SISTEMA INTEGRADO DE

GESTIN
PROCEDIMIENTO


CDIGO:
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FECHA DE
EMISIN:
31/08/2014
COMPRAS Y
ALMACENAMIENTO


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TRAZABILIDAD DE LA ELABORACIN DEL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y
ALMACENAMIENTO
Versin
Elaborado
por
Revisado
por
Cargo del
REVISOR
Fecha de
REVISIN
Firma del
REVISOR
Aprobado
por
Cargo del
Aprobador
Fecha de
Aprobacin
Firma del
Aprobador
0
Alberto
Campos
Alvarez
Socorro
Mendoza
Guerrero
Gerencia
Administrativa
22 de
Agosto del
2014

Rolando
Hidalgo
Guerrero
Gerente
General
29 de Agosto
del 2014































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1. OBJETIVO:
Implementar las directrices, responsabilidades y actividades a ejecutar relacionadas a la
correcta compra de bienes, servicios y su almacenamiento.

2. ALCANCE:
Incluye desde la recepcin de los requerimientos de compras, almacenamiento y la entrega de
la mercadera.

3. DEFINICIONES / ABREVIATURAS:
3.1. O/C: orden de Compra.
3.2. O/S: Orden de servicio
3.3. Solicitante: Personal responsable que notifica y solicita la necesidad de un servicio.
3.4. Usuario: Personal de la organizacin que solicita algn material.
3.5. CPNS: Company Peruvian North Service

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIAS:
4.1. Norma Internacional ISO 9001:2008 Numeral 7.4
4.2. Procedimiento de seleccin, evaluacin y reevaluacin de proveedores y contratistas
4.3. Ley 29783 de Seguridad y Salud en el Trabajo, y su reglamento el DS 005-2012-TR y sus
modificatorias Ley 30222 y su reglamento el DS 006-2014-TR.

5. RESPONSABLES:
5.1. Gerencia General: Responsable de autorizar los pagos a los proveedores.
5.2. Gerencia Administrativa: Programa los pagos de los proveedores.
5.3. Lder de compras y almacenamiento: Ejecutar lo descrito en este procedimiento.

6. PROCEDIMIENTO:
N Actividad Descripcin
1
Solicitar el Abastecimiento de
un material o la ejecucin de
una actividad (Usuario)
Consultar si existe stock en el almacn o si existe personal para la ejecucin de la actividad
especfica.
2
Existe Stock?
(Lder de compras y
almacenamiento)
Si el stock del bien existe. El Lder de compras y almacenamiento entrega el bien y registra en
el Formato de registro de KARDEX, lo siguiente:
Descripcin del material
Fecha
Entrada/Salida
Destino
Firma
Usuario (Placa de la unidad en caso sea repuesto)
rea/Grupo
Ubicacin
Unidad
En el caso de los EPP, el usuario tiene la obligacin de entregar los EPP deteriorados, para
que se le pueda atender con otros nuevos.
En el caso que no exista stock o si la actividad especfica no puede ser realizada por personal
propio de la organizacin, se procede segn el recuadro siguiente:
3
Solicita el Formato de registro
de requerimiento de
materiales, repuestos y/o
servicios
(Lder de compras y
almacenamiento)
El Lder de compras y almacenamiento elabora el Formato de registro de requerimiento de
materiales, repuestos y/o servicios
Prioridad
Fecha requerido (Fecha de realizacin del requerimiento)
Cantidad
Unidad
Descripcin del material
Preparado por/Solicitado por
Razn del pedido
Autorizado por
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N Actividad Descripcin
4
Evala el Formato de registro
de requerimiento de
materiales, repuestos y/o
servicios
(Lder de compras y
almacenamiento)
Revisar la informacin, si est conforme se contina, en caso contrario, se rechaza o se
modifica el pedido.
Identifica si el material o el servicio a adquirir son recurrentes o no, a fin de ir solicitando las
cotizaciones respectivas para el caso que sea no recurrente.
Ejemplos de materiales no recurrentes:
a) Pinturas.
b) Moladora.
c) Otros cuyo movimiento en el almacn no sea recurrente.
5
Solicita Autorizacin.
(Lder de compras y
almacenamiento)
El Lder de compras y almacenamiento, tramita la autorizacin en funcin de los montos
estimados para la compra y/o ejecucin del servicio. Para esto se recurre al Anexo N 1.
Determinado el bien a adquirir. Si es un material recurrente coordina con los proveedores
actuales y se escoge el proveedor idneo, y se le enva la orden de compra u orden de servicio,
dependiendo de la naturaleza de la necesidad.
En caso que se trate de materiales no recurrentes, se solicita cotizacin.
6

Solicita Cotizacin
(Lder de compras y
almacenamiento)

