Ofimtica II 1 Departamento de Ciencias Exactas Licenciatura en Informtica Materia: Ofimtica II Tutor de Materia: Ingeniero Jorge H. Cassi Tutor de Carrera: Ing. Jorge H. Cassi Director de Departamento: Dr. Alejandro Tiraboschi MD_F_CGD_R_001/02_01 Modalidad Tutorial a Distancia Ofimtica II 2 1- Datos del Tutor MBA (Master of Business Administration Magster en Administracin de Negocios) en la Escuela de Negocios de la Universidad Empresarial Siglo 21. (En tesis) Ingeniero en Sistemas de Informacin, ttulo obtenido en la Universidad Tecnolgica Nacional Crdoba. Analista Universitario de Sistema, ttulo otorgado por la Universidad Tecnolgica Nacional Crdoba. Consultor del BID (Banco Interamericano de Desarrollo) en el rea de sistema para el programa SIDCAP (Sistema de Diagnstico de Capital Humano), ao 1999. Consultor y asesor informtico de diversas empresas del medio MD_F_CGD_R_001/02_01 Modalidad Tutorial a Distancia Ofimtica II 3 2- Carta al alumno Estimado alumno, Esta materia es continuacin de las asignaturas Ofimtica I y Recursos Informticos (segn las carreras). Aqu estudiaremos conceptos avanzados sobre herramientas empleadas en la oficina, las cuales tienen como finalidad resolver tareas que faciliten la toma de decisiones. Comenzaremos estudiando conceptos avanzados sobre la planilla de clculo Excel, posteriormente nos introduciremos a la base de datos en Access, para culminar con Internet a travs del procesador de texto Word. El abordaje a estos contenidos es muy importante, debido a que en el mercado laboral muy pocas personas conocen sus empleos, y para nuestra profesin son de suma utilidad. Por este motivo, resulta fundamental la comprensin de los conceptos de funcionalidad de cada herramienta. No olvide que los productos informticos cambian continuamente, nosotros explicaremos el empleo de estas herramientas a travs del Office 2000. Si bien en el mercado existe el Office 2002 (XP), el mismo no es muy popular (hasta el momento) por su reciente aparicin, pero no se desanime, para nuestro estudio no existe casi diferencia entre ambos productos. Esperamos llegar a buen trmino a vuestro aprendizaje en el conocimiento de estas herramientas, para ello debemos recordarle que lean cuidadosamente la gua de estudios, apyense en los conceptos claves y preguntas de reflexin, para fijar lo ms importante: los conceptos funcionales. Por ltimo no olvide que usted est por aprender el uso de una herramienta. stas evolucionan velozmente, con lo cual deber permanentemente actualizarse en el futuro. Suerte y comencemos! Su tutor MD_F_CGD_R_001/02_01 Modalidad Tutorial a Distancia Ofimtica II 4 3- Introduccin General de la Asignatura En esta asignatura lo introduciremos en los conceptos avanzados de las herramientas utilizadas en la oficina. Estas herramientas si bien son populares, las operatorias que emprenderemos son empleadas principalmente en trabajos profesionales, es decir, que son de suma utilidad su empleo y conocimiento. Para este itinerario cognoscitivo utilizaremos la herramienta Excel, Access y Word provisto por Microsoft. Cabe aclarar que las herramientas estudiadas pertenecen al Office 2000, porque creemos que el Office 2002, tambin llamado XP, no hay demasiada bibliografa sobre estos productos que expliquen a los mismos en su forma avanzada. Adems, existe muy poca variacin entre ambos productos. Para lograr nuestro objetivo, encontrar a lo largo de la gua distintas problemticas planteadas, que generarn en usted interrogantes, los cuales le servirn de punto de partida inicial para lograr el conocimiento. En cada unidad presentaremos una lista de conceptos claves que servirn para introducirnos en el vocabulario especfico utilizado por los profesionales del rea, y nos permitirn la interaccin con los mismos, enriquecindonos as, hasta finalizar el programa Cada unidad posee su esquema conceptual que le permite tener una visin anticipadora del contenido a tratar, como