Manual de Contabilidad PDF

MANUAL DE NORMAS
Y PROCEDIMIENTO CONTABLE

DEPENDENCIA: DEPARATMENTO DE CONTABILIDAD

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ASUNTO: INTRODUCCION
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01 1

INTRODUCCIN
El presente Manual tiene como propsito establecer definiciones y procedimientos bsicos que orienten a
Venezolana de Alimentos la Casa en el registro econmico financiero de los Fondos provenientes del Estado
as como los procedentes de Ingresos Propios.

Es importante sealar, que las acciones a seguir contenidas en el presente Manual de Normas y
Procedimientos podrn optimizarse a medida que los procesos sean cada vez ms prcticos, lo cual permitir
la flexibilidad adecuada en la bsqueda permanente de alcanzar la eficiencia y eficacia de la gestin
administrativa.

En tal sentido, este Manual contiene los elementos fundamentales que permiten identificar y describir la
operatividad de los procesos contables, que permitan apoyar a la Gerencia de Administracin y Finanzas en
los principios de racionalidad econmica a fin de garantizar el mximo aprovechamiento de estos recursos.

NOMBRE DEL MANUAL: ELABORADO POR: JUNTA DIRECTIVA N
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTO DE CONTANILIDAD
DPTO. ORGANIZACIN Y SISTEMAS

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ASUNTO: MISIN, VISIN Y OBJETIVOS
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MISION:

Registrar contablemente los compromisos por adquisiciones de bienes y servicios y todas las operaciones
derivadas de las actividades de Produccin, Comercializacin y Administracin de la empresa, en
concordancia con el ordenamiento jurdico vigente y dentro de los plazos correspondientes, para la emisin
de informes y estados financieros que permitan tener una visin acertada sobre la situacin de la
organizacin y el resultado de sus operaciones, para la adecuada toma de decisiones.

VISION:

Constituirse en el corto plazo, en herramienta til para los procesos administrativos de control y planificacin,
coadyuvante de la toma de decisiones adecuadas para la consecucin del objeto material de la organizacin.

OBJETIVOS

Corresponder al Departamento de Contabilidad coordinar la informacin contable y determinar los efectos
econmicos financieros de venezolana de Alimentos La Casa S.A., a los fines de reflejar los resultados de su
gestin y situacin patrimonial.

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ASUNTO: FUNCIONES
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FUNCIONES

Realizar sistemticamente el registro contable de las operaciones econmicas y financieras de
venezolana de Alimentos La Casa S.A.
Proveer de forma oportuna y confiable la informacin financiera y patrimonial necesaria para la toma
de decisiones, por parte de los responsables de la gestin de Venezolana de Alimentos La Casa S.A.
Elaborar mensualmente las conciliaciones bancarias.
Preparar informacin de los resultados de la Ejecucin Financiera mensual y trimestral para ser
suministrada a la Corporacin Casa.
Presentar los resultados del ao fiscal al Ministerio de Finanzas (Oficina Nacional de Contabilidad
Pblica), segn requerimientos para la formacin de la Cuenta General de Hacienda.
Proveer la informacin requerida por los (las) Auditores (as) Externos (as) e Internos (as).
Participar en la elaboracin del Plan Operativo Anual y del Presupuesto de su departamento.
Supervisar al personal adscrito a su departamento.
Salvaguardar los bienes, muebles y equipos a su cargo y administrar racionalmente los recursos
asignados a su departamento.
Las dems funciones que le atribuyan las Leyes y Reglamentos.

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ASUNTO: NORMAS GENERALES
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NORMAS GENERALES:

1. Todas las operaciones de venezolana de Alimentos La Casa S.A. debern ser registradas de acuerdo a
los principios de contabilidad del sector pblico dictadas por la Contralora General de la Repblica y
los principios de contabilidad generalmente aceptados y la presentacin de los Estados Financieros
hacerse basada en los mismos.

2. Todas las operaciones contables debern ser realizadas y registradas de acuerdo con las disposiciones
previstas por las leyes venezolanas y sus reglamentos.

