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NOTIONS ELEMENTAIRES

DE GESTION COMMERCIALE
AI'usage des petites entreprises du secteur de la planificationfamiliale
The Enterprise_. ,.
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Program
1616 N.For' Myer Dr., 11th Floor
John Snow, Inc.
Arlington, VA 22209 U.S.A.
En collaboration avec
T6lex: 272896 JSIW UR
Birch&DavisInternational, Inc.
T16phone: (703) 528-7474
Coverdale Organization, Inc.
John Short &Associates, Inc.
NOTIONS ELEMENTAIRES
DE GESTION COMMERCIALE
SI'usage des petitesentreprises dusecteur de la planificationfamiliale
The Enterprise
Program
U
1616 N.Fort Myer Dr., 11th Floor JohnSnow, Inc.
Arlington, VA 22209 U.S.A. Encollaboration avec
T6lex: 272896JSIW UR Birch &Davis International, Inc.
T61phone: (703) 528-7474 Coverdale Organization, Inc.
JohnShort &Associates, Inc.
flit
Ce manuela 6 r6dig6 parEve E.Epstein
autitred'un contratpass6 avecle Programme Entreprise, JohnSnow, Inc.
Nousremercionstout particulirement noscollguesdeI':nstitut ghan~en 'Management Development &Pro-
ductivityInstitute"d'Accra, ainsi queNanetteBrey Magnani (World Education, Inc.), Aquinous devonsla mise
au point des essais pratiques et la coordination de la production du manuel. Les illustrations sont de
JeniYamada. TriceAtchison s'estcharg6e de I'd5sitionMlectronique, Maroli Licardiede latraductionespa-
gnole etGis~leBisacciade la traductionfrangaise. Lesessaispratiques ontdts effectusau Kenyaavec
leconcoursdu projetJSI/FPPS et duKenya Rural Enterprise Program, en R~publique dominicaineavecle
concoursd'Adoplafam et deWorld '7kiucation. Inc., etaux Philippines avLcleconcours dubureau localdu
Programme Entreprise
Lacopieou la reproductin d'extraits de cotouvrageAdes fins noncommerdale pvurra Otre effoctutesans autorisafonpr alable de
I'6diteur. Pourtoute reproductionAdesfinsco-nmerciales, une autorisatiandevrai.o pr6alable6tre obtenue duProgramme Entreprise.
PROJETFINANCE PAR LAGENCE DES EfATS-UNIS POUR LE DEVELOPPEMENT INTERNATIONAL, CONTRAT N

AID/DPE-
3034-C-00-5072-O0.
Les opinions et interprdtations pr6sentdes sontcelles des collaborateurs du Programme Entreprise ot ne sont pas n6cossairement
cellos deI'Agencedes Etats-Unis pourle Dveloppementinternational.
Mars 1991
Notions 6I6mentairesdegestioncommerciale
TABLEDES MATIERES
Quelques mots d'introduction .............................................................................................. i
C:.-vipre1. Lacomptabilit6 debase d'une petiteentreprise ............................................. 1
Chapitre 2. Calcul des cofits, fixationdes prixde vos services ...................................... 38
Chapitre 3. Lesbudgets ................................................................................................ 51
Chapite4. Comment d~terminer lemontantdufonds d, roulement............... 61
Chapitre 5. Lespr6visionsde tr6sorerie ...................................................................... 65
Chapitre %- .. Mesure de larentabilit6 de votreentreprise .................................................... 75
Index alphabdique desnotions de base .......................................................................... 79
Annexe: Formulaires en blanc ...................................................................................... 81
Notionselementairesdegestioncommerciale
QUELQUES MOTS D'INTRODUCTION
Cemanuel a6t6r6dig6 Apartir de ladocumentation pedagogique utilisdelors d'unstage de
formation commerciale organis6 tAccra, au Ghana,parle MDPI(Manazment Development and
Prciuctivity Institute). Lestage 6taitdestin6 A240sages-femmes du secieur priv6, adh6rentes de
la(IRMA (Ghana Registered Midwives Association). Dansle cadre d'uncontrat p-,.ss6 avec John
Snow, Inc. etleProgramme Entreprise,le MDPI avaittoutd'abord6valud les besoinsde formation
commerciale dessages-ferrunes, apr~s quoi deux stages avaient6t6organisds: unstagede troisjours
donnant une formation 616mentaire en gestion commerciale, etun stage dei6vision pr61iminaire de
deuxjours. L'accent avait6t6mis surla comptabilit6 de base,la planifi-
cation commerciale et lesd6cisions financi~res. A la suitedu stage ,, .,
lesdocuments p6dagogiques ontdt6r6unis, avec les adaptations ., r
n6cessaires, pour former ]aversion pr6liniinaire du prdsent ,-' ,
manuel. Cetteversion pr6liminaire a6t mise l'essai dans
trois pays - R6publique dominicaine, Kenya et Philip- ""JI .
pines - sous ladirection de World Education, Inc. t ,.
aveclaparticipation de 10 personnes dans chacun
de- pays. Les personneqqui ontprispart auxes- /
saisrepr6sentaicat diverses professions: sages-
femnmes, formateurs appartenant Atdes ONG,
comptables, propritaires et directrices de
matemit6s oucliniques. C'est surla base des -
r6sultats de ces essais que la version finale /...
du present manuel a 6t6 mise au".
Aquiservira ce manuel?
Cemanuel estdestin6aux !L !-- ,-, . _ .,-
propri6taires et directrices ou ....,,...t-,.
directeurs de maternit6s, -
cliniques, ou autres petites en-
treprisesde prestatior ssanitaires
ii Notions elementairesdegestioncommerciale
fournissantdes services deplanification familiale. Le manuel expliquede fagon simpleI'essentiel
de ce quetoutchefd'entreprise doitsavoiren mati~re decomptabilit6, de planification commerciale
etde gestion financi~re pourdirigerson affaireavec succis. On suppose quelelecteur poss~dedes
notions 616mentaires d'arithmetique - addition, soustraction, multiplicationetdivision,pourcentages.
Certaines personnesjugeront peut-etrc n6cessaire de faire unstage pr~liminaire derevision de ces
notions g~n6rales.
Le manuel pourra 6galement ,tre utilis6 pardes formatewus. Prenantpourguide ladocumen-
tationpr6sent6e ici,ceux-ci pourront modifierle texteen fonction desexigences du public auquel
ils s'adresseront; ils adapteront les exemples Ala situation locale etau mode de travail des entre-
prises.
Quelsservices pourra rendrecemanuel?
Les difficult6s affront6es parles chefs de petites entreprises fournissant des prestations de
planification familiale sont un peu partout les memes. Le ddsirde se consacrer au service de la
clientele se heurte Ala n6cessit6 depreter attention aux t&chesd'administration courante,notanment
6crizures comptables et planification commerciale. Ces entreprises sont souvent g6r6es par des
professionnels de lasant6 n'ayant aucune formation - ou trspeu - en gestioncommerciale. Bien
souvent cespersonnes nesont pas t l'aisedans le travail degestion, et ne voientpasle rapportentre
uiegestion bien faiteetlaqualit6des prestations deservices. D'autrepart,6tantdonn6 leurs faibles
marges bn6ficiaires, leschefs d'entreprises nedisposentgu~rede fondspourpayerdescemptables,
des sp6cialistesde la gestion des stocks ou desconseilsjuridiques, nipours'inscrire Aun cours de
gest'oncommerciale. Parsuite, l'entreprise estsouvent moinsrentable qu'ellenepourrait l'8tre,et
parfois le service delaclientele est6galement affect6.
Dans ce manuel, lesnotions debase et lestechniques de gestion sontexpliqu~es de faqon trs
simple. Letexte sepr~sente commeune s6ried'exercices pratiques, avecdes instructions Asuivre
"pas Apas" pourtoutes sortes de tiches essentielles: comment organiserettenirles livresetdocu-
ments comptables, comment analyser les cots et fixer les prix, comment faire des pr6visions
budg6taires etcontr6lerlesrdalisations, comment 6valuer lesr6sultats del'entreprise. Desexemples
detaill6s sont foumis, etpermettent devoircomment lestechniques peuventr~ellement s'appliquer
auxentreprises du secteurdelaplanification familiale.
Notions 6I6mentairesdegestioncommerciale
Grice Acc que vous apprendrez dans ce manuel, vous serezen mesurede:
* tenirsans difficultd une sdrie d'6critures comptables
* d6terminervoscoits r~els et fixervos prixjudicieusement
" dtablir unbudgetet en faire usage
* rassembler les 616ments qui vous permettront de juger de la santd
financi~re de votreentreprise
" estimerle montant desr6serves de trsoreriedont vousavez besoin
* fairedes plans d'aveniretcontr6ler les r6sultats devotre entreprise
" mesurerceque vous rapporte votreentreprise, ettrouverdes moyens
d'accroftre vos Wn6fices.
1
CHAPITRE1. LA COMPTABILITE DEBASE
D'UNE PETITEENTREPRISE
Que tirerez-vous de cechapitre?
Vous n'avez besoin ni d'un ordinateur ni d'un expert comptable pour tenir
commeil faut les comptes de votre entreprise, 11 existe des m6thodes comptables
simplesetfacilesque vouspouvez liratiquerpar vous-m~me. Dansce chapitre, nous
expliquonsen detail quelles sortesdelivres vous devrez tenir. Nous muntronspar
desexemples comment organiseretenregistrer les informations. Nous vousmontrons
6galement comment rdcapituler et analyser vos donn6es comptables de fagon A
pouvoirprendre vos d6cisions de gestion.
Le chefd'entreprise doit connaitre Atout moment la situation financi~re de scnentreprise.
Cecivaut pour lepetit n6gociantcomme pourledirecteur d'un6tablissement sanitaireou pourlechef
d'une grosse societ6 industrielle. Lorsque vousconnaissez la situation financi~re de votre entre-
prise, vous savezdecombien d'argent peutdisposer celle-ci poursesd6penses, combien d'argent
elle doitAses fournisseurs demarchandises etservices, etcombien d'argent luidoiventsesclients.
Le chefd'entrepfise doit6galement savoir combien d'argentilluifautpourassurerchaque
mois lagestioncourante. A combien semontelapaye mensuelle dessalari6s? Quelestle montant
Adebourserpourles produits pharmaceutiques, les autressortes de fournitures, lesachats d'instru-
ments, les frais detransport,d'eauetd'6lectricit6, etpour
d'autres d6penses de premi6re n6cessitV? L'entreprise
encaisse-t-elle assez d'argentchaque mois pourregler
tous ces frais?
Enoutre, le chefd'entreprise abesoin desavoirs'il
tire de son entreprise toutle b~n~fice possible. Peut-atre
Jya-t-il du gaspilage- frais detransports inutiles, stocks
surabondants, employdsne faisantpas bien leurtravail.
Peut-8tre faites-vous payer trop peu vos services, par
rapport auxtarifs des autres organismes du lieu, auprix
"' ide revientdevos prestations, etauxmoyens financiersde
vos clients.
2 Chapitre 1. Lacomptabilit6 debased'unepetiteentreprise
Avec unecomptabilit6 bien tenue, le chefd'entreprise ripondra plusfacilement Atoutes ces
questions, et se tiendra mieux au courant de la sant6 financi~re de son entreprise. D'autre part,
enregistrant le d6taildetoutes lesop6rations pass6es, les livres etdocumentscomptables permettent
auchefd'entreprise de d6cider ce qu'il faut faire pouram6liorer sasituation Al'avenir. Si vous
voulezg6rer productivement votreentreprise, etr6aliser chaque ann6edesbMn6fices satisfaisants,
ilestindispensable que vousteniez unecomptabilit6. Cette comptabilit6 vous aidera Ai r6pondre aux
questions6nunr6esci-apr~s. Pourvous rendrecompte si vousdisposezactuellement desrenseigne-
ments comptables n6cessaires, lisez toutd'abordtoutes les questions de notre liste, puiscochez A
gauche des questions auxquelles vouspouvez r6pondre avec les renseignements dontvotus disposez.
Faites le bilan desrenseignements comptables en votrepossession:
Etes-vousenmesurederepondreauxquestionssuivantes?
/
CJ Leprix que vous demandez pourvos services est-iljuste?
~1 Vendez-vous suffisamment deprestations de chaque cat6gorie?
j Avez-vous suffisamment deproduits en stock? En avez-vous trop?
~ Votre situation de trdsorerie est-elle bonne?
I Avez-vous assez d'argentpourcouvrirvos frais mensuels?
J! Ya-t-il beauceup declients qui vousdoiventde l'argentdepuis longtemps?
fJ Combien d'argent pouvez-vous pr6leverpourvotre propre usage?
(J Outre ler6glement devosfraismensuels, disposez-vous d'assezd'argent
pourvaloriservotreentreprise en achetant desmat6riels etdesfoumitures
suppl6mentaires? '1
[fJ Avez-vous trop d'employ6s, ou troppeu?
jJ Devriez-vous envisagerd'emprunter Avotre banquepouraider
votre entreprise? Est-ce qu'unetelle d6marche vous aiderait,ou
bien ne servirait-elle qu'A accroitre votre endettement Along
terme?
El Dans l'ensemble, l'entreprise rapporte-t-elle?
S'ily a desquestions faceauxquelles vous n'avezpas coch6,lalecture de cemanuel pourra
vousaiderAtrouver lar6ponse. Vous pouvezfairedes plansmieux 6tudi6s etg6rerplusproductive-
3
Chapitre 1. Lacomptabilit6 debased'Onepetiteentrepfise
mentvotre entreprise. Une foisque vous aurez 6tabli votresyst6me d'6critures etque vous aurez
pris 'habitude d'enregistrerr6guli~rement vos operations, vous constaterez les avantages quevous
procurera cetensemble organis6 d'informations, pourl'am6lioration de votre entreprise.
I1y abiendes faqonsde tenirdes comptes. Certains syst~mes sonttr~s compliqu6s etexigent
uneformation consid6rable. Pourvous quidirigezunepetite entreprise, ilpourra sufftired'adopter
un syst~mecomptable tr~s simple,6tabli parvous-mnme et vous permettant de faire seule tous les
travaux.
Aux pages qui suivent, vous trouverez tout d'abord la description de 12 documents
comptables debase, suivie d'instructionspour lapr6paration etl'utilisation d'uner~capitulation
finandkre mensuelle. Lesdocuments etlestechniques recommand6s ici n'exigent aucuneconnais-
sance sp&cialis6e, etpeuvent 6tre utilis6s Apeu pros dansn'importe quelle situation. Cependant il
se peutque, pourdesraisons ayanttrait Ala16gislation fiscale ou Ad'autresr~glementations locales,
vous soyez dans l'obligation d'apporter quelques
modifications ilapr6sentation des documents ou aux
termes comptables employ6s. Nousvous conseillons
donc deconsulter uncomptable ou une autrepersonne [
comp6tente, pourvous assurerquece syst~me convi-
entdans votre cas.
LES DOCUMENTS COMPTABLES DE BASE
Les 12 documents de base sont:
1.Fichedecaisse menus frais
2. Bordereau de sortie de caisse
3.Carnet de requs
4.Facture de vente/
5.Journal des ventes "
6.Registre de payemensuelle
7. Journal des recettes
8. Journal des paiements
9. Livre des d6biteurs
10. Livre descr6diteurs
11. Registre de stock
I 12. Registre des biens d'equipement
4
Chapitre 1. La comptabilit debased'unepetiteentreprise
Vous trouverez auxpages qui suivent des sp6cimens de chacun deces documents, avec des
exemples deleurutilisation.
Tous documents comptables - fiches, bordereaux, factures, re4us, ainsi que les pages des
journaux, livresetregistres - doivent8tre num6rot6s de fagon continue. Tousdocuments doivent
8treconserv6s enlieu stir. Les factures d'achat, lesrelev6s bancaires ettoute correspondance rela-
tive auxop6rations commerciales doivent 8tredat6s etclass6sdans des dossiers sp6ciaux.
Comme vous allezle voir,vous aurez besoin d'uncertain nombre deformulaires pourtenir
vos livresetdocuments comptablescomme nous le recommandons. Certains imprirn6s, comme les
carnets de requs, existent dans le commerce et sont peu coilteux. D'autres sont plus on6reux.
Cependant vouspouvez cr6er vous-m~me vos formulaires en utilisantsoit du papierordinaire soit
desblocs ou cahiers venduspour les 6criturescomptables, surlesquels vous tracerez deslignes hori-
zontales etverticales selon lan6cessit6. D'autre part,vous trouverez en annexe unes6rie deformu-
lairesen blanc,que vous pourrezreproduire pourvousen servir. Vous n'aurez donc aucune diffi-
cult6 Aconstituervos 12 documents comptables, quine representeront pas un investissement con-
sid6rable.
1.Fiches decaisse menus frais
Lespetites entreprises ontgeneralement affaire Adeux cat6gories defonds enesIees:d'une
part leurcaissepourmenusfrais,etd'autre partleurs recettes encaissees enespkces:
Caisse pourmenus frais
I1s'agitdesespeces que vous gardez tdisposition pour vosd6penses
courantes - achats desavon ou de serviettes,taxisetc. Peut-8tre meme
r6glez-vous enespeces certaines factures (6lectricit6, eauparexemple).
Vousanprovisionnez votrecaisse menusfraisenfirant survotre compte TEL
bancaire. Lorsque lacaisse est vide, vous lareapprovisionnez de la
meme mani~re.
Recettesencaiss~es enespces
Il s'agitdesesp-ces remises parvos clientsen paiementdesprestations. Vousdonnez
un requ I chaque client (voirplusloinau n*3). Normalement, cesespiesdevraient
Etredepos6esen banque imm6diatement; sicelan'estpaspossible, gardez-les enlieu
saret d6posez-les des que possible.
I1est importantque cesdeux cat6goriesde fondsenespeces deeurents6par6es. Sivousles
mdlangez, vous risquezde neplus savoir I combien semontent vos recettes, etde plusles esp&ees
risquent d'8tre perdues ouvol6es.
5
Chapitre 1. Lacomptabilit6 debasedunepetiteentreprise
Vos recettes encaisses en espcesseront enregistr6es aujournal desrecettes, comme nous
l'expliquons Alapage 12. IInefautpasmettreces esp~ces dans votre cassette pourmenus frais. En
casd'urgence, sivous ne pouvez vous rendre Ala banque lejourm~me, vous mettrez peut-8treces
esp&es dans la cassette Atitre provisoire, mais dansce cas ilfaudra passerune 6criture spskiale
indiquant Aquelle date les fonds entrent dans la cassette et quelle date ils en sortent pour 8tre
d~pos~s en banque. Ceci estexpliqu6 plusloin.
Vos esp&es pourmenus fraisdoivent 8tre enferm6es clans une cassette, confi6e Ala garde
d'une seulepersonne. Nousreproduisons ci-aprts un modele simplede fichede caissemenus frais
quepourrez utiliserpourtenir le compte de vos esp&ces. Cette fiche devra rester Al'int~rieur de
lacassette, oujuste Ac6td, de sortequ'ilsoit facile d'yinscrire toutes lesoperations au moment oi
ellesont lieu. Chaque foisque l'onprend ou quel'onmetde l'argentdans la caisse,ceci doit8tre
enregistrd surla fiche, avec ladateet lemontant delasomme deplac6e. Lorsque vous arrivez aubas
de lafiche, allezremplir,surladroitede lafiche, les cases correspondant aux numdros 1A 5. Vous
proc~derez comme suit:
1. Faites le total delacolonne "Entr~es" surla gauche, etreportezce total dans
lacase 1"Total entr6es".
2. Reportez dans lacase 2"Solde au d6part" le montant figurant en haut etA
droite dela fichecomme "solde de la fiche pr&tc~ente".
3. Additionnez lescases 1et2etinscrivez le sous-total dans la case 3.
FICHE DE CAISSE MENUS FRAIS Fiche n

4
Date Entrees Sorties
4/1/89
4/1/89 2,00
8,00 Solde dela
fiche pr6c~dente:
100,00
15/1/89 10,00 Solde decette fiche:
20/1/89
22/1/89
20,00
15,00
1. Totalentrees 113,00
28/1/89 10,00 2. +Solde + 100,00
1/2/89
2/2/89
100,00
50,00
au d6part
3. Sous-total 213,00
4/2/89
5/2/89
11,00*
11,00* 4. -Totalsorties - 124,00
5. Solde de cette 89,00
fiche
Total 113,00 124,00
6 Chapitre 1. Lacomptabilit6 debase dunepetiteentreprise
4. Faites le total delacolonne "Sorties" surla gauche, etreportez le totaldans
lacase 4.
5. Soustrayez lacase 4 delacase 3pourobtenirle "solde decette fiche". Ins-
scrivez cemontant dans lacase 5. Reportezensuite cemontant surla fiche
suivante,en hautetAdroite, comme "solde delafiche prdcddente".
Vousaurezuncontrble permanent devotre caissemenusfrais si vousinscrivez soigneusement
toutes vosoperations, etfaiteslarcapitulation dechaque fiche ensuivant les cinq instructions ci-
dessus.
Les indications portdes surle spdcimen de fiche decaisse ci-dessusreprdsentent la situation
hypoth6tique suivante: lafiche n' 3avait un solde de 100,00, report6 ici au hautde la fichen' 4.
(1) Le4janvier 1989, vous avezpris 8,00dans lacassette pouralleracheterdes
serviettes au march6. Lesserviettes ne vous ontcofit6 que6,00,etvousavez
donc remis 2,00dans lacassette le m~mejour.
(2) Le 15 janvier,vous avezpris 10,00 quevous avez donn6sAvotreassistante
pourpayer un taxi.
(3) Le 20janvier, vous avez achet6 des blocs de papier que vous avez payds
20,00enesp~ces.
(4) Le 22janvier, vous avez pris un taxi pour vous rendre dans un magasin
d'6quipement, etvous avezpay6 15,00enespces au chauffeur.
(5) Le28janvier,vous avezachet6 du savonau march6, etvous avezpay6 10,00
enesp~ces.
(6) Le lerfdvrier, vous 8tes all6e Ala banque et avez pr6lev6 100,00 pour les
mettredans lacassette.
(7) Le 2 fdvrier, vous avez pris 50,00 dans la cassette pour payer la facture
d'6lectricit.
(8) Le 4f6vrier, MmeLita vous aversd 11,00 enesp&ces pourpayerune sdance
deconseil en planification familiale (5,00) et6plaquettes depilules(1,00 la
plaquette). Vous nepouviezvous rendreAlabanque cejour-1b, etvousavez
misl'argentdans lacassettedes menus frais. Vous avezmis unastdrisque (*)
Ac6t6 du montant pourindiquer qu'il s'agissait d'une recette encaiss6e en
espbces. N'oubliez pas dc mettre un astdrisque Ac6t6 desrecettesencaissdes
en espbces quevous placez provisoirement dans la cassettedes menus frais.
(9) Le 5f6vrier, vousavezretir6 dela cassetteles 11,00 quevous aviezrequsde
MmeLita, etvous les avezddpossen banque. Vousavez Anouveau misun
astdrisque (*)Ac6t6du montantpour indiquerqu'il s'agissait d'unpaiement
qui vous avait c't6 fait en espbces, et non d'un rdglement de menus frais.
N'oubliez pas demettre un astdrisque Ac6td des montants repr6sentant des
recettes encaiss6es en espe'ces, que vousdeposez ou reprenezdans lacassette
des menus frais.
7 Chapitre 1. Lacomptabitit6 debase d'unepetiteentreprise
(10) Quardvous 6tes arrivde au basde la fiche n' 4,votre total pourla colonne
"Entr6es", surla gauche, 6taitde 113,00. Votre totalpourla colonne "Sor-
ties"6taitde 124,00. Vous avezensuitecalcul6 le soldedecette fiche,quiest

de 89,00. Vousreporterez donc, survotre prochaine fiche (n 5),un "solde


de lafichepr6c6dente" de 89,00.
