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Inf. & Soc.:Est., Joo Pessoa, v.21, n.1, p. 191-202, jan./abr. 2011
1 INTRODUO
A crescente evoluo tecnolgica e
o desenvolvimento mundial ampliaram a
busca por informao em todos os mbitos da
sociedade. Tal fato estabele uma relao entre
as mudanas advindas da renovao dos meios
de disseminao da informao, os sistemas
de informao, o processo de recuperao da
informao e a criao do conhecimento.
Desse modo, vivenciamos uma realidade
em que um maior nmero de usurios busca
acesso as fontes de informao, o que tem exigido
cada vez mais aes pautadas em padres com
critrios de tratamento da informao, visando
aproximao dos interesses entre quem
disponibiliza e quem utiliza a informao.
Nesse sentido, a poltica de indexao
capaz de reetir os objetivos de ambas as partes
ampliando o olhar para alm da realizao de
procedimentos tcnicos durante o processo de
indexao dentro de um sistema de recuperao
da informao. Isso possvel medida que o
sistema de recuperao da informao tenha
suas caractersticas denidas reetindo os
objetivos da organizao e do usurio, atuando
de modo a auxiliar as tomadas de decises.
Os sistemas de informao so compostos por
partes interligadas (insero de documentos,
classicao, catalogao, indexao etc.) com
objetivo comum de disponibilizar a informao
da melhor maneira possvel. Nota-se, portanto,
que a indexao e, por conseguinte, sua poltica,
uma das partes desses sistemas e, como tal,
deve integrar tambm o planejamento global dos
sistemas de informao como um parmetro de
sua administrao no contexto gerencial (FUJITA;
RUBI, 2006, p.3).
POLTICAS DE INDEXAO NO MBITO
DA GESTO DO CONHECIMENTO
ORGANIZACIONAL
Mariana Lousada*
Elaine Cristina Lopes**
Maringela Spotti Lopes Fujita***
Marta Lgia Pomim Valentim****
RESUMO Este artigo tem por objetivo compreender atravs da
anlise da literatura as relaes existentes entre as polticas
de indexao e a gesto do conhecimento em contextos
organizacionais como subsdio para a implementao
de aes estratgicas. Buscamos tambm, identificar os
elementos essenciais para o estabelecimento de uma poltica
de indexao e sob quais mecanismos este processo se apia.
A partir de algumas inferncias apresentamos um modelo
de gesto do conhecimento organizacional que compreenda
elementos relativos aos indivduos, organizao e ao
ambiente externo.
Palavras-Chaves: Poltica de Indexao; Gesto do Conhecimento
Organizacional; Sistema de Informao; Protocolo Verbal.
* Mestranda do Programa de Ps-Graduao
em Cincia da Informao UNESP/Marlia, SP.
Bolsista Fapesp.
marianalousada@hotmail.com
** Mestranda do Programa de Ps-Graduao
em Cincia da Informao UNESP/Marlia, SP.
Bolsista Fapesp.
lainelopes@hotmail.com
*** Livre Docente em Anlise Documentria e
Linguagens Documentria Alfabticas
pela Faculdade de Filosofia e Cincias
(FFC), da Universidade Estadual Paulista
(UNESP), Marlia, SP. Professora Adjunta
do Departamento de Cincia da Informao
do Campus de Marlia - UNESP; Docente do
Programa de Ps-Graduao em Cincia da
Informao do Campus de Marlia UNESP.
Pesquisadora do CNPq.
**** Livre Docente em Informao, Conhecimento
e Inteligncia Organizacional pela Faculdade
de Filosofia e Cincias (FFC), da Universidade
Estadual Paulista (UNESP), Marlia, SP. Docente
do Departamento de Cincia da Informao e
do Programa de Ps-Graduao em Cincia da
Informao ddo Campus de Marlia UNESP.
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Mariana Lousada, Elaine Cristina Lopes, Maringela Spotti Lopes Fujita, Marta Lgia Pomim Valentim
A partir dessa nova concepo acerca do
estabelecimento de uma poltica de indexao que
visa no somente estabelecer critrios tcnicos,
mas tambm ampliar os conceitos para uma viso
que considera uma unidade de informao como
uma organizao, que as unidades de informao
passam a assumir um papel estratgico frente
criao do conhecimento.
Reconhecendo o importante papel da
poltica de indexao que atravs dos seus
elementos assume posio decisiva como
ferramenta de agregao de valor, propomos
neste trabalho a combinao de tais elementos
com os conceitos e teorias de gesto do
conhecimento organizacional. Entendemos que
as contribuies da gesto do conhecimento
nesse contexto, podem subsidiar as polticas
de indexao na construo de estratgias
que possibilitem identicar os uxos de
conhecimento e administr-lo de modo a extrair
maior valor.
2 GESTO ESTRATGICA
DO CONHECIMENTO
ORGANIZACIONAL
Vivenciamos nos ltimos anos profundas
alteraes no cenrio organizacional, decorrentes
em grande parte do desenvolvimento de novas
tecnologias. De um modo geral, tais mudanas
elevaram a necessidade das organizaes
se ajustarem para suportar as exigncias
crescentes dos consumidores ou usurios.
