La pantalla de Outlook

Cuando abre Outlook, aparece una pantalla similar a la siguiente ilustracin:

'1
1 . E scriba una pregunta
2. Bsqueda instantnea
3. Lista de correos
4. E xplorador de fechas
5. P anel de lectura
6. BarraTareaspendientes
7. Barradedivisinvertical
8. Citas
9. Lista de tareas
1 0. P anel de exploracin
J
1
_ _ .. ~ -
J erc.....-. :.:,:",), .'u" "_.,1_ 111 Ir
------ ~ ~
_1--" _ .1
", .
do_ "*"- - ..._
G- - - - -
---@
_ n o : _
. . _ --_ . .
_ _ W "lU.- r~ _ _ 1 I'. _ _ 40" . oIoor-<Io
S~aoIOIOlM) __
Esn s..-.s..-IJ ...._ _
_ _ _ I.r "'l,n~ ,- ",. 'Io"" n.- .
_')O.!(.'OIOLOO4, __
t.nT"'_ ~ .N~ ""._ .""
Bsqueda instantnea
Le permite introducir criterios de bsqueda y ver el resultado a medida que escribe.
Escribaunapregunta
Le permite introducir una pregunta o palabra clave para ver la seccin de Ayuda de Outlook sobre el
tema.
Barradedivisin vertical
Se puede arrastrar para mostrar una seccin mayor o menor del panel. Todos los paneles verticales
en la pantalla de Outlook se separan por barras de divisin verticales. Cuando coloca el puntero
del mouse sobre una barra de divisin se convierte en un smbolo de divisin que puede arrastrar
para ajustar el tamao del panel. Si maximiza la pantalla, Outlook ajusta el tamao y cantidad de
elementos que aparecen en el P anel de exploracin.
Panel deexploracin
Le permite moverse entre los diferentes mdulos o componentes de Outlook.
Listadecorreos
Muestra informacin para cada mdulo o carpeta. E sta es el rea principal de la ventana de Outlook
y puede mostrar los elementos de la Bandeja de entrada, la de E lementos enviados o eliminados o de
cualquier otra carpeta del P anel de exploracin.
Panel delectura
Muestra el contenido de cualquiera de los mensajes resaltados en la Lista de correos. De forma
predeterminada, se encuentra a la derecha de la Lista de tareas o de correos pero puede modificarse.
BarraTareas pendientes
Muestra el E xplorador de fechas, citas y Lista de tareas.
I
Explorador defechas . I I
Le permite cambiar a modo Calendario y ver la programacin de esa fecha.'
IllIcldJ 1 Conectndose
Citas
Muestra un~ lista con las prximas citas.
lista de tareas
Muestra una lista de todas las tareas organizadas de acuerdo al orden seleccionado.
Outlook cuenta con varios mdulos individuales o puede integrar las herramientas de Outlook.
Correo
P ara redactar, enviar, leer y administrar los mensajes 'de correo electrnico.
Calendario
P ara organizar citas, reuniones o eventos .

Contactos
Administra su lista de contactos, similar a un directorio.
Tareas
Organiza y prioriza sus actividades.

Outlook para hoy
Vista preliminar de un resumen breve de sus citas, tareas y correos electrnicos. P uede trabajar con
el cal~ ndario, tareas y mensajes desde un solo lugar .

Diario
Lleva el registro de las actividades que especifique. P uede abrir esta herramienta si hace clic en la
flecha en la seccin inferior derecha del P anel de exploracin.
Notas
Introduzca notas pequeas a modo de notas adhesivas.
Lista de carpetas
Muestra todas las carpetas en la seccin superior del P anel de exploracin.
P uede utilizar los mdulos por separado o puede integrar una herramienta de Outlook con otra. P or
ejemplo, puede enviar un correo electrnico a un contacto si se encuentra trabajando en el mdulo
Contactos.
Creacin de mensaj es nuevos
E nviar un mensaje de correo electrnico es similar a enviar una carta en papel de forma tradicional con
la diferencia que el correo electrnico se enva de forma electrnica desde su computadora y necesita
tener una cuenta de correo antes de poder enviar o recibir correo electrnico. E l servicio que seleccione
determina la rapidez y la frecuencia en la que puede enviar o recibir mensajes.
P araenviar un mensaje siga los siguientes pasos:
1. Cree un nuevo mensaje de correo.
2. Coloque la direccin del destinatario.
3. E scriba el texto del mensaje y aplique el formato correspondiente como Negrita, sangras,
etc.). Si necesita adjuntar un archivo, hgalo.
4. Utilice el Revisor de ortografa y revise el documento para correqr cualquier error ortogrfico
o gramatical.
S. E nve el mensaje.Ul1Il!dd 1 (0111'( l !lldW,I'
Una vez enviado el mensaje, se almacena temporalmente en la Bandeja de salida hasta que el servidor
lo mande al destinatario lo cual resulta muy til cuando tiene que trabajar fuera de lnea y necesite
redactar varios correos que se enven tan pronto como cuente con una conexin,
E l HTML o Lenguaje de Marcado de Hipertexto es el formato predeterminado de los mensajes de
correo nuevo, Otro formato de correo que puede utilizar es el de Texto enriquecido, los dos orrnatos
le permiten ver el mensaje con el formato aplicado por el remitente, P ara cambiar el formato del correo
desde un mensaje, haga die en la ficha Opciones en el grupo Formato despus seleccione el formato
'que quiera usar, tE l Texto sin formato es otro tipo de formato de correo pero no le puede aplicar
formatos, la ventaja de este formato es que asegura que.todos los destinatarios puedan abrir y leer
los mensajes, Algunos programas de correo electrnico slo reconocen el Texto sin formato e ignoran
el formato utilizado en los mensajes con Texto enriquecido o con HTML. P ara cambiar el formato de
correo para todos los mensajes, hag'a clic en Herramientas' posteriormente en Opciones y luego en la
ficha Formato decorreo, por ultimo seleccione el formato que requiera,
P ara crear un mensaje nuevo desde la ventana principal de Outlook, utilice uno de los siguientes
mtodos:
Seleccione Archivodespus d clic en Nuevoy luego en Mensaje.
Haga clic en l.).ltlu<vo ' (Nuevomensaje de carteo) en la Barra' de herramientas estndar,
P resione las teclas Ctrl +N.
Seleccione Acciones y luego haga clic en Nuevomensaje.
Seleccione Acciones y luego haga clic en Nuevo mensaje decorreo con.
Sontrlulo. M <(HTMl)
Rn't\16n
01100"'1(<1
Rt_UiCn
Ub,et. de CompUlb.,
drtcdonti nombre)
Nombltl Opoenu
3
,
I
Astrid VzQuez RodrlQuez IDepartamento de Conterudos
J
eTC IIIfROMl1 lcA T: 52 (722) 207 05 98 ,01800813 0598 IF: 52 (722) 207 0~o'I9
1 l,u.AlDw ~'I'(0ru..!p<' www etClberoamepca com
l. CintadeopcionesNuevomensaje
2. Destinatariosdel nuevomensaje
3. P anelMensaje
Una vez que la ventana del nuevo mensaje aparezca, escriba el correo electrnico de los destinatarios
o seleccinelos de la lista de contactos almacenada en su sistema.IJ nltl,d 1 - Conectndose
.. .

