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Le courrier et/ou Le courriel

Son parcours
dans le cadre juridique des TI
Commission professionnelle des gestionnaires des TI
Commissions scolaires du Québec
Colloque 2009

Conférencière

Me Jeanne Proulx, avocate légiste


Direction des affaires législatives
Direction générale des affaires juridiques et législatives
Ministère de la Justice du Québec

QUÉBEC, le 30 avril 2009


Table des matières
Introduction
Le courrier et/ou le courriel
Multifonctionnels et fonctionnellement équivalents

Partie I : La LCJTI, la place du courrier et/ou du courriel

A) En tant que moyen de communication


B) En tant que document

Partie II : La LCJTI, le courrier et/ou le courriel et la gestion intégrée

A) La gestion de la communication multimodale


UNE politique d’utilisation des biens

B) La gestion intégrée des documents


UNE politique de classification des documents

C) La gestion du document durant son cycle de vie


Consultation, diffusion de l’information, transmission, transfert,
conservation (archivage ou destruction)
Conclusion
Le courrier et/ou le courriel : Un ancien nouveau moyen de communication
La neutralité technologique, médiatique et juridique s’impose.
Introduction
Le courrier et/ou le courriel

Est-ce si différent?

Le courrier électronique et/ou le courriel n’est qu’une des solutions


contemporaines à une nouvelle occurrence d’une problématique
vieille comme le monde :

Vouloir aller plus loin et plus vite pour communiquer


en se servant d’instruments
pouvant atteindre la vitesse du son ou de la lumière
et de matériaux plus légers,
comme les électrons et, maintenant, les photons, etc.
Le «courrier»
Un moyen de communication
„ Le terme «courrier» est polyvalent et résilient.
„ Il s’est adapté à l’évolution technologique.
„ Un courrier est d’abord une personne qui court (souvent sur un chemin), entre
autres, pour communiquer de l’information qu’elle achemine, transporte et remet ou
transmet, soit verbalement, soit dans des documents dont l’information est
généralement écrites (lettre) ou visuelles (cartes géographiques).
„ Marathon (à pied)
„ Le courrier du Roy (à pied, en canot, à cheval), etc.
„ Un courrier est ensuite un moyen de communication (1) qui offre un
transport ou une transmission plus rapide de l’information consignée dans des
documents, avec ou sans le déplacement d’une personne physique associée à chacun
de ces documents.
„ La diligence, le train, l’avion long courrier, l’automobile, le camion, etc., avec
des arrêts à divers «postes» d’envoi ou de réception de l’information, d’où le
courrier postal ou la poste, etc.

(1) Moyen de communication : «Ensemble des signaux sonores et visuels qu’utilise


l’être humain pour transmettre des messages, directement ou par l’entremise de
canaux et d’appareils.» www.ledictionnairevisuel.com
Le courrier
Un document
La portée du terme «courrier» s’est ensuite étendue.

Du moyen de communication qu’il servait à identifier, le terme courrier s’est


greffé à l’objet devant être communiqué, le document, à savoir un objet
constitué d’information portée par un support (art. 3 LCJTI). Le courrier est ainsi
devenu un ensemble de documents caractérisé et identifié par la façon dont il
est communiqué, plus particulièrement, par son mode de transmission.

Les questions suivantes illustrent ce glissement du sens du terme «courrier». Il


est passé :
DU : As-tu envoyé le document par courrier (mode de transmission)?
AU : As-tu pris connaissance de ton courrier (document)?

Qu’apporte le courrier et de quoi se compose le courrier?

Des lettres, des circulaires, des contrats, des factures ou des chèques, des
journaux, bref une diversité de documents (art. 71 LCJTI) administratifs,
commerciaux, juridiques, etc.
Le courrier électronique et/ou le courriel

„ L’expression «courrier électronique» date de 1965 à l’époque du développement


de réseaux de communication entre ordinateurs par le MIT(Massachusetts
Institute of Technology) : Autodin, Sage, Arpanet, puis Internet.

„ Le terme «courriel» a vu le jour au Québec.


Il origine de la contraction de l’expression «courrier électronique».

„ L’utilisation de ce néologisme s’est imposée en France en 2003 après sa


reconnaissance par la Délégation générale à la langue française et aux langues
de France, laquelle est associée à l’Académie française.

„ Le sens de l’expression «courrier électronique» et celui du terme «courriel» ont


suivi un cheminement analogue au terme «courrier». Ils correspondent à la fois
à un moyen de communiquer de l’information, plus particulièrement son mode
de transmission, et à l’objet communiqué. Cependant, l’intégration du courriel à
la notion de document a été poussée plus loin que dans le cas du courrier. Le
terme s’applique d’une manière distributive à chacun des documents transmis et
non plus seulement à l’ensemble des documents transmis.
Le courrier électronique et/ou le courriel
Un moyen de communication et un document

„ L’expression «courrier électronique» et le terme «courriel» sont encore peu utilisés dans les textes
législatifs et cela est bien ainsi. Pour l’heure, il y a quelques 33 occurrences de l’expression
«courrier électronique» (2 L, 31 R) et une trentaine d’occurrences du terme «courriel» dans les
règlements.

„ L’expression «courrier électronique» est généralement intégrée dans une énumération de moyens
de communication, particulièrement, les modes de transmission, comme «par courrier, par
télégramme, par télécopieur, par courrier électronique ou par messager». Le terme «courriel» est
aussi associé à un moyen de communication dans l’expression «adresse de courriel», mais il est
aussi considéré en tant que document, par exemple, lorsque placé en apposition du terme
«lettre».

„ L’association de l’expression «courrier électronique» avec un moyen de communication et l’emploi


du terme «courriel» pour désigner le document communiqué pourrait être systématisé, si leur
emploi était estimé absolument nécessaire.

„ Toutefois, pour que la législation soit indépendante des choix de supports ou de technologies et
pour ne pas augmenter la stratification technologique des textes législatifs, ce n’est
qu’exceptionnellement qu’ils devraient y être employés. Il conviendrait davantage d’utiliser des
termes ou des expressions génériques, comme «document» et «moyen de communication» ou
«mode de transmission, de manière à pouvoir englober tous les autres documents et tous les
autres moyens de communication ou les autres modes de transmission, en laissant le libre choix
aux personnes responsables de l’application de la disposition législative en cause.
Partie I
La place du courrier et/ou du courriel dans la LCJTI

L’aide et les réponses fournies par la


Loi concernant le cadre juridique des technologies de
l’information (L.R.Q., c. C-1.1)
http ://www2.publicationsduquebec.gouv.qc.ca/home.php#
ci-après désignée par le sigle LCJTI
Le cadre juridique des technologies de l’information

Le cadre juridique des technologies de l’information est déjà établi depuis le 1er
novembre 2001 dans la Loi concernant le cadre juridique des technologies de
l’information (L.R.Q., c. C-1.1). En conséquence :

Cette loi a permis de conserver le même régime juridique et d’appliquer les mêmes règles de
droit, quels que soient le support ou la technologie employés.

Il n’est plus nécessaire de prévoir dans chacune des lois ou dans chacun des règlements qu’il
est permis de recourir aux TIC de l’information pour effectuer des communications au moyen de
documents. La LCJTI est une loi d’application générale qui donne la possibilité d’utiliser les TIC,
dont celles associées au courrier et/ou au courriel, pour effectuer toutes les communications,
publiques ou privées, requises au cours de toutes nos activités.

Il est inutile et même contreproductif de répéter dans d’autres textes législatifs, ce qui est prévu
dans la LCJTI. Il serait même préférable de supprimer les dispositions qui donnent de telles
permissions, cas par cas, car elles peuvent donner l’impression que les TIC ne sont pas encore
intégrées dans le droit québécois.

L’article 2 de la LCJTI établit un régime d’«opting out». En principe, l’utilisation des TIC est
permis, à moins «que la loi n’exige l’emploi exclusif d’un support ou d’une technologie
spécifique».
L’architecture de la LCJTI

„ L’infrastructure : Les fondations

„ Deux principes
„ La neutralité juridique, médiatique et technologique
„ L’équivalence fonctionnelle

„ Deux corollaires de ces principes


„ L’interchangeabilité des supports de documents
„ La liberté de choix des supports et des technologies

„ La structure : L’éternel triangle objet, sujet, lien

„ Avec quoi l’on communique? Des documents, dont le courrier et/ou le


courriel
„ Avec qui s’effectue la communication? Identification, provenance,
destination (ex : du courrier et/ou du courriel)
„ Le lien entre l’objet (ex : le courriel) et le sujet (ex : son auteur)
Réponses à des questions générales applicables au
courrier et/ou au courriel

„ Savoir avec quoi on fait affaire : un document, dont le courrier et/ou le courriel
„ Pouvoir établir la valeur juridique du document :
„ la notion d’intégrité est circonscrite (art. 6).

