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Betancur (2014) 1

Kosmos Universidad Pontificia Bolivariana




UPB_autoArt - Gua para usuarios de Word

Manuel J. BETANCUR

Grupo A+D; Universidad Pontificia Bolivariana; Cir. 1 #70-01, B11, Medelln, Colombia.
manuel.betancur pb.edu.co

Resumen: Se describe la forma de utilizar la plantilla UPB_autoArt con el procesador de texto
MS-Word. Se supone que el usuario conoce los principios bsicos del uso del procesador de
texto, y se brindan elementos para sacar el mximo provecho a funciones avanzadas tales
como citacin automtica y auto-numeracin de figuras. Copyright 2014 UPB
Palabras Clave: Educacin, Ayudas educativas.

Abstract: A how-to guide to MS-Word for using the UPB_autoArt layout is presented to users
already familiar with such a text editor. Hints are provided to take full advantage pf advanced
features for automatically citation and auto-numbering of figures.
Keywords: Education, Educational aids.

a2013-06-11, a2013-06-19, a2014-04-28


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1. INTRODUCCIN
El objetivo de este artculo es explicar el uso de la plantilla
UPB_autoArt con MS-Word, resolviendo las inquietudes ms
frecuentes de los usuarios, de modo que se logre darle una forma
aceptable al documento con un esfuerzo mnimo. Aunque otros
procesadores de texto, como LaTeX, pueden generan resultados de
apariencia ms profesional, el MS-Word puede resultar prctico
para reportes cortos sin demostraciones matemticas ni
abundantes ecuaciones y figuras. Lo importante al seleccionar un
procesador de texto es lograr una buena relacin resultado vs.
tiempo invertido, para permitir que el esfuerzo fundamental se
aplique al contenido del trabajo, no a la forma del mismo.
En este documento se explica el uso de la plantilla MS-Word
UPB_autoArt_plantilla.dotx (Betancur, 2013) para cumplir el
formato UPB_autoArt, pero no se explica dicho formato. Por
tanto, previo a este documento, es necesario estudiar el instructivo
general del formato UPB_autoArt (Betancur, 2013b), el cual es el
mismo independiente del procesador de texto que se elija.
En la seccin 2 se discuten los tamaos de plantilla, en la 3 se
explica el uso de los estilos de prrafo, en la 4 se explica cmo
ubicar tablas y figuras, en la seccin 5 se trata el tema de las
ecuaciones, en la 6 se explica la citacin automtica, en la seccin
7 se explican artilugios varios y, finalmente, se presentan las
conclusiones.
2. TAMAOS DE PLANTILLA
El tamao de plantilla sugerido es apto para lectura en pantalla.
No es para imprimir. Cuando sea necesario incrementar la altura a
28 cm, para realizar la impresin al tamao estndar de papel
Carta, hay varios mtodos posibles. El sugerido a continuacin es
el recomendado ya que garantiza respeto a las mrgenes: 1) Con
la plantilla abierta ubique la Cinta de opciones Word (Figura 1) y
elija la opcin [Configurar Pgina] en la pestaa [Diseo de
Pgina]; 2) Elija la pestaa [Papel] en la ventana emergente; 3)
Fije la opcin Aplicar a en [Todo el Documento]; 4) cambie
Alto del papel de 14 a 28 cm. Atencin: En ese caso, si la
impresora lo requiere, aumente un poco las mrgenes.
3. ESTILOS DE PRRAFO
Los estilos se explican en Betancur (2013b). En la Figura 1 se
muestra un pantallazo de Word 2010, con el cual se ilustra cmo
asignar un estilo predefinido a un prrafo elegido por el usuario.
Primero escoger la pestaa de [Inicio], marcada con la flecha 1 en
la Cinta de Opciones Word; luego se selecciona el texto al que se
le desea cambiar el estilo, como indica la flecha 2; se busca en la
seccin de [Estilos] el deseado, observando que el estilo actual se
presenta resaltado con un recuadro amarillo, como indica la flecha
3; para cambiarlo basta elegir y dar clic al estilo deseado de la
lista. La plantilla proporcionada ya contienen todos los estilos
necesarios predefinidos.
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4. TABLAS Y FIGURAS
En general se recomienda escribir primero el texto e ir
adicionando las tablas y figuras todas juntas al final del
documento, una tras otra en la pgina final. En otras palabras, el
autor no debe preocuparse por el formato mientras escribe, ni por
la posicin relativa de las figuras o las tablas. Es por ello que van
numeradas, de forma que el lector las pueda encontrar sin
importar donde estn dentro del texto. Una vez el texto ya est
razonablemente depurado, nicamente con el propsito de
facilitar la lectura, se mueven las figuras y tablas para que queden
en la pgina donde se invocan por primera vez, o en la pgina
siguiente.
4.1. Ubicar el smbolo de inicio de objeto tipo tabla
El smbolo de inicio de objeto es el sealado con la flecha 4 en la
Figura 1. Para hacerlo visible deben realizarse los siguientes
pasos: 1) Ajustar el zoom y posicin de la ventana de modo que
todo el objeto sea visible en una misma pantalla, 2) dar clic dentro
del objeto al menos una vez, 3) deslizar el mouse sobre el objeto
hacia la esquina superior izquierda y colocar el cursor sobre el
smbolo de inicio de objeto.
4.2. Creacin de una tabla
Para crear una tabla dar clic en el lugar donde iniciar el objeto,
luego, en la pestaa [Insertar] elegir [Tabla], insertar y cambiar
las propiedades para ajustar al formato reglamentario.
Una tabla tambin puede crearse como copia de otra pre-existente,
tal como la suministrada en la plantilla. Para copiarla una posible
forma es dar clic derecho sobe el smbolo de inicio de objeto (ver
4.1) y, en el pop-up que aparece, elegir [Copiar]. Luego se puede
pegar en la ubicacin deseada, y el inicio de la nueva tabla


