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Planeando la Empresa

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Servicio Nacional de Aprendizaje SENA. Colombia. Grupo de Teleinformtica y Tecnologa Educativa 2001-2005.
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Plan de Contingencia y Salida

Comprender la importancia que tiene el desarrollo de un Plan de
Contingencia y Salida para enfrentar cualquier adversidad que
se presente en la empresa. A continuacin se nombran los
principales aspectos que generaran situaciones de contingencia
o salida:


Financieros
La empresa acaba de entrar en etapa de comercializacin, por
ende uno de sus principales problemas es la financiacin para la
investigacin, construccin de nuevos equipos y otros gastos de
produccin y administracin relacionados con el negocio
(arriendo, salarios de empleados, servicios, etc.). Hasta el
momento se ha venido financiando con capital propio aportado
por los socios y se espera en el futuro encontrar otras fuentes
de capital para obtener los recursos necesarios y suficientes
para consolidar la compaa. Adems se espera poder ser
beneficiarios de los dineros que est ofreciendo la Nacin a
travs del programa Nacional de Incubadoras de Empresas del
SENA.


La Devaluacin
Debido a las empresa fabrica sus equipos y productos localmente en Colombia y a
que la mayora de los insumos y componentes son importados, se depende
altamente de la devaluacin del Peso Colombiano frente al dlar y el euro, por lo
que llegado el caso de una devaluacin descontrolada se aumentaran los costos de
materia prima exageradamente, obligando a tomar medidas compensatorias como:
reduccin de los gastos (produccin y administracin), aumento de la eficiencia e
implementar planes novedosos de mercadeo para sostener y aumentar las ventas.


La Competencia
Una de las principales amenazas es enfrentarse directamente con competidores
mucho mas fuertes que tratarn de sacar la empresa del mercado utilizando su
capacidad comercial, financiera y tecnolgica. Para contrarrestar estos ataques la
empresa seguir los siguientes pasos:

Mantener siempre una excelente calidad, eficiencia e innovacin en los
productos, sistemas y servicios ofrecidos.

Mantener una buena relacin con los proveedores, para obtener ventajas
competitivas de precios en nuestros insumos que se reflejen en beneficios para
nuestros clientes.


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Mantener los gastos lo ms bajo posible para as poder ofrecer un mejor precio
a nuestros clientes.

Manejar siempre una lnea de productos y/o servicios que se distingan por sus
ventajas de los ofrecidos por la competencia (diferenciacin soluciones
adaptables a la medida de cada cliente).

Dar un excelente servicios de Post Venta (garanta, actualizaciones,
reparaciones, mantenimiento, ampliaciones, etc.).

Mantener una buena relacin con los comercializadores tanto Nacionales como
Extranjeros.


Salida de Socios

Llegado el caso que alguno de los socios desee retirarse, vender
o falte por cualquier causa o motivo (muerte, incapacidad, fuerza
mayor, etc.) las decisiones y correctivos a tomar estarn de
acuerdo con lo establecido en los estatutos de constitucin de la
sociedad.




Ver video 5: La importancia del Plan de Contingencia y Salida























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Motivos:

Inconvenientes graves, decisiones rpidas

No se debe cometer el error de aplazar decisiones con el
argumento: esperemos este mes a ver como nos acaba
de ir, es que la situacin podra ir mejor, etc. Cuando se
detecte que las ventas no van como estaban planeadas,
analice y tome decisiones rpidas; cuando quien maneja
la empresa o algn otro empleado no est dando los
resultados esperados, cmbielo si es del caso, etc. A
veces estos factores u otros parecen un vaco pequeo y
fcil de cubrir pero cuando crecen la empresa se podra ir
al fondo.

Por ejemplo, hay dos momentos en los que se debe
decidir s continua o no con la empresa:

Los legales establecidos en cmara de comercio que
en su momento pueden ser manejados a nivel
contable.

Los no legales, como competencia muy fuerte,
perspectivas de ventas no cumplidas, robos,
problemas entre socios, etc. Quizs algunas puedan
tener solucin pero para otras lo mejor puede ser
liquidar la empresa, muchas veces vale ms evitar el
riesgo que incurrir en el con expectativas muy
inciertas.

