ORGANIZACIN DE

EVENTOS
DEPORTIVOS
SEMANA 3

1. COMISION ORGANIZADORA
2. COMIDION DE FINANCIAMIENTO+
3. COMISION DE SERVICIOS
4. COMISION DE INSTALACIONES
DEPORTIVAS
5. COMISION DE PROTOCOLO

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Reglamento de la competencia.

1. Comisin organizadora.
El comit organizador como su nombre lo dice es el encargado de organizar el
evento, desde la planeacin hasta la ejecucin, hacer el cronograma y el
programa y de coordinar con las otras comisiones.

Trascendencia social.
Pblico asistente.
Nmero de participantes.
Complejidad de medios e infraestructuras.
Dificultad organizativa.
Necesita de unos requerimientos especiales para su desarrollo:
Estructura de recursos humanos.
Trmites administrativos.
Apoyo econmico.
Planes alojamiento y transporte.
Infraestructuras especiales.
Actos de protocolo.
Plan de difusin y promocin.
Sistemas de acreditaciones.
Control accesos, seguridad, etc.

2. Comisin de financiamiento.
El comit financiero es el encargado del manejo del dinero, de realizar el
presupuesto, comercializacin, gestin ante empresas y rendicin de cuentas.

El comit de financiamiento trabaja con la difusin, la promocin, venta y las
relaciones publicas con los medios de comunicacin desde la prensa, radio y si
la magnitud del evento lo requiere con la televisin.
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Gestin econmica.
Gestin administrativa (contratacin telefnica, promocin, difusin).
Gestin tecnolgica (recepcin de resultados, elaboracin de memorias).
Seguimiento, supervisin y apoyo econmico, administrativo, tecnolgico
con las reas (cronograma).

3. Comisin de servicios.
La comisin de servicios, ser la encargada de brindar las mayores facilidades y
confort a los deportistas y espectadores asistentes.

Todo ello conlleva a los organizadores a establecer un completo esquema en el
que se contempla, adems de las lgicas precedencias, un completo plan de
trabajo en el que se deben tener en cuenta aspectos de seguridad (tanto de
personalidades como del pblico que asiste al evento), control policial, planes
de emergencia (proteccin civil y asistencia sanitaria), etc.
Gestin de alojamientos.
Gestin de alimentacin.
Gestin de transportes.

4. Comisin de instalaciones deportivas.
Esta comisin, ser la encargada de velar por las comodidades deportivas y
otras inherentes al espectculo deportivo.
Logstica para los materiales y las instalaciones a utilizar.
Recursos humanos y materiales.
Recursos materiales (antes, durante, despus de las competencias).
Brindar comodidades a los espectadores (tribunas, sillas, etc.).
Vestuarios y servicios higinicos en nmero suficiente y en buen estado
(para deportistas y espectadores, tanto damas y varones).


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5. Comisin de protocolo.
El grupo organizativo debe tener en cuenta la organizacin de los equipos, la
atencin a los delegados, la informacin oportuna sobre las fechas y jornadas
que se van a realizar, la buena escogencia del cuerpo arbitral que va a estar a
cargo de los partidos, la premiacin, el costo de la inscripcin y la acreditacin
de deportistas, entrenadores y delegados.

En la organizacin de eventos cabe resaltar la importancia del marketing,
publicidad, patrocinio y de una buena prestacin del servicio ya que de esta
forma se mantendrn los clientes para prximos certmenes y se lograr un
posicionamiento en el rea. Por ltimo, debemos resaltar que el organizador de
eventos deportivos debe ser una persona dinmica, proactiva y con la
capacidad de solucionar problemas al instante, de esta forma se lograr cumplir
con lo esperado y se obtendrn los beneficios personales, sociales y
econmicos planteados y se tendr el agrado de brindar a las personas un
evento que cumpla con sus expectativas.