Figura 1. Ventana Word con plantilla UPB_autoArt
1) Pestaa de inicio en la cinta de opciones, 2) Texto
seleccionado, 3) Estilo rpido actual y 4) Smbolo de
inicio del objeto Tabla
2
3
4
1
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coincidir con el lugar donde se hizo clic antes de pegarla. Esto es
importante para la ubicacin relativa de la tabla respecto del texto.
4.3. Posicionar una tabla dentro de la pgina y el texto
Por defecto al crear una tabla nueva esta se desplazar junto con
el texto donde fue insertada originalmente. Sin embargo, el
usuario puede forzar a voluntad la ubicacin de la tabla en la
pgina, as: 1) dar clic derecho sobre el smbolo de inicio de
objeto (ver 4.1); 2) elegir [Propiedades de Tabla] del pop-up;
3) aparecer la ventana de [Propiedades], tal como se aprecia en
el lado izquierdo de la Figura 2,; 4) en ese men elegir la opcin
[Alrededor], dar clic en [posicionamiento] y aparecer la ventana
mostrada a la derecha en la Figura 2; 5) all puede configurar la
posicin de la tabla y tambin el espaciamiento que tendr la tabla
con respecto al texto vecino. Se recomienda usar centrado
horizontal respecto a la columna y la posicin vertical respecto al
prrafo o al margen, segn se desee. En esa misma ventana se
puede programar la distancia que existir entre la tabla y el texto
adyacente, que en el ejemplo est en 0.2 cm.
4.4. Tabla no divisible entre pginas
En Word, para evitar que una tabla flotante sea accidentalmente
partida en dos columnas, se debe seleccionar todo el texto de la
misma, a excepcin de la ltima fila, y configurar las opciones
[Conservar con el Siguiente] y [Conservar lneas juntas] en el
men [Inicio > Prrafo > Lneas y Saltos de Pgina].
4.5. Insercin de figuras
En Word, para evitar que el ttulo se separe de la figura al cambiar
de pgina cuando se deja flotante, o para facilitar forzar la figura
junto con su ttulo a cualquier esquina de la pgina, se crea una
tabla de 11 y, dentro de ella, se colocan juntos figura y ttulo,
luego se quita el borde de la tabla, o se colorea de blanco, tal
como se hizo con todas las figuras de este artculo, usando
[Propiedades > Tabla > Bordes y Sombreado] y escoger
[Color = Blanco] y [Aplicar = Tabla].
A continuacin es necesario deshabilitar el parmetro [Permitir
dividir las filas entre pginas]. Para acceder a l dar clic derecho


