JEAN-YVES ROUSSEAU

CAROL COUTURE
OS FUNDAMENTOS
DA DISCIPLINA
ARQUIVSTICA
PUBLICAES DOM QUIXOTE
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282 / OS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUIVSTICA
pode fazer e o que as suas intervenes podem oferecer. Cabe-lhe agora d-lo a conhecer aos
que o rodeiam, isto , aos seus clientes, aos colegas das disciplinas prximas e sociedade
em geral. A aist i .eii.E.41612,
o direito vida de uma disciplina,passam pelo reco-
.
.nhecimento social.,
E, para tal, o arquivista tem obrigao de assumir com orgulho as res-
ponsabilidades inerentes sua disciplina e profisso. Deve fazer parte de um grupo profissi-
onal que mostra claramente sociedade a importncia dos arquivos. Precisa, definitivamente,
de ocupar todo o espao que lhe oferece a era da informao.
Eis o que a sociedade espera do arquivista. Em paga, se ele desempenhar o seu papel com
compet ncia, ela saber bem reconhecer o carcter indispensvel das suas intervenes em
esferas to diversas como a administrao, o patrimnio e a investigao cientfica. O arqui-
vista participar assim na projeco no futuro de uma sociedade que apoia as decises que
ela toma no presente baseado numa informao bem organizada ao mesmo tempo que tem
em conta um passado que respeita e que conhece bem.
Nesta obra, apresentmos a arquivstica como uma disciplina, uma disciplina baseada em
princpios, mas tambm uma disciplina essencial a uma melhor explorao das quantidades
fenomenais de informaes que nos cercam e que catapultaram o nosso mundo para a era da
informao.
precisamente com estas bases que contamos tratar, numa prxima obra, abordando-o
de forma integrada, o conjunto das funes arquivsticas que so: criao, avaliao, aquisi-
o, classificao, descrio, comunicao e conservao dos documentos de arquivo.
A estas funes viro juntar-se aspectos estruturais e operacionais como a poltica de orga-
nizao em matria de arquivos, a anlise das necessidades e a aplicao arquivstica das
tecnologias da informao.
GLOSSRIO
Marlne Gagnon
Abordagem maximalista
Linha de conduta com incid ncias determinantes aquando
da aplicao da noo de fundo, apreendendo-a em funo da sua realidade mais ampla
e
mais abrangente. Assim, por exemplo, os profissionais para quem todos os documen
tos do Estado ou de um organismo formam apenas um nico grande fundo so maxima-
listas.
Abordagem minimalista Linha de conduta com incid ncias determinantes aquando
da aplicao da noo de fundo, apreendendo-a em funo da sua realidade mais restrita.
Assim, por exemplo, os profissionais para quem a noo de fundo cobre a mais pequena
unidade documental indivisvel no seio do Estado ou de um organismos so minimalis-
tas.
Anlise das necessidades
Instrument de gesto que permite fazer o ponto das acti-
vidades de uma organizao, bem como dos documentos (de arquivo) a que ela d origem,
analisar a situao, diagnosticar os problemas, estabelecer um programa ou um elemento
do
programa de tratamento e conceber de forma mais rpida certos elementos como a
tabela de seleco, o quadro geral de classificao dos documentos (primeiro grau do prin-
cpio da proveni ncia) bem como o guia de classificao oficial ou uniforme dos do-
cumentos (segundo grau do princpio da proveni ncia). Ele fornece tambm estatsticas
relativas planificao dos recursos necessrios implantao, ao acompanhamento e
manuteno do programa (recursos humanos, materiais e financeiros). Finalmente, ele per-
mite estabelecer pontos de comparao quanto eficcia e rendibilidade do programa de
tratamento.
284/ OS FUNDAMENTOS DADISCIPLINAARQUIVSTICA
Ver tambm Inventrio dos documentos
Anurio Instrumento de difuso e de refer ncia, que permite estabelecer as ligaes
entre servios de arquivo, organismos internacionais, nacionais, regionais ou locais, e instru-
mento de refer ncia geral que guia os utilizadores em funo dos tipos de organismos, da
natureza da sua investigao ou, ainda, da sua situao geogrfica.
Arch Termo grego utilizado no sentido de: [...] foundation, command, power, autho-
rity (Luciana DURANTI (1989), The Odissey of Records Managers, part I, Arma
Quaterly, vol. 23, n. 3 (Julho), p. 6).
Arch Termo grego que significa fundamento.
Archeion Termo grego utilizado no sentido de: [...] government palace, general admi-
nistrator, office of the magistrate, records office, original records, repository for original
records, authority (Luciana DURANTI (1989), The Odissey of Records Managers, part I,
Arma Quaterly, vol. 23, n. 3 (Julho), p. 6).
Arquivista Profissional da disciplina arquivstica.
