Correcciones, escrituras aclaratorias, escrituras de cancelacin

La escritura pblica puede ser objeto de correccin por errores materiales, de concepto o
por omisiones cometidas por el propio notario o por alguno de sus empleados. Ante los
errores cometidos en cualquiera de las etapas de las escrituras pblicas, se plantean
varias alternativas:
La doctrina notarial (VI convencin notarial, Buenos Aires, 1976) sostiene que "las
escrituras rectificatorias son aquellas que tienen por objeto corregir el error en que se
incurri, sea ste material o conceptual, sea que se encuentre indistintamente en las
enunciaciones del escribano, en las manifestaciones de las partes, o en ambas a la vez".
Dichas escrituras "deben otorgarse con la concurrencia de todos los intervinientes al
acto originario o sus sucesores, cuando se afecten aspectos esenciales del contrato. Caso
contrario, ser suficiente la comparecencia unilateral de la parte que resulte interesada
en el acto que debe ser aclarado, rectificado o complementado"
El decreto ley 960 de 1970, en sus artculos 101 a 104, describe en detalle el
procedimiento de correccin, que tambin es materia de estudio en el decreto 2148 de
1983, artculo 48 al 52 .
El artculo 101 del estatuto notarial se ocupa de los errores cometidos antes de la firma
de la escritura, y describe minuciosamente el procedimiento a seguir. Sin duda, este es
uno de los artculos del estatuto notarial que merece ser reformado, no por la forma en
la que fue concebido y redactado, sino por los efectos de los avances tecnolgicos, que
han hecho posible corregir un documento antes de que conste en papel notarial.
Colombia no es uno de los pases a la vanguardia de la modernizacin notarial, pero los
ingresos de las notaras (tanto las subsidiadas como aquellas que no lo son) permiten
suponer que todas cuentan al menos con un computador personal y una impresora. De
todas formas, el procedimiento descrito en este artculo puede ser til para corregir
errores aritmticos y numricos que se encuentren despus de la firma de la escritura
(art. 103 estatuto notarial)
Despus de la autorizacin de la escritura, cualquier correccin debe hacerse por medio
de escritura pblica, (artculo 102), pero respetando lo dispuesto por el artculo 48 del
decreto 2148 de 1983: Si se pretende cambiar alguno de los elementos esenciales del
negocio jurdico no es posible autorizar escritura de correccin ni aclaratoria, y se debe
cancelar o dejar sin efecto la anterior, por medio de una nueva. Por ejemplo, si existen
errores en el documento de identificacin de alguno de los otorgantes o en el nombre, o
en el nmero del folio de matrcula inmobiliaria, es necesario autorizar una nueva
escritura pblica. De igual forma se debe proceder si los intervinientes quieren incluir
nuevos bienes en el objeto del contrato.
En el evento en que se cometan errores en la fecha, el nombre del funcionario que
suscribi el instrumento, o en el nmero de la escritura, el notario puede hacer la
correccin dejando constancia al margen de la matriz el motivo por el cual se realiz la
correccin. Se debe indicar de igual forma la fecha en la cual se realiz dicha
correccin, en una nota marginal suscrita por el notario. Si se ha cumplido con el
trmite del registro, se deber expedir un certificado en el que conste la correccin
realizada para que se proceda a realizar en el registro la anotacin a quehubiere lugar.
Cuando se omitiere hacer referencia a los comprobantes fiscales, el notario podr
anotarlos en cualquier tiempo, dejando constancia con su firma. Estas correcciones se
realizan sin escritura aclaratoria.