„ Pouvoir établir cette valeur durant tout le cycle de vie du document (création, transfert, consultation,
transmission et conservation incluant l’archivage ou la destruction), en tenant compte :
„ des possibilités de manipulation des documents (qu’ils soient technologiques ou papier)
qu’offrent les technologies de l’information;
„ de la nécessité de se préoccuper du maintien de l'intégrité d'un document durant tout son
cycle de vie, dans un contexte où la sécurité et la non-sécurité des supports et des documents
sont toutes deux relatives.

„ Savoir avec qui on fait affaire (lorsque l’on communique par courrier et/ou par courriel)
„ pouvoir identifier les personnes qui, à divers titres, sont en lien avec le document (qu’est le courriel
ou celui transmis par courrier et/ou par courriel);
„ ouverture à un maximum de moyens d’identification (art. 40).

„ Pouvoir faire le lien entre une personne et un document (chapitre III)


„ par la signature (art. 39) ou par d’autres moyens d’identification et d’authentification du document
et/ou de l’identité des personnes (art. 38), par exemple des certificats (art. 47 et suivants).
Application des principes fondamentaux de la LCJTI
au courrier et/ou au courriel

Les principes de neutralité et d’équivalence fonctionnelle de la LCJTI, de même que leurs


corollaires de liberté de choix et d’interchangeabilité des supports et des technologies,
s’appliquent au courrier et/ou au courriel, comme à toute autre communication effectuée au
moyen d’un document par une personne, une association, une société ou l’État (art. 1 et art. 2
LCJTI). Ensemble, ces principes donnent ouverture à l’utilisation de tous les supports et de
toutes les technologies qui permettent de remplir une fonction, en l’espèce la transmission de
document, d’une manière équivalente et ce, qu’ils soient anciens ou contemporains.

Le courrier et le courriel ont été pris en compte par cette loi :

en tant que moyen de communication,


plus particulièrement à titre de mode de transmission
(article 28 et suivants et 74 de la LCJTI)
et
en tant que document,
c’est-à-dire un objet constitué d’information portée par un support
(articles 3 et 71 de la LCJTI)
et
durant tout son cycle de vie.
(Chapitre II de la LCJTI)
Le courrier et le courriel
Liberté de choix et interchangeabilité

Les corollaires qui découlent des principes de neutralité et d’équivalence


fonctionnelle sont exprimés à l’article 2 de la LCJTI. Il s’agit de la liberté de choix et
de l’interchangeabilité des supports et des technologies qui permettent de
communiquer au moyen de documents (art. 1), dont le courrier et le courriel (art. 3).

Article 2, LCJTI :

«2. À moins que la loi n’exige l’emploi exclusif d’un support ou d’une
technologie spécifique, chacun peut utiliser le support ou la technologie de
son choix, dans la mesure où ce choix respecte les règles de droit, notamment
celles prévues au Code civil.

Ainsi, les supports qui portent l’information du document sont interchangeables et,
l’exigence d’un écrit n’emporte pas l’obligation d’utiliser un support ou une
technologie spécifique.» (J’ai souligné le premier alinéa.)
A) Le courrier et le courriel
En tant que moyen de communication (1 a)

Le premier alinéa de l’article 28 établit, en principe, que tous


les documents peuvent être communiqués par tout mode de
transmission, sous réserve de l’article 2 qui permet d’imposer des
supports ou des technologies particuliers:

«28. Un document peut être transmis, envoyé ou expédié


par tout mode de transmission approprié à son support, à
moins que la loi n’exige l’emploi exclusif d’un mode
spécifique de transmission.»

Donc, depuis 2001, il est possible de recourir au courrier ou au


courriel comme mode de transmission de documents.
A) Le courrier et le courriel
En tant que moyen de communication (1 b)

L’article 28 est complété par l’article 74 de la LCJTI. Cette dernière disposition


souligne que, depuis 2001, les textes législatifs s’interprètent à la lumière de la
LCJTI, notamment du premier alinéa de l’article 28 de la LCJTI, comme étant
neutres par rapport au mode de transmission permettant de communiquer le
document.

«74. L’indication dans la loi de la possibilité d’utiliser un ou des modes de transmission comme
l’envoi ou l’expédition d’un document par lettre, par messager, par câblogramme, par télégramme,
par télécopieur, par voie télématique, informatique ou électronique, par voie de télécommunication,
de télétransmission ou au moyen de la fibre optique ou d’une autre technologie de l’information
n’empêche pas de recourir à un autre mode de transmission approprié au support du document,
dans la mesure où la disposition législative n’impose pas un mode exclusif de transmission.»

Elle montre que le seul fait de préciser des modes de transmission dans les textes
législatifs n’empêche pas d’utiliser tout autre mode de transmission approprié au
support du document et que pour exclure ces possibilités additionnelles, il faut
vraiment que le législateur ait exigé l’emploi exclusif du support ou de la technologie
spécifiés dans le texte ou que celui-ci soit rédigé de manière à exclure tout autre
mode que celui spécifié dans le texte.
Le courrier et le courriel
Des modes de transmission fonctionnellement
équivalents (2)

Le deuxième alinéa de l’article 28 reconnaît plus particulièrement l’équivalence


fonctionnelle, entre le courrier et le courriel ou tout autre mode de transmission qui
est approprié au support du document et qui permet de le communiquer.

«Lorsque la loi prévoit l’utilisation des services de la poste ou du courrier,


cette exigence peut être satisfaite en faisant appel à la technologie
appropriée au support du document devant être transmis. De même,
lorsque la loi prévoit l’utilisation de la poste certifiée ou recommandée,
cette exigence peut être satisfaite, dans le cas d’un document
technologique, au moyen d’un accusé de réception sur le support
approprié signé par le destinataire ou par un autre moyen convenu.»

Le législateur établit l’équivalence fonctionnelle des modes de transmission sans


obliger à utiliser l’un ou l’autre, par respect de la liberté des personnes de choisir de
recevoir un document autrement que sur support papier, une liberté qu’il a
expressément reconnue à l’article 29 de la LCJTI.
Le courrier et/ou le courriel
Sa localisation par une adresse (3)

Le troisième alinéa de l’article 28 montre que le législateur a conservé la notion d’adresse dans le
cadre juridique des TI, car il a pris acte du fait que les expressions «adresse de courriel», «adresse
courriel», ou «adresse électronique», d’un serveur, etc. sont passées dans le langage courant. Elles
désignent les coordonnées de quelqu’un ou de quelque chose, au même titre que les coordonnées
jusque là employées, comme le numéro civique d’un immeuble résidentiel ou domiciliaire, le numéro de
téléphone, de télécopieur, etc., pour entrer en communication avec quelqu'un ou pour lui remettre un
objet, par exemple un document. Il a donc reconnu que la notion d’adresse pouvait être pertinente et
applicable dans le contexte suivant :

«Lorsque la loi prévoit l’envoi ou la réception d’un document à une adresse spécifique,
celle-ci se compose, dans le cas d’un document technologique, d’un identifiant propre à
l’emplacement où le destinataire peut recevoir communication d’un tel document.»

Toutefois, il a pris soin d’exposer l’extension de la portée de la notion d’adresse qu’entraîne son emploi
et de la situer dans le contexte pertinent, soit celui de l’utilisation de moyens technologiques pour
communiquer au moyen d’un document. La disposition indique que la notion d’adresse est
maintenant applicable à un objet, comme un document technologique, et qu’elle ne se compose
plus seulement d’indications de localisation géographiques, c’est-à-dire correspondant à un lieu sur la
terre, mais d’un identifiant qui n’est qu’un point dans l’espace.