Santiago Jnior (2008, p.21) destaca que tais
mudanas evidenciaram a importncia de
considerar as aes tomadas pelos concorrentes
e fundamentalmente a criao de estratgicas de
atuao.
Toda organizao, independentemente
do setor de atuao, pode ser vista como uma
geradora de conhecimento. O que difere as
organizaes, alm do segmento, a perspectiva
atravs da qual cada uma considera a criao
e a gesto do conhecimento gerado. Utilizar a
gesto do conhecimento organizacional como
ferramenta competitiva elevar a capacidade
de criar novas idias, aumentar o valor da
organizao alm de subsidiar processos
decisrios.
A gesto do conhecimento um
conjunto de atividades que visa
trabalhar a cultura organizacional/
informacional e a comunicao
organizacional/informacional em
ambientes organizacionais, no intuito
de propiciar um ambiente positivo em
relao criao/gerao, aquisio/
apreenso, compartilhamento/
socializao e uso/utilizao de
conhecimento [...] (VALENTIM, 2008,
p.4).
A gesto do conhecimento capaz
de promover, sobretudo, a gesto do ativo
intelectual existente no contexto organizacional.
Proceder a rotinas operacionais, criar estratgias
administrativas, alm de outras atividades
existentes no fazer de toda organizao,
constituem atribuies de diversos prossionais,
cada qual com sua formao, competncias e
habilidades adquiridas. Contudo, o que a gesto
do conhecimento objetiva, resgatar o que est
alm das rotinas da organizao, ou seja, o que
est na mente de seus prossionais. Probst
ressalta que a capacidade de criar conhecimento
e de utiliz-lo em proveito da empresa,
transforma o prossional em agente primrio do
conhecimento da empresa (2002, p.25).
Nesse sentido, to importante quanto o
conhecimento que a empresa tem de si mesma
como, por exemplo, a participao no mercado
de atuao, a imagem institucional, entre
outros aspectos, est o conhecimento trazido
pelos prossionais que nela atuam, sejam eles
adquiridos a priori, atravs de experincias
anteriores ou da formao prossional,
sejam a posteriori, vivenciando o dia-a-dia
da organizao. Para Valentim (2008, p.19) o
conhecimento produto do sujeito cognitivo
que a partir da internalizao de diferentes
informaes e percepes elabora e reelabora
novos conhecimentos constantemente.
O processo de gesto estratgica do
conhecimento organizacional, adquirido atravs
do saber individual e das prticas coletivas,
capaz de transferir valor ao cliente ou usurio
nal medida que envolve os prossionais no
compartilhamento de idias, alm de estabelecer
critrios para a gesto das informaes geradas
estimulando no s a interao interna, mas
tambm a externa, estabelecendo com isso os
prprios critrios de desenvolvimento.
O conhecimento organizacional a
propriedade que emerge da rede de
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Polticas de indexao no mbito da gesto do conhecimento organizacional
processos de uso da informao por
meio da qual a organizao constri
significados comuns sobre sua identidade
e sua atividade; descobre, partilha e
aplica novos conhecimentos; e inicia
aes padronizadas por meio da busca,
da avaliao e da seleo de alternativas
[...]. (CHOO, 2006, p.370).
A coordenao dos valores da
organizao com o conhecimento gerado
atravs de prticas e dos saberes prossionais,
proporciona a criao de valor para os clientes
ou usurios medida que os prossionais se
integram de tal modo que seus conhecimentos
passam a se constituir como mais um elemento
do produto ou servio. Isso signica que a
gesto estratgica do conhecimento propicia
organizao a capacidade de incorporao dos
prprios objetivos aos objetivos dos clientes
ou usurios. Probst (2002, p.103) argumenta
que se uma organizao deseja satisfazer as
necessidades de seus clientes necessrio
antes de tudo conhecer essas necessidades,
j que os clientes precisam sentir que so
compreendidos.
Tais consideraes sob a tica
organizacional so fundamentais, uma vez que o
olhar sobre a gesto estratgica do conhecimento
tem feito parte da realidade contempornea de
qualquer estrutura organizacional. Contudo,
todas as mudanas ocorridas no cenrio mundial
causaram, tambm, grande impacto na dimenso
do tratamento do contedo informacional. Para
Cubillo (1999 apud GUIMARES, 2004, p.45) no
mbito das mudanas ocorridas, as unidades e
servios de informao passam a assumir um
papel estratgico, visto serem organizaes
envolvidas com o acesso e a agregao de valor
ao conhecimento.
E em decorrncia dessas mudanas
e partindo da idia de que a gesto do
conhecimento deve ser utilizada como suporte
para estratgias organizacionais, que os processos
de tratamento de contedo informacional passam
a agregar mais valor ao uso e, portanto, usurios
da informao medida que so exigidas novas
posturas, sobretudo do produtor da informao.
Conforme arma Guimares (2004, p.45) cabe
ao produtor da informao evidenciar, no
documento, uma organizao mais prxima de
como a mente trabalha do que como os olhos
lem.