Arquivstica Disciplina que rege a gesto da informao orgnica (arquivos). Pode
assumir tr s formas:
uma forma unicamente administrativa (records management), cuja principal preocupa-
o ter em conta o valor primrio do documento;
uma forma tradicional que pe a tnica unicamente no valor secundrio do do-
cumento;
uma forma nova, integrada e englobante, que tem como objectivo ocupar-se simulta-
neamente do valor primrio e do valor secundrio do documento.
Arquivos [...] o conjunto das informaes, qualquer que seja a sua data, natureza, ou
suporte, organicamente [e automaticamente] reunidas por uma pessoa fsica ou moral, pblica
ou privada, para as prprias necessidades da sua exist ncia e o exerccio das suas funes,
conservadas inicialmente pelo valor primrio, ou seja, administrativo, legal, financeiro ou pro-
batrio, conservadas depois pelo valor secundrio, isto , de testemunho ou, mais simples
-
mente, de informao geral (Jean-Yves ROUSSEAU(1991), Les archives. Transfert et accs.
Guide pratique pour les sciences sociales,
Ottawa, Fdration canadienne des sciences so-
ciales, p. 2).
Ver tambm Fundo de arquivo
Arquivos correntes
Os arquivos correntes agrupam os documentos activos que apre
-
sentam um valor primrio e que so indispensveis ao apoio e manuteno das actividades
quotidianas de uma pessoa fsica ou moral.
GLOSSRIO/ 285
Arquivos definitivos Os arquivos definitivos agrupam os documentos que j no t m
valor primrio, pelo menos de modo previsvel, e que so conservados de forma permanente
por uma pessoa fsica ou moral, porque adquiriram um valor secundrio de testemunho ou de
informao geral ou porque podem servir para a investigao.
Arquivos intermdios Os arquivos intermdios agrupam os documentos semiactivos
que t m um valor primrio e que devem ser conservados durante um perodo de tempo deter-
minado e que so utilizados ocasionalmente para apoiar ou manter as actividades de uma pes-
soa fsica ou moral.
Banda (ou fita) magntica sonora Suporte de informao apresentado sob forma de:
Fita plstica flexvel sobre a qual aposto um verniz magntico que permite o registo de
sons (COLE NATIONALE DES CHARTES-ASSOCIATION FRANAISE DE NOR-
MALISATION(1991), Dictionnaire des archives, Paris, AFNOR, p. 44).
Banda (ou fita) de vdeo Suporte de informao apresentado sob forma de: Fita pls-
tica flexvel sobre a qual aposto um verniz magntico que permite a gravao de imagens
e de sons (COLE NATIONALE DES CHARTES-ASSOCIATIONFRANAISE DE NOR-
MALISATION(1991), Dictionnaire des archives, Paris, AFNOR, p. 44).
Caixas (colocao em) Processo durante o qual cada uma das unidades de uma orga-
nizao retira os documentos tornados semiactivos ou inactivos das suas peas de equipa-
mento (classificador, estante, etc.) em virtude de disposies previstas na tabela de seleco
dos documentos e os coloca em caixas especiais.
Cartulrio Recolha manuscrita, geralmente em forma de volume, por vezes de rolo,
contendo a transcrio de ttulos ou de documentos considerados importantes, a maior parte
das vezes de cartas (donde o seu nome), recebidos por uma pessoa fsica ou moral (C.I.A.
(1984), Dictionnaire de terminologie archivistique, New York-London-Paris, K. G. Saur
Mnchen, n. 62, pp. 35-36).
Carto (ou fita) perfurado Suporte de informao constitudo por um Carto ou
banda onde esto registadas, sob forma de perfuraes codificadas, informaes geralmente
legveis com uma mquina (C.I.A. (1984), Dictionnaire de terminologie archivistique, New
York-London-Paris, K. G. Saur Mnchen, n. 382, p. 135).
Cassete (de filme, de microfilme, de fita magntica) Caixa com dois ncleos gmeos
destinado proteco e utilizao das fitas ou dos filmes (COLE NATIONALE DES
CHARTES-ASSOCIATIONFRANAISE DE NORMALISATION(1991),
Dictionnaire des
archives, Paris, AFNOR, p. 57).
Catlogo*
1)Instrumento de refer ncia que recenseia os instrumentos de descrio documental pro-
duzidos por um servio de arquivo, um organismo ou um grupo de organismos e que guia o
leitor sobre os fundos tratados.
2) Instrumento de descrio documental de ordem geral que apresenta a informao por
ordem alfabtica, como por exemplo o Catalogue des archives (ou catlogo colectivo dos
arquivos canadianos) no caso do Canad ou o catlogo dos fundos de um organismo.
Chartrier (cartorrio, cartrio)
1) Especialista nomeado para a guarda dos diplomas ou cartas.
2) Local onde os diplomas ou cartas eram conservados.