Désormais, la disposition reconnaît que ce qui permet à un objet de se faire reconnaître, à


savoir un identifiant, peut aussi permettre de le localiser, même si cette localisation ne
correspond pas nécessairement à un lieu géographique.
Les adresses
géographique c. technologique

Le point commun de l’ensemble des adresses : une adresse correspond à des indications de localisation d’un
emplacement. Puis, la notion d’adresse évolue pour correspondre non plus seulement à l’emplacement d’un lieu
géographique, mais à l’emplacement d’un objet sans corrélation nécessaire avec le lieu où il se trouve.

Les distinctions entre les adresses géographique et technologique :


1) Quant à ce qui doit être situé ou atteint : un lieu, par rapport à un objet.

2) Quant au situs de l’emplacement : en un lieu géographique, i.e sur la terre, par rapport à un point
dans l’espace.

3) Quant à la méthode de repérage : des indications ou coordonnées géographiques, par rapport à


l’identifiant d’un objet, cet identifiant n’étant pas rattaché nécessairement au lieu géographique où cet
objet est utilisé ou se trouve.

Cette clarification de la notion d’adresse permet d’éviter de confondre un lieu géographique repérable par
des indications de localisation qui se trouvent sur terre, lesquelles sont généralement recherchées par
l’exigence d’une adresse civique, domiciliaire, municipale, postale, professionnelle, résidentielle, etc. avec un
objet, comme un serveur ou un moyen de communication comme un téléphone
portable avec messagerie intégrée, localisable par son identifiant.

Un site est un objet localisable à une adresse technologique, ce n’est pas un lieu géographique pour autant.
Dans la mesure où cette catégorie d’adresse n’est pas nécessairement liée à un lieu géographique, il ne s’agit
pas d’une indication suffisante pour établir une compétence territoriale.
La nécessité de distinguer
les adresses géographique et technologique

Le troisième alinéa de l’article 28 de la LCJTI établit en quelque sorte une équivalence


fonctionnelle des adresses géographiques et technologiques dans le contexte particulier, soit
celui où la loi prévoit l’envoi ou la réception d’un document.

Cette réserve s’impose quant à l’équivalence fonctionnelle des adresses géographique et


technologique, car un regard plus approfondi sur la législation montre que de nombreuses
exigences d’adresse qui y sont formulées visent, non pas l’envoi ou la réception d’un document,
mais essentiellement l’obtention d’une adresse géographique, afin de pouvoir établir une
compétence territoriale ou de déterminer quelle est la loi applicable.

Or, les adresses technologiques qui permettent de localiser des objets ou des moyens de
communication sans égard à leur position géographique, ne permettent pas, du moins pour
l’instant, d’atteindre ces objectifs du législateur.

De ce fait, la qualification du type d’adresse requis, soit géographique ou technologique, selon


le cas, devient pertinente. Cela peut certes être fait, cas par cas, mais comme il y a des milliers
d’occurrences du terme «adresse» dans le corpus législatif, il pourrait être plus utile et plus
simple d’expliquer, dans une disposition interprétative, ce que le législateur recherche
véritablement par une exigence d’adresse.
L’envoi et la réception de documents,
des présomptions applicables aux courriels

Article 31 :

«31. Un document technologique est présumé transmis, envoyé ou expédié lorsque


le geste qui marque le début de son parcours vers l’adresse active du destinataire est accompli
par l’expéditeur ou sur son ordre et que ce parcours ne peut être contremandé ou, s’il peut
l’être, n’a pas été contremandé par lui ou sur son ordre.
Le document technologique est présumé reçu ou remis lorsqu’il devient accessible à
l’adresse que le destinataire indique à quelqu’un être l’emplacement où il accepte de recevoir de
lui un document ou celle qu’il représente publiquement être un emplacement où il accepte de
recevoir les documents qui lui sont destinés, dans la mesure où cette adresse est active au
moment de l’envoi. Le document reçu est présumé intelligible, à moins d’un avis contraire
envoyé à l’expéditeur dès l’ouverture du document.
Lorsque le moment de l’envoi ou de la réception du document doit être établi, il peut
l’être par un bordereau d’envoi ou un accusé de réception ou par la production des
renseignements conservés avec le document lorsqu’ils garantissent les date, heure, minute,
seconde de l’envoi ou de la réception et l’indication de sa provenance et sa destination ou par
un autre moyen convenu qui présente de telles garanties.» (J’ai souligné le texte.)
La preuve de la localisation
d’un document ou d’un autre objet

La notion d’identifiant de l’article 28 de la LCJTI est précisée à l’article 46 de cette loi.

«46. Lorsqu’un document utilisé pour effectuer une communication en réseau doit être conservé pour
constituer une preuve, son identifiant doit être conservé avec lui pendant tout le cycle de vie du document par
la personne qui est responsable du document.

L’identifiant du document doit être accessible au moyen d’un service de répertoire, dont une des
fonctions est de relier un identifiant à sa localisation. Le lien entre un identifiant et un objet peut être garanti
par un certificat lequel est lui-même accessible au moyen d’un service de répertoire qui peut être consulté par
le public.

L’identifiant se compose d’un nom de référence distinct et non ambigu dans l’ensemble des
dénominations locales où il est inscrit, ainsi que des extensions nécessaires pour joindre ce nom à des
ensembles de dénominations universels.

Pour permettre d’établir la provenance ou la destination du document à un moment déterminé, les


autres objets qui ont servi à effectuer la communication, comme les certificats, les algorithmes et les serveurs
d’envoi ou de réception, doivent pouvoir être identifiés et localisés, au moyen des identifiants alors attribués à
chacun de ces objets.»

L’article 46 de LCJTI marque l’importance de conserver les identifiants d’objets, comme les documents, ce qui
montre l’importance de prévoir des identifiants constants, car ils peuvent être utiles, à titre de preuve dans un
contexte litigieux, que le litige soit ou ne soit pas porté devant les tribunaux.
B) Le courrier et le courriel
En tant que document

Le courriel, de même que les documents transmis par courrier, s’inscrit dans la
notion de document de l’article 3 de la LCJTI. La notion de document a aussi été
intégrée à l’article 2 de la Loi sur les archives (L.R.Q., c. A-21.1).
«3. Un document est constitué d’information portée par un support.
L’information y est délimitée et structurée, de façon tangible ou logique selon le
support qui la porte, et elle est intelligible sous forme de mots, de sons ou d’images.
L’information peut être rendue au moyen de tout mode d’écriture, y compris d’un
système de symboles transcriptibles sous l’une de ces formes ou en un autre
système de symboles.
Pour l’application de la présente loi, est assimilée au document toute
banque de données dont les éléments structurants permettent la création de
documents par la délimitation et la structuration de l’information qui y est inscrite.
Un dossier peut être composé d’un ou de plusieurs documents.
Les documents sur des supports faisant appel aux technologies de
l’information visées au paragraphe 2° de l’article 1 sont qualifiés dans la présente loi
de documents technologiques.» (J’ai souligné le texte.)
L’importance de la notion de document

La notion générique de document circonscrite à l’article 3 LCJTI est :

„ Le facteur d’équivalence fonctionnelle entre le silverespace1 et le cyberespace;


„ Le dénominateur commun de tous les documents : de l’information sur une
diversité de supports, rendue par divers modes d’expression et divers modes
d’écriture au moyen d’une diversité de technologies ;
„ Le point de convergence des documents textuels, sonores, audiovisuels, visuels,
multimédias : de l’information intelligible sous forme de mots, de sons ou d’images;
„ L’intégrateur des divers systèmes de symboles que sont les modes d’écriture;
„ L’élément de stabilité capable d’accueillir la convergence des différents
médias ainsi que la convergence de la bureautique avec l’Internet.
______________
1 Silverespace : Lieu géographique où les personnes circulent à travers les arbres qui
servent à fabriquer le papier, La Petite Jeanne 2000 .
La valeur juridique du courriel

Vous êtes-vous déjà demandé :

„ Quelle est la valeur juridique des documents, généralement sur support papier,
que vous recevez par courrier?

„ Si une commande pouvait être effectuée par courrier (mode de transmission et


document) sur support papier?

„ Comment protéger votre courrier (mode de transmission et document) contre une


interception non autorisée de votre courrier sur support papier?

Pourtant, vous vous posez ces questions à l’égard du courriel!

