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ANEXO: Cmo organizar su oficina en casa

En la actualidad, un nmero creciente de personas estn activando la computadora
familiar, y trabajando desde el hogar. En estos tiempos de reorganizaciones en las
compaas, reducciones de plantilla y economa fluctuante, la carga de trabajo se ha
incrementado, pero las horas laborales siguen siendo las mismas.
Como resultado, trabajar en casa se ha transformado en una solucin viable para
aquellos que quieren mantener una vida hogarea, y hacer felices a los jefes.
Pero el trabajo en casa requiere un espacio dedicado a la "oficina". Ya sea una
esquina de la mesa del comedor, un escritorio en el stano o una oficina con todas las
de la ley; la organizacin es esencial para mantener prcticas comerciales apropiadas.
Muchas personas dejan que impere el desorden hasta que la situacin se hace
insostenible, y luego se abruman con la tarea de organizarlo todo. Un escritorio
desorganizado y un sistema de archivos catico pueden consumir ese tiempo
precioso, adems de energa, concentracin y productividad. Razn por la cual debe
seguir estos consejos para organizar su oficina en casa:
1. Dle una ojeada sistemtica a sus documentos. No se desespere si se encuentra
ante un verdadero caos de pilas de papeles. Dedique un poco de tiempo a
examinarlos diariamente. Esto har que esa tarea se haga ms manejable, y si
adquiere ese hbito, llegar al final en segundos.
2. Alese con el cesto de basura. En la medida que vaya examinando esos papeles,
evale lo realmente necesario y lo que debe desecharse. Si le horroriza botar, cree un
sistema de dos cestos. Coloque los "desechos posibles" en uno, y los "desechos
definitivos" en otro. As podr recuperar documentos que podra necesitar antes de
que sea demasiado tarde. Por supuesto, de ms est decirle que vace los cestos con
frecuencia.
3. Establezca un sistema de archivos. Mantenga los documentos ms actuales en
una gaveta profunda o un archivo, al alcance de su escritorio. Almacene los artculos y
documentos que usa peridicamente en un sitio menos accesible. Codifique los
archivos con colores para una mejor organizacin. Y en el campo electrnico, dle a
los documentos de su computadora nombres lgicos que pueda recuperar con
rapidez.
4. Mantenga a mano los artculos y documentos que usa con frecuencia. Todo lo que
usted utilice constantemente debe estar sobre el escritorio: bolgrafos, calendario, bloc
de mensajes y otros efectos que forman parte de su rutina diaria. No se olvide de tener
el dispensador de cinta transparente, la engrapadora, calculadora, papel, etc. en una
gaveta del escritorio para tenerlas a mano, pero que no interfieran con la superficie
utilizable.
5. Cree un sistema de "entrada" y "salida" de documentos. Utilice la caja o carpeta de
documentos entrantes para guardar documentos que acaba de recibir, y la de
documentos salientes para archivar asignaciones terminadas antes de enviarlas al
destinatario apropiado.
6. Ubique eficientemente su escritorio. Coloque el escritorio de manera que vea a toda
persona que se aproxime a la puerta. Ubique el monitor de su computadora
directamente frente a usted, para evitar las interrupciones que puedan ocasionarle los
miembros de su familia. Asegrese de que el telfono, fax e impresora estn a su
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alcance, para no perder tiempo levantndose y sentndose. Compruebe tambin que
su silla sea cmoda y sea la adecuada para el espacio de que dispone.
7. No escriba notas en blocs pequeos. Los pequeos blocs de notas convencionales
y adhesivas son excelentes para ciertas tareas, pero nunca se debe anotar en ellos
informacin relevante. Seguramente no querr que se le extrave un telfono
importante o el nombre de un cliente. Utilice un cuaderno empastado para sus notas
relevantes. Marque la fecha y cualquier detalle importante que tenga pendiente para el
da, de manera que pueda recuperar esa informacin rpidamente, y tenga un registro
de cmo va funcionando su negocio.
8. No mezcle el negocio con la vida hogarea.
La combinacin de su negocio y el trabajo personal en su escritorio conduce
usualmente a la distraccin. No guarde papeles como cuentas, catlogos, folletos y
otros documentos personales sobre el escritorio, pues los mismos pueden distraerlo.
Tampoco navegue por Internet, utilice el telfono para conversaciones personales, ni
tenga el televisor encendido en horas de trabajo, a menos que sea absolutamente
necesario.
9. Pida a sus familiares que respeten su espacio de trabajo. Establezca reglas para su
oficina en casa. Si utiliza la computadora de la familia para sus negocios, compruebe
que cada cual tenga su propia identidad para la entrada al sistema, de manera que su
trabajo no sea alterado ni borrado. Asegrese de que sus papeles y otros artculos de
trabajo estn en su lugar, y que nadie los toque!
10. Establezca un horario de trabajo. Dedicar horas excesivas al trabajo puede
dejarlo agotado y carente de concentracin, adems de que es camino seguro a
errores y descuido. Reconozca cuando llega la hora de apagar la computadora y
dedicarse a otras faenas.
http://www.gestiopolis.com/canales5/comerciohispano/74.htm