PARA A ISO 14001

O CAMINHO
O objectivo deste documento proporcionar uma introduo simples norma ISO 14001 Sistemas de Gesto
Ambiental - Especifcaes e linhas de orientao para a sua utilizao. No tenciona ser uma explicao completa
da norma ou da sua implementao, pretende antes promover a compreenso e ajudar o leitor a benefciar da
experincia de terceiros no campo das auditorias e dos problemas encontrados por outros. Espera-se que esta
abordagem simples corte algum nevoeiro e conversa de gesto, que muitas vezes pode complicar algo que
seria razoavelmente linear.
No tem a inteno de substituir a norma e por isso recomenda-se a leitura atenta desta, se pretende implementar
um Sistema de Gesto Ambiental de acordo com o referencial descrito na norma ISO 14001.
O presente documento contm algumas transcries da prpria ISO 14001, cuja autorizao de transcrio foi
concedida pelo British Standards Institute.
PREFCIO
O CAMINHO PARA A ISO 14001:2004 - EVITAR AS ARMADILHAS
SGS ICS - Servios Internacionais de Certifcao, Lda.
Elaborado por: SGS ICS UK
Traduzido e revisto por: Ana Cristina Simes - SGS ICS PORTUGAL
Reproduo Proibida sem autorizao expressa da SGS ICS
v 1.2, Janeiro de 2011
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s Organizaes Certifcadas pela SGS ICS
Aos Auditores da SGS ICS
Aos nossos Parceiros
O CAMINHO PARA A ISO 14001:2004 - EVITAR AS ARMADILHAS
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NDICE
INTRODUO
4.2 POLTICA AMBIENTAL
4.3.1 ASPECTOS AMBIENTAIS
4.3.2 REQUISITOS LEGAIS E OUTROS REQUISITOS
4.3.3 OBJECTIVOS, METAS E PROGRAMAS
4.4.1 RECURSOS, FUNES, RESPONSABILIDADE E AUTORIDADE
4.4.2 COMPETNCIA, FORMAO E SENSIBILIZAO
4.4.3 COMUNICAO
4.4.4 DOCUMENTAO
4.4.5 CONTROLO DE DOCUMENTOS
4.4.6 CONTROLO OPERACIONAL
4.4.7 PREPARAO E CAPACIDADE DE RESPOSTA FACE A EMERGNCIAS
4.5.1 MONITORIZAO E MEDIO
4.5.2 AVALIAO DA CONFORMIDADE
4.5.3 NO CONFORMIDADE, ACES CORRECTIVAS E PREVENTIVAS
4.5.4 CONTROLO DOS REGISTOS
4.5.5 AUDITORIA INTERNA
4.6 REVISO PELA DIRECO
PROCESSO DE CERTIFICAO
O GRUPO SGS
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Este documento faz uma breve apresentao da ISO 14001 e aponta algumas das
armadilhas na implementao dum Sistema de Gesto Ambiental (SGA) e na preparao
para uma auditoria de terceira parte.
As armadilhas referidas so todas reais, por isso, no existe nenhuma referncia
directa aos locais ou s organizaes envolvidas.
A norma internacional ISO 14001 especifca um modelo de SGA que pode ser aplicado
a qualquer tipo de organizao, independentemente da sua dimenso.
baseado num modelo de implementao PLANEAR - IMPLEMENTAR - VERIFICAR -
REVER e segue uma sequncia simples e lgica.
A etapa PLANEAR do processo comea por tentar compreender os efeitos ou im-
pactes que as actividades da organizao tm no ambiente, e por identifcar limitaes
legais e outras similares a que a organizao se encontra sujeita ou subscreve.
Deve tambm incluir as condies operacionais habituais da organizao e as situaes
de emergncia previsveis.
Uma vez identifcados os impactes ambientais e os requisitos legais aplicveis, os im-
pactes devem ser avaliados para decidir quais se classifcam como signifcativos para
a organizao e, por conseguinte, que precisam de ser geridos. Isto pode assemelhar-se
a um processo de seleco, com a fnalidade de seleccionar o que signifcativo
e o que menos signifcativo. Este processo de avaliao fundamental para o
desenvolvimento do SGA, uma vez que o sistema de gesto vai basear-se nesses
resultados.
Aps este processo de avaliao, a Poltica Ambiental da organizao pode ser delineada,
uma vez que est agora baseada nas questes particulares relevantes para a organizao.
* Clusula da ISO 14001:96
IDENTIFICAR REQUISITOS
LEGAIS E OUTROS REQUISITOS
4.3.2*
IDENTIFICAR EFEITOS NO
AMBIENTE
4.3.1*
AVALIAR A SIGNIFICNCIA
DOS IMPACTES
4.3.1*
INTRODUO
O CAMINHO PARA A ISO 14001:2004 - EVITAR AS ARMADILHAS
Seguidamente vem a etapa IMPLEMENTAR do ciclo. Todos estes impactes signifcativos
devem agora ser geridos. Para isso, existem as seguintes opes: podem ser agendados
como projectos de melhoria e submetidos a Objectivos, Metas e Programas de Gesto;
ou podem ser controlados por procedimentos de Controlo Operacional (em determinadas
situaes, podem - e devem - ser aplicados ambos os mecanismos).
Adicionalmente, as questes identifcadas como potenciais situaes de emergncia
necessitaro de ser geridas por processos de preveno de emergncias e, possivelmente,
por planos e procedimentos de emergncia
A etapa VERIFICAR do processo inclui: os procedimentos de medio, monitorizao
e calibrao, para garantir que os controlos e os programas esto em funcionamento,
como se pretende. Inclui ainda a verifcao do cumprimento da legislao.
Um outro processo da verifcao a Auditoria Interna ao SGA onde o sistema
desenvolvido auditado em pormenor, para verifcar se est a operar de acordo com
o planeado.
A seguir auditoria, vem a etapa REVER do processo, em que todo o sistema revisto,
para se garantir que est a funcionar, a fornecer os resultados que se pretendem e que
continua actualizado e adequado organizao.
AVALIAR A SIGNIFICNCIA
DOS IMPACTES
4.3.1*
POLTICA
4.2*
MELHORIA
OBJECTIVOS E
METAS & PROGRAMAS
CONTROLO
PROCEDIMENTOS DE
CONTROLO OPERACIONAL
4.4.6*
MONITORIZAO E MEDIO
4.5.1*
CONFIRMAR A CONFORMIDADE
4.5.2*
AUDITORIA INTERNA
4.5.5*
GESTO DE EMERGNCIA
PLANOS DE EMERGNCIA
4.4.7*
9
REVISO PELA DIRECO
4.6*
A apoiar estas etapas principais do SGA, esto processos de suporte essenciais, que
ajudam a assegurar um controlo permanente e efcaz.
Estes incluem:
4.4.4*, 4.4.5* Emisso e controlo da documentao do sistema;
4.4.2* Formao, consciencializao e competncia das pessoas envolvidas
no SGA;
4.4.1* Detalhes das responsabilidades e autoridades, funo e recursos;
4.5.4* Requisitos para a criao e a reteno de registos;
4.4.3* Processos de comunicao interna e externa;
4.5.3* No conformidades e aces correctivas e preventivas.
Estes elementos, quando devidamente aplicados, conduzem a uma boa Gesto
Ambiental. As organizaes devem procurar extenses aos requisitos, identifcar
armadilhas que possam ser encontradas ao longo do caminho da certifcao e criar
uma checklist de auto-avaliao que as auxilie a encontrar o caminho.
O CAMINHO PARA A ISO 14001:2004 - EVITAR AS ARMADILHAS
FLUXOGRAMA DO PROCESSO DA ISO 14001
IDENTIFICAR OS EFEITOS
E ASPECTOS AMBIENTAIS
4.3.1*
IDENTIFICAR
REQUISITOS LEGAIS E
OUTROS REQUISITOS 4.3.2*
AVALIAR A SIGNIFICNCIA
DOS IMPACTES 4.3.1*
MELHORIA
OBJECTIVOS E
METAS & PROGRAMAS
CONTROLO
PROCEDIMENTOS DE
CONTROLO OPERACIONAL
4.4.6*
GESTO DE EMERGNCIA
PLANOS DE EMERGNCIA
4.4.7*
POLTICA 4.2*
PLANEAR
IMPLEMENTAR
VERIFICAR
REVER
MONOTORIZAO E
MEDIO 4.5.1*
CONFIRMAR A
CONFORMIDADE 4.5.2*
AUDITORIA INTERNA 4.5.5*
REVISO PELA GESTO 4.6*
PROCESSOS DE APOIO
4.4.5* Controlo de Documentos
4.5.4* Controlo dos Registos
4.4.2* Formao
4.4.3* Comunicao
4.4.1* Recursos, Funes, Responsabilidade e Autoridade
4.5.3* No Conformidade, Aces correctiva e Preventiva
11
INTRODUO S DECLARAES DA ISO 14001
Muitas organizaes levaram a cabo
revises ou auditorias ambientais,
para avaliar o seu desempenho ambi-
ental. No entanto, essas revises ou
auditorias podero no ser, por si s,
suficientes para dar a uma organizao
a garantia de que o seu desempenho
ambiental no s cumpre como con-
tinuar a cumprir os requisitos legais e
os da sua poltica.
Isto resume o propsito da ISO 14001.
Um SGA no s estabelece e melhora
o controlo ambiental, como tambm
implementa e promove um sistema de
melhoria contnua para o desempenho
ambiental.
UMA AUDITORIA AMBIENTAL = AUDITORIA DO AMBIENTE
Se auditar simplesmente um local ou um
negcio, identifcar os seus problemas
ambientais e os resolver, pode voltar
a descobrir, um ano mais tarde, que
todos os problemas reapareceram. Isto
simplesmente porque no havia um
sistema de gesto a funcionar.
Por outro lado, se instalar um sistema
de gesto ambiental e o mantiver a
funcionar e depois auditar esse sistema,
vai fcar implementado um controlo real
e uma melhoria contnua efectiva.
UM SISTEMA DE GESTO AMBIENTAL (SGA)
Um SGA de acordo com a ISO 14001
proporciona um sistema de processos
interligados. um simples e efcaz
conjunto de mecanismos para gerir
questes ambientais dentro de uma
organizao. A norma s prescritiva em
termos de estipular o que deve assegurar,
deixando organizao a liberdade de
escolher, por ela prpria, como deve
fazer.
Esta abordagem signifca que a ISO
14001 pode ser aplicada a qualquer tipo
de organizao em qualquer escala.
Tambm explica porque que, de tempos
a tempos, h mal-entendidos nas suas
intenes e nas suas aplicaes.