Cmo insertar los destinatarios del mensaje

P ara poder acceder a la lista de contactos desde la ventana Nuevo mensaje, haga clic e1 ! Para." ("P ara")
o~ (Cc:).
INombre
aAbErtrJ Gmez Q\J i'1ana
ICeda 'ma Mi>r1'1U
aOaudalJ rnn
Al>ertDGmez ~!iIna
CedIoVe )~Z
'ClaudialJ r"n'
aIlertD.g'1<Tle'C!>etc:t-oar
crcia. Ve' a(tlet:cbeOll'n ef'"
daLda.Iimon!lccrlOJ S.nel
m .llBl carlos flenI!ez J aramillo
aMTI J argo Ws G<lIi1doLar.
10M<
lPer1a __
8' RIc:.rnoShlchel Delo Solll
~.bennudezO<!_oa
ja'go. 0l'l000C!>etd>e'""""
oIIv~!J .roctlOJ ~z@etcberO
perl a. iJ r0n9asC!>etclbe-""""
nClJ J ),slChezCelrberOi e
l.J ao, carlos flenI!ez J aramilo
M11J or\le'l.ui5 GaIIndoLN"
06_
Perla Bringes
RlaJ rdo ~ , Oe LaSota

,"

..__ . J
- -_.- ----,
. . J
_ _ _ _.= = = :J
~-!r.eptar:J [J i!I= bJ
Utilice uno de los siguientes mtodos para seleccionar varios destinatarios y luego haga clic en el
botn de destinatario apropiado.
P ara incluir a todos en un rango de nombres, haga clic en el primer nombre de la lista luego
mantenga presionada la tecla Mays y oprima el ltimo nombre de la lista. Se seleccionar a
todos desde el primero al ltimo de la lista.
P ara seleccionar varias personas de una lista que no se encuentren en un orden consecutivo,
haga clic en la primero persona luego mantenga presionada la tecla Ctrl y presione en cada
nombre de los destinatarios que quiera incluir.
Necesitar seleccionar los nombres para cada campo de destinatarios, Recuerde que los nombres en
el campo ee aparecen en esta misma rea cuando reciban el mensaje, los nombres en el campo ceo
no aparecern en el mensaje. Las personas que reciban un mensaje como ceo slo vern su nombre
en el campo P ara.
P ara agregar el Asunto
Sea breve pero conciso cuando introduzca el texto para el campo Asunto. E lija algunas palabras que
resuman el propsito del mensaje. No enve un mensaje sin texto en el campo Asunto para evitar que
el servidor del destinatario bloquee el mensaje por considerarlo correo electrnico no deseado.
Unidad 1 - (Ol1 l'LIJ IUOSL'
Formato del texto del mensaje
..
La Cinta de opciones Mensaje nuevo contiene herramientas de formato que puede aplicar al exto
contenido en el panel del mensaje.
Inr.ert.u Fonnll1d de l(Klo ProoralNldo, Adobe PO'
!tJ

j ~ , I..:!>'
~

l.. !Ld
ISegulnkfnlo
I!
libre'" de Comprobar
. s '
Rn-Isln
dlre(clont~ nombrts ~ Or1 ograftca ~
Nombres tndvir Opciones
r.
Rl"'fisi.on
Laficha Formato detexto contiene herramientas de formato bsicas que se encuentran en Word.
) ~ Bu.ar'
...cIRtt"'p~~
.. ~ tlr((1 0na, .
EdCi6n _,
zocm
Las herramientas de formato se pueden aplica mientras ~ scribe o despus de haber introducido el
texto. Si decide aplicar el formato despus de escribir el texto, asegrese de seleccionar el texto primero.
Las herramientas de formato le dan al mensaje una apariencia ms profesional y se pueden utilizar para
enfatizar reas especficas. Tenga cuidado de no utilizarlas demasiado para no ocasionar distracciones
al mensaje en s. Si el destinatario utiliza el formato de correo de Texto sin formato, no podr ver el
formato aplicado.
Revisin ortogrfica del mensaje
Outlook puede revisar las palabras mal
escritas o las palabras que no se encuentre
en el diccionario predeterminado como los
nombres, los trminos de cmputo, trminos
mdicos, abreviaciones, etc. Si necesita
realizar cambios al texto, puede utilizar las
herramientas de correccin. P ara activaras,
haga dic en la flecha de Revisin ortogrfica.
---1 ~
Risn I
orto9rfij ~ _
~ Qrtografa y gramllca
Bderencia.,.
~ ~ in6nimol ...
a., Tr~ ducir...
C:J :ugtrencia de informacin en pantalla paratraduccin ~
~ D!finlr idioma ...
~ !;ontar palabra...
Siempre trate de mantener un aspecto
profesional en sus mensajes, aun con las
personas que no conozca bien ya que lo
representa a usted y a su compaa as como
los servicios o productos que proporciona.
P ara activ,ar la herramienta Revisin ortogrfica siga uno de los siguientes procedimientos:
E n la ficha Mensaje en el grupo Revisin haga clic en Revisin ortogrfica,
P resione F7,
lJ n.(lld 1- Conectndose

Determinar la prioridad de un mensaje

E nve un mensaje con alta prioridad para asegurarse de que el destinatario repare la urgencia, Las
configuraciones de prioridad no tienen ningn impacto sobre qu tal Irpido se entregan los mensajes
a menos que se cJ nfigllre una preferencia de prioridad en el servidor de correo. Sin embargo, aparece
un icono con el mensaje para indicar la configuracin de prioridad establecida por el remitente.
P araconfigurar la prioridad en un mensaje, haga clic en l.!J Importancia alta o en ~ Bajaimportancia
en la Ficha Mensaje en el grupo Opciones.
Guardar el mensaje
P uede guardar el contenido de un mensaje si no est listo para enviarlo. Cuando cierra el mensaje,
Outlook automticamente lo pone en la carpeta Borrador para recuperarlo posteriormente.
E nviar el mensaje
Una vez que se haya capturado la informacin para el mensaje en los campos Direccin y Asunto, y el
cuerpo del mensaje, puede enviarlo utilizando uno de los mtodos siguientes:
E n el lado izquierdo de los campos de direccin hacer clic en Enviar.
Hacer clic en el Botn de Office y despus en Enviar.
Ej ercicio
1 . E nla Barra de herramientas estndar, haga clic en I:4uevo. (Nuevo mensaje de correo)
2. E nel campo Para escriba: iwoods@tolano,com
3. Haga clic en el campo Asunto y escriba: Solicitud de informacin.
4. Haga dic en el cuerpo del mensaje y escriba lo siguiente:
Estimada Luisa:
.
Habl con .un posible clierite que est interesado en hacerse ecologista y le gustara recibir
ms informacin al respector l maneja una empresa de mediano tamao por unos 7aos y le
gustara saber lasopciones que puede implementar para ser mas ecolqicarnente responsable.
Eldueo quiere tener unareunin con nosotros para"verlas opciones:
J uan Prez
GimnasioSuperSlim
AvenidaHidalgo 500
Ciuc:tadde Mxico
Tel: 5559900

iuan.perez@superslim.com
G~cias deantemano

J aneth Martnez
Representante de Servicio al cliente
5. Al inicio de la palabra hacerse haga clic y arrastre para seleccionar hacerse ecoloqista.
6. E n la ficha Mensaje en el grupo Textobsico haga clie en la fecha en [~lJ (Color de
fuente) y luego haga clic E tnVerde en el rea Colores estndar.
7. Con el texto an seleccionado vaya a la ficha Mensaje y en el grupo Textobsico haga clic en
~ (Negrita).
8. Haga clic en cualquier lugar fuera de la seleccin para ver los cambios despus de haber
aplicado el formato.
9. E n la ficha Mensaje en el grupo Revisin haga clic en Revisin ortogrfica y asegrese de
que no haya errores ortogrficos en el mensaje.
10. E n la ficha Mensaje en el grupo Opciones. haga clic en lu(Importancia alta) y aplique una
prioridad alta para este mensaje.
11. Haga clic en el botn Enviar.
Recibir mensajes
La mayora de los programas de correo electrnico, revisarn si hay nuevos mensajes al momento de
abrirlos. P uede personalizar el intervalo de tiempo para revisar si hay mensajes nuevos en Outlook.
P ara ver si tiene mensajes nuevos, utilice uno de los siguientes mtodos:
I
Seleccione Herramientas y despus haga clic en Enviary recibir. ' ~
Haga clic en I~ Enviar y reS;ibl,[ (Enviary recibir) en la pantalla principal de Outlook.
P resione F9.' ,~
Cuando Outlook termine de enviar y recibir todos los mensajes, los mensajes nuevos aparecern en la
seccin izquierda de la ventana de Outlook. La Bandeja de entrada mostrar en parntesis la cantidad
de nuevos mensajes recibidos.
Unidad 1 - Conectndose

CMpctas d correo
Todos los elementos de (0fTe6
- Gi rg Carpetas personale,
'v 8an de ffltra4a t!l
~ Band'tj a dt salida
aBorrador
. - Correo electrniro no deseado
\ 2) Eltmtn lo s ~ hmlnados
fGl Elemtnto, ~nvddos
~ Fuentes RSS
Inf.ct.d lI.m,
i:il CJ l carpeta, de bsqueda
Gi carpeta, archIVada,