Figura 2. Ajustes para posicionar tablas en Word
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sobre el smbolo de inicio de objeto (ver 4.1) y, en el pop-up que
aparece, elegir [Propiedades de Tabla] y luego la pestaa [Fila].
Luego ese objeto se puede manipular como una tabla, con las
mismas instrucciones dadas en 4.3.
4.6. Numeracin automtica de tablas, figuras y ecuaciones
En Word, puede realizar la numeracin automtica, mediante
rtulos, de los ttulos de figuras y de tablas, y luego usar esos
nmeros como campos, de modo que se actualicen
automticamente. Entonces, si en el futuro se insertan algunas
nuevas figuras/tablas, o se borran otras, el autor se despreocupa de
seguirle la pista al cambio de numeracin, porque esta se actualiza
automticamente. Para usar esta herramienta se siguen dos pasos,
el primero para crear el ttulo de la figura/tabla, con el campo
auto-numerado, y el segundo para citarlo desde el texto.
Crear ttulo auto-numerado. Escriba, en el lugar deseado, la
palabra que define al objeto; si es una ilustracin use la palabra
Figura, si es una tabla, la palabra Tabla, si es una ecuacin, el
parntesis (; pero sin escribir el nmero. Seleccione ese texto
que acaba de escribir. Luego, en la Cinta de Opciones Word, elija
la pestaa Referencias y, en la zona de Ttulos elija Insertar
Ttulo. Esto despliega una ventana pop-up llamada Ttulo. All,
verifique que la opcin Excluir rtulo del ttulo se encuentra
seleccionada y elija como posicin Debajo de la seleccin. Si
esa opcin aparece inactiva es porque olvid hacer la seleccin en
el paso anterior,. Elija el tipo de rtulo adecuado, segn si es una
tabla, una ilustracin o una ecuacin, y acepte. Esta accin inserta
un campo de nmero debajo del texto que haba seleccionado.
Elimine ese salto de rengln para que el nmero quede al mismo
nivel que la palabra Figura, o Tabla, o del parntesis en el caso de
las ecuaciones, y luego complete el ttulo. En el caso de figuras y
tablas recuerde agregar un punto seguido inmediatamente despus
del nmero y antes del nombre de la figura/tabla. En el caso de las
ecuaciones se coloca un parntesis inmediatamente antes y otro
inmediatamente despus del nmero de la ecuacin, sin escribir
por ninguna parte la palabra ecuacin, dado que es algo tcito.
Citar rtulo desde el texto. Para citar una figura, tabla o ecuacin,
elija en la Cinta de opciones de Word la pestaa Referencias, y
en la zona de Ttulos elija Referencia cruzada, lo cual
despliega una ventana pop-up. Escoja el tipo de referencia que va
a citar (ecuacin, ilustracin o tabla), luego, en la lista Referencia
a, elija Slo rtulo y nmero y, para finalizar, seleccione Para
qu epgrafe.
Actualizacin de rtulos y referencias cruzadas. Si, durante la
edicin del texto, fuese necesario cambiar la numeracin, para
que las referencias cruzadas se actualicen, basta seleccionar todo