Ciclo de vida Todos os documentos de arquivo passam por um ou mais perodos carac-
terizados pela frequ ncia da sua utilizao e pelo tipo de utilizao que deles feita. Fala-se
ento do ciclo de vida de um documento. Este ciclo de vida faz parte dos fundamentos nos quais
assenta, enquanto disciplina, a arquivstica contempornea. Oarquivista reparte assim a vida do
documento de arquivo em tr s perodos: a actividade, a semiactividade e a inactividade.
Cincias da informao 4.1 discipline that investigates the properties and beha-
vior of information, the forces governing the flow of information, and the means of pro-
cessing information for optimum accessibility and usability. It is concemed with that body
of knowledge relating to the origination, transformation and utilization of information
(Harold BORKO (1968), Information science: What is it?, American Documentation
(Janeiro), p. 3)
Cdice Conjunto que agrupa vrios documentos justapostos, tais como diplomw
Coleco Conjunto de documentos ou de dossiers reagrupados em funo do acaso, de
uma escolha temtica ou outra. Acoleco constitui a antftese do fundo.
Controlo de fundos Verificao e contagem da totalidade ou de parte do contedo de
um [...servio] de arquivo, a fim de assegurar que cada unidade de instalao se encontra no
lugar ou est representada por um fantasma. Documento que regista o pormenor dessa ven-
ficao (C.I.A. (1984), Dictionnaire de terminologie archivistique, New York-London-Paris,
K. G. Saur Mnchen, n. 462, p. 164).
* N.R.C.: Em Portugal, catlogo o Instrumento de descrio documental que descreve, at ao nvel do
documento, a totalidade ou parte de um arquivo ... ou de uma coleco. Para conhecer a designao apropna
e o contedo dos instrumentos de descrio documental no Pas, consulte-se Ivone ALVES et al., (1993
Dicionrio de Terminologia Arquidstica, Lisboa.
D ado Amais pequena representao convencional e fundamental de uma informao
(facto, noo, objecto, nome prprio, nmero, estatstica, etc.) sob forma analgica ou digi-
tal, a qual permite efectuar o seu tratamento manual ou automtico (informtico).
D aguerretipo Suporte de informao de tipo fotogrfico constitudo por uma placa
de cobre coberta por uma camada sensvel de prata.
D iploma (Charte)Documento que consigna um acto jurdico que manifesta a vontade
do seu autor, geralmente selada (C.I.A. (1984), Dictionnaire de terminologie archivistique,
N ew York-London-Paris, K. G. Saur Mnchen, n. 75, p. 39). Os diplomas ou cartas estavam
reunidos fisicamente no trsor des chartes ou cartrio (chartrier).
Ver tambm Cdice
D isco (sonoro) Suporte de informao de forma circular fabricado a partir de uma mat-
ria varivel (plstico, etc.), no qual so registados sons num sulco em forma de espiral.
D isco (disquete) magntico Suporte de informao de forma circular coberto com um
material magnetizvel que serve para gravao, tratamento e conservao de maior ou menor
quantidade de dados. O disco geralmente de tipo rgido (metal) enquanto a disquete de
tipo flexvel (plstico). Esta pode ser inserida num envelope protector rgido ou flexvel.
D isco ptico Suporte de informao de forma circular [...1onde so gravados os dados
legveis atravs de um processo ptico (COLE NATIONALE DES CHARTES
ASSOCIATIONFRANCAISE DE NORMALISATION(1991), Dictionnaire des archives,
Paris, AFNOR, p. 86).
D isco ptico compacto Suporte de informao de forma circular onde so gravadas
grandes quantidades de dados com a ajuda de um processo ptico.
D isco ptico digital Suporte de informao de forma circular onde so gravadas gran-
des quantidades de dados com a ajuda de um processo digital.
D isquete magntica Ver Disco (disquete) magntico
D ocumento O documento um: Conjunto constitudo por um suporte e pela infor-
mao que ele contm, utilizvel para fins de consulta ou como prova (C.I.A. (1989),
Dictionnaire de terminologie archivistique, New York-London-Paris, K. G. Saur Mnchen,
n. 146, p. 63). Pode igualmente ser utilizado no plural conservando uma definio id ntica.
D ocumento activo Documento essencial ao apoio ou manuteno das actividades
quotidianas de uma administrao. Utilizado frequentemente, deve permanecer o mais perto
possvel do seu utilizador ou ser-lhe fcil e rapidamente acessvel.
D ocumento inactivo Documento que perdeu todo o valor primrio previsvel, isto , o
valor administrativo, legal, financeiro ou probatrio. Este documento que deixou de ser til
GLOSSRIO/ 287 286/ OS FUNDAMENTOS DADISCIPLINAARQUIVSTICA
288 / OS FUNDAMENTOS DADISCIPLINAARQUIVISTICA GLOSSRIO/289
s pessoas fsicas ou morais que o criaram ou receberam no exerccio das suas actiNidades,
pode, e por vezes deve, ser eliminado, a menos que tenha adquirido um valor secundi io, dito
de testemunho ou de informao geral.
