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I Congreso ICGA 2012 - Bogot, Colombia

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I Congreso en Ingeniera de Confiabilidad y Gestin de Activos
(ICGA-2012)
Ponencia:
Utilizacin de la metodologa de anlisis de criticidad para
determinar el nivel optimo del inventario de repuestos en
planta de produccin de conservas marinas en el Pacfico
Central de Costa Rica

Ponente:
Bernal Picado Arguello
bpicado@gypsa.co.cr

Avalado por:
INGEMAN
(Asociacin para el Desarrollo de la Ingeniera de Mantenimiento)
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ELITE TRAINING INGECON
www.hidroacarburos.com.co www.confiabilidadoperacional.com
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-Introduccin

-Justificacin y Antecedentes

-Marco terico

-Resultados

-Conclusiones y lecciones aprendidas

-Referencias
Contenido
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Introduccin
La gestin y anlisis del inventario de repuestos y materiales
para uso en mantenimiento, usualmente es llevada a cabo con
herramientas de planificacin y control de manera similar a
otros inventarios de la empresa (materia prima, producto
terminado, empaques, etc.), que son manejados en exclusiva
por el rea de compras y en la gran mayora de casos estn
influenciados por criterios estrictamente financieros.
Debido a la naturaleza y caractersticas del inventario de
repuestos, estas tcnicas o metodologas no son suficientes,
ya que no consideran la criticidad de los equipos y del propio
repuesto, tema que debe implicar a las reas de
mantenimiento y produccin.
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Introduccin
Lo anterior fundamenta que para no incurrir en altos costos de
indisponibilidad y lucro cesante por ausencia de repuestos, es
necesario utilizar una metodologa que determine la criticidad
de cada repuesto (matriz de criticidad de repuestos) y la
combine con el anlisis estadstico por rotacin (anlisis de
la distribucin normal y desviacin estndar) y por ltimo con
la tcnica de Lote Econmico de Pedido (EOQ por sus
siglas en ingls).
Este proyecto propone, aplicar dicha combinacin de tcnicas
o herramientas para determinar el nivel ptimo de inventario
de repuestos para los cerca de 5.000 tems que lo componen
en un solo almacn principal.

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Justificacin y antecedentes
GYPSA Gestin y Productividad S.A es una firma
consultora que se dedica a la mejora integral de la
productividad en plantas industriales y que colabora
con Ingeman en proyectos de optimizacin de la
gestin del mantenimiento y procesos asociados.
Este proyecto se llevo a cabo en una planta de
produccin de conservas marinas en Costa Rica
durante el periodo que abarca de enero 2010 (inicio
del diagnstico de productividad) hasta mayo de
2012.
El alcance inicial abarcaba una mejora integral de la
productividad de las 6 lneas rpidas de produccin,
la cual es medida mediante el OEE (Overall
Equipment Effectiveness).

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Justificacin y antecedentes
Una vez realizado el diagnstico integral de
productividad y analizados los principales
destructores de la productividad, se determin que
la principal rea de mejora era la de
Mantenimiento, donde la Gestin de Repuestos y
Materiales para Mantenimiento ocupaba un lugar
preponderante.
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Marco terico
Gestin de inventarios de repuestos y materiales para
mantenimiento

Deben contemplar la criticidad de cada repuesto,
contemplando la confiabilidad e impacto operacional de su
ausencia.
No es suficiente tratarlos con las metodologas tpicas de
otros tipos de inventarios (materias primas, empaques, etc.)