3. El rea contable deber preparar los siguientes Estados Financieros
Balance General
Estado de Ingresos y Egresos
Estado de Cambio en la Posicin Financiera
Estado de Cuentas de Patrimonio

4. Reportes de Anlisis:

Balance de Comprobacin
Mayor Analtico
Diario General
Auxiliar por Cuentas
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5. Los Estados Financieros y sus anexos debern ser preparados trimestralmente y anualmente.
Excepto a solicitud de las autoridades.

6. Las conciliaciones bancarias deben ser preparadas y revisadas mensualmente con el objeto de
establecer las partidas que difieren entre los registros contables y la informacin contenida en los
estados de cuenta.

7. Mensualmente deben hacerse los asientos de ajustes necesarios, a fin de mostrar en los Estados
Financieros los saldos reales de las cuentas.

8. Ser de absoluta obligatoriedad que el Departamento de Contabilidad preste todo tipo de ayuda
tcnica y administrativa a las Gerencias, Departamentos y Plantas, de forma tal que se garantice el
mejor desempeo de las funciones de registro, procesamiento de informacin y el manejo contable
general.

9. El envo de la informacin y cierres mensuales por las Gerencias, Departamentos y Plantas deber
hacerse de forma controlada y estas debern remitir la documentacin al Departamento de
Contabilidad los das lunes (hbiles) de cada semana, a fin de garantizar que el proceso de registro,
verificacin, ajustes y consolidacin contable se desarrolle dentro de los prximos das hbiles luego de
su recepcin.

10. Los Estados Financieros sern presentados considerando los saldos de cada cuenta segn el balance
de comprobacin. Cuando ocurran variaciones de importancia en los diferentes rubros que conforman
los Estados Financieros, se deber anexar notas explicativas a dichos estados.

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11. Las cuentas contables, segn Balance de Comprobacin, debern agruparse de acuerdo a la
presentacin de los Estados Financieros; as como considerarse las reclasificaciones efectuadas tales
como sobregiros, etc.

12. Debe explicarse las principales variaciones y se debe tomar en cuenta los ndices e indicadores
financieros que se deriven, as como la antigedad de los saldos.

13. La estructura de la cuenta contable est definida de acuerdo a lo determinado por la Oficina Nacional
de Presupuesto (ONAPRE), a los efectos de unificar la informacin del sector pblico en un Plan nico
de Cuenta que funge de esencia al Sistema Integrado de Informacin Contable Presupuestario de
Administracin Financiera del Sector Pblico (SICOP).

14. El Plan nico de Cuentas esta integrado por siete (7) grupos de cuentas:

1.00.00.00.00 ACTIVOS
2.00.00.00.00 PASIVOS
3.00.00.00.00 RECURSOS
4.00.00.00.00 EGRESOS
5.00.00.00.00 RESULTADOS
6.00.00.00.00 PATRIMONIO
7.00.00.00.00 CUENTAS DE ORDEN
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15. Cada grupo de cuentas bsicas, a su vez, tiene cuatro niveles de desagregacin identificados por
cdigos numricos de ocho posiciones, y por la clasificacin, denominacin y descripcin de las
respectivas cuentas.

16. Debe mantenerse respaldos de toda la informacin contable generada tanto fsica como a nivel de
sistema a los fines de su posterior auditora o cualquier consulta que sea requerida por algn ente
externo como interno.

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ASUNTO: BASES LEGAL
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BASE LEGAL:

Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela.

Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico. Gaceta Oficial Nro. 37.606 de fecha
09 de enero de 2003.

Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y el Sistema Nacional de Control Fiscal.
Gaceta Oficial Nro. 37.347 de fecha 17 de diciembre de 2001.

Ley Contra la Corrupcin. Gaceta Oficial Extraordinaria Nro. 5637 de fecha 07 de abril de 2003.

Cdigo de Comercio, con la reforma parcial del Cdigo de Comercio de fecha 26 de junio de 1955.

Reglamento Nro. 1 de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del sector Publico, sobre el
sistema Presupuestario de fecha 18 de diciembre de 2001

Reglamento Nro. 3 de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del sector Pblico sobre el
Sistema de Tesorera de fecha 22 de Marzo de 2002.