D ocumento no-textual Documento cuja informao constituda por sons, imagens,
etc. (vdeo, filme, iconografia, mapa e plano, etc.)
D ocumento semiactivo Documento que deve ser conservado por razes administrati-
vas, legais, financeiras ou probatrias, mas que no tem de ser utilizado com frequ ncia para
apoiar ou manter as actividades quotidianas de uma administrao. Odocumento semiactivo
continua sempre a responder ao objecto da sua criao mas a fraca frequ ncia de ut lizao
no justifica uma conservao junto do utilizador ou em memria de computador. H mesmo
quem subdivida o perodo de semiactividade em tr s subperodos durante os quai os do-
cumentos semiactivos so utilizados muito frequentemente durante o primeiro, me os fre-
quentemente durante o segundo e muito pouco durante o terceiro.
D ocumento textual Documento cuja informao se apresenta sob forma de texto, qua-
dro, notas, etc.
Dossier Apalavra dossier pode ser utilizada no sentido intelectual ou no sentido
material do termo (no sentido de unidade de instalao). No sentido intelectual, s gnifica:
tratar de um assunto [...] estar ao corrente de uma questo, da evoluo de um projecto [...]
ter de uma situao uma viso de conjunto baseada num conhecimento bastante exacto para
se estar apto a control-la (Paul ROBERT (1988), Le Petit Robert 1, Paris, Le Robert,
p. 572). N o deve nunca ser confundido com a unidade de instalao. Por exemplo, o con-
junto das operaes de investigao relativas ao produto farmac utico x pode fazer refe-
r ncia a milhares de documentos colocados em srie ou ainda ventilados em centenw de fitas
magnticas, capas, disquetes, rolos de microfilme, etc., e contudo designa-se o conjunto des-
sas informaes com o vocbulo odossier de investigao do produto x. Trata-se, pois, de
uma expresso consagrada que no faz refer ncia unidade de instalao. Pode, pois, defi-
nir-se o odossier como um conjunto composto por peas, documentos ou at por dados (som,
imagem, texto, etc.), constitudo organicamente por uma pessoa fsica ou moral no exerc-
cio das suas funes, relativo a um mesmo assunto ou a um mesmo objecto e colocado numa
ou em vrias unidades de instalao (cassete, caixa, registo, mao, processo, capa, rolo,
bobina, disco, disco duro, disco ptico, volume, disquete, etc.).
Alm disso, no sentido material do termo, a palavra dossier abundantemente utili-
zada no mesmo sentido que unidade de instalao e da que provm uma certa confuso.
Acontece frequentemente que o conjunto da informao relativo a um mesmo assunto ou a
um mesmo tema no seja muito volumoso. Por exemplo, o processo
(dossier) de benefici-
rio da Senhora Y contm 15 peas arrumadas fisicamente dentro de uma capa (algumas
pessoas diro num odossier). Percebe-se ento que a capa ou dossier constituem afinal
uma unidade de instalao no sentido fsico do termo.
Eliminao
Aco que tem como resultado o desaparecimento fsico dos documentos
por apagamento, reciclagem, etc.
Escriba Termo originrio de Roma que designava a pessoa encarregue de redigir ou de
efectuar cpias de documentos administrativos.
Escrivo (Greffier) Funcionrio que, no seio de uma organizao (muitas vezes de tipo
municipal ou governamental), assume, entre outras coisas, a guarda dos arquivos.
Estado geral dos fundos Instrumento de descrio documental que permite uma viso
de conjunto de um servio de arquivo ou de um organismo e que apresenta informaes pr-
ticas sobre a organizao e o contedo de cada um dos fundos.
Feudista Especialista do direito feudal que tinha a seu cargo a guarda dos arquivos
(diplomas).
Filme (cinematogrfico) Suporte de informao constitudo por uma: Fita transparente
de pelcula fotogrfica com uma sequ ncia de imagens distintas que, projectadas uma aps outra,
do a iluso de um movimento contnuo. Osom pode ser gravado por processos magnticos ou
pticos na mesma fita da imagem ou numa fita separada (COLE NATIONALE DES CHAR-
TES ASSOCIATIONFRANCAISE DE NORMALISATION(1991), Dictionnaire des archi-
ves, Paris, AFNOR, p. 105).
Fita (ou banda) magntica Suporte de informao geralmente apresentado sob a forma
de uma fita plstica flexvel coberta por um verniz magntico que permite a gravao de sons
ou de informaes numricas.
Fita magntica sonora Ver Banda (ou fita) magntica sonora
Fita perfurada Ver Carto (ou fita) perfurado.
Fita de vdeo Ver Banda (ou fita) de vdeo
Fongrafo
1) Aparelho que serve para a recepo, gravao e reproduo de sons (fongrafo de cilin-
dros, de pavilho).
2) Aparelho que serve para a reproduo de sons contidos num disco (fongrafo de dis-
cos ou gramofone).
Fonotgrafo Aparelho que permite registar sons em papel, mas que no pode repro-
duzi-los.