Um sistema de gesto de acordo com a
ISO 14001 signifca que a organizao:
Identifca todos os maus (e bons)
impactes que tem sobre o ambiente;
Tem conhecimento do que est
a ser feito para gerir e melhorar
esses impactes;
Vai implementar uma boa gesto
ambiental em todos os seus planos
futuros;
Ter a certeza que identifcou e
compreendeu todos os requisitos
legais relacionados com o seu
negcio e que os vai cumprir.
A anlise que se segue precedida pelo
nmero do requisito da ISO 14001 (2004)
e apresentada pela ordem em que
aparecem na norma.
O CAMINHO PARA A ISO 14001:2004 - EVITAR AS ARMADILHAS
A Poltica deve:
Estar disponvel ao pblico;
Ser adequada;
Comprometer a organizao a
prevenir a poluio e a estabelecer
uma melhoria contnua;
Comprometer a organizao a
cumprir os requisitos legais
relevantes e outros requisitos;
Fornecer um enquadramento para
a defnio de objectivos e metas;
Estar documentada, implementada,
ser mantida e comunicada a todos
os colaboradores.
Tendo em ateno estes pontos:
DISPONVEL
Isto pode ser declarado mas s pode ser
realmente testado atravs de entrevista
ou obtendo uma cpia.
Ao entrevistar elementos do
pessoal da organizao, como
por exemplo, recepcionistas ou
vendedores, para verifcar o que
acontece se algum pedir uma
cpia da Poltica da organizao,
ou telefonar e perguntar a mesma
coisa. comum verifcar que estes
primeiros elementos de contacto
dentro da organizao no foram
esclarecidos sobre esta questo.
Isto signifca que, na prtica, a
Poltica no est disponvel.
ADEQUADA
raro encontrar uma Poltica que no
seja adequada a uma organizao, no
entanto, uma boa prtica, no incio do
texto da Poltica, dar uma breve ideia do
sector de negcios da organizao, de
forma a que a Poltica possa ser obser-
vada dentro desse contexto e ver-se
refectida a sua adequao.
Afnal este o nico documento que a
ISO 14001 exige que esteja disponvel
para o pblico.
COMPROMISSO DE PREVENO DA
POLUIO E DE MELHORIA CONTNUA
Ocasionalmente estes compro-
missos esto mais implcitos do
que explicitamente declarados na
Poltica. Isto pode levar a con-
fuses, j que a Poltica dever ser
compreensvel e clara. correcto
mostrar este compromisso duma
forma clara e perfeitamente
aceitvel a utilizao das palavras
exactas da norma na sua Poltica
- esta situao fornece uma clara
orientao para o SGA. uma
parte das bases da gesto ambiental.
COMPROMISSO DE CUMPRIMENTO DOS
REQUISITOS LEGAIS E OUTROS REQUISITOS
Pode parecer suprfuo para um director
geral assinar uma declarao que o com-
promete a cumprir a lei - afnal, isto nunca
opcional!
Um compromisso de cumprimento de
requisitos legais outra parte fundamental
dum SGA e, como tal, merece um lugar
na Poltica.
O assunto de outros requisitos relevantes
pode ser mais difcil. A Poltica deve
indicar quaisquer outros requisitos
pertinentes que a organizao subscreve,
como por exemplo, The Chemical
Industries Association Responsible
Care Programe. Isto porque a Poltica
Ambiental a nica janela pblica
(obrigatria) de acesso ao SGA e quem a
l deve entender as questes chave e as
intenes da organizao relativamente
ao ambiente.
FORNECER UM ENQUADRAMENTO PARA
A DEFINIO DE OBJECTIVOS E METAS
Este ponto pode causar alguma difculdade
mas, mais uma vez, sublinha a necessidade
de demonstrar atravs da Poltica que a
sua organizao tem Objectivos e Metas
e tambm d uma ideia das reas chave
para as quais estes esto defnidos.
Podem surgir problemas quando
a Poltica escrita com boas
intenes ou com expectativas
exageradas relativamente ao que
a organizao pode fazer. Por
exemplo, a sua Poltica pode in-
cluir um comprometimento com a
reduo de resduos e o consumo
de energia, tendo o SGA que
cumprir estas promessas. Estes
compromissos tm, assim, que ser
refectidos em Objectivos, Metas e
Programas.
Quem ler a Poltica da sua organizao,
ter uma expectativa legtima de que
esta poltica representa o que a organizao
faz e como actua.
DOCUMENTADA, IMPLEMENTADA,
MANTIDA E COMUNICADA A TODOS OS
COLABORADORES
O termo documentada linear;
implementada aponta necessi-
dade de efectivar os princpios
defnidos na Poltica em pormenor,
isto , cumprir as promessas;
mantida estabelece a necessi-
dade de garantir que a Poltica
actualizada e relevante (isto
parcialmente coberto em 4.6 pela
Reviso pela Direco);
comunicada a todos os colabo-
radores e pessoas que trabalhem
em nome da organizao onde
residem a maior parte das difcul-
dades.
4.2 POLTICA AMBIENTAL
A Poltica Ambiental duma organizao
a pedra angular do SGA.
Idealmente, para refectir verdadeira-
mente o negcio, dever ser defnida
depois de se identifcarem os impactes
da organizao, no ambiente.
REQUISITOS CHAVE
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COMENTRIOS/PLANO POLTICA
Documentada, datada e aprovada?
Est adequada?
Compromete-se com:
A melhoria contnua?
Preveno da poluio?
Cumprimento da legislao?
Cumprimento de outros requisitos (caso existam, indicar os que
forem importantes)?
Fornece um enquadramento para a defnio de objectivos e metas?
comunicada e conhecida por todos os colaboradores?
Encontra-se disponvel ao pblico?
Est implementada?
Cumpre com o prometido?
(ligaes com Aspectos Signifcativos e objectivos)
OU
Os auditores da SGS ICS verifcam sempre
o conhecimento e a compreenso da
Poltica junto de algumas das pessoas en-
trevistadas durante a auditoria. No espe-
ram um cntico decorado da Poltica! O
que eles esperam encontrar o conheci-
mento de que existe, uma ideia de onde
pode ser encontrada e uma ideia acerca
da importncia do SGA na actividade dos
colaboradores e nas aces da organiza-
o relativamente gesto ambiental.
Ento, resumindo, a Poltica Ambiental
a pedra angular dum SGA. Se faz
promessas e cria expectativas, devem
ser cumpridas. a nica parte do seu
sistema que tem que estar disponvel
ao pblico, ser conhecida pelos seus
colaboradores e contratados, os
quais devem conhec-la e saber a sua
importncia para eles e para a orga-
nizao.
4.3.1 ASPECTOS AMBIENTAIS
A norma refere-se frequentemente aos
Aspectos Ambientais, o que levanta a
questo O que um Aspecto?
A defnio da ISO 14001 pode no ser
muito clara, mas, talvez o termo seja
melhor compreendido como a causa
notada ou medida de uma alterao no
ambiente. Um Aspecto normalmente
associado a um verbo, ex.: consumir
electricidade, eliminar resduos, descarregar.
Pelo mesmo ponto de vista, electri-
cidade, resduos, no podem ser
classifcados como Aspectos.
Estes Aspectos so melhor identifcados
se compreender os processos do seu
negcio e se identifcar os inputs (entradas)
e outputs (sadas).
O CAMINHO PARA A ISO 14001:2004 - EVITAR AS ARMADILHAS
REQUISITOS CHAVE
PROCEDIMENTO PARA IDENTIFICAO DOS ASPECTOS AMBIENTAIS E DECISO DOS QUE SO SIGNIFICATIVOS
As caractersticas chave deste requisito
so:
Um procedimento para identifcar
os Aspectos Ambientais e decidir
quais so os que tm impactes
signifcativos;
Identifcar os Aspectos relacionados
com questes que podem ser
controladas e aqueles relaciona-
dos com questes que s podem
ser infuenciadas (por vezes
chamados Aspectos directos e
indirectos);
Utilizar como base para defnir
objectivos e metas;
Manter actualizado.
Isto signifca que a sua organizao
precisa de documentar um procedimento
com detalhe sufciente para garantir um
processo consistente e reprodutvel.
H tambm a necessidade de manter
registos sufcientes para demonstrar que
os procedimentos foram efectivamente
aplicados.
Deve cobrir as seguintes situaes:
Normal (o que acontece na maioria
das vezes);
Anormal (planeado mas menos
frequente);
Potencial emergncia (as situaes
que podem correr mal);
Historial (legados do negcio ou do
local, por ex.: solos contaminados);
Operaes actuais;
Alteraes planeadas (a parte de
manuteno do requisito);
Aspectos Controlados/Directos (as
coisas sobre as quais a organizao
pode exercer controlo);
Aspectos Infuenciados/Indirectos
(as coisas que so mais difceis
de controlar, cujo controlo no
depende da organizao, mas que
podem ser infuenciadas, por ex.:
clientes e fornecedores);
Aspectos que originam impactes
negativos no ambiente poluio;
Aspectos que originam impactes
positivos no ambiente - ex.: melhorar
ecossistemas, auxiliar outros a
melhorar a sua actuao.
uma grande quantidade de questes,
mas essencial que sejam todas
consideradas, uma vez que o sistema de
gesto ir concentrar-se nos resultados
deste processo de identifcao e avaliao
da signifcncia.
Os auditores iro testar o processo e
os seus resultados no que respeita a:
contedo, reprodutibilidade, preciso,
registos e, mais tarde, a utilizao destas
concluses na focalizao da direco e
dos resultados do sistema de gesto.
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ARMADILHAS COMUNS
Nem todas as fontes de Aspectos
foram revistos
Ex.: os potenciais impactes dos
fornecedores ou a utilizao e
eliminao de produtos por parte
do cliente, foram ignorados.
As situaes anormais no foram
reconhecidas e, portanto, no
foram avaliadas;
Ex.: arranque ou paragem do pro-
cesso, operaes de manuteno.
Potenciais situaes de emergncia
no foram consideradas no que
respeita aos consequentes im-
pactes no ambiente, tendo apenas
sido dada ateno s questes
relacionadas com a Sade e Segu-
rana;
Ex.: no so considerados os
efeitos que um potencial incndio
pode ter no ambiente.
Os Aspectos positivos relevantes
foram ignorados, falhando assim
a oportunidade de usar o seu SGA
para melhorar os elementos positi-
vos e minimizar os negativos.