Por todo ello el equipo de trabajo que se encarga del protocolo y la
organizacin deber tener en cuenta todos estos factores, as como tener
capacidad de reaccin para controlar cualquier tipo de imprevisto que pueda
surgir a lo largo del evento.

Entre las funciones y tareas que deben llevar a cabo podemos enumerar:
Creacin de invitaciones y su envo a los correspondientes invitados y
federaciones.
Emisin y control de acreditaciones de todo tipo: VIP, prensa, etc.
Ordenacin de personalidades y autoridades, tanto en los palcos como
en otras ceremonias posibles.
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Planificacin de actos promocionales como ruedas de prensa,
presentacin de sponsors, creacin de dossiers para la prensa y otros
medios, etc.
Asistencia y atencin de personalidades y autoridades, tanto en
recepciones, atenciones durante el evento y despedidas.
Cualquier otro detalle inherente a la organizacin del acto tanto a nivel
informativo como a nivel material.

Al tratarse de actos de ndole privado, en la mayor parte de los casos, no hay
un protocolo oficial que pueda aplicarse a todos los eventos deportivos, aunque
la mayora de ellos comparten un fondo comn. Cada comit organizador puede
establecer distintas reglas a aplicar, manteniendo siempre una coherencia en
las mismas y tratando de aplicar normas del protocolo oficial en el caso de
asistencia de autoridades y personalidades pblicas.

Tareas:
Supervisin del orden de las personas.
Relacin de participantes.
Coordinacin de actos sociales (presentacin, ceremonia de apertura,
ruedas de prensa).
Recepcin y atencin a autoridades
Elaboracin de documentacin
Disposicin de salas

Comisin de premios.
Ser la comisin encargada de los diversos premios del evento deportivo, para
los campeones y otros puestos que se determinen a premiar, as como a los
deportistas ms destacados.
Entrega de premios, medallas, recepcin de participantes, etc.
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Planificacin de las distintas ceremonias de apertura, entrega de premios
y clausura.
Control y desarrollo logstico en cuanto a materiales necesarios:
banderas, partituras de himnos, catering, pdiums, tarimas, premios
(trofeos, medallas, etc.), regalos promocionales, etc.

Comisin tcnica.
El comit tcnico trabaja en la programacin, el cumplimiento de los horarios,
todos los aspectos tcnicos, la implementacin y todos los materiales
necesarios.

Ya teniendo en cuenta lo concerniente a la fijacin del precio y los comits que
van a trabajar es necesario hablar sobre la clasificacin del evento deportivo, el
cual se divide de acuerdo a lo que se busca con el certamen. Por consiguiente
se puede hablar de eventos de capacitacin, recreativos y competitivos.

Los eventos de capacitacin se dividen en talleres, seminarios, congresos y
ponencias y estos consisten en capacitar a los participantes en un tema de
inters para ellos, por eso en el proceso de planeacin es importante indagar
sobre temas que puedan tener variada acogida entre el grupo objeto, por
ejemplo un congreso internacional de recreacin y tiempo libre o un seminario
taller de ciencias aplicadas al deporte. Otro punto clave es la buena escogencia
de los ponentes, que sean personas capacitadas y con mucha experiencia en el
tema que van a tratar de tal forma que sea llamativo para el participante y no
se puede dejar a un lado lo relacionado con las ponencias, estas no deben ser
repetitivas y deben estar actualizadas.

Comisin mdica.
Est comisin velar por la salud de los deportistas y tambin de los
espectadores, tendr al menos un mdico jefe y sus ayudantes.
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Servicios mdicos, seguridad y cuidado de instalaciones (prevencin).
Paramdico para el cuidado de los participantes y pblico en general.
Botiqun mdico, con todos los medicamentos necesarios de primeros
auxilios.
Materiales necesarios para el transporte de accidentados.
Ubicacin estratgica del equipo mdico en la jornada.

