Gestin de Compra de la empresa Baldosas y Azulejos Los Pinos
Materia: Gestin de Compras Por: 1999 ndice Captulo I Conceptos Generales Captulo II A) Historia y evolucin de la empresa B) Procedimiento actual de compra C) Diagrama resumen de la Gestin de Compras D) Problemas y limitaciones que presenta la Gestin de Compra E) Propuesto de mejoramiento de la Gestin de Compra F) Diagrama resumen con propuesto incorporado Conclusin Recomendaciones Introduccin Este trabajo trata de exponer el sistema de Gestin de Compra de la empresa Baldosas y Azulejos Los Pinos para el entendimiento del estudiante de su realizacin, su problemtica y posibles soluciones a ella. Se trata de explicar de manera ms detallada este sistema para comparacin con otros y de esta forma evaluar sus posibles defectos. Tambin se exponen algunos trminos para el entendimiento de dicha Gestin para comprender el uso y aplicacin de ciertas palabras en este proceso. Como la gestin que aqu se trata utiliza el sistema de compras por va martima, se exponen los procedimientos y documentos necesarios para realizar las importaciones por esta va. Capitulo I Conceptos Generales Compras: Conjunto de las operaciones que permiten poner a disposicin de la empresa o institucin, en tiempo oportuno, en cantidad y calidad deseadas, todos los materiales, productos y servicios necesarios para el cumplimiento de sus objetivos en forma eficaz; todo ello al menor costo posible, sin desmejorar la calidad. Gestin de compras: El conjunto de operaciones a que se refiere esta definicin consiste un una serie de actividades como la eleccin de los productos y servicios por adquirir, reclutamiento de proveedores, envi de cotizaciones y rdenes de compras, tramites y gormas de pago, recibos de la mercanca, traslado y almacenamiento. Catlogos: Un catlogo as una lista o padrn con una serie de datos que son importantes en la funcin de compra. Hay diferentes tipos de catlogos. Los ms usados son: de artculos, de precios y de proveedores. En el caso de esta empresa se utiliza el de artculos. Catlogo de artculo: Instrumento que normaliza los artculos que debe utilizar la empresa en el desempeo de sus funciones; ha de contener una descripcin detallada de artculos, su presentacin y otras caractersticas que permitan la adquisicin adecuada. Cotizacin escrita: Una vez definido que tipo de proveedor necesitamos, procedemos a llenar al formulario de cotizacin para cada uno de ellos, especificando con claridad las condiciones de la contratacin. Lo normal as que las cotizaciones se reciban en sobre sellado y se abran en presencia de testigos interesados en la contratacin, lo cual hace la relacin ms formal, cristalina e inmaculada. Sistema F.O.B.: Este es el precio de un producto cuando ha llegado al punto de embarque. Consistira en el precio de fbrica junto con cualquier costo de transporte terrestre en que se haya incurrido al transportar los bienes desde la fbrica hasta el puerto. Sistema C.I.F.: Estas siglas significan Costo, seguro, flete; en donde el vendedor cubre todos los cargos hasta la llegada del barco al puerto indicado por el comprador. Esto incluira el precio F.O.B. (L.A.B.), el flete y el seguro. La mayora de los compradores insiste en obtener un desglose del precio total C.I.F. en su componentes del precio F.O.B., flete y seguro. Agentes Locales: Son los que efectan las relaciones con los proveedores extranjeros. Carta de Crdito: El pago ms comn es por medio de luna Carta de Crdito irrevocable, documento entre bancos que estipula que cierta suma de dinero est disponible para ser reclamada por el vendedor a su banco tan pronto como el embarque una consignacin y presente los documento requeridos. Conocimiento de Embarque: Certifica que los bienes estn bajo la custodia del buque transportador. No es un contrato en s, sino prueba de un Contrato de fletamento verificado con anterioridad, un recibo de la entrada de la mercanca y un documento de ttulo de posesin de las mismas. De acuerdo con el Artculo 457 del Cdigo Fiscal, El conocimiento de embarque deber contener por lo menos, los siguientes datos: El nombre del cargador o remitente del consignatario, el de la nave y el de la persona natural