QU ES UN PLAN DE GESTIN?

Un plan de gestin es un diseo sobre la mejor forma de manejar la organizacin durante sus
actividades cotidianas y a largo plazo. Incluye los mtodos convencionales de hacer diversas
cosas- administrar el dinero, lidiar con las tareas actuales de la organizacin, abordar la forma
en que las personas de la organizacin realizan su trabajo- y el marco general, filosfico e
intelectual, en el que estos mtodos operan.
El plan de gestin para una organizacin en particular depende de varios factores:
Qu est tratando de lograr la organizacin? Una iniciativa entre vecinos para lograr una
meta simple, tal como impedir la demolicin de un edificio histrico, preservar un espacio
abierto o construir una zona de juegos, tiene una necesidad de gestin muy diferente a la de -
por decir- una clnica de salud que piensa atender a la comunidad durante aos. Algunos
asuntos que son tanto importantes como continuos para la clnica (el salario y prestaciones del
personal, por ejemplo) simplemente pueden no existir en la otra organizacin.
Qu se necesita hacer, cotidianamente, para mantener funcionando la organizacin? Las
verdaderas tareas que mantienen viva a la organizacin, que protegen su imagen frente a los
financiadores y la comunidad y que le permiten obtener sus metas, deben ser hechas con
eficiencia y a tiempo. Quin es el responsable de ello, cunta gente se necesitar y cules son
los mecanismos que permitirn hacerlo para la organizacin en cuestin?
Qu grado de libertad necesitan las personas en todos los niveles de la organizacin para
hacer bien su trabajo? Si no es posible hacer nada sin tener que pasar por varios niveles de
gerencia, la organizacin no va a ser muy efectiva.
Cules son los recursos disponibles para implementar un plan de gestin? Dadas las finanzas
de la organizacin, cuntos administradores puede pagar? Si la respuesta es uno o uno de
medio tiempo, el plan de gestin ser muy diferente a que si la respuesta fuera tres.
Cmo encaja el plan de gestin dentro de la misin y filosofa de la organizacin? Es
importante, tanto para el funcionamiento interno de la organizacin como para la forma en
que es vista por la comunidad, que haya consistencia entre lo que la organizacin dice de s
misma y cmo se maneja. Si una organizacin dice ser democrtica pero no le da ningn tipo
de poder a su personal, est no solamente violando sus propios principios y, por ende,
haciendo menos posible lograr sus metas, sino tambin poniendo en peligro su reputacin.
POR QU NECESITA LA ORGANIZACIN UN PLAN DE GESTIN?
Damos por sentado que mantener el funcionamiento de una organizacin requiere de mucho
trabajo. Para qu tomarse la molestia de crear un plan slo para hacer lo que se necesita
hacer? Por qu no se puede ir haciendo las cosas a medida que se va necesitando?
Excepto por el ltimo, todos los puntos mencionados a continuacin se aplican a
organizaciones con un cierto nmero de personal. Sin embargo, hasta una organizacin de una
sola persona necesita un plan de gestin. Cundo se pagan las cuentas? Cmo relacionarse
con otras organizaciones y entidades? Habr que tener una cuenta bancaria? Todos son
asuntos relativos a la gestin, y eso es realmente de lo que se trata esta seccin.
La respuesta general aqu, es que la organizacin es sumamente importante como para dejar
las cosas al azar. Si no hay un plan, las tareas diarias pueden ignorarse, pueden surgir
emergencias con las que nadie sabe lidiar, las responsabilidades pueden no estar claras y -lo
ms importante- las labores de la organizacin pueden no hacerse bien o no hacerse en
absoluto. Un buen plan de gestin ayuda a alcanzar las metas de muchas maneras:
Aclara las responsabilidades y los roles de todos dentro de la organizacin, para que todos
sepan lo que ella y todos los dems deben hacer. El personal sabe a quin dirigirse para
obtener informacin, consultas, supervisin, etc. Tambin sabe cules son los lmites de su
propio puesto, cundo pueden hacer algo sin tener que consultarlo con alguien y cundo no.
Divide el trabajo de la organizacin de manera equitativa y razonable para que el trabajo de
cada uno no slo est definido, sino que tambin sea factible.
Aumenta la obligacin de rendir cuentas de algo, tanto internamente (cuando algo no se hace
es obvio de quin era la responsabilidad) como externamente (cuanto mejor sea la gestin de
la organizacin mejor servir a la comunidad).
Asegura que las tareas necesarias sean asignadas al personal apropiado, y crea un plazo para
que sean terminadas. Las cuentas se pagan a tiempo, el personal est donde debera estar
para prestar los servicios de la organizacin, las propuestas de financiamiento son escritas y
enviadas, se encaran los problemas y, como resultado, la organizacin funciona sin
problemas.
Ayuda a que la organizacin se defina a s misma. Por medio del desarrollo de un plan
consistente con su misin y filosofa, la organizacin puede saber claramente en lo que cree y
comunicarle esa certeza a su personal, a su pblico objetivo y a toda la comunidad.
sta es la segunda mencin en esta seccin acerca de la consistencia entre la filosofa de la
organizacin y el plan de gestin, y no ser la ltima. Este asunto ha sido la perdicin de
muchas organizaciones. Algunas organizaciones que son inconsistentes en esta materia,
simplemente sucumben ante los altercados entre el personal, el director y la junta directiva.
Muchas ms cambian y se tornan en lo que inicialmente nunca esperaron ser: dictatoriales o
ms preocupadas en los ingresos que en los servicios o apoyo que brindan a su pblico
objetivo y a la comunidad.
Para una organizacin, as como para un individuo, vivir de acuerdo a sus principios no es un
asunto sin importancia. Es lo que nos define, ya sea como un miembro respetado y admirado
por la comunidad o como una persona hipcrita que no es digna de atencin. No se puede
simplemente ignorar el hecho de que la estructura de la organizacin refleja sus principios:
Podra ser un asunto de vida o muerte para la misma.