Comisin de prensa y difusin.
En la planeacin es necesario buscar patrocinadores que colaboren con lo
referente a la publicidad, la merienda y los certificados de asistencia, si es
posible se debe hacer una lista de posibles clientes e invitarlos y entregar
carteles relacionados con el evento y publicitarlo por medios de comunicacin,
de la misma forma es necesario tener con anterioridad asignado el escenario
que se va a utilizar que tenga un buen espacio y revisar el sonido y las luces.
De este modo se va a llevar a cabo un excelente evento deportivo, seminario o
congreso con la participacin del grupo que se logro captar mediante la
publicidad y con la participacin de ponentes que hablen sobre temas que le
interesen al pblico asistente.

Los eventos deportivos son cada vez ms numerosos y cada vez son ms
dependientes de patrocinadores, sponsors y del propio marketing publicitario
que rodea a un acontecimiento de este tipo.

La complejidad de la organizacin de un evento de estas caractersticas,
depende en gran medida de varios factores: personalidades y autoridades que
acudan al mismo lugar donde se celebra, importancia del evento (si es una final
por ejemplo), si el evento se va a retransmitir por televisin, etc.

Al mismo tiempo hay que saber destacar y as lo requieren los patrocinadores,
la publicidad que financia al evento, colocando sus logotipos y material
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publicitario en los lugares ms destacados y visibles, tanto para los
espectadores del recinto como para los televidentes que siguen el
acontecimiento desde sus casas.

Tareas especficas:
Antes:
Recopilacin de informacin (presupuestos).
Elaboracin de notas informativas y calendario de trabajo.
Acto de presentacin, acreditacin de medios.
Durante:
Atencin a medios y ubicacin en lugar de competicin.
Funcionamiento de la sala de medios de comunicacin.
Envo de informacin y resultados.
Despus:
Elaboracin del dossier, recopilacin de datos.
Envo de informacin y resultados

Arbitraje jueces.
Jueces oficiales o rbitros colegiados, que deben tener sus implementos
necesarios para poder controlar y dirigir los eventos o competencias
programadas (cronmetros, planillas, boletas, silbatos, banderines, etc.).
Adems, deben contar con una mesa de control (conformadas por personas
que controlen las planillas, reciban las boletas, verifiquen los resultados, etc.).

En resumen, la organizacin de un evento deportivo consta de:
Antes del evento deportivo:
Confeccionar las bases.
Enviar las invitaciones, adjuntando las bases.
Publicitar el evento deportivo.
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Preparar la infraestructura para el evento deportivo (medidas
reglamentarias, contar con los implementos deportivos reglamentarios y
en nmero suficiente, vestuarios, servicios higinicos (damas y varones),
tribunas o sillas limpias, etc.).
Jurado controlador (jueces oficiales o rbitros colegiados).
Invitacin a las autoridades o deportistas distinguidos.
Costos del evento deportivo.

Durante el evento deportivo:
Ceremonia de inauguracin.
Ceremonia de clausura.
La premiacin.
Cumplir con el programa establecido.
Otorgar los resultados parciales.
Resolver los reclamos que se presentan.

Despus del evento deportivo:
Edicin y distribucin de los resultados finales.
Elevar el informe a las autoridades competentes (de todo el desarrollo
del evento deportivo).
Realizar la evaluacin del evento deportivo (xito, fracasos, errores,
etc.).
Liquidacin (ingresos y egresos).






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RESUMEN

Comisin organizadora.
El comit organizador como su nombre lo dice es el encargado de
organizar el evento, desde la planeacin hasta la ejecucin, hacer el
cronograma y el programa y de coordinar con las otras comisiones.


COMENTARIO

Esta comisin es muy importante, tan igual como las otras pero tiene en
su responsabilidad la de formar los lineamientos de inicio, ejecucin,
clausura del evento, por lo tanto hay que tener conocimiento y buen
criterio.

ACTIVIDAD
1. Resolver el TEST de la Semana.