3 POLTICAS DE INDEXAO
Em meio a um contexto complexo, como j
destacado, em que o desenvolvimento mundial,
econmico e tecnolgico crescente, as unidades
de informao passam a assumir um papel
estratgico, cuja dinmica reside na relevncia da
informao disseminada com rigor, qualidade,
no momento oportuno e fundamentalmente
que seja capaz de criar conhecimento. Essa nova
realidade tem se constitudo em um dos novos
desaos exigidos do prossional da informao.
Novas competncias e habilidades e, sobretudo,
um novo olhar sobre as tcnicas de tratamento,
recuperao e disseminao da informao.
Nesse sentido, o tratamento dos contedos
informacionais recebe grande destaque quando
determinado sob os parmetros das polticas
de indexao aliado a gerao de conhecimento
estratgico. Para Oliveira (1996) a denio de
uma poltica deve apresentar como parmetro
para a tomada de deciso. De acordo com
Medeiros, Meirelles e Jeunon (2007, p.11) no
se trata de uma funo isolada, ao contrrio,
depende de vrias outras funes que ocorrem
nos sistemas de armazenagem e recuperao
da informao. Trata-se de um elo entre os
produtores de informao com os destinatrios
nais, ou seja, os usurios.
Frente a essas novas transformaes que
as unidades informacionais vm enfrentando,
torna-se indispensvel criao de polticas
que dem diretrizes para o processamento
desse grande volume de informaes geradas.
Assim, conforme ressalta Medeiros (2006, p.108),
cada vez mais, torna-se necessria a adoo
de instrumentos metodolgicos que garantam
a qualidade na representao de contedos
informacionais. Sendo assim, as polticas de
indexao apresentam-se como um recurso para o
processo de anlise de contedos informacionais,
visto que apresenta uma metodologia capaz
de representar os contedos informacionais de
forma satisfatria, constituindo-se, tambm,
em um fator que inuencia o desempenho
dos sistemas de recuperao da informao,
permitindo que ocorra um maior nvel de
atendimento das necessidades dos usurios. Isso
porque, de acordo com Carneiro (1985, p.221) o
principal propsito de um servio de indexao
assegurar de forma eciente que documentos e
informaes cheguem nos usurios com preciso.
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Contudo, uma poltica de indexao vai
alm de um procedimento tcnico que estabelece
parmetros para a execuo da indexao
propriamente dita. Trata-se de um conceito que
abarca um campo mais vasto do que somente
operaes meramente programadas, isto porque
existem indivduos envolvidos no processo,
portanto, fundamental que se considere os
aspectos cognitivos que fazem parte de qualquer
indivduo:
Devemos ressaltar que a poltica de
indexao no deve ser tida como uma lista de
procedimentos a serem seguidos, e sim uma
losoa que reete os interesses e objetivos
da biblioteca (organizao). Isso nos leva a
reetir sobre a indexao no somente como
um processo, da operao tcnica, mas sim da
biblioteca como uma organizao, pois a tarefa
da indexao s ter sentido uma vez norteada e
respaldada por essa losoa (Rubi, 2004, p.20).
Para Carneiro (1985) o objetivo da poltica
de indexao refere-se, primeiramente, ao
estabelecimento de princpios e critrios que
serviro de guia para a otimizao dos servios
que se quer prestar e, ainda, a racionalizao dos
processos, para que os usurios tenham acesso
de maneira eciente, a qualquer documento ou
informao, o mais rpido possvel. Instrumentos
tcnicos criados sem a devida identicao do
perl dos usurios (reas de interesse, nvel,
experincia, atividades exercidas etc.), o volume e
as caractersticas da literatura a serem integradas
ao sistema, o volume e as caractersticas do
contexto, da rea de especialidade, o nmero e a
qualidade dos indexadores, entre outros fatores,
simplesmente no pode ser considerados como
poltica de indexao.
Para Fujita (2003) a poltica de indexao
est inserida em dois contextos complementares:
[...] contexto sociocognitivo do indexador:
poltica de indexao, as regras e
procedimentos do manual de indexao,
a linguagem documentria para
representao e mediao da linguagem
do usurio e os interesses de busca de
usurios;
contexto fsico do trabalho do indexador e
dos gerentes: o sistema de informao.
A poltica de indexao reete a
misso e, mais especicamente, os objetivos
da organizao. Assim, o conhecimento
organizacional gerado deve ser diretamente
proporcional a tais objetivos. Nesse sentido,
podemos considerar que esta conexo entre o
conhecimento gerado e os objetivos determina
o modo como a organizao se encontra
estabelecida em um determinado contexto no
qual est inserida. Devemos ponderar tambm,
que toda poltica de indexao personalizada,
variando de acordo com o perl da instituio e,
ainda, com o perl e necessidades do usurio.
4 REQUISITOS PARA O
ESTABELECIMENTO DE UMA
POLTICA DE INDEXAO
De acordo com Carneiro (1985, p.222-
228) uma poltica de indexao deve levar em
considerao alguns elementos que so inerentes
a qualquer tipo de sistema de recuperao de
informao:
a. Identicao da organizao qual est
relacionado o sistema de indexao:
conhecer os objetivos e atividades que
a organizao desenvolve, ou seja, sua
misso. Esta etapa ir demonstrar quais
so as reas de interesse e quais os tipos
de documentos que so pertinentes para
cada uma dessas reas, isso possibilitar
que a seleo feita seja apropriada
e adequada. O tipo de atividade
desenvolvida determinar a demanda
dos tipos de informao que interessam.
