos
estos objetivos podemos destacar la creacin de una nica base de datos que permita el
intercambio de informacin, el aumento de la consistencia de los procesos de recursos
humanos dentro de la propia organizacin, la visin ms amplia de los talentos de la
compaa, el traslado de algunos procesos transaccionales a los managers o, por el
contrario, el fomento de la autogestin de los empleados.
o Recopilar los datos adecuados. Primero hay que conocer los datos de los que dispone
el sistema con el que se trabaja (aunque sea una sencilla hoja de clculo) y despus hay
que determinar si se deben trasladar a la nueva solucin y con qu otros datos es
necesario partir de cero. Hay que comprobar la precisin de los datos y limpiarlos si
fuera preciso, antes de la migracin. Si el nuevo sistema es capaz de contrastar o validar
la informacin que se le va introduciendo para evitar duplicidades o errores, es un paso
tambin importante.
o Mentalidad constructiva y pensar ms all del momento actual en el que se encuentra la
compaa, el sector en el que opera e, incluso el propio entorno socio-econmico. En este
sentido, la tecnologa debe ayudar a las empresas a prepararse para el nuevo escenario
global que surgir despus de la crisis mundial que estamos atravesando. Para ello, es
necesario apostar por una tecnologa que tenga la vista puesta en aspectos relacionados
con el medio ambiente, con las nuevas demandas profesionales, con las nuevas formas
de comunicacin que surgen al amparo de la Red, con las reformas estructurales que
todo ello implicar para las compaas, etc., algo que pasa necesariamente por ser
creativos y tener la capacidad de innovar, de adaptarse y de capacitarse.
o Abordar la parte estratgica. Es decir, no basta con suprimir o agilizar los procesos
administrativos, se trata de incorporar la gestin de los recursos humanos al rea
corporativa, de hacer que este departamento aporte valor a la compaa y que participe
en la toma de decisiones crticas. Para lograrlo con xito es necesario conocer a las
personas, el trabajo que desarrollan, su capacidad de liderazgo, lo que aportan a la
corporacin, a lo que aspiran dentro de la compaa y, sobretodo, dnde se encuentran
los verdaderos talentos, los que ya estn desarrollados y los potenciales.
o Capacidad de liderazgo ya que por muy buena que sea la tecnologa que se utilice en la
organizacin si en sta no existe capacidad de liderazgo entre sus managers y directivos,
la gestin de recursos humanos ser un fracaso. Ser un/a pensador/a estratgico/a, tener
relaciones personales estrechas fuera y dentro de la organizacin, tener habilidades como
negociador y empatizar con el equipo para involucrarle en los proyectos que emprenda la
compaa, son algunas de las habilidades que destacan de un buen lder.
o
Aplicar la tecnologa al mundo de la gestin, es decir, hacer que la
tecnologa se convierta en un aliado de la gestin y no al revs, subordinando todos
los procesos de la organizacin a una tecnologa que o se pasa o se queda corta. Lo
ideal es que las herramientas tecnolgicas proporcionen una gestin sencilla dirigida
no slo al profesional de los recursos humanos, sino al jefe de equipo y al propio
empleado. Todos ellos forman un equipo en la gestin de RRHH de forma que
interactan, por ejemplo, en los procesos de formacin y evaluacin mediante
herramientas 100 por cienweb que permiten a los distintos actores colaborar
(participar) en dichos procesos. La tecnologa debe ser cercana a RRHH, lo
suficientemente completa como para cubrir las necesidades de la organizacin, pero
sin tender a ser un bloque monoltico de funcionalidades difcil de entender y poner
en marcha. El alcance de la tecnologa, o mejor dicho, de la solucin seleccionada,
debe ser el adecuado. Ni ser una sper-produccin de software al tipo de los ERP
clsicos ni un pequeo paquete informtico, tipo solucin ofimtica que nos permita
cubrir los requerimientos que las reas de recursos humanos demandan.
o Flexibilidad para adaptarse a las necesidades actuales que muestre la compaa
pero sobretodo, a los requerimientos que pueda plantear en un futuro. Por eso es
importante optar por una solucin modular que permita ir incorporando
componentes a medida que la organizacin vaya demandando ms funcionalidades.
o Implicacin de las personas no slo de los profesionales del rea de recursos
humanos, sino de los empleados y, por supuesto, de la propia direccin. Un
proyecto de estas caractersticas no resulta ni viable ni rentable, si las personas que
utilizarn este sistema no estn convencidas de las ventajas que les reportar. Y
conocer estos beneficios, no ser posible si los profesionales que deben liderar el
proyecto (managers y cuerpo directivo) no son capaces de transmitrselo a sus
colaboradores. Hacer partcipes a todos los miembros de la organizacin en el
proceso de cambio es estratgico para motivarles y que sumen al proyecto en lugar
de que resten resistindose al cambio con excusas y quejas constantes. El sistema
debe generar confianza desde el principio.
o Precio asequible especialmente en estos tiempos que corren en los que
plantearse grandes inversiones resulta prcticamente impensable. En este sentido,
cobran particular inters las soluciones tecnolgicas que se utilizan en modo SaaS,
es decir, desde el punto de vista del software como servicio. Esta modalidad,
garantiza el uso de la parte del sistema que las empresas necesitan, con todas las
garantas de seguridad y confidencialidad posibles, con acceso a todas las
actualizaciones que el proveedor vaya presentando de forma inmediata y gratuita,
sin tener que preocuparse por infraestructuras tecnolgicas o mantenimiento y a
precios (abonados en mensualidades) ms que asequibles.
o Expectativas a corto o a largo plazo esta es la eterna cuestin. Lo cierto es
que determinar el ROI siempre requiere algo ms de tiempo porque es necesario
comprobar que los empleados van mejorando su productividad, que se es capaz de
retener mejor a los empleados ms cualificados y que, aquellos colaboradores que
no llegaban al nivel de competencias y conocimientos requeridos para el puesto que
ocupaban, van desarrollando esas cualidades. En este sentido, hay que decir que no
se puede esperar un retorno de la inversin inmediata, sino ms bien a medio plazo.
Lo que s se puede constatar de forma ms rpida es cmo cambia la cultura del
departamento de recursos humanos en la compaa pasando de tener una
perspectiva departamental a una visin ms corporativa, empezando a definirse
polticas de RRHH cuyo objetivo final se centre en el rendimiento global de la
compaa.


