Avec la LCJTI, la valeur juridique de tous les documents s’établit en fonction de leur
intégrité, qu’il s’agisse d’un document sur support papier ou sur un autre support
tangible ou qu’il s’agisse d’un document technologique et ce, qu’ils soient
communiqués par courrier, courriel ou par un autre mode de transmission.
L’intégrité du document

Pourquoi fonder la valeur juridique sur l’intégrité du document?

Parce que, pour rendre justice,


il est essentiel d’établir la vérité des faits.

Quand l’intégrité d’un document est-elle assurée?

L’article 6 de la LCJTI établit les critères d'intégrité du document :

«6. L’intégrité du document est assurée, lorsqu’il est possible de vérifier que l'information
n’en est pas altérée, qu'elle est maintenue dans son intégralité, et que le support qui
porte cette information lui procure la stabilité et la pérennité voulue.
L’intégrité du document doit être maintenue au cours de son cycle de vie, soit depuis sa
création, en passant par son transfert, sa consultation et sa transmission, jusqu’à sa
conservation, y compris son archivage ou sa destruction.
Dans l’appréciation de l’intégrité, il est tenu compte, notamment des mesures de sécurité
prises pour protéger le document au cours de son cycle de vie.» (J’ai souligné le texte.)
La valeur juridique de documents fonctionnellement
équivalents

Les documents sur des supports différents, comme les courriels techno et papier,
peuvent être fonctionnellement équivalents au sens de l’article 9 de la LCJTI.

L’ÉQUIVALENCE DE DOCUMENTS
SERVANT AUX MÊMES FONCTIONS

«9. Des documents sur des supports différents ont la même valeur juridique
s’ils comportent la même information, si l’intégrité de chacun d’eux est
assurée et s’ils respectent tous deux les règles de droit qui les régissent. L’un
peut remplacer l’autre et ils peuvent être utilisés simultanément ou en
alternance. De plus, ces documents peuvent être utilisés aux même fins.

En cas de perte, un document peut servir à reconstituer l’autre.»


Valeur juridique et intégrité des documents dans un
contexte d'équivalence fonctionnelle des documents

Au départ, il convient d’établir que des documents fonctionnellement équivalents ne


sont pas identiques. Leur valeur juridique est établie en fonction du principal,
l’intégrité de chacun des documents, et non de l’accessoire, leurs différences
formelles.
Article 10: préservation de la valeur juridique, malgré des différences de forme,
dans des documents portant la même information (ne sont pas considérées comme
des atteintes à l’intégrité du document, les différences quant à la pagination du
document, au caractère tangible ou intangible des pages, à leur format, à leur
présentation recto ou verso, à leur accessibilité en tout ou en partie ou aux
possibilités de repérage séquentiel ou thématique de l’information)
Article 21: préservation de la valeur juridique d'un document lorsque des
modifications doivent y être apportées
Article 30: transmission d'un document / préservation de l'intégrité du document
(fragmentation, compression, remisage en cours de transmission)
Article 41: préservation de l'intégrité du document servant à identifier quelqu'un.

N.B.: Article 70 disposition interprétative préservant la valeur juridique des


communications effectuées au moyen de documents antérieurement à l'entrée
en vigueur de la loi.
Valeur juridique du document et sécurité

La LCJTI reconnaît que l’intégrité du document est fonction :

„ des mesures de sécurité qui l’entourent (art.6)


et que,
„ les mesures de sécurité comprennent autant la gestion documentaire
que les mesures de sécurité physiques, logiques et opérationnelles (art.
64, 4°).

La LCJTI reconnaît la nécessité des pratiques d’audit pour témoigner du maintien


constant de la qualité d’intégrité du document tout au cours de son cycle de vie
(art. 65, 5°).

N.B. Les documents papier et les documents technologiques sont


fonctionnellement équivalents dans la sécurité et dans l’insécurité qu’ils
présentent. Ce sont les risques et les vulnérabilités qui leurs sont associés qui
diffèrent. Il en est de même des mesures de sécurité propres à les contrer.
La sécurité du document c. La sécurité du réseau de
communication

Dans la LCJTI, la sécurité est d’abord conçue en fonction du document d’où l’importance d’orienter le choix des
mesures de sécurité d’abord et finalement vers la sécurité du document, plutôt que seulement sur la sécurité
du réseau.

Il est prévu à l’article 6 de la LCJTI qu’il faut assurer la sécurité du document lui-même et ce tout au long de
cycle de vie, si l’on veut pouvoir établir sa valeur et la maintenir durant ce cycle de vie.

Assurer la sécurité d’un réseau de communication peut certes contribuer à assurer la sécurité des documents
qu’ils servent à communiquer, mais ce seul fait ne permet pas de conclure que la sécurité de chacun des
documents qui y circulent est assurée. La récente pénétration de réseaux «protégés» par SSL montre, si besoin
était, l’importance d’assurer la sécurité du document lui-même.

Par contre, l’intégrité d’un document ne sera pas nécessairement compromise, parce que le réseau qui sert à le
transmettre présente des vulnérabilités, comme c’est le cas pour l’Internet. D’autres mesures de sécurité
peuvent avoir été prises pour assurer l’intégrité du document, par exemple au moyen d’un chiffrement
difficilement contournable.

Il y aura toujours une part de risques à gérer. C’est pourquoi, il importe pour les gestionnaires en technologies
de l’information et la communication de travailler en collégialité, par exemple avec les détenteurs des
documents et les responsables de la gestion documentaire, afin de catégoriser l’information consignée dans les
documents.

Ce travail collaboratif est nécessaire pour déterminer quelle est la valeur du document, par exemple pour une
personne ou pour une institution, et ensuite quelles sont les mesures de sécurité proportionnelles à cette
valeur, que l’exercice de catégorisation peut permettre d’établir.

Voir : SécuriS@nté
http ://www.justice.gouv.qc.ca/francais/ministere/discours/2002/020503.htm
Contrat, courrier et courriel

Code civil du Québec, article 1378 :


«1378. Le contrat est un accord de volonté, par lequel une ou plusieurs personnes
s'obligent envers une ou plusieurs autres à exécuter une prestation.»
Le document qui constate un contrat est-il moins un contrat parce que vous l’avez reçu par
courrier dans une enveloppe en papier? Non. Il en est de même lorsqu’il est transmis par
courriel.
Faut-il toujours que le contrat soit constaté dans un document signé? Non, le document ainsi
que la signature ne sont nécessaires que si la loi l’exige. Une poignée de mains peut suffire pour
manifester un accord de volonté et donc pour former un contrat. Cependant, la preuve de
l’accord des volontés peut être facilitée, lorsque l’engagement des parties est constaté dans un
document, dont un courriel.
Avec ou sans document, les parties au contrat doivent pouvoir se reconnaître ou être identifiées,
ce qui est possible, y compris lorsque le document est un courriel. L’identification et
l’authentification de l’identité d’une personne peuvent certes être effectuées au moyen de la
signature, mais la LCJTI reconnaît qu’il y a d’autres moyens pour ce faire (articles 38,39 et 40).
Toutefois, tant que l’exigence de signature sera spécifiée dans les lois comme moyen exclusif
soit pour identifier quelqu’un, confirmer ou authentifier son identité, exprimer son consentement
ou faire un lien entre une personne et un document, il faudra continuer de l’apposer au
document et ce, quel que soit le support ou la technologie employés.
Signature

Le Code civil et la LCJTI ne limitent pas les façons d’exprimer son consentement ou la façon de
faire le lien entre une personne et un document.
Ces deux lois établissent que la signature d’un document, qu’il soit technologique ou papier, est
un moyen de manifester son consentement.
„ Article 2827 du Code civil
„ Article 39 de la LCJTI
La signature, une notion juridique à ne pas confondre avec un objet, qu’il soit tangible ou
technologique.
Peut-on légalement utiliser une «signature électronique»? Ou numérique? Oui, mais…
Tout d’abord, une signature n’est pas un objet que nous utilisons, mais l’action d’apposer notre
marque personnelle à un document.
Ensuite, l’article 39 de la LCJTI permet d’utiliser des moyens technologiques, dont les moyens
électroniques, pour apposer sa marque personnelle à un document, donc pour le signer.
Toutefois, l’appellation «signature électronique» associée à un produit ne le transforme pas
pour autant en un moyen d’apposer une signature au sens juridique du terme. Pour s’en
assurer, il faut vérifier si l’instrument permet de rassembler l’ensemble des éléments constitutifs
d’une signature, lesquels sont précisés à l’article 2827 du Code civil.
Qu’est-ce qu’une signature?