O tipo da organizao ir implicar nas
especicidades do sistema de indexao.
b. Identicao dos usurios ao qual se
destina o sistema: qualquer tipo de sistema
de recuperao de informao visa a sanar
as necessidades informacionais de seus
usurios, isso signica que essencial
conhecer quem so eles, quais suas
caractersticas, identicando seu perl.
c. Recursos humanos, materiais e nanceiros:
a disponibilidade de recursos um fator
extremamente importante, porquanto ir
viabilizar o desenvolvimento do sistema
e a equipe que ir desenvolv-lo. Quando
h limitaes nesses tipos de recursos, a
qualidade do sistema ca completamente
comprometida.
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Polticas de indexao no mbito da gesto do conhecimento organizacional
Estes fatores interferem na congurao do
sistema de indexao, afetando assim, a poltica
que se pretende aplicar. Carneiro (1985, p.229-
239) dene quais so os elementos indispensveis
para a elaborao de uma poltica de indexao:
a. Cobertura de assuntos: quais assuntos so
pertinentes e que devem ser cobertos pelo
sistema, tanto os assuntos centrais quanto
os perifricos. Permite tambm identicar
quais reas merecem maior destaque e,
consequentemente, uma cobertura mais
aprofundada.
b. Seleo e aquisio dos documentos-fonte:
dene quais documentos sero includos
no sistema.
c. Processo de indexao: afeta diretamente
todo o processo de recuperao da
informao. Referem-se a variveis como:
Nvel de exaustividade: denido por
Lancaster (1968 apud CARNEIRO, 1985,
p.231) como uma medida de extenso
em que todos os assuntos discutidos em
um certo documento so reconhecidos na
operao de indexao e traduzidos na
linguagem do sistema
Nvel de especicidade: o resultado
de uma deciso administrativa, sendo
ela a extenso com que analisamos um
dado documento, a m de estabelecer
exatamente qual o contedo temtico que
temos de especicar (FOSKETT, 1973,
p.13).
Escolha da linguagem: a escolha da
linguagem pode afetar o desempenho de
um sistema de recuperao de informaes
no que diz respeito a estratgia de busca
estabelecendo a preciso com que so
descritos os interesses do usurio, e
tambm na indexao, estabelecendo
a preciso na descrio de assuntos
nos documentos pelo indexador.
(LANCASTER, 1968 apud CARNEIRO,
1985, p.233)
Capacidade de revocao e preciso do
sistema: relaciona-se com a capacidade do
sistema em recuperar um nvel suciente
de documentos e impedir a recuperao de
material no-relevante.
d. Estratgia de busca: caracteriza a busca de
modo delegado ou no. Na busca delegada
o usurio transfere a responsabilidade da
busca a um especialista da informao.
Na busca no delegada o processo
mais simples, uma vez que o usurio vai
diretamente a base de dados.
e. Tempo de reposta de sistema: perodo
gasto pelo sistema entre o momento
de uma solicitao de informao at o
encaminhamento de resposta satisfatria
ao usurio.
f. Forma de sada: formato em que os
resultados so apresentados ao usurio.
Pode ser em forma de nmero de acessos
aos documentos, referncias bibliogrcas,
resumos, ou o texto completo dos
documentos.
g. Avaliao do sistema: determina se o
sistema est satisfazendo as necessidades
dos usurios, bem como observa no
intuito de detectar falhas que devem ser
corrigidas.
De acordo com Nunes (2004, p.57-
60) para que uma poltica de indexao seja
realmente instituda, primeiramente, deve-se
formaliz-la em um documento prprio do
servio de informao, isto ir assegurar a sua
continuidade caso algo venha a mudar. Essa
formalizao no signica que no possa haver
mudanas e atualizaes, visto que as polticas
de indexao so instrumentos dinmicos em
permanente mudana, porquanto os indivduos
vo evoluindo conforme o passar do tempo,
processo que afeta a linguagem natural e,
consequentemente, a linguagem documentria.
Em segundo lugar, a poltica de indexao
dever contemplar o tratamento que ser dado
aos diferentes domnios de assuntos cobertos
pela organizao. Nesta etapa, deve-se car
atento ao tipo de linguagem de indexao
que ser utilizada e, aps a escolha, deve ser
devidamente registrada na poltica de indexao
e devidamente fundamentada.
O passo seguinte denir de que maneira
ser feita a atualizao da linguagem de
indexao, se autonomamente ou obedecendo
a diretrizes xadas pela instituio que a
desenvolveu. Esta etapa crucial para a execuo
da poltica, isto porque ir reetir diretamente
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Mariana Lousada, Elaine Cristina Lopes, Maringela Spotti Lopes Fujita, Marta Lgia Pomim Valentim
na recuperao da informao pelo usurio.