7 Tips para optimizar los recursos financieros de tu
empresa
Fecha: 23 de octubre del 2012

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Al iniciar una empresa es muy importante ahorrar ya que al emprender un negocio existen riesgos o nuevas
oportunidades y se debe de estar preparado para todo. Para esto es necesario que el empresario sepa cuando est
ganando o perdiendo dinero, para as poder tomar decisiones como abrir una franquicia, expandir, introducir un
nuevo producto o contratar nuevos empleados.

Para poder lograr el ahorro en la empresa, aqu les ponemos 7 tips:

1. Objetivos: Debemos establecer objetivos que sean reales, para lograr esto debemos saber qu es lo queremos
alcanzar y a donde queremos llegar, para as destinar los recursos necesarios y trabajar sobre nuestras posibilidades.

2. Plazos: Debemos establecer plazos para alcanzar los objetivos que queremos lograr. Si no se alcanzan en un
tiempo determinado debemos analizar por qu est sucediendo esto y considerar las distintas alternativas y
soluciones.

3. Presupuesto anual: Se debe preparar un presupuesto anual, para as saber si se est ganando dinero o perdiendo.
Si se est perdiendo es necesario ver por qu y modificar la forma en que se estn haciendo las cosas, y si se est
ganando es necesario decidir si se ahorrar o invertir.

4. Prioridades: Establecer las prioridades, saber qu objetivos son ms importantes o urgentes que otros es
importante para saber qu camino tomar.

5. Descuentos: Es importante aprovechar los descuentos u ofertas que se puedan presentar, esto para optimizar los
recursos con los que se cuenta en la empresa. Debemos de tener capacidad de negociacin con nuestros
proveedores para obtener precios especiales.

6. Socios: Muchas veces el tener a alguien de apoyo, que sabemos que esta apasionado por nuestro proyecto es un
gran alivio, ya que esta persona o personas nos ayudan a afrontar dificultades, a ver puntos que nosotros vemos y a
optimizar recursos. Es por esto que es muy importante el saber escoger bien a nuestros socios.

7. Vendedores: Debemos de contar con una buena fuerza de ventas, ya que ellos son los que se relacionan
directamente con los clientes y con el producto, por buena nos referimos a que estn motivados y capacitados para
cerrar una venta de forma exitosa, que puedan generar relaciones con los clientes y hacerlos querer nuestro
producto y/o servicio.