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Fuente: Curso M3. Gestin de Recursos de Mantenimiento - Ingeman
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Marco terico
En funcin de cul sea el problema, se debe
seleccionar la metodologa de resolucin.
Sea la que sea, todas necesitan de una toma
de datos sobre la situacin.
Procesos del almacn
Parmetros de stocks
Influyen en la ejecucin ptima del
mantenimiento
Servicio directo al usuario final del
material suministrado
Influyen en los costes por inmovilizado
material
La demanda es ms difcil de determinar
y por ello es ms difcil definir los
parmetros de stock
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Fuente: Curso M3. Gestin de Recursos de Mantenimiento - Ingeman
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Observacin directa de la
ubicacin de las referencias en las
diversas zonas del almacn: nivel
de identificacin, accesibilidad,
conservacin, etc.
Reuniones o
entrevistas
Con los responsables de las
diferentes actividades
relacionadas con la gestin y
servicios del almacn.
Observaciones
directas de la
ejecucin de las
actividades
Compartiendo las tareas a lo
largo de diferentes jornadas
de trabajo.
Estudio
documental
Recopilacin de datos
histricos disponibles,
relativos a los diversos
parmetros de stock
Distribucin fsica
del almacn
Marco terico
Fuentes de informacin
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Fuente: Curso M3. Gestin de Recursos de Mantenimiento - Ingeman
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(Planificacin de la OT) Solicitud de material por el personal
ejecutante de los trabajos;
Identificacin y preparacin del material/pedido;
Recogida/entrega de material.
Medios de manutencin y almacenaje;
Organizacin fsica e inventarios rotativos;
Normalizacin de equipos y repuestos;
Asignacin de funciones a puestos y organizacin general;
Recepcin/ubicacin de material procedente del proveedor;
Compra de material;
Supervisin general de las tareas/procesos del Almacn de
mantenimiento;
Problemtica asociada a los procesos del almacn de
mantenimiento
Marco terico
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Fuente: Curso M3. Gestin de Recursos de Mantenimiento - Ingeman
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Tamao de lote Punto de pedido - Stock de seguridad
Nivel stock
Tiempo
D
e
m
a
n
d
a
Nivel stock
Tiempo
D
e
m
a
n
d
a
Stock mximo
Lead time Lead time
Punto de pedido
Stock de seguridad
Stock medio
Sistema de cantidad fija - plazo variable
Sistema de cantidad fija - plazo variable
Marco terico
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Fuente: Curso M3. Gestin de Recursos de Mantenimiento - Ingeman
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Probability of meeting demand during lead time = service level.
SS=Z
D L
Probability of stock-out
OP