Partes relevantes do negcio no
foram consideradas
Ex.: a hiptese de solos con-
taminados no local; os servios
de apoio duma organizao, tais
como gesto de instalaes;
extintores de Halon (CFCs) que
no foram reconhecidos como um
elemento a avaliar.
As alteraes no processo, ou na
organizao no foram previstas
para potenciais impactes;
Ex.: uma fbrica ou um processo
novo. Uma boa ligao entre o
SGA e o processo de aprovao da
Poltica de Investimentos podem
ser realmente teis nestes casos.
IDENTIFICAO DE ASPECTOS AMBIENTAIS
O processo para a identifcao dos Aspectos ambientais est documentado?
O processo inclui:
Responsabilidades?
Controlo de documentos?
Registos?
Reviso /Actualizao?
O processo foi aplicado a todas as reas relevantes, incluindo:
Histrico?
Presente?
Planeado?
Normal?
Anormal?
Potenciais emergncias?
Controlo (directo)?
Infuncia (indirecto) relativa a:
Fornecedores?
Clientes?
Colaboradores?
Negativo
Positivo
Examina os Aspectos associados com impactes no:
Ar
Solo
gua
Flora e fauna
Humano
Utilizao de recursos naturais
Os registos do processo permitem que seja auditado?
O processo reprodutvel?
COMENTRIOS/PLANO OU
O CAMINHO PARA A ISO 14001:2004 - EVITAR AS ARMADILHAS
DECIDIR QUE ASPECTOS AMBIENTAIS SO SIGNIFICATIVOS
Aps terem sido identifcados todos os
Aspectos que tm impacte no ambiente,
o processo de avaliao da signifcncia
pode ser executado.
Este processo crucial, juntamente com
o conhecimento dos requisitos legais
e outros requisitos que a organizao
subscreva, ir proporcionar as bases do
SGA. Os seus resultados devem estar
refectidos na Poltica, uma vez que ir
ajudar a decidir em que reas iro funcionar
as melhorias contnuas, ir ligar-se s
necessidades de formao e, de uma
forma geral, a todas as partes do SGA.
A importncia deste processo no
deve ser subestimada (apesar de
ser s coberta por quinze palavras dos
requisitos da ISO 14001!). A ISO 14001
declara por forma a determinar quais
deles (os Aspectos) tm ou podem ter
impactes ambientais signifcativos.
Se este processo no for compreendido,
todo o sistema poder estar em causa.
Por agora, se tudo foi executado con-
forme planeado, o SGA ter identifcado
os Aspectos dos processos que tm
impacte no ambiente em condies:
normais, anormais, potenciais situaes
de emergncia, questes do passado, do
presente e relacionadas com o futuro, as
que podem ser controladas ou infuenciadas,
assim como os impactes positivos e os
negativos.
Aps esta identifcao de Aspectos,
necessrio um processo para avaliao
da signifcncia - para identifcar os que
precisam de ser geridos e aqueles que
no so (ainda) signifcativos.
Ser til basear-se na defnio de ambi-
ente que aparece no ponto 3.5 da norma.
Defne o ambiente da seguinte forma:
envolvente na qual uma organizao
(3.16) opera, incluindo o ar, a gua,
o solo, os recursos naturais, a flora,
a fauna, os seres humanos, e as suas
inter-relaes.
Assim, se o impacte no for sobre nenhum
destes meios receptores, no pode
ser um impacte ambiental e o Aspecto
que lhe d origem no um Aspecto
Ambiental.
Este processo de decidir a signifcncia
absolutamente crucial, uma vez que
os Aspectos Signifcativos devem ser
todos geridos no SGA, atravs dum
Procedimento de Controlo Operacional
ou atravs dum Objectivo e Meta (para
os Aspectos escolhidos como projectos de
melhoria), ou ento, pelos dois mecanismos
ao mesmo tempo.
INDICADORES DE SIGNIFICNCIA
H muitas formas de decidir a signifcn-
cia, mas h muito poucos indicadores
comuns. Tomemos em considerao
alguns critrios simples:
Se a Legislao (ou qualquer outro requisito
semelhante) se refere a um Aspecto e
ao impacte que ele tem - este deve ser
considerado signifcativo. (Transgredir a
lei seria signifcativo).
Se lhe faltam dados ou conhecimentos
sobre o impacte, necessita de o identifcar
como signifcativo, at que tenha dados
para decidir de outra forma. (A abordagem
cautelosa).
Se a magnitude do impacte no meio am-
biente (ver defnio anterior) sufciente,
o Aspecto signifcativo. Nesta situao,
so necessrios bons conhecimentos
acerca das interaces do seu processo
com o meio ambiente.
Tambm pode escolher incluir outros cri-
trios apropriados ao seu negcio, como
por exemplo:
Custos;
Quantidade;
Opinio das partes interessadas;
Avaliao de risco.
Qualquer que seja o mtodo, este deve
ser claramente defnido com procedimen-
tos, testado e reprodutvel. Tambm
necessrio manter registos do processo
para ajudar em revises futuras e para as
auditorias internas.
Quando Auditores da SGS ICS verifcam
esta parte do SGA, tm que executar
determinadas tarefas:
Examinam o local e o processo prin-
cipal da organizao para identifcar
os Aspectos Signifcativos mais
provveis e para garantir que todas
a reas e os processos relevantes
foram tomados em considerao;
Examinam o seu processo de
identifcao de Aspectos para
testar se o SGA os identifcou
como signifcativos. (No,
eles no so infalveis, mas
necessrio haver uma forma de
validao dos seus resultados);
Testam os seus resultados,
confrontando-os com o seu pro-
cesso de avaliao para verifcar
que ambos so concordantes e
que nenhum(uns) Aspecto(s)
notoriamente signifcativos esca-
pou (escaparam) lista;
Procuram registos de suporte ao
seu processo;
Certifcam-se de que o processo
ser reprodutvel, mesmo quando
executado por pessoal diferente
mas com competncias equiva-
lentes.
17
O sistema falhou na identifcao
de um Aspecto obviamente
signifcativo, por ex.: grandes
probabilidades de contaminao
do solo no local foram ignoradas.
reas do local ou negcio no
foram avaliadas, por ex.: Fornece-
dores, impactes indirectos no
cliente, transporte, gesto das
instalaes.
O processo no reprodutvel ou
a razo para um Aspecto ter sido
considerado signifcativo no
clara.
O sistema de pontuao (se for
usado) no tem sufciente funda-
mento para ser consistente.
Os impactes no meio ambiente
no so realmente compreendidos,
portanto, no so devidamente
classifcados.
Um bom controlo operacional
mascarou o facto de que est
a lidar com um risco para o meio
ambiente - assim, um impacte
signifcativo classifcado como
no signifcativo.
Os registos no mostram realmente
a forma como os Aspectos foram
identifcados ou avaliados.

ARMADILHAS COMUNS
AVALIAO DA SIGNIFICNCIA
O processo encontra-se descrito com detalhe sufciente para assegurar que
reprodutvel quando utilizado por pessoas diferentes mas com competncias
semelhantes?
Os critrios para a signifcncia so claros, dando exemplos, se necessrio
para auxiliar a compreenso?
Foram aplicados tal como descrito no procedimento?
Quando existe um requisito legal, um requisito da poltica da organizao ou
outro semelhante, o Aspecto classifcado como signifcativo?
Quando existe uma falta de dados ou de conhecimentos acerca de um poten-
cial Aspecto Signifcativo, foi tomada uma abordagem cautelosa?
A opinio das partes interessadas foi tomada em considerao?
A utilizao de um processo de avaliao de risco no mascarou a signifcn-
cia de um Aspecto?
As respostas /resultados fazem sentido?
As ligaes com controlo operacional, objectivos e metas, requisitos legais e
outros, so claras? (Boas prticas)
COMENTRIOS/PLANO OU
4.3.2 REQUISITOS LEGAIS E OUTROS REQUISITOS
Este requisito, quando associado ao dos
Aspectos Ambientais, forma a base do
SGA. A sua inteno identifcar todos
os requisitos legais, estatutrios e outros
semelhantes, aplicveis s actividades
duma organizao, produtos e servios,
e utilizar esses dados para assegurar
o seu cumprimento. Neste contexto,
cumprimento est relacionado no s
com os requisitos identifcados, mas
tambm com a prpria Poltica da orga-
nizao.
O CAMINHO PARA A ISO 14001:2004 - EVITAR AS ARMADILHAS
REQUISITOS CHAVE
A norma requer que exista um Procedi-
mento que defna o acesso a requisitos
legais e outros requisitos correlacionados
relevantes. ainda necessrio garantir
que essas informaes sejam comuni-
cadas dentro da organizao e que haja
uma verifcao peridica do estado
de cumprimento para com a legislao
relevante. (Ver 4.5.2)
Este procedimento deve incluir:
Responsabilidades para a compila-
o da lista de informaes;
Fontes de dados (ex.: Servios
Actualizados);
Meios que assegurem o acesso s
actualizaes;
Os tipos de outros requisitos a
serem includos, como por exemplo,
Polticas do Grupo, Cdigos de Boa
Prtica, acordos sectoriais.
ARMADILHAS COMUNS
O procedimento no inclui pormeno-
res do processo de manuteno
dos dados - assim, no existe um
processo repetitivo nem auditvel.
Os outros requisitos no esto
identifcados nem includos, por
ex.: Polticas do Grupo, Cdigos
de Boa Prtica, requisitos relativos
a Alugueres e Seguros, acordos
locais ou sectoriais. Ou ento foram
identifcados mas no existe forma
de os manter actualizados.
A listagem contm muitos dados
irrelevantes, no aplicveis orga-
nizao em questo, e no fornece
pormenores ou explicaes dos
requisitos legais relevantes. (Por
vezes encontra-se uma lista que
s isso mesmo e que no fornece
nenhuma informao compreen-
svel ou til para a gesto).
No existe acesso legislao
base.
De forma ideal, este processo deve
garantir que algum responsvel na sua
organizao tem conhecimento de:
Qual a legislao que se aplica;
O que signifca esse contedo para
a sua organizao;
Quais os deveres e as obrigaes
impostos;
Como garantir o seu cumprimento;
Qual o mecanismo utilizado para
confrmar o cumprimento.
Tambm deve garantir que os pormenores
dos requisitos legais e dos outros requi-
sitos so constantemente actualizados.

REQUISITOS LEGAIS E OUTROS REQUISITOS
Encontra-se implementado um procedimento que descreve como a orga-
nizao tem acesso a estes requisitos, como se mantm um controlo das
alteraes e quem a pessoa responsvel por esta actividade?
Encontra-se implementada uma metodologia para registar estes requisitos e
garantir que estes sejam comunicados e entendidos dentro da organizao?