Outlook muestra el contenido de un mensaje en el panel'de lectura. E l icono del sobre cambia de .."a
acuando abre o lee un mensaje n vo. Utilice la barra de divisin en el P anel de lectura para mostrar
ms o menos informacin del panel.
Si hace doble clic en un mensaje podr ver su contenido. Abra un mensaje para verlo por completo o
para ver las opciones para contestar el mensaje.
Responder un mensaje
Despus de leer el mensaje, puede contestarle al remitente o a todos los remitentes' d Imensaje
original, cuando use las opciones Responder o Responder a todos, decida primero si desea enviar
"una respuesta slo a una persona o a todoslos que recibieron el correo original.
P ara responder un mensaje, siga uno de los siguientes mtodos.
Seleccione Acciones y haga clic en Responder.
Haga clic en +R~pond~,
P resione Ctrl + R.
P ara responder a todos los incluidos ~ n el mensaje original utilice uno de los siguientes mtodos:
Seleccione Acciones y haga clic en Responder a todos.
Haga clic en ~Responsleralodos
P resione Ctrl +Mays +R~
~
.1
IAslr,d Vuquez Ro drivuu ETC tberoemrcc
I
De: Ibet S.k.da [mailto:laura.sakodaOe!uoeroam.,,,. (om]
[""I<>doel: kmes, 04 d. octubre do201009'39 a.m.
I
Para: 'Astr.d V~lquel'; 'cec Vera M- artmez'
cc: 'Arlel MiJ n'
IAsunto: 1 0, RevtSloo
,,' I , __ ....L.- _ .~ c,.3- - - - - - - .._ '- -_ _ ..... J .-.-_~ ._ - ....L
Unidad 1 - lnnrrt ~!ldll';f'

Note que Outlook muestra una copia del mensaje original a modo de referencia y agrega un RE: al
inicio del campo Asunto para sealar que el mensaje es una Respuesta. Tambin observe que Outlook
coloca de forma automtica la persona a la cual se le contestar el mensaje. P uede personalizar la
forma en la cual el mensaje original aparece en una respuesta con las opciones de correo electronico
en el men Herramientas.
Una vez que haya respondido al mensaje, Outlook mostrar una ~ aliado del mensaje en la Bandeja
de entrada para indicar que se dio respuesta a ese mensaje. E l icono ser el mismo si responde a uno
o a todos los involucrados en el mensaje. Note qjle la flecha en el icono apunta a la misma direccin
que el comando .

Ej ercicio
,,
1. E n la pantalla de Outlook en la Barra de herramientas estndar haga clic en
2. Haga doble clic en un mensaje:, lalo y luego en la ficha Mensaj e en el grupo Responder
haga clic en Responder.
Note que el texto en el campo del asunto refleja que se est respondiendo al mensaje.
3. E n el cuerpo del mensaje escriba una respuesta que crea conveniente.
4. E nve el mensaje.

Reenviar un mensaj e
Utilice la opcin Reenviar para enviarle el mensaje a otra persona como referencia. P or ejemplo, trabaja
con un colega en un proyecto quiere informarle cuando se realizar la siguiente reunin de produccin
para que tambin pueda asistir.
P ara reenviar un mensaje, utilice uno de los siguientes mtodos:
Seleccione Acciones y luego haga clic en Reenviar.
Haga clic en ~ B eeny;"r
P resione Ctrl + F.
1M10. Revisin Men [e (H1 Ml)
Astn d Vill'quel': Ro drguez I ElC Ibereemnce
De: Ibet Sakoda [mallto:laura. sakodaCetoberoamerlca. com]
En viado el: lunes, 04 de octubre de 201009:39 a.m.
Para: 'Astnd vzquez': 'ceceaVera MclrO'nez'
cc: 'Af I(:! 1 Mlllan'
Asun to : 10. Revisin
Unidad 1 - Conectndose
Note que Outlook agrega automticamente una IRV: al mensaje original. A diferencia del comando
Responder, el campo para la direscin aparece en blanco para que introduzca las direcciones de
quienes recibirn este mensaje.
Despus de reenvia!"un mensaje, Outlook muestra una al lado del mensaje en la Bandeja de
entrada para indicar que el mensaje fue reenviado. Note que la flecha en el icono apunta a la misma
direccin que el comando .

Ej ercicio
1 . Cree un mensaje nuevo para uno de sus destinatarios con la siguiente informacin y utilice la
direccin de correo electrnico de alguno de sus compaeros de clase o siga las instrucciones
del profesor:
Asunto: Solicitud de cliente
Mensaje: Uno de nuestros clientes solicita una lista de nuestros servicios yaque tiene un colega que
est interesado en trabajar con nosotros. '

2. Cuando reciba su respuesta, abra el mensaje y en la ficha Mensaje, en el grupo Responder,

haga clic en Reenviar.
Note que el campo para el asunto dice RV, lo cual indica que se est reenviando el mensaje a otra
persona.
3. E n el campo P ara, escriba la direccin de correo electrnico de alguno de sus compaeros de
clase o siga las indicaciones del profesor.
4. E nel rea del texto del cuerpo, escriba lo siguiente:
Hola (escriba en esta parte el nombre de la persona a la que le enviar el correo)
Me pidieron que te reenviara esta informacin. Creo que ests recopilando una lista de solicitudes y
retroalimentacin de clientes.
Saludos
5. E nve el mensaje.
Adjuntar archivos
P uede enviar archivos dentro de los correos electrnicos a modo de referencia o para sustrtuir
informacin en el mensaje. La mayora de las personas aprecian recibir un mensaje que puedan leer
con comodidad en lugar de tener que leer un mensaje demasiado largo.
E l archivo puede ser de cualquier tipo, depender del destir.atario contar con el software apropiado
para abrirlo. Tenga cuidado con el tamao del archivo, ya que entre ms grande sea el archivo, ms
tiempo tomar enviar y recibir el mensaje.
P ara adjuntar un archivo a un mensaje, utilice uno de los siguientes mtodos:
E n la ficha Mensaje, en el grupo Incluir, haga clic en Adjuntar archivo
E n la ficha Insertar, en el grupo Incluir, haga clic en Adjuntar archivo
Despus puede navegar a la ubicacin del o los archivos que vaya a adjuntar.Unidad 1 . Conectndose
Si- decide no enviar el archivo adjunto, utilice uno de los siguientes mtodos para eliminarlo del mensaje .
. --
Seleccione el nombre del archivo en el campo Adjunto y luego presione la tecla Supr
Haga dic derecho en el nombre del archivo en el campo Adjunto y haga die en Quitar
Ver documentos adjuntos.
Cuando reciba un mensaje con un documento adjunto, Outlook mostrar un @ con adjunto al nuevo
mensaje. E n el P anel de lectura tambin aparece el nombre del arc~ vo adjunto.
unidad 6 IC3
P erla Bringas [perla.bringas@etciberoarnerica.com]

e2010.
HolaAstrid !!!
Te mando el archivo de launidad 6 de 1 C3ya oon negritas aplicado y correccin de detalles.
Saludos
Per
Luego puede hacer die derecho sobre el documento adjunto para ver las opciones relacionadas con
el mismo:
Haga die en Abrir para abrir el archivo con un programa compa-
tible.
l(rstaprevia
!lbrir
Imprimir
~uardar como...
Haga dic en Guardar como para guardar el documento adjunto.
E ste procedimiento le resultar de utilidad ya que puede guardar
el archivo en el disco duro y escanearlo en bsqueda de virus antes
de abrirlo.
Quitar
Despus de ver el contenido de un archivo adjunto, tal vez quiera borrarlo.
P ara eliminar un documento adjunto de un mensaje, haga dic derecho en
el adjunto y luego en Quitar.
lQ hopiar
~~ ~leccionar todo
Ej ercicio
1 . Cree un mensaje nuevo para enviarlo a alguno de sus compaeros de clase.
2. E nel campo Asunto escriba: Solicitud de vacaciones.
3. E nel rea del texto del cuerpo escriba lo siguiente: Adjunto un archivo con mi solicitud de
vacaciones para J ulio. Gracias.
4. E n la ficha Mensaje en el grupo Incluir haga dic en Adjuntar archivo.
S. Navegue a los archivos de la carpeta Alumno y seleccione el archivo Solicitud de vacaciones.
6. E nve el mensaje.
Suponga que quiere abrir una copia del adjunto en el correo que envi.Unidad 1 - Conectndose
7. E nel P anel de carpetas de correo, haga die en E lementos enviados y haga die en el mensaje
que acaba de enviar.
8. E nel panel de lectura, haga die derecho en el archivo adj~ nto y luego haga clic en Abrir.
Abrir datos adjuntos de correo

,
S@debea1rtdatos adjoJ ltos queprocedan deunafuente deconficJ m.
DatDs ~tns: Soidtud devac:adpnes.dooc de8emef1 tos enviados -
-..Microsoft 0utI00k
cDesea'" elarcnvoogua.'dar1o en eI~?

