LA ORGANIZACIN DEL

DEPARTAMENTO FINANCIERO




1. INTRODUCCIN


No importa el tamao de la empresa en la que desarrollemos nuestra labor
profesional. No importa el nmero de personas que compongan el
departamento al que nos vamos a referir.

Sea grande o pequea la empresa, una o varias personas las que formen el
departamento financiero, lo importante es tener una estructura definida para
asignar o asignarse responsabilidades para cada una de las reas que ms
adelante describiremos.


2. LA GESTIN FINANCIERA


El concepto de gestin financiera puede llegar a ser muy amplio, ya que las
funciones como la planificacin, previsin, contabilidad, empleo, control de
gestin, rentabilidad de fondos, etc., pueden abarcar amplias funciones.

La gestin financiera es indispensable en cualquier actividad organizada o
sujeta a una planificacin o presupuesto. Los recursos financieros son limitados
y costosos, por lo que la gestin financiera debe compatibilizar las demandas
de recursos para la consecucin de unos objetivos con obtener la mxima
rentabilidad, y si es posible ahorro.



3. EL DEPARTAMENTO FINANCIERO


Muchos autores proponen diferentes organigramas del Departamento
Financiero en funcin del tamao de la empresa. Este planteamiento limita la
visin global y local de cada rea por la reduccin de subsecciones, si se trata
de una empresa pequea.

Pensar as, es como contar solamente con el plano de una pequea
parte de tu empresa o el de toda la empresa; al dividirlo podremos prestar una
atencin personalizada a cada una de sus divisiones y sincronizarlas para
obtener los recursos ms apropiados a nuestro propsito final.


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4. LA ORGANIZACIN DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO

Normalmente el Departamento Financiero se responsabiliza de
funciones que son tpicamente financieras, y tambin de funciones econmicas
y administrativas. Por ello, empezaremos dividindolo en dos grandes reas:

La gestin financiera.
El control de gestin.

Esta subdivisin inicial y las posteriores favorecern la especializacin
funcional de cada una de ellas y nos conducirn con toda seguridad a una
mayor eficacia de sus funciones. En la figura siguiente observaremos las
diversas reas de trabajo ms convenientes:


Consejo de Administracin
Direccin General
Otras direcciones
Direccin Financiera
Control de Gestin Gestin Financiera
Contabilidad
Administracin
Tesorera
Ctas a Cobrar
Ctas a Pagar





5. INTEGRACIN DE LAS REAS DEL DEPARTAMENTO
FINANCIERO


Una vez definidas las reas, disearemos un sistema de integracin
para que todo funcione como un sofisticado reloj de precisin.

En la actualidad existen programas informticos modulares que nos
permiten cruzar todo tipo de informacin entre s para obtener la informacin
que se precise en tiempo real.

Un modelo de sistema integrado sera el que muestra la siguiente figura:


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MODELO DE GESTIN INTEGRADA
Contabi l i dad
Tesorera
Bancos
Admi ni straci n
(Facturaci n)
Admi ni straci n
(Compras)
Cuentas
a pagar
Cuentas
a cobrar
C
l
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n
t
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P
r
o
v
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d
o
r
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6. LAS FUNCIONES DE LAS REAS DEL DEPARTAMENTO
FINACIERO


6.1.- TESORERA


La gestin financiera se apoya principalmente en el tesorero. El resto de
los sistemas de gestin de tesorera (cash management) estarn conectados
con el resto de las reas del departamento, en particular con la contabilidad.

Es fundamental disponer de una informacin bancaria integrada con el
fin de obtener la mejor y ms rpida informacin, para ello potenciaremos la
conexin con la banca electrnica o Internet con cada una de las entidades
financieras con las que trabajemos, realizando la captura de movimientos
mediante la utilizacin de productos informticos de conexin multibancaria.


Ser responsabilidad de la Tesorera:

Centralizar la informacin financiera.
Establecer las previsiones precisas para atender los pagos.
Recepcionar los movimientos bancarios y distribuirlos al resto de las reas.
Control y seguimiento de las condiciones bancarias pactadas.
Relaciones con las entidades bancarias.
Seguimiento y conciliacin de las cuentas bancarias.
Proponer traspasos entre cuentas bancarias para optimizar su rentabilidad y
no mantener saldos ociosos y onerosos.
Asegurar la liquidez.