Os registos e os procedimentos neste mbito so documentos controlados e
revistos quando necessrio?
Existem meios de acesso ao texto original dos requisitos legais e
estatutrios?
O registo ou lista inclui (quando aplicvel):
Leis, regulamentos
Polticas
Cdigos de Boas Prticas
Sistemas a que a organizao tenha aderido
(Ex. Responsible Care)
Licenas de planeamento
Marcas verdes
Seguros
Arrendamento
Etc
e os meios para aceder s eventuais alteraes a outros requisitos
relevantes.
O procedimento faz ligao com a monitorizao e medio e confrma
periodicamente o cumprimento dos requisitos legais identifcados?
COMENTRIOS/PLANO OU
19
4.3.3. OBJECTIVOS, METAS E PROGRAMAS
Os Objectivos e Metas so os catalisadores
do processo de melhoria contnua que
garantem que o seu SGA proporciona uma
melhoria real no desempenho ambiental.
Eles identifcam o que seleccionou para
efectivar as melhorias, quanto pretende
melhorar e em que perodo de tempo. Os
Programas so os meios de proporcionar os
objectivos e as metas.
REQUISITOS CHAVE
A norma exige que:
Os Objectivos sejam: estabelecidos,
mantidos e documentados para
cada funo relevante e para cada
nvel dentro da organizao;
Na defnio dos Objectivos, a
organizao considere os requisitos
legais e outros requisitos que a
organizao subscreva, os
Aspectos Signifcativos, as
questes fnanceiras, tcnicas,
operacionais e do negcio, assim
como as opinies das partes.
Um sistema robusto para deciso da
signifcncia dos Aspectos deve ajudar a
garantir que muitos desses temas suple-
mentares so includos no processo de
defnio de objectivos e metas.
Normalmente so feitas as seguintes
consideraes:
REQUISITOS LEGAIS E OUTROS REQUISITOS
Devem ser usados como parte do
processo de avaliao da signifcncia,
mas tambm devem ser garantidas as
melhorias previstas, como por exemplo:
as exigidas no processo de licenciamento,
pela casa-me ou pela sua prpria Poltica.
ASPECTOS SIGNIFICATIVOS
O estabelecimento de Objectivos e Metas
deve refectir os Aspectos que so clas-
sifcados como signifcativos.
Isto no signifca que, para todos os
Aspectos Signifcativos deva ser defnido
um Objectivo, mas, pelo menos, os
Aspectos signifcativos devem ser toma-
dos em considerao no processo de
defnio de Objectivos.
QUESTES FINANCEIRAS, TECNICAS,
OPERACIONAIS E DO NEGCIO
Signifca que os Objectivos e as Metas
devem ser realistas e adequados ao seu
negcio.
OPINIO DAS PARTES INTERESSADAS
Podem j ser uma parte do processo de
avaliao signifcncia, mas podem tam-
bm ser, Poltica da casa-me ou Grupo,
cdigos de boas prticas de determinado
sector industrial, ou internacional, como
por exemplo o aquecimento global.
O CAMINHO PARA A ISO 14001:2004 - EVITAR AS ARMADILHAS
ARMADILHAS COMUNS
Demasiados Objectivos ou muito
poucos. (Devem ser sufcientes
para que do SGA possam resultar
melhorias reais, mas no tantos
que levem a uma disperso de
esforos).
Objectivos e metas no esta-
belecidos para cada funo e
nvel relevante da organizao.
Por exemplo, no abrangeram um
determinado sector fabril, com
a justifcao de que a melhoria
contnua estava a ser assegurada
pelos outros sectores.
Objectivos e Metas sem dimenso
sufciente para serem medidos -
pelo menos, deve ser estabelecida
uma data limite prevista.
Objectivos que no levam a
melhorias - por ex.: uma orga-
nizao cujo negcio ajudar a
melhorar o desempenho ambiental
dos seus clientes, decide que o
seu principal objectivo ambiental
ter mais clientes. Esta inteno
necessita claramente de mais
medies, de modo a permitir
a monitorizao das melhorias
relevantes - medies relacionadas
com as melhorias realmente atingi-
das pelos clientes, relativamente
ao nmero total de clientes.

OBJECTIVOS E METAS
Existe um processo para seleccionar e documentar os Objectivos e Metas?
Porque que foram escolhidos esses os Objectivos e Metas em particular?
Os registos mostram como que os Objectivos e Metas foram escolhidos?
Na defnio de Objectivos e Metas existem ligaes com:
Aspectos Signifcativos?
Poltica?
Requisitos legais e outros?
Opinio das partes interessadas?
Os Objectivos e Metas so:
Especfcos?
Mensurveis?
Alcanveis?
Realistas?
Defnidos no tempo?
So sujeitos a actividades de reviso e controlo de documentos?
COMENTRIOS/PLANO OU
PROGRAMA(S) DE GESTO AMBIENTAL
Se os Objectivos e Metas conduzem
melhoria contnua, ento os Programas
so os veculos que a executam. Duma
forma simplista, so projectos para
atingir Objectivos e Metas. Identifcam
as pessoas, os recursos, os marcos e a
agenda para a execuo dos objectivos.
21
REQUISITOS CHAVE
Como os projectos, eles necessitam de
declarar inequivocamente as responsabili-
dades e defnir como e quando, eles tm
de executar os seus Objectivos e Metas
associadas.
, portanto, claro que as pessoas que
gerem os Programas precisam de estar
conscientes dos Objectivos e dos Aspectos
Signifcativos da organizao e, acima de
tudo, ser capazes de planear e executar
o projecto. Tambm lhes ser exigido
que o comprovem, tanto nas auditorias
internas, como nas externas atravs
de registos e, por vezes, atravs de
alteraes fsicas no local. Para garantir
uma gesto de Programas consistente,
necessrio defnir o processo em
termos de responsabilidades, mtodos
de planeamento, monitorizao, registos
e a forma de alterar Metas e Objectivos,
caso se torne evidente que eles no so
realistas.
aconselhvel ter um processo de
superviso do Programa - isto para verif-
car o desempenho e identifcar qualquer
outra alterao permanente necessria
no SGA, tais como novos procedimentos
de controlo operacional.
ARMADILHAS COMUNS
A pessoa nomeada para executar o
programa no est consciente das
suas responsabilidades.
Os Programas no fornecem
sufcientes dados mensurveis,
de modo a demonstrar que existe
uma melhoria.
Falta de registos que demonstrem
a progresso do Programa.
Os recursos so insufcientes para
executar um Programa e no foram
assinalados como um problema.
Falhar uma Meta e no se toma-
rem quaisquer medidas.
Novos projectos, em larga escala,
no detectados pelo processo, por
ex. nova linha de produo, novos
produtos.
Promessa feita na Poltica no
executada pelos Programas, por
ex. compromisso para reduo do
consumo de energia.
Programas associados s questes
de implementao de um SGA,
por ex. formao mais relevante
no terminada antes de procurar
certifcao por terceiros.
PROGRAMA(S) DE GESTO AMBIENTAL
Encontra-se implementado um procedimento que descreva a gesto de
Programas?
As responsabilidades esto claras?
feito o controlo documental dos Programas? Existe um mtodo para contro-
lar as alteraes?
Os Programas encontram-se ligados aos objectivos e a eventuais novos
projectos?
Os Programas demonstram efcincia a longo prazo?
Os Programas defnem os momentos em que se deve verifcar o seu
cumprimento e reportar os resultados?
Os registos evidenciam o progresso dos Programas?
COMENTRIOS/PLANO OU
O CAMINHO PARA A ISO 14001:2004 - EVITAR AS ARMADILHAS
4.4.1 RECURSOS, FUNES, RESPONSABILIDADE
E AUTORIDADE
Tal como em todos os sistemas de
gesto, a ISO 14001 reconhece a
necessidade de assegurar que o pessoal
envolvido no SGA est consciente das
suas responsabilidades e autoridade.
REQUISITOS CHAVE
Este requisito divide-se em:
A defnio de funes, responsabili-
dades e autoridades;
Proviso de recursos (humanos,
tecnolgicos e fnanceiros);
A nomeao dum Representante
da Direco.
A parte da defnio normalmente
coberta por procedimentos, pela descrio
de funes ou num manual ou no organo-
grama da organizao.
A parte dos recursos mais difcil,
uma vez que poder tornar-se somente
aparente, quando os recursos no so,
de facto, fornecidos!
O Representante da Direco a pessoa
(por vezes grupo de pessoas) que
assegura que o SGA est estabelecido,
implementado e mantido e tambm
reporta o desempenho do SGA
Gesto de topo da organizao.
ARMADILHAS COMUNS
Pode no ser sempre claro quem
responsvel pelo qu. Esta
pode ser uma falha comum de
documentao do sistema que est
apenas baseado em fuxogramas
sem defnio clara de responsabili-
dades.
Podem no ter sido disponibi-
lizados os recursos humanos
sufcientes. Por exemplo, uma
situao em que o gestor do SGA
foi demitido e a nova pessoa
incumbida, no tinha a formao
adequadamente para ocupar o
posto,
Numa outra ocasio, a administra-
o decidiu no fnanciar o progra-
ma, que estava a tratar do Aspecto
mais signifcativo da organizao
(Ex. um estudo para estabelecer
se o local estava contaminado).
As funes de Representante
da Direco so partilhadas por
dois indivduos sem haver uma
defnio clara das responsabilidades,
de modo a assegurar a cobertura de
todas as funes.
ESTRUTURA E RESPONSABILIDADE
As responsabilidades no SGA encontram-se claramente defnidas em manu-
ais, descrio de funes, organogramas, procedimentos, etc?
Todos os colaboradores na organizao esto conscientes da sua
responsabilidade?
Foi nomeado um representante da direco?
o responsvel para reportar os dados sufcientes para a reviso pela
direco?
Tem a formao e as competncias necessrias?
Os recursos defnidos so adequados?
COMENTRIOS/PLANO OU
23
4.4.2 COMPETNCIA, FORMAO
E SENSIBILIZAO
De nada serve ter um SGA defnido, se
o pessoal que o devia fazer funcionar
no tem as competncias necessrias,
no est treinado ou no est consciente
da poltica da organizao e dos seus
procedimentos.
REQUISITOS CHAVE
Identifcao das necessidades
de formao e competncia em
relao aos Aspectos Signifcativos.
Consciencializao do pessoal para
as questes ambientais, relacionadas
com o seu trabalho.
Fornecimento da formao e treino
necessrios e registos para com-
provar esta situao.
Consciencializao das pessoas
que trabalham para ou em nome da
organizao.
