De que depende el xito del proyecto de varios factores, de las diferentes reas de

conocimiento de la gestin de proyectos nos permiten tener un mayor control de las

dimensiones que se deben considerar pero eso no es garanta de xito ms bien la
combinacin de las reas del conocimiento ms la experiencia del jefe de proyectos, junto
al equipo de proyectos de los interesados pueden darnos cierto margen de xito del
proyecto, sin embargo hay un elemento que es lo que se tiene que hacer en el proyecto
Cul es la importancia de la gestin del alcance en la gestin de
todo proyecto?
Es importante porque Comprende las actividades orientadas a garantizar el cumplimiento
de las tareas necesarias para lograr los objetivos del proyecto, en pocas palabras que el
proyecto sea exitoso. Es importante hacer una buena definicin de ste ya que permite a
todos los involucrados enterarse sobre cules son los resultados deseados.
Alcance del proyecto vs Alcance del producto
Alcance del proyecto y alcance del producto son dos conceptos importantes dentro de la
Gestin de Proyectos que muchas veces se confunden y no se sabe qu enmarca cada
uno de ellos, ambos conceptos estn estrechamente relacionados y vinculados, por lo
tanto, es primordial para el Lder de Proyecto conocer sus significados.
Todo proyecto que se lleva a cabo es con la finalidad de obtener un resultado. Este
resultado puede ser un producto o servicio que se crea con el objetivo de cubrir o
satisfacer una necesidad especfica que ha sido identificada.
El alcance del producto lo podemos entender como las caractersticas o funcionalidades
que tendr el producto o servicio que se obtiene como resultado de un proyecto. Las
funcionalidades que tendrn el producto o servicio se originan a partir de una serie de
requisitos dados por el cliente o la organizacin ejecutante, que indican cmo se quiere el
producto o servicio. Por lo tanto, para saber si el alcance del producto se cumpli, se
verifica y evala que todos los requisitos dados estn incluidos dentro del producto o
servicio resultante, es decir que sea tal cual el cliente lo solicit. De esta forma se certifica
que el alcance del producto sea el correcto y se logre la satisfaccin final del cliente.
El alcance del proyecto por su parte son las actividades o trabajo que deben llevarse a
cabo para poder entregar el producto o servicio con las caractersticas o funcionalidades
requeridas de acuerdo a los requisitos dados por el cliente o la organizacin ejecutante.
Es decir, es todo el esfuerzo que debe realizarse para cumplir con el alcance del
producto. Entre las distintas actividades que incluye el alcance del proyecto se pueden
encontrar, por ejemplo: gestin de tiempos, gestin de costos, adquisicin del personal
necesario, gestin de calidad, gestin de proveedores, etc.
Por lo tanto se puede decir que como las actividades para elaborar el producto o servicio
son una de las diferentes actividades que se ejecutarn en el proyecto, el alcance del
producto est contenido dentro del alcance del proyecto, tal como lo muestra el siguiente
grfico:
Para aclarar ms el tema, veamos un ejemplo.
Un importante ejecutivo nos ha encomendado la realizacin de un proyecto el cual tiene como
objetivo final la construccin de un escritorio para la nueva oficina que quiere implementar.
Durante las distintas reuniones con el ejecutivo, ste nos ha dado una serie de caractersticas
que debe tener el escritorio que desea, las cuales son las siguientes:
- Escritorio de 4 patas ,2 cajones, que tenga llave cada uno, De color negro, Base de
vidrio templado.
Todas esas caractersticas mencionadas son los requisitos del cliente que deben ser
plasmados en el producto final, en este caso el escritorio. Estas caractersticas forman parte
del alcance del producto. Al final del proyecto, el ejecutivo revisar y verificar el producto
para comprobar que sea tal y como lo pidi. Si el escritorio fue fabricado como se solicit, se
puede decir que se cumpli con el alcancel del producto. De lo contrario se tendrn que volver
a revisar los requisitos del cliente para construirlo apegado a ellos.
Para la construccin del producto, adems de realizar las actividades para construir el
escritorio, se deben considerar otras actividades como por ejemplo: determinar el tiempo y
costos de fabricacin del escritorio; conseguir al personal necesario como carpinteros,
ebanistas, ayudantes; buscar proveedores para conseguir los materiales como madera,
clavos, pegamento, pintura, etc. Todas estas actividades forman el alcance del proyecto, es
decir todo el esfuerzo que se realizar para finalmente entregar el escritorio.