La Corte Suprema de Justicia, se ha manifestado con respecto a este tema y ha sido muy
estricta en la interpretacin que se le debe dar a la norma al momento de realizar las
correcciones. Se expresa que los nicos errores susceptibles de ser enmendados,
tratndose de un acto unilateral son aquellos que se califican como lapsus calami o
errores de pluma, los cuales no tienen ninguna incidencia en los requisitos esenciales del
negocio jurdico, ni en los sujetos que intervinieron en l o en la cosa que se dispuso.
As la Corte expresa reiterando lo manifestado en sentencia del 13 de febrero de 1991
que: "Las escrituras de aclaracin simplemente tienen una finalidad explicativa.
Limtanse, en efecto, a elucidar los errores en que pudieron haber incurrido quienes
intervinieron en su extensin. Y no ms errores que los que expresamente mencionados
en la citada legislacin (artculo 103 del Decreto 960 de 1970). En este orden de ideas,
no cabe utilizarlas para distorsionar, alterar, modificar, ni suplantar los actos que se
pretenden con ellas corregir. El acto o contrato corregido sigue siendo sustancialmente
el mismo; o, lo que es igual, el acto aclaratorio no podra ir jams contra la voluntad que
inspira al corregido o aclarado, pues en tal caso ser forzoso cancelar la anterior y
extender una nueva".
La importancia de las correcciones, implica un extremo cuidado y diligencia a la hora
de extender la escritura. con base en la documentacin existente, es decir, con el debido
soporte que garantice la fidelidad de la informacin. Es importante tener en cuenta que
lo que puede ser objeto de correccin est limitado a lo que estipule expresamente la
norma. Cada caso tiene un tratamiento particular el cual debe seguirse al momento de
realizar cualquier tipo de correccin.
As, las escrituras aclaratorias se deben apoyar necesariamente en que debe tratarse de
un error de transcripcin en la nomenclatura, la denominacin o la descripcin del
inmueble, la cita de su cdula catastral, o en el nombre o apellido de los otorgantes; el
yerro debe ser manifiesto y debe haber constancia de dicho error; adems, quien
pretenda hacer la aclaracin debe acreditar previamente que es el titular de aquel y la
aclaracin que se realice, bajo ninguna circunstancia debe alterar el alcance y contenido
esencial de lo establecido en el contrato.
Antes de autorizar una escritura aclaratoria, debe el notario cumplir lo dispuesto por el
artculo 7 de la ley 810 de 2003, que le prohibe autorizar escrituras de aclaracin de
linderos sobre inmuebles que linden con zonas de bajamar, parques naturales o
cualquier bien de uso pblico. Esto slo debe hacerse con la autorizacin expresa de la
autoridad competente.
Correcciones del estado civil
El artculo 91 del estatuto de registro del estado civil (modificado por el artculo 4 del
decreto 999 de 1988) dispone que el funcionario encargado del registro puede
modificar, a solicitud del interesado, los errores de transcripcin, ortogrficos y aquellos
que se establezcan con la comparacin del documento antecedente o con la sola lectura
del folio. Los errores presentados en la inscripcin diferentes a los que acabamos de
mencionar, se corrigen por escritura pblica, en la que expresar el otorgante las
razones de la correccin y protocolizar los documentos que la fundamenten.

Para el cambio de nombre, se requiere tambin el otorgamiento de escritura pblica por
el propio inscrito. Puede hacerlo por una sola vez, para modificar, sustituir, rectificar,
corregir o adicionar el nombre.
En los casos anteriores, no sobra resaltar la importancia de una comunicacin eficiente
entre el notario y la Registradura Nacional del Estado Civil, que constitucionalmente
est encargada de dirigir la prestacin del servicio de registro del estado civil. Con
certeza, llegar el momento en el cual los cambios que realice el notario en los registros
civiles que guarda en su protocolo, sean notificados en segundos a la base de datos de la
Registradura.
Cancelacin de escrituras
El estatuto notarial dispone que la cancelacin de una escritura puede hacerse por
declaracin de los interesados o por decisin judicial en los casos de Ley. En el primer
caso, firman la escritura quienes firmaron la que se va a cancelar. En este caso se
exceptan las hipotecas, que se cancelan con la firma del acreedor hipotecario. Cuando
en la escritura de hipoteca consten las obligaciones (mutuos), y el acreedor las haya
cedido, es necesario presentar la primera copia que presta mrito ejecutivo, para
acreditar la titularidad del cesionario que cancela.
En las hipotecas, la ley autoriza que se haga escritura pblica de cancelacin ante un
notario diferente de quien se realiz la escritura que se va a cancelar, siempre y cuando
el notario expida un certificado con destino al segundo para que ante ste se protocolice
y con base en l se produzca la nota de cancelacin. De todas formas, el sentido comn
aconseja realizar la escritura de cancelacin en la notara donde se autoriz la escritura
que se quiere cancelar.
En un concepto de 9 de junio de 2004, la Oficina Asesora Juridica de la
Superintendencia se pronunci sobre la posibilidad de cancelar una escritura de
donacin, cuando el donante ha muerto. Por evidentes razones, el donante est en la
incapacidad absoluta de revocar su donacin, por lo cual no es posible cancelar dicha
escritura en las condiciones descritas.