ARMADILHAS COMUNS
Por vezes uma organizao pode
comprar conhecimento ambiental,
isto , recorrer a consultoria. Isto
perfeitamente aceitvel mas
precisa de ser reconhecido e mantido
pelo SGA, incluindo qualquer
formao relevante ou registo de
competncia, relacionados com
esse facto.
Como se ver posteriormente,
necessrio haver um conhecimento
da ISO 14001 at como base
para as auditorias internas. Esta
questo pode no ser coberta e os
auditores internos podem saber
muito bem como auditar por forma
a verifcar o cumprimento dos pro-
cedimentos, mas podem no ser
capazes de verifcar se os prprios
procedimentos e o sistema esto
em concordncia com a ISO
14001.
Em vrias ocasies descobre-se
que o pessoal no tem conhecimento
nem est treinado para os procedi-
mentos de emergncia relevantes.
O conhecimento e consciencializao
dos critrios de no conformidade e
dos procedimentos podem ser
insufcientes. Esta circunstncia
leva a que no sejam reporta-
dos problemas e, mais tarde, h
repetio desses mesmos problemas
em vez da sua preveno.
Ocasionalmente, a avaliao
dos Aspectos falha ou no capta
questes importantes, devido falta
de formao ou de competncia
por parte dos que executam este
processo vital. Por exemplo, no
se aperceberam que os extintores
de Halon contm substncias
deplectoras da camada de ozono
(CFCs ).
Para a certifcao exigido que
todo o pessoal tenha conscincia
da Poltica, dos Objectivos e dos
Aspectos Signifcativos associa-
dos sua funo. Descobre-se
frequentemente que a localiza-
o e o contedo da Poltica so
desconhecidos e as pessoas no
tm conscincia de quais os As-
pectos e os impactes signifcativos
relacionados com a sua actividade
do dia-a-dia.
Os contratantes necessitam de
ser alertados dos procedimentos e
requisitos e potenciais problemas
com licenas de trabalho.
O CAMINHO PARA A ISO 14001:2004 - EVITAR AS ARMADILHAS
COMPETNCIA, FORMAO E SENSIBILIZAO
Encontra-se documentado um procedimento que inclui:
Os meios para a identifcao das necessidades de formao?
Realizao e registo da formao?
Competncias?
Ligao com Aspectos Signifcativos e procedimentos de emergncia?
Toda a formao e competncias esto em ordem?
Existem registos que evidenciem que foram realizadas as aces necessrias
e que comprovem as competncias necessrias?
COMENTRIOS/PLANO OU
4.4.3 COMUNICAO
A norma reconhece a necessidade da
organizao se certifcar que a informao
efectivamente comunicada, tanto dentro
da organizao, como a entidades exter-
nas, como por exemplo as autoridades
competentes, a comunidade local ou
grupos de presso.
REQUISITOS CHAVE
Procedimentos para controlar
comunicaes e interfaces
internas e externas.
Decises tomadas e registadas
com relao informao a ser di-
vulgada para o exterior (em adio
Poltica). Se houver fornecimento
de informaes, o processo
necessita ser defnido.
ARMADILHAS COMUNS
Por vezes no existe um procedi-
mento documentado que cubra
esse requisito.
As comunicaes internas,
juntamente com a formao,
so o mecanismo que garante a
consciencializao do pessoal rela-
tivamente ao SGA e s questes
ambientais relacionadas com a
organizao e com o trabalho indi-
vidual de cada um. Os problemas
nesta rea manifestam-se muitas
vezes na falta de conhecimento de
alteraes da legislao e nas suas
consequncias.
Comunicaes Externas - so
testadas por vezes em entrevistas
com o pessoal, normalmente
os que representam o primeiro
contacto com a organizao (ex.:
recepcionistas, vendedores,
pessoal de marketing), para garan-
tir que eles esto conscientes da
necessidade de assegurar que as
questes ambientais, reclamaes
e esclarecimentos so devidamente
tratadas e direccionadas pessoa
certa, que ir iniciar desencadear a
eventual aco necessria.
No invulgar que estes elementos
chave no tenham conhecimento
das suas responsabilidades no
encaminhamento destes esclareci-
mentos, reclamaes ou pedidos,
para o receptor correcto.
Deciso acerca da disponibilidade
de informaes do SGA - muitas
vezes no registada. Umas
vezes registada nas minutas da
Reviso pela Direco, outras nos
procedimentos da comunicao.
25
COMUNICAO
Existe um procedimento para defnir os processos de comunicao interna e
externa?
As pessoas na organizao tm conhecimento e esto conscientes desse
procedimento?
Sabem o que fazer em caso de queixa ou reclamao?
As comunicaes relevantes em caso de emergncias encontram-se
cobertos nos procedimentos?
Encontram-se registadas as decises tomadas no que se refere a
comunicaes externas relativas a Aspectos Signifcativos?
COMENTRIOS/PLANO OU
4.4.4 DOCUMENTAO
Neste requisito a norma pretende que se
fornea um roteiro que esclarea como
que o SGA da organizao se encontra
relacionado com a ISO 14001 e como
que esse sistema, ou outro sistema de
gesto, d resposta aos requisitos da
norma.
REQUISITOS CHAVE
Descrio dos elementos funda-
mentais do sistema.
Estabelecer a ligao (ou direccio-
namento) para a documentao de
apoio.
A norma no defne como devem ser
descritos os elementos fundamentais
do SGA, nem como deve ser efectuada a
ligao com a documentao relacionada.
Tal normalmente assegurado atravs
de um simples manual ou de uma matriz
que indica onde os requisitos da ISO
14001 so assegurados, dentro do(s)
sistema(s) de gesto da organizao.
Muitas vezes os elementos do SGA
so executados por procedimentos
preexistentes nos sistemas de gesto
da Qualidade ou da Sade e Segurana
Ocupacional. Este um procedimento
sensato e evita duplicaes. essen-
cial fazer as referncias cruzadas entre
estes documentos, uma vez que eles
so ferramentas e formas de controlo
vitais e necessitam de ser includos nos
programas das auditorias.
ARMADILHAS COMUNS
No feita a referncia cruzada
com os procedimentos do sistema
de gesto da Qualidade ou de
outro sistema de gesto, que
executam ou apoiam parte do SGA
(ex.: manuseamento de qumicos,
planos de emergncia).
Os meios para a realizao de
parte dos requisitos da ISO 14001
no so claros, normalmente os
meios de confrmao dos cum-
primentos legais e comunicaes
externas, relacionadas com os
Aspectos Signifcativos.
Procedimento no auditvel - no
defne como so feitas as coisas.
O CAMINHO PARA A ISO 14001:2004 - EVITAR AS ARMADILHAS
DOCUMENTAO
Encontram-se defnidos os elementos fundamentais do SGA? (como um
manual, matriz ou outro tipo)?
Documentos relacionados (p. ex. sistema de gesto da Qualidade ou do
sistema de gesto de Sade e Segurana Ocupacional) encontram-se
referidos, quando aplicvel?
Os documentos encontram-se sujeitos disciplina de controlo de
documentos?
COMENTRIOS/PLANO OU
4.4.5 CONTROLO DOS DOCUMENTOS
O SGA, quando documentado, ser o
guia para a melhor prtica correntemente
conhecida da sua organizao. Pela sua
importncia, torna-se assim necessria: a
sua aprovao, actualizao e disponibilizao
para os que dele necessitam.
REQUISITOS CHAVE
Os documentos devem ser controlados
de forma a estarem:
Localizveis, aprovados, periodica-
mente revistos;
Os documentos devem ser datados
e legveis;
Os documentos actualizados
devem estar disponveis onde so
necessrios.
ARMADILHAS COMUNS
O problema mais comum est
relacionado como os documentos
e os procedimentos no estarem
disponveis para quem necessita
deles. Este por vezes o caso de
sistemas de gesto que tm os
documentos em formato electrnico.
As publicaes mais recentes
no esto disponveis para todos
os utilizadores, devido a falta de
actualizao e a procedimentos de
controlo.
Por vezes o mecanismo de aprova-
o dos procedimentos no claro,
nem existe um plano de reviso
dos procedimentos para confrmar
se eles ainda so relevantes e se
refectem com exactido os requisi-
tos dos processos que descrevem.
27
CONTROLO DE DOCUMENTOS
Encontra-se implementado um procedimento que defna o mecanismo para o
controlo de documentos?
O procedimento inclui:
Autoridade para a aprovao dos documentos?
Lista de detentores dos documentos de modo a assegurar que esteja
disponvel para aqueles que deles necessitem?
Lista principal que mostre o actual estado da reviso dos documentos?
Metodologia para a realizao e registo das alteraes?
Remoo de cpias de documentos obsoletos?
Reviso dos documentos?
Requisitos para datar documentos?
COMENTRIOS/PLANO OU
4.4.6 CONTROLO OPERACIONAL
Os mecanismos da ISO 14001 para gerir
processos que esto relacionados com
os impactes ambientais da organizao,
so os procedimentos de controlo opera-
cional. Estes so instrues pormenoriza-
das para processos como, por exemplo,
gesto de resduos, gesto de consumos
energticos, armazenamento de qumicos.
Os Aspectos mais signifcativos sero
sujeitos a gesto atravs de procedimen-
tos de controlo operacional (muitos destes
procedimentos j existem como parte dos
sistemas de gesto da Qualidade ou de
gesto da Segurana).
REQUISITOS CHAVE
Identifcar actividades associadas
com os Aspectos Signifcativos (in-
cluindo manuteno) e plane-las de
modo a garantir que so executadas
sob condies controladas.
Estabelecer e manter procedimentos
onde a sua ausncia levaria a
desvios da Poltica, Objectivos e
Metas.
Estipular critrios operacionais nos
procedimentos.
Estabelecer e manter procedimentos
relacionados com Aspectos Signifca-
tivos da compra de bens e servios.
Comunicar procedimentos e requi-
sitos relevantes aos fornecedores
e subcontratados.
ARMADILHAS COMUNS
Deve existir uma ligao clara
entre os Aspectos Signifcativos
e os procedimentos de con-
trolo operacional. De facto, cada
Aspecto Signifcativo identifcado
deve estar ligado a um controlo
operacional ou a um Objectivo e
Meta (s vezes deve estar ligado a
ambos).
