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UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR
DECNATO DE ESTUDIOS DE POSTGRADO

COORDINACIN DE POSTGRADO EN GERENCIA
ESPECIALIZACION EN GERENCIA DE EMPRESAS

PROPUESTA PARA OPTIMIZAR LOS SISTEMAS DE INFORMACION
DE LA EMPRESA INELECTRA VENEZUELA.

Por

Rosangela Meza Affigne

Sartenejas, Febrero 2010.


PROPUESTA PARA OPTIMIZAR LOS SISTEMAS DE
INFORMACION DE LA EMPRESA INELECTRA VENEZUELA.

Trabajo Especial de Grado
presentado ante la ilustre Universidad Simn Bolvar
por Rosangela C. Meza Affigne
Como requisito parcial para optar al ttulo
de Especialista en Gerencia de Empresas,
realizado con la tutora del Profesor Aureliano Fernndez.

Sartenejas, Febrero 2010.

iii

iv

DEDICATORIA

A mi madre, mi motivacin permanente.

v

AGRADECIMIENTO

A la Directiva de Inelectra Venezuela, por su gran apoyo.
Al Profesor Aureliano Fernndez, por su gran receptividad, apoyo y gua.

vi


Tutor: Prof. Aureliano Fernndez
Autor: Rosangela Meza Affigne
Carnet No.: 0785981
Fecha: Febrero 2010

PROPUESTA PARA OPTIMIZAR LOS SISTEMAS DE INFORMACION
DE LA EMPRESA INELECTRA VENEZUELA.

RESUMEN

En el presente trabajo de grado se realiza una auditoria a los sistemas de informacin de la
empresa Inelectra, haciendo hincapi en el sistema de recopilacin y administracin de
informacin referente al recurso humano, dado que all se identifico un empleo ineficiente de los
recursos que esta repercutiendo en prdidas econmicas significativas.
En primer lugar se realiz un estudio a profundidad de todo el proceso de captacin y
organizacin de la informacin, del inventario de talento humano, de las herramientas y
metodologas empleadas para su recoleccin, que permiti determinar la calidad y veracidad de
informacin encontrada. Luego evaluamos la plataforma y herramientas, y planteamos algunas
mejoras aplicables a stas, que respondieran a las necesidades identificadas en el estudio.
Igualmente se optimizaron algunos procesos de recoleccin de data y se dise un mtodo
didctico para involucrar e informar a todos los empleados de como utilizar dichas
herramientas y los beneficios relacionados a stas.

Palabras Claves: Sistemas de informacin, recurso humano, pericias, auditoria de sistemas.

vii
INDICE GENERAL
DEDICATORIA.........................................................................................................................................................iv
AGRADECIMIENTO.................................................................................................................................................v
RESUMEN..................................................................................................................................................................vi
INDICE GENERAL................................................................................................................................................. vii
INDICE DE TABLAS Y FIGURAS ...................................................................................................................... viii
FASE DE PLANIFICACION
CAPITULO I: PROYECTO DE TRABAJO ESPECIAL DE GRADO.................................................................1
1.1. JUSTIFICACION................................................................................................................................................1
1.2. OBJETIVOS DEL ESTUDIO. ............................................................................................................................3
1.3. METODOLOGA................................................................................................................................................3
1.3.1. Elaboracin de un marco Conceptual Referencial .................................................................................3
1.3.2. Presentar el Marco organizacional. .........................................................................................................4
1.3.3. Elaboracin del Examen de la Situacin de los Sistemas de informacin aplicados para la
administracin del talento humano de la empresa Inelectra Venezuela. ........................................................4
1.3.4. Elaboracin de la Propuesta para la actualizacin y optimizacin Sistemas de informacin
aplicados para la administracin del talento humano de la empresa Inelectra Venezuela. ..........................5
1.3.5. Evaluacin de la Propuesta elaborada.....................................................................................................5
1.3.6. Evaluacin del Proceso General cumplido. .............................................................................................5
1.4. CRONOGRAMA DE EJECUCION. .................................................................................................................6
FASE DE EJECUCION
CAPITULO II: MARCO REFERENCIAL CONCEPTUAL. ................................................................................8
2.1. Sistemas de Informacin gerencial.....................................................................................................................8
2.2. Auditoria de los sistemas de informacin gerencial..........................................................................................9
2.3. Evaluacin del control interno. ........................................................................................................................10
2.4. Modelo COSO. ...................................................................................................................................................10
2.5. Estructura del control interno. .........................................................................................................................11
2.5.1. Ambiente de Control ...............................................................................................................................11
2.5.2. Evaluacin de riesgos ..............................................................................................................................11
2.5.3. Actividades de control .............................................................................................................................12
2.5.4. Informacin y comunicaciones ...............................................................................................................12
2.5.5. Monitoreo.................................................................................................................................................13
2.6. Objetivos del control interno. ...........................................................................................................................14
2.7. Importancia del control interno. ......................................................................................................................14
2.8. Modelo COCO. ..................................................................................................................................................15
2.9. Propsitos del modelo........................................................................................................................................15
2.10. Criterios.............................................................................................................................................................16
2.10.1. Propsito.................................................................................................................................................16
2.10.2. Compromiso. ..........................................................................................................................................16
2.10.3. Aptitud....................................................................................................................................................17

viii
2.10.4. Evaluacin y aprendizaje. .................................................................................................................17
2.11. Participacin del personal. ..............................................................................................................................17
CAPITULO III. MARCO REFERENCIAL ORGANIZACIONAL ....................................................................20
3.1. Descripcin de la empresa.................................................................................................................................20
3.2. Resea histrica.................................................................................................................................................20
3.3. Estructura Organizacional de la Empresa ......................................................................................................21
3.4. Unidad de Operaciones: ....................................................................................................................................22
3.5. Portal Ingenio.....................................................................................................................................................23
CAPITULO IV. EXAMEN DE LA SITUACION ..................................................................................................25
4.1. Situacin Actual.................................................................................................................................................25
CAPITULO V: MARCO METODOLOGICO. ......................................................................................................28
5.1. Diagnostico de la Situacin. ..............................................................................................................................35
CAPITULO VI: PRESENTACION DE RESULTADOS. .....................................................................................36
6.1. Propuesta de Mejora .........................................................................................................................................36
CAPITULO VII: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ........................................................................38
7.1. Conclusiones.......................................................................................................................................................38
7.2. Recomendaciones...............................................................................................................................................38
REFERENCIAS ........................................................................................................................................................40
ANEXO 1....................................................................................................................................................................41

INDICE DE TABLAS Y FIGURAS

Figura 1. Emblema grfico actual de Inelectra, desde el ao 2005.21
Figura 2. Estructura Organizacional de Inelectra, S.A.C.A....22
Tabla 1. Centro de ejecucin Caracas..25
Tabla 2. Centro de ejecucin Oriente...26
Tabla 3. Centro de ejecucin Occidente...26
Tabla 4. Unidad de Operaciones...27
Tabla 5. Totalidad de los empleados registrados en Inelectra Venezuela.28
Tabla 6. Cantidad de empleados a encuestar en Inelectra Venezuela..33

FASE DE PLANIFICACION

CAPITULO I: PROYECTO DE TRABAJO ESPECIAL DE GRADO

1

CAPITULO I: PROYECTO DE TRABAJO ESPECIAL DE GRADO

En las pginas siguientes se expone el Proyecto de Trabajo Especial de Grado presentado a las
instancias correspondientes. Se expone la Justificacin, los objetivos, la metodologa establecida
y el cronograma de ejecucin planificado.

1.1. JUSTIFICACION.

Las empresas que recopilan, asimilan y evalan informacin externa e interna de la manera ms
eficiente posible estn ganando ventajas competitivas sobre otras compaas. Reconocer la
importancia de tener un sistema de informacin gerencial efectivo no ser una opcin en el
futuro, sino un requisito. La informacin es la base para entender una empresa. El proceso de
administracin estratgica se facilita enormemente en las empresas que cuentan con un sistema
de informacin efectivo. Muchas compaas estn adoptando un nuevo enfoque para los sistemas
de informacin, uno que mezcla el conocimiento tecnolgico de los expertos en computacin con
la visin de la alta administracin. (David, 2007).

As como es necesario revisar los planes financieros, el aprovechamiento de los recursos
humanos debe ser el adecuado para introducir, manejar y mantener sistemas de tecnologa
avanzada. Deben contemplar el negocio por medio de los ojos de su cliente o usuario interno,
adelantarse a las preguntas o preocupaciones que reflejarn la orientacin particular del usuario,
as como ofrecer informacin oportunamente, de hecho. En realidad, incluso podran ofrecer
sugerencias en cuanto a la manera de aprovechar ms la informacin. Por ejemplo, un gerente de
tecnologa que est atendiendo a un cliente o usuario interno del departamento de mercadotecnia,
podra adelantarse al enfoque de su cliente respecto a la segmentacin y tomarse la libertad de
organizar las bases de datos en consecuencia. Incluso podra adicionar comentarios o
recomendaciones en cuanto a cules segmentos del mercado valdra la pena tener en la mira.
Servir a un usuario del departamento de finanzas, evidentemente, cambiara el punto focal.
(Sobel, 1986).