el texto del documento, oprimiendo [ctrl-e], y luego, con el
mouse, dar clic derecho en cualquier parte del texto y escoger
Actualizar campos en el pop-up. Si no aparece esa opcin, sino
una lista de opciones referentes a hipervnculos, es porque incluyo
hipervnculos en la seleccin. Excluya dichos hipervnculos de la
seleccin. Si desea removerlos permanentemente, en el pop-up,
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elegir la opcin Seleccionar hipervnculo y buscar dnde
quedaron seleccionados. Luego, dar clic derecho sobre la
seleccin y elegir Quitar hipervnculo. Una vez removidos
todos, puede reintentar el proceso de actualizacin.
5. ECUACIONES
Las ecuaciones, a diferencia de las figuras y tablas, se deben
insertar inmediatamente se usan por vez primera en el texto, pues
son parte integral del prrafo, no son un objeto aparte. Se remite
al lector a estudiar el objeto de aprendizaje de Betancur (2010),
donde se explica cmo utilizar ecuaciones en el texto.
A los usuarios de Word se les recomienda insertar una tabla de
una fila y dos columnas que contenga cada ecuacin, para
garantizar que la numeracin queda a la derecha y la ecuacin
aproximadamente centrada. Luego se hacen invisibles los bordes
de tabla, tal como se hizo con
donde la tabla se muestra con los bordes en color rojo, solamente
con propsitos didcticos. Cuando ya el documento est
finalizado, se procede a eliminar los bordes de las tablas, en
[Propiedades de Tabla], [Bordes y Sombreado], [Bordes], buscando
all la VISTA PREVIA de la tabla, arriba a la derecha de la pestaa
[Bordes], y dando clic en cada uno de los bordes que se desea
eliminar.
La numeracin de las ecuaciones se realiza en el extremo derecho
del rengln, y puede hacerse automtica, siguiendo los pasos
explicados en 4.6.
6. CITAS Y REFERENCIAS AUTOMTICAS
A continuacin se explican algunos procedimientos tiles para
configurar y utilizar la citacin automtica.
6.1. Elegir estilo de citas
La plantilla UPB_autoArt_plantilla.dotx tiene configurado el
estilo APA de citacin, el cual se recomienda utilizar en todos los
casos, independiente del nmero de citas. Si la cantidad de citas
es muy alta, quizs convenga, para ahorrar espacio en el texto,
cambiar al estilo IEEE.
Para cambiar el estilo de citacin, luego de abrir la plantilla, se
usa la lista Estilo, ubicada en la zona Citas y Bibliografa, en
la pestaa Referencias de la Cinta de Opciones de Word.
6.2. Insertar una cita indirecta en el texto
Posicione el cursor en la parte del texto en la cual desea insertar la
cita a una nueva fuente. Luego elija la opcin Insertar cita,
ubicada en la zona Citas y Bibliografa, en la pestaa
Referencias de la Cinta de Opciones de Word. Esto despliega
la lista de referencias preexistente, elija la desead. Si es una nueva
), 1 ( S k