Todos os processos relativos ao processo de
indexao impactam diretamente nos nveis
de exaustividade, especicidade, revocao
e preciso do sistema de recuperao de
informao.
A partir da denio dos elementos que
constituram a poltica de indexao podemos
denir quais sero as caractersticas do sistema
de recuperao da informao. Nesse sentido,
Foskett (1973, p.10-21) dene quais so as
caractersticas de um sistema de recuperao da
informao:
Revocao e Relevncia: quanto mais
material revocarmos menor ser a
probabilidade dos itens encontrados serem
relevantes. A revocao e a relevncia
apresentam uma relao inversa. O sistema
deve ser planejado de modo a elevar a
possibilidade de coincidir a necessidade do
usurio e o que o sistema oferece.
Especicidade: extenso em que o sistema
nos permite ser precisos ao especicarmos
o assunto de um documento que estejamos
processando (FOSKETT, 1973, p.12).
Quanto maior a especicidade, maior ser
a probabilidade de podermos alcanar alta
relevncia.
Exaustividade: emprego de termos
em nmero suciente para abranger o
contedo temtico do documento de modo
bastante completo (LANCASTER, 2004,
p.27).
Facilidade de uso: o sistema deve
ser adequado para os dois principais
interessado: o indexador e o usurio.
Tempo: deve-se dar preferncia de
especicidade na indexao para materiais
de carter relevante, cuja busca acontece
com maior freqncia.
Pesquisa interativa e heurstica: na
pesquisa interativa os resultados so
modicados de acordo com a necessidade
do usurio, variando no continuamente,
mas sim em intervalos. A pesquisa
heurstica determinada pelo curso dos
acontecimentos podendo ser modicado
de acordo com a experincia adquirida.
Neste caso mais raro encontrarmos
sistemas que permitam esse tipo de
variao.
Consulta a esmo (Browsing): o sistema deve
permitir que o usurio consulte a base de
dados sem um propsito denido, para
isto deve possibilitar um encadeamento de
idias como uma busca planejada.
Custo: disponibilidade da instituio em
destinar recursos para as despesas com o
sistema.
Problemas de ordem linear: o
conhecimento difcil de ser reduzido, isto
porque multidimensional e relaciona-
se entre si. Diante desse fato, o sistema
deve permitir acesso mltiplo atravs do
sumrio e do ndice.
Garantia literria: deve-se car atento aos
termos que so indexados, eles devem
reetir o contedo do documento, e no
o conhecimento que o indexador tem do
assunto.
Cabealho e Descrio: o cabealho a
descrio de assunto que determina em
que lugar da seqncia encontraremos
uma dada entrada (FOSKETT, 1973, p.20).
A descrio a parte de uma entrada
que nos d as informaes sobre um
documento e que conter, ou seja, todos
os fatores que servem para identic-lo
(FOSKETT, 1973, p.20).
Os sistemas de informao se constituem
em um conjunto de atividades que se integram
e se relacionam. Podemos discutir cada
componente do sistema, porm no podemos
consider-lo de forma isolada. Podem ser
analisados sob o ponto de vista de dois aspectos.
Primeiramente, como um conjunto de operaes
consecutivas, executivas para localizar dentro
da totalidade de informao disponvel, aquelas
que seriam necessrias aos usurios, ou seja,
aumentar a transmisso de informao relevante
e diminuir a transmisso de informao no
relevante e, tambm, como parte de um modelo
de comunicao em um determinado contexto
social-cultural-histrico (CESARINO, 1985,
p.159). Os dois meios de estudo no se excluem,
ao contrrio o primeiro est inserido no segundo.
A adoo do tipo de sistema ir depender
do tipo de indexao que ser desenvolvida,
se manual ou automtica, pois esta escolha
determina os tipos de produtos e servios
disponibilizados pelo sistema. Segundo Cesarino
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Polticas de indexao no mbito da gesto do conhecimento organizacional
(1985, p.161-162): um sistema de recuperao
da informao pode ser avaliado atravs da
qualidade da anlise conceitual, tanto dos
documentos quanto das questes referentes aos
usurios. As falhas na recuperao da informao
normalmente dizem respeito interpretao
do contedo dos documentos e, tambm,
percepo da demanda das pessoas a que se
destina o sistema.
A anlise conceitual do documento e
da questo do usurio dene os termos que
representam a chave para a recuperao da
informao. Destaca-se que o conjunto destes
termos ir compor a linguagem do sistema. Os
requisitos para a elaborao de uma poltica de
indexao citados por Carneiro (1985), tambm,
podem ser aplicados aos sistemas de recuperao
de informao, isto porque o processamento
do sistema, tambm, varia de acordo com os
objetivos da organizao, os usurios e os
recursos materiais, nanceiros e humanos
disponveis para a elaborao do sistema.
Nesse contexto, para que se estabelea a
uniformizao dos procedimentos de indexao,
fundamental considerar a importncia dos
manuais de indexao. Os manuais so os
registros fsicos que formalizam as polticas
de indexao em sistemas de recuperao da
informao, descrevendo as diretrizes e regras a
serem seguidas pelos indexadores.