2

Inelectra, es una empresa de ingeniera y construccin, lder en el desarrollo de soluciones
tcnicas integrales. Su fuerza de trabajo est integrada por ms de 2000 profesionales y tcnicos
expertos en la realizacin de proyectos complejos. Su infraestructura global incluye centros de
ejecucin en Venezuela, Colombia, Argentina, Mxico, Espaa y Panam, y oficinas de negocios
en Trinidad y Tobago, Qatar y Abu Dhabi. Desde los centros de ejecucin establecidos atiende
importantes proyectos en el Caribe, Norte, Centro y Sur Amrica, as como el Medio Oriente y
Europa. (_HYPERLINK http://www.inelectra.com/empresa/index.php, consultado el 02/08/09).

Inelectra actualmente cuenta con diversas herramientas para el manejo de informacin, con las
que ha administrado compartida y conjuntamente, informacin importante en relacin con los
recursos disponibles, entre estos sistemas encontramos el sistema Ingenio, SAP, y SAR entre
otros. No obstante, actualmente, tanto la media como la alta gerencia han manifestado
inconformidad e inquietudes acerca de la informacin que se tiene disponible hoy en da,
(catalogndola de redundante, no especifica y errnea), esto ha generado confusin entre la
gerencia y al parecer ha producido un empleo ineficiente de los recursos humanos.

Por ello se plante la necesidad de realizar un estudio a profundidad de todo el proceso de
captacin y organizacin de la informacin, del inventario de talento humano, de las
herramientas y metodologas empleadas para la recoleccin de dicha informacin, que permita
determinar la calidad de la informacin y a partir de sta soportar la toma de decisiones a nivel
operativo de la empresa.

En ese contexto, con el presente trabajo especial de Grado, se espera en primer lugar realizar una
encuesta a las personas clave (make decisor), acerca de las necesidades de informacin, para as
una vez identificada las condiciones actuales y puntos de mejora, evaluar la plataforma y
herramientas para as realizar una propuesta de mejora para dicho proceso, cnsona con las
necesidades detectadas, y se estima que esto representar un mejor manejo de la informacin, y
por ende operatividad ms eficiente.

3

1.2. OBJETIVOS DEL ESTUDIO.

En ese contexto, como objetivos del Proyecto de Trabajo Especial de Grado se proponen los
siguientes:

a) General: Elaborar una propuesta que posibilite la optimizacin del uso del Sistema Ingenio
para la gestin del personal, de una manera ms eficiente basada en sus pericias.

b) Especficos:
Realizar una auditora al sistema Ingenio, actualmente utilizado para la recopilacin
de la informacin relacionada con las pericias y experiencias del recurso humano
dentro de la organizacin, especficamente en la unidad de Operaciones Venezuela.
Realizar una evaluacin de la base de datos recolectada hasta la fecha para determinar
as su confiabilidad, veracidad y efectividad para el fin para la que fue creada.
Realizar una evaluacin, a travs de encuestas y entrevistas, de la informacin
manejada por los empleados y supervisores, para el llenado de esta base de datos, de
su aplicabilidad y utilidad en la empresa.
Elaborar una propuesta de mejora a travs de un instructivo de trabajo, si aplica, para
el proceso de recoleccin de data, la base de datos hasta la fecha recopilada y/o de la
herramienta utilizada para este fin.
Realizar un proceso de validacin de la propuesta ante los gerentes de la Unidad de
Operaciones Venezuela y la Unidad de Tecnologa.

1.3. METODOLOGA.

1.3.1. Elaboracin de un marco Conceptual Referencial

Inicialmente se expondrn los conceptos bsicos de los Sistemas de informacin gerencial
desarrollados por Fred R. David (2007), siendo estos los principios sobre los cuales

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evaluaremos las condiciones actuales de los sistemas de informacin, y a continuacin se
definen los conceptos clave de los sistemas de control tomando como base bibliografa
especializada de la pagina del Centro de Estudios Monetarios Latinoamericano
(www.cemla.org) lo cual nos ayudara a establecer un sistema de control sobre el sistema de
informacin.

1.3.2. Presentar el Marco organizacional.

Utilizando documentos de la organizacin tales como el Manual de Propsitos y Funciones
de las Unidades Organizativas (Octubre 2007) y el Manual de Descripcin de Cargos
(Octubre 2007), se realizar una resea histrica de la empresa Inelectra: estructura
organizacional, misin, visin, valores y filosofa; concluyendo una revisin de la Unidad
de Operaciones Venezuela, responsable del proceso a estudiar.

1.3.3. Elaboracin del Examen de la Situacin de los Sistemas de informacin
aplicados para la administracin del talento humano de la empresa Inelectra
Venezuela.

Inicialmente, y como punto de partida se har un estudio de las herramientas y bases de datos
hasta ahora utilizadas para la gestin del inventario del recurso humano, paralelamente se
realizaran entrevistas a los entes involucrados y responsables de las asignacin de personal en
cada centro de ejecucin sobre su apreciacin de las herramientas hasta la fecha utilizadas y los
requerimientos demandados en los ltimos tiempos y que han sido desatendidos para su
inclusin en las bases de datos, se expondr un anlisis y evaluacin y finalmente la propuesta de
mejora.

Se realizara una explicacin de todos los mtodos de recaudacin de informacin y de anlisis
que se realizara de la situacin actual, para luego explicar la metodologa a seguir para el
diagnostico, diseo y seleccin de informacin.

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1.3.4. Elaboracin de la Propuesta para la actualizacin y optimizacin Sistemas de
informacin aplicados para la administracin del talento humano de la
empresa Inelectra Venezuela.

De acuerdo al anlisis realizado se proceder a elaborar la propuesta de Gestin de talento
humano en trminos de justificacin, propsitos y objetivos; concluyendo con las
recomendaciones.

1.3.5. Evaluacin de la Propuesta elaborada.

La propuesta elaborada ser presentada primeramente a los miembros de la Unidad de
Tecnologa y a la Unidad de Talento Humano. La Unidad de tecnologa previamente plantear
sus sugerencias para hacer ms viable su aplicabilidad y dichas sugerencias debern estar
previamente integradas a la propuesta final que se le presentar a la Direccin de Negocios
Venezuela. Se realizar un esquema comparativo de la metodologa e informacin que
anteriormente se requera y dispona con la nueva metodologa que se propondr para as realizar
un anlisis de eficacia en empleo de recursos.

1.3.6. Evaluacin del Proceso General cumplido.

Para el cumplimiento de los pasos establecidos en la metodologa se espera cumplir el
siguiente cronograma de ejecucin.

6
1.4. CRONOGRAMA DE EJECUCION.

Para el cumplimiento de los pasos establecidos para el desarrollo del Trabajo Especial de
Grado, se espera cumplir el siguiente cronograma:

Actividad Tiempo
Estimado
Fecha Probable
Elaboracin del Marco Conceptual
Referencial.
1 Semana 02 de Agosto al
09 de Agosto
Elaboracin del Marco
Organizacional.
1 Semana 10 de Agosto al
17 de Agosto
Examen de la Situacin. 3 Semanas 18 de Agosto al
08 de Septiembre
Diseo de Sistemas de informacin
aplicada a la administracin del
talento humano de la empresa
Inelectra Venezuela.
2 Semanas 09 de Septiembre
23 de Septiembre
Evaluacin de la Propuesta.

2 Semanas 24 de Septiembre al
08 de Octubre
Evaluacin del Proyecto. 2 Semanas 09 de Octubre al
23 de Octubre
Elaboracin de Conclusiones y
Recomendaciones.
1 Semana 24 de Octubre al
30 de Octubre
Entrega del Informe Final 1ra
Versin
1 Semana 31 de Octubre al
07 de Noviembre

FASE DE EJECUCION

CAPITULO II: MARCO REFERENCIAL CONCEPTUAL.
CAPITULO III: MARCO REFERENCIAL ORGANIZACIONAL.
CAPITULO IV: EXAMEN DE LA SITUACION.
CAPITULO V: MARCO METODOLOGICO.
CAPITULO VI: PRESENTACION DE RESULTADOS.

8

CAPITULO II: MARCO REFERENCIAL CONCEPTUAL.

2.1. Sistemas de Informacin gerencial.

La informacin une todas las funciones del negocio y constituye la base en su totalidad de las
decisiones administrativas. Es la piedra angular de todas las organizaciones. La informacin
representa una fuente importante para lograr una ventaja o desventaja competitiva. Evaluar las
fortalezas y debilidades internas de la empresa en los sistemas de informacin es una actividad
fundamental al realizar una auditora interna.

El objetivo de un sistema de informacin gerencial es mejorar el desempeo de una empresa
aumentando la calidad de las decisiones administrativa. Un sistema de informacin eficaz, por
consiguiente, recopila, codifica, almacena, sintetiza y presenta la informacin de manera que
responda a preguntas operativas y estratgicas importantes. El corazn de un sistema de
informacin es una base de datos que contenga los datos y registros que sean importantes para
los administradores. Un sistema de informacin gerencial recibe materia prima de los
mecanismos de evaluacin interna y externa de una organizacin, recopila los datos de
marketing, finanzas, produccin y asuntos personales en lo interno, y de los factores sociales,
culturales, demogrficos, ambientales, econmicos, polticos, gubernamentales, legales,
tecnolgicos, y competitivo en lo externo. Los datos se integran de la manera necesaria para
apoyar la toma de decisiones administrativas.