Code civil: «2827. La signature consiste dans l’apposition qu’une personne fait à un acte de son nom ou
d’une marque qui lui est personnelle et qu’elle utilise de façon courante, pour manifester son
consentement.»
«2827. A signature is the affixing by a person, to a writing, of his name or the distinctive mark
which he regularly uses to signify his intention.

Le nom d’une personne dactylographié à la fin d’un courriel, une signature?

S’il n’y a rien de personnel dans une marque, elle ne peut constituer une signature au sens du Code civil ou de
la LCJTI.

Si le nom reproduisait la signature manuscrite de la personne, serait-ce davantage une signature?

Si la personne dont le nom est reproduit, ex : par voie de numérisation, n’a aucun contrôle sur l’apposition de la
marque qui peut sembler personnelle ou bien s’il appert que quelqu’un d’autre aurait pu l’apposer sans
autorisation. Pas nécessairement.

Il pourrait y avoir contestation de la signature au sens du Code civil ou de la LCJTI. De plus, la prétendue
signature ne sera pas opposable à la personne qu’elle semble identifier si le lien entre le document et la marque
personnelle qui y a été apposée n’a pas été maintenu (art. 39 LCJTI).

La notion de signature du Code civil, reprise par la LCJTI, est une protection remarquable contre la fraude et
l’usurpation d’identité.

Voir : SIGNATURE et signatures : À la rencontre du juridique et du technique


http ://www.justice.gouv.qc.ca/francais/ministere/discours/2005/050603.htm
Signature et évolution technologique constante

Depuis l’introduction de l’article 39 de la LCJTI dans le droit québécois en 2001, il est possible de faire appel à
différents moyens technologiques pour apposer sa signature, dans la mesure où ils répondent aux exigences de
l’article 2827 du Code civil.

La notion de signature est neutre au plan juridique, il n’y a qu’une notion de signature, quel que soit le support
du document devant être signé et quelle que soit la technologie employée pour l’apposer.

La notion de signature est également neutre aux plans médiatique et technologique. Ni le Code civil, ni la LCJTI
n’imposent un support ou une technologie en particulier pour constituer une signature.

Il faut en outre se rendre compte :

„ que la signature n’est ni le seul moyen, ni le meilleur moyen de s’identifier ou d’authentifier l’identité de
quelqu’un;

„ que la LCJTI donne ouverture à d’autres moyens de s’identifier ou d’authentifier l’identité de


quelqu’un(articles 38, 40, 46, etc. de la LCJTI);

„ que l’évolution des façons de faire passe par l’utilisation d’autres moyens que la signature ; par exemple,
la convergence des médias ainsi que de la convergence de la bureautique avec l’Internet rendent
davantage possible l’identification auditive et visuelle des personnes qui communiquent au moyen de
documents qui comportent de l’information rendue par écrit, de façon sonore, visuelle ou audiovisuelle.
Partie II
La LCJTI, le courrier et/ou le courriel
et la gestion intégrée

Vous êtes-vous demandé :

„ Comment gérer le courrier par l’intermédiaire duquel des documents sur support papier vous sont transmis
ou sont reçus par l’institution où vous travaillez?
„ Comment classifier les documents sur support papier transmis par courrier à l’institution où vous travaillez?
„ Quels documents transmis par courrier vous devez conserver, lorsqu’ils sont sur support papier et comment
les classifier ?
„ S’il est possible de consulter un document sur support papier qui a été transmis à votre institution par
courrier?

Pourtant, il faut gérer l’ensemble des moyens de communication de l’information, que ce soit, la réception du
courrier remis par un facteur ou par courriel, le téléphone audio et/ou visuel, le télécopieur, les
visioconférences, les vidéoconférences, etc. Le courrier et le courriel remplissent tous deux la fonction de
transmission de communications effectuées au moyen de documents et leur gestion devrait être intégrée, ce
qui veut dire qu’elle doit s’appuyer sur les mêmes principes de gestion, même si, dans les opérations, il faudra
appliquer ces principes de manière à tenir compte des caractéristiques propres à une diversité de modes de
transmission.

Pourtant, les moyens technologiques peuvent servir à gérer l’ensemble des documents, y compris les courriels,
détenus par une personne ou par une institution et ce, que ces documents soient ou ne soient pas
technologiques. Ex : la GED.

Nous sommes rendus à la gestion de la communication multimodale et à la gestion intégrée des


documents (la GID). L’ensemble des documents reçus ou envoyés par courrier et/ou courriel ne
fait pas exception.
A) La gestion de la communication multimodale

La liberté de choix et l’interchangeabilité des supports et des technologies mises de l’avant par la LCJTI
favorisent, non pas uniquement une prestation dite électronique de services. Elles favorisent plutôt la
communication multimodale.

En étant neutre quant au choix des supports et des technologies et en acceptant l’ensemble des moyens qui
permettent de remplir une fonction d’une manière équivalente, cette loi donne la possibilité d’utiliser les
moyens, anciens ou modernes, les plus appropriés aux circonstances.

De plus, en prévoyant à l’article 2 de la LCJTI que «chacun peut utiliser le support ou la technologie de son
choix», le législateur indique que ce n’est plus à lui de choisir et d’imposer une seule façon de faire. Il reconnaît
plutôt aux administrés et aux administrateurs, selon leur compétence respective, la possibilité de décider du
moyen le plus approprié à prendre pour répondre aux objectifs d’une disposition législative.

Dans cet esprit, les services peuvent et doivent être rendus à l’aide des moyens qui conviennent le mieux dans
les circonstances. Ainsi, la communication pourra être effectuée par courrier et/ou par courriel, par téléphone
(audio et/ou visuel), par visioconférence ou par vidéoconférence, etc., ce qui suppose une gestion intégrée des
moyens de communication par les personnes responsables de ce service et non plus seulement la gestion du
courriel qui, du reste, tend déjà à être dépassé.

Il faudra donc nécessairement se pencher sur les besoins et les moyens de l’institution et sur ceux des
personnes que les gestionnaires de TIC doivent desservir, pour déterminer les meilleures façons de faire, tout
en respectant la liberté des gens d’accepter de recevoir communication au moyen de documents
technologiques, comme prévu à l’article 29 de la LCJTI.

Bref, il ne s’agit plus simplement de gérer du courriel.


Il s’agit de situer du courriel parmi les autres moyens de communication
et de déterminer la pertinence de l’utilisation de ce moyen dans le contexte des services à rendre.
Là encore, la collégialité s’impose.
La gestion des biens mis à disposition ou utilisés par
une personne ou par une institution

La gestion du courriel passe aussi par l’établissement d’UNE directive et/ou d’UNE politique d’utilisation de tous
les biens qui sont mis à la disposition ou utilisés par et au sein d’une institution et non par une gestion isolée du
seul courriel ou même du courriel associé à d’autres moyens technologiques, comme les collecticiels et
l’Internet.
Désormais, les normes de comportement applicables aux personnes, dont les employés d’une institution doivent
être élaborées de façon neutre aux plans technologique,médiatique et juridique, de manière à être applicables
et cohérentes, particulièrement lorsque ces biens sont utilisés pour remplir les mêmes fonctions.
Les valeurs éthiques et les normes de comportement dont l’utilisateur de ces biens doit tenir compte ne sont
pas différentes parce que les moyens de communication ou les documents technologiques en cause sont
différents. Par exemple, la règle voulant :
-qu’il ne faut pas intercepter sans autorisation les documents destinés à autrui, ni les dérouter, ni les
rediriger ailleurs qu’au destinataire, ni les détruire, etc., peut et doit s’appliquer que le document ait été
transmis par courrier et/ou par courriel ou autrement;
-qu’il ne faut pas prendre le temps devant être consacré à son travail pour effectuer sa correspondance ou
ses affaires personnelles, peut et doit s’appliquer que l’on utilise le courrier, le courriel ou bien le téléphone
analogique ou numérique, etc.;
-que les autorités responsables d’une institution doivent respecter un espace de vie privée à l’égard des
personnes qui oeuvrent dans l’établissement dont elles ont charge, peut et doit s’appliquer dans le contexte de
la surveillance effectuée par les gestionnaires eux-mêmes avec ou sans caméras de surveillance, techniques
d’écoute électronique ou d’accès au courrier ou au courriel, etc.
Il ne s’agit pas de réinventer la route à chaque fois qu’un nouveau moyen technologique est mis sur le marché,
ni de créer des politiques d’utilisation différentes pour chacun des instruments utilisés.
Dans un contexte d’évolution technologique constante, les directives et les politiques, tout comme
les lois et les règlements, doivent désormais être conçues de manière à pouvoir être appliquées à
partir des mêmes principes et règles, tout en tenant compte, au niveau opérationnel, des
caractéristiques propres à chacun des moyens utilisés.
Une politique d’utilisation pour l’ensemble des biens

Parmi l’ensemble des biens à la disposition des commissions scolaires et de son


personnel, qu’il s’agisse des cadres, des employés, des élèves, etc., doit-on prévoir
une politique seulement pour gérer l’utilisation du courriel ou seulement pour
quelques autres de ces biens, comme les collecticiels ou l’Internet?