Prepararse para salir del negocio

El Plan de Negocios debe contener los mecanismos mediante los cuales uno o ms
socios dar por terminada su relacin con la empresa, por ejemplo si no se
alcanzan las metas esperadas, si el mayor proveedor entra en quiebra, la
competencia copia el producto/ servicio perdindose la ventaja competitiva, es
decir, se debe estar preparado para abandonar el negocio.

Tambin se debe identificar las seales del mercado cuando ste entre en
dificultades, por ejemplo si su empresa trabaja con derivados de la leche y a todas
las vacas del mundo empieza a darles el virus de las vacas locas, la empresa debe
prever que posiblemente su materia prima principal en algn momento puede
acabarse y por tal motivo debe sustituirla o si sta es indispensable, salir del
negocio.




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Conceptos:

Plan de Contingencia

Continuamente miles de empresarios e inversionistas venden y
compran en todo o en parte sus empresas. Las razones para
hacerlo son bastante diversas.

Algunos quieren obtener un retorno de sus inversiones, otros
sienten que han agotado su ciclo dentro de la compaa, otros
quieren expandir sus empresas.

En una investigacin realizada por la firma Price Waterhouse y
Loyds Bank, se encontraron que las razones para establecer una
salida son fundamentalmente dos:

1. Por razones estratgicas:

Por desarrollo de la empresa.
Por necesidad de efectivo para invertirlo en la empresa.
Por falta de fondos.
Cambio de acciones por acciones preferentes o de otra compaa.
Deseo de diversificar los negocios.
Bsqueda de una adquisicin o fusin.
Desajuste en la estrategia.
Explorar otros intereses.

2. Por razones de liquidacin

Administracin judicial.
Liquidacin.
Insolvencia.
Administracin conjunta.
Reducir al mnimo las ganancias de capital.
Problemas de impuestos.



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Gestin de Riesgos

Es el conjunto de estrategias implementadas por una
organizacin para alcanzar el mnimo nivel de riesgo que la
empresa puede correr en cada decisin.

La gestin del riesgo puede ser til en caso de presentarse
alguna de las siguientes situaciones:

Dificultades en el cumplimiento de los objetivos y metas de
ingresose inversin.

Riesgos que amenacen la supervivencia o Sostenibilidad de
la empresa. Bsqueda de capital de riesgo.

Ventas de participacin social por parte del equipo
emprendedor o de los inversionistas.


Todas las empresas se enfrentan a dos tipos de riesgo: El
riesgo especfico y el riesgo sistemtico. El primero hace
referencia a los elementos que pueden ser controlables por la
empresa y por lo tanto puede reducirse e incluso eliminarse.


Riesgo

Un riesgo es la posibilidad de sufrir una prdida. Para un proyecto
especfico el percance puede ser un producto terminado con menor
calidad, costos ms elevados, retrasos en el programa de
actividades, o no alcanzar en absoluto el propsito y la intencin del
proyecto. En otras palabras, un riesgo es un problema en espera de
ocurrir


Planeacin

La Planeacin es un proceso mediante el cual una empresa decide las
acciones futuras desde el punto de vista de los objetivos de la
organizacin. Debe tenerse en cuenta que el futuro es de difcil
prediccin por lo que un sistema de planeacin no debe ser rgido y
debe considerar los mltiples escenarios posibles.






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Un proceso de planeacin consta de:

La determinacin de los objetivos de la empresa
El planteamiento de los supuestos sobre los cambios que se producen en el
entorno
La identificacin de las oportunidades y amenazas controlables y no por la
empresa.
Una evaluacin de las fortalezas y deficiencias de la organizacin
La identificacin de las alternativas estratgicas viables con las que cuenta la
empresa
La eleccin de una de las alternativas
El desarrollo de un plan de implementacin para la alternativa seleccionada
El diseo de sistemas de control y de retroalimentacin para observar los
resultados de la empresa, mientras se procede a la implementacin del plan.




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Situaciones:
Qu mecanismos de salida existen?

GSM S.A, compaa creada en el ao de 2000, se
dedica a la produccin y comercializacin de
colorantes orgnicos para la industria alimenticia.
En el momento, la gerencia de GSM se encuentra
desarrollando un ambicioso plan de
internacionalizacin, para ello han elaborado un
plan de negocios con enfoque exportador.