Existe un flujo lgico de material en un sistema de informacin computacional, en el cual se
introducen datos al sistema y se transforman en resultados, que adoptan la forma de impresiones,
reportes escritos, tablas, graficas, cheques, rdenes de compra, factura, registro de inventario,
cuentas de nomina y una variedad de otros documentos. Los datos se convierten en informacin
solo cuando son evaluados, filtrados, condensados, analizados y organizados para una finalidad,
problema, individuo o tiempo especfico.

9
Puesto que las organizaciones son cada vez ms complejas, descentralizadas y dispersas
globalmente, la funcin de los sistemas de informacin est adquiriendo mayor importancia.
Hay costos y beneficios asociados con la obtencin y la evaluacin de la informacin, de la
misma manera que sucede con equipos y bienes races. Al igual que pasa con equipos, la
informacin puede volverse obsoleta, por lo que se necesita depurarla. Un sistema de
informacin eficaz es como una biblioteca, que recopila, clasifica y archiva datos que serian
tiles para los gerentes de toda la organizacin. Los sistemas de informacin son un recurso
estratgico importante, que vigila asuntos y tendencias externos e interno, identifica amenazas
competitivas y contribuye en la implementacin, control y evaluacin de la estrategia.

Estamos verdaderamente en la era de la informacin. Las empresas cuyas habilidades sean
dbiles en cuanto a los sistemas de informacin se encuentran en desventaja competitiva. Por
otra parte, las fortalezas en los sistemas de informacin permiten a las empresas establecer
competencias distintivas en otras reas. (http://www.cemla.org/pdf/aud-991109-mex.PDF,
consultado el 02/08/09)

2.2. Auditoria de los sistemas de informacin gerencial

Preguntas como las siguientes deben hacerse al realizar una auditora:
Todos los administradores en la empresa utilizan el sistema de informacin para tomar
decisiones?
Existe el puesto de jefe de informacin o director de sistema de informacin en la
empresa?
Se actualizan los datos en el sistema de informacin con regularidad?
Los gerentes de todas las reas funcionales de la empresa alimentan con sus datos al
sistema de informacin?
Existe un esquema de contrasea efectivo para entrar al sistema de informacin de la
empresa?
Los estrategas de la compaa estn familiarizados con los sistemas de informacin de
las empresas rivales?
El sistema de informacin es amigable con el usuario?

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Todos los usuarios del sistema de informacin comprenden las ventajas competitivas
que la informacin puede brindar a las empresas?
Se imparten talleres de capacitacin en computacin a los usuarios del sistema de
informacin?
El sistema de informacin de la compaa se mejora continuamente en cuanto a
contenido y facilidad de uso?. (http://www.cemla.org/pdf/aud-991109-mex.PDF,
consultado el 02/08/09)

2.3. Evaluacin del control interno.

En la evolucin de la teora del control interno se defini en principio a los controles como
mecanismos o prcticas para prevenir o identificar actividades no autorizadas, ms tarde se
incluy el concepto de lograr que las cosas se hagan; la corriente actual define al control como
cualquier esfuerzo que se realice para aumentar las posibilidades de que se logren los objetivos
de la organizacin. En este proceso evolutivo se considera actualmente, y en muchas
organizaciones, al Director de Finanzas, Contralor o al Director de Auditora como los
responsables principales del correcto diseo y adecuado funcionamiento de los controles
internos. A la auditora externa tambin le corresponde evaluar el control interno contable de
acuerdo a los parmetros establecidos en las Normas de Auditora Generalmente Aceptados.
(http://www.cemla.org/pdf/aud-991109-mex.PDF, consultado el 03/08/09).

2.4. Modelo COSO.

La actual definicin del control interno emitida por The Committee of Sponsoring Organizations
of the Treadway Commission de los Estados Unidos de Norteamrica, a travs del documento
denominado Control Interno-Marco Integrado mejor conocido como el Modelo de Control
COSO, amplia el concepto de la siguiente manera:
...un proceso... efectuado por la Junta Directiva de la entidad, por la Administracin y por
otro personal... diseado para proporcionar a la administracin un aseguramiento
razonable con respecto al logro de los objetivos...

11
En este sentido se entiende que el control interno se encuentra sobre las personas y, en
consecuencia, en cualquier parte de los sistemas, procesos, funciones o actividades y no en
forma separada como tericamente se pudiera interpretar de los enunciados del proceso
administrativo, que declara que la administracin organiza, planea, dirige y controla.
(http://www.cemla.org/pdf/aud-991109-mex.PDF, consultado el 03/08/09)

2.5. Estructura del control interno.

La estructura del control interno, propuesta por el modelo COSO, identifica cinco componentes
interrelacionados:
Ambiente de Control.
Evaluacin de riesgos.
Actividades de control.
Informacin y comunicacin.
Monitoreo. (http://www.cemla.org/pdf/aud-991109-mex.PDF, consultado el 03/08/09)

2.5.1. Ambiente de Control

Es el elemento que proporciona disciplina y estructura. El ambiente de control se determina en
funcin de la integridad y competencia del personal de una organizacin; los valores ticos son
un elemento esencial que afecta a otros componentes del control. Entre sus factores se incluye la
filosofa de la administracin, la atencin y gua proporcionados por el consejo de
administracin, el estilo operativo, as como la manera en que la gerencia confiere autoridad y
asigna responsabilidades, organiza y desarrolla a su personal. (http://www.cemla.org/pdf/aud-
991109-mex.PDF, consultado el 03/08/09)

2.5.2. Evaluacin de riesgos

Es la identificacin y anlisis de los riesgos que se relacionan con el logro de los objetivos; la
administracin debe cuantificar su magnitud, proyectar su probabilidad y sus posibles
consecuencias.

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En la dinmica actual de los negocios, se debe prestar especial atencin a:
Los avances tecnolgicos.
Los cambios en los ambientes operativos.
Las nuevas lneas de negocios.
La reestructuracin corporativa.
La expansin o adquisiciones extranjeras.
El personal de nuevo ingreso.
El rpido crecimiento.

El enfoque no se determina en el uso de una metodologa particular de evaluacin de riesgos,
sino en la realizacin de la evaluacin de riesgos como una parte natural del proceso de
planeacin. (http://www.cemla.org/pdf/aud-991109-mex.PDF, consultado el 04/08/09)

2.5.3. Actividades de control

Las actividades de control ocurren a lo largo de la organizacin, en todos los niveles y todas las
funciones, incluyendo los procesos de aprobacin, autorizacin, conciliaciones, etc.
Las actividades de control se clasifican en:
Controles preventivos.
Controles detectivos.
Controles correctivos.
Controles manuales o de usuario.
Controles de cmputo o de tecnologa de informacin.
Controles administrativos.

Las actividades de control deben ser apropiadas para minimizar los riesgos; el personal realiza
cada da una gran variedad de actividades especficas para asegurarse que la organizacin se
adhiera a los planes de accin y al seguimiento de la consecucin de objetivos.
(http://www.cemla.org/pdf/aud-991109-mex.PDF, consultado el 04/08/09).

2.5.4. Informacin y comunicaciones

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Se debe generar informacin relevante y comunicarla oportunamente, de tal manera que permita
a las personas entenderla y cumplir con sus responsabilidades, en tal sentido se debe establecer
los atributos requeridos para conducir en la organizacin una informacin de calidad.

Atributos de Calidad Informtica
Los atributos o virtudes que debe poseer el flujo de informacin para ser verdaderamente de
calidad y estratgico son:
Oportuna: est disponible en el preciso instante en que la requerimos.
Veraz: refleje con certeza la realidad del evento.
Dinmica: cambie con la velocidad del cambio mismo, en tiempo real y a nivel transaccional.
Gerenciable: obligatoriamente sea controlada y conducida por y para el Factor Humano.
til: d soporte para una gil toma de decisiones y rpida capacidad de respuesta del usuario.
Segura: que fluya bajo estndares de encriptamiento, integridad y niveles asignables de acceso.
Emptica: vaya ms all de su esencia misma, es decir sea amigable al usuario e induzca y
propicie al conocimiento cualitativo, revele patrones de comportamiento y auto genere el
feedback estratgico.

Estos atributos conducirn a navegar acertadamente an en las condiciones ms adversas del
acelerado entorno empresarial. (Aureliano Fernndez, 2002). (Referencia Bibliogrfica:
UTOMATIZANDO EL BALANCED SCORECARD Calidad en la Informacin, Revista
Calidad Empresarial, Ed. No.17, Junio 2002).

2.5.5. Monitoreo

Los controles internos deben ser monitoreados constantemente para asegurarse que el proceso
se encuentra operando como se plane y comprobar que son efectivos ante los cambios de las
situaciones que les dieron origen. El alcance y la frecuencia del monitoreo dependen de los
riesgos que se pretenden cubrir.

14
Las actividades de monitoreo constante pueden ser implantadas en los propios procesos del
negocio o a travs de evaluaciones separadas de la operacin, es decir, mediante auditora interna
o externa.

Los controles internos se deben implementar en los procesos del negocio, sin inhibir el desarrollo
del proceso operativo.

Los controles que hacen que la ejecucin sea lenta, son evitados, lo cual puede ser ms daino
que no tener controles, debido al falso sentido de seguridad.