ATTENTION!
Chaquefois qu'unesommed'argent entreou sortde la
caisse menus frais, il fautl'inscriresurlafiche.
2. Bordereau desortiedecaisse
Lesbordereaux de sortie decaisse vous permettent de garder la trace des achats r~gl6s en
espcesparvotre entreprise. I1s'agitg6n6ralement depetites sommes, carles gros achats sont nor-
malement rgl6sparch~que. Lorsqu'onremet Atun membredu personnel (ycompris Avous-nme)
des esp ces provenant dela caisse menus frais etdestin6es Aiun achatpour le compte del'entre-
prise,cette personnesigne tin bordereau de sortie decaisseob figurele montantquiluiestremis. En-
suite, apres l'achat, lapersonne fournitun requ du paiementqu'elle aeffectu6 etrestitue toute
somme non d6pens6e. Les D N: 5
renseignements concemant l'achat BORDEREAU DE SORiE DE CAISSE Date: 11/11/88
seront port6s au journal des Article(s) achet6s Montant
paiements (voir p. 16), et le bor-
dereau de sortie de caisse sera 1 drap
3,00
class6 avectnrequ dans undossier
2savons 1,20
intitul6 "bordereaux de sortie de
caisse". Ci-contre un sp6cimen de
TOTAL 4.20
bordereau desortiedecaisse.
Dans l'exemplefigurant ici, Montant reu: 5,00 Signature
Signature
vous (Mme Smith) avez remis le Approuv par-
assis- Montant restitu6: 0, 80 &nature
11 novembre 1988 Avotre
Signature
tame, Mme Bako, 5,00 pour
8
Chapitre 1. Lacomptabilit6debased'unopetiteentreprise
REQU OFFICIEL NO: 21
Date: 15/4/88
Rogu do: Mime Pato (nor)
lasomme do: 6,00
(montant)
en palement de: 6 plaquettes pilules (service/prodult)
en esp6ces C3 parch6que 3 (cocherl'un ou I'autre)
Signature:
FACTURE
Date: 16/6/88
Facture n*: 31
Fournisseur Clinique des Trois Quartiers
Client Mm. Pato et son fils
Prestationsou Description Montant
marchandises Vaccination
1,00
Consultation PF 5,00
4 plaquettes pilules 4,00
TOTAL 10,00
Signature:
acheter un drap et du savon au
marchd. Vousavez toutes deuxsign6
le bordereau n
0
5. Elle a ensaite
achetd un drappour 3,00et deux sa-
vons A0,60piee. Ellevous arestitu6
0,80 enesp&ces.
3. Carnet derevus
Chaque fois qu'une cliente
vouspaie des produits ou des presta-
tions,il fautluidonnerunrequ. I1faut
aussi quevousgardiez unecopiedr.ce
requ. Leplus simpleestd'utiliserune
feuille de papier carbone de fagon A
6tablir lerequen doubleexemplaire.
Remettez l'original Ala cliente, et
conservez le double pourvous. Les
requs doivent 6tre num6otds. Un
spdcimen de rejufigure ci-dessus.
Dans 1'exemple figurant ici, vous
(Mme Smith) avez encaisse le
15 avril 1988 la sommede 6,00,que
Mme Pato vous a remise en espces
pour payer 6plaquettes de pilules.
Vous lui avez remis le requ n' 21.
Toutes les sommes encaiss~es sont
6galement port6es au journal des re-
cettes, dontnous traitansAlapage 12.
4. Facturede vente
La facture de vente, dont vous
voyez ici un sp~imen, est un docu-
mentquevous remettez Alazliente et
Chapitre 1. Lacomptabilit6de based'unepetiteentreprise 9
quiindique les produits ou prestations fournies avzc le prixcorrespondant. Silacliente r gle son
compte avant de partir, elle n'atra peut-8tre pas besoin de facture, et vous pourrez lui remettre
simplement unrequ de paiement, comme indiqu6 plus haut (3.Carnetde requs). I1esttoutefois
conseill6 de remettreune facture en plusdu reu.
Si vous foumissez desservices Aunecientequi nepaie pasavant departir,vous devez alors
luiremettre unefacture, dont vous conservez un double. Lesrenseignements figurant surchacune
desfactures decette sorte sontensuiteport6s au livre desd~biteurs,comme nousl'expliquons plus
loin (9. et 10., SommesArecouvrer et Apayer).
Dans l'exemple figurant .ci, Mine Pato s'est rendue le 16juin 1988 Avotre clinique, la
CliniquedesTrois Quartiers, pour fairevacciner sonfils. Ellevous a6galement demand6 conr;eil
au sujet des m6thodes de
planification familiale, et JOURNALDESVENTES Page 5
vous lui avez remis quatre
plaquettes de pilules. La Date n

de facture Client Description Montant


vaccination cofite 1,00, la
vacc.,consult.
consultation cofite 5,00, et 16/6/88 31 Pato 'PF.,4 plaq. 10,00
_____ _____ _____ ___ I pilules_ _ _ _ _
les pilules cofitcnt 1,00 la -ilues
plaquette. Ellen'apaspay6 16/6/88 32 Pierce accouchement 200,00
au moment de la visite.
Vous luiavez remisla fac- 17/,,/88 33 Williams DIU 50,00
tureno31.
consult. PF,
18/6/88 34 Hoko 6plaq. 11,00
pilules
5. Journaldes ventes
Dans ce livre, vous
enregistrez toutes vos
ventes -- comptant ou A
crdit. Autrement dit, les
6critures correspondent i
toutes les prestations de
services etAtous lesprodu-
itsfoumis Avos clients,que
ceux-ci paient imm6diate-
10 Chapitre 1. La comptabilit6debased'unepetiteentreprise
mentou non. Ce nesontdonc p. les m~mes 6critures quecelles dujournal desrecettes dontnous
traitons plusloin(7.), cedernierneconcemant quelespaiements effectivement regus. Un spocinien
dujournal desventes figure Alapage prc&6dente. Vous ferez le totalde lacolonne "Montan." i la
finde chaque mois, de fagon Avous tenirconstamment aucourantdevotre chiffre d'affaires.
Dans 1'exemple prdsentvl ici,on voitles &ritures suivantes figurant Alapage5dujournal:
(1) Le 16juin 1988, MinePato est venue faire vacciner son fils. Elle vous a
6galement demand conseilausujet des-nthodesdeplanification familiale,
etvous luiavezremisquatre plaquettes depilules. Lavaccination coite 1,00,
laconsultation cofite 5,00,etlespilules cofitent 1,00 laplaquette. Ellen'apas
pay6 au momentde lavisite, et vous lui avezremis lafacture n
0
31.
(2) ie m~mejour,Mine Pierce, quiavaitaccouch6 avoa'eclinique, estsorvie de
laclinique et a pay6 la somme de 200,00. Vous lui avez remis lafacture
n' 32, bienque le paiement soit sold6.
(3) Le 17juin, MmeWilliams estvenue se faire poserun stdrilet (DIU),ce qui
cofite 50,00. Elle vous adonn6 uncheque de50,00,etvouslui avezremisla
facture n*33.
(4) Le 18 juin,Mine Hokoestvenue pourune s6ance deconseil enpianification
familiale, ce qui cofite 5,00,et elle a achet6 6plaquettes depilules A1,00
pike. Elle apay6 enesp~ces, et vous lui avezremis la facture n* 34.
6.Registre depaye mensuelle
Bien quevous n'ayezpeut-etre qu'un trxspetitnombre d'employds, ilestextrnmement utile
de tenirun registre de paye, defagon Asavoircombiend'argentvous devezd6bourserchaque mois
pourlapaye. Unregis're depaye bienorganis6 vousfournit cetteinformation. Ieregistreindique
le salaire debasede chaque employ6, et lecas 6ch6ant toutes autres indemnit6s oual!,,ations. II
indique d'autre partlesd6ductions Afaire 6ventuellement surle salaire, parexempleprl~vements
fiscaux ouremboursement a'emprunts.
Chaque foisque vous payerez vos employ6s, ceux-ci signeront un requ. Vous-meme si-
gnerez un requ lorsque voustoucherez votre paye. Vous pouvez aussi,au lieude fairesignerunrequ,
pr6voirdans le registrede paye une colonne obchaque employ6 apposera sa signature.
Voici un exemple tr~s simple deregistre depaye:
11 Chapitre 7. LacomptabilitN debased'unepetiteentreprise
REGISTRE DE PAYE
Mols: Juin 1988
Nor Salaire +Autres Pr~lbvement - Autres Net Signature
fiscal
C.Smith 2000 200 1800
T.Wright 1000 100 100 800
Dans l'exemple figurant ici, !apaye dumoisdejuh, 1988 sepr6sente ainsi: vousavezpayd
votrepropre salaire mensuel (MieSmith) de 2000, apr6s pr61vement fiscal de 10% impos6 par
la loi, donc le montant net qui vous a6t6 vers6 dtaitde 2 000- 200 = 1800. A votre assiotante,
MmeWright,vous avez pay6son salaire mensuel& 1000,apr~spr6l6vement fiscalde 10%. Mais
en outre vous l'aviez autoris6e en mai Aemprunter 500 Al'entreprise, et elle s'6tait engage A
rembourser iraison de 100 parmois, Apr6lever sur son salaire. Donc, pour le mois de juin, le
montwit netde sapaye6taitde:
1000 - 100 (taxes) - 100 (remboursement) = 800.
7.&8.Journal des recettes etjournaldes paiements
Cesont lesdeux livres lesplusimportants. Vous yenregistrez le dMtail de toutes lestran-
sactions mon6taires - chaque foisque l'entreprise encaisse quelque chose, chaque foisque 1'entre-
prise fait un paiement Aun tiers. Ces deux livres servent ensuite Acalculer le bilan mensuel
de l'entreprise, qui est un tableau priodique de la situation et de la sant6 financi~res de votre
entreprise.
Lejournal desrecetteset lejournaldespaiements pourrontd'autre part8treutilis6sparvous
ouparvotrecomptable pourla pr6paration dediverse; sortesde situations etr6capitulations finan-
ci~res souventexigdes parles autorit6s locales - perception, registre du commerce etc. - etparles
banques aucaso6i vousferiez unedemande deprt.Cesjournaux n'ontriendecompliqu6, eti n'est
besoind'aucune formation commerciale ou comptable pourles tenir. II suffit deprendre le temps
de faire le travzil minutieusement.
12
Chapitre 1. LacomptabilitM debased'unepetiteentreprise
7. Journal desrecettes
C'estaujounaldesrecettes que vous enregistrez toutl'argentqui entredans votre affaire
- esptces etch.ques. Exemplesde recettes: paiements rermis parvosclients (consultants individu-
els, ouorganismes auxquels vous fournissez des prestations de services), pr~ts consentis parune
banqueoupard'autres sources (parents, amisetc.), int6rtts servis Avotre entreprise sursoncompte
en banqueou Aunecaissed'6pargne, remboursements de sommesprtesAd'autresparvotre entre-
prise.
Lejournal des recettes indique combien d'argent entredans l'entreprise, etd'o6 vient cet
argent. Si vousavez besoinde sollicitcr unpr~t bancaire, lejournal vous aideraAd6montrerAvotre
banquierquevotre affaireposs~dedesrevenusrtguliers suffisants pours'acquitterdesesrembourse-
ments.
Voiciun specimen dejournal desrecettes:
JOURNALDES RECETTES
Page 3
Montant
Objetdu palement
Date Provsnance 0 Espcs.-lGAie PF Acc Prn Postn Vacc Pr t Autre
1/1/89 Solderepor6 -_ 250.00 5 00Q0o
2/1/89 Aku 63 ,0 6,00
4/1/89 Ota 64 5,00 50--
10/1/89 Pola 65 120800 8,00 200.00
15/I/89 Williams 66 50,00 50,00
2,00
15/1/89 Lita 67 2,00
suite esrece tes
31/1/89Rcap.mensuelle 150,00 2000,00 400,00 800,001350,00 350,001100,00 - 150,O00
Inscrivez une seule recetteparligne. Voici comment ilfaututiliserlejournal desre-
cettes:
Lorsqevous recevezdesespeces
L'enregistrement des recettes enesp~escomporte cinq op6rations successives tres simples:
13 Chapitre 1. Lacomptabilit6 debasedunepetiteentreprise
1. Ecrivez ladate Ala colonne "Date".
2. A lacolonne "Provenance", indiquez qui vous aremisle paiement.
3. A lacolonne "N'requ", indiquez le numdrodurequque vous avezremis.
4. Vous voyez que la rubrique "Montant" se subdivise en deux colonnes -
"Espces" et"Cheque". Comme il s'agitd'un paiementenespIces, portez
lemontant dansla colonne "Espces".
5. A droitede la feuille, vous voyez larubrique"Objet dupaiement" qui corn-
porte septcolonnes. Reportez dans l'unedecescolonnes lemontantencaiss6,
pourindiquerAquoi 6taitdestin6 le paiement. Voici l'explication des abrdvia-
dons:
PF = planification familiale
Acc = accouchement
Pr~n = prenatal
Postn = post-natal
Vacc = vaccination
PrMt = pr~tconsenti Avotre entreprise
Autre = paiement ayantunautre objet (parexemplepremiers secours,
remboursements pour articles d6fectueux ou inutilis6s ren-
voy~s aufournisseur, remboursement d'unempruntconsenti
parvotre entreprise)
Vousporterezdoncchaque montant requdans lacolonneappropri6e. Cecivous aideraAvoir
combien vousencaissez pourchaque cat6gorie deprestations, etcomment ser~partissentvos xecettes
commerciales. Cettesorte d'information auraunegrande importance lorsque vousd6ciderezdu prix
Afixerpourvos prestations,comme vous le verrez plus loinau chapitre 2.
Si un client ou une cliente r6gle le prix d'inevisite comprenant plusieurs prestations de
services (parexemple une femmequi vient sefaire conseiller au sujet dela planification familiale
etquienmmetemps amnesonenfantpourle fairevacciner), vous passerez alors une6crituredans
chacune descolonnes correspondantes ("PF'et"Vacc" dansce cas)pourindiquer le montantpayd
pourchacune des prestations. Enpareil cas,v6rifiez quele total desecritures portees Alarubrique
"Objet dupaiement" estbien 6gal aumontant port6Alarubrique"Montant".
ATTENTION!
Chaque fois que vous recevez un paiement en espces,
vous inscrivez deux foisle montant:unefois Alarubrique"Mon.
tant"(colonne "Espces")et une fois hlarubrique"Objetdu
paiement".
14
Chapitre 1. La comptabilit6debased'unepetiteentreprise
Lorsquevousrecevezdescheques
L'enregistrement des paiements quevous recevez parcheque se faitde lam me fagon que
celui despaiements enespies,d6crit ci-dessus; Alarubrique "Montant", vous utiliserezcette fois
lacolonne "Cheque". Ici encore, cinq operations successives:
1. Ecrivez la dateAlacolonne "Date".
2. A lacolonne "Provenance", indiquez quivous aremis lepaiement.
3. A lacolonne "Nrequ", indiquez le num6rodurequ que vous avezremis.
4. Portez le montant dans la colonne"Cheque".
5. Reportez le montant Alarubrique "Objetdu paiement" enchoisissant la ou
les colonnes qui conviennent.
ATTENTION!
Ew
Chaque fois que vous recevez un paiement parcheque,
vousinscrivez deux foislemontant: unefois Ala rubrique"Mon-
tant" (colonne "Cheque") et une lois Ala rubrique "Objet du
paiement".
Ricapitulationmensuelledujournaldesrecettes
Lejournaldesrecettes doit fairel'objetd'unerdcapitulation Alafindechaque mois. IIs'agit
toutsimplement defaire la sommedechacune descolonnes"Montant" et"Objet du paiement",non
compris les"soldes reportds" figurant au hautdela feulle. Vousporieztous les totaux surlam8me
ligne au basdela feuille. Ensuite vousrecommencez surunenouvelle feuille pourle mois suivant.
Reportez-vous A1'exemple dela page 12 pourvoircomment seprdsente la rdcapitulation. Du fait
que chaque montantencaiss6 est inscritdeux fois, trefois Alarubrique "Montant" et unf; fois Ala
rubrique "Objet du paiement", les totauxde ces deuxrubriques devraient8tre 6gaux:
Rubrique"Montant" Rubrique"Objct"
Esp~ces PF
+Chbque +Acc
+Prdn
Total +Posm
+Vacc
+Pret
+Autre
Tota
15
Chapitre 1. Lacomptabilit6 debased'unepetiteentreprise
Faites vostotaux etvdrifiezqu'ils sont6gaux. S'ils ne le sontpas, revoyez vos 6critures du
mois,ligneparligne, pourtrouverl'erreur,etcorrigez-la. (Verifiez d'abordsivous n'avez pasinclus
parmdgarde le solde report6 figurant Alapremiere ligne delarubrique "Montant". Si vous l'avez
fait,les totaux ne seront pas6gaux.)
Dans l'exemple figurant ici, nous avons indiqu6 les&crituressuivantes, pourvous montrer
commentdiverses situations sontprisesen compte:
(1) Votre solde report6 pour janvier 1989 6tait de 250,00 en esp~ces et de
5000,00 en banque. (Voirplus loinles explications concemant les soldes
reportes)
(2) Le 2janvier 1989, MmeAku aachet6 6 plaquettes depilules A1,00 pice,
et vous aremis 6,00en esp~es. Vous lui avez donn6 lerequ n
0
63.
(3) Le 4janvier, Mme Ota est venue vous consulter au sujetdes m6thodes de
planification familiale, etvous avers6 5,00enesp~ces. Vous lui avezremis

le requn 64.
(4) Le 10janvier,Mine Polaestvenue chezvous pou accoucher, ce quicofite
200,00. Elleestrest&e troisjours. Avant sondepart, vousluiavezdonn6 des
conseils enmati~re de planification familiale, cequi cofite 5,00,et vous lui
avezvendu 3plaquettes depilules A1,00 pi&ce. Ellevousdevait donc autotal
208,00,qu'ellevousaverses parch~que, etvous lui avezremis lerequ no 65.
(5) MineWilliams 6tait venueaccoucher chezvous le4decembre, et 6taitrest.e
deux jours. Enpartant, elle avaitditqu'elle n'avaitpas d'argentmais
qu'elle vous paierait en janvier. Vous lui aviez remis la facture
no 42,de 200,00. Vous n'aviez pass6 aucune6criture aujournal
desrecettes ded6cembre, puisquevous n'aviezen faitrienen-
caiss6. Le 15janvier,son marivous aremis unchquede
50,00 en acompte, disant qu'il paierait le solde dans
deux semaines environ. Vous luiavezdonn6 lerequ,(
no 66.
(6) Le 15janvier, MIme Lita estvenue faire vac- ;'
f
ciner ses deux enfants.
Vous avez fait A
chaqueenfant une injection cofitant 1,00.
Mme Lita vous a pay6e en esp~ces, et
vous luiavez remis lerequ no 67.
(7) Vous avez continu6d'enregistrer vosre-
cettes dejanvier (surle sp6cimen, nous
avons indiqu6 "suite des recettes") et
vous avezr6capitul6 chaque colonne A _
la findu mois.
16
Chapitre 1. Lacomptabilit6debased'unepetiteentroprise
8. Journal des paiements
C'estaujournal despaiements que vousenregistrez tous les paiements faitsparvotreentre-
prise, en esp-esou parcheque. Comme vous leverrez,cejournal indique Alafois le montantdu
paiementetson objet. Parcons&luent, unjournal despaiements bien tenuvous aide Aanalyservos
cofits et Avoiroii vavotreargent. Cecivouspermettra enoutre demontrer auxautorit6s fiscales et
autresce que cofite l'exploitation de votre entrepise.
Voiciun spimendejournal des paiements:
JOURNALDES PAIEMENTS Page 4
Montant Cat6gorie de d6pense
Autres
Date Destinataire n
0
ch. Espbc. Cheque Sal. Pharma. fourn. Fourn. Fourn. Equip. FG Autres
PF clin. bur.
5/1/89 Pharmavente 32 200,00 200,00
10/1/89Ciedes eaux -- 25,00 25,00
15/1/89Metrom6dical 33 150,00 150,00
15/189Bak:lover 34 - 400,00 40000
17/1/89LingerieABC 35 40,00 40,00
18/1/89Caisse.men.fr 36 (50,00) 50,00
30/1/89Oto -- 500,00 500,00
R fcaptulation mensuelle 175,00 840,00 500,00 200,00 150,00 40,00 - 425,00
Voici l'explication des abr6viations:
Sal Salaires vers6s Avous-m8me etaux autres membres permanents du
personnel, y compris charges sociales
Pharma Produits pharmaceutiques, contraceptifs et autres, n6cessaires aux
soins
Autres Autres fournituies pourla planification familiale (prservatifs,com-
Fourn PF prim6s effervescents, st6rilets (DIU),autres articles n6cessaires aux
soins)
Fourn clin Fournitures pourla clinique (parexemplethermomtres, draps, ser-
vi.ettes, pansements)
Fourn bur Fournituresde bureau (parexemple papier,stylos, blocs comptables)
Equip Equipement (engdn6ral gros mat6riels assez cofiteux qui sontcenses
durer longtemps, par exemple lits, bureau, appareillage d'ac-
couchement, tensiom~tre, v6hicule)
17
Chapitre 1. Lacomptabilit6 debased'unepetiteentreprise
FG Frais g6n~raux. Cette cat~gorie comprend les frais g6neraux lis
1'exploitation de votre entreprise. Voici des exemples de frais qui
existentpeut-8tre dans votrecas:
Fraisginiraux
Loyerouremboursement d'emprunt Eau
Entretien bftiment (si l'entreprise estpropridtaire) Electricit
Imp6t foncier(si l'entreprise estproprid6taire) T616phone
Honoraires deconsultations comptables oujuridiques Transports
Patenteoudroits d'enregistrement Assurances
Abonnements revuesprofessionnelles Intdr~ts desemprunts
Cotisations associations professionnelles Imp6ts ettaxes
Autres Inscrivez ici toute d6pense qui necorrespond Aaucune dessept
premieres colonnes.
Ces cat6gories de d6penses conviendront dans l'ensemble pour les petites entreprises de
prestations de services deplanification familiale. Cependant vouspourrezenchoisird'autressi vous
lepr6f6rez,etvouspourrezaussi ajouter descolonnes suppl6mentaires aujournal sic'estn6cessaire.
Vous trouverez en annexe un formulaire de journal des paiements sur lequel les cat6gories de
d6penses ont6t6 laiss6esenblanc, defaqon quevous puissiezd6signer vo3 propres categories. Nous
allons Apr6sent examiner comment ilfaut tenirle journal des paiements. De m~me qu - pourle
journal des recettes, vous inscrirez une seule opration parligne.
Lorsquevousfaitesunpaiementenespeces
L'enregistrement des paiements enesp&ces comporte cinqoperations successives tris simples:
1. Ecrivez ladate Alacolonne "Date".
2. Ala colonne "Destinataire", indiquezle nomde lapersonne oudela soci6t6
Alaquelle vousremettez le paiement.
3. Barrez lacolonne"N~ch" (numnro dechique), puisquevouspayezenesp.ces
etnon parcheque.
4. Inscrivez lemontant pay6dans la colonne "Espces"de la rubrique "Mon-
tant".
5. Inscrivez le montant dans laou les colonnes qui conviennent, Alarubrique
"Cat6gorie de d6pense".
Parexemple, si le paiement vaAvotrefournisseur de produits pharmaceu-
tiques, l'6criture sera port6e dans lacolonne "Pharma". Si vous faites un
?aiement qui correspond Adeux cat6gories de d6penses, vous ventilerez le
montantentre les deuxcolonnes correspondantes, en vousassurant que letotal
18
Chapitre 1. Lacomptabilit6 debased'unepetiteentreprise
desdeuxchiffies est6gal Aceluique vous avezport6 dans lacolonne "Mon-
tant".