as tambin revisar el grado de esclarecimiento alcanzado luego del estudio. Cuenta, adems, con actividades sugeridas que reforzarn su conocimiento y actividades obligatorias que facilitarn su evaluacin. Para el logro de lo planteado le recomendamos respetar los tiempos de dedicacin personal requeridos para la formacin interna de los conceptos bsicos, realizando las actividades en la oportunidad que son planteadas. MD_F_CGD_R_001/02_01 Modalidad Tutorial a Distancia Ofimtica II 5 4- Objetivo General del Aprendizaje Que el alumno conozca la funcionalidad de las herramientas bsicas aplicables al tratamiento de la informacin en el mbito de la oficina y en el campo profesional. Objetivos Particulares Al finalizar esta asignatura, usted habr adquirido las siguientes habilidades terico- prctica, como para: Entender la oficina como centro de produccin de informacin. Identificar procesos que hacen a la actividad de la oficina aplicando software para el tratamiento de informacin, tanto como herramienta de apoyo acadmico como de aplicacin en el campo profesional. Resolver problemticas de tratamiento de informacin que involucren la accin, la seleccin y la integracin de herramientas de software de oficina. MD_F_CGD_R_001/02_01 Modalidad Tutorial a Distancia Ofimtica II 6 5- Esquema Conceptual General de la Asignatura Visualice en el siguiente esquema los conceptos fundamentales a tratar en la asignatura: UNIDADES UNIDAD 1 UNIDAD 2 UNIDAD 3 Oficina Tradicional Ofimtica Planilla de Clculo Excel Base de Datos Access Procesador de Texto Word MD_F_CGD_R_001/02_01 Modalidad Tutorial a Distancia Ofimtica II 7 6- ndice de contenidos Unidad N 1: Excel Avanzado 1. Macros 2. Escenarios 3. Tablas dinmicas Unidad N 2: Base de Datos Access 1. Conceptos bsicos 2. Asistente para Base de Datos 3. Tablas 4. Consultas 5. Formularios 6. Informes 7. Seguridad 8. Bloqueo de registros Unidad N 3: Internet a Travs del Empleo de Word 1. Navegacin desde Word 2. Creacin de pgina Web en Word 3. Asistente para pgina Web 4. Conversin de documento en pgina Web 5. Hipervnculos 6. Marcos 7. FTP MD_F_CGD_R_001/02_01 Modalidad Tutorial a Distancia Ofimtica II 8 7- Importancia de la Bibliografa Para esta asignatura utilizaremos como bibliografa bsica el libro Manual Avanzado de Microsoft Office 2000 de Cabrera-Gallardo, ya que por medio del mismo se puede estudiar la materia en su totalidad. Del libro de Cabrera-Gallardo utilizaremos los captulos 7, 10, 13, 16, 18 y 23. Otra fuente importante de informacin es Internet siempre y cuando sean sitios confiables como se mencionan en esta gua. El sitio web: www.glencoe.com/norton/online hallar varias publicaciones correspondiente a nuestra bibliografa, como as tambin encontrar comentarios y podr bajar una presentacin PowerPoint de las lecciones. Hay un inconveniente: la informacin est en ingls, pero si usa el servicio de traduccin de www.google.com, salvar este obstculo. Siguiendo con los sitios Web, en la direccin: www.aulaclic.org, encontrarn ejercicios y teora en castellano de las herramientas a estudiar en esta asignatura. Bibliografa Obligatoria - Delgado Cabrera, J.M. Gutirrez Gallardo, J.D.: Manual Avanzado de Microsoft Office 2000. EDICIONES ANAYA MULTIMEDIA. Espaa 1999. Este libro es ameno y accesible, lo cual le permitir recorrer sus pginas sin esfuerzo debido a su gran calidad didctica. Bibliografa Complementaria - Travera - Prats: Access 97 a Fondo. Ediciones Infobooks. 