Probabilidad de cumplir con la demanda durante el tiempo de aprovisionamiento
Nivel de servicio
Probabilidad de
rotura de stock
Tamao de lote Punto de pedido - Stock de seguridad
Marco terico
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x
z
EOQ
Matriz de
criticidad
Marco terico
Definicin mnimos por tem
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Dentro de los principales hallazgos del diagnstico
de productividad, en lo referente a la gestin de
inventarios de repuestos, podemos sealar:
cantidad relevante de repuestos obsoletos,
correspondientes en su mayora a mquinas que
ya fueron retiradas de la planta.
proceso inadecuado de la gestin de compras de
repuestos, en donde la mayora son realizadas de
forma directa, sin pasar por el inventario de la
bodega, y aunque si se cargan como costo al
activo, distorsionan las estadsticas de rotacin.
Resultados
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Ao Mes Cantidad Costo %
Mayo 405 $322,510.50 8%
Junio 443 $288,637.39 7%
Julio 432 $302,704.11 7%
Agosto 408 $292,691.41 7%
Septiembre 627 $374,338.97 9%
Octubre 287 $877,794.62 21%
Noviembre 330 $275,581.64 7%
Diciembre 288 $117,616.02 3%
Total 2011 3220 $2,851,874.65 67%
Enero 278 $275,579.40 7%
Febrero 322 $968,718.86 23%
Marzo 302 $121,355.00 3%
Abril 60 $19,906.58 0%
Total 2012 962 $1,385,559.85 33%
Total general 4182 $4,237,434.50 100%
2011
2012
Compras directas de mantenimiento
Resultados
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Resultados
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Requisiciones tramitadas por proveedor
Nombre
Lneas
requisicin
Costo %
John Bean Technologies SpA 5 $861,226.09 20%
Osgood Industries, Inc 1 $482,000.00 11%
Marlen International BIN# 150118-- Carruthers 4 $329,250.00 8%
Novatec Industrial 56 $255,006.90 6%
Roy Campos Arias 79 $146,754.94 3%
Constructora Seimo De Centroamrica S.A. 18 $138,187.87 3%
CONSTRUCCION E INGENIERIA EN REFRIGERACION CIRSA S.A. 32 $132,168.30 3%
Ecoseal S.A 214 $121,937.83 3%
Construcciones Integrales de San Jos S.A. 9 $128,020.00 3%
Sistemas Electromecnicos Felipe y Felipe 3 $86,195.65 2%
Total general 4182 $4,237,434.50 100%
Resultados
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No existe procedimiento del SGC para la Gestin de
Bodega de Repuestos y Materiales para Mantenimiento.
No existe un sistema de control estandarizado de las
compras de servicios a contratistas de ingeniera y
mantenimiento. Se evidenci que en un ao el monto en
contratistas asciende a $ 1.3 millones (aprox. 32% de las
compras directas de mantenimiento).
Las compras directas de mantenimiento, que son las que
se realizan sin cdigo de artculo y no alimentan las
estadsticas de control de inventarios en bodega, exceden
los $ 4,2 millones en el periodo anual analizado. Esto
representa el 90% del monto de repuestos utilizado.
Resultados
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Subutilizacin muy relevante de las prestaciones del
software para la gestin del mantenimiento (GMAO),
donde el mdulo de gestin de inventarios prcticamente
se utiliza solo para registrar las salida. Las fichas tcnicas
del 97% de los artculos de inventario estn incompletas y
en algunos casos carecen de datos.
No se cuenta un sistema automtico de carga y descarga
de artculos del inventario de repuestos (cdigo de barras)
estando prevista su utilizacin en el GMAO.
No existe sistemtica de seguimiento de las rdenes de
requisicin de repuestos y la gran mayora se hace va
correo electrnico, sin utilizar la solicitud electrnica
habilitada en el GMAO.
Resultados
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Resultados
Principales actividades de mejora realizadas:
1. Revisin exhaustiva de repuestos crticos incluidos en los
manuales de MP de equipos crticos:
Revisin de repuestos (cantidad en bodega, cantidad en
GMAO).
Definicin tcnica de estado de repuestos (obsoleto,
mquina, funcin).
Determinar repuestos que estn en almacn, pero que no
estn incorporados en el inventario.
Recodificacin y renombramiento de tems
Estructura del cdigo sugerida FF MM - ####


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Resultados
Principales actividades de mejora realizadas:
2. Rediseo de ubicacin fsica por familia y/o equipo.
3. Analizar y determinar los niveles de reabastecimientos
(mnimos y mximos), considerando variables como
tiempos de entrega, anlisis de historial de movimientos y
confiabilidad operacional del equipo. Utilizar matriz de
repuestos diseada para tal fin.
4. Implantar 5S y gestin visual en bodega.
5. Actualizacin de ficha de artculo en GMAO (descripcin,
alias, fotografas, plazo de entrega, proveedor y
fabricante, entre otras opciones del sistema).