Parexemple, si vous payez Ala soci6t6 M6trom6dical des fournitures de
clinique (catdgorie"Fourn clin")etunappareillage d'accouchement (cat6go-
ie"Equip"),vous inscrirez les montants correspondants dans ces deux colon-
nes.
ATTENTION!
Chaque fois quevous effectuez unpaiement en espces,
vousinscrivez deux fois lemontant: unefois Aiarubrique"Mon-
tant" (colonne"Espces")etune foisAlarubrique"Cat~gorie de
d~pense". Vous utilisezautant decolonnes de depenses qu'ille
faut pourventilercorrectement le paiement.
Lorsquevousfaitesunpaiementparcheque
Lescinqopdrations n6cessaires pourl'enregistrement despaiements effectu6sparch&luesont
semblables cellesque nous avonsd&crites ci-dessus pourlespaiements en esp&ces, mais Ala rubri-
que "Montant", vousutiliserez cettefois la colonne "Cheque".
1. Ecrivez ladate Ala colonne "Date".
2. A lacolonne "Destinataire", indiquez le nomdelapersonneou delasocit6
Alaquelle vous remettezle paiement.
3. Indiquez le nuin6ro duchbque dansla colonne"N'ch".
4. Inscrivez le montantpay6 dans lacolonr.e"Cheque" de la rubrique "Mon-
tant".
5. Inscrivez le montant danslaoulescolonnes quiconviennent, Alarubrique
"Cat6gorie ded6pense".
ATTENTION!
Chaque fois quevous effectuez unpaiementparcheque,
vousinscrivezdeux fois lemontant: une roisAlarubrique"Mon-
tant" (colonne "Chique")et unefois ' larubrique "Catfgoriede
dipense". Vous utilisezautant decolonnes de d~penses qu'ille
faut pourventiler correctement le paiement.
19
Chapitre 1. Lacomptabilit6 de based'unepetiteentreprise
Lorsquevousretirezdel'argentdevotreconpte
bancairepourlemettredanslacassettedesmenusfrais
C'estuneopdration d'unenature particuli~re, qui doit8treenregistr6e danslejournal des
paiements. Voicicomment vous proc6derez:
1. Ecrivez la dateAla colonne "Date".
2. A la colonne "Destinataire", 6crivez
"caisse
menus
frais".
3. Si vous faites un cheque Ala banque
pour obtenir les especes, 6crivez le
numdro duch&que Alacolonne "N'ch".
Si vous faites seulement un retrait de
fonds sans 6mission de cheque, barrez
la colonne"N'ch".
4. Inscrivez lemontant entreparentheses /
Ala colonne "Esp~ces" de la rubrique
"Montant". Mettre le nombre entre
parentheses signifie que le nombre est
n6gatif. Enr6alit6 aucun paiement enesp&esn'esteffectu6ici. Cettesomme
serad6pens6eplus tard,et des6critures serontpass~es Alacolonne"Esp~ces"
Amesure que ces d6penses s'effectueront.
5. Inscrivez le montant Ala colonne "Ch~ue" de larubrique "Montant". Ne
mettez pasdeparenthesesdans cettecolonne, carcette foisils'agitbiend'un
paiement effectu6 Apaitirde votre compte.
Notezque cette sorted'op6ration nedonne lieuAaucune 6criture Alarubrique "Catdgorie
de ddpenst". Toutes lesautresoperations exigent une &riture Acette rubrique.
Recapitulationmensuelledujournaldespaiements
De m~me que lejournal desrecettes, celui despaiements doitfaire l'objetd'unerdcapitu-
lationAlaI'm dechaque mois. I1s'agittout simplementde fairelasomme dechacune descolonnes
"Montant" et"Objet dupaiement". Vous porteztous les totaux surla,mnmeligne au basdelafeuille.
Ensuite vous recommencez sur une nouvelle feuille pourle mois suivant. Reportez-vous 4notre
exemple pourvoircomment se pr6sente lar6capitulation.
Dufaitque chaque paiement effectu6 estinscrit deuxfois, une foisAlarubrique "Montant"
et une fois Ala rubrique "Cat6gorie de d6pense", les totaux de ces deux rubriques devraient re
6gaux:
20
Chapitre 1. LacomptabilitM debased'unepetiteentreprise
Rubrique"Montant" Rubrique"Catigorie"
Esp.ces Sal
+Chque +Pharma
Total +Autresfoum PF
+Fourn clin
+Fourn bur
+ M
+Autres
Total
Faites vostotaux etvdrifiezqu'ilssontegaux. S'ilsnele sontpas,revoyezvos dcritures du
mois, ligne parligne, pour trouver l'erreur,etcorrigez-la. Notez queles deux 6crituresconcemant
lacaisse menus frais s'annulentl'une l'autre Ala rubrique"Montant": vous ajoutez le nombre de
lacolonne "Ch~que", et vous soustrayez celui delacolonne "Especes" parce que, 6tant entrepa-
rentheses, il a unevaleur n6gative.
Dans l'exempledejournal despaiementsfigurant Alapage 16, nous avons indiqu6 les6cri-
tures suivantes:
(1) Le 5janvier 1989, vous avezachet6 desproduitspharmaceutiques Ala soci6t6
Pharmavente. Vous avez pay6 200,00 parch~que n' 32.
(2) Le 10janvier, vous avezr6gl6 en esp&es la facture de 25,00de laCompa-
gnie deseaux.

(3) Le 15janvier,vous aveztir6 un cheque n 33de 150,00Al'ordrede lasoci~t6


Mtrom6dical, pourun achat deDIU.
(4) Le 15janvier, vous avez pay6, parcheque n' 34, votre loyer de 400,00 A
M. Bako, votrepropri6taire.
(5) Le 17janvier,vous aveztir6 un cheque n' 35de40,00Al'ordre delasoci6t6
de lingerie ABC,pourunachat de draps.
(6) Le 18janvier, vousavez encaiss6 un cheque n' 36de 50,00 pourr6appro-
visionner votre caissemenus frais.
(7) Le 30janvier,vous avezvers6 en espiesle salaire de votre assistante, soit
500,00. Votre assistante s'appelle MmeOto.
(8) A lademi~re lignefigure votrerecapitulation mensuelle despaiements.
Calculdevotresoldemensuel
I1estindispensable que vous calculiez le soldedesdeuxjournaux - recettes etpaiements -
Alafin dechaque mois, pourjuger de labonne marche devotre affaire. La premiere partie de la
ticheest tr~s simple:
21 Chapitre 1. Lacomptabilit6debased'unepetite entreprise
1. Faites letotal detoutes les6crizures descolonnes"Espkces" et"Che'que" du
journal desrecettes,exceptk lesoldereport6, quine doitpas 8tre compt6 dans
votre total.
2. Additionnez ces deux totaux pourobtenirle total des recettes du mois.
3. Faites letotal de toutes les6critures descolonnes"Esp.ces" et"Chque"du
journal des paiements. (I1n'yaaucune 6criture de "solde report6" dans le
journaldes paiements.)
4. Additionnezces deux totaux pourobtenir le total des paiements du mois.
5. Soustrayez letotal des paiemcats dutotal desrecettes. Ceciestvotresolde
en findemois.
Totalrecettes espxces Total paiementsesp&bes
+Totalrecettes ch~ues +Total paiements cheques
Total recettes Total paiements
Total recettes
- Total paiements
Solde de ce mois
Sitoutvabien, vosrecettes d6passerontvospaiements, etvotre soldeseraun chiffrepositif.
Toutefois ilpeut arriverquevousayez un mauvaismcis, ddpensant plusquevous n'encaissez. Dans
ce cas,le solde seran6gatif. On&criten g6n6ral leschiffres n6gatifs entreparenth~scs, commececi:
(200,00).
I1ya une fagon trssimplede vrifiersi vous avez calcul6 correctement votre solde. Ad-
ditionnez votresolde (5.) et le total despaiements (4.). Vousdevriez trouverlem~me chiffre que
le soldereport6 qui figuraitaujournal desrecettes au d6butdu mois. S'il n'en estpasainsi, vri-
fiez voschiffres Anouveau.
Soldede cemois
+Total paiements de ce mois
Solde dumois dernier(solde reportk)
Lorsque vous aurez tout v6rifi6, vous ouvrirez une nouvelle pagedujournaldesrecettes ety
inscrirez le "soldereportC"pourlenouveau mois. Lesdeux chiffresdece"solde report" indiquent
combien d'espces vous avezentre lesmains, etcombiend'argent vous avezen banque. Le solde
report6 enesp&ees est lemontant qui se trouve dans votrecassette pourmenus frais,etvouspouvez
en faire le compte. Pour vousassurer que le compte est bon, vous pouvezfaire ce petit calcul tr~s
simple:
22
Chapitre 1. Lacomptabilit6 de based'unepetite entreprise
Soldeenespbces reports au ddbutdumois
+Transferts dela banquehla caisse menusfrais
- Total paiements effectus enestpcesaucoursdu mois
Solde Areporteren espces pourle mois prochain
Vousavez tousces chiffres Aportede lamain. Le solde enespoces reportd figureaujour-
naldesrecettes, les transferts de labanque Alacaissemenus frais figurent aujournal despaiements,
et lespaiements effectu6s enespcCes aucours dumois figurent aujournal despaiements. L solde
ainsicalcul6 devrait s'accorder avec le compte que vousavezfait 'ans lacassette,etavec le solde
figurant survotrefichedecaissemenus frais. N'oubliezpas quetoutes esl~esreques devosclients
doivent 8tred6pos6es en banque imm6iatement, etnon placdes dans lacassette menus frais.
Le solde banque ("Cheque") report6 est le montant que vous poss6dez Avotre compte en
banque. Vouspouvez le calculer ainsi:
Solde"Ch~tue" reportO au d6butdumois
+Totalrecettes encaiss~es aucours dumois
- Totalpaiements effectudspar chbque aucoursdumois
Solde "Cheque" Areporter pourle mois prochain
Ici encore, vous avez tousces chiffres Aport6e de la main. Le solde report6 et letotaldes
recettes encaiss6es aucoursdumoisfigurentaujournal desrecettes, etle total despaements effec-
tums parchequeau coursdu mois figure aujournal des paiements.
I1vous reste maintenant Arapprocher vos &-ritures de celles de la banque. Ce travail est
expliqu6 ci-apris.
Verificationdesrelevesbancairesparrapportd voscomptes
Encalculantvotre solde mensuel, commevous venez dele faire,vous neprenezenconsid~ra-
tionque vos propres 6critures. I1vous faut6galementrapprocher vos proprescomptesdeceux de
votrebanque, en v6rifiant d'une fagon particuli6re les relev6s 6mis parcette banque. Vousvous
entendrez avecvotre banque pourquecelle-ci vous adresseun relev6 de compte hintervalles r6gu-
Hers (en g6ndral une fois parmois). Ce relev6 constitue l'ensemble des &ritures port6es Avotre
compte parlabanque, etindique tout l'argent que vousavez d6pos6 Avotrecompte ainsi quetout
l'argent que vous en avezretir6, soit en esp6ces soiten tirant desch~ques.
Th6oriquement, lesoldefinal du relev6 bancaire pourun moisdonn6 devrait s'accorderavec
23 Chapitre 1. Lacomptabilit6de based'unepetiteentreprise
le soldeque vousobtenez en suivantles instructions 1A 5ci-dessus. Cependantily a parfoisdes
dOff6rences, etc'estpourquoi ilimporte derapprochervoscomptes deceuxde labanque. Lesraisons
lespluscourantesdes diff6rences constat6es sont dedeux sortes: (a) "chequesnonremisdl'encais-
sement"et (b)fraisetintiritsbancaires.Voici ce quevous devrez faire:
(a)Chequesnonremisdl' encaissement
Lorsque vous faitesun paiementparcheque, vous l'inscrivezimm&liatement aujournal des
I Cependant la banque n'enregistre aucun retraitd'argent de votre compte tantque le
"ents.
cheque ne luia pas6t6prdsente pourpaiement, etque lepaiement n'apas 6t6rellement effectu6.
Supposons parexemple que vous avez pay6 votre fournisseur de produits pharmaceutiques par
ch.que le 30juir., mais qu'iln'aremis son chbque A,la banque que le 14 juillet. Pendant lesdeux
semaines qui s'6coulententre temps, d'apr~s lescormptes de la banque vous avezplus d'argenten
banque que d'apr ,svos propres comptes. Des d6calages surviennent 6galement lorsque deux ban-
ques diffcrentes entrentenjeu. Disons,parexemple, quevous avezun compte Ala Soci6t6 G6n6rale,
etvotrefournisseur au Cr6ditCommercial. M~me s'ild6pose votre chequeAsabanque le 30juin,
il faudrauncertain temps, peut-ftre une semaineou deux,pourque lesdeuxbanques se mettenten
contact ettransfrent 'argent aucompte de votrefournisseur. Iciencore, tantque lech.que n'est
pasremisAl'encaisserent etl'argent effectivement retir6 devotrecompte,le soldedevotrecompte
sera plus6lev6 d'apr~s la banque que d'apresvos propres 6critures.
Laquestion desch.ques "non remis hl'encaissement" peut 6galement avoiruneincidence
survos comptes derecettes. Eneffet, lorsqu'un client vous remet un cheque, vous l'enregistrez
imm~diatement comme recette, apr~s quoi vous d6posez le cheque Avotre banque ou bien vous
demandezAvotre banque devous enr6glerlemontanten esp&es. Quelquefois labanque vousfait
attendre sixou septjours,pourv6rifierque le compte surlequel est tr6lech~queestsuffisamment
approvisionn6. Parsuite, lacolonne "Cheque" de votrejournal desrecettes indiquera peut-8tre un
total supdrieur tcelui durelev6 bancaire.
Voicicomment vous ferez le rapprochement entre vos propres 6critures et le relev6 de la
banque:
1. Wrifiezquechaque paiement decheque figurant surlerelev6 bancaire cor-
respond Aunmontant inscxitdans lacolonne"Chque"de votrejournal des
paiements. Vous trouverezprobablement certainspaiements figurant tvotre
journalet nonsurle relev6 bancaire. Ce sontlescheques tiresparvousetnon
encore "remis 4l'encaissement".
24
Chapitre 1. Lacomptabilitfde based'unepetiteentreprise
2. Ecrivez surunefeuilledepapier lemontantdechacun deschquesnon remis
A 'encaissement, etfaites-en le total.
3. Vrifiez lerelev6 bancaire parrapplrt Avotrejournal des recettes.
4. Suruneautre feuiledepapier, faites lalistede tousles cheques quevousavez
enregistr~s commeregus etdpos6s,maisquine figurentpassurlerelevide
la banque; faites-en le total. Ce sontles ch~ques tires Avotre ordre et non
encore "remis hl'encaissement".
5. En partantdu solde figurantsurlerelev6 bancaire, soustrayez lespaiements
parch~quequevousavezfaits etquine sontpasenregistr~s parlabanque,Ct
ajoutezles sommes que vous avezd6pos6esetqui ne sontpas enregistrdes
parla banque:
Soldedurelev6 bancaire
- Ch&luesnon encore pay s
+D6p6tsnon encore cr&1t s
Solde bancaire corrigi
Cechiffre estvotre "solde bancairecorrig6", quidevrait s'accorderavec vos propres6critures.
Si ce n'est pas le cas, peut-8tre alors devrez-vous prendre en compte des frais bancaires ou des
intdrets, comme nous l'expliquons ci-apr~s.
(b)fraisbancairesetintr&ts
Apr~s avoir prisen compte les cheques non encoreremis A1'encaissement, vous trouverez
peut-tre qu'ilresteun d6calageentre vospropres 6critures etcefles delabanque. Cecipeut tredfi
Adeux rjisons. Premi~rement, votre banque sefait frquemment payerdes frais oucommissions.
Elle vous impose peut-ftre un tarifforfaitaire de frais mensuels, ou bien elle vous faitpayer une
commission fixepourchaque d6p6touretraitde fonds,oupourchaque cheque tirdsurvotre compte.
Tousces frais oucommissions vous sontd6bit6s, c'est-A-dire deduitsde votrecompte. Deuxirme-
ment, il se peutque la banque v:iusverse desint6r~ts surles fondsque vous laissez Avotrecompte.
Les int6rets vous sontcr6dit6s, c'est-A-dire ajoutes Avotre compte.
Lorsquevous examinez votrerelev6 decompte, voyezsi des frais bancaires oudesintdr&ts y
figurent. Si telest lecas,ajoutez lemontantdesfi-ais ausoldebancaire corrig6que vousavezcalcul6
plus haut,etsoustrayez-en lesint6r~ts. Lernsultat obtenu devrait 8tre6gal au solde figurantdans
vos propres livres.
25
Chapitre 1. Lacomptabilit6 de basedunepetiteentreprise
Soldebancaire corrigd
+Frais bancaires
- Int~r .s bancaires
Solde figurantdans vospropres livres
Sitous voscalculs ontdt6 bien faits, vos6critures sont maintenant en parfait accord avec
celles de labanque.
Vous aurez soindefaire figurerles fraisbancaires defagon permanente dans vos livres, en
les inscrivantAlacolonne"Cheque" dujournal despaiements des quevousaurez termine votre v6ri-
fication:
1. Ecrivezladate Alacolonne "Date".
2. A lacolonne "Destinataire", 6crivez "Frais bancaires".
3. Nemettezrien dans lacolonne "N~ch".
4. Inscrivez le montant des frais dans la colonne "Cheque" de la rubrique
"Montant" etdans lacolonne "FG"delarubrique"Cat6gorie ded6pense".
Pourenregistrerdans vos livresles intdritsajc.t s Avotre compte, passez les 6critures sui-
vantes dans lejournal desrecettes:
1. Ecrivez ladate Alacolonne "Date".
2. A lacolonne "Provenance", 6crivez "Interets".
3. Nemettez rien dans lacolonne "N'requ".
4. Inscrivez le montant des intdr tsdans la colonne "Chque" de larubrique
"Montant" et dans lacolonne "Autre" de la rubrique"Objetdu paiement".
9.& 10.SommesArecouvreret hipayer- Livre des d(biteurs,iivredes cr(diteurs
Vos ddbiteurssontles gens quivousdoiventde I'argent. Vos criditeurs sontceuxauxquels
vous devezde I'argent. Le livre des d6biteurs etle livre des crditeurs vous permettent de garder
unetrace (a) detoutes sommesdues Avotreentreprise parvos clients(ou lecas6ch6ant pard'autres
personnes ou organismes auxquels vous avez prt6),et(b) detoutes sommes dues parvotreentre-
prise, parexemple aux foumisseurs de produits pharmaceutiques etautres, auxcompagnies d'eau
etd'O1ectricitd, aux commerqants de laville. Ces deux livres sontetroitement li6s, etse pr~sentent
pour l'essentiel dela m~me fagon. C'estpourquoi ilssontici trait6s ensemble.
26 Chapitre 1. Lacomptabilit6debased'unepetiteentreprise
Lanilleurefagon d'organiserces livresestderserver,dans lelivre desdibiteurs, unepage
Achaque personnequi doitde l'argen, etdans le livredescr6diteurs unepageAchaque crdiiteur.
Lorsque lapageestpleine, vousrelevez alorsle solde en basdepageetle reportez surlapremire
page disponibleclans le livre poury poursuivre le comptedu memed~biteurou crdditeur.
Enregistrementdesdbitsdanslelivredesd6biteurs
Sur le livre des d6biteurs sont enregistr6es toutes les sommes qui vous sont dues. Par
consequent,chaque foisqu'unepersonne vient vousconsulterousefaitsoignerchezvous,etnepaie
pas avantde s'enaller,vousdevezpasserune&6riture dans ce livre. Vousavezappris plushautque
vousdeviez remettre Aceou cette cient(e)une facture dat6eetnum6rot6e indiquant le montantdfi.
Celivre estfacileAtremplir. Pourchaque d6biteur,vousenregistrez aud6part ladette. Ensuite,
aux lignes suivantes, vouspassezune autre6criture chaque fois queleclient r~gle toutoupartie de
ce qu'il doit. Certains clients paieront tout d'un coup, alors que d'autres pr6f~reront payer une
certaine somme chaque semaine ouchaque moisjusqu'Aextinction deladette.
UVRE DES DEBITEURS Page 7
Nom: Williams
Date NO fact. Montant a Esp./N Ch Solde
12/4/88 42 200,00 200,00
15/1/89 50,00 53 150,00
1512/89
50,00 C 100,00
15/2/89 79
10100 110,00
10/3/89 100.00 66 -0-
Pourpasserlapremiere &-'itureetenregistrer cequi vous estdfi:
1. Ecrivez lenom duclient Al'endroitindiqu6 au haut de lapage.
2. Ecrivez la date desprestations de services (quidevrait 8tre lameme que la
date de la facture) Alacolonne "Date".

3. Ecrivez le num6ro de la facture remise au client 4la colonne "N fact."


(num6ro defacture).
27 Chapitre 1.Lacomptablit, debased'unepetiteentreprise
4. Ecrivez lemontantdfi parle client Alacolonne "Montant dfi".
5. Rdp6tezlemontant dOi parle client Alacolonne "Solde".
Pourenregistrerlespaiements effectu6s parled6biteur:
1. Ecrivez ladate du versement Alacolonne "Date".
2. Ecrivez lemontant du versernent Ala colonne "Montant pay".
3. S'ils'agitd'unpaiement en esp.ces,mettez un C Ala colonne "Esp/N'ch".
Silepaiement esteffectu6 parcheque, indiquez le num6rodu cheque dans
cettecolonne.
4. Sileclient ne paiequ'unepartie de sondfi, crivezalors lemontant quireste
Apayerhlacolonne "Solde". (C'estle solde pr~c&tentdiminu6du montant
pay6.) Si lasomme due estentierement pay6een uneseule fois,le solde A
inscrire est"0".
Vousdonnerez unrequ au clientpourchaque versement. Lorsqueladette seracompl~ternent
rembourse, vous -rirez "PAYt"survotre double de la facture, etvous leclasserez.
OW
ATTENTION!
Chaque fois quevous recevez un paiement d'un dibiteur, vous
devezaussi passerunekrituredans votrejournal desrecettes.
Dans 1'exemple figurant ici,les op6rations suivantes ont6t6enregistr~es Alapage7dulivre
desd6biteurs:
(1) MmeWilliamsest venueaccoucher chez vous le4d~cembre 1988. Elle est
rest6e deuxjours. En partant, elle a ditqu'elle n'avait pas d'argent mais
qu'elle vous paierait en janvier. Vous lui avez remis la facture n
0
42, de
200,00, lorsqu'elle aquitt6 la clinique le 6d6cembre.
(2) Le 15janvier 1989, son mari vous a remis uncheque (n' 53) de 50,00en
acompte.
(3) Le 15 f6vrier,Mme Williams cat venuepour une visitede contr6leetaussi
pour vous consulter au sujet de la planification familiale. Le prix de cette
visite 6tait de 10,00. Vouslui avezremisla facture n' 79. Ellevous a vers6
50,00en especes, enacompte surses frais d'accouchement.
(4) Le 10mars, ellevous a apport6 un cheque (n*66)de 110,00.
28
Chapitre 1. Lacomptabilit6de based'unepetite entreprise
Enregistrementdescreditsdansle livredescrditeurs
Surlelivredescr6diteurs sont enregistr6es toutes lessommes que vousdevez. Chaque fois
quevous faites un achat Acr~dit,ilfautpasserune6crituredans ce livrepour indiquerquevous devez
del'argent Avotre cr~diteur. H1 faut6galement passer une 6criture chaque fois que vous effectuez
un versementen remboursement devotre dette. Les ,crituressontpass6esde lammemani~re que
celles indiqu6es plus haut pour l'enregistrement des sommes dues par vos clients au livre des
d6biteurs.