o jurdica que opera, el del puerto o lugar de salida, el de desembarque y el lugar de destino de las mercancas. La marca, numero, cantidad y clase de bultos, su contenido, peso o capacidad y el valor del flete convenido. Artculo 458 del Cdigo Fiscal: Para los efectos fiscales al conocimiento de embarque debe extenderse a nombre del consignatario de las mercancas, a fin de poder establecer la persona que debe pagar los impuesto con que estn gravados y para poder hacerla responsable en casos de contrabando o fraude. Cuando el conocimiento de embarque se extiende a la orden o a nombre de una persona natural o jurdica, para que notifique el documento al destinatario de las mercancas, esta se considera como consignatario para efecto del inciso anterior. Artculo 459: el conocimiento de embarque debe presentarse al Cnsul debidamente firmado por quien opere la nave o por su representante o empleado autorizado, sin cuyo requisito no ser certificado. Importancia del conocimiento del embarque: Este documento es importante, ya que contiene el costo del flete que forma parte del clculo del 5% del I.T.B.M. Las compaas navieras tienen una tabla la cual indica la tarifa correspondiente, segn la clase de mercanca y el puerto de origen. Le ataen al vendedor claramente las diferentes clases de mercancas que componen el medio para que se ajuste al flete indicado. Otro factor importante para efecto del flete, es el paso y la ubicacin de la carga. En el conocimiento de embarque se expresa: Ultimo destino de la carga. Se indica en el cuadro: Puerto de llegada, el nombre del Puerto (Cristbal o Balboa), en donde el barco har su desembarque y por lo tanto la mercanca deber retirarse en el muelle; cuando adems, del Puerto de llegada, viene marcado el cuadro; Ultimo destino de la carga, significa que la mercanca deber retirarse en el lugar que indica este ltimo. Por ejemplo: Puerto de llegada: Cristbal y ltimo destino de la carga; Panam, el cual la mercanca es transportada en camiones asegurados hasta el lugar indicado, en caso que la carga no pueda ser transportada en camiones asegurados, se le asigna custodia fsica. Tambin la mercanca es transportada por el ferrocarril de Panam, el cual descarga en Aduana Central o Curund. Para retirar mercancas de los recintos Aduanero, es necesario que el Conocimiento de embarque est firmado por el Consignatario, tal como lo expone el Artculo 565 del Cdigo Fiscal que dice: Para entregar las mercancas es necesario que los conocimientos de embarque estn firmados por su consignatario. La descripcin en el Conocimiento de embarque tiene como finalidad conocer rpidamente la ubicacin de la informacin y poder solicitar el vigente corredor de aduanas o la Casa de Carga la informacin telefnica relacionada con le pedido. Las compaas navieras envan por correo sus avisos en donde informan la llegada aproximada del barco, destino y marca de la mercanca, estos avisos dan la alarma de atencin para indicar el trmite de importacin. Si el consignatario en un banco, debe endosar el documento a favor de la empresa y firmar el endoso. Si el consignatario es el embarcador, ste deber enviar el conocimiento de embarque firmado o consignar la mercanca a nombre de la empresa. Estas tres (3) opciones dependen del sistema de pago o convenio del contrato. Lista de Empaque: Describe en detalle el contenido de cada caja o bulto. Esto facilita la verificacin de la cantidad y otros datos necesarios. Este documento es importante y muy necesario para el control y tramite general, es omitido por la casa embarcadora o es confeccionado con limitada informacin. Es importante porque su omisin significar demora en los trmites para la introduccin de la mercanca, adems, si la carga est asegurada y no es enviada la lista de embarque, el pago correspondiente a la reclamacin con la Compaa de Seguro es demorado. Factura: Nos indica los costos, flete, seguros y cualquier cargo que sea pagadero dentro de lo que se refiere al pedido. Factura Comercial: De acuerdo con el Diccionario de Trminos aduaneros es: Documento privado que el vendedor de una mercanca extiende a favor de su adquirente. Este documento contiene alguna informacin que la deferencia de una factura propia del comercio interno de un pas, como. Condiciones en que se proporcionara la mercanca; va de transporte; clusula de compra; nombre del exportador y del comprador; No. Del registro del Importador, etc. De acuerdo con el Artculo 448 del Cdigo Fiscal, la factura comercial debe contener por lo menos los siguientes datos: 1) Nombre del lugar en donde se encuentra establecida o domiciliada la persona que vende las mercancas y su direccin; 2) Fecha en que se verifica la venta. 