Como conclusin se puede decir que:
Todo proyecto se origina a partir de la identificacin de una necesidad que debe ser satisfecha
y tendr como resultado final un producto o servicio.
Las caractersticas del producto o servicio forman el alcance del producto, el cual ser
verificado contra los requisitos dados por el cliente para comprobar que se cumplieron.
Todo el esfuerzo o actividades que se realizarn para la elaboracin del producto o servicio
forman el alcance del proyecto, el cual se verificar contra el plan de direccin del proyecto
que es el documento principal que gua todo el proyecto.
Jefe o director de proyecto ve el alcance del proyecto .. un lder tcnico puede ver el alcance del
producto.





Procesos De Gestin Del Alcance
Incluye los procesos necesarios para asegurar que el proyecto incluya todo el trabajo
requerido, y SOLO EL TRABAJO REQUERIDO, para completar el proyecto
satisfactoriamente.
Se relaciona principalmente con la definicin y el control de lo que esta y no esta incluido
en el proyecto.
Es el proceso que se encarga de definir qu trabajo se realizar y luego asegurar que ese
trabajo y slo ese trabajo se realicen.
Para alcanzar un proyecto exitoso necesitamos implementar procesos de gestin del
alcance para asegurarnos que todo el trabajo se lleve a cabo, y slo ese trabajo se lleve a
cabo.
Debemos dar al Cliente lo que nos pidi, ni ms ni menos!
Estos procesos nos ayudarn a evitar que se agreguen cambios que no pasaron por el
control integrado de cambios y de esta forma prevenir trabajos no solicitados.
Vamos a desarrollar los seis procesos de la gestin del alcance que se distribuyen entre
los grupos de procesos de planificacin y control.
Los cambios en el alcance se deben realizar solo con una solicitud de cambio
aprobada.
Los seis procesos de la gestin del alcance son:
1. Planificar la gestin del alcance: cmo se llevarn a cabo el resto de los procesos
(requisitos, definicin, EDT, validacin y control).
2. Recopilar requisitos: documentar las necesidades de los interesados para convertirlas
en requisitos del proyecto.
3. Definir el alcance: desarrollar el enunciado del alcance detallado (qu).
4. Crear la estructura de desglose del trabajo o EDT: descomponer el proyecto en partes
ms pequeas.
5. Validar el alcance: conseguir la aceptacin formal del alcance por parte del cliente o
patrocinador.
6. Controlar del alcance: gestionar los cambios en el alcance.

Planificar La Gestin Del Alcance
Es necesario elaborar un plan PARA EL PROYECTO, EL PLAN DE GESTION DE ALCANCE es
un documento donde se definen los procedimientos que se llevaran a cabo para:
El beneficio clave de este proceso es que proporciona orientacin e indicaciones sobre cmo se
gestionar el alcance a lo largo del proyecto.
El desarrollo del plan para la gestin del alcance y de los detalles del alcance del proyecto
comienza con el anlisis de la informacin contenida en el acta de constitucin del proyecto.
Si no lo planificas, no lo podrs hacer!
Recordemos que el plan para la direccin del proyecto requiere iteraciones e interrelaciones con
las distintas reas del conocimiento. Al momento de planificar el alcance, seguramente el plan del
proyecto tendr poco nivel de detalle, pero debera incluir como mnimo lo siguiente:
Fases o ciclo de vida del proyecto.
Qu procesos y herramientas se van a utilizar en el proyecto.
Cmo se realizar la gestin de la configuracin.
Asuncin: Aceptacin de una obligacin o responsabilidad.
Entradas
Plan para la Direccin de Proyecto: Desarrollar el plan para la Direccin del Proyecto es el
proceso de definir, reparar y coordinar todos los planes secundarios e incorporarlos en un plan
integral para la direccin del proyecto.
Es el documento donde se indica cmo se va a planificar, gestionar y controlar el proyecto. El plan
de gestin del proyecto contiene:
Los planes de gestin de las 8 reas de conocimiento.