9. Haga dic en Abrir.

Microsoft Word se abre para mostrar el documento en pantalla completa.
1 0. Revise brevemente el documento y haga clic n Cerrar luego cierre Microsoft Word .

1 1 . Cierre el mensaje de correo.

1 2. E nel rea de carpetas de correo haga clic en Bandeja de entrada .

Uso de la Bandeja de entrada

Los mensajes que le enven aparecern en la Bandeja de entrada. Utilice esta carpeta como la principal
para administrar sus mensajes. Borre los mensajes que no necesite y archive el resto. E xisten varias
opciones disponibles para ayudarle a administrar sus mensajes.
Seleccin de elementos
Antes de que lleve a cabo cualquier accin con sus elementos primero necesitar seleccionarlos como
se indica a continuacin:
P ara seleccionar un mensaje haga clic en el mismo.
P ara seleccionar varios mensajes consecutivos, haga clic en el primer mensaje y
mantenga presionada la tecla Mays y luego haga die en el ltimo elemento de la lista. Todos
los mensajes entre el primer y ltimo mensaje se seleccionarn.
P ara seleccionar varios elementos no consecutivos haga clic en el primer mensaje luego
mantenga presionada la tecla Ctrl y seleccione los diferentes elementos que quiera elegir.
Cambiar la vista de los mensajes
P uede ajustar la vista de Outlook si utiliza el comando Vista actual en el men Ver. Las opciones de
vista cuentan con varias formas de mostrar la informacin.
P uede elegir tambin la organizacin de los mensajes dependiendo de grupos o personalizar las
carpetas utilizadas en la vista.Unidad 1 - ( onortandnso
[
Qrganizar por
lflSta actual
'lISta previa automtica
EJ !pandir ocontraer grupos ~
Mensajes con vista previa automtica
ltimoS siete das

Panel de e:lCp!oracin
Barril Tarl:as pendientes
~anrl deledu;a
Mensajes sin leer en esta carpeta
Enviado a
Esota detiempo dr ~sajes
Archivos de datbs deOutlook
VC!}1anaAvisos
~rrdS de herramientas
'" Barril de estado ,
- - - - - - - . - - - - 1
Actualiz.:rf F5
Documentos
---'------------
Personal~r lavista actual ...
Oi!J ir vistas ...
Formato de S;oIumnas.._

Marcar mensajes

P uede marcar los mensajes como ledos o no ledos independientemente de si ya los ley. E sto resulta
de utilidad en la organizacin de los mensajes.
Seleccione E dicin y luego haga dic en Marcar como ledo.
P resione Crtl +Q.
Haga dic derecho en el mensaje seleccionado y luego en Marcar como ledo.
P ara marcar todos los mensajes como ledos, en la ventana principal de Outlook, siga uno de los
siguientes procedimientos:
Seleccione E dicin y luego haga dic en Marcar todos como ledos.
Haga dic derecho en los mensajes seleccionados y luego haga dic en Marcar como ledo.
P aramarcar un mensaje como no ledo, seleccione el mensaje ysiga uno de los siguientes procedimientos:
Seleccione E dicin y luego haga dic en Marcar como no ledo.
P resione Ctrl +May5 +O.
Haga clic derecho en el mensaje y luego en Marcar como no ledo.
E nla ventana del mensaje en la ficha Mensaje en el grupo Opciones haga dic en Marcar como
no ledo.
Ej ercicio
1 . E n la Bandeja de entrada, haga dic en un mensaje que no haya abierto.
Note que Outlook muestra el mensaje en el P anel de lectura pero no cambia el icono del
mensaje nuevo. Una forma de cambiar el smbolo es abriendo el mensaje o utilizando las
herramientas para marcarlo.
2. Haga dic en E dicin y luego en Marcar como ledo.
Outlook cambia el smbolo del mensaje nuevo lo cual indica que el mensaje ya se ley aun
cuando no lo haya abierto.
3. Haga dic en Ver luego en Vista actual y luego en Mensajes sin leer en esta carpeta.
Slo los mensajes no ledos aparecern en pantalla.
4. Haga clic en Ver luego en Vista actual y luego en Mensajes para mostrar todos los mensajes.Urudar' 1 - Conectndose

S. Haga dic en el mensaje que seleccion al principio, despus seleccione E dicin y luego
Marcar como no ledo.

Seguimiento de mensajes

Coloque una bandera en un mensaje para darle seguimiento o para solicitar una respuesta a su
mensaje en una fecha especfica. Las banderas de seguimiento se pueden agregar a cualquier mensaje
de cualquier carpeta.
P ara colocr una bandera de seguimiento en la pantalla principal de Outlook, utilice uno de los
siguientes mtodos:
Seleccione Acciones coloque el cursor del mouse sobre Seguimiento.
Haga die en la bandera sin relleno en el extremo derecho del mensaje.
Haga die derecho en la bandera ubicada en el extrernn derecho del mensaje y seleccione la
opcin apropiada.
M na
~.tSIM\M"Ia
lasnnana pr6Pma
Sinrect.a
fersonalizar._
AgTegM 'so...
M ear como c:ompIe!tado
.I!orrar marca
P ara colorar una bandera de seguimiento a un mensaje abierto en la ficha Mensaje en el qruoo
Opciones haga die en Seguimi nto.
P ara agregar un recordatorio a la bandera haga die en Agregar aviso.
". ~. creaIn! tzrea CJ 1I! lerl!Qm !J J ehaga el ~tD.
DI!l:p.tsdeh maizado El~rtieflln, pocU marcar latarl!\il cono
El
fedBdekWdo: [~,02;;'~:..~2O.!~. E l
FE ttlade~ : l~(id;~i~~2O~B
A
;;;;;;s:08de~ '*'_20_10-----'"8 . :OroP.~-= B ~
Le l
P uede entonces actualizar la fecha y hora del aviso. Si no completa la accin de un mensaje con
seguimiento, el texto del mensaje cambiar a rojo a manera de recordatorio.
E jercicio
1 . E n la Bandeja de entrada haga clic derecho en la bandera ubicada en el extremo derecho de
uno de sus mensajes.
2. Haga dic en Agregar aviso.
3. Haga dic en la flecha de Marca y seleccione Informativo.
4. Haga dic en la flecha de Fecha de vencimiento y elija un da dentro de una semana a partir
de hoy. Haga clic en Aceptar.
Outlook agrega un smbolo de aviso a la izquierda del mensaje y cambia el color de la bandera.
Creacin de carpetas
Cree carpetas en la Bandeja de entrada para almacenar mensajes sobre temas especficos. P uede
tambin asignar nombres a las carpetas para proyectos especficos. La nueva carpeta se convierte
en una subcarpeta en la Bandeja de entrada. Se sigue el mismo principio de creacin de carpetas en
Windows.

P ara crear una carpeta nueva en la Bandeja de entrada, utilice uno de los siguientes mtodos:
Haga dic en Archivo luego- en Carpeta y haga clic en Nueva carpeta.
Haga dic derecho en la carpeta en la cual insertar una carpeta nueva y luego seleccione Nueva
carpeta.
Haga dic en la flecha de Nuevo y seleccione Carpeta.
P resione Ctrl +Mays +E.
Norrtte:
[
J
~ Ibicadcln de la IlI:
8 ~ Cerpeees persone! es
t;3 Bandejad. entrada
q;; Band<j. deselid.
Q2 Borrsdor
[iJ mm Celeedenc
ll3 Contactos
[{ Correoelectrnico nodeseado
di Diario
~ Elementos eliminados
~ t"I _ .~ . ,.; ,.,..
Utilice lB (Expandir) o (Contraer) para mostrar la estructura de la carpeta.
P uede eliminar las carpetas de la misma forma en la cual lo hace con los mensajes. Seleccione la
carpeta y haga dic en Supr o arrastre toda la carpeta al grupo Elementos eliminados. Los mensajes
contenidos en la carpeta se eliminarn. E l grupo Elementos eliminados es como la Papelera de
reciclaje (contiene los mensajes eliminados hasta que se vaca la carpeta).
Unldi'(j 1 Conectndose
Copiar o mover mensajes
P uede copiar o mover mensajes a cualquier carpeta. Tal vez sea ms comn que mueva mensajes de
la Bandeja de entrada hacia otras carpetas en lugar de copiados. Sin embargo, tal vez encuentre de
utilidad copiar un mensaje por varias carpetas por ejemplo, una del proyecto y otra para el proceso de
produccin.