Por vezes, h Aspectos Signifca-
tivos que no esto ligados nem
a Objectivos, nem sujeitos a con-
trolo operacional, como por exem-
plo, parte da gesto de resduos
ou o compromisso da Poltica em
reduzir o consumo de energia, que
no apoiado por processos para
efectivar essa reduo. A tarefa
do auditor no s verifcar se os
procedimentos so adequados,
como tambm identifcar em que
processos esto em falta procedi-
mentos de controlo.
muito comum verifcar a falta de
detalhe nos procedimentos em
casos relevantes. Por exemplo,
num procedimento de gesto de
resduos devem estar includos
todos os pormenores necessrios
para este processo estar con-
forme, o que inclui a verifcao da
existncia e validade das licenas
e autorizaes necessrias (para as
entidades que vo dar destino aos
resduos), a identifcao e con-
trolo dos resduos, os documentos
a serem preenchidos e o pessoal
responsvel por essas aces. Se
isto no estiver sufcientemente
pormenorizado, a auditoria interna
pode no ser efcaz na verifcao
da conformidade da gesto dos
resduos.
As bacias de reteno dos tanques
so frequentemente uma questo
do SGA e, por vezes, comum
encontrarem-se bacias que so
inefcazes devido a fugas, buracos,
O CAMINHO PARA A ISO 14001:2004 - EVITAR AS ARMADILHAS
falta de impermeabilizao (se
aplicvel) ou vlvulas abertas. Caso
existam estes sistemas, dever
existir um procedimento para
verifcar que funcionam de acordo
com o seu propsito que , a
conteno secundria e preveno
da poluio.
Outra rea de controlo operacional
que tambm falha frequentemente
a gesto de qumicos lquidos.
Normalmente, no existem pro-
cedimentos bem defnidos para
a sua recepo, armazenamento,
distribuio e transporte. Se forem
infamveis, h outras questes
a ter em considerao como, por
exemplo, eventual incndio no
processo de armazenamento e
distribuio, medidas de preven-
o de incndios e procedimentos
de emergncia relevantes.
O armazenamento de depsitos
tambm pode ser um problema.
Se forem tanques, os meios de
enchimento e os cuidados com o
excesso de enchimento precisam
de ser verifcados e documentados
atravs de procedimentos. Tam-
bm poder existir a necessidade
de calibrao e teste e possveis
ligaes terra, para prevenir electri-
cidade esttica.
COMUNICAO COM FORNECEDORES E SUBCONTRATADOS
Esta uma rea em que comum
haver problemas. Frequentemente, o
sistema de autorizao de fornecimento
do produto e/ou servio no existe,
inadequado ou contm defcincias. J
verifcamos uma situao, em que a ni-
ca cpia da autorizao de fornecimento
estava na posse do contratante. Isto
poder implicar que, na eventualidade de
ocorrer um problema, poder no existir
evidncia da instruo a seguir.
CONTROLO OPERACIONAL
Existe um formato para os procedimentos de controlo operacional e, principal-
mente, um mecanismo para decidir quando que necessria a sua criao?
Os procedimentos de controlo operacional de outros sistemas de gesto
(Qualidade, Segurana) so referidos no SGA?
Os procedimentos de controlo operacional esto implementados para os
Aspectos Signifcativos relevantes?
Esto sujeitos a um controlo de documentos efectivos e disponveis onde
necessrios?
Os procedimentos relevantes foram comunicados aos fornecedores e sub-
contratados?
Se relevante, existe um sistema para verifcao das licenas pertinentes?
COMENTRIOS/PLANO OU
29
4.4.7 PREPARAO E CAPACIDADE DE
RESPOSTA FACE A EMERGNCIAS
As condies de emergncia so uma
fonte de potenciais impactes ambientais
extremos - o fogo e as suas consequn-
cias, derrames de qumicos, inundaes.
Estes impactes potenciais precisam de
ser identifcados e deve ser planeada a
forma de lidar com eles.
REQUISITOS CHAVE
Um procedimento para identifcar
potenciais situaes de emergn-
cia e respectivas medidas de
preveno, resposta e mitigao
de quaisquer danos ambientais da
resultantes.
Testes peridicos dos procedi-
mentos de emergncia e planos
(simulaes) e garantir que os
procedimentos se encontram actu-
alizados, utilizando a experincia
obtida em emergncias anteriores
ou outras fontes como, por exemplo,
as simulaes.
ARMADILHAS COMUNS
Muitas vezes, no existem
procedimentos para identifcar
todas as potenciais situaes de
emergncia. As organizaes
tm tendncia a basear este seu
planeamento em procedimentos
de sade e segurana j existentes
como, por exemplo, os utilizados
em caso de incndio ou em caso
de derrames. Esta situao pode
ser incompleta, pois pode levar
a uma falha na identifcao de
todas a potenciais emergncias
como, por exemplo, se determi-
nado equipamento de controlo de
poluio falhar em caso de corte
de energia. Isto tambm pode
signifcar que as consequncias
ambientais no esto previstas e,
portanto, no existe nenhum plano
para as gerir ou minimizar.
O potencial derrame de qumicos
normalmente um assunto na
maioria dos SGA, contudo, muitas
organizaes no identifcam o
local mais passvel de ocorrerem
derramamentos, nem equipam ou
treinam apropriadamente o seu
pessoal. Em trs organizaes,
verifcou-se que os kits de material
para conter os derrames estavam
fechados chave! Frequentemente,
os kits no esto localizados em
pontos estratgicos e onde possam
ser mais necessrios, por exemplo,
movimentao dos armazns,
reas de decantao ou reas
de recepo. Muitas vezes, as
Fichas de Dados de Segurana
dos Produtos no esto facilmente
disponveis para fornecer informa-
es acerca do modo forma como
se deve proceder no caso de um
determinado derrame. Por vezes
os kits esto no local, mas no
foram avaliados/reabastecidos,
aps a ltima utilizao.
Se os kits esto no seu lugar e
operacionais, o problema potencial
seguinte ser a competncia e a
confana do pessoal na sua utiliza-
o. muito comum verifcar que
o pessoal desconhece o contedo
dum kit ou a forma de o utilizar. A
formao essencial nesta situa-
o, incluindo a forma de eliminar
os resduos, aps a limpeza da
rea de derramamento.
A norma exige que os planos de
emergncia sejam testados peri-
odicamente (quando praticvel).
Isto implica que deve haver uma
frequncia de teste planeada e
que, sempre que possvel, os
planos devem ser testados. Nem
sempre existe um plano que
indique datas dos testes futuros
e, por vezes, os procedimentos
nunca foram testados, mesmo
quando essa aco obviamente
praticvel.
Finalmente, as consequncias de todas
as emergncias reais e de todos os
testes devem ser revistas para se veri-
fcar se tudo decorreu de acordo com o
planeado ou se os planos e procedimen-
tos necessitam de ser alterados. Esta
situao deve ser registada, na forma
mais bsica pode ser um registo de no
conformidade devido a um pequeno
derrame, ou pode ser uma investigao
em grande escala devido a uma falha ou
a uma grande situao de emergncia.
O CAMINHO PARA A ISO 14001:2004 - EVITAR AS ARMADILHAS
PREPARAO E CAPACIDADE DE RESPOSTA FACE A EMERGNCIAS
Encontra-se implementado um procedimento para identifcar os potenciais
acidentes e situaes de emergncia, que defna como reagir de modo a
prevenir, controlar e reduzir os impactes ambientais associados?
Os procedimentos implementados onde necessrio, identifcam as situaes
relacionadas com:
Incndio?
Inundao?
Tempestade ou outra intemprie?
Corte de energia?
Derrames?
Os planos de emergncia so documentos controlados e as responsabili-
dades so claras e conhecidas por todo o pessoal relevante?
Os planos so periodicamente testados, quando praticvel?
Esto programados futuros testes?
Os registos dos simulacros e falso alarme so mantidos?
Os procedimentos so alterados de acordo com a experincia, caso seja
necessrio?
O pessoal competente e tem a formao adequada?
COMENTRIOS/PLANO OU
4.5.1 MONITORIZAO E MEDIO
A mxima se no consegue gerir, no
consegue medir, aplica-se tanto ao
SGA como a qualquer outro sistema de
gesto. Assim, existem algumas especi-
fcaes sobre o que deve ser medido,
para garantir uma actuao e melhoria
adequadas.
REQUISITOS CHAVE
Monitorizar e medir periodicamente
as caractersticas chave associadas
aos Aspectos Signifcativos.
Acompanhamento dos Objectivos
e Metas.
Calibrao.
ARMADILHAS COMUNS
Caractersticas Chave - estas
incluem muitas vezes valores
limite permitidos ou autorizados.
So verifcadas cuidadosamente
na auditoria e conclui-se frequente-
mente que as medies no foram
efectuadas com a frequncia re-
querida, no local requerido, na data
requerida, ou no foram mesmo
efectuadas! Podem tambm incluir
os detalhes do desperdcio ou ener-
gia para suportar os objectivos.
Acompanhamento de Objectivos
e Metas - necessrio recolher
dados sufcientes para comprovar
e acompanhar os progressos.
Esta a chave para atingir os
Objectivos e gerir os Programas.
Com frequncia, os dados no so
recolhidos, ou no so recolhidos
e revistos o sufciente de modo a
garantir que o Objectivo acompanha
e, se necessrio, altera a Meta
para a tornar mais realista.
Calibrao - a norma suave
nas palavras que descrevem este
requisito, mas os requisitos na ISO
9001 so um conjunto de critrios
efectivos e de senso-comum rela-
tivos gesto da calibrao. No
existe sempre a necessidade duma
calibrao no SGA mas, onde
existem valores limite permitidos
ou autorizados, h normalmente a
necessidade de medir e de o fazer
com instrumentos que tenham um
estado de calibrao conhecido e
adequado. Os problemas encon-
trados tm sido: contadores de
31
MONITORIZAO E MEDIO
Encontra-se implementado um procedimento que defna:
As medies a realizarem?
A calibrao (se relevante)?
Monitorizao dos Objectivos e Metas?
A avaliao peridica do cumprimento da legislao ambiental aplicvel?
Todos os instrumentos utilizados na medio do SGA encontram-se sujeitos
ao controlo de calibrao?
Os procedimentos de calibrao asseguram que:
A frequncia da calibrao est estabelecida e revista?
Os mtodos de calibrao esto defnidos e rastreveis a padres
nacionais?
O estado de calibrao dos instrumentos claro?
So mantidos os registos dos certifcados da calibrao e quais os
instrumentos que so utilizados para cada teste?
Os registos que evidenciam o cumprimento da legislao aplicvel so guardados?
A frequncia da avaliao do cumprimento da legislao est defnida e
cumprida?