Medida de desempeo de la lnea base, la cual est formada por:
Lnea base del alcance: EDT, diccionario de la EDT y declaracin del alcance del proyecto.
Lnea base del tiempo
Lnea base del costo
Plan de gestin de cambios del proyecto: indica como gestionar las solicitudes de cambio del
proyecto.
Plan de gestin de la configuracin: indica como gestionar los cambios en los entregables y toda la
documentacin. Permite documentar el sistema por versiones.
Plan de gestin de requerimientos: permite establecer como se gestionaran los requerimientos del
proyecto.
Plan de mejora de los procesos: permite establecer como mejorar los procesos del proyecto.
Acta de Constitucin del Proyecto: Es usada para proporcionar el contexto del proyecto,
necesario para planificar los procesos de gestin del alcance. Proporciona una descripcin de
alto nivel del proyecto y de las caractersticas del producto a partir del enunciado del trabajo
del proyecto.
Factores Ambientales de la Empresa: La Cultura de la organizacin, la Infraestructura, la
Administracin del personal, y las Condiciones del mercado.
Activos de los Procesos de la Organizacin: Polticas y procedimientos, e informacin
histrica y base de conocimientos de lecciones aprendidas.
Herramientas y Tcnicas
Juicio de Expertos: El juicio de expertos se refiere a los aportes de partes conocedoras o
experimentadas. Cualquier grupo o persona con una educacin, conocimiento, habilidad,
experiencia o capacitacin especializada en el desarrollo de planes para la gestin del alcance
puede aportar dicha experiencia.
Reuniones: Los equipos del proyecto pueden asistir a las reuniones del proyecto para
desarrollar el plan para la gestin del alcance. Los participantes pueden incluir al director del
proyecto, patrocinador, a determinados miembros del equipo del proyecto, a determinados
interesados, personas responsables de cualquiera de los procesos de gestin del alcance y
otras personas, segn las necesidades.
Salidas
El Plan de Gestin del Alcance: Es un componente del plan para la direccin del proyecto o
programa que describe cmo ser definido, desarrollado, monitoreado, controlado y verificado
el alcance.
El plan de gestin del alcance es una entrada fundamental del proceso de Desarrollar el Plan
para la Direccin del Proyecto, y del resto de procesos de gestin del alcance.
Los componentes de un plan de gestin del alcance incluyen:
- El proceso para elaborar un enunciado detallado del alcance del proyecto.
- El proceso que permite la creacin de la EDT/WBS a partir del enunciado detallado del
alcance del proyecto.
- El proceso que establece cmo se mantendr y aprobar la EDT/WBS.
- El proceso que especifica cmo se obtendr la aceptacin formal de los entregables del
proyecto que se hayan completado.
- El proceso para controlar cmo se procesarn las solicitudes de cambio relativas al
enunciado del alcance detallado del proyecto. Este proceso est directamente vinculado con el
proceso Realizar el Control Integrado de Cambios.
El Plan de Gestin de Requisitos: El plan de gestin de los requisitos es un componente del
plan para la direccin del proyecto que describe cmo se analizarn, documentarn y
gestionarn los requisitos.
Los componentes del plan de gestin de los requisitos incluyen, entre otros:
Cmo sern planificadas, monitoreadas y reportadas las actividades asociadas a los
requisitos y qu se informar sobre stas.
Las actividades de gestin de la configuracin, segn: cmo se iniciarn los cambios del
producto, cmo se analizar el impacto, cmo ser el monitoreo, seguimiento y reporte, as
como los niveles de autorizacin requeridos para aprobar dichos cambios.
El proceso para priorizar los requisitos.
Las mtricas del producto que se utilizarn y el fundamento de su uso.
La estructura de trazabilidad para reflejar qu atributos de los requisitos se plasmarn en la
matriz de trazabilidad.
Recopilar Requisitos
Definicin y documentacin de las necesidades de los interesados para lograr los
objetivos del proyecto.
Deben ser objetivos, analizados y registrados con el suficiente detalle para que puedan
ser medidos.
Recopilar requisitos de todos los interesados, No solo del patrocinador.
En algunos proyectos la recopilacin de requisitos puede ser larga y costosa (pueden
haber muchos grupos interesados).