El anlisis financiero demostr que son necesarios
cien millones de pesos para la ejecucin del plan,
los recursos sern principalmente utilizados en
procesos de transferencia tecnolgica y el
establecimiento de una red comercial. En el mes
de mayo del presente ao, Carlos Snchez y
Miguel Pereira, accionistas mayoritarios de GSM,
sostuvieron una reunin con el Fondo Emprender.
El comit de inversiones del Fondo encontr el
plan bastante atractivo desde el punto de vista
financiero, pero sin claridad frente a los
mecanismos de salida. Esta deficiencia hizo que el
comit de inversiones del Fondo recomendara
ajustar el plan de negocios y para ello dio un
plazo de dos meses.

Qu opciones se pueden considerar para
establecer los mecanismos de salida?

Solucin

Existen cuatro formas bsicas para establecer un mecanismo de salida para
empresas que no cotizan en bolsa:

1) Vender la empresa,
2) Liberar los flujos de caja libre para los accionistas,
3) lanzar una oferta pblica inicial,
4) Realizar una oferta privada de acciones.


La venta de la empresa puede considerar los siguientes esquemas:






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Venta estratgica: Es una venta en la que el valor de negocio se basa tanto en
las caractersticas del negocio por s solo como en las sinergias que el comprador
cree que puede crear.

Venta financiera: Venta en la que el valor de la empresa se basa slo en el
potencial generador de efectivo de la compaa que se est vendiendo.

Venta apalancada: el comprador se apalanca con deuda. Se espera que el flujo de
efectivo potencial de la compaa sea suficiente para cubrir los gastos de la deuda.

Venta de administracin: Compra apalancada que incluye a la administracin
superior de la empresa como accionistas significativos de la empresa adquirida.

Tambin existen planes de propiedad accionaria de los empleados, estos mtodos
permiten establecer la posibilidad de que los empleados adquieran en parte o en su
totalidad a la compaa.

La liberalizacin de los flujos de caja de la empresa permite el retiro ordenado de la
inversin de los propietarios en forma de obtencin de flujos de caja libre de la
empresa. El proceso de retiro puede ser inmediato, si los propietarios se limitan a
vender los activos y dejan de realizar las operaciones de la empresa. Sin embargo,
para una compaa que genera valor, en el tiempo esto no tiene sentido econmico.

La oferta pblica inicial consiste en la emisin de acciones que se venden en los
mercados financieros.

Qu pasara si...?

Los emprendedores que realizan Planes de Negocio
rara vez consideran los riesgos. Cualquier plan que
se haga tendr lgicamente algunas consecuencias
en contra. El secreto para el xito continuo es
anticipar estos problemas y planear de acuerdo con
ellos.

El grupo Cinco CG se encuentra actualmente
terminando su Plan de Negocios, con la iniciativa
productos para el hogar, donde ofrecern una
gama amplia de productos, pero el producto
estrella es el Detergente Instantneo, el cual
permite una limpieza inmediata si el cliente tiene
algn imprevisto.

Uno de los integrantes del equipo supo que la
competencia estaba pensando en lanzar el mismo
producto en los prximos dos meses y que por eso
deban apresurarse un poco ms, adems sugiri


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que el equipo analizara los riesgos que traera este lanzamiento del producto (tanto
el de la competencia como el propio).

Qu pasos seguira para realizar un Plan de Contingencia?

Solucin

Los siguientes son pasos simples para elaborar un Plan de Contingencia:

1. Haga una lista de los problemas potenciales y establezca qu impacto podra
tener en su empresa.

2. Clasifique los problemas potenciales en una escala del 1 al 10, de acuerdo con su
seriedad.

3. Asigne un nmero del 0 al 10 dependiendo de la posibilidad de ocurrencia.

4. Multiplique el paso 3 por el paso 2.


5. Establezca planes para el puntaje ms alto, obtenido a travs del paso 4.

6. Identifique las causas crticas del problema y haga una lista de ellas. Una causa
es un evento de negocio que al ocurrir hace que un gerente entre en accin. Puede
ser la prdida de un cliente importante, abandono del empleo de un empleado
clave, inflacin o incremento de las cuotas de los crditos. Por ejemplo, un
manufacturero est preocupado porque en su fbrica no se ha previsto un
programa de mantenimiento. Calcula la seriedad de este problema como 8 en una
escala del 1 al 10. La posibilidad de ocurrencia del 0 al 10 es 6, la importancia
entonces es 48 y la causa crtica sera la aparicin de fallas en el funcionamiento de
las mquinas.