Caso: Organizacin del evento

El Hotel Royal un complejo hotelero de 455 habitaciones, situado en la Riviera

Maya manejado bajo el plan todo incluido.
Laura Zertuche, ejecutivo de ventas del hotel, concret la negociacin de un evento
social para celebrar las Bodas de Plata del matrimonio Cravyan Rosen; por lo que
deber iniciar la planeacin y gestin de dicho evento que tendr lugar en la playa
del Hotel Royal el da 15 de Noviembre de 2014 y estar organizado para 98
personas en total (todos adultos); de los cuales se quedarn hospedados en el hotel
32 personas, 6 en ocupacin sencilla y los restantes en ocupacin doble. El Sr. y la
Sra. Cravyan Rosen llegarn desde el 13 de Noviembre y sus invitados llegarn un
da antes del evento, saliendo todos el da 17 de Noviembre. El cargo por concepto
de habitacin en plan todo incluido de los invitados se cargar a sus respectivas
cuentas.
El servicio que se prestar en el evento es por 6 horas iniciando a las 5:00 pm y
terminando a las 11:00 pm. Todos los cargos por concepto del evento debern de
aplicarse a la habitacin 411. Cuenta 421000115211 a nombre de Rosen Judith.
El men solicitado ser de cuatro tiempos:
Callo de Hacha a la Parrilla
Acompaados con una cama de Lechuga y Salsa de Dos Ctricos
Sopa de Mariscos
Con Vegetales, Papas y Cebollino
Do Dreams
Camarones y Filete de Res marinado con Vino de Oporto y hierbas finas, Ragout de
Championes y Risotto a la lima
Chocolate Napolen
Relleno de Frutas del Bosque, maceradas con Ron y Tequila
Barra Libre: Nacional e Internacional
La ambientacin del evento, ser estilo Caribeo, considerando lo siguiente:
Msica ambiental
Grupo musical
Iluminacin con antorchas, arreglos florales y velas decorativas
Mantelera en tono blanco
Ambientacin estilo Caribeo
Pista de baile
La planeacin de dicho evento ser discutido en la sala de juntas del hotel, por
medio de un Pre-conference meeting, o como comnmente se conoce precom;
donde participarn los gerentes y jefes de los siguientes departamentos:
Ama de llaves
Gerente de Banquetes
Gerente de recepcin
Jefe de seguridad
Gerente de reservaciones
Gerente de mantenimiento
Chef ejecutivo
Jefe de Steward
Jefe de montaje
Gerente de Ventas
Instrucciones: Considerando la informacin anterior realiza lo siguiente:
1.- Tomando en cuenta que es una cena de cuatros tiempos Qu tipo de servicio se
ofrecera? Explica las caractersticas de este servicio y sus ventajas.
2.- Disea un formato de orden de evento que incluya la siguiente in formacin:
Responsable del evento por parte del hotel: nombre del Ejecutivo de ventas
Nombre del cliente organizador: persona que solicita los servicios y
el responsable de toma de decisiones en el evento adems de cerrar y
pagar la cuenta.
Fecha del evento: Se menciona el da, mes y ao del evento.
Nmero de personas esperadas.
Hora de inicio del evento.
Hora de finalizacin del evento.
Especificar hora que se requiere el montaje terminado: Se sugiere una hora
antes de iniciar el evento)
Realiza una propuesta de montaje para los invitados y los festejados.
Representarlo en un esquema.
Especificaciones de la decoracin y color.
Men con descripcin de platillos.
Indicaciones para departamentos involucrados. Se sugiere realiza una tabla
donde se especifique de manera puntual las funciones y procedimiento de
operacin que le corresponderan a cada departamento para llevar la
gestin correspondiente del evento y este sea un xito.
Considera un logo del hotel para incluirlo en el formato
3.- Realiza un organigrama donde tomes en cuenta a todos
los puestos del rea de A y B que intervengan en la realizacin de este evento,
considera el rea de cocina y el rea de servicio en las mesas. Recuerda organizar
de manera correcta los niveles jerrquicos y la conexin de las lneas de mando.
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BODAS DE PLATA DEL MATRIMONIO CRAVYAN ROSEN


1.- Tomando en cuenta que es una cena de cuatros tiempos Qu tipo de
servicio se ofrecera? Explica las caractersticas de este servicio y sus
ventajas.
Una vez analizado el caso propuesto se ofrecera un servicio americano, aplicado al
servicio de banquetes por el evento que se realizara.
Caractersticas:
Este servicio americano se caracteriza por ser un servicio personalizado en el cual
se cubren hasta los ms mnimos detalles.
De acuerdo al men y evento que se realizara en este importante evento el capitn
de banquetes verifica que el mobiliario su montaje sea de acuerdo al men que se
servir en esta cena de gala.