UVRE DES CREDITEURS
Page 20
Nom: st6 d'Equipementsm6dicaux
Date NO fact Montant dO Montant Esp./N ch Solde
27/8/88 5E- 300,00 300,00
30/9/88 100,00 45 200,00
29/11/88 100,00 67 100,00
20/1/88 100,00 230 -0-
30/1/88 662 50,00 50,00
10/2/89 50,00 -0-
Pour passerlapremiere 6criture etenregistrerce que vous devez:
1. Ecrivez le nomdu crditeurAl'endroitindiqu6 au hautde lapage.
2. Ecrivez ladate delafacture ducr~diteur Ala colonne"Date". C'estg6n6rale-
ment la m~me date que celle de la r6ception des marchandises, mais dans
certains cas la facture vousparvient plustard.
3. Ecrivezle num6ro delafacture du foumisseurAlacolonne "N~fact." (num6ro
de facture).
4. Ecrivez le montant dQi parvous Alacolonne "Montant di".
5. R6p6tez le montant dOi parvous Alacolonne "Solde".
Pourenregistrerles versements que vous effectuez pourremborservoscr&Iiteurs:
1. Ecrivez la datedu versement Alacolonne "Date".
2. Ecrivez le montant du versement Alacolonne "Montant pay".
3. Si vous payez en espices, mettez un CAla colonne "Esp/N'ch". Si vous
payez parcheque, indiquez le num6r du chque danscette colonne.
29 Chapitre 1. LacomptabilitJ debased'unepetiteentreprise
4. Si vous nepayez qu'unepartie de ce qui estdO, &crivezalors lemontantqui
reste Apayer Ala colonne "Solde". (C'est le solde pr6cdent diminu6 du
montant pay6.) Si vouspayez toute lasommne dueen uneseule fois,le solde
Ainscireew '0".
Vousdevrezobtenir unrequ pourchaque versement. Lorsque votredette sera compl6tement
remboursde, vous ecrirez"PAYf" survotre exernplaire de lafacture,et vousclasserez lafacture.
ow
ATTENTION!
Chaquefoisquevouseffectuez unversement Aun cr&Iiteur, vous
devezaussi passerune &rituredans votrejournal des paiements.
Dans 1'exemple figurant ici, lesop6rations suivantesont 6t6enregistr6es Alapage20du livre
des ddbiteurs:
(1) Enaofit,vous avezachet6 un st~rilisateur Acr6lit,AlaSoci6t6d'Equipements
m6dicaux, auprix de 300,00. La facture du fournisseur (n* 567) 6taitdat~e
du 27 aofit 1988, jourdela livraisondu st6rilisateur.
(2) Vous avez vers6 un acompte de 100,00par cheque n
0
45 le 30septembre.

(3) Vous avez vers6 un autre acompte de 100,00 par cheque n67 le
29 novembre,
(4) Vous avezvers6 le soldede 100,00 le 20janvier 1989, parcheque n"230.
(5) Vous avezcommand6 le25janvier 10thermom6tres Ala Soci6t6 d'Equipe-
mentsm~dicaux; les thermom~tres vous ont6t6livr6s le 30janvier,accom-
pagn6s d'unefacture (n' 662) de 50,00.
(6) Le 10f6vrier,vous avezverse 50,00en esplces Ala Soci6t6d'Equipements
m6dicaux.
Soldemensuelddbit/credit
11imported'6tablir chaquemois lecompte dece quevousdevez etdece quivousestdfi. Pour
cela,vous r capitulerez votre livredes d6biteurs etvotrelivre descr6diteurs:
Total dece qui vous estdO (livredes ddbiteurs)
- Total de ceque vousdevez (livre descr6diteurs)
Solde dibit/cridit
30
Chapitre 1.LacomptabilitMdebased'une petiteentreprise
Leformulaireci-dessous vous servira Arcapitulervos chiffres.
RECAPITULATION DEBITEURS/CREDITEURS
Mols:
D~biteurs Cr~lteurs
Nom Montant dd Nom Montant dd
TOTAL TOTAL_
11. Registre destock
Le registrede stock vous sertAcontrOler mensuellement levolume etlavaleur desfoumi-
tures que vous avez en stock. Par"foumitures" on entend gdn6ralement depetits articles qui se
consomment assez rapidement etdoivent ensuite 8tre remplac6s, par exemple: draps, serviettes,
prcduits pharmaceutiques, pr6servatifs, autres produits servant hia planification familiale, ther-
mom~tres, seringues, blocs de papier,brochures d'information, stylos, savon. Les grosses pieces
d'&tuipement - bureaux, lits, tensiom6tres, appareillage d'accouchement etc. - sont trait~s
diff6remment (voirplus loin au n' 12, Registre des biensd'iquipement).
Leregistrede stocksertAdeuxusages. Premierement, ilsertAvousavertirlorsque vos stocks
sonten baisse etqu'ilest tempsde r6approvisionner. Deuxi~mement, il vous indique dansquelle
mesure les fondsde votre entreprise sontimmobilises parvosstocks, ce quiaffecte votretr6sorerie.
En effet, lorsque vousachetez degrosses quantit~s de fournitures qui se consomment ou se vendent
tr~slentement, les fondsque vous avezinvestis pourleurachat ne sont pas disponibles pour le
31 Chapitre 1. Lacomptabilit6debased'unepetite entreprise
paiement d'autres frais d'exploitation, comme les salaires, le loyer, l'eau ou le carburant. En
tenantrdgulirement votreregistredestock,vous saurezcombien detemps durentvos stocks defour-
nitures, etcombien d'argentvous pouvez vouspermettre d'imrnobiliserdansces stocks.
Leregistre de stockestlar6capitulation d'unesriedefiches de stock. Vous ouvrirez une
fiche separde pourchaque catdgorie de fournitures stockde. Vous passez une&riture surlafiche
chaque fois que vousrecevez des fournitures et chaque fois que vous pr~levez une piece survotre
stockpourl'utiliserou lavendre. I1 STOCK
convient donc de placer les fiches
Article: PLaquettes de pilules
pros des articles stock6s, de fagon A - PIN Quanth6
pouvoir passer vos dcritures rapide- Date Quantt6
recue
d'acht
untalre
utilis~e ou
vendue
Quantck
Sfn stock
ment et sans difficult6. Lorsqu'une
1/4/88
100
100
1,0
1,00
12
120
fiche estpleine, ouvrez-en une autre 2/4/88 4 11_
et classez la vieille fiche dans le 6/4/88 18 98
fichier de stock.
7/4/88 ___ 10 8
A/4/La _ 10 7I.
Voici unexemple de fichede 10/4/88 50 1,00 128
stock.
L'exemple montre lesmouvements devotre stockdeplaquettes de pilules:
(1) Vousaviez20plaquettes depilules enstockAfinmars 1988, et vousenavez
achet6 100, A1,00pikce,le leravril. Votre stocktotalestdonc arriv6A120.
(2) Le 2 avril, vous avezpris 4plaquettes dans votrerdserve pourles vendre A
Mme Oku, etvotre stock estpassdA116.
(3) Lt 6 avril, vous avez pris dans votre r6serve 6 plaquettes Avendre \
Mme Smith et 12 plaquettes vendre AMme Pierce, et votrestock n'6tait
plusque de 98.
(4) Le 7 avril, vous avez pris 10plaquettes dans votre r6serve pourles vendre
AMme Kando, etvotre stock estpass6 A88.
(5) Le 8avril, vous avez pris 10plaquettes dans votre r6serve pourles vendr
AMme Ender,et votrestock estpasse A78.
(6) Le 10 avril, vous avezrequ une livraison de 50plaquettes de votrefour-
nisseur, A1,00 piece, ce qui a faitremontervotre stock A128.
Vous trouverezci-apr~s un sp6cimen detzgistre de stock. Leregistre doit8tre rempli Ala
fin dechaque mois; vous yreportez lesrenseignements pris surlesfiches de stock.
32
Chapitre 1. Lacomptabilit6debased'unepetiteentreprise
STOCK
Date: 31/3/88
Prixd'achat Quantlt6 Valeur
Article unhaire en stock totale
Draps 5,00 5 25,00
Seringues 3,00 8 24,00
Serviettes 2,50 10 25,00
Vaccinspolio 2,00 20 40,00
Pr6servatifs 0,35 1000 350,00
Plag.pilules 1,00 500 50000
DIU 25,00 6 150,00
Blocspapier 0,50 5 2,50
,'exemple mentionne le genred'articles quevous 8tes susceptible d'avoiren stock. Notez
que la"valeur totale" figurant Alacolonne de droiteest calculde comme suit:
Prixunitairex quantithenstock =valeur totale
12. Registre des biensd'equipement
C'est surle registre des biens d'6quipement que vous enregistrez la valeur de vos grosses
pibces d'quipement,qui cofitent plus cheretsontcens6es durerlongtemps. C'estpourquoi vous
les avezexclues duregistre de stockdont nous venons deparler.
Avantd'aborderle formulaire deregistre desbiens d'6quipement, ilimportequevous ayez
bien compris le terme "amortissement". L'amortissementest unetechnique comptable consistant
Adtalerle coatdesgrosses pi~cesd'6quipement sur ladur6e de service pr6vue pourcespices. De
cette fagon on tientcompte du faji que les mat6riels de cette sorte (bitiments, lits, st6thoscopes,
appareillage d'accouchement, mobilier,v6hicules) s'usentetsed~pr6cient petitApetit,etqu'il faudra
unjourlesremplacer.
33 Chapitre 1. Lacomptabilit6 debased'unepetiteentreprise
Meme lorsque vous payez le prix total d'un article au moment de l'achat (etinscrivez par
consequentle prix total survotrejournal despaiements), vous deveztoutefois "amortir" cet article
dansvotrecomptabilit6. !lenestdemnmedesgrosses pi&ces d'&luipementque vousachetezAcredit
(op6rations enregistr~es dansvotre livre descr~diteurs). D'unefagon gdn6rale, les articles on6reux
etcens6s avoirune longue dur6e de service (trois ans aumoins) sont assujettis Al'amortissement.
Vouscomprendrez mieux lanotion d'amortissement lorsque vous lirez, au chapitre2, I'exemple
dercapitulation descoftsainsi que la section "Dtermination des prix".
Le calcul desamortissements estassez simple. I1nevous faudra quedeux renseignements:
(1)combien vous cofte l'article,et (2) combien d'ann6es vouscomptez qu'ildurera. Vous divi-
serez tout simplement le cofit par le nombre d'ann6es, et vous obtiendrez le montant de
l'amortissementannuel (ou "dotation" annuelle aux amortissements):
Coitdu matdriel
Amortissement annuel =-
Dur6e deservice estimde
Vouspouvez dgalement calculerladotation mensuelle auxamortissements, ouamortissement
mensuel, en divisantle chiffre annuel par 12:
Amortissementannuel
Amortissement mensuel =
12
Parexemple, supposons que vous payez 10000pourun st6thoscope, que vous comptezutil-
iserpendant cinq ans:
Amortissement annuel
10000
-
5
= 2000
Amortissement mensuel
2000
--
12
= 166,6
Vous verrezau chapitre 2commenttraiter lesdotations auxamortissements dans lar~capitu-
lation devos cofts, etcomment ces cofits affectent vosprix.
Voici comment se pr6sente unepage du registredes biensd'6quipement. I1faudra rdserver
une page Achaque article.
34
Chapitre 1. Lacomptabilit6 debase d'unepetiteentreprise
Page: 12 Comment passervos6crituresau
REGISTRE DES BIENS D'EQUIPEMENT
registre
desbiensd'9quipement
Article: st6thoscope
Date Prix Nbre. Arorft Amort Anot Valeur A la premiere ligne de
Data d'achat d'achat ann6es ot. annde praLable total netm
______ .-. _____- - chaque page duregistre des biens
1/4/88 1/4/88 1
0
.. ...... d'6quipement, vous enregistrez
31/12/88 - 120002 00 80 l'achat proprement dit. Vous
31/12/89 2 000 2000 4 000 6 000 n'utilisez que les quatre
31/12/90 2000 4000 6000 4000
31/12/91
2 000 6 000 8 000 2000 premieres colonnes: date de
31/12/92
2 000 8 000 10 000 votre 6criture, date d'achat de
l'article, prix pay6 Al'achat,
nombre d'ann6es pr6vu pour sa
dur6e de service. Dans l'exemple figurant ici, vous avezachet6 un st6thoscope le4janvier 1988,
vous l'avezpay6 10 000,etil a6t6 livr6 lejourmmeAvotre entreprise. Vous comptez vousen
servirpendant cinq ans. Vous avezenregistr6 l'achat Ala page 12 duregistre.
Les lignessuivantes servent Aenregistrer l'anortissement annuel. A lafin del'ann6e de mise
en service de l'article (normalementle 31 d6cembre), vous inscrivez surladeuxi~me ligne l'amor-
tissement pourla premiere ann6e. Vous utilisez la prenire colonne et les colonnes 5A8pour
enregistrer ladate de l'6criture, l'amortissement pourl'annde 6coul6e, l'amortissement pr6alable,
l'amortissementtotal, et la valeurnette. Notezque la valeur netteestcalcul~e comme suit:
Valeur nette=prix- amortissement total
Les lignes suivantes vous serviront Aenregistrer l'amortissement pourlesann6es suivantes.
Dans l'exempleci-dessus figurent les6critures qui seraientpass6es pourlescinq ann6es de service
du stethoscope.
Lorsque vous ouvrirez votreregistre des biens d'6quipement, il sera bon de consultervotre
comptable ou une autre personne bien aucourant delal6gislation etdelar~glementation localeen
mati~re d'amortissement. Parexemple, danscertains pays, il faut tenircompte de la dated'achat
de l'article pourd6terminer le montantde l'amortissement pourl'ann6e aucoursde laquelle l'achat
a eulieu: sivous achetezenjuin 1988, peut-8tre neserez-vous autoris6Aamortirque pourunedemi-
ann6e en 1988 (5000dans lecasdust6thoscope ci-dessus), lap6riode d'amortissement seterminant
alors en 1993 par uneautre dotation d'unedemi-ann6e. I1se peutaussi qu'ily ait une norme6tablie
35 Chapitre 1.LacomptablitMde based'unepetiteentreprise
pour le nombre d'annes de service de chaque cat6gorie de mat6riel, et que vous soyez oblig~e
d'adopterce nombre d'ann6e pourvotre amortissement, m~me si vous pensez que votre mat6riel
durera plus longtemps ou s'usera plus vite. Quoi qu'ilen soit, si vous 6tudiez bien ces rfglesA
l'avance, votre registre desbiens d'6quipement seramieux tenuetvous rendra plus de services.
RECAPITULATICN FINANCIERE MENSUELLE
En 6tablissant vos 12 documents comptables de base, et en y passant r6guli~rement vos
6critures,vous serezenmesure desuivre aujourlejourlesop6rations devotre entreprise. I1importe
6galement quevous soyezinform6ede votresituation financire Ala findechaquemois. C'estainsi
que vous pourrezcontr6ler la sant6 financi6re de votreentreprise, et defairedes plansvalablespour
le mois suivant. La r6capitulation financi~re mensuelle se compose de deux parties: (a) Bilan
mensuel, (b)R6capitulation de latr6sorerie du mois.
(a)Bilanmensuel
Le bilan mensuel vous permetprincipalement ded6couvrir sivotre entreprise estfortement
endett6e ou non. I1vous aidera Ar6pondre Ades questions dece genre:
" Devrais-je tenterde convaincre ceux quimedoivent de 'argent demepayer
sans d6lai?
" Puis-jeencore acheter AcrMit le moisprochain, ou bien est-ce quejedois
d6jA tropd'argent?
" Est-cequejefais payerassezchermesprestations de services? Mes fraisont-
ils augment6 de sortequejedevraisaugmenter mes tarifs?
" Ai-je faitcemois-ci un chiffred'affaires suffisantpourrentrerdans mesfrais?
" Faut-il quejer6duise mes d6penses?
Le spcimenci-contre vous montre lapresenta- BILANMENSUEL
tionAadopterpourvotre bilan mensuel. Mois:uillet 1988
Tous leschiffres n6cessaires se trouventdans vos Montant
documents comptables. Vousprendrez le soldeen ban-
que et le soldeen espcesqui figurent survotrejournal
desrecettes, apres avoirfaitles travaux der6capitulation
mensuelle etdeverification durelev6 bancaire indiqu6s
plus haut. Vous trouverez le chiffre des stocks dans
Solde enbanque
Solde enesplces
Stocks
Solde d~bit/cr(dit
Total
5 000
600
6 000
(4000)
2 000
36
Chapitre 1. Lacomptabilit6 debased'unepetiteentreprise
votreregistred stock. Le volde d6bit/cr6ditfigure aubasdelar6capitulationmensuelle deyeslivres
d6biteurs etcriditeurs, expliqu6eplus haut. Cechiffre seraparfois n6gatif,sivous dcvezplusAvos
cr~liteurs que vos d6biteurs ne vous doivent. En fait,ilpeut arriver- lorsque vous etes fortement
endett6s - que leTOTAL de votre bilanmensuel soit n6gatif. Ceci vous indique de fagon certaine
qu'il fautintervenir le mois suivantpouram6liorer la situation financiere de votre entreprise.
Dans l'exemple qui figureici, votre bilan dejuillet 1988 est positif. Vous aviez 5000en
banque,600clans lacassette menus frais,et6 000destocks. Lanrcapitulationde voslivres d6biteurs
etcrlteursmontrait quevous deviez 12 000et que 1'on vousdevait 8000. Parcons6quent votre
solded6bit/cr6dit 6tait un nombre n6gatif(-4 000),mais vous aviezlargement de quoir6gler votre
dette.
(b)Rdcapitulation:delar:-soreriedumois
Lndeuxi~mc partiede larecapitulation financi~remensuelle estlar6capitulation de latr6sore-
riedumois. Alors que lebilanmensuelexpliqu6 ci-dessus indique sivous6tesactuellement endett~e,
la r6capitulation de tr6sorerie vous montre si vous avez d6pens6 plus que vous n'avez encaiss6
pendantle mois.
Bien entendu, vous sou- RECAPITULATION DE LATRESORERIE DU MOIS
haitezqu'i, n'yaitpas tropdemois
pendant lesquels vousd6pensez plus _: sept.1988 Montant
que vous n'encaissez; si vote af- RECETTES DU MOIS 20 000
faire est saine, vous comptez que
votre
tr~sorerie
restera
positive,
DEPENSES DU MdOlS Montant
c'est-A-dire qu'il entrera plus Salalres
3 000
d'argent dans voscaisses qu'il n'en Produfts pharmaceutques
1 000
sortira.
Autres foumitures PF
800
Clinique 900
Larecapitulation detresore- Fournitures bureau 500
rie du mois, dont vous voyez un Equipment 2 300
sp&cimen ci-contre, esttrssimple. Frais 96n6raux 10 000
Les chiffres que vous y Autres
faites figurer proviennent de vos TOTAL DEPENSES 18 500 18 500
autres documents comptables. SOLDE DETRESORERIE 1 500
(Recettes- d6penses)
37 Chapitre 1. Lacomptabilitg debased'unepetiteentreprise
Recettes dumois
Vous pouvez tirerceciHiffe de votrejournal desrecettes. Rappelez-vous toutefois que,
sicertains versements parcheque enregistr6s parvoua nefigurentpas surlerelevd de
la banque, vous nedevezpas inclure ici ces versements comme 'recettesdu mois". Ce
que vous inscrivez ici correspond donc aux chiffres de la banque, mais pas toujours
exactement au soldefigurant survotreprorejournal desrecettes.
Dpenses dumois
Vous pouvez tirerce chiffre de votrejournal des paiements. M8me observation que
pourles recettes: il arrive que certains ch~ques tires parvous n'aientpas encore dt6
remis Al'encaissement. Dduisez alors le montant de ces cheques duchiffre de
d6penses Ainscrire dans votrer6capitulation dela tr6sorerie du mois, carl'argentn'a
pasencore dteprnlev6 survotre compte, et se trouvedonc en faitdans votre trdsorerie.
Pourcommencer votrerecapitulation delatrisorerie du mois,inscrivez letotaldevosrecettes
dumois. Inscrivez ensuite vosdepenses pourles diverses categories, etadditionnez-les pourobtenir
le totalde vosd6penses du mois. Enfin, soustrayezle total desd6penses du totaldesrecettes, pour
obtenirvotre soldede tr6sorerie du mois. Dans 1'exemple ci-dessus, vosrecettes du moisde sep-
tembre 1988 dtaient de20630,etletotal de vosd6penses dtaitde 18 500. C'dtaitdonc un bonmois
pourvotreentreprise, etvotre tr6sorerie dtaitpositive (rentrnes d'argentsup6rieures aux sorties).
Pourconstater lesservices que peutvousrendre le contr6le de votre trdsorerie, considerez la
situation suivante: pendant un certain mois, vous avezdepensd autotal 5000,c-tvous avezfourni
des prestations d'unevaleurtotale de 10 000,selon les 6critures de votrejoarnal des ventes. En
apparence, donc, c'6taitunbon moispourvous, avec un b6n6fice de 5000. Cependant un grand
nombr- de clients n'avaient paspay6 sur-le-champ. Enfait, surles 10000qui auraient dOi rentrer
en caisse, vou n'aveztouch6 que2000,etlereste vousestencore dOi. Vosrecettesdu mois n'6taient
donc enr6aiit6 que de 2 NO0, et votre trdsorerie sesoldait A-3000 (2000derecettes - 5000 de
d6penses). En faisant votre situation de trcsorerie, vous prenez conscience de ce fait, et vous
comprenezcombienilestimportant derecouvrerleplus vitepossiblelessommes quivoussontdues.
Rsum6
Dans cechapitre, nous vousavonsmontr6 comment etablirdesimples documentscomptables
etypasserr~gulierement vos6critures. Nous vous avons6galement indiqu6commenttirerpardde
ces documents pouram6liorerla gestion de votre affaire etprendre vosd6cisions commerciales en
connaissance de cause. Aux chapitres qui suivent, nous vous montrerons comment utiliser ces
documents debase pourla determination devos cofitsetlafixation devos prix,pourvos prdvisions
budg6taires etpour l'ensemblede votre gestion financi~re.
38
CHAPITRE2.
CALCUL DES COUTS, FIXATION DES PRIX DE VOS SERVICES
Que tirerez-vous de ce chapitre?
A la diff6rence des organisations non gouvemementales, les entreprises
privdes fournissant des services sanitaires visent Afaire des bn6fices. Autre-
ment dit, l'entreprise doit encaisser plus d'argent qu'elle n'en d6pense. Vous
pouvez soit r6investir les b6n6fices dans l'entreprise (parexemple, pour agrandir
vos locaux ou acheter de nouveaux biens d'6quipement) soit les retirer de l'af-
faire pour votre propre usage. A tout le moins, votre entreprise doit "rentrer
dans ses frais",c'est-A-dire faire un chiffre d'affaires au moins6gal tce que lui
cotitent ses services.
Dans ce chapitre, nous vous montrerons comment d6terminer le montant
de vos cofits, et combien vous devrez faire payer vos services pour parvenir A
couvrir vos frais et tfaire un ben6fice. Vous y constaterez 6galement l'iri.por-
tance de la tenue des livres et documents d6crits au chapitre 1, lesquels vous
fournissent pr6cis6ment les renseignements dont vous avez besoin pour vos
analyses decofits etdeprix.
Dtermination des cofits
Pourd6terminer combien vous cofite l'exploitation devotre affaire, vous devez prendre
en consid6ration les nombreuses cat6gories de frais que vous supportez. Certains de ces frais
viennent imm&Iiatement Al'esprit lorsque l'on
I I pense aux operations courantes, par exemple les
types de foumitures - draps et serviettes, serin-
gues, n6cessaires de diagnostic de grossesse,
thermom~tres, papier et crayons - ainsi que les
produits servant Ala planification familiale et les
documents d'information Aremettre aux clients.