Los controles son efectivos cuando en los procedimientos no se les recuerda constantemente de
su existencia. (http://www.cemla.org/pdf/aud-991109-mex.PDF, consultado el 04/08/09)

2.6. Objetivos del control interno.

El logro de objetivos que persigue el modelo se refiere a:
Efectividad y eficiencia de las operaciones.
Confiabilidad de la informacin financiera.
Cumplimiento de las leyes y ordenamientos. (http://www.cemla.org/pdf/aud-991109-
mex.PDF, consultado el 04/08/09)

2.7. Importancia del control interno.

Para este modelo, el control interno es:
El corazn de una organizacin
La cultura, las normas sociales y ambientales que la gobiernan.
Los procesos del negocio (Los mecanismos por medio de los cuales una organizacin
proporciona bienes y/o servicios de valor agregado).
La infraestructura, la tecnologa de la informacin, las actividades, las polticas y los
procedimientos. (http://www.cemla.org/pdf/aud-991109-mex.PDF, consultado el
04/08/09).

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2.8. Modelo COCO.

Dado a conocer por el Instituto Canadiense de Contadores Certificados (CICA), a travs de un
consejo encargado de disear y emitir criterios o lineamientos generales sobre control. El
consejo denominado The Criteria of Control Board emiti, el modelo comnmente conocido
como COCO. (http://www.cemla.org/pdf/aud-991109-mex.PDF, consultado el 04/08/09)

2.9. Propsitos del modelo.

El modelo busca proporcionar un entendimiento del control y dar respuesta a las tendencias que
se observan en los desarrollos siguientes:

En el impacto de la tecnologa y el recorte a las estructuras organizacionales, que han
propiciado un mayor nfasis sobre el control a travs de medios informales, como la
visin empresarial compartida, comunin de valores y una comunicacin ms abierta.
En la creciente demanda de informar pblicamente acerca de la efectividad del control,
respecto de ciertos objetivos.
En el nfasis de las autoridades para establecer controles, como una forma de proteger los
intereses de los accionistas. Algunas autoridades financieras han establecido
procedimientos y protocolos de informacin, aplicables a las instituciones bajo su
jurisdiccin.

El modelo pretende proporcionar bases consistentes para dichos requerimientos reguladores, de
tal manera que permitan a las autoridades cumplir sus objetivos, sin que con ello se establezcan
requerimientos excesivos que pudieran atentar contra la eficiencia de la gestin.
El propsito del modelo es desarrollar orientaciones o guas generales para el diseo, evaluacin
y reportes sobre los sistemas de control dentro de las organizaciones, incluyendo asuntos
gubernamentales en el sector pblico y privado. (http://www.cemla.org/pdf/aud-991109-

16
2.10. Criterios.

En la estructura del modelo, los criterios son elementos bsicos para entender y, en su caso,
aplicar el sistema de control que se comenta. Se requieren adecuados anlisis y comparaciones
para interpretar los criterios en el contexto de una organizacin en particular, y para una
evaluacin efectiva de los controles implantados.
El modelo prev 20 criterios agrupados en cuanto al:
Propsito.
Compromiso.
Aptitud.
Evaluacin y Aprendizaje. (http://www.cemla.org/pdf/aud-991109-mex.PDF, consultado el
05/08/09)

2.10.1. Propsito

a. Los objetivos deben ser comunicados.
b. Se deben identificar los riesgos internos y externos que afecten el logro de objetivos.
c. Las polticas para apoyar el logro de objetivos deben ser comunicadas y practicadas, para
que el personal identifique el alcance de su libertad de actuacin.
d. Se deben establecer planes para guiar los esfuerzos.
e. Los objetivos y planes deben incluir metas, parmetros e indicadores de medicin del
desempeo. (http://www.cemla.org/pdf/aud-991109-mex.PDF, consultado el 05/08/09)

2.10.2. Compromiso.

a. Se deben establecer y comunicar los valores ticos de la organizacin.
b. Las polticas y prcticas sobre recursos humanos deben ser consistentes con los valores ticos
de la organizacin y con el logro de sus objetivos.
c. La autoridad y responsabilidad deben ser claramente definidos y consistentes con los objetivos
de la organizacin, para que las decisiones se tomen por el personal apropiado.

17
d. Se debe fomentar una atmsfera de confianza para apoyar el flujo de la informacin.

2.10.3. Aptitud.

a. El personal debe tener los conocimientos, habilidades y herramientas necesarios para el logro
de objetivos.
b. El proceso de comunicacin debe apoyar los valores de la organizacin.
c. Se debe identificar y comunicar informacin suficiente y relevante para el logro de objetivos.
d. Las decisiones y acciones de las diferentes partes de una organizacin deben ser coordinadas.
e. Las actividades de control deben ser diseadas como una parte integral de la organizacin.

2.10.4. Evaluacin y aprendizaje.

a. Se debe monitorear el ambiente interno y externo para identificar informacin que oriente
hacia la reevaluacin de objetivos.
b. El desempeo debe ser evaluado contra metas e indicadores.
c. Las premisas consideradas para el logro de objetivos deben ser revisadas peridicamente.
d. Los sistemas de informacin deben ser evaluados nuevamente en la medida en que cambien
los objetivos y se precisen deficiencias en la informacin.
e. Debe comprobarse el cumplimiento de los procedimientos modificados.
f. Se debe evaluar peridicamente el sistema de control e informar de los resultados.

2.11. Participacin del personal.

Las guas sobre control establecen criterios para un efectivo control en una organizacin. Un
control efectivo puede apoyar el xito de una organizacin en diferentes formas:

18

Al personal, al desarrollar sus funciones puede ejercitar su juicio y creatividad, al tiempo que
administra o controla los riesgos de que ocurran acciones indebidas.
El personal tiene la flexibilidad de impulsar cambios en la organizacin o gestin, al tener un
adecuado conocimiento de los riesgos.
El personal posee informacin confiable y est en aptitud de usarla al momento oportuno y al
ms adecuado nivel en la organizacin.
La organizacin puede lograr mejoras en la efectividad y eficiencia y obtener mayor confianza
por parte de terceros interesados.

Las organizaciones que pretendan aplicar los lineamientos de COCO, debern tener un claro
conocimiento y consideracin de los cinco componentes que conforman el Marco Integrado de
Control Interno publicado por COSO.
Estos factores son iguales al modelo americano COSO, pero con una propuesta diferente en la
manera de la aplicacin prctica.
Se parte de la idea de que la unidad ms pequea en una organizacin es la persona, tomada
individualmente. Una persona ejecuta una tarea guiada por el entendimiento de:

Su propsito (objetivo).
El apoyo en su capacidad o aptitud para alcanzarlo (informacin, herramientas y habilidades).
El sentido de compromiso e involucramiento para realizar debida y oportunamente su tarea.
Que la misma persona deba vigilar y evaluar su desempeo.

Finalmente, es importante reiterar que la misma persona deber vigilar y evaluar su desempeo,
al igual que su entorno, para aprender de la experiencia y poder ejecutar mejor su tarea, as como
para introducir los cambios necesarios. En este sentido, si se desea aplicar este modelo en una
organizacin, la unidad a considerar puede ser toda la entidad, una agencia o dependencia de la
misma, o subunidades como pueden ser divisiones o departamentos.
El control comprende los elementos de una organizacin que tomados en conjunto, apoyan al
personal en el logro de sus objetivos organizacionales, los cuales se ubican en las categoras
generales siguientes:

19

Efectividad y eficiencia de las operaciones.

Incluye objetivos relacionados con metas de la organizacin, tales como:
Servicios al cliente.
Salvaguarda y uso eficiente de recursos.
Cumplimiento de obligaciones sociales.
Proteccin de recursos contra prdida o uso indebido.

Confiabilidad de los reportes internos y externos.

Adecuado mantenimiento de registros contables.
Informacin confiable para uso de la organizacin y la publicada para informacin de terceros.
Proteccin de los registros contra accesos indebidos.

Cumplimiento de leyes, disposiciones y polticas internas.

En esta definicin del control se entiende que el mismo conlleva la responsabilidad de identificar
y reducir los riesgos, con mayor nfasis en aquellos que pudieran afectar la viabilidad y xito de
la organizacin, tales como:

Deficiente capacidad para identificar y explotar oportunidades.
Deficiente capacidad para responder a riesgos inesperados.
Ausencia de informacin definitiva e indicadores confiables para toma de decisiones.

La estructura del modelo canadiense requiere de creatividad para su interpretacin y aplicacin y
es adaptable a cualquier organizacin una vez que se adecua a las necesidades de sus propios
intereses, o usarla de referencia para desarrollar un modelo propio.

20
CAPITULO III. MARCO REFERENCIAL ORGANIZACIONAL

3.1. Descripcin de la empresa

Inelectra, S.A.C.A. es una empresa venezolana dedicada a la ingeniera, procura y construccin
de instalaciones industriales para otras empresas e industrias ejecutando proyectos de
importancia y gran envergadura en Venezuela y en el exterior. Est comprometida con el
desarrollo industrial del pas teniendo como meta el aumento de la participacin nacional en sus
proyectos incorporando capital humano, materiales y equipos venezolanos. La empresa figura
entre las 50 empresas ms importantes del mundo en el sector de energa e hidrocarburos, siendo
una de las 3 ms grandes de Amrica Latina.

Su campo de trabajo abarca la industria petrolera, petroqumica, minera, metalurgia, electricidad,
telecomunicaciones, infraestructura, transporte masivo entre otras, donde ofrece servicios
profesionales de consulta y asesora, estudio de factibilidad, gerencia de proyectos, ingeniera
conceptual, ingeniera bsica, ingeniera de detalle, procura, gerencia de procura, supervisin y
gerencia de construccin, construccin, operacin de instalacin, puesta en marcha y
mantenimiento.