P ara mover mensajes a una carpeta, seleccione los mensajes y luego realice uno de los siguientes
procedimientos:
Seleccione Edicin y luego haga dic en Cortar.
P resione Ctrl +X.
Arrastre el mensaje seleccionado a la ca eta.
P ara copiar mensajes a una carpeta seleccione los mensajes y luego realice uno de los siguientes
procedimientos:
Seleccione Edicin y luego haga dic en Copiar.
". P resione Ctrl +C.
P resione Ctrl y luego arrastre el mensaje a la carpeta.
11

P ara pegar el mensaje en una carpeta haga die en la carpeta y luego:

Seleccione Edicin y luego haga dic en Pegar.
P resione Ctrl +V.

Tambin puede utilizar el P ortapapeles para copiar los mensajes y luego peqarlos en la carpeta
apropiada. Active el P orta papeles de Office seleccionando Edicin y luego Portapapeles de Office.
Ej ercicio
E n el rea de carpetas de correo, haga dic en la carpeta Bandeja de entrada.
l. Haga dic en Archivo despus seleccione Carpeta y finalmente Nueva carpeta.
2. E scriba su nombre para la nueva carpeta y luego haga dic en Aceptar.
3. Haga dic derecho en la carpeta con su nombre y haga dic en Nueva carpeta. E scriba:
Informacin para dientes y presione Intro.
Ahora archive algunos de sus mensajes en las nuevas carpetas.
4. Haga die en uno de los mensajes sobre dientes y arrstrelo en la carpeta Informacin para
dientes.
5. E l mensaje se encuentra ahora almacenado en esta carpeta.
6. Haga die en otro mensaje y arrastre la seleccin a la carpeta Informacin para clientes.
Ahora debe tener 2 mensajes en esta carpeta. P udo haber movido los dos mensajes al mismo tiempo.
7. E nel rea de carpetas de correo haga die en Elementos enviados. Seleccione un mensaje.
8. Haga e/ic en Edicin y luego en Copiar.
9. E nel rea de carpetas de correo haga dic en la carpeta con su nombre. Haga dic en Edicin y
luego en Pegar.
Ahora hay una copia del mensaje original en su carpeta.
Urudad 1 - Conectndose
Ordenar mensajes
Una manera de encontrar un mensaje especfico es ordenando los mensajes en base a varios criterios.
P ~ ede ordenar los mensajes utilizando uno de los siguientes mtodos:

' Haga clic en uno de los siguientes encabezados de columna.

fn. D O' De l",unlo I Rtcibido Lramao caltgorla<
Haga clic derecho en uno de los campos de columna y seleccione la opcin apropiada.
Qrganizar por
U
Orden ~cendente

U
Orden descendente
-:r..
Agrupar por este campo
~
Cuadro Agryp<lrpor
Quitar estacolumna

J I Selector decampos
Ajuste perfecto
Formato de!;orumnas ...
Personali!ar lavistaactual, ..
Cuando utilice el encabezado de columna a modo de criterio de ordenacin, la flecha . indica un
orden ascendente (A- Z, "o de mensajes ms antiguos a ms nuevos) y la flecha ..indica un orden
descendente (Z- A o de mensajes ms nuevos a ms antiguos). E l ordenamiento ms comn es el
descendente para que aparezcan los mensajes ms recientes en la parte superior de la lista.
Ej ercicio
1 . Haga clic en la carpeta Informacin para clientes debajo de la carpeta con su nombre.
2. Haga clic en Ver posteriormente en P anel de lectura y luego seleccione Desactivado para
desactivar el P anel de lectura.
3, Haga clic en la columna Asunto para ordenar los mensajes con este criterio.
4. Haga clic en Recibido para cambiar el orden.
S, Haga clic de nuevo en Recibido para cambiar el orden en esta ocasin en orden descendente
del mensaje ms antiguo al ms reciente.
6. Haga clic en De para cambiar a orden ascendente en base al nombre del remitente.
7. Haga clic en Recibido de nuevo para establecer el orden a ascendente en base a la fecha.
Buscar mensajes
P uede localizar informacin rpidamente con la herramienta Buscar. E l criterio de bsqueda puede ser
general o especifico, puede buscar por nombres, palabras o frases.
IBuscar Bandeja de entrada
P ara realizar una bsqueda, haga clic en el campo Buscar en la Bandeja de entrada y escriba su criterio
de bsqueda. A medida que escribe Outlook rnuettra de forma instantnea todos los resultados que
coinciden con las letras que vaya escribiendo. E ntre ms caracteres ingrese, se filtrarn ms mensajes
y la lista se har ms corta. E n la mayora de los casos slo tiene que escribir uras cuantas letras para
encontrar el mensaje.
Outlook busca en todas las partes del mensaje, inclu yendo el asunto, direcciones de correo, cuerpo del
mensaje y el nombre de los archivos adjuntos (pero no en sus contenidos) .

De forma predeterminada, la bsqueda se limita a la carpeta en la que se encuentre actualmente, como

por ejemplo en la Bandeja de entrada. Sin embargo, puede realizar una bsqueda en todas las carpetas
de correo si hace clic en la flecha de Buscar Bandeja de entrada para seleccionar Buscar en todos los
elementos de correo en el P anel de exploracir. antes de comenzar la bsqueda .

Buscar ~ntogos los elementos decorreo

Buscar !Scritorio
p..
------------
Estado de indi:zac!n..
QpciOMS d~ bsq~ ...
P ara borrar el resultado de la bsqueda utilice uno de los siguientes mtodos:
E nel campo de bsqueda haga clic en ~ (Borrar el resultado de la bsqueda).
P resione E se.
Ej ercicio
1 . E n las carpetas de correo haga clic en E lementos enviados.
2. E nel campo Buscar Bandeja de entrada y escriba: informacin.
Outlook buscar los mensajes que contengan este texto.
Suponga que quiere encontrar todos los mensajes que contengan la palabra cliente.
3. E n las carpetas de correo haga clic en Buscar Bandeja de entrada luego en EJ en el campo de
bsqueda y seleccione Buscar en todos los elementos de correo.
4. E scriba: cliente en el campo de bsqueda.
Ahora podr ver los correos que contienen esta palabra.
Borrar mensajes
Cuando ya no 'necesite algn mensaje, brrelo para mantener el archivo de Outlook lo ms pequeo
posible. E sta sugerencia aplica para todos las carpetas en el grupo Bandeja de entrada. Todos los
mensajes borrados se colocaran en la carpeta de E lementos eliminados. P uede configurar esta
carpeta para que se vace cada vez que salga de Outlook o puede vaciarla manualmente.
Unidad 1 - Conoct andovr-
P uede borrar uno o varios mensajes. Si ya no necesita una carpeta y su contenido, puede borr aria.
Outlook 2007 le mostrar un mensaje de advertencia para confirmar que quiera eliminar la carpeta y
su contenido.
P araeliminar los elementos de urja carpeta, seleccione el elemento y luego utilice uno de los siguientes
mtodos:

Seleccione E di~ in y luego E liminar.

Haga clic en ~ (E liminar) en la Barra de herramientas estndar.
P resione Ctrl +D o Supr.
Arrastre el mensaje a la carpeta E lementos eliminados.
La carpeta E lementos eliminados cuenta con un recurso para restaurar el elemento, en caso de ser
necesario. P uede restaurar un elemento de la carpeta E lementos eliminados si lo selecciona y lo mueve
a otra ubicacin. '
P ara vaciar el contenido de la carpeta E lementos eliminados cada vez que cierre Outlook,
seleccione Herramientas luego en Opciones y en la ficha Otros, haga clic en Vaciar la carpeta
E lementos eliminados al salir.
P aravaciar el contenido de la carpeta E lementos eliminados manualmente, haga clic derecho en
la carpeta E lementos eliminados y luego en Vaciar carpeta lementos eliminados .