Fotografia Suporte de informao que apresenta uma imagem obtida com a ajuda de
um processo fotogrfico.
Fundo de arquivo O conjunto de peas de qualquer natureza que todo o corpo admi-
nistrativo, pessoa fsica ou moral, reuniu orgnica e automaticamente em virtude das suas
funes ou da sua actividade (Frana, DIRECTION DES ARCHIVES (1970), Manuel
d'archivistique: thorie et pratique des archives publiques en France, Paris, S.E.V.P.E.N.,
pp. 22-23).
Fundo aberto Conjunto de arquivos ao qual vo continuar a juntar-se documentos.
Fundo fechado Conjunto de arquivos ao qual no se vo juntar mais documentos.
Gira-discos Aparelho que serve para reproduzir os sons contidos num disco.
Gramofone Ver Fongrafo
Grupo de arquivos Conjunto dos fundos (de arquivo) de natureza id ntica ou referen-
tes a uma matria anloga, provido de um mesmo sistema de cotao no mbito de uma clas-
sificao. Ogrupo pode subdividir-se, em caso de necessidade, em subgrupos.
Guia Instrumento de refer ncia de ordem geral destinado a dirigir os arquivistas ou os
investigadores no conhecimento, difuso e explorao dos fundos e coleces de arquivo.
Oguia permite geralmente ao utilizador determinar se uma fonte o pode ajudar na sua inves-
tigao e se deve pedir informaes mais amplas ao organismo internacional, nacional, regio-
nal ou local (governamental ou privado) que lhe interessa.
Guia de classificao oficial ou uniforme Instrumento de gesto que permite e regu-
lamenta a criao de uma estrutura uniforme ou oficial de classificao e, posteriormente, de
organizao dos documentos de uma pessoa fsica ou moral.
Guia de gesto dos arquivos Instrumento de gesto preparado para as pessoas que t m
algumas responsabilidades em matria de gesto de arquivos (administradores, quadros, pes-
soal de apoio e de secretariado, etc.). Visa fazer aplicar a regulamentao, directivas, normas,
mtodos, procedimentos e sistemas relativos gesto dos arquivos.
Guia por grupo de arquivos, subgrupos de arquivos ou por fundos Instrumento de
descrio documental que fornece uma viso de conjunto de um grupo de arquivos, de um
subgrupo ou de um fundo redigido de modo a apresentar a estrutura, a articulao, bem como:
[...] a diversidade dos recursos [...] conferidos aos investigadores (Frana, D IRECTION
DES ARCHIVES (1970), Manuel d'archivistique: thorie et pratique des archives publiques
en France, Paris, S.EV.P.E.N., p. 259).
Guia de remessa Formulrio concebido por um servio de arquivo onde aparecem as
informaes mnimas seguintes: identificao da unidade, data de transfer ncia, nome do
interlocutor que efectua a transfer ncia bem como as cotas, ttulos ou descries e datas extre-
mas dos documentos.
Guia por srie, subsrie ou subsubsrie Instrumento de descrio documental que
fornece uma viso de conjunto de uma srie, subsrie ou subsubsrie de documentos de gran-
des dimenses.
Guia temtico (guia especializado ou guia por assunto de pesquisa) Instrumento
de descrio documental que descreve os fundos e coleces de um ou de vrios servios de
arquivo relativos a temas, perodos, espaos geogrficos, tipos de documentos particulares,
predefinidos. (C.I.A. Dictionnaire de terminologie archivistique, New York-London-Paris,
K. G. Saur Mnchen, n. 217, p. 85).
Guichet nico Conceito que, uma vez aplicado com a ajuda de mtodos convencionais
ou fazendo apelo s tecnologias da informao, permite ao utilizador aceder de forma rpida,
simultnea e unificada informao, quer esta seja orgnica ou no, de tipo arquivstico,
biblioteconmico ou informtico ou esteja registada em suportes tradicionais ou outros.
Idade dos documentos Ver Ciclo de vida
ndice (onomstico, geogrfico, por assunto) e lista cronolgica Lista ordenada de
nomes de pessoas, locais, assuntos ou matrias, ou ainda de datas, as quais permitem aceder
rapidamente informao contida numa unidade arquivstica (documento, unidade de insta-
lao, srie, fundo, grupo de arquivos, servio de arquivo, organismo ou mesmo Estado).
ndice geral e lista cronolgica Lista ordenada e cumulativa de nomes de pessoas,
locais, assuntos, matrias ou datas, com uma refer ncia que permite aceder rapidamente
informao contida numa ou em vrias unidades arquivsticas (documento, unidade de insta-
lao, fundo, grupo de arquivos, servio de arquivos, organismo ou mesmo Estado).
Informao no-orgnica Informao produzida fora do mbito da misso de um orga-
nismo.
Informao orgnica Informao elaborada, expedida ou recebida no mbito da mis-
so de um organismo.