Quanto a importncia dos manuais
para sistemas de recuperao da informao,
Chinelato Filho (1997) destaca:
Crescimento da organizao: a organizao
assume uma amplitude que no se torna
mais possvel dar instrues particulares,
devendo-se condensa-las e registr-las;
Complexidade das operaes e tarefas
de indexao torna-se necessrio a
uniformizao dos procedimentos, a m
de que os funcionrios possam consult-
los de acordo com suas necessidades;
O registro de procedimentos permite que,
em caso de novo funcionrio, as rotinas
do trabalho possam ser repassadas sem a
necessidade de treinamentos particulares.
O manual de indexao de um sistema
de recuperao se constitui em documentao
ocial, pois descreve as etapas conseqentes
para anlise dos assuntos e fornece a base para
a execuo do trabalho do indexador. Portanto,
Rubi conclui que um dos meios pelo qual
a poltica de indexao de um sistema de
informao poder ser observada (2004, p.32).
O papel do indexador em relao ao
que foi discutido fundamental, pois o incio
para a gerao de conhecimento em relao
poltica de indexao, no mbito do contexto dos
sistemas de recuperao da informao. Este tipo
de prossional requer qualicao constante e
permanente, atravs de atualizaes peridicas.
5 CONTRIBUIES DA GESTO
DO CONHECIMENTO
ORGANIZACIONAL PARA AS
POLTICAS DE INDEXAO
A poltica de indexao constitui-se em
fator fundamental para que as unidades de
informao possam atuar como disseminadoras
do conhecimento na interface com o usurio.
Guimares (2004, p.46) arma que as polticas de
indexao assumem papel preponderante como
modalizador da interao levando o usurio
a delimitao dos objetivos e interesses sobre a
leitura. Contudo, no podemos deixar de destacar
que a implantao dessa metodologia, ainda que
seguida em consonncia com os objetivos da
unidade de informao, pode causar grandes
mudanas nas rotinas, processos, operaes e,
conseqentemente, nas aes dos prossionais.
O que nos leva a reforar que fundamental que
haja interao entre as metodologias das polticas
de indexao com as ferramentas da gesto do
conhecimento. Isso porque alm dos sistemas de
informaes, existe a gura do prossional da
informao, que como j destacamos se constitui
em elemento crucial na interface com o usurio
no processo de transferncia de conhecimento.
No que diz respeito obteno de
subsdios do conhecimento organizacional,
destacamos o uso do Protocolo Verbal como
mtodo de coleta de informaes, originados a
partir dos processos mentais realizados pelos
indivduos durante a ao de distintas atividades.
Ericsson e Simon (1987, apud SILVA, FARIA
e NOMURA, p.4) denem protocolo verbal
como uma tcnica de observao que fornece
informaes sobre estgios de processamento
individual, captadas pelas seqncias de
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verbalizaes espontneas do sujeito informante
durante a realizao de uma tarefa. A seqncia
das verbalizaes corresponde seqncia dos
pensamentos gerados e a seqncia de estados
mentais corresponde ao pensamento sob o foco
da ateno. Alm deste mtodo, consideramos
fundamental apresentar, tambm, outra forma
de contribuio da gesto do conhecimento
organizacional para as polticas de indexao.
Nesse sentido, destaca-se a criao de um modelo
de gesto do conhecimento, com a nalidade
de abranger aspectos relativos aos indivduos,
organizao e ao ambiente externo. Para
Silva e Valentim (2008, p.161) um modelo, por
ser sistematizado de forma objetiva, propicia
a compreenso das pessoas no que se refere
produo, compartilhamento e uso do
conhecimento individual e coletivo em mbito
organizacional.
Bukowitz e Williams (2002) quando uma
organizao utiliza o conhecimento, para criar
processos ecientes e efetivos, gera impacto nos
resultados nanceiros diminuindo custos, reduz
o tempo dos ciclos obtendo mais rapidamente o
que necessita, entrega mais rapidamente tambm
o que o cliente necessita, incentiva a inovao e
gera mais valor ao cliente.
Consideramos como meio de contribuio
para as polticas de indexao, entre os modelos
de gesto do conhecimento encontrados na
literatura sobre o tema, o modelo proposto por
Bukowitz e Williams (2002). Para estes autores,
as etapas seguintes so fundamentais para o
desenvolvimento do modelo proposto:
a) Obtenha Imperativos para que se
obtenha a informao no momento em que
ela seja necessria:
Articulao: Saber articular as necessidades
de informao. O uso da informao
deve ser entendido e comunicado,
direcionando as solicitaes de informao
adequadamente.
Conscincia: As pessoas no devem
apenas saber o que esto procurando, mas
tambm saber onde encontrar os recursos
de conhecimento. Fornecer indicaes
atravs de catlogos, pginas amarelas,
mapas, assim como tecnologias como a
distribuio eletrnica.
Acesso: As pessoas devem ter instrumentos
necessrios para a coleta da informao
para que a recuperao de informaes
seja rpida e precisa.
Orientao: A criao de novos papis
organizacionais apia os gestores da
informao. As organizaes devem
converter bibliotecrios em ciberotecrios,
formando assim um novo perl, o de
gestores do conhecimento.