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6.2.- REAS DE CUENTAS A COBRAR

Los crditos a clientes generan muchos riesgos y problemas, por esta
razn, deberemos racionalizar los crditos que concedamos al mismo tiempo
que mejoraremos su cobro poniendo de nuestra parte todo el esfuerzo
necesario y medios para acortar los plazos de cobro y los riesgos de
morosidad.

En el rea de cuentas a cobrar sern analizados los riesgos con los
clientes, utilizando las herramientas necesarias y bases de datos disponibles o
informes comerciales.

Esta rea deber coordinar su labor con la Direccin Comercial,
teniendo en cuenta que por inercia, el comercial intenta vender en las
condiciones ms ptimas y con las mximas facilidades, entre ellas el
aplazamiento del pago, as pues, ste rea deber controlar que las
condiciones de riesgo asumido respondan a unos parmetros preestablecidos y
asumidos por la Direccin General.

Entre sus obligaciones estn:

Recibir y remitir las facturas de crditos.
Relaciones con los clientes.
Seguimiento y conciliacin de las cuentas de clientes.
Control de impagados y ejecucin de procesos y protocolos establecidos de
recobro.
Mantenimiento y actualizacin de una base de datos de clientes.
Solicitar informacin financiera de clientes potenciales, evaluarla e informar
al Departamento Comercial.



6.3.- REA DE CUENTAS A PAGAR


Este rea aportar a la gestin financiera una mayor agilidad al
centralizar los procesos de tramitacin de facturas y a la Tesorera previsiones
de pagos con la antelacin suficiente.

Aunque el rea de Cuentas a Pagar y su responsable est menos
implantada que la del responsable de Cuentas a Cobrar, se incluye
ltimamente en las grandes organizaciones por las numerosas ventajas que
aporta.

Aportar el mximo orden a su gestin y la mejor imagen de cara a los
acreedores, que dispondrn de un interlocutor especfico dentro de la empresa
para tratar los problemas de cobros que puedan presentarse.

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Deber estar muy coordinada con el J efe de Compras en orden a
cumplir los plazos de pago acordados o bloquear pagos por incumplimientos.

Entre sus funciones estarn:
Recepcin de albaranes, su comprobacin, archivo y contabilizacin.
Recepcin de facturas, su comprobacin, conformidad y contabilizacin.
Seguimiento y conciliacin de las cuentas de acreedores.
Relacin con los acreedores.
Cancelacin de saldos mediante los sistemas de pago establecidos por la
empresa.
Conjuntamente con el J efe de Compras establecer la poltica de
aplazamiento de pago, cuyo cumplimiento vigilar.



6.4.- CONTABILIDAD


El rea de contabilidad ser la responsable de la contabilizacin de
documentos que no sean facturas a cobrar o facturas a pagar, as como de sus
cobros y pagos.

El dominio del Plan General Contable y su aplicacin ser fundamental,
as como la homogeneizacin de los criterios para la imputacin de los gastos e
ingresos a sus respectivas cuentas contables.

Debe ser consciente de que ser la responsable de la mayor y mejor
fuente de informacin que posee la empresa, para ello, pondr todos los
medios y esfuerzos necesarios para facilitar esa informacin de una forma
rpida, eficaz y fiable.

Asimismo, pondr su mximo empeo y medios para evitar cualquier
error en su trabajo, pues de ello depende obtener una informacin que sea fiel
reflejo de la realidad y apoyo para decisiones empresariales.

Entre sus funciones estarn:

Contabilizacin de documentos.
Verificacin de los documentos contabilizados.
Archivo de documentos.
Gestin del inmovilizado y su amortizacin.
Control de costes y su correcta imputacin.
Planificacin, anlisis, control y seguimiento de las inversiones.
Confeccin de informes y sistemas de informacin para la direccin.





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6.5.- ADMINISTRACIN


El rea de administracin es de vital importancia para el buen
funcionamiento de las restantes reas del departamento. Adems, ser la
responsable de funciones como la gestin del efectivo, las relaciones con las
administraciones pblicas, facturacin, etc.

La complejidad de esta rea radica en la diversidad de sus funciones,
por lo tanto, es ineludible una excelente predisposicin para que las relaciones
con el resto de las reas del departamento se lleve a cabo de la forma ms
fluida y efectiva.

Entre sus funciones tenemos:

Relaciones con las administraciones pblicas.
Planificacin y gestin de las obligaciones fiscales.
Gestin de los ingresos en metlico y su ingreso en bancos.
Facturacin a clientes.
Estadsticas de produccin, ventas,...
Valoracin e inventarios.
Recepcin y distribucin de documentos.
Logstica y aprovisionamiento del departamento financiero.











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