Reglamento parcial Nro. 4 de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico,
sobre el Sistema de Contabilidad Publica.

Ley Orgnica de Procedimientos Administrativos Gaceta Oficial Nro. 2.818 Extraordinaria de 1 de
Julio de 1981

Ley que establece el Impuesto al Valor Agregado.

Providencia Administrativa mediante la cual se designan a los Contribuyentes Especiales como
Agentes de retencin del Impuesto al Valor Agregado.

Providencia Administrativa sobre las obligaciones que deben cumplir los Contribuyentes formales del
Impuesto al Valor Agregado.

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ASUNTO: GLOSARIO DE TERMINOS
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GLOSARIO DE TERMINOS:

Activos: Conjunto de bienes y derechos, dinero y crditos contra terceros de que dispone una persona,
una entidad lucrativa o no lucrativa, par realizar su proceso productivo o de servicios.
Activos fijos: Son ciertos bienes de naturaleza permanente necesarios para desarrollar las funciones de
una empresa.
Administracin: A.adj. Relativo a la administracin. Acto administrativo (DER.), cualquier acto de los
rganos del estado en ejercicio de funciones administrativas sujetas al derecho pblico.
Amortizaciones: Empleamos este nombre para indicar la disminucin de nuestro derecho sobre el activo
intangible (no tiene materia) por la accin del tiempo.
Balance general: Es el estado financiero que muestra la situacin financiera en que se encuentra la
empresa en una fecha determinada mediante la descripcin de los conceptos de activo, pasivo y de capital
contable, identificados y valuados. Precisamente, a la fecha a que corresponde el balance.
Conciliacin bancaria: Consiste en la comparacin de los registros de las operaciones con los Bancos,
de nuestros libros con los movimientos registrados en los Bancos, mostrados en los Estados de Cuenta
Mensuales que emiten dichas instituciones, para proceder a hacer las correcciones o ajustes necesarios en
los libros de la Empresa.
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ASUNTO: INVENTARIOS,MERCANCAS,PRODUCTOS TERMINADOS
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Inventario: Representa la existencia de bienes muebles e inmuebles que tiene la empresa para comerciar
con ellos, comprndolos y vendindolos tal cual o procesndolos primero antes de venderlos, en un perodo
econmico determinado. Deben aparecer en el grupo de Activo Circulante.
Inventario de mercancas: Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa bien
sea comercial o mercantil, los cuales los compran para luego venderlos sin ser modificados. En esta Cuenta
se mostrarn todas las mercancas disponibles para la Venta. Las que tengan otras caractersticas y estn
sujetas a condiciones particulares se deben mostrar en cuentas separadas, tales como las mercancas en
camino (las que han sido compradas y no recibidas an), las mercancas dadas en consignacin o las
mercancas pignoradas (aquellas que son propiedad de la empresa pero que han sido dadas a terceros en
garanta de valor que ya ha sido recibido en efectivo u otros bienes).
Inventario de productos terminados: Son todos aquellos bienes adquiridos por las empresas
manufactureras o industriales, los cuales son transformados para ser vendidos como productos elaborados.
Inventario de productos en proceso de fabricacin: Lo integran todos aquellos bienes
adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales se encuentran en proceso de
manufactura. Su cuantificacin se hace por la cantidad de materiales, mano de obra y gastos de fabricacin,
aplicables a la fecha de cierre.
Inventario de materias primas: Lo conforman todos los materiales con los que se elaboran los
productos, pero que todava no han recibido procesamiento.
Inventario de suministros de fbrica: Son los materiales con los que se elaboran los productos,
pero que no pueden ser cuantificados de una manera exacta (Pintura, lija, clavos, lubricantes, etc.)
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ASUNTO: INVERSIONES CORTO PLAZO, LARGO PLAZO
PERMANENTES
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Inversiones a corto plazo: Denominadas tambin transitorias o temporales, son las realizadas con
carcter eventual en valores de gran seguridad y de fcil convertibilidad en efectivo.
Inversiones a largo plazo: Las inversiones en ttulos valores u otros bienes, hipotecas, terrenos,
edificios, etc., realizadas para obtener beneficios, adquiridas con la intencin de no desprenderse de ellas en
un plazo no menor a un ao o por tiempo indefinido, deben considerarse como inversiones a largo plazo.
Inversiones temporales a largo plazo: Son las realizadas con la intencin de que en un futuro
mayor a un ao sea posible convertirlas en efectivo u otros bienes, sin perjudicar la eficiencia de las
operaciones de la empresa. Estas suelen estar representadas por bonos o acciones de cualquier sociedad
incluyendo las que pudiramos considerar como asociado, hipotecas terrenos y edificios.
Inversiones permanentes: Las inversiones que por su naturaleza e intencin se han realizado como
requisito necesario para mantener o mejorar la eficiencia de las operaciones presentes o futuras del ente
inversor
Norma: Ordenamiento imperativo de accin que persigue un fin determinado con la caracterstica de ser
rgido en su aplicacin. Regla, disposicin o criterio que establece una autoridad para regular acciones de los
distintos agentes econmicos; se traduce en un enunciado tcnico que a travs de parmetros cuantitativos
y/o cualitativos sirve de gua para la accin. Generalmente la norma conlleva una estructura de sanciones
para quienes no la observen.