Ej ercicio
\~
1 . E n la lista de Carpetas haga clic en E lementos enviados para ver su contenido.
2. Seleccione todos los mensajes y presione Supr.
3. E n la lista de Carpetas haga clic en E lementos eliminados para ver su contenido.
Todos los mensajes se enviarn a esta carpeta.
4. Haga clic en el mensaje sobre la solicitud de vacaciones y presione Supr.
Microsoft Office Outlook
L f II
L
5. Haga clic en S.
Si lo necesitan, puede mover o restaurar el elemento de la carpeta E lementos eliminados hacia otra
ubicacin.
6. Haga clic en otro mensaje y arrstrelo hacia la carpeta E lementos enviados.
7. Haga clic en la carpeta E lementos enviados para ver su contenido.
E l mensaje debe estar ahora en esta carpeta.
Archivar mensajes
Una opcin para conservar todos sus mensajes y hacer que el archivo de Outlook sea pequeo es
archivndolos. Los mensajes archivados se mueven de Outlook y se almacenan en un archivo separado.
Si quiere encontrar uno de estos mensajes, puede hacer clic en el mensaje archivado para mostrar las
carpetas y sus contenidos.
Unidad 1 - Conectndose
P ara archivar sus archivos manualmente haga clic en Archivo y luego en Archivar.
Are r ~~
--1
()Afdwar to das &i$c.ll'pEQsIeO'lSl mn f,o .,dOn de 4uto a'thv ..
Ard:rvar e$ta~ 't toda! ! . ~tm:
6~ Q":':;:~ ~ :dA- - - - - - - - - .~
Bandqo de ,
~Borr.c:ScH
iJ C.Jen d&n o
j Co n tacto s
Corrt'o dKtr6n lCo no desudo
~ no
Q nett4 # f ttlf # f tttU if t
_ctw.dr.lPr:nlDs~: .l!n esOS/07/2fJIO
~1nd\r_ _"""odo"'~""..-cIW
fb\ twe ~ .wd'wo hlR6n c:
CY;;;'"""~~~~~~~...i~
[~::J L~]
Despus de configurar las opciones para el proceso de archivado, en la Barra de estado aparecer
Archivando para mos\!,ar que los mensajes han sido archivados. Al terminar, aparecer un grupo
nuevo de Carpetas archivadas en la lista de Carpetas.
,.

:~ (afPltas p;rs-;~;fs-
t;Sl1l"U'tJ ;l d. er.llics,.
'fti fandcja d. salida
Borrador
Corrro ~ltctr6nkono d~seado
~ Elemen to s elimin ado s
r('3 Elr-mfnto~ rn vtado s
Futntt~ RSS
ln ftdtd fttms
(jj carprtas de bsqueda
(j Carprlas archivadas
P ara archivar automtica mente los mensajes haga clic en Herramientas despus en Opciones y en la
ficha Otros seleccione Autoarchivar.
Unidad 1 - Conectandoso

Llnform~ sobre- ladn~cbv; ~ reteooce... J

(~ C~
AutoarchlV:. ar
\/1Eeru1or Autn.rctwv., ceda ~ 7 d"s
Pr~ty antes di! ~ AutD8n:twlW se ejecute
a.. ,te lofInon_ctwv ,
r- lJ - eIom<nlD5ClIdx:adoo (sAocepetes dea>rreo d<c1r6nco)
1;/1-..... o""'" eIom<nlO5,",aguo.
i'J Mo<b., loc.rpeta de ewee .., '" isll1de awpotao
Conf9s..-,n de.,..".tao ",ode""""'" para ",ctwv.
~ eIom<n;'" """""""'. 6 _ 7IHose. 1
Mover eIom<nto, ""~ a:
[c''lJ s<rsl,b.s~od~ta'l-~~~~?'_~J ~
O_ '!Ir """"",,",,lmI<nte los """"",,tos ""~
I J oi*or <su a>nfqslldn a IDdas las ~ 1
P ~ lNI mn fV..-MJcin dr .ctwo cife-et'Ite pata
.,..".1, haga die <nn el botn ~.., loC3lJ OI,
~ ~ y v.ya 010flcha Autoard1lv.
C4'ectlvo dere_ - - -- - --- --------
aadrmIotracb- de red noha esblbleddo diroctiv de r.lmdn.
Ej ercicio
1 . E n la ventana principal de Outlook haga clic en Archivo y luego en Archivar.
. -
2. Configure la fecha en el campo Archivar elementos anteriores al para que sea la fecha del
da de ayer.
3. Haga clic en Aceptar para empezar el proceso.
Todos los elementos de correo deben ahora encontrarse en una carpeta en el P anel de exploracin de
nombre Carpetas archivadas.
Contactos
La opcin Contactos funciona como una libreta de direcciones. P astar
ctiempo tratando de recordar y escribiendo la direcd de arreo electr.Q.oico de a una Qersona. .4
Tambin puede configurar grupos o listas de distribucin para los contactos que utilice con mayor
frecuencia.
P ara acceder a la funcin Contactos haga clic en el grupo Contactos en el P anel de exploracin de
Outlook.
------
-w_
:~ .- I.:- .= = ..':'"
('}._ - - 0' _
. . _ ---
.~ -
,. .... _ - a
6 . _ _
1 1 ':""",,0 - :::"'_ - ~ - ~ - II:::.:::::Unidad 1 - Conectndose
Agregar un contacto

P uede capturar toda la informacin que desee para un contacto, incluyendo mltiples nmeros de
telfono o fax, direcciones de correo electrnico, y direccin 1 M (mensajera instantnea). Tambin
puede capturar detalles como departamento, nombre del gerente y nombre del asistente o informacin
personal como cumpleaos, aniversarios, etc.
P ara crear un nuevo contacto, seleccione Contactos en el panel P anel de exploracin, despus use uno
de los mtodos siguientes:
Haga clic en Acciones y despus en Nuevo contacto.
E n la Barra de herramientas estndar haga clic en '~ urvO'
P resione Ctrl + N.

--
.........* ...... ~
~ "'~ - _ = ..:::::= ....- - .:.:= - - -
Cuando el campo se muestra como una flecha desplegable junto al botn, haga clic en la flecha para
mostrar una lista de otros nombres de campos para renombrar el botn. P or ejemplo, si no quiere
introducir el nmero de telfono de la casa de un contacto, pero quiere colocar el de su trabajo, puede
hacer clic en la flecha desplegable junto a P articular y seleccionar Trabaj o 2 de la lista.
Si hace clic en el nombre de un campo que aparezca como botn (como el Nombre completo),
aparecer otro cuadro de dilogo para que pueda introducir esta informacin como Nombre, Segundo
nombre, Apellidos, etc.
Cuando haya terminado de introducir la informacin en el formulario del nuevo contacto, utilice uno
de los siguientes mtodos para guardar el contacto:
P ara guardar solamente la informacin de este contacto, en la ficha Contacto en el grupo
Acciones haga clic en Guardar y cerrar.
P ara guardar este contacto e introducir otro, en la ficha Contacto en el grupo Acciones haga
clic en Guardar y nuevo.
P ara guardar este contacto e introducir otro de la misma compaa, en la ficha Contacto en el
grupo Acciones haga clic en la flecha de Guardar y nuevo y en Nuevo contacto de la misma
organizacin.
Tambin puede crear un contacto nuevo utilizando su direccin de correo electrnico que aparece en
un mensaje. P ara hacerla, haga clic derecho en la direccin de correo en el mensaje y luego en Agregar
a contactos de Outlook para que se abra la ventana Nuevo contacto.
Unidad 1 - Conert andoso
Realizar cambios
P ara editar la informacin de un contacto, haga doble clic en el contacto. Cuando el formato de
Contactos aparezca, realice los cambios adecuados.
Ej ercicio
1 . Haga dic en Contactos en el P anel de exploracin.
2. E n la Barra de herramientas haga clic en y luego introduzca la siguiente
informacin:

