Diplomado en Sistemas de Gerencia Integral HSEQ

MANUAL INTEGRAL - ANEXO 1: CARACTERIZACIN DE LOS PROCESOS

DOCUMENTO DEL SISTEMA DE GERENCIA INTEGRAL ISO9001:5

CARACTERIZACIN DEL PROCESO DE
DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO
Versin 1.01
OBJETIVO: Asegurar la permanencia legal del
negocio
SEGUIMIENTO Y CONTROL: Gerencia realiza
comit semanal y revisin por la direccin anual.
ENTRADAS
Indicadores del sistema, entorno, estado acciones correctivas y preventivas, revisiones anteriores,
indicador de satisfaccin de los clientes y negocios perdidos. Informe a la direccin de las auditorias
internas y externas.
ACTIVIDADES
Se realiza la revisin por la direccin conforme a procedimiento.
Se despliega la nueva poltica y se concretan indicadores
Se realiza seguimiento semanal y mensual



SALIDAS
Poltica integral, objetivos, indicadores.
Directrices y presupuesto para el sistema de gerencia integral.
DOCUMENTOS:
Procedimiento de Revisin por la direccin.
Cuadro de mando integral.
INDICADOR:
Throughtput.
RECURSOS HUMANOS:
Directivos.
Representante de la direccin.
RECURSOS FSICOS:
Salones, computadores e Internet.










DOCUMENTO DEL SISTEMA DE GERENCIA INTEGRAL ISO9001:7.1 Y 7.3

CARACTERIZACIN DEL PROCESO DE EXPLORACIN
Versin 1.02
OBJETIVO: Encontrar recursos naturales para
explotarlos.
SEGUIMIENTO Y CONTROL: El company man hace
la interventora del contrato a diario, reporte
semanal y mensual.
ENTRADAS
Explosivos, equipos de bsqueda, perforadora de pruebas contratados.
ACTIVIDADES
Movilizacin
Exploracin y perforacin
Planeacin y ejecucin de las facilidades para poder extraer el crudo.
Envi de informes de resultados alcanzados
SALIDAS
Pozos operativos
Pozos abandonados
Informes al Ministerio de Minas y Energa.



DOCUMENTOS:
Manual de interventora
Contrato de exploracin.
INDICADOR:
Nuevas reservas en produccin sobre total
planeado.
RECURSOS HUMANOS:
Company man
Contratistas de exploracin y perforacin.
RECURSOS FSICOS:
Computador y radio.












DOCUMENTO DEL SISTEMA DE GERENCIA INTEGRAL ISO9001:7.5

CARACTERIZACIN DEL PROCESO DE PRODUCCIN
Versin 1.02
OBJETIVO: Procesar y embarcar el petrleo crudo
SEGUIMIENTO Y CONTROL: Control diario basado
en el anlisis a cargo de la compaa externa de
anlisis de crudo.
ENTRADAS
Plan de produccin, turnos de personal y programa de ventas.
ACTIVIDADES
Anlisis de la calidad del crudo a cargo de la compaa externa y clasificacin precio
Procesamiento conforme a las normas y las instrucciones del da
Almacenamiento y cargue a los camiones para su venta y despacho
Atencin de emergencias en caso de que se presenten.
Atencin e Investigacin de incidentes en caso de que se presente.



SALIDAS
Camiones cargados y sellados conforme a la norma tcnica.
Informes de produccin, investigacin de incidentes y calidad el crudo.
DOCUMENTOS:
Procedimiento de procesamiento
Procedimiento de cargue de carros tanques
INDICADOR:
Carros despachados diarios sobre el total
programado.
RECURSOS HUMANOS:
Superintendente.
Operativos.
RECURSOS FSICOS:
Pozos, planta proceso y tanques
almacenamiento.










DOCUMENTO DEL SISTEMA DE GERENCIA INTEGRAL ISO9001:7.2

CARACTERIZACIN DEL PROCESO DE VENTAS
Versin 1.02
OBJETIVO: Vender el petrleo crudo.
SEGUIMIENTO Y CONTROL: Seguimiento semanal
a cago del vicepresidente.
ENTRADAS
Programa de visitas y monitoreo de consumo de clientes
ACTIVIDADES
Visitas a clientes potenciales y oferta comercial.
Seguimiento a la oferta comercial
Se confirma en el programa de produccin que se puede cumplir al cliente
Venta y colocacin del pedido
Atencin de informacin, quejas y reclamos de clientes.
Elaboracin de estadsticas de ventas, satisfaccin del cliente y negocios perdidos



SALIDAS
Venta.
Programa ventas
DOCUMENTOS:
Procedimiento de atencin de quejas, reclamos
y felicitaciones.
Procedimiento de ventas
Cuadro de mando integral.
INDICADOR:
Ventas realizadas sobre total de ventas
planeado
RECURSOS HUMANOS:
Vendedores
RECURSOS FSICOS:
Internet, computadores y radio.