Pasivo: son las aportaciones de los acreedores, deudas u obligaciones contradas por nuestra empresa por
compras de mercanca u otros bienes y servicios.
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ASUNTO:PLANACION,PRESUPUESTO,PROCESO, RECURSO,
ADMINISTARTIVOS, SISTEMAS
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01 12

Planeacin: Es un proceso administrativo que permite fijar polticas, objetivos, Procedimientos, para
ejecutar lo planeado.
Presupuesto: Es un plan de accin dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y trminos
financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se
aplica a cada centro de responsabilidad de la organizacin.
Proceso administrativo: Conjunto de acciones interrelacionadas e interdependientes que conforman la
funcin de administracin e involucra diferentes actividades tendientes a la consecucin de un fin a travs del
uso ptimo de recursos humanos, materiales, financieros y tecnolgicos.

Recursos: Conjunto de personas, bienes materiales, financieros y tcnicos con que cuenta y utiliza una
dependencia, entidad, u organizacin para alcanzar sus objetivos y producir los bienes o servicios que son de
su competencia.

Sistema: Conjunto de procesos o elementos interconectados e interdependientes que forman un todo
complejo.
Sistema administrativo contable: Es el sistema computarizado empleado por la Contralora General
del Estado Vagas para agilizar los proceso administrativos, ste incluye diversos programas de
administracin entre os cuales se cortejan los procesos de pago y cobro a proveedores, presupuesto,
conciliaciones bancarias y compras requeridas por la institucin.
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ASUNTO: NORMAS ESPECIFICAS DE REGISTRO EN EL SISTEMA
CONTABLE DE EGRESOS, INGRESOS Y
TRANSFERENCIAS BANCARIAS
VERSIN PG
01 13

1. Slo se registrar el movimiento contable siempre y cuando se tengan los documentos que soporten
la operacin.

2. Las Plantas, el Departamento de Finanzas y Administracin, as como las secciones que las
componen debern remitir la documentacin que all generado movimiento mercantil al
Departamento de Contabilidad de manera semanal y al culminar el mes, el resumen correspondiente,
para registrar contablemente las operaciones.

3. Las transacciones econmicas financieras deben registrarse en el Sistema de Contabilidad a fin de
generar los comprobantes contables, dicho comprobante deber ser ingresado indicando la siguiente
informacin:
3.1 Mes de la operacin
3.2 Unidad Ejecutora
3.3 Nmero de comprobante
3.4 Tipos de Comprobantes

3.4.1 EG - Egresos
3.4.2 IG - Ingresos
3.4.3 AJ - Ajustes
3.4.4 TR Movimientos de N/D y N/C, Depsitos e intereses
3.4.5 CB Cobranzas

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ASUNTO: ANALISTA CONTABLE
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01 14

4. Debe consultarse en el sistema de contabilidad el ltimo comprobante generado, con el fin de registrar el
consecutivo que corresponde al transcribir un nuevo movimiento contable.

1. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO:

ANALISTA CONTABLE

1.1 Recibe la siguiente documentacin de manera semanal y general al fin del mes
anterior de:

1.2 Tesorera
- Boucher de Cheques junto con el Reporte Relacin de Cheques Emitidos y Anulados y memorando
en el cual se relacionan la entrega de los cheques.

1.3 Cobranza:

- Facturas con Planillas de Depsitos bancarios por concepto de cobranza y memorando en el cual se
relacionan.
- Cuadro detallado de los cruces por conceptos de alianzas comerciales.

1.4 Finanzas:
- Documentacin de las colocaciones financieras efectuadas y oficio en el cual se relacionan.
- Reporte emitido por el banco emisor, de las transferencias realizadas y recibidas con sus soportes.
- Cortes de Cuenta semanal y el Estado de Cuenta los primeros cinco das siguientes del mes anterior
- Notas de Debito y Crdito realizadas.
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01 15

1.5 Impuesto:
- Planillas de Impuestos cancelados y memorando en el cual se relacionan.

1.6 Facturacin:
- Facturas emitidas por concepto de ventas, desagregado por plantas y sede.

1.7 Cuentas por Pagar:
- Facturas recibidas por concepto de compras y/o servicios recibidos, desagregado por plantas y
sede.

1.8 Verifica que la documentacin recibida corresponda con lo indicado en el memorando y relacin.

1.9 Desglosa las documentaciones recibidas de acuerdo a su naturaleza.

1.10 Registra las diferentes operaciones en los comprobantes contables a travs del sistema Saint.
(Contabilidad).

1.11 Imprime los comprobantes contables realizados.

1.12 Anexa segn sea el caso fotocopia como soporte y los anexa al comprobante contable.

1.13 Entrega el Comprobante y anexos al Jefe de Departamento.

JEFE DE DEPARTAMENTO:

1.14 Recibe, revisa y coloca su media firma autgrafa en el Comprobante Contable y lo entrega
al Analista Contable para su archivo y resguardo temporal que ser por dos meses, los cuales
transcurrido ese tiempo lo entregara a la seccin de archivo para su custodia y resguardo
permanente.
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ASUNTO: NORMAS ESPECFICAS CONCILIACIONES BANCARIAS.
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01 16

Normas especficas

Debe verificarse que se haya realizado en el sistema contable el proceso de posteo de comprobantes
y se hayan generado los comprobantes y asientos del mes a conciliar.

Debe solicitarse al Departamento de Finanzas, a partir del quinto da hbil siguiente del mes
terminado, los Estados de Cuenta bancarias de las cuentas a favor de la empresa.

Mensualmente debe realizarse la conciliacin de todas las cuentas bancarias aperturadas por la
Gerencia de Administracin y Finanzas de la empresa.

Debe notificarse al Departamento de Finanzas aquellos cargos indebidos para su correspondiente
anlisis y reverso.

2. PROCEDIMIENTO CONCILIACIONES BANCARIAS

ANALISTA CONTABLE

2.1 Recibe la siguiente documentacin de:

2.2 Tesorera: Relacin de Cheques Emitidos y Anulados del mes anterior a conciliar.

2.3 Finanzas: Estados de Cuentas Bancarias de las cuentas aperturadas a favor de Venezolana de
Alimentos La Casa S.A. del mes anterior a conciliar.

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01 17

2.4 Genera el mayor analtico contable de la cuenta de banco, en caso de que la informacin no est
posteada, o auxiliar bancario.

2.5 Identifica a travs del cotejo entre los reportes auxiliar de banco o mayor analtico contable de la
cuenta banco y estado de cuenta, si existen discrepancias; si las mismas corresponden a documentos no
registrados se relacionan de acuerdo al tipo de documento, en el caso de tratarse de un error en el registro se
ubica el o los comprobantes contables a fin de realizar los ajustes correspondientes.

2.6 Determina los cheques no cobrados y genera la relacin de cheques en transito.

2.7 De acuerdo a la verificacin realizada anteriormente genera la siguiente informacin:

5.1 Relacin de cheques en trnsito
5.2 Relacin de notas de dbito no contabilizadas
5.3 Relacin de notas de crdito no contabilizadas
5.4 Relacin de depsitos no contabilizados
5.5 Relacin de ajustes
5.6 Relacin de Cargos indebidos.