Abrangncia: A infra-estrutura de
conhecimento deve ser abrangente e
bem organizada, para tanto, necessrio
fornecer acesso tanto informao
centralizada como a individualizada,
criando assim estruturas e processos que
promovam a reutilizao do conhecimento.
b) Utilize utilizar o conhecimento
efetivamente para criar valor para o cliente
depende da capacidade da organizao de
desenvolver os seguintes elementos:
Permebeabilidade: As idias uem tanto
para dentro como para fora da organizao
o que gera diferentes perspectivas e
possibilidades, portanto a estrutura
organizacional deve ser formatada de
modo a melhorar as comunicaes e
os uxos de conhecimento. Para tanto
necessrio que o ambiente fsico seja
planejado e que a informao seja tratada
como um recurso aberto, deste modo, as
idias se fertilizam e uem em todas as
reas da organizao.
Liberdade: As pessoas devem estar a
vontade e conantes quanto a agir sobre
novas idias. As contribuies de todos
devem ser valorizadas encorajando assim a
participao ativa na criao de valor.
c) Aprenda Encontrar maneiras de integrar
a aprendizagem com o modo como as
pessoas trabalham atravs dos seguintes
elementos:
Visibilidade: A ligao entre estratgia
e aprendizagem deve considerar a
complexidade dos sistemas humanos. A
mente e o corpo devem ser envolvidos para
vincular os temas acerca das estratgias.
Familiarizao: O exerccio de
aprendizagem deve promover o princpio
do prazer no trabalho, integrar os
mecanismos de reexo no hbito do
trabalho, captar os benefcios dos erros,
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Polticas de indexao no mbito da gesto do conhecimento organizacional
fracassos e discordncias e cultivar a arte
do aprender fazendo.
d) Contribua acrescentar contribuies
ao processo de gesto do conhecimento
depende dos seguintes elementos:
Motivao: Para que os membros possam
contribuir com o seu conhecimento
fundamental que se remova as barreiras
do compartilhamento, que a contribuio
seja vinculada com a oportunidade e o
avano, assim como os benefcios dos
que no contribuem devem ser retidos. A
organizao deve, sobretudo, buscar os
pontos de benefcio mtuo.
Facilitao: Os sistemas e estruturas
podem apoiar o processo de contribuio,
nesse sentido importante que haja
tempo e espao para que os membros
contribuam com o seu melhor trabalho,
que se crie funes de dedicao que
apiem o processo de contribuio, assim
como deve haver apoio a transferncia de
conhecimento implcito.
Conana: a organizao deve promover
a compreenso e o respeito pelo valor
do conhecimento contribudo, atravs
da criao de polticas explcitas sobre a
utilizao dos ativos intelectuais, como a
publicao individual para promover a
propriedade e a valorizao dos laos de
conana.
e) Avalie para que a organizao possa
avaliar com que qualidade o seu
conhecimento pode ser alavancado
necessrio que se considere os seguintes
elementos:
Perspectiva: A teoria da organizao deve
ser expandida a m de capturar o impacto
do conhecimento sobre o desempenho
organizacional, para tanto, necessrio
que seja identicado s novas formas de
capital organizacional e que se concebam
as novas tarefas de gesto.
Integrao: Um novo conjunto de
estruturas, processos e medidas devem ser
incorporados no processo geral de gesto,
de modo que se avaliem toda a base
de recursos de gerao de valor. Nesse
sentido, necessria a visualizao das
estruturas que guiam as prticas de gesto
do conhecimento, bem como a estimativa
dos resultados estratgicos.
f) Construa e Mantenha a organizao
deve integrar as atividades estratgicas de
crescimento e de renovao considerando
as exigncias do momento. Para construir
e sustentar o conhecimento, a organizao
deve lanar uma viso renovada sobre os
seguintes aspectos:
Direo: Os recursos devem ser
canalizados de maneira que reabasteam
e criem conhecimento, para tanto
necessrio que a tecnologia de informao
seja subordinada as pessoas e que sejam
estruturadas posies que enfocam a
ateno organizacional sobre o capital
intelectual.
Conexo: A organizao deve formar
relacionamentos que promovam os seus
objetivos de gesto do conhecimento
atravs da implementao da cooperao
entre as divises internas, da formao de
parcerias criativas com outras organizaes
e as reteno das pessoas certas.
Reconhecimento: A organizao deve
saber como extrair o valor integrado
no conhecimento utilizando-o para
fortalecer o relacionamento com o cliente.
importante tambm desconsiderar a
organizao um todo lanando um olhar
novo sobre os seus detalhes.
Reciprocidade: As polticas,
procedimentos e normas culturais devem
manter um contrato entre a organizao
e seus membros, demonstrando que
a criao de valor uma proposio
consistente.
g) Descarte a maioria das organizaes
tende a acumular considerando difcil
abandonar as atividades e os recursos
que outrora produziam resultados. Ao
considerar se absorvem ou no e se
excluem ou no, as empresas precisam
dominar os seguintes elementos:
Absteno: fundamental no absorver
conhecimento desnecessrio e saber
reconhecer as formas de conhecimento
que podem ser alavancadas e aquelas que
so limitadas. Nesse sentido, importante
que se encontre alternativas para o
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aproveitamento direto, a m de fazer
experincias com o conhecimento.