Inventrio analtico Instrumento de descrio documental que descreve de modo pre-
ciso cada uma das peas de um fundo ou de uma coleco, analisando o contedo do do-
cumento (Louis CARDINAL et al. (1984), Les instruments de recherche pour les archives,
La Pocatire, Documentor, p. 107).
Inventrio catlogo Instrumento de descrio documental destinado a descrever de modo
preciso a documentao de um fundo ou de uma coleco ao nvel das peas (Louis CARDINAL
et al. (1984), Les instruments de recherche dans les archives, La Pocatire, Documentor, p. 107).
GLOSSRIO/291
290
/ OS FUNDAMENTOS DADISCIPLINAARQUIVSTICA
292 / OS FUNDAMENTOS DADISCIPLINAARQUIVSTICA
GLOSSRIO/293
Inventrio dos documentos
Recolha de dados que fazem parte da anlise das necessidades.
Inventrio sumrio
oInstrumento de descrio documental que descreve atravs de
aspectos externos ao documento cada uma das peas de um fundo ou de uma coleco
de arquivos (Louis CARDINAL et al. (1984), Les instruments de recherche dans les archi-
ves, La Pocatire, Documentor, p. 107).
Lista de autoridade
Instrumento de gesto e de normalizao que consiste[...1na veri-
ficao e na autorizao da escolha de uma entrada de autoridade nica, bem como no con-
trole da uniformidade das entradas num instrumento de descrio documental, ndice ou cat-
logo (Louise GAGNON-ARGUIN(1989),
Une introduction au contrle d'autorit pour le
traitement des noms propres en archivistique,
Ottawa, Bureau canadien des archivistes, p. 12).
Pode ser aplicada a qualquer sistema que permita o acesso informao a partir do nome de
uma pessoa, colectividade ou local geogrfico.
Lista cronolgica Ver ndice (onomstico, geogrfico, de assuntos).
Lista de controle
Enumerao de arquivos no que respeita a fundos, subfundos, sries,
unidades de instalao, peas e documentos. Podem revestir diversas formas e servem para
fins de identificao e de controle.
Magnetofone
Aparelho que serve para gravar ou reproduzir sons por meio de uma fita
magntica.
Mapa
Documento no qual est representada uma superfcie plana, sob forma grfica
ou fotogramtrica, de uma parte ou da totalidade da Terra ou de um corpo celeste. Atravs
da utilizao de escalas, de signos, de smbolos e de cores, os mapas fornecem diferentes
indicaes da superfcie a representar. H uma grande variedade de mapas, como por exem-
plo: topogrficos, temticos, etc. (N.B. Em arquivstica, a palavra mapa tanto utilizada para
definir um documento como um suporte).
Mapa temtico (ou especializado)
Documento no qual se encontra uma representao
que fornece detalhadamente um fenmeno qualitativo ou quantitativo, fsico, cultural, poltico.
social ou econmico (relevo submarino, rede hidrogrfica, indstrias e transportes, recursos
econmicos, repartio de lnguas ou de regies, divises polticas ou administrativas, etc.).
Maximalista Ver Abordagem maximalista
M troon
Termo grego que designa o depsito dos arquivos centrais do Estado. Os do-
cumentos que a se encontravam tinham valor aut ntico, pelo simples facto de serem ali
conservados.
Microfilme
Suporte de informao constitudo por uma pelcula fotogrfica com um
alto poder de resoluo e com uma imagem miniaturizada 'de um documento.
Minimalista Ver Abordagem minimalista.
Papel
Suporte de informao constitudo a partir de uma pasta de fibras vegetais
(madeira, linho, algodo, etc.) ou animal (l), fabricada sob a forma de folha.
Papiro
Suporte de informao constitudo a partir das fibras obtidas de uma planta cha-
mada papiro e que cresce nas margens do Nilo. As fibras so entranadas e dispostas em
forma de folha.
Patrimnio arquivistico comum
Opatrimnio arquivstico comum composto pelos:
oArquivos que formam uma parte do patrimnio nacional de um ou de vrios estados, que
no podem ser divididos, sob pena de perderem o valor administrativo, legal, ou histrico
(C.I.A. (1984),
Dictionnaire de terminologie archivistique,
New York-London-Paris, K. G.
Saur Mnchen, n. 251, p. 96).
Pea
oAmais pequena unidade arquivstica indivisvel: pode ser constituda por uma
ou por vrias folhas de um caderno ou de um volume (C.I.A. (1984),
Dictionnaire de ter-
minologie archivistique,
New York-London-Paris, K. G. Saur Mnchen, n. 250, p. 96). Uma
pea pode conter vrios documentos.
Pergaminho
Suporte de informao constitudo a partir da pele de um animal (geral-
mente o carneiro).
Pertinncia territorial (principio da)
Princpio oposto ao princpio da proveni ncia e
segundo o qual, sem terem em conta o local de criao, os arquivos deveriam ser entregues
ao servio dos arquivos com jurisdio arquivstica sobre o territrio ao qual se reporta o seu
contedo.