DOCUMENTO DEL SISTEMA DE GERENCIA INTEGRAL ISO9001:7.1, 7.2 y 7.4

CARACTERIZACIN DEL PROCESO DE LOGSTICA
Versin 1.02
OBJETIVO: Cumplir las ventas pactadas.
SEGUIMIENTO Y CONTROL: Seguimiento diario
va GPSS y reunin semanal con contratistas.
ENTRADAS
Programa ventas
ACTIVIDADES
Seleccin, contratacin y evaluacin de contratistas del transporte. Reevaluacin de contratistas en
casos de desviaciones en el servicio.
Inspeccin de vehculos, cargue de camiones, despacho y monitoreo de transporte.
Entrega a los clientes en sus instalaciones cumpliendo normas tcnicas.



SALIDAS
Entrega del crudo a tiempo y en las instalaciones de los clientes.
DOCUMENTOS:
Procedimiento de cargue de camiones
Manual del conductor y manual del
interventor.
Procedimiento de manejo del no conforme
INDICADOR:
Entregas a tiempo sobre el total
Pernoctadas seguras sobre total programado
RECURSOS HUMANOS:
Auxiliar de control
Superintendente
RECURSOS FSICOS:
Radio, internet y GPSS
Camiones propios










DOCUMENTO DEL SISTEMA DE GERENCIA INTEGRAL ISO9001:4.2 y 8.2.2

CARACTERIZACIN DEL PROCESO
DE GESTIN INTEGRAL
Versin 1.03
OBJETIVO: Establecer, implementar, mejorar y
mantener el sistema de gerencia integral
SEGUIMIENTO Y CONTROL: Seguimiento semanal
en el comit integral.
ENTRADAS
Necesidades de documentos, formatos.
Resultados de los indicadores en el cuadro de mando integral.
ACTIVIDADES
Control de documentos, registros y actualizacin legal del normograma
Seguimiento de las actividades las acciones correctivas y preventivas
Elaboracin del plan de auditoria, seguimiento y recibo de los informes a la direccin de los auditores
internos.



SALIDAS
Reporte de eficacia del sistema de gerencia y entrega del informe de auditoria para la direccin.
DOCUMENTOS:
Procedimiento de control de documentos
Procedimiento de control de registros.
Procedimiento de auditoria interna
Procedimiento de acciones correctivas y
preventivas
Procedimiento de manejo de no conforme
INDICADOR:
Eficacia del sistema de gerencia integral.
RECURSOS HUMANOS:
Representante de la direccin.
Director HSEQ
RECURSOS FSICOS:
Oficina y programa de computador
Intranet








DOCUMENTO DEL SISTEMA DE GERENCIA INTEGRAL ISO9001:5.5 y 6.2

CARACTERIZACIN DEL PROCESO
DE GESTIN DE RECURSOS HUMANOS
Versin 1.03
OBJETIVO: Asegurar personal competente en todos
los procesos
SEGUIMIENTO Y CONTROL: Seguimiento mensual
en el comit integral.
ENTRADAS
Recibo de necesidades de cargos
Recibo de necesidades de formacin.
ACTIVIDADES
Planear el programa anual de formacin
Llevar a cabo la formacin del personal.
Evaluar la eficacia de las formacin
Realizar las mejoras correspondientes a as herramientas de formacin.



SALIDAS
Personal competente.
Indicador de eficacia de la formacin.
DOCUMENTOS:
Procedimiento de administracin de personal.
Procedimiento de formacin de personal.
Cuadro de mando integral.
INDICADOR:
Personal competente sobre el total de
personal.
RECURSOS HUMANOS:
Superintendente
Contratista en psicologa laboral.
Instructores suministrados por ARP o
contratistas
RECURSOS FSICOS:
Aulas y ayudas audiovisuales.
Software de recursos humanos









DOCUMENTO DEL SISTEMA DE GERENCIA INTEGRAL ISO9001:6.3, 6.4 Y 7.4

CARACTERIZACIN DEL PROCESO
DE GESTIN DE RECURSOS FSICOS
Versin 1.02
OBJETIVO: Confiabilidad para el proceso
operacional.
SEGUIMIENTO Y CONTROL: Seguimiento diario en
comit de compras y semanal en comit integral.
ENTRADAS
Necesidades de mantenimiento
Requisiciones.
ACTIVIDADES
Seleccin, compra, verificacin de producto comprado, evaluacin y reevaluacin de proveedores.
Seleccin, compra, verificacin de contratos, evaluacin y reevaluacin de contratistas
Elaboracin del plan de mantenimiento de equipos, software e informacin. Seguimiento a su
ejecucin., y evaluacin al final del ao.



SALIDAS
Personal competente.
Indicador de eficacia de la formacin.
DOCUMENTOS:
Manual de interventor.
Procedimiento de compras.
Procedimiento de mantenimiento.
INDICADOR:
Evaluacin promedio de compras.
RECURSOS HUMANOS:
Auxiliar de compras
Interventores
RECURSOS FSICOS:
Oficinas
Comunicaciones