Su infraestructura global incluye centros de ejecucin en Venezuela, Colombia, Argentina,
Mxico, Espaa y Panam y oficinas de negocios en Trinidad y Tobago, Qatar y Abu Dhabi,
atendiendo importantes proyectos alrededor de estas zonas.

3.2. Resea histrica

Inelectra S.A.C.A., fundada en 1968 en Venezuela, es una empresa que abarca toda la cadena de
servicios multidisciplinarios de desarrollo de proyectos ingenieriles, cuyas etapas cubren los
estudios de factibilidad, ingeniera, procura, gerencia de construccin y construccin directa, as
como las de operacin y mantenimiento del proyecto. La integracin de actividades se logra
progresivamente mediante la capacitacin del personal, desarrollo y adquisicin de tecnologas,

21
participacin en sociedad con firmas extranjeras y, sobre todo, identificando a tiempo las
oportunidades y asumiendo profesionalmente los retos surgidos durante el desarrollo del pas.

En sus 38 aos de operaciones, Inelectra ha ejecutado ms de mil quinientos (1.500) proyectos
integrales para el sector petrolero, petroqumico, industrial y de transporte, incluyendo proyectos
mayores de ingeniera, procura y construccin de alcance global. Esta gestin representa ms de
28 millones de horas-hombre de servicios profesionales prestados y 80 millones de horas-hombre
de construccin.

Figura 1. Emblema grfico actual de Inelectra, desde el ao 2005.

3.3. Estructura Organizacional de la Empresa

Inelectra presenta una organizacin vertical, con diferentes rangos de decisin. La empresa est
conformada por un conjunto de unidades que actan como centros organizativos de todas las
actividades, con responsabilidad sobre sus resultados, integrndose bajo cinco unidades
operativas principales: Operaciones Medulares, Negocios Internacionales, Negocios Venezuela,
Finanzas y Servicios Compartidos, y Talento Humano.

Dentro de la unidad de Operaciones Medulares, se encuentra la divisin de Ingeniera, que
comprende al departamento de Mecnica, entre otros. Este ltimo es el encargado del desarrollo
de la ingeniera relacionada con los equipos mecnicos, en las reas de maquinaria, equipos
paquete, tanques de almacenamiento, recipientes a presin e intercambiadores de calor.

Inelectra ofrece en esta rea el diseo o seleccin de equipos, especificaciones de los mismos,
evaluaciones de ofertas y revisin de la documentacin generada por los fabricantes, traslado de
personal de ingeniera a los talleres de fabricacin, inspeccin de equipos y servicio a terceros en
el diseo de recipientes a presin, y diseo trmico y mecnico de intercambiadores de calor. El

22
objetivo de esto es obtener ptimos resultados en los proyectos que se ejecutan, as como
satisfacer las necesidades de los clientes.

La estructura organizacional de Inelectra se muestra en la figura a continuacin:

Figura 2. Estructura Organizacional de Inelectra, S.A.C.A.

3.4. Unidad de Operaciones:

La unidad de operaciones, a donde est orientado el desarrollo de este trabajo de grado, tiene
como funcin asegurar el uso ptimo del recurso humano y oportuna disponibilidad de este
recurso, con preparacin adecuada. La Unidad de Operaciones trabajar coordinadamente con la

23
Unidad de Talento Humano para garantizar una adecuada y oportuna captacin, contratacin,
evaluacin, compensacin, capacitacin y retencin del personal. En el caso de Operaciones
Venezuela, coordina las funciones de las unidades de Procura, Construccin, Gestin de la
Calidad, Soporte a Proyectos y Aseguramiento y Control de la Calidad, as como los Centros de
Ejecucin en Venezuela. En el caso de Negocios Internacionales, coordina la gestin con los
Centros de Ejecucin Internacionales.

3.5. Portal Ingenio

Ingenio, es el portal desarrollado por Inelectra para el desarrollo de conocimiento y gestin de
informacin del recurso humano de la compaa, dicho portal tiene los siguientes mdulos:
Foros de Discusin: Son una herramienta para el cambio el intercambio de conocimiento,
ideas, opiniones, como parte de la interaccin diaria para el desarrollo de la labores
dentro de la empresa. A travs de esta herramienta se tiene la oportunidad de solicitar la
colaboracin de los compaeros, para la solucin de problemas o para la obtencin de
opiniones, que ayuden en las tareas tcnicas encomendadas. Esta herramienta sirve
adems para reafirmar el trabajo en equipo y que los conocimientos y experiencias
presentes en la organizacin son parte de la plataforma que Inelectra suministra como
apoyo, estos foros son as una puerta franca para compartir y colaborar.
Lecciones Aprendidas: Es el resultado de una experiencia efectivamente adquirida, a
travs del uno de un cierto proceso, procedimiento o herramienta, en un ambiente o
circunstancia particular. Los resultados pueden haber sido exitosos o no, sin embargo,
cuando la experiencia se hace pblica, el objetivo es aprender de la misma y orientar a
aquellos que estn a pinto de transitar por un camino similar. Las lecciones aprendidas en
Inelectra se rigen por lo establecido en el documento interno de procedimientos de la
organizacin no. 903-P3000-A20-ADM-917 y constituyen uno ms de los pilares sobre
los que descansa el aprendizaje organizacional de Inelectra.
Pginas Amarillas: son una variante del directorio de Inelectra. En este directorio, el
elemento de mayor importancia es el conocimiento que cada empleado puede aportar, en
estas pginas amarillas se pueden localizar a las personas por el conocimiento que est
dispuesto a compartir. Esta es una herramienta de trabajo, una referencia para el
momento en que necesites ayuda o se desee intercambiar opiniones sobre un tema

24
determinado. Esta herramienta es til igualmente para la ubicacin del personal en el
momento de requerir alguna experticia determinada dentro de algn proyecto o centro de
ejecucin, y es este modulo el que ser estudiado y diagnosticado para ver su nivel de
veracidad, utilidad y aplicacin.

En el Anexo 1, se puede observar la pgina de inicio del buscador de personal por conocimiento
del portal Ingenio.

25
CAPITULO IV. EXAMEN DE LA SITUACION

4.1. Situacin Actual

A continuacin se presentan cuatro cuadros donde se reflejan todos los empleados de cada una
de las disciplinas que han registrado sus pericias en el portal Ingenio en los diferentes centros de
ejecucin de Inelectra Venezuela. Este estudio se realiz en conjunto con el Departamento de
Tecnologa que aporto la informacin en cuanto a la cantidad de empleados en cada centro de
ejecucin registrados en el portal Ingenio.

Tabla 1. Centro de ejecucin Caracas

26

Tabla 2. Centro de ejecucin Oriente

Tabla 3. Centro de ejecucin Occidente

27

Tabla 4. Unidad de Operaciones

28
CAPITULO V: MARCO METODOLOGICO.

Con la informacin antes reflejada se realiz un cuadro comparativo donde se totalizaron las
cantidades de empleados registrados de cada disciplina en todo Inelectra Venezuela, para as
diagnosticar cuales son las tres disciplina que debemos prestar especial atencin, y que
utilizaremos como muestras, para estudiar la informacin manejada y distribuida entre los
empleados por parte de su gerencia inmediata, que es la responsable de difundir la finalidad e
importancia de la herramienta Ingenio, como la metodologa que debe ser usada para registrar las
pericias, para as encontrar las causas de las deficiencias mostradas en el cumplimiento del uso
de esta herramienta.

Nombre Unidad
Organizacional
# Empleados
pendientes por
registrar
# Empleados con
pericias
registradas
Total empleados
por disciplina
Factor
empleados no
registrados/ total
empleados
Operaciones Venezuela 2 0 2 0.002
Proyectos 7 21 28 0.008
Revisiones tcnicas 0 7 7 0.000
Procura 2 26 28 0.002
Construccin 37 2 39 0.042
Aseguramiento y Control
Calidad 37 3 40 0.042
Gerencia de Ingeniera 11 10 21 0.013
Procesos 30 54 84 0.034
Ingeniera Mecnica 10 31 41 0.011
Diseo Mecnico 93 87 180 0.106
Ingeniera Elctrica 38 66 104 0.043
Automatizacin y Control 9 74 83 0.010
Ingeniera Civil 49 71 120 0.056
Estimacin de costos 6 11 17 0.007
Plan y Control 35 38 73 0.040
Seguridad y estudios 1 7 8 0.001
Centro Ejecucin Oriente 0 1 1 0.000
Centro Ejecucin Occidente 0 1 1 0.000
367 510 877