Los requisitos se comienzan a un alto nivel, quiere decir poca descripcin, y se detalla a
cmo avanza el proyecto, puede ser en la gestin de costo, gestin de riesgos por
ejemplo.
El xito del proyecto depende directamente de la participacin activa de los interesados
en el descubrimiento y la descomposicin de las necesidades en requisitos.
A los efectos de poder cumplir con los objetivos del proyecto, es necesario definir y
documentar todas las necesidades y expectativas de los interesados (patrocinador,
cliente, etc.).
Requisitos de negocio, que describen las necesidades de alto nivel de la organizacin
en su conjunto, tales como los problemas u oportunidades de negocio y las razones por
las que se ha emprendido un proyecto.
Requisitos de los interesados, que describen las necesidades de un interesado o grupo
de interesados.
Requisitos de las soluciones, que describen las prestaciones, funciones y
caractersticas del producto, servicio o resultado que cumplirn los requisitos de negocio y
de los interesados. Los requisitos de las soluciones se agrupan asimismo en requisitos
funcionales y no funcionales:
Los requisitos funcionales describen el comportamiento del producto.
Los requisitos no funcionales complementan a los funcionales y describen las
condiciones ambientales y las cualidades necesarias para que el producto sea eficaz.
Los requisitos de transicin, describen capacidades temporales, tales como la
conversin de datos y los requisitos de capacitacin, necesarias para pasar del estado
actual como es al estado futuro como ser.
Requisitos del proyecto, que describen las acciones, los procesos u otras condiciones
que el proyecto debe cumplir.
Requisitos de calidad, que recogen las condiciones o criterios necesarios para validar la
finalizacin exitosa de un entregable del proyecto o el cumplimiento de otros requisitos del
proyecto.
El proceso de recopilar requisitos incluye la gestin de las expectativas del cliente y son la
base para la EDT.
Entradas
Plan de Gestin del Alcance: El plan para la gestin del alcance define con claridad el
modo en que los equipos del proyecto han de determinar el tipo de requisitos que es
necesario recopilar para el proyecto.
Plan de Gestin de Requisitos: El plan de gestin de requisitos define los procesos que
se utilizarn para definir y documentar las necesidades de los interesados a lo largo del
proceso de Recopilar Requisitos.
Plan de Gestin de los Interesados: El plan de administracin de los interesados se
utiliza para comprender los requisitos de comunicacin y el nivel de compromiso de los
interesados a fin de evaluar y adaptarse al nivel de participacin de los interesados en las
actividades relacionadas con los requisitos.
Acta de Constitucin del Proyecto: El acta de constitucin del proyecto se utiliza para
proporcionar la descripcin de alto nivel del producto, servicio o resultado del proyecto, de
modo que se puedan establecer requisitos detallados.
Registro de Interesados: El registro de interesados se utiliza para identificar a los
interesados capaces de proporcionar informacin acerca de los requisitos
Herramientas y Tcnicas
Entrevistas: Una entrevista es una manera formal o informal de obtener informacin de
los interesados, a travs de un dilogo directo con ellos. Se lleva a cabo habitualmente
realizando preguntas, preparadas o espontneas y registrando las respuestas
Grupos Focales: Los grupos focales renen a interesados y expertos en la materia,
previamente seleccionados, a fin de conocer sus expectativas y actitudes con respecto a
un producto, servicio o resultado propuesto.
Talleres Facilitados: Los talleres facilitados son sesiones focalizadas que renen a los
interesados clave para definir los requisitos del producto. Entre estas destacan las
siguientes:
JAD: En la industria de desarrollo de software, se utilizan los talleres facilitados conocidos
como sesiones conjuntas de desarrollo/diseo de aplicaciones (JAD, Joint Application
Development). Se enfocan en reunir a expertos en la materia del mbito del negocio y al
equipo de desarrollo, para mejorar el proceso de desarrollo de software.
QFD: En el sector de fabricacin, el despliegue de funcin de calidad (QFD), que ayuda a
determinar las caractersticas fundamentales para el desarrollo de nuevos productos.
VOC: El QFD comienza con la recopilacin de las necesidades del cliente, lo que tambin
se conoce como la voz del cliente (VOC). Prototipos: elaborar una versin preliminar
tangible del producto final para obtener una retroalimentacin temprana sobre los
requisitos del proyecto. Por ejemplo, videos en 3D, maquetas, muestras, etc.
