AUDIT ATAS SIKLUS PENGGAJIAN DAN KEPEGAWAIAN

Siklus penggajian dan kepegawaian (payroll and personal cycle) meliputi penggunaan tenaga kerja dan pembayaran
ke semua pegawai, tanpa memperhatikan klasifikasi atau metode penentuan kompensasi.
Siklus ini penting, karena :
1. Gaji, upah dan pajak penghasilan pegawai, dan beban pegawai lainnya merupakan komponen
utama pada kebanyakan perusahaaan.
2. Beban tenaga kerja (labor) merupakan pertimbangan penting dalam penilaian persediaan
dalam perusahaan manufaktur dan konstruksi, yang bahwa klasifikasi dan alokasi beban upah
yang tidak pantas dapat menyebabkan salah saji laba bersih secara material.
3. Penggajian merupakan bidang yang menyebabkan pemborosan sejumlah sumber daya
perusahaan karena in-efisiensi atau pencurian melalui fraud.


FUNGSI DALAM SIKLUS, BERHUBUNGAN DENGAN DOKUMEN DAN PENCATATAN,
DAN PENGENDALIAN INTERN


Siklus penggajian dan kepegawaian dimulai dengan merekrut pegawai dan berakhir dengan
pembayaran kepada pegawai atas jasa yang diberikan dan kepada pemerintah dan lembaga lainnya
untuk pajak penghasilan dan kenikmatan pegawai yang terutang.
Dokumen dan catatan:
1. Catatan pegawai (personnel record) : catatan yang berisi data seperti tanggal bekerja, investigasi
pegawai, tarif pembayaran, pengurangan yang diotorisasi, penilaian pekerja, dan pemberhentian
pegawai.
2. Formulir otorisasi pengurangan ( deduction authorization form ) : formulir otorisasi
pengurangan gaji, mencakup jumlah yang bebas pemotongan pajak, ASTEK, pensiun dan asuransi.
3. Formulir otorisasi tarif ( rate authorization form ) : formulir yang mengotorisasi tingkat/tarif
gaji.
4. Kartu absen ( time card ) : dokumen yang menunjukkan jam berapa seseorang pegawai mulai
bekerja dan jam berapa selesainya serta jumlah jam kerja setiap harinya.
5. Tiket waktu pekerjaan ( job time ticket ) : dokumen yang menunjukkan pekerjaan khusus yang
dilakukan pekerja pabrik untuk waktu tertentu.
6. Cek gaji ( payroll check ) : cek yang diberikan kepada pegawai atas jasa yang telah diberikan.
7. Jurnal penggajian ( payroll journal ) : jurnal yang digunakan untuk mencatat cek gaji.
8. Laporan ikhtisar penggajian ( summary payroll report ) : dokumen yang dihasilkan komputer
yang mengikhtisarkan penggajian untuk satu periode dalam berbagai bentuk.
9. Berkas induk penggajian ( payroll master file ) ; berkas yang digunakan untuk mencatat setiap
transaksi penggajian untuk masing-masing pegawai dan pengelolaan total gaji pegawai yang
dibayarkan selama setahun sampai tanggal terakhir.
10. Surat Pemberitahuan Pajak : formulir yang dikirimkan ke Kantor Pelayanan Pajak yang
melaporkan jumlah pajak penghasilan pegawai yang telah dipotong selama setahun.


Empat fungsi yang diselesaikan melalui siklus penggajian dan kepegawaian:
Kepegawaian dan penempatan pegawai
Pengelolaan waktu dan penyiapan pembayaran gaji
Pembayaran gaji
Penyiapan Surat Pemberitahuan dan pembayaran Pajak


PENGUJIAN PENGENDALIAN DAN PENGUJIAN SUBSTANTIF ATAS TRANSAKSI
Metodologi perancangan pengujian atas transaksi untuk penggajian dan kepegawaian


Pahami struktur pengendalian intern penggajian dan kepegawaian


Tetapkan risiko pengendalian yang di-rencanakan- penggajian dan kepega-waian


Evaluasi manfaat biaya dari menguji pengendalian






Rancang pengujian atas pengendalian dan pengujian substantif atas transak-si
untuk penggajian dari kepegawaian untuk memenuhi tujuan pengendalian intern
Prosedur audit
Ukuran sample
Pos / unsur yang
dipilih
Saat pelaksanaan