Tabla 5. Totalidad de los empleados registrados en Inelectra Venezuela

29
Luego de ver las cifras antes mostradas, podemos concluir que las disciplinas ms
representativas para realizar este estudio, por ser las que poseen la mayor cantidad de empleados
totales, la mayor cantidad de empleados sin registrar, y representan en conjunto el 46% del
universo evaluado, son: Diseo Mecnico, Ingeniera Elctrica e Ingeniera Civil.
Ya con estos elementos identificados, vamos a realizar una encuesta entre miembros de cada una
de estas tres disciplinas para poder identificar cual es el conocimiento con respecto al portal
Ingenio, La encuesta es la herramienta ms utilizada en la investigacin de ciencias sociales. A
su vez, sta herramienta utiliza los cuestionarios como medio principal para allegarse
informacin.
Es importante que se proporcione la informacin indispensable, la mnima para que sean
comprendidas las preguntas. Ms informacin, o informacin innecesaria, puede derivar en
respuestas no veraces.
De igual manera, al disear la encuesta y elaborar el cuestionario hay que tomar en cuenta los
recursos (tanto humanos como materiales) de los que se disponen, tanto para la recopilacin
como para la lectura de la informacin, para as lograr un diseo funcionalmente eficaz.
Segn M. Garca Ferrando, "prcticamente todo fenmeno social puede ser estudiado a travs de
las encuestas", y podemos considerar las siguientes cuatro razones para sustentar esta idea:
1. Las encuestas son una de las escasas tcnicas de que se dispone para el estudio de las
actitudes, valores, creencias y motivos.
2. Las tcnicas de encuesta se adaptan a todo tipo de informacin y a cualquier poblacin.
3. Las encuestas permiten recuperar informacin sobre sucesos acontecidos a los
entrevistados.
4. Las encuestas permiten estandarizar los datos para un anlisis posterior, obteniendo gran
cantidad de datos a un precio bajo y en un perodo de tiempo corto.
Igualmente es importante mencionar, en trminos generales cuales son las ventajas y las
limitaciones de esta herramienta, como se expresa a continuacin:

30
Ventajas:
Informacin cuantificada y fiable
Informacin til para evaluar cambios y comparar opiniones.
Permite encuestar a un gran nmero de beneficiarios finales.
Permite trabajar sobre un modelo reducido de la poblacin objetivo.
Permite evaluar los resultados de un programa o una poltica.
Limitaciones:
Requiere un tiempo de realizacin que supera la duracin media de una misin de
evaluacin.
Requiere recursos considerables y una buena logstica, que debe proporcionar un
socio local fiable.
Se requieren datos sobre la situacin inicial.
Moviliza a un equipo de trabajo de envergadura para poder gestionar el cuestionario y
tratar los resultados.
Posibles dificultades para construir una muestra representativa.
nicamente muestra una imagen simplificada de la realidad.
Para la realizacin de un cuestionario eficaz y til, Cadoche y su equipo proponen 17 reglas
fundamentales para su elaboracin:
1. Las preguntas han de ser pocas (no ms de 30).
2. Las preguntas preferentemente cerradas y numricas.
3. Redactar las preguntas con lenguaje sencillo.
4. Formular las preguntas de forma concreta y precisa.
5. Evitar utilizar palabras abstractas y ambiguas.
6. Formular las preguntas de forma neutral.
7. En las preguntas abiertas no dar ninguna opcin alternativa.
8. No hacer preguntas que obliguen a esfuerzos de memoria.
9. No hacer preguntas que obliguen a consultar archivos.

31
10. No hacer preguntas que obliguen a clculos numricos complicados.
11. No hacer preguntas indiscretas.
12. Redactar las preguntas de forma personal y directa.
13. Redactar las preguntas para que se contesten de forma directa e inequvoca.
14. Que no levanten prejuicios en los encuestados.
15. Redactar las preguntas limitadas a una sola idea o referencia.
16. Evitar preguntas condicionantes que conlleven una carga emocional grande.
17. Evitar estimular una respuesta condicionada. Es el caso de preguntas que presentan varias
respuestas alternativas y una de ellas va unida a un objetivo tan altruista que difcilmente
puede uno negarse.
Con todo lo anterior podemos imaginar la importancia del planteamiento y la elaboracin del
cuestionario, pues de la forma en que este instrumento se elabore y se redacte dependern los
resultados. Una encuesta no puede obtener buenos resultados con un mal cuestionario, pues si el
cuestionario es oscuro, ambiguo o impreciso, los resultados jams podrn ser menos oscuros,
ambiguos o imprecisos, sino al contrario: se acentuarn estas deficiencias.
(http://www.rrppnet.com.ar/comohacerunaencuesta.htm, consultado el 15/08/2009).
Tomando como referencia lo antes expresado, a continuacin se presenta la encuesta final a
realizar al personal de las disciplinas de Diseo Mecnico, Ingeniera Elctrica e Ingeniera
Civil. En Diseo Mecnico se entrevista

Sabe usted que es Ingenio?
Sabe usted cul es la utilidad y/o funcin de Ingenio? De ser afirmativo explicar
brevemente.
Actualmente estn sus pericias registradas en Ingenio?
Recibi usted alguna explicacin de cmo completar su informacin en Ingenio? De ser
afirmativo explicar brevemente por cual va le fue informada la metodologa (ejemplo:
por medio de su gerente directo, por medio de la unidad de tecnologa, etc.).
Sabe usted a quin acudir en caso de tener alguna duda relacionada con Ingenio?
Actualiza regularmente su informacin en Ingenio?

32
Est conforme con las opciones de las pericias personales que estn en Ingenio para su
disciplina particularmente, es decir, pudo completar todas y cada una de sus pericias
dentro de las opciones predeterminadas en Ingenio?
Cuntas pericias tiene usted registradas en Ingenio?
Le parecera til un documento o charla donde se explique tanto la funcin y utilidad de
Ingenio, como la metodologa para completar la informacin dentro de dicho portal?

Para decidir el tamao de la muestra que se tomar en cada una de las tres disciplinas, para as
obtener una muestra que represente cercanamente a la realidad, tenemos que hacer una
evaluacin de los recursos con los que contamos para realizar dicha encuesta, ya que como
vimos anteriormente, entre una de las limitaciones de este mtodo esta que es se debe contar con
recursos considerables y una buena logstica. Por ello decidimos, por facilidades de logstica y
aseguramiento de calidad del proceso, limitar la realizacin de la encuesta al Centro de
Ejecucin Caracas, y tambin dado que es donde se presenta la mayor cantidad de empleados no
registrados en las tres disciplinas, y podramos deducir que es donde hay mayor desinformacin.

Para fijar algunas de las referencias en los criterios de elaboracin del muestreo nos basamos en
la bibliografa Diseos de muestreo de Polit D F y colaboradores, donde nos seala que en la
investigacin cualitativa el diseo del estudio evoluciona a lo largo del proyecto, por eso se dice
que es emergente y en el caso del muestreo sucede lo mismo, la decisin sobre el mejor modo de
obtener los datos y de quin o quines obtenerlos son decisiones que se toman en el campo, pues
queremos reflejar la realidad y los diversos puntos de vista de los participantes, los cuales nos
resultan desconocidos al iniciar el estudio. Tomamos como porcentaje de muestreo el 20% del
total del Centro de ejecucin Caracas, de cada una de las disciplinas dado que es la exigencia de
estudio de la Direccin de la Unidad de Operaciones, este porcentaje en esta fase del proyecto
puede arrojar una buena idea del nivel de informacin que maneja el personal evaluado.

33
Las cantidades de encuestados sern:

Nombre Unidad
Organizacional
# Empleados pendientes
por registrar
# Empleados con
pericias registradas
Total empleados
por disciplina
Muestra (20%)
Diseo Mecnico 84 45 129 26
Ingeniera Elctrica 36 38 74 15
Ingeniera Civil 41 38 79 16
TOTAL 57
Tabla 6. Cantidad de empleados a encuestar en Inelectra Venezuela

Instructivo actual para el registro de pericias de Inelectra Venezuela, (esta es la nica
informacin suministrada a los empleados para el entendimiento de la herramienta INGENIO, y
la utilizacin de sta):

Para ingresar al Sistema INGENIO, desde la Ineweb siga la siguiente ruta:

1. Ir a / Unidad de Operaciones Medulares / Unidad a la que pertenece: Ingeniera,
Procura,
Construccin, Estimacin de Costos o Planificacin y Control
2. Debe ingresar como User name y Password, el login y password con el que accesa a la
red:
3. Pulsar el cono "Pginas Amarillas"
4. En la pantalla principal del Mdulo de Pginas Amarillas, pulse al lado izquierdo de la
pantalla, el texto -
5. Registrar Pericia

El objetivo de esta pantalla es que el empleado indique los aos de experiencia que tiene en los
tipos de pericia registrados en Ingenio y en proyectos categorizados por sector. Debe registrar
una pericia siempre y cuando su experiencia en ella supere los 6 meses, lo cual debe indicarse
en el Sistema como 1 ao (valor por defecto).

34

1. Estado: Debe permanecer Activo.
2. Tipo: Seleccione el tipo de pericia. Las pericias estn agrupadas por Disciplina y al final de
la lista estn las categoras de proyecto de acuerdo al sector.
3. Descripcin de la Pericia: Si lo desea, puede detallar su conocimiento en este campo. Tiene
un mximo de 500 caracteres. Este campo es opcional.
4. Aos de Experiencia: Seleccione los aos de experiencia que tiene en cada pericia por
disciplina. Adicionalmente debe indicar los aos que ha trabajado en cada sector de proyecto
que aplique. Est colocado 1 ao como valor por defecto.

Una vez incluida la informacin debe pulsar el botn Registrar Pericia y lo llevar nuevamente
a la pantalla principal del Mdulo de Pginas Amarillas, donde podr ver la informacin de sus
pericias personales actualizada.