1998. Este es un libro terico-prctico que describe la herramienta Access que ser estudiado en la segunda unidad. MD_F_CGD_R_001/02_01 Modalidad Tutorial a Distancia Ofimtica II 9 8- Orientacin General del Aprendizaje Esta materia es complemento de otras asignaturas que emplean herramientas de oficina (ofimtica), pero con una visin avanzada. Es decir, que en nuestra actividad profesional son muy utilizadas, como venimos recalcando repetidamente. Por lo expuesto anteriormente la bibliografa bsica contempla el total del contenido de la materia. Comenzaremos estudiando las funciones avanzadas de Excel, tales como: macros, escenarios y tablas dinmicas, que corresponde a los captulos 7, 13 y 16 de la bibliografa bsica (Unidad N 1) En la Unidad N 2, exploraremos en su totalidad Base de Datos Access, correspondiendo al captulo 18 de la bibliografa bsica. Recomendamos que ample los temas de esta unidad a travs de la bibliografa ampliatoria de Travera-Prats, Captulos 7, 8, 13 y 14. Finalmente abordaremos en la Unidad N 3, la creacin de pginas Web a travs de Word (Captulos 10 y 23 de la bibliografa bsica). Cabe recordar que Word no es la mejor herramienta para el desarrollo de pgina Web, pero tiene el sentido de introducirnos a las poderosas herramientas que estudiarn ms adelante en otras asignaturas. Una vez descrito escuetamente el desarrollo de los contenidos y orientacin de la asignatura, avancemos entonces sobre el plan de trabajo. MD_F_CGD_R_001/02_01 Modalidad Tutorial a Distancia Ofimtica II 10 9- Cronograma Este recurso le brinda una ponderacin porcentual aproximada de los tiempos necesarios para realizar el aprendizaje de cada unidad y resolver las actividades propuestas en cada una de ellas. Unidad Nombre Porcentaje de Tiempo Estimado (hs.) Tiempo Estimado 1 Excel Avanzado 33% 18hs 2 Base de Datos Access 48% 26hs 3 Internet a Travs del Empleo de Word 19% 10hs EXAMEN FINAL MD_F_CGD_R_001/02_01 Modalidad Tutorial a Distancia Ofimtica II 11 Orientacin de la Materia. UNIDAD 1: Excel Avanzado 1- Introduccin En esta unidad veremos algunos conceptos avanzados de Excel, tales como: macros, escenarios y tablas dinmicas. Estas herramientas son muy empleadas en el campo laboral. Las macros permiten ejecutar una serie de acciones secunciales preestablecidas que facilitan nuestras actividades rutinarias. Los escenarios son un modelo de anlisis donde los resultados son proporcionados a partir de distintos valores de entrada, es decir, escenarios de situaciones. Las tablas dinmicas son consideradas una de las herramientas ms potentes de Excel ya que admite estructurar y ordenar grandes volmenes de informacin, accediendo a travs de la misma a resmenes, anlisis y filtrado para la toma de decisiones. 2- Objetivo General Conocer las herramientas que apoyan la toma de decisiones distinguiendo a la informacin como un recurso valioso para las organizaciones. 3- Objetivos particulares Al finalizar esta unidad usted ser capaz de: Crear macros que le ayuden en sus actividades rutinarias. Reconocer cuales son las herramientas provistas por Excel, y como es su operatoria para facilitar en proceso de toma de decisiones. Manejar grandes volmenes de datos en bsqueda de informacin para la toma de decisiones. MD_F_CGD_R_001/02_01 Modalidad Tutorial a Distancia Ofimtica II 12 4- Orientacin del Aprendizaje: Esquema Conceptual de la Unidad A continuacin se presenta un esquema conceptual de como llegamos al empleo de las distintas herramientas de Excel, que desarrollamos en esta unidad. TEMAS TEMA 1 TEMA 2 TEMA 3 Interfaz Excel Macros Escenarios Tablas Dinmicas Interfaz con el usuario MD_F_CGD_R_001/02_01 Modalidad Tutorial a Distancia Ofimtica II 13 5- Claves de Autoaprendizaje Resulta importante que al final de esta unidad sea capaz de definir con sus propias palabras los siguientes conceptos: Buscar objetivo Campo Escenario Grabadora de macros Macros Tabla dinmica Tecla rpida 6- Claves de Autoevaluacin. Si est en condiciones de resolver los siguientes tems se considera que ha concluido el aprendizaje de los contenidos de la Unidad 1 exitosamente 1. Qu es una macro y cundo se la emplea? 2. Por qu es til el empleo de teclas rpidas en las macros y en qu hay que tener cuidado cuando las designamos? 3. Cules son los diferentes modos de crear una macro? Mencinelos. 4. Cul es la utilidad de la grabadora de macro? 5. Cules son los tipos de ejecucin que tiene las macros? Enumrelos. 