I.J .. '.lI I .!.l ,. ~ AlI9

-o r.o I!!I - Ohf ! IL. " u V
~ I:~ ~ "f~ I~ o ~ .~_ ... .:..-::..
f l ~~~~~~~~~~~=r ==c ~: l ' . - - - - - ' - ~ o~ ~~
~::~i.:::~; ~ ~ l-~:~-::-:~J
__ r.lIM__ _ @~~.J _~ca.
tr'II:ttf Wf -- --- - -- - - - --- -
c..n-, . f'4..~'1:~""""'lXI _
Wetftto 'r_ rf_~....;;;.,o-".. ~~t........-.. __-. N~ .- - - - - - - - -
- ,-

L
Luego podr introducir otro contacto de la misma compaa. /
L
3. E n la ficha Contactos en el grupo Acciones haga clic en la flecha de Guardar y nuevo. Luego
haga clic en Nuevocontacto de lamisma organizacin.
4. Introduzca la siguiente informacin:
J uan Ortega
Consultor
jortega@tolano.com
5. E n la ficha Contactos en el grupo Acciones haga clic en Guardar y cerrar.
P uede editar la informacin de los contactos en cualquier momento.
6. Haga clic en uno de los contactos.
7. E n el rea Nmeros detelfono haga clic en la flecha junto a Particular y seleccione Trabajo
2. E scriba un nmero telefnico.
8. E n la ficha Contactos en el grupo Acciones haga clic en Guardar y cerrar.
Uso de grupos
Una lista de distribucin es una lista de direcciones que contiene informacin de un grupo de personas
a quienes les enva mensajes con frecuencia. Las listas de distribucin se crean generalmente con
las direcciones de sus contactos, aunque puede agregar destinatarios que no se encuentren en sus
contactos.

Unidad 1 - Conectndose
Las listas de distribucin se pueden crear en cualquiera de los mdulos de Outlook a travs de uno de
los siguientes mtodos:
Haga clic en Archivo luego en Nuevo y despus en Lista de distribucin.
E n la Barra de herramientas estndar haga clic en la flecha de ~ uevO' y lueso en Lista de
distribucin.
P resione Ctrl +Mays + L.
E nel mdulo Contactos puede hacer clic en Acciones y luego en Nueva lista de distribucin .

I
L .'
Despus de haber creado la lista, podr agregar o eliminar integrantes de la misma.
Ej ercicio
1 . E n la Barra de herramientas estndar, haga clic en la flecha de .,"~ o IY luego seleccione
Lista de distribucin.
2. E scriba: Sede de Taranta como nombre de la lista de distribucin.
3. E n la ficha Lista de distribucin en el grupo Integrantes haga clic en Seleccionar
integrantes.
4. Seleccione un integrante de la lista, presione la tecla Ctrl y luego seleccione a otro integrante.
5. Haga clic en Integrantes y luego en Aceptar.
Ahora cuenta con una lista de distribucin para enviar elementos a los integrantes de la lista.
6. Haga clic en Guardar y cerrar.
E liminar contactos o grupos
Cuando ya no necesite un contacto, brrelo de la lista. Considere que no puede recuperar un grupo
eliminado de la carpeta E lementos eliminados, ya que se borran permanentemente.
P ara borrar un contacto o un grupo del P anel Contactos, seleccinelo y luego utilice uno de los
siguientes mtodos:
- Haga clic en )( j (E liminar) en la Barra de herramientas estndar.
Haga clic en E dicin y luego en E liminar.
P resione la tecla Supr.
Ej ercicio

1 . E n la lista de contactos haga clic en la lista de distribucin Sede de Taranta.
2. P resione Supr.
Ahora el grupo se habr borrado de su lista de contactos.
Administrar Outlook
Todos los programas de correo electrnico al instalarlos se configuran con las opciones por
predeterminacin para especificar la manera en la que se manejar su correo electrnico. P uede
personalizar estas opciones para que su programa de correo electrnico funcione de la manera que
sea mejor para usted. Outlook proporciona varias funciones para ayudarle a personalizar y mantener
su programa para que sea eficiente y efectivo.
Cambiar el formato de correo
Outlook muestra el contenido de los mensajes en un formato que es fcil de leer. Dependiendo de
la configuracin, esto podra ser HTlM o formato de Texto enriquecido. Ambos formatos muestran
el texto formateado, como las cursivas y las negritas, como si estuviera visualizando un documento
elaborado en un procesador de textos. Ocasionalmente, puede recibir un mensaje de Texto sin formato
esto generalmente sucede cuando el servidor de correo no puede reconocer el formato utilizado en el
mensaje original y lo convierte a Texto sin formato.
P uede controlar el formato de correo para todos los mensajes nuevos cambiando las opciones
predeterminadas en Herramientas despus Opciones y finalmente en la ficha Formato de correo,
elegir la opcin que desee en el campo Redactar en este formato.
~ ...".,.,,,-
1
'. ..'u ,,*,,~ ...,._ """'- """'_ .(..tw~ ""","'''''fl'~ '- '''''QIIc< .. ,_ iondD..
AC - - - ...
, ~ ....,~
1-------- ------ --------- -----
\ cn.l-'b""-IY.~.'~"~""'"-
I
- ....-
1 J J -:') c- - ..~ ""'.""".IIIII- - ...cCll"
- ----..-- ---
Urudad t - Conectndose
P ara cambiar el formato de correo mientras crea un mensaje haga clic en el rea del cuerpo del
mensaje; despus en la ficha Opciones en el grupo Formato haga clic en el formato' de correo que
desea utilizar. Sin embargo, este cambio de formato slo afectar al mensaje actual.
It#
I U~.J ,Rol~b'9 :
IGuardar elemento i..Olrlo ' ,nptH'~t.aJ 1 1 I
j tnv,."do'" I
M'- vOP (IOfH!~ r:
~P log"fAlfll.ct- or
Opciones de seguimiento
P uede configurar Outlook para recibir notificaciones' cuando el destinatario reciba un mensaje o
cuando el mensaje sea ledo por otros. E sto s puede configurar para todos los mensajes que enve o
slo para algunos.
P araconfigurar notificaciones de recepcin para todos los mensajes que enve seleccione Herramientas
posteriormente seleccione Opciones y en la ficha P referencias haga clic en Opciones de correo
electrnico. Desus oprima Opciones de seguimiento.
P ara configurar notificaciones de recepcin para un mensaje, en la ventana del nuevo mensaje en la
ficha Opciones, en el grupo Seguimiento, seleccione la opcin de localizacin que desea utilizar.
~ = = = = = = ~ $tlt!l)~ ~ no l,'
Tome nota que e sistema de correo electrnico del destinatario podra no tener la funcin de
localizacin de mensajes de correo electrnico, y por lo tanto, podra no enviar estas notificaciones
aunque haya activado estas funciones.
Uso de firmas
Una firma es una porcin de texto que aparece automticamente en sus mensajes cada vez q.re crea
un mensaje nuevo. E sto le evita tener que escribir su nombre e informacin o slogan de un producto
cada vez que enva un mensaje. P uede crear tantas firmas como requiera, pero slo puede configurar
una como default.
P ara crear una firma seleccione Herramientas vaya a Opciones y en la ficha de Formato de correo
haga dic en Firmas.
Haga die en Nueva, escriba un nombre para la firma y despus en Aceptar. Despus puede escribir el
texto para la firma y darle el formato que requiera.
P uede escribir tantas firmas como necesite en una sola vez o puede agregar nuevas firmas a medida
que las necesite para fines personales o de negocios, o tal vez para un evento voluntario. P uede
configurar una firma para que sea la firma predeterminada que aparezca en cada mensaje o elegir
diferentes firmas para respuestas y reenvos. P ara elegir una firma diferente en un mensaje nuevo en
la ficha Mensaje en el grupo Incluir haga dic en la flecha de Firma y despus en la firma que desee.
E nviar notificaciones "Fuera de oficina"
Unidad 1 - Conrctillldos('
Como prctica de negocios y cortesa, si planea estar fuera de la oficina, enve un mensaje con
anticipacin a aquellas personas con las que trata regularmente para informarles. Incluso si planea leer
sus mensajes durante este tiempo, informe a la gente de su ausencia y proporcione el nornb-e de un
colega que pueda ayudarles.
Las notificaciones Fuera de oficina debern brindar detalles respecto a las fechas en las que estar
ausente y quin estar manejando su trabajo durante este tiempo. Trate de enviar la notificacin al
menos dos das antes de su partida. Tambin puede configurar sus mensajes para que automtica mente
sean enviados a otra persona para que los maneje durante su ausencia.
E l envo de las notificaciones de ause,l)cia a sus contactos personales queda a su discrecin.
Algunos programas de correo electrnico y servidores de correo tienen una opcin para enviar una
respuesta Fuera de oficina automtica mente a cualquiera que le enve un correo electrnico durante
este tiempo. E staopcin se configura desde su sistema y el servidor dt! correo automtica mente genera
una respuesta que enva cada vez que detecta que un mensaje nuevo est llegando a su Bandeja de
entrada.
Ladesventaja de esto es que la respuesta se enviar sin importar quin sea el remitente. P odra tratarse
de una compaa que genere correo electrnico no deseado y su respuesta les podra indicar que su
direccin de correo electrnico es vlida .
Sincronizacin