Vous poss~iezd'autre part de grosses pieces
d'6quipement - lits, fauteuils, un chariot pour les
accouch6es ou une table d'examen - qui sont plus
j ,
cofiteux que vos petites fournitures, et qui
g6n6ralement durent plusieurs ann6es. Puis, si
39
Chapitre 2. Calculdes coots, fixation desprixde vos services
l'entreprise est proprietaire du bitiment, il y a des frais d'entretien, des imp6ts fonciers, et
parfois des frais d'intdr~t sur un emprunt A1'achat ou Ala construction. IIy a enfin de nom-
breux frais entrafnds par 1'exploitation courante, par exemple 6lectricit6 et eau, loyer,
t6l6phone, assurances, imp8ts et taxes, abonnements Ades revues professionnelles, transports,
int6r~ts des emprunts. Chacune de vscat6gories de frais devra &re prise en compte pour la
ddtermination de vos cofits d'exploitation.
Liste des categories et postes de frais
I1y a plusieurs fagons d'6noncer vos cat6gories de frais et les divers postes dont elles se
composent. Les quatre grandes cat6gories figurant ci-apr~s suffiront pour laplupart des petites
entreprises, mais vous pourrez en cr6er d'autres si vous le ddsirez. L'important estde faire en
sorte que tous vos frais soient pris en compte.
Salaires et charges sociales
Cette catdgorie comprend les salaire: vers6s aux membres permanents de votre
personnel (peut-8tre vous-meme, votre assistante, gardiens, chauffeur etc.).
Elle ne comprend pasles paiements correspondant Adestravaux occasionnels, par
exemple ceux d'uncomptable venant chez vous quelquesjours paran. Ces frais-
1k relevent de la cat6gorie "Fraisgtn~raux",d6finie ci-dessous. Par contre, si
l'entreprise accorde des avantages sociaux (assurance m6dicale par exemple) A
certains employ6s, ceci entralne des charges Ainclure dans cettecatdgone.
Fournitures
Cette cat6gorie comprend g6n6ralement des articles qui se consommcnt et/ou
sont remplac6s rapidement. Elle ne comprend pas les grosses pices d'6quipe-
mentquicofitent cheretsontcens6es durerdenombreuses ann6es. Cesmatdriels-
IArel~vent de la categorie "amortissement". Exemples defournitures:
Produits pharmaceutiques
7
Thermomtres, pansements
J A ..
Serviettes, draps, ouate
Foumitures de bureau (papier,crayons) 12!!O p
Amortissement
C'est Acette cat6gorie qu'appartiennent les dotations aux amortissements cal-
cules pour les grosses pi~ces figurant sur votre registre des biens d'6quipement
- batiment, lits, st6thoscope, appareillage d'accouchement, mobilier, vdhicules.
Nous avons indiqu6 au chapitre 1comment se calcule l'amortissement. Rappe-
lez-vous que ces dotations aux amortissements ne doivent figurer que pour les
ann6es autoris6es.
Frais generaux
Cette catdgorie comprend normalement les frais gdndraux d'exploitation de l'en-
treprise. Vous avez vu au chapitre 1des exemples de frais eventuellement sup-
port6s parvotre entreprise. En voici Anouveau la liste:
40
Chapitre 2. Calcul des coOts, fixation desprixde vos services
Loyer ouremboursernent d'emprunt
Entretien dubAtiment (si l'entreprise est
propridtaire)
Imp~tfoncier(si l'entrepriseestpropridtaire)
Eau
Electricit
Tdldphone -"
Transports 5.
Assurances
Intdrets des emprunts
Imp6ts ettaxes
Honoraires de consultations comptables ou I [
juridiques
Patenteou droits d'enregistrement
Abonnements Adesrevues professionnelles
Cotisations Ades associations professionnclles
Cofits r6elspour chaque poste defrais
Une fois que vous aurez d6cidd quelles sont vos grandes cat6gories, et dress6 laliste des
postes de frais correspondant Achaque cat6gorie, vous devrezchiffrer le cofitde chacun des pos-
tes, defagon Apouvoir calculer le total des cofits d'exploitation de votre entreprise. C'est ici
qu'entrent enjeu les livres et documents comptables dont nous avons trait6 au chapitre 1. Ces
documents vous aideront Arcapituler vos cofits avec rapidit6 et exactitude. Par contre, si vos
renseignements comptables ne sont pas bien organis6s et ne sont pas Ajour, vous devrez passer
un temps consid6rable Arechercher les informations n6cessaires.
Exemple de rkapitulation des cofits
Supposons que vous dirigez une matemit6 appel6e "Maison matemelle Hannah". Votre
entreprise est propri6taire du bfitiment; vous y fournissez des services de planification fami-
lialeet de maternit6, ainsi que certaines prestations sanitaires comme les vaccinations. Vous
pourriez calculer vos frais annuels comme suit:
1. Salaires et charges sociales
Votre salaire: 800/nois x 12 mois 9600
Salairedevotre assistante: 300/rnoisx 12 mois 3600
Salairedu gardien: 100/mois x 12mois 120
14400
Assu-ancem~dicale (5% des salaires) 20
15 120
2. Fournitures
Produits pharmaceutiques 10000
Autresfournitures planification familiale 6000
Thermomtres, pansements 4000
Serviettes, draps, ouateetc. 5000
Fournitures de bureau (papier,crayons) 19%
26U00
41 Chapitre 2. Calcul des coots, fixation des prixde vos services
3. Amortissement
Coalt Durie Amortiss.annuel
BAtiment 100000 10 100000/10 10000
Stdthoscope 10000 10 10000/10 1000
App.accouch. 20000 5 20000/5 4000
Lit accouch. 20000 10 20000/10 2000
Tableexamen 5 000 10 5000/10 500
Litsenfants 8000 10 8000/10 80
18300
4. Frals ginkraux
Consultations comptabilitd 1000
Electricitd 8000
Eau 6000
TdIdphone 2000
Transports 4000
Assurances 10 000
Entretien bAtiment 5000
Imp&tfoncier 20000
Autres imp~tset taxes 20000
Abonnement revue professionnelle 100
TOTAL GENERAL 136 420
Ceci veut dire que l'entreprise devra faire unchiffre d'affaires d'au moins 136420pour
couvrir les coots actuels d'exploitation. Pour realiser un b~n6fice, elle devrait faire un chiffre
encore plus 61ev6. Parexemple, si vous souhaitez faireun b~n~fice 6gal A10%de vos coots, soit
13 642,vous devrezfaire un chiffre d'affaires de 150062:
Total descollts 136420
+Bdndfice (10% descodts) 13 642
Chiffre d'affaires 150 062
L'exemple qui pr6cde est une simple r6capitulation des cooits, qui fait apparaitre
l'ensemble des frais de votre matemit6. Mais vous pouvez aussi faire des analyses de cooits
plus poussdes. Parexemple, vous pouvez chercher Asavoir combien vous cofitent Aeux seuls
les services de planification familiale. Pour faire cette sorte d'analyse, vous aurez besoin de
poss&der certaines sortes d'informations, par exemple combien de temps vous consacrez Aces
services, quelle proportion de la superficie de vos locaux sert Ala planification familiale,
quelles quantit~s de fournitures sont utilis6es pour la planification familiale, et ainsi de suite.
Si votre comptabilit6 est bien tenue, vous pourrez normalement faire les estimations n6ces-
saires pour une analyse d6taillde des coots. L'exemple qui suit vous montre comment en-
treprendre cette tiche.
42 Chapitre 2. Calcul des coOts, fixation des prix de vos services
Supposons que vous estimez que, Ala Maison maternelle Hannah, vous et votre assis-
tante passez environ la moitie de votre temps Afournir des prestations de services de planifica-
tion familiale. D'autre part vous estimez que 60% de vos produits pharmaceutiques et 20% de
vos serviettes, draps, ouate, thermom~tres et pansements sont utilis6s pour la planification fa-
miliale. Vous estimez enfin que la moiti6 Apeu pros de tous les autres frais (saufceux que vous
excluez totalement, comme indiqu6 plus loin) sont li6s aux prestations de services de planifica-
tion familiale.
Pour calculer ce que vous cofitent ces prestations de services, vous allezdonc faire deux
choses. Premi~rement, excluezles postes de cofil. qui ne sont aucunement en rapport avec la
planification familiale. Dans l'exemple figurant ci-dessus, les postes A61iminer seraient proba-
blement l'appareillage d'accouchement, le lit d accouchement et les lits pour nouveau-n6s.
Deuxi~mement, dressez une liste de vos cofits en indiquant les pourcentages Aprendre en con-
sid6ration pourchaque poste, comme le montre l'exemple figurant Ala page suivante.
Ce tableau r6capitulatif vous montre que, pour couvrir vos frais relatifs aux services de
planification familiale, vous devrez faire un chiffre d'affaires de 66 110 en planification fa-
miliale. Si vous voulez en plus faire un bn6fice de 10%, soit 6 611, votre chiffre d'affaires en
planification familiale devra alors 6tre de 72721:
Total descofts 66110
+Bndfice (10% des coflts) 6611
Chiffred'affaires 72 721
Vouspourrez de lam~me fagon analyser les cofits devos autres services. La tichene sera
pas toujours facile. Vous aurez peut-8tre du mal Ad6cider combien de temps vous consacrez A
chacune des cat6gories de prestations, ou quel pourcentage de vos fournitures, de vos locaux
et de vos mat6riels est utilis6 pour chacune d'elles. Cependant, dans tous les cas ou ce sera
possible, vous aurez int6r~t Aanalyser les cofits se rapportant Aune cat6gorie donn6e de presta-
tions, carceci vous aidera i fixer le prix de ces prestations. Si vous voulezque chaque cat6gorie
de prestations couvre ses propres frais, vous devez savoir combien elle vous cofite. Si, par
contre, vous acceptez de perdre sur une cat~gorie de prestations parce que vous pouvez com-
penser cette perte en r6alisant un b6n6fice substantiel sur une autre cat6gorie de prestations, il
vous faudra encore savoir ce que vous cofite chacune des cat6gories, pourpouvoir fixer vos prix
en cons6quence. Cette question de l'6tablissement des prix esttrait6e plus loin.
43
Chapitre 2. Calcul descoOts, fixation despixde vos services
1.Salalres et chargS soclales
50%devotre salaire 4800
50%du salaire devotreassistante 1800
50%du salaire dugardien 6M
7200
Assurance mdicale(5%des salaires) 36i
7 560
2.Fournitures
60%des produits pharmaceutiques
100% desautres fournitures planification familiale
6000
6000
20%des thermomtres et pansements
20%des serviettes, draps, ouaie etc.
800
1000
50%des fournitures debureau (papier,crayons) 5M
14 300
3. Amortissement
50%dubAtiment 5000
50%du stethoscope 500
50% de latabled'examen
5750
4. Frais ginkraux
50% desconsultations comptabilitd
50%deI'diectricitd
500
4000
50%del'eau 3000
50%du tdldphone
50%destransports
1000
2000
50%desassurances 5000
50%del'entretien dubAtiment 2500
50% del'imp6tfoncier
50%des autres impOts ettaxes
10000
10000
50%deI'abonnernent revue professionnelle _00
3R50
TOTAL POURLA PLANIFICATION FAMILIALE 66110
Ditermination des prix
Votre objectif est bien simple: vous d6sirez fixer vos prix de fagon Acouvrir tous vos
fraisetAfaire un b6ndfice. Le syst~me le pluscouramment adopt6 estcelui de la"marge bWnefi-
ciaire". Cette marge est un pourcentage que vous ajoutez Avotre prix de revient (total detous
vos coOts) pour obtenir le prix de vente:
Prixde revient +Marge bWnficiaire =Prixde vente
Parexemple, sivotre prix de revient est de 1000 et que vous voulez faire un bdn6fice de
10%, votre prix de vente sera de 1100:
1,000 (prix de revient) + 100 (marge de 10%) =1,100 (prix de vente)
44 Chapitre 2. Calculdes cOts, fixation des prix de vos services
Si vous ne foumissez qu'une sorte de prestations, il sera relativement facile de d6ter-
miner vos prix. Parexemple, supposons que vos activit6s consistent uniquement Afoumir des
conseils en mati~re de planification familiale et des produits servant Ala planification famili-
ale. Pour fixer un prix, vous devez savoir deux choses: (1)le total de vos cofits annuels, et
(2) le nombre annuel de visites deconsultants. Si le total de vos coitsestde50000 etque vous
recevez 1000 visites de consultants par an, vous pourrez alors couvrir vos frais en faisant
payer 50 parvisite.
Total cofts 50 000
= Prixde revient d'unevisite - 50
Nbre de visites 1000
Avec un prix de 55, vous ferez 10% de b6n6fice, et votre chiffre d'affaires total sera de
55000.
Mais les affaires sont rarement aussi simples. Supposons par exemple que vous foumis-
sez des conseils en mati~re de planification familiale et des produits servant Ala planification
familiale, et que d'autre part vous faites des poses de st6rilets. La pose des stdrilets exige plus
de temps, de formation et de qualifications que les travaux de conseil et de distribution de con-
traceptifs. Par cons6quent cette prestation sp cialis6e vous revient plus cher et devrait cotiter
plus cher Ala cliente.
La meilleure facon de fixer les prix pour chaque cat6gorie de prestations est de com-
mencer par calculer ce que cofite chacune d'elles. Pour cela vous effectuez l'analyse de cofits
expliqu6e plus haut - calculant exactement quelle proportion de chaque poste de cofit est con-
sacr6e Alacat6gorie de prestations en question, et ensuite calculant le prix de revient annuel de
ces prestations. I1vous reste ensuite Adiviser le prix de revient par le nombre de personnes
auxquelles vous fournissez annuellement ces prestations, pour d6terminer quel prix vous
devrez faire payer.
Prenons un exemple pratique: supposons maintenant que vous faites 50poses de sterilets
par an (ce qui reprdsente 50visites) et que les 950 visitesrestantes on pour objet le conseil et la
distribution de produits. Admettons d'autre part que, d'apr6s votre analyse de cofits, chaque
pose de st6rilet vous cofite 500. Ceci signifie que votre prix de revient pour les poses de
st6rilets est de 500 x50, soit25 000. Pourque chaque pose couvre ses propres frais, il faudrait
fixer le prix A500 (votre cofit). Pourfaire 10% de b~n6fice, il faudrait le fixer A550. Les 950
autres visites de l'ann6e ont pourobjet le conseil et la distribution de produits, ce qui vous re-
vicnt A25 000:
45 Chapitre 2. Calcul des coots, fixation des prix de vos services
Total coots 50000
- CoOftspose destrileLs 25000
Cofits conseil/produits 25 000
Pour que chaque visite couvre ses propres frais, il faudrait fixer le prix A25 000/950, soit
environ 26 la visite. Avec 10%de benefice, le prix serait d'environ 29 lavisite. Si vous four-
nissiez six categories de prestations, vous feriez alors les m8mes calculs pour determiner les
prix Ai fixerpourchaque cat6gor;.-.
Vous pouvez maintenant comprendre pourquoi il est necessaire de pratiquer l'amortisse-
ment pour les gros achats d'6quipement. Vous voyez que, si vous tentiez de recouvrer le cofit
total de votre bftiment (100 000) en une seule ann6e, vos prix monteraient en flche cette
ann6e-lA, pourretomber brusquement l'ann6e suivante. De toute 6vidence, votre entreprise ne
pourrait survivre si vous vous y preniez ainsi pour 6tablir vos prix.
Jusqu'A pr6sent, nous n'avons pris fn consid6ration que ce que vous couitent vos presta-
tions de services. Maisil yadgalement d'autres facteurs qui entrent enjeu. La faqon dont vous
en tiendrez compte d6pendra de la nature de votre entreprise etdes conditions locales de travail.
1. Prix fix6s parun organisme d'Etatou autre
Parfois les prix de certains types de prestations sont fix6s par l'Etat ou pAr un autre or-
ganisme dont vous d6pendez (association professionnelle par exemple). Dans certains cas ce
prix couvre vos frais, ou m~me vous permet de faire un ben6fice, et tout vadonc tr6s bien. Par
contre, si le prix fix6 est inf6rieur Ace que vous cofitent les prestations, vous devez alors trou-
ver le moyen de recouvrer les sommes d6pensees. Divers moyens sont possibles, selon votre
situation. Peut-8tre tenterez-vous de reduire vos frais, pour que les prestations vous revien-
nent moins cher. Ceci n'estpas toujours possible. Une autre solutioncouramment adopt6e con-
siste Afixer pour d'autres prestations, dont les prix ne sont pas contr6l6s, des tarifs beaucoup
plus 6levds que le prix de revient. Do cette fagon le prix que vous fixez pour la deuxi~me
cat6gorie deprestations compense ce que vous perdezsurlapremiere - on ditquele prix del'une
subventionne le prix de l'autre.
Par exemple, vous avez d6j d6termin6 que votre prix de revient pour la pose d'un
stdrilet est de 500. Que ferez-vous si les lois ou rdglementations locales vous interdisent de
faire payerplus de 300? Le plus facile sera d'augmenter les prix devos autresprestations pour
absorber laperte. Reprenons l'exemple ci-dessus: vous faites 50 posesde st6rilets paran, etla
46 Chapitre 2. Calcul des coOts, fixation desprix de vos services
limitation duprix ne vous permettra pas d'encaisser plus de 15 000 (300 x50) paran pour ces
travaux. Le total de vos frais r6els pour l'ensemble de vos activit6s dtant de 50 000, il vous
faudra donc encaisser 35 000 pourle reste de vos travaux si vous voulez rentrer dans vos frais,
et45 000sivous voulez faire 10%de bn6fice global:
Total coats 50000
+BUndfice (10% des coa.s) 5000
55000
- Encaissements stdrilets 15000
Reste Aencaisser 40 000
Vous savez d6jA que votre prix de revient pour les prestations de conceil et produits de
planification familiale est de 26 par visite, mais vous pouvez opter pour un tarifplus 6lev6, de
faqon Acompenser votre perte sur les poses de st6rilets. Pourrentrer dans vos frais, vous pou-
vezfaire payer35 000/950, soit environ 37 parvisite. Pour faire 10% de b6n6fice, vous pouvez
faire payer 40000/950, soitenviron 42 parvisite.
Encaissements stdrilets: 50 x300 15 000
+Autres encaissements: 950x42 39900
Total 54 990
2. Concurrence
Sivotre organisation estla seuleAfoumirdes services dans votre region, laquestion de la
concurrence ne se pose pas, et vous 8tes relativement libre de fixer vos prix comme vous le
d6sirerez. Cependant ce cas est plut6t rare. I1est plus probable que vous 8tes en concurrence
avec des dispensaires de l'Etat, offrant des soins gratuits ou Ades prix tr6s bas, et aussi avec
d'autres groupements priv6s. Vous devez alors, pour fixer vos prix, tenircompte de ceux qui
sont "en vigueur" dans votre r6gion. Si vous fixez votre prix tr~s au-dessus, et si vos clients
ne jugent pas que vos services sont tr~s sup6rieurs Aceux des autres 6tablissements, vous ne
ferez pasd'affaires. Si vous les fixez aussi bas que ceux de laconcurrence, mais que votre prix
de revient soit plus 61ev6, vous perdrez de l'argent. Vous aurez donc Aprendre un certain
nombre de d6cisions. Faitesappel Avotreexp6rience, Avotreconnaissance de lacommunaut6, et
Avotre bon sens commercial pour decider comment affronter avec succ~s la concurrence des
autres 6tablissements de la r6gion.
47
Chapitre 2. Calcul des coOts, fixation des prix de vos services
3. Moyens financiers de votre clientele
Votre profession 6tant l'assistance sani-
taire, vous refusez rarement de servir une per-
sonne parce qu'elle manque d'argent. Mais que
ferez-vous si la cliente ne peut rien payer du
tout, ou n'apas les moyens de payer votre tarif?
I1y a g6n6ralement deux mani~res d'aborder ce
probl~me. La strat6gie Aadopter ddpendra de
votre propre situation.
La meilleure taqon de proc6der est d'ad-
mettre au d6part qu'un certain nombre de clients
ne vont pas payer. Votre livre des d6biteurs
vous aidera hestimer avec quelle fr6quence ceci se produit dans votre entreprise. Voici com-
ment vous pourriez appliquer cette strat6gie. Reprenant l'exemple le plus simple 6voqu6 ci-
dessus, disons que vous fou'nissez uniquement des prestations de conseil et produits de planifi-
cation familiale; le total de voscoftsestde 50 000. Pourfaire 10% de b6n6fice, il vous faut en-
caisser 55 000. Vous recevez 1000 visites de consultants par an. Si vous admettez que 10%
(100) de ces visites ne seront pas payees, vous devez pr6voir que les 900 autres visites (90%)
vous rapporteront de quoi couvrir vos frais et faire votre b6n6fice. Par consequent, pour ren-
trer dans vos frais vous devriez fixer le prix de la visite 650 000/900, soit environ 56. Pour
faire vos 10% de b6n6fice, vousdevriez fixer le prix A55000/900, soit environ 61:
100 clientsx0 0
+900clients x61 54900
Total 54 900
Un autre syst~me consiste Afaire payer aux clients des prix diffdrents selon leurs
moyens. Reprenons l'exemple cit6 plus haut: le prix de revient moyen d'une pose de st6rilet
est de 500 (soitun prix de vente de 550avec marge de 10%), etvous en faites 50 paran. Pour
couvrir vos frais (25 000) et faire 10% de bdn6fice, vos travaux de poses de st6rilets doivent
vous rapporter 27 500. Si vous faites payer 800 A10 des femmes les plus aisees, ceci vous rap-
portera 8000. Par suite le reste (19 500) devra provenir des visites des 40autres femmes.
Chacune de celles-ci devra doncpayer 19500/40, soitenviron 488:
48
Chapitre 2. Calculdes coOts, fixation des prix de vos services
40clientes x488 19500
+ 10clientes x800 8 000
Total 27 500
Vous pourriez faire dem~me pourvos prestations de services deplanification familiale et
deconseil. Ces prestations vous reviennent A25000,et vous devrez encaisser 27 500pour faire
10% de bn6fice. Si vous faites payer45 la visite A200des personnes les plus aisees, ceci vous
rapportera 9 000. Vous pourrez alors faire payer aux autres clientes 18 5001750, soit environ
25 par visite:
750clients x25 18750
+200clientsx45 9000
Total 27 750
4. Comment attirer la clientele en itudiant strat~giquement vos prix
Si vous examinez Anouveau notre exemple de recapitulation des coOts, vous verrez que
certains de vos cofits demeurent Apeu pros inchang6s en d6pit des fluctuations du nombre de
visites de consultants. Par exemple, les frais relatifs Avotre batiment (que vous soyez pro-
pri6taire ou locataire), l'amortissement et les frais g6n6raux sont Apeu pros les m~mes, que
votre 6tablissement reqoive 800, 1000 ou 1200visites. Les frais de fournitures varient sans
doute quelque peu, et peut-6tre aussi les salaires. Peut-8tre vous arrive-t-il d'engager du per-
sonnel suppl6mentaire parce que les consultants sont plus nombreux, ou de licencier des em-
ploy6s parce que le volume d'activit6 esten baisse.
Le fait est que certaines d6penses sont in6vitables tant que votre 6tablissement reste ou-
vert, quel que soit votre volume d'activit6. Mais lorsque votre clientele devient plus nom-
breuse, la part de ces frais imputable Achaque client diminue. D'une faqon g6n6rale, lorsque
votre volume d'affaires augmente, vos cofits par client diminuent, et vous pouvez baisser vos
prix.