Ikhtisar dari tujuan audit yang berhubungan dengan transaksi, pengendalian kunci, pengujian
pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi untuk penggajian


Tujuan pengendalian
yang berhubungan
dengan transaksi
Pengendalian intern
kunci
Pengujian atas
pengendalian yang
lazim
Pengujian
substantif atas
transaksi yang
lazim
Pencatatan pembayar-
an gaji adalah untuk
pekerjaan yang secara
aktual dilaksanakan oleh
pegawai non fiktif
(existence)
- Kartu absen disetujui
oleh mandor.
- Mesin absen diguna-
kan untuk mencatat
waktu kerja.
- Berkas kepegawaian
yang cukup.
- Pemisahan tugas
antara kepegawaian,
pengelolaan waktu, dan
pembayaran gaji.
- Hanya pegawai yang
dicatat dalam data
komputer sebagai
absah yang diterima
kalau dimasukkan.
- Periksa kartu absen
atas adanya indikasi
persetujuan. Periksa
kartu absen.
- Telaah kebijakan
kepegawaian.
- Telaah bagan
organi-sasi, bicarakan
dg. pegawai, dan
amati tugas yg.
dikerjakan.
- Periksa hasil cetak
dari transaksi yang
ditolak oleh kompu-
ter sebagai nomor
pegawai yang tidak
absah.
- Telaah jurnal
peng-gajian, buku
besar, catatan
pendapatan gaji
untuk jumlah yang
besar atau tidak
biasa
Transaksi penggajian
yang ada telah dicatat
(completeness)
- Cek gaji adalah pre-
numbered dan diper-
tanggungjawabkan.
- Penyiapan
rekonsiliasi bank yang
indepen-den.
- Periksa urutan cek
gaji.
- Diskusikan dengan
pegawai dan amati
rekonsiliasi.
- Rekonsiliasi
pengelu-aran dalam
jurnal penggajian
dengan pengeluaran
dalam rekening
bank gaji.
- Buktikan
rekonsiliasi bank.
Transaksi penggajian
yang dicatat adalah
jumlah waktu kerja
aktual dan tingkat upah
yang pantas:
pemotongan dihitung
dengan pantas
(accuracy)
- Verifikasi intern atas
perhitungan dan
jumlah.
- Batch total diban-
dingkan dengan
laporan ikhtisar
komputer.
- Otorisasi tingkat
upah, gaji atau komisi
- Otorisasi pemotong-
an, termasuk jumlah
untuk asuransi dan
payroll saving
- Periksa indikasi
verifikasi intern.
- Periksa berkas
batch total untuk
inisial klerk
pengendali data:
bandingkan totalnya
ke laporan ikhtisar.
- Periksa catatan gaji
untuk indikasi
verifikasi internal
- Periksa otorisasi
pada file
kepegawaian
- Hitung ulang jam
kerja dari kartu
absen.
- Bandingkan
tingkat upah
dengan kontrak
kerja, persetujuan
oleh dewan direksi
dan komisaris atau
sumber lain.
- Hitung ulang
pem-bayaran kotor
- Cek pemotongan
dengan acuan
perse-tujuan
perpajakan dan
formulir otorisasi
dalam berkas
kepega-waian.
- Hitung ulang gaji
bersih.
- Bandingkan cek
yang diambil
dengan jumlah
penggajian dalam
jumlahnya
Transaksi penggajian
diklasifikasikan secara
tepat (classification)
- Bagan perkiraan yang
memadai.
- Verifikasi intern atas
klasifikasi.
- Telaah bagan
perkiraan
- Periksa indikasi
verifikasi intern.
- Bandingkan
klasifi-kasi dengan
bagan perkiraan
atau pedo-man
prosedur.
- Telaah kartu
absen untuk
pegawai bagian dan
tiket pekerjaan
untuk penugasan
pekerjaan dan
telusu-ri melalui
distribusi tenaga
kerja.
Transaksi penggajian
dicatat dengan segera
(timing)
- Prosedur yang me-
merlukan pencatatan
transaksi sesegera
mungkin setelah gaji
dibayar.
- Verifikasi intern
- Periksa pedoman
prosedur dan amati
kapan dilakukan
pencatatan
- Periksa indikasi
verifikasi intern
- Bandingkan
tanggal pencatatan
cek dalam jurnal
penggajian dengan
tanggal pada cek
yang diambil dan
kartu absen
- Bandingkan
tanggal dalam cek
dengan tanggal cek
diuang-kan di bank.
Transaksi penggajian
dimasukkan dalam
berkas induk penggajian
dengan pantas: dan
diikhtisarkan dengan
pantas (posting and
summarization)
- Verifikasi intern atas
isi berkas induk gaji.
- Perbandingan berkas
induk penggajian
dengan total buku
besar penggajian.
- Periksa indikasi
verifikasi intern.
- Periksa laporan
total ikhtisar yang
diinisialisasi yang
mengindikasikan
perbandingan telah
dibuat
- Uji akurasi klerikal
dengan memeriksa
penjumlahan ke
bawah jurnal
penggajian dan
telusuri posting ke
buku besar dan
berkas induk
penggajian.