Tcnicas Grupales de Creatividad: Entre estas destacan las siguientes:
Tormenta de ideas. Es una tcnica que se utiliza para generar y recopilar mltiples ideas
relacionadas con los requisitos del proyecto y del producto.
Tcnicas Grupales de Toma de Decisiones: Entre estas destacan las siguientes:
Unanimidad. Es una decisin a la que se llega cuando todos estn de acuerdo en seguir
una nica lnea de accin.
Mayora. Es una decisin a la que se llega con el apoyo de ms del cincuenta por ciento
(50 %) de los miembros de un grupo.
Pluralidad. Es una decisin a la que se llega cuando el conjunto de personas ms
numeroso del grupo toma la decisin, aun cuando no se alcance la mayora.
Dictadura. Segn este mtodo, una persona toma la decisin en nombre del grupo.
Cuestionario y Encuesta: Los cuestionarios y las encuestas son conjuntos de preguntas
escritas, diseadas para recoger informacin rpidamente de un gran nmero de
encuestados.
Observacin:. Normalmente la realiza un observador externo, que mira a un experto en
el negocio mientras ste ejecuta un trabajo.
Prototipo: El desarrollo de prototipos es un mtodo para obtener una realimentacin rpida
en relacin con los requisitos, mientras proporciona un modelo operativo del producto
esperado antes de construirlo. Permite a los interesados experimentar con un modelo del
producto final, en lugar de limitarse a debatir en forma abstracta sobre sus requisitos
Estudios Comparativos: Los estudios comparativos implican cotejar las prcticas reales
o planificadas, tales como procesos y operaciones, con las de aquellas organizaciones
comparables a fin de identificar las mejores prcticas, generar ideas de mejora y
proporcionar una base para medir el desempeo.
Documentacin de Requisitos: La documentacin de requisitos describe cmo los
requisitos individuales cumplen con las necesidades de negocio del proyecto. Los
requisitos pueden comenzar a un alto nivel e ir convirtindose gradualmente en requisitos
ms detallados, conforme se va conociendo ms acerca de ellos. Antes de ser
incorporados a la lnea base, los requisitos no deben ser ambiguos (medibles y
comprobables), trazables, completos, coherentes y aceptables para los interesados clave.
Matriz de Trazabilidad de Requisitos: La matriz de trazabilidad de requisitos es un
cuadro que vincula los requisitos del producto desde su origen hasta los entregables que
los satisfacen. La implementacin de una matriz de trazabilidad de requisitos ayuda a
asegurar que cada requisito agrega valor al negocio, al vincularlo con los objetivos del
negocio y del proyecto
Mtodo DELPHI: Es el mtodo que consiste en la seleccin de un grupo de expertos a
los que se les pregunta su opinin sobre cuestiones referidas a acontecimientos del futuro
con la ayuda de cuestionarios sucesivos y de manera annima.
Lo ms dificultoso del proceso recopilar requisitos suele ser entender las necesidades
imprecisas del cliente durante las fases iniciales. Para mitigar este inconveniente se
recomienda: 1) Retroalimentacin iterativa entre diseadores y cliente 2) Prototipos
preliminares (prueba y error) 3) Involucrar a la alta gerencia en la recopilacin de requisitos
4) Convertir al equipo en clientes Qu obtengo al final del proceso?
Salidas
Documentacin de Requisitos: La documentacin de requisitos describe cmo los
requisitos individuales cumplen con las necesidades de negocio del proyecto. Los
requisitos pueden comenzar a un alto nivel e ir convirtindose gradualmente en requisitos
ms detallados, conforme se va conociendo ms acerca de ellos. Antes de ser
incorporados a la lnea base, los requisitos no deben ser ambiguos (medibles y
comprobables), trazables, completos, coherentes y aceptables para los interesados clave.
Matriz de Trazabilidad de Requisitos: La matriz de trazabilidad de requisitos es un
cuadro que vincula los requisitos del producto desde su origen hasta los entregables que
los satisfacen. La implementacin de una matriz de trazabilidad de requisitos ayuda a
asegurar que cada requisito agrega valor al negocio, al vincularlo con los objetivos del
negocio y del proyecto