Répondre affirmativement suppose que l’on accepte que les valeurs mises de l’avant
par l’éthique et que des normes de comportement ne seraient applicables et
nécessaires que pour les courriels, les collecticiels ou l’Internet. L’orientation des
directives et politiques vers ces seuls biens a pour conséquence que les règles et les
normes qu’elles énoncent ne s’appliquent pas à l’utilisation d’autres biens comme
des téléphones numériques, des imprimantes, des téléphones de table ou portables,
des ordinateurs, du papier, du mobilier, etc. dont l’utilisation peut présenter autant
de problématiques.

Il est certes possible que l’utilisation des autres biens soit régie par d’autres
instruments normatifs, qu’une politique concentrée sur le courriel, mais il faudra les
chercher ailleurs. L’établissement d’une politique d’utilisation des biens dans et par
une institution ne peut que gagner en cohérence, si elle intègre l’ensemble des
biens utilisés. Autrement, des politiques dispersées ou parcellaires ne sont garantes,
ni de leur cohérence, ni de leur application.
Une politique d’utilisation pour l’ensemble des
utilisateurs

De même, il faut se demander si de telles directives et politiques ne doivent être prévues que
pour contrôler le comportement des employés qui utilisent les biens qui sont mis à leur
disposition, dont le courriel, par une personne ou une institution en autorité par rapport à eux.

Pourtant, les différents moyens de communication, dont le courriel, et les autres biens d’une
personne ou d’une institution sont aussi utilisés par les personnes qui y exercent l’autorité,
notamment pour assurer la surveillance des personnes qui se trouvent dans cet environnement.
C’est pourquoi, une politique relative à l’utilisation de ces biens, dont les instruments qui
permettent de surveiller l’envoi ou la réception de courriels, doit aussi montrer que les valeurs
éthiques et les normes de comportement qui y sont prévues doivent aussi s’appliquer à
l’utilisation qui en est faite par les personnes en autorité, notamment en ce qui a trait à la
protection du droit fondamental à la vie privée (Règ. Diffusion, c. A-2.1, r.0.2, a.9)

Par exemple, l’audio et la vidéo surveillance existent dans de nombreuses institutions et leur
utilisation n’est pas inconnue dans le domaine scolaire, comme le montre la conférence Me
Christiane Constant, commissaire, CAI:
http://www.cai.gouv.qc.ca/06_documentation/01_pdf/Conference%20%20-%20AAPI%20-%2023%20avril%202008.pdf.

Elle y expose des critères d’utilisation pertinents qui pourraient être pris en compte par ces
autorités, au moment d’élaborer ou de réviser la politique d’utilisation de l’ensemble des biens
mis à la disposition de personnes dans et par une autre personne ou par l’institution.
La nécessité de la gestion intégrée des documents
=
La nécessité de gérer nos mémoires
„ LES MÉMOIRES DE TOUS LES PARTICIPANTS À LA STRUCTURE DES COMMISSIONS SCOLAIRES (ADMINISTRATION,
PERSONNEL, ÉLÈVES)

„ LA MÉMOIRE COUTUMIÈRE RENFERME LES DOCUMENTS QUI CAUTIONNENT L'INTERVENTION DE SES UNITÉS ET
ATTESTENT LA QUALITÉ DE LEUR TRAVAIL
Exemples : Les preuves et la procédure afférentes à l'encadrement administratif des professeurs et des autres professionnels
auxiliaires, etc.;

Les pièces justificatives issues de la gestion du personnel : tables et calculs actuariels, correspondance avec les syndicats, les
compagnies d'assurances, les corporations professionnelles, les ministères;

Les plans de sécurité, notamment celui de la sécurité de l’information personnelle des élèves et des employés.

„ LA MÉMOIRE PRAGMATIQUE RENFERME LES DOCUMENTS NÉCESSAIRES À LA RÉALISATION ACTUELLE DES FAÇONS
D'ÊTRE, DE PARAÎTRE OU D'AGIR

Les documents technologiques et papier faisant partie du dossier de l’élève;

Les documents de soutien aux activités d’enseignement et de recherche;

Les programmes d’intervention, de formation : guide d‘interventions, manuels scolaires, les formulaires, rapports ou résultats
d’examens, les calendriers et horaires de cours (sur papier ou dans des banques de données);

Les questionnaires d'enquête, les articles, les livres, les textes de conférence, etc.

„ LA MÉMOIRE EXPRESSIVE RENFERME LES DOCUMENTS QUI REPRÉSENTENT LES FAÇONS D'ÊTRE, D'AGIR OU DE
PARAÎTRE D'UN GROUPE
La conservation de documents historiques provenant de l'organisation des institutions qui dispensent de l’enseignement.
De l’absence de gestion à la gestion
des documents technologiques, dont les courriels

La LCJTI a permis de reconnaître la valeur juridique des documents technologiques au même


titre que les autres documents. En outre, l’article 9 de cette loi a affirmé l’équivalence des
documents servant aux mêmes fonctions, bien qu’ils soient sur différents supports.
«9. Des documents sur des supports différents ont la même valeur juridique s’ils
comportent la même information, si l’intégrité de chacun d’eux est assurée et s’ils
respectent tous deux les règles de droit qui les régissent. L’un peut remplacer l’autre et
ils peuvent être utilisés simultanément ou en alternance. De plus, ces documents peuvent
être utilisés aux même fins.
En cas de perte, un document peut servir à reconstituer l’autre.»

Cette disposition fait ressortir le fait qu’avant cette loi, les documents technologiques, à
quelques exceptions près, n’avaient pas de valeur juridique. Il n’est donc pas étonnant que,
jusqu’à ce récent passé, les documents technologiques n’aient pas été considérés comme des
objets de gestion.

Encore aujourd’hui, plusieurs ignorent, ou veulent continuer d’ignorer, que des documents
classés dans leur ordinateur peuvent avoir la même valeur juridique que les documents sur
support papier qui se trouvent sur leur bureau, ignorant par le fait même que ces documents
technologiques sont aussi des objets devant être gérés.
De la gestion séparée à la gestion intégrée
des documents

Il ne s’agit plus de se demander s’il faut gérer les documents technologiques,


comme les courriels, mais comment les gérer?

Il ne s’agit plus de gérer les documents fonctionnellement équivalents, comme les


courriels papier et techno, à partir de principes et de règles de gestion différents.