Placa de argila
Suporte de informao constitudo a partir de barro moldado em forma
de placa.
Plano
Documento no qual h uma representao plana de uma coisa ou de um objecto.
Asuperfcie ilustrada num plano relativamente mais restrita do que a que aparece num mapa.
Prescrio [...]
meio de adquirir ou de se libertar, dado o decurso do tempo e em con-
dies determinadas pela lei: a prescrio dita aquisitiva no primeiro caso e, no segundo,
extintiva (GOUVERNEMENT DUQUBEC (1991),
Code civil du Qubec
(Capftulo 64),
art. 2875), Qubec, diteur officiel du Qubec.
Principio da provenincia
Princpio fundamental segundo o qual os arquivos de uma
mesma proveni ncia no devem ser misturados com os de outra proveni ncia e devem ser
conservados segundo a ordem primitiva, se esta existir. em virtude deste princpio que cada
dos documentos deve ser colocado no fundo do qual provm e, nesse fundo, no seu lugar
de origem.
294/ OS FUNDAMENTOS DADISCIPLINAARQUIVSTICA
GLOSSRIO/295
Prtane Termo originrio da Grcia que designa a pessoa responsvel pelos documentos
administrativos, com um cargo entre os primeiros magistrados da cidade.
Quadro geral de classificao Instrumento de gesto que permite materializar o pri-
meiro grau do princpio da proveni ncia (ordem externa dos fundos uns em relao aos outros).
Questor Termo originrio de Roma que designa a pessoa que tem por tarefa conservar
os documentos administrativos.
Records Termo ingl s que designa os documentos institucionais que veiculam uma
informao orgnica.
Ver Arquivos
Records management Ver Arquivstica
Records manager Ver Arquivista
Registo de entradas (aquisies) Instrumento de gesto [...] que contm a inscrio,
geralmente numerada por ordem cronolgica, das incorporaes, depsitos e aquisies, ser-
vindo de prova legal da sua entrada num servio de arquivo (C.I.A. (1984), Dictionnaire de
terminologie archivistique, New York-London-Paris, K. G. Saur Mnchen, n. 5, p. 16).
Registratur Sistema que permite controlar a criao e a manuteno actualizada dos pro-
cessos correntes por meio de registos, listas, ndices e planos de arrumao, usado nos pases
de tradio germnica e em certos pases anglo-saxes e eslavos (C.I.A. (1984), Dictionnaire
de terminologie archivistique, New York-London-Paris, K. G. Saur Mnchen, n. 405, p. 144).
Regra de conservao Norma fixada a partir da avaliao administrativa, legal, finan-
ceira, probatria e patrimonial dos documentos. Estabelece o prazo de conservao at sua
eliminao ou sua transfer ncia para o arquivo definitivo.
Repertrio cronolgico Repertrio que enumera as unidades de instalao por ordem
cronolgica, por vezes independente da ordem primitiva (C.I.A. (1984), Dictionnaire de ter-
minologie archivistique, New York-London-Paris, K. G. Saur Mnchen, n. 79, p. 41).
Repertrio numrico detalhado Instrumento de descrio documental que enumera
as unidades de instalao heterogneas de um fundo apresentando [...] uma anlise que carac-
teriza o conjunto dos documentos [...] que o constituem (COLE NATIONALE DES CHAR-
TES ASSOCIATIONFRANAISE DE NORMALISATION(1991), Dictionnaire des archi-
ves, Paris, AFNOR, p. 173).
Repertrio numrico simples Instrumento de descrio documental que descreve,
uma por uma, as unidades de instalao de um fundo, resumindo o contedo de cada um deles
sob um ttulo (Louis CARDINAL et al. (1984), Les instruments de recherche pour les archi-
ves, La Pocatire, Documentor, p. 108).
Repertrio sumrio Instrumento de descrio documental destinado a descrever a do-
cumentao de um fundo quando as unidades de instalaos que o compem so homogneas.
Rolo Ver Cartulrio
Secretrio, secretrio-geral Funcionrio que, numa organizao pblica ou privada,
assume, entre outras coisas, a guarda dos arquivos.
Srie Diviso de peas ou de unidades de instalao que cobrem os aspectos de uma mesma
funo, actividade ou assunto, no interior de um dado fundo e definida por um quadro de clas-
sificao. Asrie pode subdividir-se, conforme as necessidades, em subsries e em subsubsries.
Subfundo Subdiviso do fundo quando se trata de unidades administrativas subordi-
nadas.
Suporte Elemento material no qual a informao est registada (papel, fita, ou disco
magntico, fita de vdeo, disco ptico, microfilme, etc.).
Tabela cronolgica de conservao (chancier de conservation) Instrumento de tra-
balho que permite encontrar as caixas ou as partes de caixas que devem ser tratadas (elimi-
nadas ou transferidas) em virtude das regras de conservao em vigor.