2.8 Imprime, firma como elaborada las conciliaciones, anexa las relaciones generadas y las entrega al
Jefe de Departamento.

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ASUNTO: REGISTRO DE LOS INVENTARIOS DE MATERIA PRIMA
E INVENTARIO DE PRODUCTOS
VERSIN PG
01 18


2.9 Recibe, revisa y coloca su firma autgrafa en la conciliacin bancaria y las entrega al Analista
Contable para su archivo y resguardo temporal que ser por dos meses, los cuales transcurrido ese tiempo lo
entregara a la seccin de archivo para su custodia y resguardo permanente.

Normas Especficas:

Slo se registrar el movimiento contable siempre y cuando se tengan los documentos que soporten
la operacin.
Debe recibirse semanalmente hasta culminar el mes, del Departamento de Produccin, movimiento
generado por concepto de transformacin de la materia prima en producto terminado, desagregado
por materias primas y cantidades producidas por cada una de ellas.
La informacin recibida por concepto de entrada de materia prima, deber cotejarse con las compras
realizadas en el mes por dicho concepto.
Debe notificarse al Departamento de Produccin aquellos cargos indebidos para su correspondiente
anlisis y reverso.

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ASUNTO: ANALISTA DE CONTABILIDAD DE COSTOS
VERSIN PG
01 19

3. PROCEDIMIENTO: Registro de los Inventarios de Materia Prima e Inventario de Productos
Terminados en el Sistema Contable.

ANALISTA DE CONTABILIDAD DE COSTOS:

3.1 Recibe del Departamento de Produccin memorando anexo los Inventarios de Materias Primas,
Inventarios de Materiales de Insumos e Inventarios de Productos Terminados.
3.2 Verifica que la documentacin recibida corresponda con lo indicado en el memorando y relacin y
le entrega un ejemplar sellado y firmado en seal de recibido.
3.3 Analiza los ingresos por concepto de materia prima con los reportes generados por el sistema
contable de las compras realizadas en el mes.
3.4 Determina y registra en el sistema contable los montos por concepto de Inventarios de Materias
Primas, Inventarios de Materiales de Insumos e Inventarios de Productos Terminados.
3.5 Imprime los comprobantes contables realizados.

3.6 Anexa segn sea el caso fotocopia como soporte y los anexa al comprobante contable.

3.7 Entrega el Comprobante y anexos al Jefe de Departamento.


3.8 Recibe y revisa el Comprobante Contable y lo entrega al Analista Contable para su archivo y
resguardo temporal que ser por dos meses, los cuales transcurrido ese tiempo lo entregara a la
seccin de archivo para su custodia y resguardo permanente.
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ASUNTO: ANLISIS DE CUENTAS
VERSIN PG
01 20

PROCEDIMIENTO: Anlisis de Cuentas

Normas especificas:

Solamente se podrn realizar ajustes en el mes o ao contable no cerrado.

Los ajustes se realizarn por los siguientes motivos:

Montos y fechas que no se corresponden con los datos contemplados en los soportes.

Saldo que no se corresponde con la naturaleza de la cuenta.

El auxiliar contable no se corresponde con la cuenta contable empleada para el registro, de acuerdo
a los soportes.

El auxiliar contable no se corresponde con los soportes ni con la cuenta asociada.

El auxiliar contable se corresponde con los soportes pero no con la cuenta asociada.

Unidad Ejecutora que no se corresponden con los datos contemplados en los soportes.

Cualquier otro motivo aceptado de acuerdo a los principios de contabilidad

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01 21

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO:

ANALISTA CONTABLE:

1. Realiza una revisin a las cuentas reflejadas en el balance general y estado de resultado a efecto de
establecer cuales serian las cuentas a ser analizadas.
2. Genera el mayor analtico contable de la cuenta a ser analizada a travs del Sistema Saint, en
funcin del saldo y naturaleza. (Acreedor o deudor) a fin de conocer cuales son los comprobantes de
diario que conforman los movimientos de la cuenta.
3. Ubica los comprobantes de diario a fin de revisar los soportes correspondientes al asiento y proceder
a realizar el ajuste pertinente.
4. Entrega al Jefe del Departamento de Contabilidad todos los ajustes realizados para su revisin y
aprobacin.