3) Nombre del comprador en Panam y del consignatario. 4) Clase, cantidad y descripcin de las mercancas, clasificadas separadamente de acuerdo con su valor; y 5) El precio parcial y el total de las mercancas. Documentos de Embarque requerido por Va Martima: 1) Factura Comercial: Debe estar debidamente juramentada sellada y firmada por el Cnsul panameo y por el vendedor o fabricante, tal como lo expone el artculo 449 del Cdigo Fiscal. Vase: Artculo 449: El cargador o remitente har constar el la factura comercial bajo la gravedad del juramento y con su firma, que los datos expresados en ella son exactos y verdaderos y que la venta se hace por la suma total declarada, sin deducciones ocultas o reservadas de ninguna clase. Cuando se concede alguna comisin o descuento en el valor de las mercancas deber expresarse la rata o tipo de comisin o descuento ante de calcularse el valos en que quedan las mercancas. 2) Factura Consular: Esta debe ser confeccionada por el embarcador y contener todos los datos que contempla el artculo 452 del Cdigo Fiscal y estar debidamente juramentada y firmada por el Cnsul panameo como expone el artculo 453 del Cdigo Fiscal. Vase: Artculo 453: El Cargador o remitente har constar en la factura consular, bajo la gravedad de juramento y con su firma que el contenido, nmeros de bultos, peso o capacidad y valor de las mercancas, son exactos y verdaderos, as como tambin que no se ha incluido en la factura consular, ninguna mercanca de prohibida importacin ni que en ella figura mercadera de personas distinta del consignatario. Artculo 454: Los datos del valor, clase y cantidad de las mercaderas expresadas en la factura consular, deben coincidir con los correspondientes de la factura comercial. En caso de discrepancia entre la factura consular y la comercial, se notificara al cargador o remitente, para que la corrija y si no lo hiciese, se certificar la factura consular pero se har constar en la certificacin las observaciones ha que hubiere lugar y se indicaran, cuales son los verdaderos precios, cantidad y clase de mercanca. 3) Conocimiento de Embarque: Debe contener los datos que contempla el articulo 457 del Cdigo Fiscal, expuestos anteriormente y estar debidamente juramentado y firmado por el Cnsul panameo del pas de procedencia la mercanca. 4) Permiso de mercancas restringidas si es necesario. Capitulo II Gestin de Compra de la Compaa Baldosas y Azulejos Los Pinos A). Historia o evolucin de la compaa Esta empresa tiene sus inicios en el ao 1995 como un negocio familiar, con la compra de un local pequeo en Va Jos Agustn Arango en la entrada de la urbanizacin Los Pinos al lado de Ricardo Prez con la administracin de dos personas, Juan Mock padre y Tomas Yen quienes se encargaban de las ventas y administracin y dos empleados encargados de todas las operaciones de Carga. Tiempo despus con los ingresos de las ventas se expandi el local el cual sigue igual en la actualidad. Hoy en da laboran ms personas en el mismo, con 10 empleados encargados desde carga, venta, deposito etc. Esta empresa se dedica a la venta de Baldosas y Azulejos como su nombre lo dice, para pisos y decoraciones de casas, as como los pegamentos, aditivos, decorados, materiales para limpieza, lechada, etc,. Aunque hoy en da tambin estn incursionando con muebles de baos como lavamanos, inodoros, etc. Todos los productos son importados, de pases como Espaa (siendo este el principal), Brasil, Venezuela, China, Ecuador, Tailandia, Indonesia comprando productos como marca VIVES, KERMIKOS, JAMO, METROPOL, etc, pero en la actualidad estn comprando productos nacionales como los pegamentos y aditivos en la empresa Pega Mix de Panam y tambin de Miami la marca