Esquema del acomodo del mobiliario y dems accesorios para el evento



















Mesas


Iluminacin con antorcha
Velas decorativas para el evento, van colocadas en las mesas.
Arreglos florales


Mesas 5 y 10 para ocho personas y mesas 1, 2, 3,4, 6, 7,8 y 9 para 10 personas, lo
que un total de 98 invitados al evento.
Grupo musical
Pista de baile
1 2
5
4
3
10
8
9
6
7
Sonido ambiental


Men del evento
En la mesa a cada uno de los 98 invitados

BODAS DE PLATA DEL MATRIMONIO CRAVYAN ROSEN


Callo de Hacha a la Parrilla
Acompaados con una cama de Lechuga y Salsa de Dos Ctricos
Sopa de Mariscos
Con Vegetales, Papas y Cebollino
Do Dreams
Camarones y Filete de Res marinado con Vino de Oporto y hierbas
finas, Ragout de Championes y Risotto a la lima
Chocolate Napolen
Relleno de Frutas del Bosque, maceradas con Ron y Tequila
Vinos blanco y tinto

Utensilios para cada invitado


Tenedor para mariscos. En este caso para (el Callo de Hacha). Se monta del lado
izquierdo.
Cuchara para sopa. (De Mariscos). Se monta del lado derecho.
Tenedor presentacin y cuchillo steak. (Para el Do Dreams). Se monta del lado
izquierdo el tenedor y del lado derecho el cuchillo steak.
Arriba: cuchara para caf y tenedor postre para. (El Chocolate Napolen)
Copas Agua, tinto y blanco. Se montan tomando como referencia la punta del
cuchillo, primero copa agua, despus copa vino tinto y finalmente copa vino blanco.
Antes de servir los alimentos y cuando se d la orden del servicio de cena los
meseros montaran los complementos.

Ventajas: al estar todo programado este viene siendo un servicio rpido y eficiente.
En el cual el personal ya sabe la temtica a seguir y as se evitan todo tipo de
errores y contratiempos.
Se presta un servicio personalizado del evento, manejando los tiempos entre
platillos.


Orden de servicio


Tipo de evento cena de gala- bodas de plata del Sr. y la Sra.
Cravyan Rosen
Lugar del evento playa privada del hotel Royal
Nmero de invitados 98 (noventa y ocho)
Horario del evento 5:00 p.m. a 11:00 p.m.
Fecha del evento 15 de Noviembre del 2014
Terminacin del montaje 14:15 horas
Contacto con el hotel ejecutivo de ventas Laura Zertuche
contacto con el cliente Sra. Cravyan Rosen

Departamentos involucrados en el evento

Jefe de montajes

Se requieren 10 mesas redondas, las cuales dos se requieren para 8 invitados y 8
se requieren para 10 invitados, con sus sillas decoradas al tipo de evento en
cuestin, ordenado por la Sra. Cravyan rosen y distribuidas de acuerdo a lo
acostumbrado.
La mesa de honor seria dos mesas tipo tabln y esta seria colocada, frente a la
pista y por un costado las mesas de los invitados.

Mantenimiento
Habilitar el rea de energa elctrica y se creara la ambientacin que ser tipo
caribea, con arreglos florales, velas decorativas en las mesas e iluminacin con
antorchas.
Alrededor del evento para darle ambientacin tipo caribeo, la decoracin seria de
tono verde, se montara algunos palmeras con cocos e iluminadas, se montara
tambin algunas guacamayas, flamingos, redes de pesca, algunas hamacas.
La msica ambiental, tocara antes de empezar a tocar el grupo musical y encada
intermedio del grupo musical.

Matre
Se requieren de cinco meseros con sus auxiliares uniformados de acuerdo a la
ocasin, un cantinero y su auxiliar, adems de un capitn de meseros para coordinar
el servicio, la mantelera seria de tonos plateados como lo amerita la ocasin.

Chef - Men a elaborar
Callo de Hacha a la Parrilla
Acompaados con una cama de Lechuga y Salsa de Dos Ctricos
Sopa de Mariscos
Con Vegetales, Papas y Cebollino
Do Dreams
Camarones y Filete de Res marinado con Vino de Oporto y hierbas finas,
Ragout de Championes y Risotto a la lima
Chocolate Napolen
Relleno de Frutas del Bosque, maceradas con Ron y Tequila
Gerencia de reservaciones
Reservar para el da 13 de Noviembre del 2014, una habitacin para los Srs. Rosen
6 habitaciones sencillas para el da 14 de Noviembre del 2014.
12 habitaciones dobles para los dems invitados, con plan todo incluido.
Todos haran Check out el da 17 de Noviembre del 2014.
Gerencia de recepcin
El plan todo incluido ser pagado por cada uno de los invitados al evento.
Todos los cargos por concepto del evento debern aplicarse a la cuenta de la
habitacin 411.
Cuenta 42000115211 a nombre de Rosen Judith
Seguridad
Como llegaran invitados externos, como los integrantes del grupo musical, el que
manejara el sonido ambiental, se les proporcionara una lista con nombres por parte
del gerente de banquetes.
Gerente de banquetes
Para cualquier detalle, aclaracin, modificacin respecto al banquete del evento lo
resolver la Sra. Judith Rosen
Organigrama del hotel para el evento










Gerente de banquetes
Cantinero
Capitn de
meseros
Matre Chef de
banquetes
Cocineros
Meseros
Jefe de montajes

Conclusin
Es importante ser mencin que una fecha tan importante como lo son las bodas de
plata (25 aos de casados), y ser festejado de esta manera, se requiere de un gran
evento del cual el Hotel Royal y todos los participantes involucrados en su
realizacin, poseen un gran compromiso, conocimientos, habilidad, responsabilidad,
calidad, todo esto con el fin de darle un realce que se merece un tipo de evento
como el que se organiz y as se cumple la meta de atencin y servicio de
excelencia al cliente.
Fuentes:
Caso: organizacin del evento
Temas y subtemas de la unidad 2 de servicios de alojamiento 2.