Il s’agit d’utiliser les mêmes outils de gestion documentaire, comme les guides de
catégorisation de l’information, les plans de classification et les calendriers de
conservation, pour classer et conserver une diversité de documents, dont les
courriels papier et techno, de la même manière et durant la même période de
temps et d’y intégrer, au niveau opérationnel, les particularités propres aux supports
et aux technologies employés.
La diversité des documents à gérer
L’article 3 de la LCJTI

Les divers qualificatifs associés au terme «document» montrent qu’ils peuvent être classés en différentes
catégories. Ils témoignent du fait que plusieurs de ces catégories sont établies en fonction des éléments
constitutifs du document lesquels ont été circonscrits à l’article 3 de la LCJTI ou bien en fonction de la teneur
ou de la valeur de l’information.
Ces différents qualificatifs font ressortir le caractère polymorphe du document, comme le montrent les
expressions suivantes :
„ Les documents technologiques ou sur support papier (référence au support) ;
„ Les documents écrits, textuels, sonores, audiovisuels, visuels ou multimédias (référence au mode
d’expression de l’information) ;
„ Les documents administratif, d’archives, juridique, de formation, de présentation etc., (référence à leur
utilisation)
„ Le document confidentiel, public (référence à la valeur de leur contenu, qu’elle soit archivistique,
patrimoniale, historique, légale, etc.).
„ D’autres catégorisations sont possibles. Rappelons que les termes courrier et/ou le courriel se caractérisent
par une association du document à son mode de transmission, ce qui n’empêche pas de retrouver le
courrier ou le courriel dans l’une ou l’autre des catégories de documents précédemment énumérées.
La LCJTI a permis d’établir la valeur juridique de tous ces documents à partir d’un fondement commun, soit
l’intégrité du document. La gestion de ces documents doit maintenant intégrer leur diversité, en
s’alignant sur cette démarche qui conduit à la recherche de principes et de règles de gestion communs à
l’ensemble des documents quels que soient les supports et les technologies employés et au traitement
opérationnel de cette diversité.
Les grands axes de la gestion documentaire

Il est déjà possible de gérer la diversité documentaire d’une façon intégrée, à partir de
l’expérience acquise au long des siècles en la matière. Les trois grands outils de gestion
documentaire que sont, la catégorisation de l’information, la référence à UN plan de
classification et l’établissement d’UN calendrier de conservation sont encore pertinents.

Concrètement, au moment de se demander comment classifier un courriel, il faut d’abord


catégoriser l’information qu’il sert à communiquer, c’est-à-dire se demander de quoi il traite,
pour être en mesure de le situer dans le plan de classification et par rapport au calendrier de
conservation en vigueur dans l’établissement, soit en vertu de la loi ou de règles
administratives. C’est plutôt à l’étape du traitement opérationnel que devront être faites les
distinctions qui découlent des caractéristiques propres soit au support ou à la technologie
associés au mode d’expression de l’information ou aux divers moyens de la rendre intelligible.

Par exemple, si le document reçu par courrier ou par courriel est une note de service, il pourrait
s’agir d’un document administratif pour lequel un délai de conservation d’un an est prévu. Que
le document soit techno ou papier, la même règle s’applique, le document devra être conservé
pendant un an. Par contre au niveau opérationnel, la façon de signaler la fin de ce délai pourrait
être différente, pour le document papier et le document technologique. Il pourrait être prévu
que la fin de ce délai est signalée par une fiche de rappel dans le cas du document papier et
que, dans le cas du document technologique porteur de la même information, la fin de ce délai
pourrait être programmée dans les métadonnées associées au document.
Comment classifier le courrier et/ou le courriel

En suivant les principes généraux de classification des documents, particulièrement ceux adoptés par votre
organisation.
Généralement, d’abord en fonction de la teneur de l’information consignée dans le document, puis en fonction
de la valeur qu’il représente pour leur détenteur, notamment pour des institutions comme les commissions
scolaires.
Le courrier et/ou le courriel, tout comme les autres documents, s’inscrivent dans la mémoire des personnes et
des institutions. Ils peuvent contenir une diversité d’information dont la valeur peut varier de la plus petite à la
plus grande importance.
En conséquence, un courriel qui contient de l’information administrative, sera classifié parmi les documents
administratifs. Le courriel qui contiendra un engagement à acheter un produit, sera classé avec les autres
contrats, parmi les documents présentant une valeur juridique, etc.
Bref, un document ne changera pas de nature, parce que l’information est consignée dans un courriel ni parce
qu’il est transmis par l’intermédiaire du courrier (techno ou papier). Les règles de classification devraient être
les mêmes quels que soient les supports et les technologies employés pour consigner l’information du
document. Lorsque la même information est consignée sur deux supports différents, il faudrait pouvoir faire le
lien entre les deux. Tout un domaine de recherche, pour les responsables des TIC.
Désormais, pour bien classer un document, le gestionnaire des TIC doit travailler de concert avec
le gestionnaire de documents et la personne qui le détient soit à titre de créateur ou de
récipiendaire du document, et le cas échéant, le juriste.
ENSEMBLE, ils pourront développer, entre autres, les métadonnées nécessaires à la classification
et à la gestion intégrées de tous les documents et non seulement du courrier et/ou du courriel.
C) La gestion du document durant son cycle de vie

L’implantation des technologies de l’information et de la communication nous a


obligé à prendre conscience du fait que :
„ l’intégrité des documents ne pouvait plus être prise pour acquis ni à l’égard des
documents sur support papier ou autres supports tangibles, ni à l’égard des
documents technologiques ;
„ l’intégrité des documents doit être protégée durant tout son cycle de vie ;
„ ce cycle de vie et cette protection commencent, non pas au moment de
l’utilisation du document, mais dès sa création.
Ces prises de conscience se reflètent à l’article 6 de la LCJTI :
«L’intégrité du document doit être maintenue au cours de son cycle de vie, soit
depuis sa création, en passant par son transfert, sa consultation et sa
transmission, jusqu’à sa conservation, y compris son archivage ou sa
destruction.» (J’ai souligné le texte.)
La gestion des TIC doit en conséquence être assurée durant tout le cycle
de vie des documents, puisqu’elles seront présentes à toutes ces étapes
et ce, quels que soient les supports ou les technologies employés.
Consultation de l’information consignée dans
des documents

Consultation des documents technologiques


L’article 23 de la LCJTI contribue à la mise en oeuvre du droit d’accès à l’information en rendant évident que ce
droit s’exerce aussi par l’accès à des documents technologiques.
«23. Tout document auquel une personne a droit d’accès doit être intelligible, soit directement, soit en
faisant appel aux technologies de l’information.
Ce droit peut être satisfait par l’accès à une copie du document ou à un document résultant d’un
transfert ou à une copie de ce dernier.
Le choix d’un support ou d’une technologie tient compte de la demande de la personne qui a droit
d’accès au document, sauf si ce choix soulève des difficultés pratiques sérieuses, notamment en
raison des coûts ou de la nécessité d’effectuer un transfert.»

L’utilisation de la fonction de recherche extensive dans les documents consultés


L’article 24 de la LCJTI vient contrer l’exploitation indue de l’information consignée dans des documents qui,
pour une finalité particulière, doivent être rendus publics.
«24. L’utilisation de fonctions de recherche extensive dans un document technologique qui contient des
renseignements personnels et qui, pour une finalité particulière, est rendu public doit être restreinte à
cette finalité. Pour ce faire, la personne responsable de l’accès à ce document doit voir à ce que soient
mis en place les moyens technologiques appropriés. (…)»
L’exercice du droit d’accès n’étant pas illimité, des mesures de contrôle d’accès et de contrôle de la fonction de
recherche extensive doivent être prévues, afin que seuls les titulaires de ce droit puissent l’exercer et afin qu’ils
ne puissent consulter que l’information à laquelle ils ont droit d’accès.

Encore une fois, la mise en place de telles mesures de contrôle exige que le gestionnaire des TIC
travaille en collaboration avec les gestionnaires de documents et les responsables de l’accès aux
documents, sans oublier les juristes.
Diffusion de l’information consignée dans des
documents

La LCJTI a tracé le cadre juridique qui permet de diffuser l’information en faisant appel
aux supports et aux technologies les plus appropriées pour ce faire.

Ce droit à la diffusion de l’information consignée dans des documents technologiques est


le pendant du droit à la consultation de tels documents, car pour être consultés, ils
doivent d’abord être accessibles, ce qui passe notamment par leur diffusion.

Ce droit à la diffusion de l’information a été complété par le Règlement sur la diffusion


de l'information et sur la protection des renseignements personnels, (c. A-2.1, r.0.2)
que vous pourrez consulter à l’adresse technologique suivante :
http://legisquebec.gouv.qc.ca/doResult/fr?token=E93FC767E28B432DB3453A0FD97F457A

L’obligation de diffuser certains renseignements s’applique «à un organisme public visé à


l'article 3 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection
des renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1), notamment aux «organismes scolaires».