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Resultados
Fecha 10/10/2012 Familia: 1
Cdigo 01-030-0063 rea/Mquina: 30
Descripcin: Pin de descarga de estrella de salida Consecutivo: 0063
8 Calificacin
FU
3 2
2
24 Calificacin
IO
18 24
12
2
12 Calificacin
FO
6 12
2
24 Calificacin
LT
6 24
2
8 Calificacin
CA
4 4
24 Calificacin
SO y MA
12 4
4
Total 692
La ausencia del repuesto no tiene impacto relevante en integridad fsica o medio
ambiente
Existen repuestos genricos que son compartidos en varios equipos
Lead Time - Tiempo de reabastecimiento
Repuesto debe ser importado con un plazo mayor a un mes
Repuesto debe ser importado con un plazo menor a una semana
Repuesto puede ser adquirido localmente con un plazo mayor a 8 horas
Costo de adquisicin
Mayor a $ 3500
Inferior a $3499
Impacto en SO y MA
La ausencia del repuesto ocasiona la NO intervencin de mantenimiento y puede
tener impacto en la integridad fsica del personal
Afecta al ambiente produciendo daos irreversibles
Se debe inhabilitar otro equipo para obtener el repuesto
Frecuencia de uso de repuesto
Alta: Ms de tres veces al mes
Media: Una vez al mes
Baja: Menos de una vez al mes
Impacto Operacional (IO)
La ausencia de repuesto provoca una parada inmediata del servicio mayor a 30
minutos, repercute directamente en la calidad del producto y tiene incidencia en
paros de otros equipos
La ausencia de repuesto provoca una parada inmediata del servicio mayor a 30
minutos, sin afectar directamente en la calidad del producto y no tiene
incidencia en paros de otros equipos
La ausencia de repuesto provoca una parada inmediata del servicio menor a 30
minutos, sin afectar directamente en la calidad del producto y no tiene
incidencia en paros de otros equipos
La ausencia de repuesto no genera ningn impacto operacional significativo
Flexibilidad Operacional - Redundancia (FO)
No hay repuesto o equipo redundante o compartido (en cualquier rea)
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Fecha 10/10/2012 Familia: 1
Cdigo 01-030-0063 rea/Mquina: 30
Descripcin: Pin de descarga de estrella de salida Consecutivo: 0063
8 Calificacin
FU
3 2
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24 Calificacin
IO
18 24
12
2
12 Calificacin
FO
6 12
2
24 Calificacin
LT
6 24
2
8 Calificacin
CA
4 4
24 Calificacin
SO y MA
12 4
4
Total 692
La ausencia del repuesto no tiene impacto relevante en integridad fsica o medio
ambiente
Existen repuestos genricos que son compartidos en varios equipos
Lead Time - Tiempo de reabastecimiento
Repuesto debe ser importado con un plazo mayor a un mes
Repuesto debe ser importado con un plazo menor a una semana
Repuesto puede ser adquirido localmente con un plazo mayor a 8 horas
Costo de adquisicin
Mayor a $ 3500
Inferior a $3499
Impacto en SO y MA
La ausencia del repuesto ocasiona la NO intervencin de mantenimiento y puede
tener impacto en la integridad fsica del personal
Afecta al ambiente produciendo daos irreversibles
Se debe inhabilitar otro equipo para obtener el repuesto
Frecuencia de uso de repuesto
Alta: Ms de tres veces al mes
Media: Una vez al mes
Baja: Menos de una vez al mes
Impacto Operacional (IO)
La ausencia de repuesto provoca una parada inmediata del servicio mayor a 30
minutos, repercute directamente en la calidad del producto y tiene incidencia en
paros de otros equipos
La ausencia de repuesto provoca una parada inmediata del servicio mayor a 30
minutos, sin afectar directamente en la calidad del producto y no tiene
incidencia en paros de otros equipos
La ausencia de repuesto provoca una parada inmediata del servicio menor a 30
minutos, sin afectar directamente en la calidad del producto y no tiene
incidencia en paros de otros equipos
La ausencia de repuesto no genera ningn impacto operacional significativo
Flexibilidad Operacional - Redundancia (FO)
No hay repuesto o equipo redundante o compartido (en cualquier rea)
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Resultados
Anlisis de criticidad (por medio de Matriz)
Frecuencia Consecuencias Total Criticidad
Fecha Descripcin de repuesto FU IO FO LT CA SO T. Conse
10/9/2012 Junta cardanica dosificadora vegetales 3 18 6 24 8 4 260.4 781.2 B
10/9/2012 Cilindro de salida de palets 3 12 6 2 4 4 15.2 45.6 C
10/9/2012 Pin de descarga de estrella de salida 2 24 12 24 4 4 692 1384 A
8
B A A A
3
C B B A
2
C C B A
175 350 525 700
F
r
e
c
u
e
n
c
i
a