Inamo. No tenan mucha variedad en productos en un principio, solo se pedan de 5 a 8 modelos por contenedor dependiendo de la demanda del producto, ya habiendo mejorado en la actualidad, trabajando sus compras por pedidos o por inventario segn sea el caso si es que compaa pide de un tipo de mercanca fuera de la existencia en los depsitos. La mayora de las ventas se hace por pedidos de ordenes especificas por lo que las compras de las mercancas se hace por las mismas ordenes especificas para satisfacer las necesidades de los clientes, aunque tambin se vende al por menor. Esta empresa vende sus productos a infinidades de Compaas nacionales como constructoras que en algunos casos conocen el producto como los pegamentos y hacen pedidos de grandes cantidades. Entre estas constructoras se pueden mencionar: COCIGE (Constructoras Civiles Generales), Grupo Gil, Constructoras Nacionales, Constructora de Proyecto, Cusa, Su Casa, tambin se vende a revendedores como Maranello, otras Compaas como restaurantes como Centolla's Place, en Hoteles como El Hotel Riande Continental, el Hotel Panam, el Hotel Marrito y el Caesar Park como ejemplos y alguna compaas que venden materiales de construccin como Coches y Ca., Comasa, etc,. B). Procedimiento actual de compras Como esta empresa es familiar, los procesos de compra los realizan las personas que administran la compaa, como El Seor Juan Mock padre y sus hijos. Debido a que es una empresa pequea el proceso de gestin de compra es todava sencillo ya que no tienen la necesidad de establecer procedimientos muy complejos por causa de que solo comercian con pocos tipos de productos los cuales pueden tener mucha variedad pero con las mismas caractersticas: (baldosas y azulejos). Aunque es un negocio nuevo relativamente creo que han desarrollado una buena experiencia ya que el proceso aunque sencillo conlleva todos los pasos necesarios para llevar a cabo la tarea de Compras. Los pedidos de la mercanca para la venta en su local se hacen por medio de Catlogos de Artculos, los cuales se evalan para posteriormente confeccionar una carta comercial y la orden de compra. En esta empresa se utilizan los Agentes Locales ya que comercian con el extranjero, para facilitar los tramites aduaneros. La forma de pago que utilizan para sus compras esta basado en las compras al exterior ya que esta compaa comercia con el extranjero y todos sus productos son importados. Utilizan la carta de crdito como medio de pago. Los pedidos de compra de mercanca para el almacn se hacen en base a la existencia en el mismo, o por los pedidos de las empresas con que comercia Baldosas y Azulejos Los Pinos y este proceso actual de compras se elabora de la siguiente manera: 1. Se verifica el inventario en existencia en la computadora 2. Solicita cotizaciones a posibles Proveedores en base a especificaciones indicadas. 3. Una vez recibidas las cotizaciones se efecta el "Anlisis de Precios". 4. Elabora "Orden de Compra" a favor del Proveedor seleccionado en el paso anterior, en original y sus respectivas copias. 5. El Jefe de Compras firma la "Orden de Compra". 6. La "Orden de Compra" requiere aprobacin del Consejo Directivo. 7. CONSEJO DIRECTIVO: Evala la "Orden de Compra", e indica en el mismo si es o no aprobada la compra. 8. se verifica la disponibilidad presupuestaria. 9. Firma y sella la "Orden de Compra" en seal de conforme. 10. Enva a la Ofic. de Compras el original y las copias de la "Orden de Compra" para que tramite el pago correspondiente. 11. Enva original de la "Orden de Compra" al Proveedor. 12. PROVEEDOR: Recibe "Orden de Compra" 13. Procesa "Orden de Compra" 14. El PROVEEDOR: Enva mercanca junto con documentos necesarios para los tramites de aduana y sus pagos segn el sistema CIF. 15. La mercanca es transportada al Almacn de la Compaa. 16. COMPRAS: Retira mercanca y firma la "Factura Proveedor" en seal de haber retirado mercanca. 17. ALMACEN: Recibe mercanca y la "Factura Proveedor". 18. Verifica que la mercanca recibida se corresponda con lo solicitado segn la "Orden de Compra". 19. Confirma original de la "Factura Proveedor" en seal de recibido. 