Si tiene Outlook instalado en una computadora y en un P DA, puede mantenerse actualizado con todos
los mensajes en ambos dispositivos utilizando una funcin de sincronizacin disponible con Outlook.
E l dispositivo P DA generalmente tiene una estacin de conexin que se puede utilizar para recargarlo.
Tambin se conecta a su computadora de escritorio o a su laptop para asegurar que se hagan las
actualizaciones y los cambios en todos sus dispositivos. La manera en que esto se configura vara
, ligeramente en los diferentes dispositivos P DA.
Bloquear mensajes
~ a funcin Correo electrnico no deseaQ.o pa..!2
reducir el nmero de mensajes no ~ ados_ que
, recibe. E sto es similar a la funcin Bloqueo disponible
en los sistemas de telefona.
P ara bloquear mensajes desde una direccin de
correo electrnico, seleccione Acciones despus vaya
a Correo electrnico no deseado y posteriormente a
Opciones para el correo no deseado.
09nfftradoaJ ~bco.Elcorrftl?"~~drrernlmtrs~~~
9J 111rntnb: "la uw-pcu ck: cecee dedrdnco no~.
BlIIO:~ alac:;trpI!'t.teareo mtrnco no~ado arrleO ~ pe'~lU
rvodrnteml'nle.C$[~~.
OAlto: 14n'Ia't'(J "'-' del correo dl!-f~tadoes: 00eeseecc. ~o ~ p..rdt ~ se
~tP(tP.COT\!'Onr:rmat.C~ctrltr~IaCMP!'t.tCM@()~trrw:o
rc seseece
'" SOIo~ta:;W9'J ~:s:aow~,,:;ue..ndr).J dP cntrad.sconftl~pe--~
O~s Q..esec:nwcntrC'l en:;u listaRcrnlo'ltc::i SC9J 05 OOestnot..-1OS
"<>lO>.
~llrrn'III'~~tr"{OI'reo~dIr-_no~.,ooton~dr
'IIO~lIiII(<<J ~tACorrf'O~tr~nom~
I!ll~ ta' IoI$V"IQJ oIyolJ _flIloonntnto.~)eS~~.
~ """""""") I
R]A_ 51hay,WJ n"brndrOll'WWJ sospedlosos tn""~ecoonn;<w a:r.:co
~ lfBco. ~ ~ ) I
I
~""crMoiII'correodKtrcrw:o.nd.('efnfw:~~orw::otnd~,rp.-.j
lyudy 11bockntr~dececee drdr'llCo !isbr'qJ el correonot1IIoIII del no
..,."'"
-- - - - - - - - --- -----
f_ l [Conadw] r_~Unidad 1 - Conectndose
P uede especificar las direcciones de correo electrnico que desea bloquear. Una vez que haya
configurado los elementos en el rea Remitentes bloqueados, puede aqreqar- o elirrunar elementos
utilizando los botones Editar o Quitar.
Respaldar los elementos de correo electrnico
Outlook guarda toda la informacin de su correo electrnico en un archivo de datos. A medida que
crece este archivo en tamao, esta base de datos d~ informacin puede crecer de manera significativa
. .
y podra encontrarse con algunos problemas.
E ste es un buen momento para considerar las diferentes opciones para guardar elementos en Outlook.
Una opcin es compactar el archivo de datos; esto es similar a empujar todas las carpetas de archivo y
su contenido al fondo de un cajn de un archivero para tratar de liberar espacio para ms elementos.
E sto slo funcionar por un perodo limitado de tiernpo'antes de que sea necesario buscar otra opcin .
.

Otra opcin es hacer una copia de respaldo del archivo de datos. Aunque esto' requiere un poco ms
de tiempo, la copia de respaldo puede resultar de gran valor si algo le sucede a su computadora o se
necesita encontrar un mensaje ms antiguo.
Si los archivos de datos son bastante grandes, considere archivar estos archivos en un CD o en un
dispositivo externo de almacenamiento a determinados intervalos y despus borre del programa de
correo electrnico los elementos innecesarios para reducir el tamao del archivo de datos.
Sin importar~ ul sea el mtodo que utilice, haga copias de su archivo de datos de correo electrnico.
E sto es muy importante en caso de que no' se ejecute regularmente un procedimiento de respaldo en
su sistema (o red) o si est quedndose sin espacio en su computadora.
Seguridad
E l correo electrnico es un medio eficiente, rpido y econmico para comunicar textos, archivos de
datos y otra informacin. P uede ser fcil olvidar la privacidad y la seguridad de los mensajes que enva
a travs del correo electrnico, pero es importante que recuerde que hay muchas maneras en las que
las personas con malas intenciones pueden hackear los servidores de correo o interceptar los mensajes
durante su transmisin.
Si agrega una firma digital a sus mensajes de salida, el destinatario sabr que usted fue el que lo.. envi
y que el mensaje no fue manipulado durante la transmisin.
P ara firmar digitalmente un mensaje, debe contar con un certificado de ID digital. Outlook le perrrue
firmar digitalmente mensajes individuales o todos los mensajes.
Urudad 1 - (OIlL'( 1,111<:(0' ,
EnlafichaMensajes en el grupo Opciones hagaclicenIniciador de cuadro de dilogo y despus en
Configuracin de seguridad.

Propedades de seguridad
oerrar d CDI'ltmdo de_;o,y los""tos ap,tos
Oh;Tog;r Irmadigital aeste """""'i<'
OE nvw este mensaje ITrMdocontextonooffado
OSoIiobr confirmaon S~II-1Epl'a este tnen"..ae
Confi<osaci6n de ~
Calt91 adn de~ :
----------

r~J rca de prlvaodad:

C~ I CMCI!W

Urudad 1 - Conectndose
esum
Enestaleccin pudotrabajar con Outook paraenviar y recibir mensajes as comoagregar contactos. Losobjetivos que se
cubrieron enestalecci<'vlfueron:
0Defmir que es Microsoft OfficeOutlook
o O' inguir cmoenviar yrecibir mensajes
o Indicar cmoenviar un archivoadjunto en un mensaje
o Ordenar ya nistrar sus mensajes
t'l Utilizarlalibretade direcciones
o Reconocer loselementos en pantalla
oIdentificar cmocontestar oreenviar mensajes
oIdentificar cmomanejar archivos adjuntos
0Buscar mensajes
oEntenderlasopcionesdernant~imiento qel correo
2. Cul smboloaparece enOutlook paraindicarque hay unarchivoadjunto al mensaje?
.. ,
a. )-'

L La funcin Res ander lepermite enviar unmensaje atodos losdestinatarios del mensaje original.
~Verdadero 4'g) . ' '
b. Falso
d.
3. Agregar uncontado faayudaareducir lacantidad detiempo dedicadoaintroducir direcciones de(arreo en los
mensajes.
(i)Verdadero (G.l)
b. Falso
4. Ungrupoes unalistadedistribucin quecontiene nombres desulistadecontactos paraque puedaenviar/es
mensajes al grupoenlugar deescribir cadanombre por separado.
@Verdadero
b. Falso
. /
5. Cul opcin utilizaraparaevitar queentre correoelectrniconodeseado asuBandejadeentrada?
a. Herramientas de seguridad.
:orreo electrnico nodeseado. ('-:t)
c. Bloquear correo nodeseado.
d. Formato de correo.