Converso: O conhecimento um dreno
de recursos e deve ser convertido em
fontes de valor, sendo assim necessrio
que se reconhea os verdadeiros drenos
de recursos. Contudo importante que
se evite dispensar um determinado
conhecimento antes que todo o seu valor
para a organizao tenha sido averiguado.
As contribuies de Bukowitz e Williams
(2002) exprimem, atravs dos sete passos
apresentados, pontos que podem auxiliar na
formao de estruturas organizacionais voltadas
criao do conhecimento. Considerando
que essa proposta de modelo visa promover
uma ligao entre os conceitos de gesto do
conhecimento e as aes especcas existentes no
contexto das organizaes, possvel que atravs
de sua implantao os elementos das polticas
de indexao possam ser enriquecidos medida
que a criao e utilizao do conhecimento so
considerados.
Destacamos que esse modelo apenas
um dos exemplos das inmeras contribuies
possveis da gesto do conhecimento para
aprimorar os resultados das polticas de
indexao. Uma vez que, apresenta a capacidade
de fornecer subsdios que podem tornar-se mais
ecientes no direcionamento de esforos para o
atendimento das necessidades especcas dos
usurios atravs do melhor aproveitamento
dos servios fornecidos. Isso considerando
no somente as diretrizes estabelecidas para
gesto dos espaos informacionais e suportes,
mas tambm para a interao entre quem
fornece e quem utiliza as informaes, j que
a contribuio para a criao do conhecimento
pode promover aumento de valor ao servio
fornecido. Nesse sentido, baseando-se no
modelo apresentado possvel considerar
essa proposta como importante subsdio da
gesto do conhecimento para as polticas de
indexao de uma organizao, medida
que os elementos dessas polticas passam
a se permeados pela capacidade de obter
informaes no momento oportuno; utilizar o
conhecimento interno e externo de modo que o
conhecimento seja gerado; cultivar o exerccio
constante da aprendizagem na realizao das
atividades; estimular as contribuies atravs do
compartilhamento do conhecimento; estabelecer
medidas de avaliao do conhecimento existente;
ter condies de construir e tambm de sustentar
o conhecimento construdo e ser capaz de
identicar o conhecimento que realmente deve
ser descartado.
Consideramos que, ao estabelecer um
modelo de gesto do conhecimento que seja
capaz de orientar as polticas de indexao para
criao de valor ao usurio, as organizaes,
independentemente das caractersticas do
seu sistema de informaes, passam a ser
orientadas no apenas pelos servios baseados
na infraestrutura fsica, mas tambm nas relaes
humanas. Assim, destacamos que esses subsdios
podem inuenciar tanto na prtica dos prossionais
de indexao, quanto nos objetivos dos usurios.
6 CONSIDERAES FINAIS
As discusses acerca da poltica de
indexao ainda no possuem forte presena
na literatura, por esta razo, fundamental o
estmulo a novos estudos que venham a sanar
essa lacuna na bibliograa. Este artigo teve como
objetivo contribuir com o estimulo de discusses
que promovam o aprofundamento da rea, bem
como destacar a importncia de se estabelecer a
poltica da indexao.
A partir dos elementos analisados
acerca dos objetivos da poltica de indexao,
observamos uma proximidade com conceitos e
mtodos propostos pela gesto do conhecimento
organizacional. Considerando as reexes
sobre o tema, observamos que o objetivo no
estabelecimento de uma poltica de indexao
no considera apenas os processos do fazer
tcnico, mas busca lanar sobre as unidades de
informao um olhar organizacional.
Nesse sentido, buscamos aproximar os
conceitos sobre poltica de indexao e gesto do
conhecimento organizacional, visando ampliar
os conceitos de gerao de valor atravs de
ferramentas que fomentem a construo do
conhecimento. A recomendao de um modelo
de gesto do conhecimento organizacional
constitui uma forma de subsdio que, adicionado
aos elementos da poltica de indexao, pode
contribuir para a aproximao de usurio e
produtor da informao, aumentando assim a
gerao de novos conhecimentos.
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Inf. & Soc.:Est., Joo Pessoa, v.21, n.1, p. 191-202, jan./abr. 2011
Polticas de indexao no mbito da gesto do conhecimento organizacional
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INDEXING POLICIES IN THE SCOPE OF ORGANIZATIONAL
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Abstract The purpose of this article is to understand, by means of the analysis of the literature, the
existing relations between the indexing policies and the organizational knowledge management in
organizational contexts as support to the implementation of strategic actions. It also searches for
identifying the essential elements for the establishment of indexing policies and which mechanisms
this process is based on. As result of some inferences, an organizational knowledge management
model is presented with elements related to the individuals, the organization and the external
environment as well.
K eywords: Indexing Policy; Organizational Knowledge Management; Information System; Verbal Protocol.
Artigo recebido em 03/09/2010 e aceito para publicao em 12/04/2011
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