Si requiere modificar o eliminar una pericia registrada, siga las instrucciones indicadas en la
seccin Modificar Pericia o Eliminar Pericia.

Puede continuar el proceso registrando ms pericias o salirse del Sistema pulsando la palabra
Ineweb.

MODIFICAR PERICIA.

En la pantalla principal del Mdulo de Pginas Amarillas, pulse el cono de actualizacin de la
pericia que desea modificar.
Modifique cualquier dato asociado a la pericia y pulse el botn Actualizar Pericia
El Sistema lo llevar nuevamente a la Pantalla principal de inicio

Para aclarar cualquier duda o solventar cualquier problema que se le presente con el registro
de sus pericias en Ingenio, comunquese con Eunice Pars de Tecnologa a travs del mail:
eunice.pares@inelectra.com o por su extensin telefnica 5216 en Santa Paula.

35
5.1. Diagnostico de la Situacin.

Luego de realizar las encuestas al grupo control escogido anteriormente, las cuales se presentan
en el Anexo 2, los resultados obtenidos son:

Preguntas
Porcentaje de
respuestas
negativas
Porcentaje de
respuestas
positivas
Sabe usted que es Ingenio?
61,43 % 38,57 %
Sabe usted cul es la utilidad y/o
funcin de Ingenio?
61,43 % 38,57 %
Actualmente estn sus pericias
registradas en Ingenio?
85,96 % 14,04 %
Recibi usted alguna explicacin
de cmo completar su informacin
en Ingenio?
66,67 % 33,33 %
Sabe usted a quin acudir en caso
de tener alguna duda relacionada
con Ingenio?
56,14 % 43,86 %
Actualiza regularmente su
informacin en Ingenio?
91,24 % 8,76 %
Est conforme con las opciones de
las pericias personales que estn en
Ingenio para su disciplina
particularmente, es decir, pudo
completar todas y cada una de sus
pericias dentro de las opciones
predeterminadas en Ingenio?
35,09 % ** 8,76 % **
Le parecera til un documento o
charla donde se explique tanto la
funcin y utilidad de Ingenio, como
la metodologa para completar la
informacin dentro de dicho portal?
7 % 93 %

** En dicha pregunta en particular hubo un 56,15% de personas que contestaron no
saber, o no tener conocimiento de la consulta.

36
CAPITULO VI: PRESENTACION DE RESULTADOS.

Con la auditora realizada al sistema Ingenio, llegamos al diagnostico presentado anteriormente
y basado en este, presentamos los siguientes resultados:
La base de dato que dispone la empresa para la gestin del recurso humano al da de hoy no es
confiable, ya que el desconocimiento general del sistema Ingenio por la poblacin estudiada fue
del 65,14%. Cuando nos referimos a desconocimiento nos referimos a no saber cul es su
finalidad, utilidad ni cmo manejar y completar dicha herramienta.

Igualmente, ms del 90% de la poblacin consultada expreso descontento o inconformidad con
las pericias predeterminadas e igualmente ms del 90% expreso como til un nuevo documento
y/o charla donde se explique la utilidad de Ingenio, en todos sus mdulos (Foros de Discusin
Lecciones Aprendidas y Pginas Amarillas), y especficamente, el modulo de pginas amarillas
que es el estudiado en este trabajo de grado, profundizar en las ventajas y beneficios que traer al
empleado mantener su informacin completa y actualizada.

6.1. Propuesta de Mejora

La propuesta que ofrecemos para optimizar el uso del Sistema Ingenio para la gestin de
personal es crear un documento que ser situado en la pgina principal de la Ineweb, que es el
portal o intranet utilizada por todos los empleados de la compaa, donde se publican todas las
noticias e informacin relevante. Se creara un link donde se llame directamente al documento
que crearemos y se mantendr en la pagina un tiempo prudencial, se sugiere mnimo un
semestre por la alta rotacin que presenta el personal actualmente, esta propuesta fue validada
con los diseadores y administradores del portal Ineweb y requiere de la solicitud formal de la
Direccin de la Unidad de tecnologa, y se podr integrar dicho link de forma inmediata.

Este documento luego se podr adaptar para ser impartido en varias sesiones de charlas
informativas a los empleados, para as aclarar de una forma directa y expedita las dudas o vacios

37
de informacin, y esto tambin ayudara a perfeccionar, si es el caso, alguna deficiencia que tenga
el documento a presentar.

Dicho documento, llamado por polticas de la empresa Inedon, debe ser lo ms conciso, explicito
y sencillo para as asegurar que se cumpla exitosamente el objetivo principal, que es obtener una
base de dato lo suficientemente completa y veraz para que la gestin de personal sea exitosa, y
estar organizado en los siguientes puntos:

1. Qu es Ingenio?
2. Cules son los mdulos de Ingenio?
3. Que son las pginas amarillas?
4. Que son pericias?
5. Para qu se solicita que el empleado llene sus pericias en el sistema Ingenio?
6. En que puede beneficiar al empleado tener actualizada la base de datos Ingenio?
7. Cmo completar su Informacin en Ingenio?
8. Cada cuanto tiempo debemos actualizar nuestra informacin en Ingenio?
9. A quin acudir en caso de dudas relacionada con Ingenio?

Esta informacin fue determinada junto con la Unidad de tecnologa y ser validada por ellos. El
documento final fue presentado ante la Direccin de la Unidad de tecnologa y fue aprobado;
prximamente ser presentado ante la Direccin de la Unidad de Operaciones para su
conocimiento.

38
CAPITULO VII: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

7.1. Conclusiones

Los sistemas de informacin tienen sus propias caractersticas y particularidades, y juegan un rol
fundamental para satisfacer las necesidades de informacin y facilitar la ejecucin de los
procesos operativos de las organizaciones.

Cada sistema debe ser tratado con la metodologa que mejor se adapte a los objetivos del anlisis
para obtener un producto final de calidad. A travs de la metodologa aplicada se logro obtener
resultados claros y una propuesta especfica para optimizar la gestin del recurso humano, es
decir, obtener una base de datos confiable sobre la cual la gerencia pueda tomar decisiones
claves que se traduzcan en eficiencia y mayor productividad.

La propuesta realizada, es una propuesta que no implica ningn costo, por lo menos en la fase de
elaboracin y publicacin del documento instructivo, y que potenciara una herramienta ya creada
anteriormente pero que estaba siento sub utilizada y en algunos casos, ms bien conllevaba a
errores por estar basada en informacin errada e incompleta.

7.2. Recomendaciones

Estandarizar el documento instructivo realizado como propuesta de mejora en este trabajo,
de acuerdo a las especificaciones de documentacin, normas y polticas de la empresa en lo
que creacin de documentos se refiere.
Una vez publicado el documento instructivo en la Ineweb, hacerle participacin a los
Gerentes de disciplinas para que informen a sus subordinados de la existencia de esta nueva
herramienta.
Integrar un foro dentro del mismo sistema Ingenio, donde las personas que no estn
conformes con las opciones por defecto desplegadas en las pericias, es decir, que no
consiguen dentro de las opciones predeterminadas la pericia que posee, pueda informar
directamente a la Unidad de tecnologa para que tome en cuenta.

39
Convertir tanto el Documento instructivo, como la misma herramienta Ingenio en
Documentos y herramientas vivas, es decir, que se requiera actualizacin y evaluacin
peridica de estos para as poder garantizar informacin actual y confiable.
Realizar la misma encuesta que fue hecha en este trabajo de grado dentro de un periodo de
6 a 12 meses para verificar la nueva situacin.
Una vez implantada esta propuesta y habiendo pasado un tiempo no menor a dos aos
(tiempo sugerido por la Unidad de tecnologa) realizar un estudio junto con la Unidad de
Operaciones Venezuela, donde se realice un cuadro comparativo de periodos consecutivos
para evaluar el impacto de esta propuesta en la rentabilidad de los proyectos.

40
REFERENCIAS

G. Sobel, M. (1997). Programa MBA para el Administrador de hoy. Mxico: Prentice-
Hall.
Fred R. David (2007). Conceptos de Administracin Estratgica Novena Edicin.
Mxico: Prentice-Hall.
Inelectra S.A.C.A (2007). Manual de Propsitos y Funciones de las Unidades
Organizativas.
Inelectra S.A.C.A (2007). Manual de Descripcin de Cargos.
UTOMATIZANDO EL BALANCED SCORECARD Calidad en la Informacin, Revista
Calidad Empresarial, Ed. No.17, Junio 2002.
Polit D F, Hungler B P. Diseos de muestreo. En:Polit D F, Hungler B P. Investigacin
cientfica en ciencias de la salud. 6 ed. Mxico: McGraw-Hill Interamericana; 2000. p.
285-289
http://www.inelectra.com/empresa/index.php, consultado el 02/08/09).
Centro de Estudios Monetarios Latinoamericano (http://www.cemla.org/pdf/aud-991109-
(http://www.rrppnet.com.ar/comohacerunaencuesta.htm, consultado el 15/08/2009).

41
ANEXO 1

BUSCADOR INTEGRADO

Escriba la palabra frase clave que desea buscar. Hay diferencia entre maysculas y minsculas (Case Sensitive).

BUSCAR

Seleccione las secciones donde desea realizar la bsqueda.