d
e

u
s
o
Consecuencia
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Resultados
Stock de seguridad y punto de reorden
Criticidad
Nivel de
servicio Valor Z
Demanda
promedio
Desviacin
demanda
promedio
Tiempo medio de
aprovisionamiento
Desviacin de
Tiempo medio de
aprovisionamiento
Stock
seguridad
Punto de
pedido
% Z DM D L L SS OP
Fajas
C
75% 0.67 10 2 4 1 7 47
Junta cardanica
dosificadora vegetales
A 85% 1.04 16 3 0.08 0.02 1 2
Cilindro de salida de
palets
C 75% 0.67 6 2 1 0.25 2 8
Pin de descarga de
estrella de salida
B 95% 1.64 4 2 0.5 0.08 2 4
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Resultados
Inventario de repuestos
Decisin
Cantidad
artculos
Porcentaje
Monto
Porcentaje
Colones US $
Disponibles 4,020 88.9% 326,469,382.96 623,033.17 90.5%
Obsoletos 503 11.1% 34,280,936.34 65,421.63 9.5%
Total 4,523 100.0% 360,750,319.30 688,454.81 100.0%
90.5%
9.5%
Dispobibles
Obsoletos
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Resultados
Criticidad de repuestos
Decisin
Cantidad
artculos
Porcentaje
Monto
Porcentaje
Colones US $
A 602 15.0% 107,734,896.38 205,600.95 33.0%
B 1,367 34.0% 48,970,407.44 93,454.98 15.0%
C 2,051 51.0% 169,764,079.14 323,977.25 52.0%
Total 4,020 100.0% 326,469,382.96 623,033.17 100.0%
33.0%
15.0%
52.0%
A B C
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Resultados
Decisin
Cantidad
artculos
Porcentaje
Monto
Porcentaje
Colones US $
Venta 315 7.0% 26,469,382.96 50,514.09 77.2%
Desecho 43 1.0% 4,263,466.23 8,136.39 12.4%
Donacin 145 3.2% 3,548,087.15 6,771.16 10.4%
Total 503 11.1% 34,280,936.34 65,421.63 100.0%
77.2%
12.4%
10.4%
Venta
Desecho
Donacin
Repuestos obsoletos
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1. El uso combinado de las tres metodologas sugeridas, ha
resultado en una herramienta de mejora muy adecuada y
personalizada para determinar la mejor relacin costo-
riesgo-beneficio del nivel de inventario a mantener.
2. La metodologa de anlisis de criticidad de los repuestos
fortalece el criterio tcnico y cientfico para definir la
cantidad de stock de inventario de repuestos.
3. El desaprovechamiento de los recursos informticos
existentes para gestionar los inventarios de repuestos es
una tendencia comn.
4. Los costos de inventario de repuestos pueden ser
minimizados de manera relevante utilizando esta
metodologa, sin afectar la disponibilidad de los equipos.




Conclusiones y lecciones aprendidas
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Otras empresas donde se ha aplicado est combinacin de
metodologas:

Firestone Industrial Products Costa Rica

Bridgestone de Costa Rica

Nou Diesel (Taller oficial de IVECO) Lleida, Espaa

Torraspapel Motril, Granada, Espaa.



Conclusiones y lecciones aprendidas
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1. Karim R, Candell O, Soderholm P (2009) E-maintenance and information logistics:
aspects of content format. Journal of Quality in Maintenance Engineering 15(3), p.308-
324.

2. Bertolini D (2002) Maintenance stores and inventory control in MAINTENANCE
ENGINEERING HANDBOOK. Higgins L.R, Mobley R.K., Smith R. Editors. Sixth Edition.
McGraw-Hill.

3. Boylan J.E., Syntetos A.A. (2008) Forecasting for Inventory Management of Service
Parts in Complex System. Maintenance Handbook. Editors Kobbacy K.A.H., Murthy
D.N.P.. Springer.

4. Blanchard BS (2001) Maintenance and support: a critical element in the system life
cycle. Proceedings of the International Conference of Maintenance Societies, paper 003,
May, Melbourne.

5. Church RL, Scaparra MP, Middleton RS (2004) Identifying critical infrastructure: The
median and covering facility interdiction problems. Annuals of the Association of
American Geographers 94 (3): 491-502.

Referencias
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Muchas gracias por su
atencin!

Preguntas? Comentarios?



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