COMENTRIOS/PLANO OU
gua na extraco no calibrados,
medidores de pH pouco claros,
laboratrios de testes utilizados
para verifcar nveis de emisso
e nenhum conhecimento da pre-
ciso/rastreabilidade, a bitola nos
tanques no calibrada, ligaes-
terra no testadas.
O CAMINHO PARA A ISO 14001:2004 - EVITAR AS ARMADILHAS
ARMADILHAS COMUNS
declarado o cumprimento verifca-
do na auditoria interna no entanto
no h registo das evidncias das
auditorias.
O cumprimento verifcado no
abrange toda a legislao aplicvel
e outros requisitos ambientais.
4.5.3 NO CONFORMIDADES, ACES
CORRECTIVAS E PREVENTIVAS
Quando as coisas correm mal preciso
em primeiro lugar reconhecer esse facto,
de modo a descobrir o motivo pelo qual
correram mal e depois atribuir a causa
do problema e os seus efeitos. Este
processo de aprender com os erros um
verdadeiro benefcio de qualquer sistema
de gesto.
REQUISITOS CHAVE
Identifcao, avaliao e investiga-
o da no conformidade.
Implementao de aces correcti-
vas e preventivas.
Existem argumentos sobre se a dis-
posio se refere ao localou elimi-
nao dos registos, mas qualquer que
seja a defnio escolhida, existe uma
clara necessidade de saber onde os
registos so mantidos e garantir que o
mecanismo de eliminao seja pensado,
assim como tambm o mtodo de arma-
zenamento.
4.5.2 AVALIAO DA CONFORMDADE
4.5.2.1
A Organizao deve estabelecer,
implementar e manter o procedi-
mento para a avaliao peridica
da conformidade com os requisitos
legais aplicveis.
E manter registos dos resultados
das avaliaes.
4.5.2.2
A Organizao dever avaliar a
conformidade com outros requisi-
tos, por si subscritos.
A confrmao da conformidade uma
parte essencial do SGA na prtica os
requisitos legais e outros devem ser re-
vistos e dever ser tomada uma deciso
de como verifcar a conformidade e com
que frequncia deve ser feita.
Deve ser defnido um processo robusto
e registos. Os registos dever ser pro-
duzidos e guardados para mostrar que o
processo efciente.
Isto pode ser feito em complemento s
auditoria mas assegurar que as evidn-
cias esto claras e bem documentadas.
Poder fazer auditorias de cumprimento
legal stand-alone ou utilizar outros
mtodos que vo de encontro aos
requisitos.
33
ARMADILHAS COMUNS
Durante uma auditoria de certif-
cao muito comum ouvir falar
de derrames de qumicos ou de
petrleo, de exceder os limites de
poluio e outras no conformi-
dades deste tipo. Os auditores da
SGS ICS verifcam, ento, se estes
acontecimentos foram registados
e se a organizao efectuou algum
tipo de aco na tentativa de que
eles no voltem a acontecer. Infeliz-
mente, nem sempre o caso.
No reconhecer um acontecimento
como uma no conformidade
um problema comum.
Se foi reconhecido e registado,
pode ento ser introduzido no
processo que investiga a causa,
planeia a soluo e se certifca de
que ela implementada e efcaz,
incluindo quaisquer medidas pre-
ventivas identifcadas.
As organizaes vo das causas
para as solues demasiadas
vezes, sem fazerem uma investi-
gao cuidada; isto no s contra
os princpios da ISO 14001, como
tambm pode levar repetio
do problema, se a sua verdadeira
causa no foi identifcada e tratada.
tambm importante que as
aces sejam decididas e imple-
mentadas num tempo adequado.
Numa ocasio, foram detectados
grandes problemas na auditoria in-
terna duma organizao e foi dado
um perodo de 6 meses para a
correco dos problemas, quando
o mais apropriado teriam sido 2
semanas.
NO CONFORMIDADE, ACES CORRECTIVAS E PREVENTIVAS
Encontra-se implementado um procedimento que descreva o processo de
gesto de uma no conformidade que inclua:
Identifcao e registo da no conformidade?
Investigao da causa?
Proposta e avaliao da resoluo?
Tomada de aces correctivas e preventivas?
Responsabilidades?
O pessoal reconhece e reporta as no conformidades?
Este processo est a funcionar conforme o previsto e atempadamente?
As aces correctivas e preventivas so registadas e efcazes?
COMENTRIOS/PLANO OU
4.5.4 CONTROLO DOS REGISTOS
Os registos so a prova de que o que
foi planeado, aconteceu efectivamente.
So a base das auditorias e, em alguns
casos, podem ser exigidos por lei.
REQUISITOS CHAVE
Procedimentos para a identifcao,
manuteno e disposio dos
registos.
Os registos devem ser legveis,
protegidos e facilmente acessveis.
Devem ser defnidos os tempos de
utilizao.
Existem discusses sobre se disposio
(na verso inglesa da norma) se refere
localizao ou eliminao dos registos
mas, qualquer que seja a defnio que
escolher, h uma ntida necessidade de
saber onde esto localizados os registos
e de se certifcar que o seu mecanismo
de eliminao est adequado ao seu
mtodo de armazenamento.
O CAMINHO PARA A ISO 14001:2004 - EVITAR AS ARMADILHAS
ARMADILHAS COMUNS
Num determinado local, o cliente
mandou fazer uma limpeza aos
registos antigos antes da auditoria.
Infelizmente, os registos estavam
num contentor fora do arquivo para
serem levados para um aterro.
Esses registos eram altamente
confdenciais e deviam ter sido
sujeitos a uma eliminao segura.
Os dados informatizados so mui-
tas vezes os registos relevantes para
o SGA. Por vezes, os sistemas
informatizados no tm cpias de
segurana ou estas encontram-se ao
lado do computador. No se pode
considerar que estejam totalmente
protegidas.
Os auditores pedem muitas vezes
para ver cpias das Fichas de
Dados de Segurana de Produtos
(seriam extremamente necessrias
em caso de um derrame).
Geralmente no esto disponveis
mas, de vez em quando, levam
tanto tempo a aparecer que
qualquer derrame se tornaria num
incidente muito srio enquanto se
aguardam os dados para escolher
o mtodo mais apropriado para se
lidar com o problema.
Os registos so necessrios para
provar o cumprimento dos valores
limite permitidos ou autorizados.
Ocasionalmente, os auditores
descobrem que, apesar de
haver limites especifcados nos
documentos, no existe nenhum
registo que prove que eles so
cumpridos - isto est relacionado
com a monitorizao e medio.
CONTROLO DOS REGISTOS
Encontra-se implementado um procedimento que descreva o processo de
gesto dos registos que inclua:
Identifcao dos que necessitam de ser retidos?
Os tempos de reteno (arquivo)?
As condies e localizao do arquivo?
A segurana e a eliminao?
Controlo de informao electrnica relevante e armazenamento?
COMENTRIOS/PLANO OU
4.5.5 AUDITORIA INTERNA
A ferramenta chave para garantir que
o sistema da sua organizao est a
funcionar de acordo com o planeado e
que contribui de facto para a melhoria
do desempenho ambiental, a auditoria
interna.
Quando abordado como mecanismo de
melhoria em vez de caa s bruxas,
ser o processo de manuteno do SGA.
REQUISITOS CHAVE
O objectivo assegurar que o SGA
implementado est de acordo com as
suas intenes ambientais e com os
requisitos da ISO 14001.
A norma procura que:
Seja defnido um procedimento
que descreva o processo de auditoria;
A frequncia das auditorias esteja
relacionada com a importncia
ambiental das actividades;
Os auditores sejam competentes e
independentes;
Os registos das auditorias sejam
mantidos.
35
ARMADILHAS COMUNS
O PLANO DA AUDITORIA OU PROGRAMA
A frequncia ou periodicidade das
auditorias deve estar baseada na
signifcncia ambiental. Por outro
lado, tambm importante que
todos os requisitos do SGA sejam
auditados regularmente, como por
exemplo a identifcao dos aspectos
e a avaliao da sua signifcncia.
muito comum encontrar um
plano de auditorias que omite os
procedimentos do sistema e,
assim, executa um conjunto de
auditorias ambientais, em vez de
auditar o sistema de gesto ambi-
ental e os seus controlos sobre as
questes ambientais. Por vezes,
encontra-se previsto auditar tudo
uma vez por ano; o que muito
difcilmente pode ser relacionado
com a signifcncia ambiental das
actividades ( improvvel que tudo
tenha a mesma importncia em
termos ambientais).
Se o plano/programa das audi-
torias utilizado como uma(s)
ferramenta(s) de planeamento
activo, tambm deve ser sujeito
a controlo de documentao e
aprovao. (Se for usado como tal,
ser o primeiro ponto de referncia
para o estado de execuo das
auditorias e, assim, necessita de
ser actualizado).
Um problema muitas vezes encon-
trado que as auditorias internas
da organizao no testaram
todos os procedimentos antes de
pedirem uma auditoria da SGS ICS
- isto signifca que o primeiro teste
real a auditoria de certifcao.
Outro problema comum so as
auditorias que foram planeadas
mas que nunca foram executadas,
o que muitas vezes sintoma da
falta de recursos.
O MBITO DA AUDITORIA
Deve haver alguma forma de identifcar
a tarefa que prope aos seus auditores.
Este ser o mbito da auditoria - as suas
fronteiras. Pode ser baseado nas reas
duma organizao, nos procedimentos,
ou nas auditorias verticais dos Aspectos
Signifcativos apoiados por auditorias de
sistema. H muitos regimes de audito-
rias aceitveis, mas qualquer um deve
permitir-lhe saber atravs do relatrio
de auditoria elaborado pelos auditores,
que eles cumpriram a tarefa que lhes foi
pedida que executassem.
Uma regra simples: se se deu ao
trabalho de criar um procedimento para
controlar um processo, deve pelo menos
de vez em quando verifcar se o procedi-
mento est a ser utilizado.
OS AUDITORES
O processo de auditoria no funcionar
sem auditores competentes e indepen-
dentes. Os recursos humanos que
efectuam as auditorias necessitam de ter
um bom nvel de conhecimento da ISO
14001, um conhecimento dos proces-
sos a ser auditados, dos seus impactes
ambientais e os atributos de um auditor.
Esta informao no precisa de estar
toda na mesma cabea! aceitvel uti-
lizar a formao duma equipa, ou dividir
tarefas de acordo com as capacidades
e os conhecimentos. A competncia
essencial.
Os problemas tpicos encontrados so:
A gesto dos resduos no cum-
prida na totalidade e o auditor
desconhecer os requisitos;
Nem todos os turnos so cobertos
pela auditoria;
Equipamentos de combate a
incndio com CFCs e o auditor
desconhece que o Halon um
CFC. Os auditores no reconhecerem
a presena de falhas no local que
necessitam de ser referenciados
no registo legal.