Voyons maintenant comment vous pouvez vous servir des prix comme instrument de
promotion de vos services. Certains organismes de prestations sanitaires r6duisent artificielle-
ment leurs prix pourattirer un grand nombre denouveaux clients. Lorsque cette strat6gie r6us-
sit, le volume d'affaires augmente, et le cofit parclient diminue. De cette faqon, mmeavec le
prix r6duit on gagne de quoi couvrir les frais. Bien entendu, cette strat6gie comporte des
risques, etn'estpas Aconseiller danstous lescas. Ce sera Avous de d6cider si elle peut rendre
49
Chapitre 2. Calculdes coOts, fixation des prix de vosservices
service Avotre entreprise. Cela d6pendra d'un certain nombre de facteurs, notamment nombre
de clients potentiels dans la zone que vous desservez, tarifs et activitds promotionnelles de vos
concurrents; mais il s'agira aussi de savoir combien de temps vous pouvez vous permettre de
travailler Aperte (voir Ace sujet le chapitre 4. Fonds de roulement).
Voici un exemple pratique de strat6gie de baisse promotionnelle des prix. Reprenons A
nouveau l'exemple le plus simple present6 plus haut. Vous fournissez uniquement des consul-
tations de planification familiale et des produits servant Acet effet. Le total de vos cojits est de
50000, et votre 6tablissement reqoit 1000visites par an. Avec un prix de 50 par visite, vous
rentrez dans vosfrais, etavec un prix de 55 vous faites 10% de bdn6fice. Supposons maintenant
qu'il y a un grand nombre d'autres personnes Aservir dans votre localit6, et que, Avotre avis,
certaines de ces personnes viendraient chez vous si vos prix 6taient plus bas. Si vous pensez
pouvoir obtenir 200visites suppl6mentaires, vous calculez que votre cotit par visite serait
alors de 50000/1 200, soit environ 42. En ajoutant une marge de 10%, vous obtenez un prixde
visitede 55 000/1 200, soit environ 46.
Cependant, il est probable que vosfrais de fournitures s'6lveraient quelque peu, et peut-
8tre m~me devriez-vous engager un employ6 Atemps partiel. Admettons que, d'aprbs vos esti-
mations, lepassage de 1000 A1200visitesentraine un supplement de frais de 3000. L'accrois-
sement du volume d'affaires vous permettrait encore d'abaisser votre prix de visite (marge
incluse)de 55 A48,5:
Total des coots 53 000
+Bndfice 5300
Total Aencaisser 58 300
Prix de visite 58300/1 200 = 48,5
Ayant ainsifait votre analyse financi~re en prenant en compte lesdiff6rences deprix et de
volume, il vous restera Aconsiderer les facteurs de risque. Est-ce que ce nouveau prix est
rdellement assez bas pourattirer 200 nouveauxclients? Si ce n'estpasle cas, il sepeutalorsque
votre chiffre d'affaires soit de 48 500 seulement (48,5 x1000visites). P .,ez-vous sup-
porter une perte de 1500? Puis, s'il s'av~re que vous n'attirez pas de nouveaux clients, pour-
rez-vous plus tard appliquer une hausse de prix sans perdre les clients que vous avez d6ja?
Chaque entreprise doit rdpondre a ces questions pour son propre compte, en fonction des condi-
tions de travail de sa localit6.
Si votre entreprise offre plus d'une cat6gorie de prestations, il existe un autre moyen
dejouersurles prix pour attirer de nouveaux clients. 11 s'agit d' augmenter les prix des
50 Chapitre 2. Calcul des coOts, fixationdesprix de vos services
prestations d'une categorie tout en r~duisant ceux d'une autre cat~gorie. Reprenons ici
1'exemple d'une entreprise fournissant des prestations g6n~rales de planification familiale
(conseil et produits) ainsi que des poses de st6rilets. Admettons que vous d6siriez porter de 50
A70 le nombre de clientes venant pour une pose de st6rilet (le total de vos visites passant alors
A1 020), et que vous pensiez y r6ussir en r&luisant les prix. Admettons ensuite que ces
20 clientes suppl6mentaires fassent monter le total de voscoftj A55 000, etajoutons une marge
de 10%: le chiffred'affaires d6sir- estde 60500:
Total des coats 55000
+10%b nfice 5500
Total Aencaisser 60 500
En d'autres termes, 1'entreprise doit faire 60500 de chiffre d'affaires au moyen de
70 poses de st6rilets et de 950 visites pour conseils et produits. Disons que, selon vous, une
r&iuction deprix faisant passer la pose d'un st6rilet de 550 A400 vous procurera 20 nouvelles
clientes. Les poses vous rapporteraient alors 28 009 (400 x 70 clientes =28 000). I1vous
resterait Aencaisser 32500 pourles visites g6n6rales de planification familiale:
Coflt +10%b~ndfice 60500
- Recettes stdrilets 28 000
Reste Aencaisser 32 500
IIs'ensuitque votre prix de visite pourconseil etproduits devra passerA32500/950, soit
environ 34 au lieude 29pr6c6demment.
Ici encore, il vous faut mesurer les risques. La baisse de prix obtiendra-t-elle les r6sul-
tats voulus? Si elle ne vous procure pas 20clientes nouvelles, vous perdrez de l'argent.
D'autre part, les personnes qui viennent vous consulter et acheter des produits seront-elIes dis-
pos6es Apayerun prix plus 61ev6, ou bien s'en iront-elles ailleurs? Les r~ponses varieront selon
le climat commercial local et la situation de votre propre affaire.
Rsume
Une entreprise priv6e de prestations sanitaires doit normalement gagner de quoi couvrir
ses frais et faire un bn6fice. I1doit y avoir un rapport direct entre vos prix de revient et vos
prix de vente. Vous savez maintenant comment d6terminer vos cofits. Vous avez 6galement
appris plusieurs m6thodes d'6tablissement des prix. C'estAvous de choisir le syst~me de prix
qui convient le mieux pour votre entreprise et qui r6ussira le mieux aupres de votreclientele.
51
CHAPITRE3. LESBUDGETS
Que tirerez-vous dece chapitre?
Vousapprendrez datiscechapitre comme ilestutile de prdvoirAi'avance
vosrecettes etvos d6penses. Grace Acespr6visions, vous pouvez voirdans quelle
mesure votre erntreprise ades chances der6aliser un bn6fice. Vous pouvez dgale-
ment prvoirc- qui sepasseraencas dehausseoude baissede voscofits,d'unepart,
etd'autrepart desquantit6s deprestations etdeproduits ven_:,s. Votrebudget vous
servira aussiAcontr6ler cequi sepassera dansvotre entreprise 4mesure quelesmois
s'6couleront. En comparant ceque vous aviez pr6vu aveccequi se passeenr6alit6,
vous pourrezd6cider enconnaissance de causes'il fautaugmenterou diminuervos
prix,ou comprimervos frais, ou si votreentreprise est enmesure d'entreprendre de
grosses d6penses.
Importance desbudgets
Un budgetestl'estimation ou la prevision desdepenses etdesrecettes d'une entreprise au
coursd'unepdriode donn6e,g6n~ralement uneann6e. Le budgetrend servicepour toutcequitient
Alaplanification commerciale. H1 fixedesobjectifsAatteindre pourlesventes,etil estAlabasedes
d6cisions concemant:
" la fixation des prix
" lenombre d'employ6sdontl'entrepriseabesoin, etqu'elle alesmoyensdepayer
" les strat6gies d'approvisionnement (quellesquantit6s acheteretAquelmoment)
* le montantdu fondsde roulement (voirchapitre 4)
"la possibilit6d'entreprendreen coursd'ann6edes achats cofiteux,oudecontracter
des emprunts
Lebudgetest6galement un instrumentqui vous permetde contr6ler lesrsultatsfinanciers
devotreentreprise. Encomparant ceque vous avezpr6vu (leschiffres devos postesbudg6taires)
etce qui sepasseen rdalit6 (les recettes etlesd6penses de votreentreprise), vous8tes enmesure de
d6celerles problmes desqu'ils surviennent, etde prendre vos mesures en cons6quence.
Parexemple, supposons que vous avez pr6vu un chiffre d'affaires annuel de 20000, soit
environ 5000chaque rnmestre. Si Ala findupremiertrimestre votreentreprise n'afaitque 2 000
de chiffre d'affaires, etsi les affaires se poursuivent Ace rythme pendantle restede l'ann6e, vous
52
Chapitre3. Lesbudgets
finirez l'ann6e avec une perte. En bon gestionnaire, vous vous devez tout d'abord de chercher
pourquoi les affaires vontmal. Est-ce vous perdez desclients quivont Alaconcurrence en raison
deprix plus bas oudeservices demeilleure qualit? Est-cequece sontvosprix qui sonttrop bas?
Vosfrais debaseont-ils augment? Faites-vous desd6penses inutiles? Demandez-vous aussisi vous
vousdonnez assez demal pourencourager vos clients Arevenir, et Avous envoyer desparents et
amis. Votre deuxi~me tAche consistera Ad6ciderquelles mesures prendre. Diverses optionspeu-
vent s'offrir:rduction des frais (parexemple, obtenirdes piixdequantit6s pourvos achats), hausse
desprix,transformation de votre6tablissement pourinciterdavantage lesclients Ayvenir,effortde
publicit6 etde promotion. Si vousne disposez pas d'un budget pour vous aiderAcontrfler vos
r~alisations, vos frais risquentdeprendre des proportions d6mesur6es, etvous decouvrirezpeut-etre
Alafin de l'ann6e des6rieuses pertes auxquelles vous nevous attendiez pas.
Avant Apres
Preparation du budgetannuel
f1 existe deux sortes de budgets: le budgetd'exploitation et le budgetd'investissement..
Touteentreprise abesoin d'un budgetd'exploitation. Celui-cicomprend vos fraisd'exploitationnor-
maux, qui sontg6n~ralement les salaires, les fournitures etles frais g6n6raux. Si vousenvisagez de
gros achatsd'6quipement, vous aurez6galement besoin d'6tablirun budgetd'investissement, c'est-
i-direune Riste des articles Aacheteret de leurcoit. Bien que, pourvotre comptabilit6, cesmatdri-
els soient amortis stirplusieursann6es, il n'enestpas moins vraique vous devez en r~glerleprix A
l'achat. Il importe doncque vous sachiez combien d'argent vousprdvoyez ded6bourser pour des
achatsd'6quipement au cours de l'ann6e.
Budget d'exploitation
La prdparation dubudget d'exploitation comporte trois 6tapes. Latfiche vous sera grande
53 Chapitre3. Lesbudgets
ment facilit6e sivous disposez desdocuments comptablesd6crits au chapitre 1. Vouspourrez alors
vous appuyer sur l'expdrience de l'ann6e prdc&dente pour dtablir vos previsions pour l'ann~e
suivante. Si vous disposezde donn6es concemant plusieurs ann6es, ce sera encore mieux. Par
exemple, sivous avezfait en 1989 un effortde publicite etde promotion de vos services de plani-
fication familiale, et escomptez de ce fait une hausse de 10%de votrechiffre d'affaires dans ce
secteur, vouspourrez alors inscrire Avotre budget unchiffre derecettes supdrieurde 10% celuide
1989 pour les memes services. I1en sera dem~me du c6td des d6penses. Si les tarifs de 1'eau
semblent s'6leverde5%chaque ann6e, vous pourrezpartirdes fraisd'eaude 1989etinscrire Avotre
budget 1990 un chiffrede5%plus6lev6.
Premiereetape.Estimationdutotaldesventes.
La premiere tfcheconsistera Aestimer combiend'argentvouspndvoyez d'encaisser grice t
vos activitds commerciales. Si vousavezleschiffres devosventesde l'andernier,regardezle total
etdemandez-vous sivotrechiffre d'affaires varester lem~me, ou augmenter oudiminuer, Apartir
de 1, vous estimerezauplus prosceque lechiffle serapourl'ann equivient. Si vousn'avezaucun
document comptable, vous ferez votreestimation le plusjudicieusement possible.
Pourestimer letotal de vosventes, ilvousserautile defaire desestimations pourchacune
descategories deprestations fournies. Parexemple, supposons quevousdiigez laMaisonmatemelle
Patricia, danslaquelle vous fournissezdesprestations diverses: planification familiale, soinspr~na-
tals, accouchements, soins post-natals, et prestations sanitaires g6ntrales. Vous Ztes locataire du
bitiment. Vous prtparezvotre budgetpour 1990. Enpartant devos chiffres de 1989, ousimple-
mentdece quivousparaitjuste,vous pourriezparveniraux previsionsdeventes suivantespour 1990:
Privisionsdeventes Lan demier Cetteannie
Planification f&miliale
+Soins pr6natais
+Accouchements
+Soins post-natals
+Prestationsgdn~rales
40000
20 000
40000
20000
15 000
TOTAL 135000
Vous pouvezaussi faire uneventilation pluspouss6ede vosprevisions deventes. Ceci est
Aconseiller dans deux cas. Premier cas: Iorsque vous envisagez unemodification de vosacti-
vit& commerciales; vous pourriez,parexemple, ddciderd'inroduire en 1990un nouveau service
54
Chapitre3. Lesbudgets
comme laposedesstdrilets, ou biendepromouvoir uneactivit6 existante commele conseil en plani-
fication familiale, desortequevouscomptez avoirun plus grandnombre declientsen 1990. Sivos
prdvisions budg6taires sontventil6es parcat6gorie deprestations, vous pourrezcontr6ler levolume
d'affaires dechaque cat6gorie. Deuxicme cas: lorsque vousvoulez voirsi d'autresmodifications
ned~pendant pasdevousont une incidencesurvosaffaires. Peut-8tre aurez-vous rimpression,
parexemple, queles clients anciens continuentde venirchezvous, maisque vous attirez demoins
en moins de nouveaux clients chaque ann6e; vous pourrez alors introduire dans vos previsions
budg6taires unedistinction entreles deuxtypes declientscorrespondant Acette impression quevous
avez, et ensuite contr6ler vos ventes pourvoir sicette impression 6taitjustifi6e. La ventilation
correspondant aux casdontnous venons de parlerpourrait sepr6sentercomme suit:
Privisionsdeventes
Planification familiale
Conseil 10 000
Posesde stdrilets
Ventesde produits
20 000
10000
40000
Soinsprdnatals
Clientes anciennes 15000
Clientesnouvelles 50LM
20000
Accouchements
Clientes anciennes 30 000
Clientesnouvelles 10000
40000
Soins post-natals
Clientesanciennes 15000
Clientesnouvelles 5000
20000
Prestationsg~ndrales
Vaccinations 5000
Premiers secours 5000
Autres 500
15 000
TOTAL 135000
Ensuite, ce sontles renseignements que vousporterez survotrejournaldes ventesetvotre
journaldesrecettes cuivous permettront desuivre lesventes r alis6esdanschacune descat6gories.
Quelleque soitla ventilation que vous adoptezpou -%s pr6visionsde ventes,ces pr6visions
ontune importance extreme. Elles vontmaintenant vous permettred'estimerquels serontvosfrais.
carune grandepartie de vos frais (salaires et fournitures parexemple) dependront du volumed'af-
fairesque vous ferez, etdes cat6gories de prestations.
55
Chapitre 3. Les budgets
Deuxiemedtape.Estimationdu
total desfraisd'exploitation.
Au chapitre 2, nous vous avons donn6 des "."E"'
explications detaill6es concemant ladetermination de
vos frais d'exploitation. A moins que vous ne
pr6voyiez des d6penses qui soient fonci~rement " "
dift rentes, vous pourrez utiliser la m~me sorte de
lirtes et de chiffres pour pr6voir vos frais directs
pour l'ann~e , venir. Parexemple, sivouspr6voyez
que votrepersonnel restera le m~me qu'en 1989 et
que vous n'envisagez aucune modification des taux
de salaire, vosfraisdesalaires ne changeront pas. Si
parcontre vouspr6voyez qu'une augmentation du volume d'affaires vousobligera Adesembauches
suppl6mentaires, ou si vouspr6voyezd'accorder desaugmentations desalaires, alors ces fraisaug-
menteront pour 1990. Si aucontraire vous pr~voyez une rtductiondu volume d'affaires, il sepeut
que vos fraisdesalaires diminuent eux aussi. Quant aux quantit6s defournitures n6cessaires, elles
risquent aussi d'treaffect6es paruneaugmentation ouunediminution du volumed'affaires, donc
ici encore les cofits ne serontpeut-8tre pasles m~mes.
Admettons que vos fraispour la Maison matemelle Patricia s'inscrivent aisdment dans les
quatre grandes cat6goriesretenues auchapitre 2, Asavoir: salaires etcharges sociales, fournitures,
amortissement, frais g6n6raux. Si vous utilisez vos chiffresde 1989 comme pr6vision valable, les
postes decofitde votrebudget 1990seprdsenteront peut-8tre ainsi:
1. Salairesetchargessociales
Votre salaire: I000/mois
12000
Salaire de deux assistantes, A750/mois 18000
30 000
Assurance m6dicale (5%des salaires) 150
31 500
2. Fournitures
Produits pharmacetijques
15 000
Autres fournituresplanification familiale
10 000
Thermom~tres, pansements
2000
Serviettes, draps, ouate etc.
2000
Fournitures de bureau
1000
30000
56
Chapitre3. Lesbudgets
3. Amortissement
Coal Durie Amortiss.annuel
Stethoscope
App.accouch.
Vhicule
Tensiomitre
10 000
20000
80000
8000
10
5
5
10
10000/10
20000/5
80000/5
8 000/10
1000
4 000
16000
800
Lits 10000 10 10000/10 1000
Table examen 20000 10 20000/10 200
24 800
4.Fraisginkraux
Loyer
Electricitd
10 000
8000
Eau 5000
T6l6phone
Assurances
1000
4000
Essence etentretien v6hicule 5 000
Imp6ts ettaxes 8000
Intdrfts d'emprunt bancaire 20M
43000
TOTAL COUTS D'EXPLOITATION 129 300
Dem~me que pourles chiffres deventes, vouspouvez faire une ventilation pluspoussde de
vos previsions decofits, selon les 61ments que vous d6sirez contr~ler au cours de 'ann6e. Par
exemple, ilpourrait vous intdresserde savoircomment lesheures de votre personnel et lesfrais de
fournitures serepartissent entre les diverses categories deprestations, parce que ceciaura une inci-
dence surles prixdes prestations. Dansce cas,vous pourriezcalculer votre estimation delar6par-
tition, etpr6senter commesuit vos previsionsde cofits pourcesdeux cat6gories:
Salairesetcharges sociales Fournitures
Planification familiale 10000 Planification familiale 14000
Soins prdnatals 5 000 Soins prdnatals 5 000
Accouchements 12 000 Accouchernents 6000
Soins post-natals 2000 Soins post-natals 2000
Prestations g6n6rales 25.0 Prestations gdn~rales 3000
31500 30000
IIimporte decomprendreque, sivous pr~parez votrebudget decette faqon etprevoyez de
contr6ler vos d6penses pourchacune descat6goriesdeprestations, vous serezalorsobliges d'enre-
gistreravec unegrande pr6cision toutes vos oplrations. Tous vosemploy6s devront rendre compte
minutieusement deleursactivit6s, desorte que vouspuissiez calculerlavaleurdesheuresde travail
imputables Achacune des cat6gories de prestations. Autrement dit,chaque personne devra noter
chaque jourpar6critcombien d'heures elle a consacr6 Achacune descategories.
57 Chapitre 3. Lesbudgets
I ensera dem~me pourles fournitures. Vous serez obliges de noterexactement comment
chaque articleest utilisd,de fagon Apouvoir ensuite calculer lavaleurdes fournitures imputables A
chacunedes categories de prestations. Ceci estg6n6ralement tr~s difficile &faire dans unepetite
entreprise. Avantde pr6voirun syst~mede contr6le budg6taire decette sorte, ilfaudr, vous assurer
que la tenuedes 6critures exigdes sera faisable.
Troisieme6tape.Comparaisondesprdvisionsde ventesaveclesprivisionsdefrais.
Une fois que vous avez faitvos previsions de venteset de frais, vous les combinezen un
budget unique pourvoirsi vous prdvoyezun bMn6fice, une perte ou une situation Ala limitede la
rentabilit6 (ni b6n6fice ni perte) pourl'ann6equi vient. Un budget assezsimplepourrait seprdsen-
tercomme suit:
Budgetd'exploitation
Prdvisions deventes
Planification familiale
Soinsprdnatals
Accouchements
Soinspost-natals
Prestationsg~ndrales
40000
20000
40000
20000
1500
135 000
Pr6visions defrais d'exploitation
Salairesetcharges sociales
Foumitures
Anortissement
Frais gdndraux
31 500
30000
24 800
4300
129 300
Ricapitulation
PMvisionsde ventes
-Prdvisions defrais
135 000
129300
Excident 5700
Cebudget fait apparaitre un exc6dent tr6smodeste de 5700. Vous ferezdonc, sitoutesvos
pr6visions sontcorrectes, peude bMn6fice (moins de4,5%). D'autre part, sivotrechiffre d'affaires
s'avere quelque peu inf6rieur Avos prdvisions, ou si 'un devos postes de frais subit lamoindre
augmentation, votre affaire pourra perdre de l'argent. End'autres termes, vous vousr6servez une
marge d'erreur tr~s limit6e.
58
Chapitre3. Lesbudgets
Silebudget quevousavez pr~par6 se prsentedecettefagon, ous'ilfaitapparaltre un deficit
(previsionsdefrais plus6levees que celles desventes), vous devrez vousefforcer deconcevoir un
meilleur plan commercial. Ceci est l'undesprincipaux avantages d'un budget. Enprevoyant A
l'avance vosventesetvos frais, vousd6couvrez lesbons et lesmauvaisc6tesdevotre situation com-
merciale, etvouspouvez deciderles mesures Aprendre pourla rendre plusfavorable.
Dans lecas illuste ci-dessus,vous devriez examiner depros vos postesde frais, pourvoir
s'ilyen aquipeuvent 8trer6duits. Vous etudieriez 6galement voschiffres de ventes, pourvoirsi
vous pouvez les augmentersoitau moyende haussesdeprix soitenaccroissant votre volume d'af-
faires. Quoi qu'il en soit,ilimporterait de vousrendre comptc durisque couruparuneexploitation
bas6e surun tel budget, etde vous efforcer deconcevoir unplan commercial rxluisant ce risque.
Contr6lebudgdtaire.
Lar6capitulation financi~re mensuelle, dont nousavons parl6 auchapitre 1, vouspermet de
vdrifieri'6guli~rement votre situation d'endettement et votre situation de tr6sorerie. Nous vous
conseillons 6galement de faire chaque mois un rapprochement entre voschiffies reels deventes et
de frais etles chiffres inscrits Avotrebudget.
Du c6t6des ventes, cecivous permettradevoirsivotreentreprise faitle chiffred'affaires
prevu, etsila ventilation pr6vue parcat6goriesdeclients etde prestationsestcorrecte. Parexemple,
si vous decouvrez que vosprestations de planification familiale sonten hausse etque lesaccouche-
ments sonten baisse, vous pourrez d6ciderune reduction de vos achats de mat6riels servant aux
accouchements, etaugmentervotre stockde fournitures de planification familiale.
Duc6t6 des frais, vous aurezvite faitded6tecterles haussesoubaisses susceptibles d'avoir
une incidence sur vos gains. Parexemple, si letarifde l'61ectricit6 augmente notablement au cours
dudeuxi~me mois, vosfrais gen6raux annuels augmenteront, etilvousfaudra imm6diatement pr6voir
ceque vous voulezfaire pour compensercetteaugmentation. Un contr6le budg6taire effectu6 avec
precision etAintervalles r6guliers vous aideraAsuivredepros votresituation financi~re, etAd6cider
commentexploiter vosressources.