(Las cotizaciones se realizarn siempre y cuando la compra sea o igual a un valor de
S/.1,000.00)
Se comunica telefnicamente con distintos proveedores y se consulta lo siguiente:
a) Si tiene disponibilidad de stock del material a solicitar o disponibilidad para realizar el
servicio.
b) El tiempo que demora en enviar el material a solicitar o ejecutar el servicio.
Si la respuesta es satisfactoria, se le solicita una cotizacin.
Esta actividad contina hasta que se recepcionen por lo menos 02 cotizaciones.
7

Evala, negocia cotizacin y
determina el proveedor(Lder
de compras y
almacenamiento
/Gerencia Administrativa)
El Lder de compras y almacenamiento presenta las 02 cotizaciones recibidas a los
aprobadores existentes (Gerencia General o Gerencia Administrativa)
El aprobador evala las cotizaciones y en funcin de los tiempos de abastecimiento, calidad y
precio; toma una decisin y comunica al Lder de compras y almacenamiento para que este
emita su O/C u O/S.
8
Emite O/C y/o O/S
(Lder de compras y
almacenamiento)
Genera la orden de compra u orden de servicio y coordina el tiempo de entrega y el despacho
de acuerdo a lo propuesto por el proveedor.
Para el caso de servicios se coordinar la informacin necesaria y la logstica necesaria para el
desarrollo de este. Los materiales deben llegar al almacn de base CPNS.
9
Seguimiento de la atencin de
la O/C y/o O/S
(Lder de compras y
almacenamiento)
Efectuar seguimiento a la atencin oportuna de la O/C. El seguimiento se realiza hasta que el
material se registre en el almacn. Cuando el material se encuentra en el almacn el Lder de
compras y almacenamiento comunica al usuario solicitante.
En caso de servicio se notificar al interesado y/o para que verifique y genere el visto bueno a
la actividad realizada, notificando en la O/S.
10
Almacenamiento del Material
(Lder de compras y
almacenamiento)
El Lder de compras y almacenamiento procede a almacenar los materiales en funcin de la
Extensin N 1 literales a y b.
Posteriormente procede a remitir las facturas y/o guas de remisin que llegan adjuntas con el
material solicitado a Gerencia Administrativa.
11
Atencin del Material
(Lder de compras y
almacenamiento)
El Lder de compras y almacenamiento atiende el pedido solicitado del usuario y lo registra en
los documentos respectivos. Ver Extensin N 1 literal c).
NOTA : El lder de compras y almacenamiento coordina y/o comunica a los involucrados de las operaciones y/o Jefe
HSE, en el caso de compras de nuevos tipos de artculos (equipos, materiales u otros), a fin que se pueda evaluar los
peligros o riesgos que su uso pueda generar. As mismo en caso de tener duda sobre la informacin o almacenamiento
del mismo este coordinar con el Jefe HSE, las pautas a seguir.

7. REGISTROS:
Cdigo Nombre Responsable
Tiempo de
Retencin
Lugar
Disposicin
Final
CPNS-CAL-FR-001
Formato de Registro de
KARDEX
Lder de compras y
almacenamiento
02 aos Almacn Trefilado
CPNS-CAL-FR-002
Formato de Registro de
requerimiento de materiales,
repuestos y/o servicios
Lder de compras y
almacenamiento
02 aos Almacn Trefilado
Sin cdigo Gua de trfico de materiales
Lder de compras y
almacenamiento
02 aos Almacn Trefilado
CPNS-CAL-FR-003 Formato de Registro de lista de Lder de compras y 02 aos Almacn Trefilado
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materiales y servicios crticos almacenamiento

8. EXTENSIONES:

Extensin 1.
Criterios de almacenamiento de materiales.

a) RECEPCIN DEL BIEN: El Lder de compras y almacenamiento corrobora la cantidad del
material que ingresa vs los documentos recibidos. Si se trata de un material crtico aplica
los controles determinados para el caso (VER Extensin 2), de lo contrario se dispone
para el almacenamiento segn indicaciones del presente procedimiento.
Cotejada la recepcin del material, el mismo el Lder de compras y almacenamiento
procede a ingresarse la cantidad de materiales, y actualiza los formatos de registro de
KARDEX.
En el caso que el material no contenga los documentos necesarios, se comunica a la
Gerencia General, dando cuenta de lo ocurrido y solicita autorizacin para ingresar el
material, acotando falta de documentos.

b) ALMACENAMIENTO DEL BIEN:
El Lder de compras y almacenamiento es el responsable de la custodia del bien. Si el
material es un MATPEL: se procede segn el instructivo de Manejo de Materiales
Peligrosos. Si el material no es un MATPEL, se toma en cuenta los siguientes criterios para
su almacenamiento:
a. El sitio para el almacenamiento del material debe estar previamente limpio.
b. El caso del agua y productos de consumo humano se deben almacenar lejos de
MATPEL (por lo menos 2.5 metros).
c. En caso de almacenar materiales en anaqueles con un peso mayor a los 05 kilogramos,
estos materiales deben almacenar en las divisiones inferiores.
d. El material almacenado no ser colocado directamente sobre el suelo.
e. En caso que se trate de un material nuevo este deber tener un rtulo que indique de
forma clara el nombre del material.
f. La limpieza del almacn se debe brindar por lo menos de forma semanal.
g. Todo material llevar su formato de registro de KARDEX.
h. Los anaqueles de almacenamiento, deben de estar asegurados a la pared, a fin de
evitar cadas de los objetos que contienen.