(1)
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cita, elija la opcin Agregar nueva fuente que aparece debajo de
la lista. Seleccione el Tipo de fuente bibliogrfica y diligencie los
datos que conozca. Puede completarlos ms tarde, si lo desea,
usando la opcin Administrar fuentes, ubicada en esa misma
zona.
6.3. Configurar los datos que se ven en la cita
Una vez insertada una cita automtica, puede regresar a ella y
hacer clic en las Opciones de cita, ubicada a la derecha, en la
parte de abajo de la cita. Use Editar cita para elegir cules
campos sern visibles en el texto.
6.4. Convertir una cita indirecta en una directa
Inserte la cita segn se explic en 6.2. A continuacin duplquela
y, a ese duplicado, cmbiele los datos visibles, tal como se explic
en 6.3, de modo que solamente se vea el ao, quedando entre
parntesis. Regrese a la cita inicial, la que est primero, y de clic
en las Opciones de cita, ubicada a la derecha, en la parte de
abajo de la cita. Use Convertir cita en texto esttico, para
eliminar el enlace automtico, y luego borre los parntesis y el
ao. Si es un autor o dos se dejan sus apellidos. Si son ms de dos
autores, se acostumbra dejar solamente el primero y reemplazar el
resto por el latn et al., que significa y otros. De esa manera
queda el apellido, en texto normal, seguido por el ao de
publicacin, como objeto de cita, entre parntesis.
6.5. Administrar y editar referencias
Seleccione Administrar fuentes en la zona Citas y Bibliografa,
en la pestaa Referencias de la Cinta de Opciones de Word.
6.6. Actualizar la lista de referencias automticamente
Recuerde actualizar la lista de referencias al finalizar la escritura
del documento. Para hacerlo vaya a la seccin REFERENCIAS
de la plantilla, de clic derecho, en cualquier lugar de la lista de
referencias preexistente, y elija Actualizar campos.
7. ARTILUGIOS VARIOS
A continuacin se explican algunos procedimientos tiles para
facilitar dar forma al texto.
7.1. Espacio no divisible tipo no-break-space
Para unir una cifra con su unidad, o la palabra Tabla, Figura
Fig. con su nmero, se usa un espacio no-break que el
procesador de texto Word respeta como si fuera una letra, y que se
digita combinando las teclas ctrl+shift+spacebar, en ese orden y
sostenindolas juntas.
7.2. Uso de marcadores y referencias cruzadas
En caso de requerir hiper-enlazar unas partes del texto con otras,
MS-Word provee utilidades automticas para generar marcas y
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referencias. El nombre asignado a un marcador no puede contener
espacios ni smbolos especiales, entonces, p. ej,. para crear un
Marcador que apunte como Referencia cruzada a un texto
dado, se elige dicho texto usando el mouse, y luego, en la pestaa
[Insertar] se elige [Marcador], y se escribe el nombre deseado
para ese marcador. Se sugiere elegir un nombre nemotcnico, de
modo que ese nombre no contenga nmeros.
Para usar un marcador simplemente se elige el lugar del texto
donde se desea insertar la referencia a dicho marcador, y en la
pestaa [Insertar] se elige [Referencia Cruzada] y se elige el
nombre previamente asignado.
8. CONCLUSIONES
En el artculo se explic el uso de la plantilla UPB_autoArt con
MS-Word, resolviendo las inquietudes ms frecuentes de los
usuarios, de modo que logren darle una forma aceptable a sus
documentos con un esfuerzo mnimo.
Cuando el artculo tiene varias figuras, tablas, ecuaciones y citas,
es mejor utilizar las herramientas automticas de rotulado, lo cual,
adems de uniformizar el estilo, permite reenumerarlas
automticamente, en caso de futuras adiciones o remociones.
REFERENCIAS
Betancur, M. J. (2010). Presentacin de ecuaciones en un reporte escrito.
Recuperado el 04 de Mar de 2013, de Banco Objetos, Digicampus UPB,
Semitica Ingenieril: http://eav.upb.edu.co/banco/node/2
Betancur, M. J. (2013). UPB_autoArt_plantilla.dotx. Recuperado el 4 de Mar de
2013, de Kosmos >Soy Visitante >Informacin >Descargar Formatos
/kit_Autor_UPB_autoArt: http://kosmos.upb.edu.co
Betancur, M. J. (2013b). Formato UPB_autoArt para Escritura de Artculos
Instructivo para Autores. Recuperado el 18 de Mar de 2014, de Kosmos:
http://kosmos.upb.edu.co/web/uploads/articulos/(A)_UPB_AutoArt_962.zip

AUTOR
Manuel Jos BETANCUR BETANCUR, nacido en
Medelln, Colombia; Ing. Electrnico, M.Sc. en Ing.
y Especialista en Automtica, Dr. en Ing. de la
Universidad Nacional Autnoma de Mxico;
cofundador de Tecnologa Apropiada Ltda (1990),
de la Asociacin Colombiana de Automtica (1994)
y del Grupo de Investigacin en Automtica (1998)
luego fusionado en el grupo A+D (A1 Colciencias
2013); investigador asistente en la Universit Catholique de Louvain
(2003), investigador Senior 2014-2015 (Colciencias 640 de 2013),
Profesor Titular de la Facultad IEE en la Escuela de Ingenieras de la
Universidad Pontificia Bolivariana.