20. PROVEEDOR: Presenta los documentos necesarios para recibir el pago en el Banco. C). Diagrama Resumen de la Gestin de Compra D). Problemas y limitaciones que presenta la Gestin de compra Como esta empresa no tiene mucho tiempo de estar establecida uno de los problemas ms grandes es que por este motivo ya que no poseen la experiencia, para la evaluacin de los proveedores ya que en ves de hacer una investigacin exhaustiva, compran los productos en pequeas cantidades para pruebas y creo que esto no es conveniente porque como son proveedores extranjeros los costos son muy elevados y se pierde mucho dinero en estas compras. Otra dificultad que presenta esta empresa es la evaluacin en cuanto a la calidad de los productos ya que las personas encargadas de las compras no tienen el tiempo para llevar a cabo esta tarea por la diversidad de funciones que ejercen. Tambin considero que puede ser un problema la adquisicin de divisas ya que las compras mas importantes la hacen con el extranjero, depende del pas al que se va a comprar. Si en el pas hay variacin o fluctuacin de la moneda, problemas econmicos, etc,. No tienen un amplio conocimiento del mercado extranjero ya que el que conocen es por medio de catlogos que envan las compaas y no los pueden conocer ms haya de estos catlogos por que no todos ellos tienen inters en promocionar y vender sus artculos, y si ven que una contratacin les dejara una considerable ganancia. E). Propuesto de Mejoramiento De la Gestin de Compra Como un aporte al procedimiento actual de la empresa Baldosas y Azulejos Los Pinos creo que este debera asignar una persona capacitada para ejercer exclusivamente el cargo para las compras de abastecimiento de la empresa, para que esta se dedique a evaluar y conseguir ms informacin acerca de estos proveedores extranjeros, para as seguir mejorando en calidad y precio de los productos as como las relaciones con los proveedores en todo sentido para mejorar los beneficios que estas ofrecen para con esta empresa. Como segundo aporte presento un sistema de normas que se deberan seguir en las compras: Solo podrn procesarse las Ordenes de Compras de las unidades solicitantes que tengan disponibilidad presupuestaria suficiente. Solo podrn tramitarse aquellas Ordenes de Compra que obtengan la autorizacin de la Oficina de Presupuesto. El Almacn ser el nico autorizado para la recepcin de mercanca adquirida mediante el proceso de compras. Solo podrn tramitarse aquellas Ordenes de Compra cuyo Proveedor est debidamente registrado en la Oficina de Abastecimiento. Los administradores, Oficinas o Divisiones sern responsables de que las Ordenes de Compra por ellos elaboradas, tengan disponibilidad presupuestaria. Toda Orden de Compra debe ser revisada, registrada y controlada por el Administrador o Gerente de Compras que lleva el Presupuesto. El Proveedor deber traer el original de la Orden de Compra con la factura, ya que es requisito indispensable para el cobro del cheque. Al momento de recibir copia de la "Orden de Compra" colocada, la Unidad Solicitante deber actualizar su disponibilidad presupuestaria y registrar el compromiso. El comprador deber participar al Solicitante, sobre cualquier cambio en los renglones de la "Orden de Compra" que le sea notificado por el Proveedor. Toda "Orden de Compra" cuyo solicitante est en desacuerdo con los cambios comunicados por el Proveedor, tendr que ser anulada inmediatamente por el Comprador. Cualquier modificacin a realizarse a una "Orden de Compra", requerir de la firma en seal de aprobacin del Administrador de la empresa solicitante en la "Orden de Compra" correspondiente. Para realizar cambios a rdenes de compra, deber anularse la orden existente y elaborarse una nueva "Orden de Compra" que refleje los nuevos trminos establecidos por el Proveedor. Aquellos "Informes de Recepcin" correspondientes a mercanca que no pertenece al Almacn tendrn que ser confirmados por el Solicitante. Deber contactarse al Jefe de Compras cuando algn Solicitante detecte que la mercanca recibida en Almacn no est en buen estado o no corresponda a lo especificado en la "Orden de Compra". Para aquellas compras con pago condicionado a la entrega de materiales debern entregarse al Proveedor la factura original, copia