c) SALIDA DEL BIEN:
El Lder de compras y almacenamiento es el responsable de realizar el formato de registro
de KARDEX de almacn por cada material que es retirado de su custodia. Las
caractersticas son:
a. Descripcin del material
b. Fecha
c. Entrada/Salida
d. Destino
e. Firma
f. Usuario (Placa de la unidad en caso sea repuesto)
g. rea/Grupo
h. Ubicacin
i. Unidad

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Todos los elementos del almacn son entregados con una Gua de trfico de materiales,
En el caso de que el bien sea rotativo (Ver Anexo. 3) se registrara en una Gua de trfico
de materiales el material entregado, y dicha Gua de trfico de materiales se cerrara con
la firma del lder de compras y almacenamiento, hasta la devolucin del bien en las mismas
condiciones que fue entregado, sin registrar en el formato de registro de KARDEX.


Extensin 2.
Criterios adicionales relativos a las compras

a) Materiales crticos: Son aquellos identificados que poseen caractersticas importantes
para las operaciones a prestar. Por ello se han identificado las siguientes consideraciones
que deben ser tomadas.
Seleccin de Proveedores de Materiales Crticos: Dependiendo del tipo de
producto o servicio crticos que requiera la organizacin, se deben cumplir los
siguientes criterios para la seleccin de un nuevo proveedor de materiales crticos:
- Cuenten con especificaciones del producto o servicio solicitado.
- Cuenten con fechas de entrega adecuadas a lo solicitado.
- Cuenten con Precios convenientes.
- Brinden Servicio Postventa
- Forma de pago adecuada.
Verificacin de los materiales Crticos: La organizacin ha clasificado los
materiales crticos en funcin del Anexo 2, y ha diseado los siguientes controles y
sus respectivas frecuencias:

b) Seleccin, Evaluacin y Re-evaluacin de Proveedores: Los criterios totales de
seleccin, evaluacin y re-evaluacin de proveedores se han documentado en el
procedimiento respectivo. Esto incluye la evaluacin de los proveedores.

c) Estadsticas e Inventarios: El Lder de compras y almacenamiento debe llevar las
estadsticas de movimientos de materiales al da. La organizacin programa una toma de
inventarios de forma anual, cuyos resultados son reportados a la Gerencia Administrativa y
Gerencia General.

9. ANEXOS
ANEXO 1 NIVEL DE APROBACIN PARA COMPRA DE BIENES






Rango de Autorizacin
(S/.)
Gerencia General
Gerencia
Administrativa
Lder de compras y
almacenamiento

0 100

X X X

101 999

X X

1000 a ms

X
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ANEXO 2. ANLISIS DE CRITICIDAD DE MATERIALES



ANEXO 3. BIENES CIRCULANTES
TIPO
Palanas, Picos, Combas, Cinceles, Barretas
Buguies
Cortafro, Tarrajas
Llaves Stilson, francesas de distinta dimensin
Desarmadores

PONDERACIN
10% 10% 10% 5% 5% 15% 25% 20% 100%

LEYENDA
Una vez al
ao
1
El 25% del stock
en un mes
1
Un mes en
almacn
1 A 3 das del pedido 1
Debajo del
mercado
1 No requiere 1 No es peligroso 1
No est
relacionado 1 Material
CRTICO
AQUEL CON
VALOR
IGUAL O
MAYOR A

Una vez al
mes
2
El 50% del stock
en un mes
2
Una
semana en
almacn
2
A 15 das de realizado
el pedido
2
Al nivel del
mercado
2
En
circunstancias
2 Medianamente 2 Medianamente
2

Una vez a
la semana
3
El 100% del stock
en un mes
3
Entre dos a
tres das en
almacn
3
A ms de 15 das de
realizado el pedido
3
Sobre el nivel de
mercado
3 Si requiere 3 Es peligroso 3
Si est
relacionado
3 2.20
FAMILIA DE
MATERIALES
Materiales
Cmo
Considera la
FRECUENCIA
DE
COMPRA?
Aproximadamente
que CANTIDAD ES
USADA por compra?
Cmo
considera la
DURACIN del
material en la
organizacin?
Cmo considera el
TIEMPO DE
APROVISIONAMIENTO o
LLEGADA? Del material
una vez solicitado.
El COSTO UNITARIO
se considera?
El material
REQUIERE DE
ESPECIFICACIONES
TCNICAS para su
uso?
El uso del
material IMPLICA
PELIGRO O
RIESGO?
El material ESTA
DIRECTAMENTE
RELACIONADO con
los servicios?
PUNTAJE
CRTICO
(SI o NO)



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10. CONTROL DE CAMBIOS

N
Versin
Ubicacin de la
Modificacin
Detalle de la Modificacin