Budgetd'investissement
Le budget d'investissementest unelistedes grosses pi&esd'equipement quevouspr-
voyezd'acheter aucours de l'ann6e qui vient, avec le cootde chacune des pieces. Supposons par
exemple qu'en 1990 vous desirez acheterun meuble declassementpourvos dossiers, auprix de
59
Chapitre3. Lesbudgets
8000,etaussi undeuxi~me stdthoscopedestind Avotre assistante,etcoitant 10000. Votre budget
d'investissement pour 1990 se pr6sentera alorscomme suit:
Budgetdinvestissement
Stethoscope 10000
Meuble declassement 8000
Total 18000
Parsuite, .1vous faudra disposerde 18 000en 1990pourpayerces achats. Orl'exc~dent de
votre budget d'exploitation n'6taitquede 5700;parcons~luent, nmesivos pr6visions de ventes
etdefraisd'exploitation sontr6alis6es, votre entreprise n'encaissera pasassezd'argent pourr6gler
les achatsd'6quipement. Enpareil cas, vous avez le choixentre plusieurs solutions:
"Contracter unemprunt aupri:s devotre banque ouAune autre source
investir des fondspersonnels dans votre affaire
" Obtenirdes facilit6s decit pourvos achats (auquel cas lesfournisseurs vous
compteront sans doute des int6r~ts, ce qui augmentera votrecofit total)
"Puiserdans votre fonds deroulement (voirchapitre 4)
* Repousser l'undes achats, ou lesdeux achats, Al'ann6e suivante. Comme
nous l'avons expliqu6 auchapitre 2,vous nepouvez normalement pratiquer
degrosses augmentations deprix pourcouvrirdes achatsd'&quipement.
Si vousd.cidezde pr6voirces achats, vousdevrez alors calculer lesdotations auxamortisse-
ments correspondantes, etles ajouter Alasection "Amortissement" de votre budget d'exploitation
pour 1990, puisqueles nouveaux 6quipements serontmisen servicedans votreentreprise au cours
del'ann6e. Si vousadmettez quele meubledeclassement durerahuitans, etle stethoscope cinqans,
cettesection de votrebudget d'exploitation sepr6sentera alors ainsi:
60
Chapitre 3. Lesbudgets
3. Amortissement
Coat Durle Amortiss.annuel
Stethoscope 10000 10 10000/10 1000
App.accouch. 20 000 5 20 000/5 4000
VWhicule 80000 5 80 000/5 16000
Tensiomrtre 8 000 10 8 000/10 800
Lits 10000 10 10000/10 1000
Tableexamen 20000 10 20000/10 2000
St~tho. (nouveau) 10000 5 1000015 2000
Meuble classement 8 000 8 8 000/8 100
27800
Lebudgetd'investissement vousest utilepourpr6voir vosbesoins d'argentpourl'ann6eet
pour decider quels achats d'6quipement vous pouvez vous permettre, et Aquel moment. Vous
n'aurez peut-8tre pas besoind'un tel budgetchaque annde, mais, lorsquece sera lecas, vous devrez
le pripareravecsoin etmettre au pointune strat6gie financi6re r6alisable.
R&um
Le budgetd'exploitation estun outilindispensable pourlaplanificationcommerciale etle
contr6le desnalisations. Cebudget estfacile Apreparer,surtout sivous avez unecomptabilitd bien
tenue. II vous aidera Acontr~ler voschiffresde ventes etde,',ais, etAprendredes decisions com-
merciales importantes. Avec un budgetd'exploitation et uncontr6le budg6tairebien faits,vous aurez
plusde chances d'6viterdespertes impr6vues, et votre situation financi6re seraplus solide.
I.e budgetd'investisserent sera6galementindispensable pourlesann6es aucoursdesquelles
vousdevrez fairedesachats d'&luipement. Cebudgetvouspermettradepn~voirvos besoinsd'argent
etd'yfaireface. Sivous 6tablissez convenablement ce budget, vous serez enmesure defairevos
plans suffisamment Al'avance,etdedecideren connaissance decause cequevous devezacheter et
Aquelmoment.
61
CHAPITRE4.
COMMENT DETERMINER LEMONTANT DU FONDS DEkOULEMENT
Que tirerez-votv, dece chapitre?
Toutes lespetites entreprisesont besoin d'avoirunecertaine somme d'argent
encaisse ou enreserve pourfaire face hleurs frais d'exploitation lorsque les affaires
ne sontpas bonnesetquele produitdes ventes ne suffitpasAcouvrir lesfrais,ou bien
lorsque les clients mettent longtemps Apayer ce qu'ils doivent. D'autre part la
r6serve, oufonds deroulement, peut servirApayerdesfacturesrelativement grosses,
parexemple pourunstockdefoumitures deplanification familiale. Une foisle stock
vendu Avosclients,vous r6cup6rez votre argent, maiscecipeut 8treassezlong,etde
toutes faqons vous devez pouvoir sortir l'argent Al'avance au moment de l'achat.
Dans cechapitre, nous allonsvoircomment vous pouvez estimerle montant Agarder
en r6serve pourque votreentreprise puisse fonctionner normalement.
Importance dufonds deroulement
Le fonds deroulement (d6finien termes comptables comme ladifference entrel'actifetle
passif)estenr6alit6 une somme d'argentque l'entreprise garde enreserve. Cetargent peut servir
Abiendesusages. Parexemple, nousavons expliqu6auchapitre 2quevous avez uncertain nombre
de frais fixes Ar6gler chaque
___ __ - mois, quel que soit le nombre
de clients servis pendant un
mois donn6. Il s'agit notam-
ment des salaires, du loyer ou
de mensualit6s de rembourse-
ment d'emprunt, des notes
A
d'6lectricit6
etd'eau,des assu-
rances, des impOts et taxes, et
d'utres frais g~n~raux. Si les
Saffaires ne vont pas tr~s bien
pendantun certain temps,etque
le produitde vosventes ne cor-
responde pas Avos frais, vous
62
Chapitre 4. Comment d6terminerlemontantdufonds deroulement
pourrez alors puiserdans votre fonds deroulement pourr6glerces frais.
Autre exemple: certains stocksvous sontindispcnsables pourl'exploitatioi, d'une clinique
ou maternit6 foumissantdesservices dequalit6. I1peuts'agirde stocks deproduits pharmaceutiques,
d'autres foumitures servant Ala planification familiale, de foumitures utilis6es Ala clinique, etde
foumitures debureau. Ces postes defraissont prisen compte pourrUtablissement des prix,comme
nous ravons vuauchapitre2,doncilsserontenfin decompte pay6s parvosclients. Cependant vous
devezd'abord payervos factures,etvous ner6cuperez les fondsqu'aumoment delavente. Parfois
vous achetez Acr&litetn'8tes pasoblig6e depayerimm6diatement letotal. Quoi qu'ilen soit,vous
avezpresque toujours certaines sommes immobilis6esdans vos stocks, etvotrefonds de roulement
pourra 8tre utilepour les achats decette sorte. En outre, vous faites sansdoute cr6dit Acertains de
vos clients, leurfoumissant produits etprestations quand ilsenont besoin,etles autorisant Apayer
beaucoup plustard. Cecir6duit provisoirement vosrecettes, etvous obligeA"avancer" del'argent
pourcouvrir vos frais enattendant derecouvrerce quivousestdOi. C'est lefonds de roulementqui
vous permet de faire cette sorte d.'avances".
Enfin, un fonds de roulement bien fourni vous aidera Afaire l'achat de grosses pi~ces
d'6quipement, quevous amortirezensuite surplusieursann6es. Bien que les fournisseurs vous ac-
cordentparfois desfacilit6s decrdit,ils exigentsouvent un acompte substar,l l'achat,et ilfaut
donc une certaine somme d'argentau d6part.
Determination dumontantncessaire
pourvotre fonds de roulement
I1y a plusieurs manieres de
d6terminer Acombien doitse monterle
fonds deroulementde votreentreprise.
Lam6thode laplus simpleestcequ'on
appelle "la r~gle des trois mois":
Fonds de roulement exig6 =
cofits d'exploitation pourtroismois. j
JAN FEV.
Ceci signifie que vous aurez
toujours
assez
d'argent
pour
faire
J
marchervotre entreprise pendant trois
63
Chapitre 4. Commentd6terminerlemontantdu fondsde roulement
mois, meme aucasoi aucune vente ne l'alimenterait pendant cette p6riode. Bien entendu,vous ne
prdvoyez pas qu'une telle situation puissejamais se produire. Grice aux techniques de contr6le
budg~taire expliqu6es auchapitre 3,Avotrebon sens etAvotreesprit d'observation,vousd6couvri-
riez leproblrme bienplus longtemps Al'avance, etvous prendriez desmesures correctives. Toute-
foislar~gle destrois mois vousdonneplus descurite, etgarantit une basefmanci6re suffisantepour
votreentreprise.
Exemple
La fagon la plus simple de d6terminer le montant exigd pour votre fonds de roulement
consiste Adiviservoscofits d'exploitation annuels par4pourobtenir lechiffre estimatifdevos couits
pour trois mois (12/4 = 3mois):
CoOts d'exploitation annuels
= Montant exigipour le fonds de roulement
4
Nous avons vu au chapitre 3que les cofits d'exploitation annuels de laMaison matemelle
Patriciadtaient les suivants:
1. Salaireset chargessociales
Votresalaire: I000/mois 12 000
Salairede deux assistantes, h750/viois 18000
30000
Assurance m6dicale (5%des salaires) 1500Q
31 500
2.Fournitures
Produits pharmaceufiques 15000
Autres fournitures planification familiale 10000
Thermom~tres, pansements
Serviettes, draps, ouate etc.
Fournitures debureau
2000
2000
1000
30000
3. Amortissement
Coal Durie Amortiss.annuel
Stethoscope
App.accouch.
Whicule
Tensiombtre
Lits
Tableexamen
10 000
20 000
80000
8000
10000
20000
10
5
5
10
10
10
10000/10
20 000/5
80000/5
8000/10
10000/10
20000/10
1000
4 000
16000
800
1000
2000
24800
64 Chapitre4. Comment d6terminerlemontantdufondsde roulement
4. Fraisginiraux
Loyer
Electricitd
10 000
8000
Eau 5000
T6l6phone 1000
Assurances 4 000
Essenceetentretien vWhicule 5000
Imp6tset taxes
Intretsd'emprunt bancaire
8000
2M
43 000
TOTAL COUTS D'EXPLOITATION 129 300
IIs'ensuitque, si vous Etes propridtaire dela Maison maternelle Patricia,vous devriez
toujours avoirunmontantde 32 325 (129 300/4) disponible. Ceciconstitue votre fondsde
roulement,dont vouspourrez disposeraux finsindiqu6es plus haut.
Resume
Touteentreprise saine abesoin d'unfonds deroulement. Un fondsderoulement bien fourni
vous permettra desurmonter lespdriodesdifficiles, lorsque les ventes nesontpas fortes ou que les
clients sont lents Apayer. Grace Ace fonds, vous pourrez aussi acheter de grosses quantitds de
produitsquand vousenaurez besoin. Bien souvent, sivous achetez de grossesquantit~s enune seule
fois vousobtenezun meilleurprix unitaire,etparcons6quent vousralisezune6conomie pourvotre
entreprise. Grace ' votre fcids deroulement, vous pourrez aussiacheterdesmatdriels suppldmen-
taires ou remplacer des appareils usag6s, defaqon Amaintenir laqualit6 de vos prestations. Pour
determiner lemontant de votrefondsderoulement, on conseillede calculer lavaleur descoitsd'ex-
ploitation pour trois mois. Cecalcul serafacile Ai effectuer d'apr~s votre budget. Peut-6tre vous
semblera-t-il difficile deconstituerun fondsderoulement aussiconsiderable, maisvous pourrez, s'il
le faut,proc6derpardtapes.
65
CHAPITRE5. LESPREVISIONS DE TRESORERIE
Quetirerez-vous dece chapitre?
Lesprivisionsdetrisorerie sontdesbudgets d'unenature particulire. Elles
font apparaitre, mois par mois, combien d'argent l'entreprise pr~voit d'encaisser
etcombien ellepr6voit ded6bourserpour ler6glement de sesfrais. Ces prdvisions
font ressortir les mois au cours desquels vos d6penses seront exceptionnellement
d1evdes, et vous permettent de vous pr6parer Ay faire face. Si vous faites vos
pr6visions de tr6sorerie, vous ne serez pas pris au d6pourvu le mois oii vos frais
augmenteront brusquement. Au contraire, vous aureY. pr6vucela etaurez euletemps
de prdvoir vos moyens d'action. Nous allons voir jansce chapitre comment vous
pouvez fairc des pr6visions de trdsorerieet vous en servirpourd'importantes d6ci-
sions commerciales.
Quand vosclientspalent-ils vosservices?
it
Accouchement Paiement Visitepost-natale Paiement
Importancedes pr~visions detrdsorerie
Au chapitre 3, nous avons expliqu6 la pr6paraticn du budget annuel, en vous montrant
comment estimerles recettes etlesdepenses d'une ann6e enti6re. Les prdvisions de tr~sorerie sont
des budgets d'une autre sorte, qui vous permettent d'estimerrecettes etd6penses mois parmois.
Vous y voyez nonseulement combien d'argentil vous faut,mais quand ilvous le faut.
66 Chapitre5. Lespr6visionsde tr6sorerie
Un grand nombrede vosd6penses restentles mmeschaque mois - parexempleles salaires,
leloyerou lamensualit6 de remboursement de votre emprunt,les primes d'assurance. Mais il y a
certains moispendant lesquels vous avezAr6glerd'autres frais enplus. Parexemple,peut-8tre le
paiement devos impftsest-il exig6deux fois paran, enjuinetend6cembre. Parsuite vousdevrez
avoirassez d'argentencaisse enjuinetend6cembre pourpayer vos impts. Autreexemple: peut-
8trela compagnie d'6lectricit6 vous adresse-t-elle desfactures trimestrielles, Ardgleren mars,juin,
septembre etd6cembre. D'autrepart,ilsepeut que vousayez l'intention defaire de gros achats de
mat6rielsen cours d'ann6e. Vousdevrez disposerdes fonds n6cessaires pourregler ces achats au
cours du mois obils sontprdvus.
Etant donn6quevous foumissezdes prestations de planification familiale etautres services
sanitaires, votre chiffred'affaires ne varieprobablement pas beaucoupd'un moissurl'autre,car les
services de sant6 n'ontpas un caractre particulirement saisonnier. Toutefois, si vous avez eu
l'occasion de remarquer certaines pdriodesd'acc6ldration ou deralentissementdesventes, ilfaudra
en tenircompte pourvos pr6visionsdetr6sorerie, enindiquant deschiffres plus6levds ouplus bas
pourlesventes des mois correspondants.
En faisant vos pr6visionsdet,-6sorerie, vousestimez queUes sommesd'argententreroutdans
votreaffaire eten sortirontchaque mois. Ainsivous savezhravancequand vous aurez besoin de
payer defortes sommes, de sorte quevous avez lapossibilit6 de mieux pr6voir comment trouver
l'argent n6cessaire. Plus vous 8tes inform6s Al'avance desbesoins de votre entreprise, plus vous
pouvez dtudierdiverses strategies poury faire face. Parexemple, si vous pr6voyez desjanvierque
pourr6glervos frais dejuin,particulirement 6leves, le produitde vosventes nepourrasuffire, vous
aveztoutletempsd'etudier lapossibilit6 d'unemprunt avec votre banquierou avec unautre pr~teur,
ou bien de tenterd'obtenir desfacilit6s devos crediteurs,peut-&re en 6chelonnant vos paiements
ou en lesdiff6rant. Au chapitre 1, vousavezconstat6 quelar6capitulation financiere mensuelle vous
pe'rnet un retouren arrierepourexaminerla tr6soreric du moisprc6dent, vous amenant 6ventu-
ellement Aprendre desmesures correctives pourle mois suivant. Lespr6visions de tr6sorerie, par
contre, vous permettent devoir AI'avancevotre situation de trdsorerie, etde pr6parer votre action
pourlestemps difficiles Avenir.
Comment prevoirvotretrksorerie
Lapr6paration de previsions de trnsorerie pourvotre entreprise seratr~s facile sivousdis-
posezdesdocuments comptablesdebase dontnous avons parl6auchapitre 1, ainsiqued'unbudget
67
Chapitre5. Lespr6visionsdetr~sorerie
annuel tel quenousl'avons expliqu6 auchapitre 3. Letravail comporte une s6rie dedouze tAches,
dnum6r~es ci-apr~s. Vous suivrez les instructions en vous reportant au tableau de previsions de
tr6soreriequi figure ici commeexemple.
1. Difinitiondevoscategoriesderecettes
Vosrecettes proviennent principalement desventes. (Lespr6visions detr6sorerie compren-
nentiila foisles sommes encaiss6es en esp&es etparcheque.) Peut-8tre aussitoucherez-vous des
in6rtsdevotre banque. Enoutre, sivous empruntez Aune banqueouAun autre preteur,la somme
emprunt6e entre elle aussi dans votre affaire, etilfaut l'inscrire dansvospr6visions de tr6sorerie
comme recette. Le cas 6ch6ant, vous indiquerez iigauche, au-dessous delarubrique "RECETTES",
lescat6gories suppl6mentaires int6ressant votre entreprise. Dansle cas prisicipourexemple, ils'agit
encore une fois de h Misonmaternelle Patricia, dontle budget figure au chapitre 3; d'apres ce
budget,les seulesrecettesescompt6es provenaient desventes,etles ventes annuelles 6taientestim6es
A135 000.
PREVISIONS MENSUELLES DETRESORERIE Annie 1989
RECETTES Janv. F~vr. j Mars Avr. Mai Juin Juil. Aot Sept. Oct. Ncv. D6c.
Ventes 11 250 11 25013 375 13 375 11 250 11 250 11 250 n 250 11 250 11 250 11 250 7 000
TotWreettes 11 250.11250 13 375113 37511 25011 2501 1250k 250112501 250 1 250 7 000
DEPENSES
Imp6ts et taxes 4000 4000
Electricit6 2 000 2000 2 000 2 000
Prod.pharmaceutiques 7500 7500
Autres fournituresPF 3334 3334 3334
Equipement i0000 8000
Salaires &ch. sociales 2 625 2 625 2 6.5 2 625 2 625 2 625 2 625 2 625 2 625 2 625 2 625 2 625
Autres fournitures 417 417 417 417 417 417 417 417 417 417 417 417
Autres frais g6n6raux 2 250 2 250 2 250 2 250 2250 2 250 2250 2 250 2 250 2250 2250 2250
-TOTAL DEPENSES 5 292 22 792 7292 8 626 5 292 11 292 13 292 16 126 7 292 5 292 8 626 11 292
Tr6soreiemensuelle 5 958 -11542 6 083 4 749 5 958 -42 -2042 -4876 3 958 5 958 2 624 -4292
+Report 4 500 10 458 -1084 4 999 9 748 15 70615664 13 622 8 746 12 704118 662 21 286
Tr6soreriecumul6e 1l4581-1084 4999 9 748 15 70615664113 622 8 746 12 704 18662 16994 1286
68 Chapitre5. Les provisionsdetr6sorerie
2. Previsiondesfluctuationsmensuellesdevosrecettes
Regardezle montant totaldesrecettes privues Avotre budgetpourl'ann6e. Vous attendez-
vousAdes variations d'unmois Al'autre? Par exemple, votre chiffre d'affaires est-ilg6n6ralement
plus6lev6en marsetenaoft,ctplus basend6cembre? Si telest lecas,faites une liste desmoisde
l'ann6e,etinscrivezen facedechaque mois le chiffre desrecettesquevous escomptezpource mois-
lA. Le total devrait correspondre Atvotre pr6vision budg6taire annuelle. Si par contre vous ne
pr6voyez aucune variation deschiffres de ventes, vous calculerez alors vosprevisions mensuelles
de ventes en divisantpardouze le chiffre totalfigurant Avotre budgetpour lesventes.
R6fl6chissez ensuite auxautres recettes6ventuellement escompt6es. Parexemple, sivotre
banque vous sertdes int6r~ts trimestriels surles fondsqui sontAi votre compte, indiquezles montants
d'int6r~tsquevouspr6voyez pour mars,juin,septembre etd6cembre. Si vous pensezobtenirunprt,
indiquezle moispendant lequel vous pr6voyezque lesfonds emprunt6s entreront dans votreaffaire.
Reportez maintenant surle formulaire vos pr6visionsmensuelles pourtoutesles cat6gories
de recettes, dans lesdouze colonnes correspondant aux mois. Dansl'exemple figurant ici, Patricia
aestim6, d'apr-sson exp6rience pass6e, que lesrecettes provenant de ses ventes seraient relative-
mentfaiblc: end6cembreetrelativement fortes en mars etavril. Elle aindiqu6 dans chacune des
colonnes mensuelles lemontantqu'elle comptaitenLaisser au coursdumois correspondant comme
produitde ses ventes.
3.Totaldesprevisionsmensuellesderecettes
Lorsque vous aurez indiqu6vosdiverses catdgories derecettes, voustrouverez surle formu-
laire larubrique "Total recettes". Additionnezpourchaque mois leschiffres derecettes quevous
avez inscrits, etinscrivez icilesdouze totaux.
4.Modificationdapporteraubudgetd'exploitation:exclusiondesamortissemens
Lesamortissements ne sont pasprisenconsideration pourles prnvisionsde tr6sorerie, car
ils neconstituent pas r6ellerentdessortiesd'argent. Ce qui vousint6resse lorsque vous faites vos
pr6visions de tr6sorerie, c'estaucontraire l'argent quevous devezsortirde votrecaissepourpayer
aumoment o= vous achetez. Vous allezdoncmodifierlasectiondescofits devotrebudget d'exploi-
tation, pourenexclure les dotations auxamortissements qui y figurent. PourlaMaison maternelle
Patricia, le budgetd'exploitation modifi6 sepr6senteraitcomme suit:
69 Chapitre 5. Lesprdvisionsdetr6sorerie
1.Salaires etchargessociales
Votre salaire: 1000/mois 12000
Salairede deuxassivtantes, 6750/mois 18
30000
Assurance m&licale(5% des salaires) 150
31 500
2.Fournitures
Produits pharmaceutiques 15000
Autres fournitures planification familiale 10000
Thermomb'es, pansements 2000
Serviettes, draps,ouateetc. 2 000
Fourniturts debureau 100
30 000
4.Fraisginkraux
Loyer 10 000
Electricit6 8 000
Eau 5000
T6l6phone 1000
Assurances 4000
Essence etentretien v~hicule 5 000
Imp6tsettaxes 8000
Int~r~tsd'empruntbancaire 200
43000
5. Previsiondesfluctuationsmensuellesdevosfraisd'exploitation
Retournez Avotrebudgetd'exploitation pourvoirle montanttotal devos d6penses pr~vues
pourl'ann6e. Cesd6penses sont-elles r6parties rdguli~rement surtous lesmoisde l'anne,ou bien
8tes-vous tenue de faire certains versements Adate fixe? Nous avons parl6plus hautdu paiement
desimp6tsetdesfactures d'61ectricit6, souventrequisAcertaines dates. Peut-etre aurez-vousencore
d'autres &6hances particuli~res. Parexemple, il sepeutque vousachetiez toutes vosfournitures de
bureau enf6vrier,parce quelemagasin oii vousvousfournissez achaque ann6e dessoldes enfevrier.
Peut-8tre achetez-vous vosproduits pharmaceutiques enmai eten octobre lorsque le repr~sentant
passe vous voir. Faitesuneliste decesdepenses particuli~res, indiquantaucoursde quelsmoisvous
pr6voyez de d6bourser l'argent,etcombien vousaurezAp.yerpourchacun de cesmois.
PourlaMaison matemelle Patricia, la liste se pr6sente comme suit:
Montantde
Dipense Mois chaquepaiement
Impts juin, d~cembre 4 000
Electricitd mars,juin, stembre,decembre 2000
Prod.pharmaceutiques f6vrier, aofit 7500
(quantits)
Autresfournitures PF avril, aofit,novembre 3334
70 Chapitre5. Lesprdvisionsdetr6sorefie
Reportezmaintenantsurle tableau desprevisions lesdepenses figurant survotreliste; inscrivez
chaque cat,14orie ded6penses l'uneaprsl'autreAlarubrique"DEPENSES" delacolonne de gauche,
etinscrivez lesmontants dans les colonnes desmoiscorrespondants. Reportez-vous au tableau de
privisions figurant icipourvoircommentceci a 6t6trait6 (voirlesquatrepremieres cat6gories de
larubrique "DEPENSES").