5. Recibe y revisa el Comprobante Contable y lo entrega al Analista Contable para su archivo y
resguardo temporal que ser por dos meses, los cuales transcurrido ese tiempo lo entregara a la
seccin de archivo para su custodia y resguardo permanente.

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ASUNTO: GENERACIN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS.
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01 22

PROCEDIMIENTO: Generacin de los Estados Financieros.
Normas especificas:

1. Los Estados Financieros debern ser emitidos trimestralmente y anualmente con corte de cierre al 31 de
Diciembre y con fecha de presentacin a los entes externos interesados antes del 31 de Marzo del
siguiente ao. Excepto peticin de las mximas autoridades del organismo.

2. Los Estados Financieros debern contener los siguientes documentos:
Balance General
Estado de Ingresos y Gastos
Estado de Flujo del Efectivo
Estado de Cuentas de Patrimonio.
Notas de los Estados Financieros.
Cualquier otra documentacin vinculada a la generacin de los Estados Financieros

3. Los Estados Financieros indicados en la norma anterior deben ser remitidos a las siguientes entidades
externas:
Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE) - Copia
Oficina Nacional de Contabilidad Pblica - Copia
Corporacin Casa - Copia
Banco Central - Copia
Ministerio para el poder popular para la alimentacin - Copia

4. Los Estados Financieros debern estar firmados y sellados por el Jefe(a) del Departamento de
Contabilidad, Gerente de Administracin y Finanzas y Presidente del organismo.

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01 23


ANALISTA CONTABLE:

1. Ingresa al men Reportes opcin Estados Financieros del sistema de contabilidad (Saint) para
generar el Balance de Comprobacin, Balance General y Estado de Resultados. Una vez que se
haya analizado las cuentas por parte del personal asignado a esta actividad.
2. Ordena y transcribe los montos de los Estados Financieros a los formatos, instructivos o
modelos establecidos para los Estados Financieros, por parte de los rganos que rigen el organismo.
3. Imprime los Estados Financieros bajo los formatos, instructivos o modelos establecidos y los
remites al Jefe del Departamento de Contabilidad.


4. Revisa y verifica que la informacin est registrada correctamente, de ser el caso, los firma y
sella y los remite al Gerente de Administracin y Finanzas.

GERENTE DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS:

5. Recibe, revisa, firma y sella los Estados Financieros y los remite a la oficina del Presidente
del organismo.
6. Gira instrucciones a la secretaria adscrita a la Gerencia de Administracin y Finanzas para la
emisin de los oficios para la distribucin de los Estados Financieros y envi de los mismos a la
Oficina de la Presidencia del organismo.
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ASUNTO: GERENTE DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
VERSIN PG
01 24

SECRETARIA:

7. Genera los oficios para la entrega de los Estados Financieros y los enva anexo a los Estados
Financieros para su entrega.

PRESIDENCIA DEL ORGANISMO:

8. Recibe, firma, sella y enva a los destinatarios, los oficios para la entrega de los Estados
Financieros.

9. Recibe oficio con el sello de recibido por sus destinatarios y los archiva en la carpeta de oficios
externos enviados.

PROCEDIMIENTO: Archivo de la Documentacin Contable.

Normas especficas

1. Toda la documentacin recibida deber ser archivada de acuerdo a los comprobantes de diario ingresados
en un mes.

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ANALISTA CONTABLE:

Cuando registra las operaciones imprime el comprobante de diario, archivando el generado con sus
respectivos soportes en carpeta lomo ancho identificado por el nmero de comprobante

1. Resguarda y custodia los comprobantes contables y sus soportes en carpetas lomo ancho por un lapso
de 02 meses, contados a partir de la fecha de emisin del comprobante de diario, para en el caso de
tener que realizar ajustes contables.

2. Transcurridos los dos meses enva las carpetas con relacin a la Unidad de Archivo, con relacin y
memorando de entrega.

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