O PROCESSO DE AUDITORIA
No muitas vezes directamente au-
ditado pelos auditores da SGS ICS. Nor-
malmente, confam na reviso dos regis-
tos e na entrevista com os auditores. Os
auditores da SGS ICS procuram ver os
registos de formao adequada, conheci-
mento e treino dos auditores internos,
seleco dos auditores de acordo com as
necessidades de determinada auditoria,
registos para comprovar o processo e
controlo das datas de auditoria, aces
implementadas e sua verifcao.
OS REGISTOS
Precisam de estar disponveis para com-
provarem que o processo est de acordo
com o Procedimento. Normalmente
existem listas de verifcao no s para
demonstrar o planeamento e preparao,
mas tambm para registar as reas audi-
tadas e a amostragem efectuada.
Se forem utilizadas listas de verifcao,
estas devero ser arquivadas. Por vezes,
os auditores descobrem registos de audi-
torias que, sem as listas de verifcao,
no poderiam corroborar o processo, que
pode dizer basicamente que Os Pro-
cedimentos E1 at E7 foram auditados
numa determinada data e estavam OK.
Os relatrios de auditorias e de no con-
formidade so os resultados recebidos
pelo auditado, so documentos que
servem de base s aces correctivas
e preventivas. Precisam de ser claros,
concisos e com as datas de fecho para
as aces a implementar acordadas e
documentadas.
til ter uma orientao no seu procedi-
mento, geralmente para defnir as no
conformidades que podero ser Maiores
ou Menores, com as datas para o seu
fecho adequadas.
O CAMINHO PARA A ISO 14001:2004 - EVITAR AS ARMADILHAS
AUDITORIAS INTERNAS SGA
Est implementado o procedimento que descreve o processo que inclua:
Elaborao de um plano/programa para as auditorias baseado na
signifcncia ambiental das actividades?
Formao e competncias dos auditores?
Processo de execuo da auditoria?
Reporte?
Reporte das no conformidades e o seu fecho (verifcao da imple-
mentao e efccia das aces correctivas)?
O plano cobre todas as reas/procedimentos num determinado perodo de
tempo?
Est claramente baseado na signifcncia?
O controlo documental e a aprovao da documentao da auditoria incluem
o plano?
As auditorias planeadas tm sido realizadas?
O tratamento das no conformidades tem sido efectuado atempadamente?
COMENTRIOS/PLANO OU
4.6 REVISO PELA DIRECO
Aps a auditoria vem a reviso. a altura
para os elementos da Direco de topo
da organizao se ocuparem e refectirem
sobre o SGA, verificando as suas
orientaes, o seu desempenho, os
seus resultados e ponderarem se o
sistema ainda refecte na totalidade a
forma como a organizao pretende
enderear as suas questes ambientais.
REQUISITOS CHAVE
Reviso do SGA pela Direco de
topo a intervalos pr-determinados.
Relatrios por parte do Represen-
tante da Direco.
Verifcao da eventual necessidade
de alteraes Poltica, Objectivos
e outros elementos do SGA. Pelo
menos, uma reviso pela Direco
deve ser realizada antes da certif-
cao por uma terceira parte.
normal que esta reviso seja ma-
terializada atravs de uma reunio
onde participam os elementos da
Direco de topo ou seus represen-
tantes, seniores da organizao, e
outros, conforme adequado.
37
ARMADILHAS COMUNS
Numa determinada ocasio a
reviso foi feita por e-mail. Pelos
resultados, conclui-se ser aceitvel,
apesar de pouco convencional.
Algumas vezes as minutas ou as
notas tiradas numa reunio no
do uma clara indicao do que
aconteceu; isto poder constituir
um problema se o Representante
da Direco no apresentar um
relatrio por escrito para discusso.
As reunies raramente acontecem
na data programada, normalmente
porque no h disponibilidade do
pessoal estratgico - possivelmente,
um indicador de falta de compromisso.
As aces resultantes da reunio
no foram executadas dentro das
datas programadas, por ex., pode
muito bem haver trabalho urgente
e importante a ser executado que
no vai ser revisto at prxima
reunio de reviso pela Direco,
dentro de 6 ou 12 meses.
REVISO PELA DIRECO
Encontram-se documentados a frequncia e o modo como so realizadas as
reunies de reviso?
Esto defnidos quais os elementos que devem estar presentes?
(por exemplo, o Representante da Direco, os Directores das vrias reas,
etc.)
As reunies ocorrem com uma frequncia especfca?
As revises incluem:
A Poltica ambiental?
A alterao de procedimentos?
O acompanhamento de Objectivos e Metas?
As no conformidades?
Os resultados das auditorias?
So arquivados os registos/notas?
As aces so assinaladas e acompanhadas?
COMENTRIOS/PLANO OU
AS AUDITORIAS DE TERCEIRA PARTE
As experincias relatadas nas pginas
anteriores so experincias relativas a
requisitos especfcos da ISO 14001. O
processo para a realizao de Auditorias
de Terceira Parte, efectuadas por
organismos de certifcao acreditados,
esto suportados pelas International
Accreditation Forum Guidelines que
descrevem como os organismos de
certifcao devem funcionar e clarifcam
algumas interpretaes da norma.
O CAMINHO PARA A ISO 14001:2004 - EVITAR AS ARMADILHAS
O PROCESSO DE CERTIFICAO
O processo de certifcao tem em
ateno as seguintes fases:
Pr-auditoria (ou auditoria de 1.
Fase);
Reviso do sistema documentado
de acordo com a norma e com o
mbito da certifcao;
Auditoria de certifcao (2 Fase);
Certifcao.
AUDITORIA DE 1 FASE
Esta auditoria inclui a visita pormeno-
rizada do local pela equipa de auditoria,
de forma a identifcar os Aspectos mais
Signifcativos e verifcar que o SGA inclui
uma avaliao de todos os Aspectos
relevantes. O processo da organizao
para identificao e avaliao dos
Aspectos ento testado.
A reviso da legislao aplicvel, que
uma das questes fundamentais do
SGA, tambm executada de modo
a garantir que os controlos operacio-
nais esto defnidos para as actividades
relevantes e que existe um processo
preparado para resultar na melhoria
contnua.
Finalmente, a auditoria interna verifcada
para garantir que efcaz e confvel
e que a sua frequncia baseada na
signifcncia ambiental.
A REVISO DA DOCUMENTAO (1. FASE)
Esta uma reviso completa do sistema
documentado, para garantir que vai ao
encontro dos requisitos da ISO 14001,
do mbito da certifcao e das necessi-
dades da organizao. Quaisquer falhas
so reportadas organizao auditada,
para considerao, antes da auditoria de
certifcao.
AUDITORIA DE CONCESSO (2 FASE)
baseada nos passos anteriores e
verifca o cumprimento de todos os
requisitos da ISO 14001, bem como dos
procedimentos documentados da prpria
organizao.
A auditoria comea com uma reunio en-
tre a equipa auditora e os responsveis da
organizao para estabelecer o cenrio
do processo. So revistos os resultados
da 1 fase, est contemplada uma visita
s instalaes e outro tipo de locais que
a organizao possua.
Os requisitos da ISO 14001 so ento
confrmados em detalhe (apesar de uma
auditoria ser um processo de amostra-
gem), atravs de entrevistas s pessoas
relevantes. A auditoria normalmente
conclui com a auditoria ao processo de
auditorias internas e termina com uma
reunio privada com os auditores para
estabelecerem as suas opinies, antes
da reunio de fecho, onde os auditores
apresentam os resultados Direco de
topo da organizao.
Claro que ser uma apresentao com
boas notcias se implementou e auditou
o seu SGA com as devidas diligncias!
Ento, para terminar, alguns conselhos
que podero ajudar uma organizao a
ser certifcada:
Certifque-se de que o sistema
est totalmente implementado;
Execute pelo menos um ciclo
completo de auditorias internas e
execute todas as aces correctivas
e preventivas da resultantes;
Certifque-se de que todo o seu
pessoal compreende o Sistema, a
Poltica e os Objectivos;
Tenha sempre provas disponveis
para mostrar que o processo de
melhoria contnua acontece real-
mente.
No pea a auditoria de certifcao sem
ter a certeza de que est pronto para ela!
BOA SORTE!
39
O Grupo SGS Socit Gnrale de Surveillance SA a maior organizao mundial no
domnio da Inspeco, Verifcao, Anlise e Certifcao.
Presente em cerca de 140 pases, a SGS opera em mais de 1.250 escritrios e laboratrios
contando com 64.000 colaboradores em todo o mundo. A marca global da SGS est
estabelecida desde 1878 como smbolo e referncia na prestao de servios de
excelncia, sempre associada a valores como a Independncia, a Integridade, a
Confdencialidade e a Inovao.
Quando em 1922 o Grupo SGS fundou a SGS Portugal, determinou que esta afliada se
desenvolvesse balizando a sua actividade pelos mesmos princpios geradores da aco
do prprio Grupo.
A Inovao e os Recursos Humanos so os elementos-chave do nosso sucesso.
Atravs de uma clara aposta numa equipa altamente qualifcada, a SGS conta j com
cerca de 190 colaboradores directos em Portugal e uma extensa bolsa de especialistas
externos com total cobertura geogrfca nacional.
AS NOSSAS REAS DE NEGCIO
Superviso de Produtos Agrcolas
Automotive
Consumer Testing
Ambiente, Segurana e Energia
Governos & Instituies
Industrial
Petrleos e Petroqumicos
Certifcao de Sistemas e Servios
SGS Academy - Formao
CERTIFICAO DE SISTEMAS E SERVIOS
Presente em Portugal desde 1998, a SGS ICS foi o primeiro Organismo a obter a
acreditao para a Certifcao de Sistemas de Gesto da Qualidade. Desde ento,
sempre foi o Organismo de Certifcao privado lder em Portugal, inovando nos
servios e impulsionando o mercado portugus para novos mbitos de certifcao, de
acordo com as principais tendncias internacionais.
Com a SGS ICS, a sua organizao pode optar por 40 acreditaes em 41 pases,
assegurando um reconhecimento verdadeiramente global atravs das prestigiadas
marcas do lder mundial em servios de certifcao.
Certifcao de Sistemas de Gesto
Certifcao de Produtos & Servios
Verifcao
Auditoria
O GRUPO SGS
O CAMINHO PARA A ISO 14001:2004 - EVITAR AS ARMADILHAS
WWW.SGS.COM

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