6. Cmo modificara una macro? Explique los pasos. 7. Qu significa buscar objetivo? Justifique la respuesta con un ejemplo. 8. Qu es un escenario y cundo lo empleara? 9. Para qu se utilizan las tablas dinmicas? 10. Cmo estn conformadas las tablas dinmicas? 11. Qu es un campo de la tabla dinmica? 12. Cundo se dice que una tabla se convierte en dinmica? 13. Qu operaciones permite el rea de datos de una tabla dinmica? Controle y verifique las respuestas a estas claves en la bibliografa obligatoria. MD_F_CGD_R_001/02_01 Modalidad Tutorial a Distancia Ofimtica II 14 7- Bibliografa Bibliografa obligatoria - Delgado Cabrera Gutirrez Gallardo. Manual Avanzado de Microsoft Office 2000. Ediciones Anaya. 1999. Bibliografa de consulta - Conrad Carlberg. Administracin de Datos con Excel. Ediciones Prentice Hall. 1996. 8- Elementos Complementarios Sitios pblicos: www.glencoe.com/norton/online www.microsoft.com www.aulaclic.org MD_F_CGD_R_001/02_01 Modalidad Tutorial a Distancia Ofimtica II 15 UNIDAD 2: Base de Datos Access 1- Introduccin En esta unidad estudiaremos base de datos, empleando como herramienta de creacin al producto Access de Microsoft. Esta es la herramienta ms poderosa de Office. Access es un sistema gestor de base de datos en la cual podemos introducir, modificar, eliminar y almacenar datos, para extraer informacin til para la toma de decisiones. Es muy sencillo disear una base de datos, pero hacerla y emplearla como corresponde no es fcil. Por lo expuesto resulta necesario que preste mucha atencin a esta herramienta, ya que le permitir tener una ventaja con respecto al resto de los profesionales, los cules estn acostumbrados a sustituirla con el empleo de planilla de clculo (por desconocimiento) desperdiciando todo el podero que este producto proporciona. 2- Objetivo General Reconocer a la base de datos como un instrumento de almacenamiento de datos, para la manipulacin y obtencin de informacin, facilitando la toma de decisiones. 3- Objetivos particulares Al finalizar esta unidad usted ser capaz de: Identificar los componentes de la base de datos. Crear y modificar una base de datos. Operar las herramientas bsicas de una base de datos. MD_F_CGD_R_001/02_01 Modalidad Tutorial a Distancia Ofimtica II 16 4- Orientacin del Aprendizaje: Esquema Conceptual de la Unidad 2 La presente grfica lo ayuda a comprender los contenidos principales que abordaremos en esta unidad. TEMAS TEMA 1 TEMA 2 TEMA 3 TEMA 4 TEMA 5 TEMA 6 TEMA 7 TEMA 8 Asistente para Base de Datos Tablas Consultas Informes Formularios Herramientas Seguridad Bloqueo de Registro Interfaz Base de Datos Access MD_F_CGD_R_001/02_01 Modalidad Tutorial a Distancia Ofimtica II 17 5- Claves de Autoaprendizaje Resulta importante que al final de esta unidad sea capaz de definir con sus propias palabras los siguientes conceptos: Archivo Base de Datos Bloqueo de registro Campo Campo clave Consulta Cuenta de grupo Cuenta de usuario Formularios Informes Permiso de grupo Permiso de usuario Registro Relaciones Tablas 6- Claves de Autoevaluacin. Si est en condiciones de resolver los siguientes tems se considera que ha concluido el aprendizaje de los contenidos de la Unidad 2 correctamente 1. Cul es la diferencia entre archivo y base de datos? Justifique la respuesta. 2. Qu es una base de datos y cul es su utilidad? Ejemplifique. 3. Qu es una tabla? 4. Los registros estn formados por un conjunto de ____________. 5. Las tablas tienen toda la misma cantidad de registros? 6. A travs de que medio se relacionan las tablas? 7. Cules son las propiedades de un campo? 8. Cul es la importancia de un campo clave? 9. Enumere cuales son los tipos de datos que puede contener un campo 10. Qu es un formulario y para que se utiliza? 11. Qu tipos de consultas se pueden realizar a travs de la base de datos? (Funcin Consulta). 12. Qu es un informe y para que se lo emplea? 13. Qu es una cuenta de usuario y en qu difiere de una cuenta de grupo? Explique. 