6.Listedesddpensesd'e9quipementprdvues
Regardez maintenant votre budget d'investissement pourl'anne. Faites une listede toutes
les piecesd'6quipement que vousavez l'intentiond'acheter, enindiquantpourchaque piece leprix
etle moisau cours duquel vouspr6voyez de faire l'achat. Ces achats reprisententdessorties d'argent
Afaire, etdevront figurer dans vospr6visions detrdsorerie. Normalement, vous les grouperezen un
seul poste appe!6 "Equipement", Ala rubrique "DEPENSES".
Patricia al'intention d'acheter unst6thoscope pourson assistante etunmeuble declassement
pourle bureau, etsa listesepr6sente ainsi:
Article Coal Mois
Stethoscope 10000 fWrier
Meuble classement 8000 juillet
Voyez, darts l'exempleci-dessus, le poste"Equipement".
7.Prdvisionspourlesautrescategoriesdeddpenses
Pourtous vosautres frais, vous prevoyezque leschiffres seront Apeupros lesmnmes chaque
mois,done vous allezrepartirvos d6penses unifonn6ment sur 1'ensemble de l'ann6e. Poursimpli-
fierle travail, vouspouvez grouper les postesdu budgetd'exploitation pourformerdes cat6gories
plus g6n.6rales. Dans lecas de Patricia,celle-ci a choisiles cat6gories suivantes:
Salaireset chargessociales
Autres fournitures -- (regroupant thermom~tres et pansements, serviettes, draps,
ouateetc., etfournitures debureau)
Autres fraisgeneraux -- (regroupant loyer,eau, t6lephone, assurances, essence et
entretien des v6hicules, et int6r~ts d'empruntbancaire)
71 Chapitre 5. Lespr6visionsdetr6sorerie
Faites letotal detous lespostes inclus dans lescat6gories adoptes,etdivisezcc chiffre par
12 pourobtenir le montantAinscrire pourchaque mois. PourPatricia, les frais mensuels de salaires
etcharges sociales 6taient de31 500/12, soit2 625. Ses frais mensuels au poste "Autiesfournitures"
6,taient de417:
Thermomres, pansements
Serviettes, draps, ouateetc.
Fournitures debureau
2000
2000
1000
Total 5000
5000/12 =417
Ses "autres fraisg6n6raux" 6taient de2 250:
Loyer 10000
Eau 5000
T6l6phone 1000
Assurances 4000
Essence etentretien vdhicule 5000
Intdre s d'empruntbancaire 2000
Total 27000
27 000/12 =2250
Vous avezmaintenant terrnin6 la section "DEPENSES"des prvisionsde tr~sorerie.
8.Totaldesddpensesdechaquemois
Additionnez tous les chiffres de d6penses de chaque mois etinscrivez le total surlaligne
"TOTAL DEPENSES". Reportez-vous Al'exemple. Patricia prdvoitde trts grosses d6penses en
f6vrier,enjuin, enjuillet,en aoiltetend&cembre. Sachant ceci Al'avance, elleaura le moyende
se pr6parer Afaireface Aces d6penses.
9. Calculdelatrdsoreriemensuelle
Laligne suivante estintitul6e "Trdsorerie mensuelle". Pourcalculerce chiffre pourchaque
mois, soustrayez les d6pnses de ce mois ("TOTAL DEPENSES") des recettes du mois ("Total
recettes"):
Total recettes; mensuelles
- Totald6penses mensuelles
Trisoreriemensuelle
72 Chapitre5. Lespr6visionsdetr6sorerie
Vous remarquerez, dans notre exemple, que Patricia pr~voit une tr6sorerie negative (plus
d'argent verseque d'argentencaiss )pourles cinq moisayantun chiffre dlev6de depenses - f6vrier,
juin,juillet, aofitetd6cembre. Toutefois lesautres moisont unetresorerie nettement positive,done
ilestpossible que lesbons mois lui procurentassez de fondspouralimenter lesautres.
10. Chiffre d indiquercomme "report"pourjanvier
L'avant-demi~re ligne du tableau est intitul6e "Report". I1s'agitde lasomme d'argent dont vous
disposiez Alafindu mois pr6c6dent,etquevous reportez audebutdu mois suivant. Vous avezvu
auchapitre Icomment calculervotre soldereport6 audebutdechaquemois; ouc'estdu m&ne chiffre
qu'ils'agitici. Vous inscrirez doncAlaligne "Report", dans lacolonne dejanvier,lemontant que
vous prdvoyez d'inscrire comme "solde report" au d6butde votrejournal des recettes du mois de
janvier. Patricia pr6voitded6marrer au mois dejanvieravec4 500.
11. Calculdelatrdsoreriecumulgepourjanvier
Lademi~re ligne du tableauestintitul6e "Trdsoieriecumulie"; i s'agitdumontanttotal dont
vous pr6voyezdedisposerAlafin dumois. Cecicomprendle chiffrequevous avezreporte dumois
precedentainsi que le montantdetresorerie mensuelle calcul6 surce tableau. Vousferezdone la
sommedu montantreport6 etdela trdsorerie mensuelle:
Trdsorerie mensuelle
+Report
Trisorerie cumulke
Patriciaprevoit qu'eUe terminerale moisdejanvieravec 10458,apr~s avoirregl6 sesd6penses de
janvier.
12.Montantsdreporterettrisoreriecumul6epourlesautresmois
Pour lesonze mois suivants, le montant report6 n'estautreque latresorerie cumulee de la
findu moisprd6cdent. Autrement dit,vous reportez le totalde lademi~re ligne d'un moisdonnd
Al'avant-derni~re ligne du mois suivant. Ainsi, lemontant que Patricia ainscriten f6vriercomme
report Caitde 10 458. Vouscalculerez ensuite latr6sorerie cumul6e,pourchaque mois,delameme
fagon que pourle mois dejanvier:
Trdsorerie mensuelle
+Report
Trisoreriecumule
73 Chapitre 5. Lespr6visionsdetr6sorefie
Voyezcomment ceci a dtdfaitdans notre exemple.
Comment tirerparti desprevisions detr~sorerie pourvos decisions commercialks
Vouspouvez faire desprdvisionsdetr~sorerie mensuelles outrimestrielles. Pourune petite
entreprise, il estprdferable defaire des previsions mensudles, qui sont plusdetaill6es etvous per-
mettent ded6tecter plus l'avance etavec plusde pr6cision lesprobl~mes potentiels.
Lespr6visionsde trdsoreriesont uninstrument trsutile pourlaprisede decisions. Ellesvous
aideront notamment Ardpondre auxquestions suivantes:
"Puis-je mepermettre d'acheterune grosse piece d'equipementenmarscomme pr6vu,
ou bien serait-il preferable d'attendre le mois demai? (Dansnotreexemple, Patri-
cia devrafaire ses achatsde 10 000d'6quipement enmars ou avril, sinonelle devra
obtenir des facilitesde cr6dit.)
ePuis-je me permettre de faire g6n6reusement cr6dit Ames clients, ou bien est-il
imp6ratifde Yecouvrer sans ddlai l'argentqui m'estdOi? Aurai-je lapossibilitd d'6tre
plus gen6reuse pendant certains moisdel'ann6e?
"Aurai-je besoin d'emprunter? Quand,etcombien?
oSi mesventes de mars sont inf6rieures Amespr6visions, serai-je encore enmesure
de faireface Ames d6pensesde mars? Etquedeviendra ma situation detrdsorerie
pouravril?
"Si la compagnie d'e1ectricite augmente ses tarifs de 50%, que deviendront mes
pr6visionsde tresorerie?
"Que deviendra ma situationcommerciale side fortes haussesdeprix se produisent
dans maregion parsuitede l'inflation?
"Puis-je me permettre derepeindre ma clinique cetteann6e, ou ferais-je mieux d'at-
tendre I'ann6e prochaine?
"Est-iln6cessaire d'envisager unehausse des prixde mes services? Le cas6ch6ant,
est-il pr6f6rable dechoisir unmois plut6tqu'un autre ;.ourappliquer la hausse?
"Me convient-il de fairede gros achats Acr6dit (cequientrainera desfrais d'intfrets),
ou bien ai-je lesmoyens depayer comptant?
"Aurai-je unexc&Ientde tresorerie mepermettant der6glercertaines dettesqui ne sont
pas encore A6ch6ance? (Ceci r6duirait mes frais d'int6r~ts Avenir.)
74 Chapitre5. Lespr6visionsde tr6sorerie
Dans toutes lesentreprises, on achaque ann6e Ase poser, pourlemoins, quelques-unes de
ces questions; sivousavez faitvosprevisions de tr~sorerie, vous serez mieux plac.epoury r~pondre
en connaissance de cause. D'autre part, n'oublions pas que les prdvisions sont basses sur des
hypotheses. QueUesque soientles pr.cautions que vous prenezenbasant vos hypotheses surdes faits
etsurvotre exp6rience passe,lasituation peutdvoluerrapidement, et voshypotheses ne serontpeut-
8tre pas conf'rmesparlardalit6. Parexemple, siquelqu'un ouvre unenouveile clinique ou mater-
nit6 dans votre region, et detoume certains de vos clients, votre chiffre d'affaires va se trouver
inf6rieur Ace que vous aviez pr~vu. En suivantde pros voschiffres r~els de recettes et d6penses
mensuelles, eten lesrapprochant de vospr&visions, vouspourrez voirofb sontles chiffres pr6vus qui
nes'accordent pas avec la rialit6,etquelle incidence auront leschangements sur votre situationde
trdsorerie pourlereste del'ann6e. Cecivous am6nera Amodifiervos plansd'achat (differercertains
achats, ou acheter des quantit6s moindres), ou Alancer des promotions plus vigoureuses pour sti-
mulerles ventes, ou Aprendre d'autres mesures pourstabiliser votreentreprise.
Rsume
Les prdvisions de tresorerie sont l'un des plus imoortants de vos instruments de gestion
commerciale. Elles vous aident Afaire vos plans financiers avec pr6cision; elles vous fontvoir
AI'avancequellesituation detr6sorerie vouspouvezpr6voir Atoutmoment de l'ann6e. Elles vous
permettent de prendre en connaissance de cause vos decisions concemant vos achats, le crdit A
consentir Avos clients, lesaccords avec vos criditeurs, lesmesures Aprendre encasde hausses de
prixdes produitsou services quevousachetez, ettoutes sortesd'autres oprationscommerciales. Le
temps que vous passerezA6tablircesprevisions ne serapas dutemps perdu.
75
CHAPITRE6. MESURE DE LARENTABILITE DEVOTRE ENTREPRISE
Que tirerez-vous dece chapitre?
Combien d'argent votreentreprise gagne-t-efle? (ouperd-elle?) 11 estindispen-
sableque vous puissiez chaque annie r6pondre cettequestion. Si vous b6n~fices
sontsatisfaisants, vous savezque vousavez bien conduit la gestionde votre affaire.
S'ilsnelesontpas, vouspouvezprendre certaines mesures pourlesaccroitre l'ann6e
prochaine. Dans ce chapitre, vous allez apprendre comment pr6parer un simple
compte de profits et pertes, qui vous indiquera combien d'argentgagne (ou perd)
votreentreprise.
Comptede profitset pertes
Vous&es souventdans l'obligationdefournirAdivers servicespublics, fiscaux ou autres, ou
Avotre banque, des rapports financiers complexes concernant votre entreprise, entre autres votre
bilan. Lapreparation de,cesdocuments exigeune formation sp&cialis6e, etilestplus sage deconfier
ce travail Avotre comptable ou Aun conseilfinancier.
Le compte deprofits etpertes, cependant, estundocument simpleque vouspourrezais~ment
pndparer parvous-m~me. Datsce manuel, nousavons parl6jusqu'Amaintenantde votre situation
pr6sente (documents comptables de baseoi doit8treenregistrAe chacune de vosoperations) etde
vos plansd'avenir (calcul descofits etfixation des prix,budgets, montants Apr6voir pourlefonds
deroulement, pr6visionsde tisorerie). Aveclecompte deprofitsetpertes, vousallezfaire unretour
enarri~re pourexaminer lesrtsultats passksdevotreentreprise. Cecompte estnormalement dtabli
Ala find'une ann6e commerciale. I1vous indiquequel estvotre b6ntfice ouprofit(ouvotre perte)
avant taxation, et quel est votre
profit (ouvotre perte) une foisrdgl~s
vos imptset taxes. Ce compte se
.4 0 pr~sente ainsi:
Comptedeprofitsetpertes
Totalrecettes
- Total d~penses (saufimpttsettaxes)
Profit(ou perte) avanttaxation
. - IMpts ettaxes
Profit (ou perte) apristaxation
76
Chapitre 6. Mesure delarentabilit6 devotre entreprise
Lapreparation du compte deprofits etpertes sefait enquatre 6tapes. I vous suffirade suivre
les instructions ci-apr~s:
1'"tape. Calculezletotal desrecettes(ligne1)
Tous les chiffres dont vous aurez besoin pour calculer le total des
recettes se trouventdans les r6capitulations mensuelles detr6sorerie
etdans lejournal desrecettes,que nous avons expliqu6s au chapitre 1.
Faites unelistedevosrecettes de chaquemois, enreprenant le chiffre
figurant Alarubrique "RECETTES DU MOIS" de chacune de vos
r6capitulations mensuelles de tr6sorerie, etfaites ensuite le total de
tous les montants:
Mois Recettesfigurantsurlarecapitulation
Janvier
F6vrier
Mars
Avril
Mai
Juin
Juillet
Aoiit
Septembre
Octobre
Novembre
D6cembre
Total recettes
21" tape. Calculezletotaldesdipenses(saufimp6tsettaxes)(ligne2)
Premi~rement, faites unelistereprenant les montants figurant hlaru-
brique "TOTAL DEPENSES" de chacune de vos r6capitulations
mensuelles de tr6sorerie:
Mois Dipensesfigurantsurlardcapitulation
Janvier
F6vrier
Mars
Avril
Mai
Juin
Juillet
Aofit
Septembre
Octobre
Novembre
D6cembre
Total depenses
77 Chapitre6. Mesure delarentabilit6de votreentreprise
Ensuite, consultez votrejournal despaiements etfaites le totaldetous
lespaiements d'imp6ts ettaxes que vous avez effectues auCours de
l'ann6e. Soustrayez le totaldecespaiements du 'Totald6penses"cal-
cul6 ci-dessus:
Total d6penses
- Paiements imp6tsettaxes
Totaldipenses (sauf imp6tsettaxes)
3
1Rw itape. Calculezvotreprofit (ouperte)avanttaxation(ligne3)
Soustrayez les d6penses (ligne 2)desrecettes (ligne 1):
Total recettes
- Totald6penses (saufimp&set taxes)
Profit(ou perte) avanttaxation
Si vous recet-.es ont exc6d6 vos d6penses, vous avez fait un profit
avanttaxation. Sivosd6penses ontexc6d vos recettes, vous avezfait
uneperte, etvous allez 6crire lemontant entreparentheses, carc'est
un nombre n6gatif.
4k"" 6tape Calculezvotreprofit (ouperte) aprestaxation(ligne5)
Inscrivez le montant de iospaiements d'impbtsettaxes Ala ligne4.
Soustrayez ce montant duchiffre dela ligne 3. Ceci estvotreprofit
(ouperte) apr~s taxation.
Profit(ouperte) avanttaxation
- Paiements d'imp6ts ettaxes
Profit(ou perte) aprstaxation
Sile nombre est positif,vous avez faitun profitoubenefice. Au cas
contraire, votre entreprise a perdu del'argentaucours del'annde. Si
vous 6tes dans ce cas, vous devrez sans aucun doute prendre des
mesures pouram6liorer lasant6 financi~re de votreaffaire. D'autre
part,si lecompte sesolde parunprofit, demandez-vous si leprofitest
aussi 6iev6 quevous le souhaitiez. Si votre objectif6taitd'encaisser
uiie margede 10% comme nousravons expliqu6 auchapitrt 2, y&es-
vous parvenue? Lemontant du b6n6ficevous indiquera dans quelle
mesure vos efforts on r6ussi, et s'il est n6cessaire de trouver des
moyens d'accroitre votrerentabilit6 l'ann6e suivante.
78
Chapitre 6. Mesure delarentabilit6de votre entreprise
R&um
Lecomptedeprofits etpertesestunmoyen assez simpled'examiner lesrdsultats de votre
entreprise. Ivous indiquedans quelle mesure vosplans 6taient bien congus, etdansquelle mesure
vous les avez bienexcut6s. C'estundocument quevous pouvez 6tablirparvous-m6me, et utiliser
pouranalyservotre activit6pass6e. Siles r~sultats nevous paraissent pas satisfaisantc, vous pouvez
6tudiervotrecomptabilite poury chercherune explication. Avez-vous consenti tropde creditAvos
clients? Vos ventes ont-ellesdiminu6? Les prixdevos foumitures ont-ils tplus .ev6squevous
ne lraviez prevu? Vostravaux ont-ils manqu6de productivitV? Lesr6sultatsdecette analysepour-
rontguidervotre strat6gie commerciale pourl'ann6e Avenir.
79
Index
INDEX ALPHABETIQUE DES NOTIONS DE BASE
Pages
Amortissement
32
Bilanmensuel
35
Bordereau de sortiede caisse 7
Budgets
51
Budget d'exploitation 53-58
Budget d'investissement 58-60
Caisse menus frais 4
Carnet de reus
8
Comptede profits etpertes 75
Concurrence
46
Cr6diteurs
25
D biteurs
25
Documents comptables debase 3
Estimation des vente, etdes frais d'exploitation 53-55
Fiche de caisse menus frais 4-5
Fixation desprix 43
Marge bdn6ficiaire 43
Prix fixes parl'Etat 45
Utilisation strat6gique des prix 48-50
Fonds de roulement
55
Montant n6cessaire pourle fonds deroulement 56
Frais
39
Estimation des frais d'exploitation 55
Frais generaux 39
Journal despaiements 11,16-20,29
Journal des recettes 11-15, 27
Livre des cr6diteurs 28-29
26-27
80
Index
INDEX ALPHABETIQUE DES NOTIONS DE BASE (suite)
Pages
Paiements enesp es
17-18
Paiements parcheque
18
Pr6visions detrisorerie
59-67
Rcapitulation delatr6sorerie du mois
36-37
R6capitulation descofits
40-41
Rdcapitulation financi~re mensuelle
35
Rcapitulation mensuelle dujournal despaiements
19
R6capitulation mensuelle dujournaldes recettes
14
Recettes en esp&ces
4,12-13
Recettes parcheque
14
Registre depaye mensuelle
6-7
Registre destock
30-31
Registre des biens d'&luipement
32-34
Report
72
Retraits du compte enbanque
19
Solde mensuel
20-22
Soldemensuel ddbit/cr~dit
29-30
Tr6sorerie cumul6e
72
Valeurnette
34
Wrification des relev~s bancaires
22
Ch&lues nonremis A1'encaissement
23
Frais bancaires etintdr~ts
24
Annexe 81
FORMULAIRES EN BLANC
Fiche decaisse menus frais ................................................................................................ 82
Bordereau desortiedecaisse ............................................................................................ 83
Requofficiel ....................................................................................................................... 84
Facture ................................................................................................................................ 85
Journal des ventes ............................................................................................................ 86
Registre de paye .................................................................................................................. 87
Journel desrecettfs .............................................................................................................. 88
Journal despPlements ....................................................................................................... 89
Livre des d6biteurs ........................................................................................................... 90
Livre descr6diteurs .......................................................................................................... 91
R6capitulation d6biteurs/crdiiteurs ................................................................................. 92
Fiche destock ....................................................................................................................... 93
Registre destock .................................................................................................................. 94
Registre des biens d'&luipement ...................................................................................... 95
Bilan mensuel ...................................................................................................................... 96
Recapitulation de ]a tr sorerie dumois.............................................................................. 97
Previsions mensuelles de tresorerie ...................................................................................... 98
Annexe
82
FICHE DE CAISSE MENUS FRAIS Fiche no
Date Entrdes Sorties
Soldede lafiche
prc6dente:
Soldedecettefiche:
1. Totalentr6es
2. +Soldeau d6part
3. Sous-total
4. -- Totalsorties
5.Soldedecettefiche
Total
Annexe
83
BORDEREAU
D SORTIE
DE CAISSE
Article(s) achet6s
Dt:
Date:
Montant
Montant reu:
ApprouvM par:
MontantrestituC:
Signature
Signature
Signature
TOTAL
Annexe
84
REQU OFFICIEL N:
Regtu de:
la somme de:
enpaiementde:
enep ces
Signature:
J
_(nom)
parchbque II
Date:
._montant)
.(service/produt)
(cocherI'L'nou Iautre)
Annexe
85
FACTURE
Date: Facture no:
Foumisseur
Client
Prestationsou
marchandises Description Montant
TOTAL
Signature:
Annexe
86
JOURNALDES VENTES Page
Date No defacture Client Description Montant
87
Annexe
REGISTRE DE PAYE
Mois:
- Pr(l(vement
Nom Salaire +Autres fiscal - Autres Net Signature
Annexe
88
JOURNAL DES RECETTES Page
Montant Objetdu paiement
Date Provenance no req. Espbc. Ch. PF Acc. Pr~n Postn Vacc. Prbt Autre
Solde report6 I
- R6capitualtion mensuelle
Annexe
JOURNALDES PAIEMENTS Page
Montant Cat6goriede d~pense
Date Destinaire n
0
ch. Esp c. Ch . Sal. Phaima.
Autres
fourn.
PF
Foum.
clin.
Foum.
bur. Equip. FG Autres
Rfcapitulation mensuelle
JOURNAL DES PAlv.MENTS Page
Montant Catdgoriede ddpense
Date Destinaire n
0
ch. Esp6c. Chbq.
Rkcapitulation mensuell_
90
Annexe
LIVRE DES DEBITEURS Page:
Nom:
Date N
O
fact. MontantdO Montant
pay
Esp./NO ch.
E
Soide
Annexe 91
LIVRE DES CREDITEURS Page:
Nom:
Date N
O
fact. MontantdO Montant
pay
Esp./NO ch.
E
Solde
Annexe
92
RECAPITULATION DEBITEURS/CRED|TEURS
D~biteurs
Nom Montant d6 Nom
Mois:
Cr6dteurs
Montant d6
TOTAL
TOTAL
Annexe
93
STOCK
Article:
Prix Quantit6 Quantt6
Date Quantit6 reque d'achat utilis6eou entock
unitaire vendue en stock
Annexe 94
STOCK Date:
Prixd'achat Quantit6
Article unitaire enstock Val, totale
Annexe 95
REGISTRE
DES BIENS D'EQUIPEMENT
Page:
Article.
Date Prix Nbre. Amort. Amort. Amort. Valeur
Date d'achat d'achat ann~es cet. ann6e pr6alable total nette
__ _ __1* _____ ___ ___ __ ____ ____ ____
96
Annexe
BILAN MENSUEL
Mois:
Montant
Soldeen banque
Soldeenespbces
Stocks
Solded6bit/cr6dit
TOTAL
Annexe 97
RECAPITULATION DE LATRESORERIE DU MOIS
Mois: Montant
RECETTES DU MOIS
DEPENSES DU MOIS Montant
Salaires
Produits pharmaceutiques
Autres fourniures PF
Clinique
Fouintures bureau
Equipement
Frais gn6raux
Autres
TOTAL DEPENSES
SOLDE DE TRESORERIE (recettes - ddpenses)
Annexe 98
PREVISIONS MENSUELLES DETRESORERIE
RECETTES Janv. Fvr.Mars Avr Mai Juin Jui. AoOt. Sept,
Ann6e
Oct. Nob. D6c.
Totalrecettes
DEPENSES
J -
- Totald~penses
Trdsorerie mensuelle
+Report
Trdsorerecumule