L’obligation de les diffuser sur l’Internet est prévue à l’article 4 de ce règlement. La


création d’un site Internet pour les institutions assujetties à ce règlement n’est donc plus
facultative. Les responsables des TIC ne manqueront pas d’être sollicités pour contribuer
à la mise en oeuvre de cette facette du droit d’accès à l’information. Encore une fois,
l’exercice de ce droit passera par la constitution d’équipe multidisciplinaire.
Transmission de l’information par l’intermédiaire
de documents
L’article 30 de la LCJTI vient compléter :

- l’article 4 de la LCJTI qui traite de la fragmentation de l’information d’un document technologique et de la préservation de l’unité
du document;
-
- l’article 10 qui traite de différences de forme qui ne portent pas atteintes à l’intégrité du document.

Il répond à plusieurs interrogations, souvent inspirées par un trop grand formalisme :


«30. Pour que le document technologique reçu ait la même valeur que le document transmis, le mode de transmission choisi
doit permettre de préserver l’intégrité des deux documents. La documentation établissant la capacité d’un mode de transmission
d’en préserver l’intégrité doit être disponible pour production en preuve, le cas échéant.
Le seul fait que le document ait été fragmenté, compressé ou remisé en cours de transmission pour un temps limité afin de la
rendre plus efficace n’emporte pas la conclusion qu’il y a atteinte à l’intégrité du document.»

Le fait de compresser un document, notamment pour le transmettre par courriel, est-il automatiquement considéré comme une
atteinte à l’intégrité du document?

Non, car ce seul fait n’est pas concluant. Malgré sa compression, le document reçu peut porter la même information et toute
l’information consignée dans le document transmis.

Comment établir que le mode de transmission permet de préserver l’intégrité du document transmis?

Il y a lieu de constituer et de conserver la documentation qui explique comment le mode de transmission utilisé permet de préserver
l’intégrité du document.

Il peut s’agir de la documentation décrivant le matériel utilisé, des directives d’utilisation des fournisseurs des supports ou des
technologies, des processus d’accès au matériel utilisé ainsi que des directives d’utilisation de ce matériel données par l’employeur,
des contrôles de qualité effectués avec ou sans échantillonnage, de la responsabilisation du personnel, etc.

Ces dispositions de la LCJTI montrent que l’équivalence fonctionnelle des documents sur différents supports permet d’accueillir les
différences de forme inhérentes à la diversité des supports et des technologies, dans la mesure où l’essentiel du document, soit
l’information dont il est constitué n’a pas été altérée, est maintenue dans son intégralité et que le support qui la porte lui procure la
stabilité et la pérennité voulue.
Transfert de l’information

L’article 17 de la LCJTI, de même que l’article 30, montre que le législateur accorde plus d’importance au fond qu’à la forme. En
permettant le transfert d’information vers un support faisant appel à une technologie différente, le législateur signifie qu’il accepte un
élément d’instabilité, celui inhérent au changement technologique. Il montre en même temps, que ce qu’il recherche véritablement,
comme énoncé à l’article 6 de la LCJTI, c’est la stabilité de l’information.

Comment établir la préservation de l’intégrité du document résultant du transfert et, s’il n’a pas été détruit, de celle
du document source?

Encore une fois par la documentation du transfert de l’information et des processus qui l’entourent; cette documentation doit être
conservée et la disposition est très souple quant aux moyens de la conserver.

«17. L’information d’un document qui doit être conservé pour constituer une preuve, qu’il s’agisse d’un original ou d’une copie,
peut faire l’objet d’un transfert vers un support faisant appel à une technologie différente.
Toutefois, sous réserve de l’article 20, pour que le document source puisse être détruit et remplacé par le document qui résulte
du transfert tout en conservant sa valeur juridique, le transfert doit être documenté de sorte qu’il puisse être démontré, au
besoin, que le document résultant du transfert comporte la même information que le document source et que son intégrité est
assurée.
La documentation comporte au moins la mention du format d’origine du document dont l’information fait l’objet du transfert, du
procédé de transfert utilisé ainsi que des garanties qu’il est censé offrir, selon les indications fournies avec le produit, quant à la
préservation de l’intégrité, tant du document devant être transféré, s’il n’est pas détruit, que du document résultant du transfert.
La documentation, y compris celle relative à tout transfert antérieur, est conservée durant tout le cycle de vie du document
résultant du transfert. La documentation peut être jointe, directement ou par référence, soit au document résultant du transfert,
soit à ses éléments structurants ou à son support. »
N.B. Au risque d’être immédiatement dépassé par l’évolution technologique, le législateur ne peut, ni ne doit préciser
dans la législation les façons de faire, qu’il s’agisse d’assurer l’intégrité des documents lors du transfert de
l’information ou en cours de consultation, de transmission ou lors d’autres étapes du cycle de vie des documents.
C’est pourquoi, l’article 63 de la LCJTI a prévu la création d’un comité d’harmonisation des systèmes, des normes
et des standards techniques, afin de guider les administrés et les administrateurs dans leurs choix techniques,
sans les leur imposer.
Conservation des documents
archivage et/ou destruction

La notion de conservation des documents inclut tant l’archivage des documents que leur destruction. La gestion intégrée de la
conservation des documents s’impose puisque les dossiers peuvent désormais comporter autant, sinon plus, de documents sur des
supports logiques que sur des supports tangibles (art.3 LCJTI).

«20. Les documents dont la loi exige la conservation et qui ont fait l’objet d’un transfert peuvent être détruits et remplacés par les
documents résultant du transfert. Toutefois, avant de procéder à la destruction, la personne qui en est chargée :
1° prépare et tient à jour des règles préalables à la destruction des documents ayant fait l’objet d’un transfert, sauf dans le cas d’un
particulier;
2° s’assure de la protection des renseignements confidentiels et personnels que peuvent comporter les documents devant être
détruits ;
3° s’assure, dans le cas des documents en la possession de l’État ou d’une personne morale de droit public, que la destruction est faite
selon le calendrier de conservation établi conformément à la Loi sur les archives (L.R.Q., chapitre A-21.1).
Toutefois, doit être conservé sur son support d’origine le document qui, sur celui-ci, présente une valeur archivistique, historique ou
patrimoniale eu égard aux critères élaborés en vertu du paragraphe 1° de l’article 69, même s’il a fait l’objet d’un transfert.»

L’archivage des documents


Voir : Une contribution au changement des façons de faire et d’être dans le temps et dans l’espace
http ://www.justice.gouv.qc.ca/francais/ministere/discours/2006/060919.htm

La destruction des documents. Voir : http ://www.msg.gouv.qc.ca/securite_information/directives.html


La destruction des documents technologiques n’est pas aussi aisée que le craignent les personnes réfractaires à l’utilisation des TIC au
nom de la «fragilité» et de la vulnérabilité de ces documents. En fait, il est désormais beaucoup plus difficile de détruire un document
technologique qu’un document papier, car il peut résider et être traçable dans de nombreuses mémoires qui sont difficilement
destructibles ou qui peuvent être reconstituées malgré leur apparente destruction.
Les courriels, comme tous les autres documents sur d’autres supports ou faisant appel à d’autres technologies n’échappent pas à la
nécessité de la gestion intégrée de leur archivage et de leur destruction.
Conclusion 1
Le courrier et/ou le courriel
Un ancien nouveau moyen de communication

Il y a déjà d’autres moyens de communication, d’autres modes de


transmission, des documents que le courrier et/ou le courriel.

L’heure est aux messages textes/audio/visuels (des documents) sur


téléphones portables, etc…

Il y en aura d’autres encore…plus rapides, plus légers…plus


convergents…

Déjà le courriel, c’est pour les vieux ou les vieilles générations :


http ://www.cursus.edu/?module=document&uid=65930&type=1&division=4

Ils courent et ils courent encore…


Est-ce bien une fable de Lafontaine?
Conclusion 2
Des messages que lance la LCJTI

Les technologies de l’information et de la communication n’apportent pas


vraiment de nouveaux problèmes, mais de nouvelles occurrences des
mêmes vieux problèmes, avec possibilités d’accélération et d’expansion
dans l’espace et dans le temps.

Le contexte mouvant de l’évolution technologique fait ressentir avec plus


d’acuité le besoin de stabilité, un besoin qu’une norme constante,
indépendante des supports et des technologies, peut contribuer à
combler.

La neutralité technologique, médiatique et juridique des normes


et
la gestion intégrée
des moyens de communication et des documents
s’imposent.