14. Por qu existe permisos para usuarios y para grupos? Cul es su finalidad? Ejemplifique. 15. Qu significa bloqueo de registro y cundo se lo emplea? MD_F_CGD_R_001/02_01 Modalidad Tutorial a Distancia Ofimtica II 18 16. A travs de qu mecanismo se puede establecer seguridad en una base de datos? Justifique su respuesta. Controle y verifique las respuestas a estas claves en la bibliografa obligatoria. 7- Bibliografa Bibliografa obligatoria - Delgado Cabrera Gutirrez Gallardo. Manual Avanzado de Microsoft Office 2000. Ediciones Anaya. 1999. Bibliografa de consulta - Travera-Prats. Access 97 a Fondo. Ediciones Inforbooks. 1998. 8- Elementos Complementarios Sitios pblicos: www.aulaclic.org www.microsoft.com www.glencoe.com/norton/online MD_F_CGD_R_001/02_01 Modalidad Tutorial a Distancia Ofimtica II 19 UNIDAD 3: Internet a Travs del Empleo de Word 1- Introduccin En este captulo trataremos la relacin entre el procesador de texto Word con Internet, y ms concretamente, la forma de crear pginas Web, ya sea a travs del empleo del Asistente o por conversin de un documento Word. Cabe aclarar que existen otros productos para la creacin de pginas Web que presentan mayor potencial de desarrollo, pero este tema es motivo de estudio de otras asignaturas, es decir, que Word no es un editor especfico de pginas Web, sino que posee herramientas para crearlas. Tambin veremos como se puede enviar documentos por medio del correo electrnico, tanto de texto de mensaje o como archivo adjunto a travs de FTP (File Transfer Protocol Protocolo de Transferencia de Archivos). 2- Objetivo General Reconocer a Word como un editor de texto que posee herramientas necesarias para la creacin de pginas Web. 3- Objetivos particulares Al finalizar esta unidad usted ser capaz de: Navegar por Internet a travs de Word. Crear pginas Web por medio de Word Reconocer las herramientas bsicas para la construccin de pginas Web Enviar documentos por correo electrnico sin salir del procesador de texto MD_F_CGD_R_001/02_01 Modalidad Tutorial a Distancia Ofimtica II 20 4- Orientacin del Aprendizaje: Esquema Conceptual de la Unidad 3 Observe este esquema, lo ayudar a entender los contenidos principales a tratar en esta unidad. TEMAS TEMA 1 TEMA 2 TEMA 5 TEMA 6 TEMA 7 TEMA 4 TEMA 3 Navegacin desde Internet Asistente para pgina Web Marco Hipervnculo Conversin de documentos en pgina Web FTP Internet MD_F_CGD_R_001/02_01 Modalidad Tutorial a Distancia Ofimtica II 21 5- Claves de Autoaprendizaje Resulta importante que al final de esta unidad sea capaz de definir con sus propias palabras los siguientes conceptos: Navegacin por Internet desde Word Pgina Web Asistente para Web Conversin de documento en pgina Web Hipervnculos Marcos FT 6- Claves de Autoevaluacin. Si est en condiciones de resolver los siguientes tems se considera que ha concluido el aprendizaje de los contenidos de la presente unidad. 1. Cules son los pasos que se deben seguir para navegar por Internet a travs de Word? Mencinelos. 2. Usted considera que el procesador de texto Word es el ideal para la creacin de pgina Web? Justifique la respuesta. 3. Qu es una pgina Web? 4. Cmo hace para convertir un documento en Word en una pgina Web? 5. Cmo crea una pgina Web directamente desde Word sin convertir? 6. Para que se utiliza el FTP? Ejemplifique su uso. 7. Explique cada paso del Asistente para pgina Web. 8. Qu son los marcos y cules conoce? 9. Por qu es til el empleo de marcos? 10. Qu es un hipervnculo y cuando se lo utiliza? 11. Cmo enviara un correo electrnico desde Word? Controle y verifique las respuestas a estas claves en la bibliografa obligatoria. 7- Bibliografa Bibliografa obligatoria - Delgado Cabrera Gutirrez Gallardo. Manual Avanzado de Microsoft Office 2000. Ediciones Anaya. 1999. MD_F_CGD_R_001/02_01 Modalidad Tutorial a Distancia Ofimtica II 22 8- Elementos Complementarios Sitios pblicos: www.aulaclic.org www.microsoft.com www.glencoe.com/norton/online