Jenis kekeliruan spesifik yang membutuhkan perhatian khusus dalam auditing transaksi penggajian:
Kekeliruan klasifikasi dalam membebankan tenaga kerja ke perkiraan persediaan dan biaya pekerjaan
(job cost), yang menyebabkan salah saji atas laba.
Kekeliruan perhitungan kalau sistem komputer digunakan. Salah satu karakteristik utama komputer
adalah pemrosesan yang konsisten. Kalau kekeliruan perhitungan dilakukan untuk satu pos atau
unsur, ada kemungkinan hal ini terjadi pada pos atau unsur yang sejenis.
Setiap kekeliruan yang mengindikasikan kemungkinan fraud, khususnya berkaitan dengan gaji
eksekutif.


PROSEDUR ANALITIS
Prosedur analitis untuk penggajian dan kepegawaian
Prosedur Analitis
Kekeliruan yang
mungkin
Bandingkan saldo perkiraan beban gaji dengan tahun lalu ( disesuaikan untuk
peningkatan tingkat upah dan peningkatan volume )
Salah saji perkiraan beban
gaji.
Bandingkan tenaga kerja langsung sebagai persentase dari penjualan dengan Salah saji tenaga kerja
tahun lalu,
langsung.
Bandingkan beban komisi sebagai persentase dari penjualan dengan tahun
lalu.
Salah saji beban komisi.
Bandingkan beban pajak ditanggung perusahaan sebagai persentase dari gaji
dan upah dengan tahun lalu ( disesuaikan untuk perubahan dalam tarif pajak)
Salah saji beban pajak
ditanggung perusahaan
Bandingkan perkiraan utang pajak penghasilan pegawai dengan tahun lalu.
Salah saji utang pajak
penghasilan pegawai.


PENGUJIAN TERINCI ATAS SALDO UNTUK AKUN LIABILITY DAN EXPENSE
Dua tujuan utama dalam pengujian kewajiban berkaitan dengan penggajian adalah:
Akrual dalam neraca saldo dinilai dengan pantas,
Transaksi dalam siklus penggajian dan kepegawaian dicatat pada periode yang sesuai


Perkiraan kewajiban utama dalam siklus penggajian dan kepegawaian :
- Jumlah yang dipotong dari pembayaran pegawai. - Gaji dan upah yang masih harus dibayar
- Komisi yang masih harus dibayar. - Bonus yang masih harus dibayar
- Tunjangan libur. - Pajak Peghasilan pegawai yang masih
harus dibayar.


Pengujian terinci atas saldo untuk perkiraan beban
Kompensasi pejabat : verifikasi apakah total kompensasi dari pejabat adalah jumlah yang disetujui oleh
dewan direksi dan komisaris, karena gaji dan bonus mereka harus dimasukkan ke dalam Surat
Pemberitahuan pajak.
Komisi : dapat diverifikasi dengan mudah kalau tarif komisi sama untuk masing-masing jenis penjualan dan
informasi penjualan yang diperlukan tersedia dalam catatan akuntansi.
Beban pajak penghasilan pegawai : dapat diuji dengan merekonsiliasi total gaji dalam masing-masing
formulir pajak penghasilan pegawai dengan total gaji untuk keseluruhan tahun. Total PPh dapat dihitung
ulang dengan mengalikan tarif yang sesuai dengan penghasilan kena pajak.
Total gaji : perlu diadakan pengujian atas transaksi untuk menemukan kekeliruan dalam pembebanan gaji
(apakah transaksi penggajian dibebankan ke perkiraan non penggajian atau seluruhnya tidak dicatat dalam
jurnal penggajian).