PGINAS AMARILLAS Ordenar por:
Tipo

Tipo de Pericia
AUTOMATIZACIN Y CONTROL (INSTRUMENTACIN)

01. SISTEMAS DE CONTROL (DCS - SCADA)

02. SISTEMAS DE EMERGENCIA (ESD)

03. SISTEMAS F&G

04. ANALIZADORES

05. EVALUACIN Y CLCULOS DE SIL / SIS

06. EXPERIENCIA EN PRUEBAS FAT / SAT

07. ESPECIFICACIN Y REVISIN DE EQUIPOS
PAQUETES

08. ESPECIFICACIN Y REVISIN DE
INSTRUMENTOS

09. CALCULO, ESPECIFICACION Y REVISION DE
ELEMENTOS FINALES DE CONTROL

10. CLCULO, ESPECIFICACIN Y REVISIN DE
ELEMENTOS DE SEGURIDAD

11. CALCULO, ESPECIFICACION Y REVISION DE
ELEMENTOS PRIMARIOS DE FLUJO

12. SISTEMAS DE VIBRACIN

13. SISTEMAS DE MEDICIN FISCAL

14. DISEO DE CANALIZACIONES Y PLANOS DE
UBICACION / RUTAS

15. ESTUDIOS DE HAZOP & CHAZOP

16. SISTEMA DE DETECCIN DE FUGAS EN
GASDUCTOS / OLEODUCTOS

17. LIDER DE DISCIPLINA

18. DIBUJANTE

19. PDS

20. AUTOPLANT

21. PDMS

22. SPI INTOOL

23. SPM MARIAN
CIVIL

42

01. ANLISIS DINMICO DE FUNDACIONES

02. CUARTOS CONTRA EXPLOSIN

03. ESTRUCTURAS MAYORES

04. INSTALACIONES SUBTERRNEAS EN PDS

05. ESTRUCTURAS METLICAS EN GENERAL

06. ESTRUCTURAS DE CONCRETO

07. FUNDACIONES DE EQUIPOS ESTTICOS Y DE
ESTRUCTURAS

08. ESTRUCTURAS PARA EDIFICIOS

09. ARQUITECTURA EDIFICACIONES
INDUSTRIALES

10 INSTALACIONES SANITARIAS EDIFICIOS

11. MOVIMIENTO DE TIERRAS

12. VIALIDAD

13. DRENAJES


15. DIBUJANTE

16. SAP 2000

17. INROADS

18. PDS

19. AUTOPLANT

20. PDMS

21. STAAD PRO
CONSTRUCCIN

01. OBRA CIVIL

02. CONTRATACIN

03. EJECUCIN DIRECTA

04. CONTROL DE MATERIALES

05. OBRAS DE ELECTRICIDAD E
INSTRUMENTACIN

06. OBRAS MECNICAS

07. PRECOMMISSIONING Y COMMISSIONING

08. SAP

09. SCIM

10. MARIAN

11. PRIMAVERA
DISEO MECNICO

01. DISEO DE TUBERAS

02. FLEXIBILIDAD

03. MATERIALES

43

04. SISTEMAS CONTRA INCENDIO


06. DIBUJANTE

07. PDS

08. AUTOPLANT

09. PDMS

10. CAESAR
ESTIMACIN DE COSTOS

01. OFERTAS IPC

02. PROYECTOS IPC

03. PROYECTOS DE SERVICIOS

04. TRABAJO EN OBRA

05. RECLAMOS

06. ESTIMADOS ORDEN DE MAGNITUD

07. CONOCIMIENTO AACE

08. CONOCIMIENTO DE IPA

09. ICARUS PROJECT MANAGER

10. LULO

11. NEODATA

12. EXCEL
GERENCIA

01. GERENCIA DE INGENIERIA

02. GERENCIA DE PROYECTOS MENORES

03. GERENCIA DE PROYECTOS MAYORES

04. CERTIFICACIN PMP

05. GERENCIA DE CONSTRUCCIN

06. GERENCIA DE PROCURA

07. GERENCIA DE PLANIFICACIN Y CONTROL

08. GERENCIA DE NEGOCIOS
INGENIERA DE SEGURIDAD Y ESTUDIOS

01. SIMULACIN Y ANLISIS DE SISTEMAS
ELCTRICOS

02. SIMULACIN Y ANLISIS DE SISTEMAS DE
GENERACIN DE ELECTRICIDAD

03. USO DE HERRAMIENTA DE SIMULACIN DE
SISTEMAS ELCTRICOS

04. PLANIFICACIN DE SISTEMAS ELCTRICOS

05. EVALUACIN DE SISTEMAS ENERGTICOS

07. EVALUACIN DE FACTIBILIDAD TCNICA Y
FINANCIERA DE PROYECTOS Y EMPRESAS

08. SIMULACIN Y ANLISIS FINANCIERO

09. EVALUACIN TCNICA Y FINANCIERA DE

44
ALTERNATIVAS

10. APLICACIN DE PRCTICAS DE
INCREMENTO DE VALOR E INGENIERA DE
VALOR

11. ANLISIS CUALITATIVO Y CUANTITATIVO
DE RIESGOS EN EJECUCIN PROYECTOS

12. PLANIFICACIN DE RESPUESTAS A RIESGOS
EN LA EJECUCIN DE PROYECTOS

13. INGENIERA DE SEGURIDAD EN
INSTALACIONES INDUSTRIALES

14. ANLISIS DE PELIGROS OPERACIONALES
(APP) Y HAZOP

16. ANLISIS Y OPTIMIZACIN DE PROCESOS DE
TRABAJO

17. ANLISIS Y OPTIMIZACIN DE SISTEMAS
INGENIERA ELCTRICA

01. SUBESTACIONES ELCTRICAS Y LNEAS DE
TRANSMISIN

02. COORDINACIN DE PROTECCIONES

03. DIAGRAMAS UNIFILARES Y ESQUEMTICOS
DE CONTROL

04. ESPECIFICACIONES DE EQUIPOS
ELCTRICOS MAYORES

05. CLASIFICACIN DE REAS PELIGROSAS

06. CANALIZACIONES ELCTRICAS

07. PROTECCIN CATDICA

08. SISTEMAS DE PUESTA A TIERRA

09. ILUMINACIN


11. DIBUJANTE

12. SCIM

13. SPM MARIAN

14. PDS

15. AUTOPLANT

16. AUTOCAD 3D

17. PDMS

18. ETAP

19. AMPCALC
INGENIERA MECNICA

01. TRANSFERENCIA DE CALOR

02. EQUIPOS ESTTICOS

03. RECIPIENTES A PRESIN

04. TANQUES DE ALMACENAMIENTO

05. EQUIPOS PAQUETE

06. HORNOS Y/O CALDERAS

07. EQUIPOS ROTATIVOS

45

08. BOMBAS

09. COMPRESORES

10. TURBINAS

11. LDER DE DISCIPLINA

12. DIBUJANTE

13. HTRI

14. COMPRESS

15. TANK

16. RCS
PLANIFICACION Y CONTROL DE PROYECTOS

01. PROYECTOS SERVICIOS

02. PROYECTOS IPC

03. TRABAJO EN OBRA

04. CAMBIOS DE ALCANCE

05. RECLAMOS

06. PAQUETE DE PLANIFICACIN PROJECT

07. PAQUETE DE PLANIFICACIN PRIMAVERA

08. SISTEMA DE CONTROL DE DOCUMENTOS
CDP

09. BASE DE DATOS DE CONTROL DE OBRAS

10. SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS ORION /
SAP

11. ACCESS
PROCESOS

01. TRATAMIENTO DE AGUAS Y EFLUENTES

02. SISTEMAS DE ALIVIO Y ANLISIS DE
CONTINGENCIAS

03. DISEO TRMICO DE INTERCAMBIADORES

04. PROCESOS DE PRODUCCIN, TRATAMIENTO,
REFINACIN Y PETROQUMICOS

05. ESPECIFICACIN Y DISEO DE EQUIPOS E
INSTRUMENTOS

06. ELABORACIN DE DOCUMENTOS DE
PROCESOS

07. SISTEMAS DE GENERACIN DE POTENCIA

08. ESPECIFICACIN DE SERVICIOS
INDUSTRIALES

09. SISTEMAS DE CONTROL Y SEGURIDAD


11. DIBUJANTE

12. SMART PLANT P&ID

13. PRO-II

14. SUPER CHEMS

15. OLGA

46

16. HYSYS

17. THERMOFLOW
PROCURA

01. COMPRAS

02. SEGUIMIENTO

03. LOGISTICA

04. ASEGURAMIENTO Y CONTROL DE CALIDAD

05. GERENCIA DE PROCURA

06. CONTROL DE MATERIALES

07. SCIM

08. SAP MM

09. MARIAN / SPM
PROYECTOS

01. EXPLORACIN Y PRODUCCIN ONSHORE

02. EXPLORACIN Y PRODUCCIN OFFSHORE

03. GAS ONSHORE

04. GAS OFFSHORE

05. REFINACIN

06. TERMOELCTRICAS

07. PETROQUMICA

08. INFRAESTRUCTURA ONSHORE

09. INFRAESTRUCTURA OFFSHORE

10. INFRAESTRUCTURA TRANSPORTE

11. INDUSTRIAL
TELECOMUNICACIONES

01. CCTV

02. CONTROL DE ACCESO

03. LAN

04. VOCEO

05. RADIOCOMUNICACIONES

06. CABLEADO ESTRUCTURADO

07. TELEFONIA

08. VIDEOCONFERENCIA

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