del "Informe de Recibo" y original de la "Orden de Compra". F). Diagrama Resumen con Propuesto incorporado Conclusin Por mi parte felicito a la empresa de Juan Mock por su labor realizada ya que aunque estn en una etapa de evolucin han hecho un buen trabajo ya que la empresa ha crecido desde sus inicios y con muy pocas dificultades. Esta empresa tiene muy buenas proyecciones futuras con las cuales creo que llegaran muy lejos en el mercado panameo y seguirn creciendo cada vez con un ritmo mas elevado. El proceso de Gestin de Compra bastante completo aunque sencillo pero con todas las normas necesarias para realizar este proceso, pero creo que si mejoraran el ligero inconveniente de la evaluacin de proveedores este sistema fuera mucho ms efectivo que el actual. Aunque no esta entre las ms grandes empresas de Panam esta podra competir con muchas de estas ya que sus ventas las realizan con muchas de las Compaas de Prestigio de este pas y esta muy bien aceptada por todas estas. Recomendaciones Como recomendacin personal solo puedo agregar que si esta dentro de las posibilidades de la empresa que se haga un estudio mas especifico del sistema de Gestin de Compra y se proponga a una persona capacitada, que puede ser alguna de las que ya laboran en el, para que realice con ms exhaustividad el proceso de evaluacin de proveedores en todo su sentido, como la calidad, el precio, reputacin, experiencia, plazo de entrega, etc,. Anexos: Compras Objetivo: Establecer de manera clara los pasos que deben realizarse para la ejecucin de una Compra. Definicin: En este procedimiento se sealan los pasos que deben realizarse para la ejecucin de una Compra. Normas Descripcin: RESPONSABLE ACCION 1. Se verifica el inventario en existencia en la computadora 2. Solicita cotizaciones a posibles Proveedores en base a especificaciones indicadas en la "Requisicin de Compra". 3. Una vez recibidas las cotizaciones efecta el "Anlisis de Precios". 4. Elabora "Orden de Compra" a favor del Proveedor seleccionado en el paso anterior, en original y sus respectivas copias. 5. El Jefe de Compras firma la "Orden de Compra" y obtiene firma del Jefe de Abastecimiento. 6. La "Orden de Compra" requiere aprobacin del Consejo Directivo? COMPRAS 7. Elabora formulario "Solicitud de Aprobacin de Operaciones al Consejo Directivo". 8. Elabora expediente para la "Orden de Compra" a ser sometida a la aprobacin del Consejo Directivo y le anexa el formulario "Solicitud de Aprobacin de Operaciones al Consejo Directivo". 9. CONSEJO DIRECTIVO: Evala expediente de la "Orden de Compra", e indica en el mismo si es o no aprobada la compra. 10. se verifica la disponibilidad presupuestaria. 11. Firma y sella la "Orden de Compra" en seal de conforme. 12. Enva a la Ofic. de Compras el original y las copias de la "Orden de Compra" para que tramite el pago correspondiente. 13. Elabora "Cheque" segn "Orden de Pago" junto a original y copia. 14. Enva "Cheque" a Caja para que sea retirado por el Proveedor. 15. La mercanca ser entregada en el Instituto? 16. Enva original de la "Orden de Compra" (Contra Entrega) al Proveedor. 17. PROVEEDOR: Recibe "Orden de Compra" 18. Procesa "Orden de Compra" 19. Enva mercanca junto con el original de la "Orden de Compra" y copias de la "Factura Proveedor" al Almacn. 20. ALMACEN: Recibe mercanca junto con el original de la "Orden de Compra", original y copias de la "Factura Proveedor". 21. Verifica que la mercanca recibida se corresponda con lo solicitado segn la "Orden de Compra". 22. Conforma original de la "Orden de Compra" y original de la "Factura Proveedor" en seal de recibido e indica al Proveedor pasar por Caja a retirar "Cheque". 23. PROVEEDOR: Presenta original de la "Orden de Compra" y original de la "Factura Proveedor" sellados por Almacn como recibido conforme a Caja. 24. CAJA: Entrega "Cheque" y solicita al Proveedor cancelar "Factura Proveedor". 25. PROVEEDOR: Entrega mercanca junto con el original y las copias de la "Factura Proveedor". 26. COMPRAS: Retira mercanca y firma fotocopia de la "Factura Proveedor" en seal de haber retirado mercanca. 27. ALMACEN: Recibe mercanca junto a original y copias de "Factura Proveedor" por el Proveedor.