Tabela de seleco Instrumento de gesto que agrupa as regras de conservao adop-
tadas por uma organizao ou um estado e que permite difundi-las, aplic-las ou faz -las apli-
car, administr-las e control-las (acompanhamento, actualizao, manuteno).
Tabulariam Termo originrio de Roma que designa o local onde os responsveis de
cargos administrativos depositavam os documentos.
Tabularius Termo oriundo de Roma que designava a pessoa que tinha a seu cargo orga-
nizar e conservar os documentos administrativos.
Territorialidade (princpio da) Princpio derivado do princpio da proveni ncia e que
defende que os arquivos devem ser conservados nos servios de arquivo do territrio no qual
foram produzidos ou, melhor ainda, na instituio produtora do fundo.
Thesaurus Instrumento de gesto constitudo pela lista alfabtica dos termos normali-
zados de um vocabulrio geralmente especializado, a fim de analisar ou de indexar a infor-
mao relativa aos documentos, unidades de instalao, sries, fundos ou grupos de arquivos
de um servio de arquivo ou de um organismo.
Trsor des chartes Ver Diploma
Unidade de instalao A unidade de instalao uma unidade de organizao e de
inventrio dos arquivos (cassete, caixa, registo, mao, capa ou dossier, rolo, bobina, disco,
disco ptico, volume, disquete, etc.) provido de uma cota, tal como ela se apresenta sobre ou
nos equipamentos de arrumao (prateleira de estante, gaveta de classificador, etc.)
296/ OS FUNDAMENTOS DA DISCIPLINAARQUIVSTICA
Universalidade (princpio da) Princpio que exige que o arquivista apreenda, com-
preenda, estruture, classifique, arrume e descreva a informao orgnica e registada de forma
global antes de passar a uma outra etapa mais pormenorizada. Este princpio atinge a sua justa
medida naquilo a que se convencionou chamar a abordagem do geral para o particular, onde
as unidades de trabalho se integram umas nas outras como mesinhas de encaixar ou bonecas
russas.
Valor de informao Qualidade que cada documento possui, seja qual for o seu suporte
ou natureza e que, independentemente de qualquer outra considerao, pelo simples facto de
existir, confirma uma ou mais informaes nele contidas.
Valor primrio Qualidade que possui cada documento produzido ou recebido por uma
pessoa fsica ou moral no exerccio das suas funes, para fins administrativos, legais, finan-
ceiros ou probatrios, a fim de decidir agir e controlar as decises e as aces empreendidas.
Ovalor primrio dos documentos est estreitamente ligado com as razes que justificam a
sua criao, exist ncia e utilizao.
Ver tambm Arquivos correntes, Arquivos intermdios.
Valor de prova* Qualidade que faz dos arquivos testemunhos privilegiados e objecti-
vos das componentes da vida da pessoa fsica ou moral que os constituiu. Este valor de prova
subdivide-se, por seu turno, em valor de prova administrativa, valor de prova legal, valor de
prova financeira e valor de prova histrica.
Valor secundrio Qualidade que possuem certos documentos baseada na sua utiliza-
o no imediata ou cientfica, bem como nas suas caractersticas de testemunho privilegiado,
aut ntico e objectivo ou de informao geral.
Ver tambm Arquivos definitivos.
Valor de testemunho Ver tambm Valor secundrio
Videodisco Suporte de informao de forma circular o[...1geralmente de matria pls-
tica, com uma gravao de sinais sonoros e visuais ou apenas visuais (COLE DES CHAR-
TES ASSOCIATIONFRANAISE DE NORMALISATION(1991). Dictionnaire des archi-
ves, Paris, AFNOR, p. 194).
* N.R.C.: Actualmente, os autores da obra preferem o termo funo de prova para se referirem funo
de prova administrativa, legal e financeira dos documentos de arquivo com valor primrio. Nesta mesma linha de
pensamento, fazem depender o seu valor secundrio da capacidade de exercerem ou no uma funo de teste-
munho patrimonial (pessoal, institucional e social) (cf. Carol COUTURE e Daniel DUCHARME (1997), Gesto
de Documentos. Curso Organizado pelo Instituto dos Arquivos Nacionais//Torre do Tombo, Lisboa, 23 a 26de
Setembro de 1997 [Lisboa], p. 9).
B IBL I OGRAFIA
Dorninique Maurel*
Generalidades
CAYA, Marcel (dir.) com a colaborao de Marion Beyea e de Stan B. Hanson (1992). Les
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DUPUIS, Suzanne L. e Lise PERRON-CROTEAU (1980). Rpertoire d'ouvrages et d'articles
traitant d'archivistique conservs la Bibliothque des Archives publiques/List of
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BAUTIER, Robert-Henri (1961). oLes archives, em SAMARAN, C. (dir.), L'histoire et ses
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1987), 304pp.
* Responsvel da formao profissional da cole de bibliothconomie et des sciences de l'information de
l'Universit de Montral.