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IPAG Formation Access Sance 1

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Le logiciel Access est un systme de cration et de manipulation de bases de donnes, (un
SGBD-R : Systme de gestion de bases de donnes relationnelles) facile utiliser pour grer
des bases de donnes personnelles (la liste de vos CD, de leurs auteurs et de ceux qui vous
les avez prts...) et efficace pour construire rapidement des bases de donnes
professionnelles (gestion de vos clients, des fournisseurs associs, des oprations montes...).

Il peut tre clairant de comparer Access, comme un outil informatique, un vieux fichier
manuel dune bibliothque : Access permet de numriser des fiches manuscrites (les
enregistrements) pour les ranger dans des botes (les tables) et de faire des recherches
rapides dans ces botes de fiches. Les botes de fiches et les actions que vous rendrez
possibles sur ces botes (requtes, impressions...) constitueront votre base de donnes. Vous
pourrez la configurer votre guise avec un peu de pratique (prsentation gnrale, titres,
illustrations...).
Ainsi, si jorganise des circuits touristiques, mes boites de fiches pourraient se prsenter de la
faon suivante :

Nom :
Date de Dpart :
INSCRIT

Code
:
Ville de dpart :
CIRCUIT




Llment fondamental dune base de donnes est la table, cest autour de la ou des table(s)
que sera peu peu construite la base oprationnelle. Une base contient une ou plusieurs
tables. De fait, matriellement, une table nest ni plus ni moins quun tableau une entre
verticale. Une table finalement est aussi lquivalent informatique dun bac fiches
traditionnel. Chaque table est donc constitue de plusieurs fiches.





SEANCE 1
INTRODUCTION
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A lintrieur dune table toutes les fiches ont la mme structure. Ces fiches sont les lignes de
votre table et sappellent des ENREGISTREMENTS.

Nom :
Date de Dpart :
INSCRIT


Un enregistrement (ou fiche) est constitu de plusieurs CHAMPS (ce sont les colonnes de
votre table). Cette structure est la mme pour chaque fiche. Un champ peut tre un Nom, une
Adresse, ou nimporte quelle donne devant apparatre dans votre fiche dinformation.

Dans ce TP, vous allez apprendre crer une base de donnes lmentaire, crer et
manipuler des tables de donnes, utiliser les diffrents modes dutilisation de ces tables.
Vous verrez galement quoi servent les formulaires et les tats et comment on les cre, enfin
vous aurez un aperu de ce quest un lien entre tables.

! Il y a rarement une seule faon de faire ce qui vous est demand (Menu Contextuel :
cliquez de temps en temps sur le bouton droit de la souris au bon endroit pour voir,
raccourcis clavier, etc...)

MAINTENANT CEST A VOUS DE JOUER !
Noubliez pas de rpondre aux questions prcdes par le symbole sur une
feuille blanche spare que vous me remettrez la fin de la sance.


A faire Comment faire
I.1. Dmarrer Microsoft Office Access 2010 Cherchez dans Dmarrer>Tous les
programmes.
ou
Double-cliquez sur licne Access pouvant
figurer sur le bureau.
I.2. Demander la cration dune nouvelle base de
donnes vide que vous appellerez
Voyages.accdb

Prtez attention au rpertoire o vous allez
sauvegarder votre base (au besoin changez
le rpertoire par dfaut pour un autre
dossier).
Indiquez le nom de la base :
Voyages.accdb , et validez en cliquant sur
Crer.
I. CREATION DUNE BASE DE DONNEES
1 Enregistrement= 1 Fiche
1 Champ = 1 Donne
1 Table = 1 bac fiches
(une colonne sous Access)
(une ligne sous Access)
?
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A faire Comment faire
II.1. Votre nouvelle base Voyages sest
cre en proposant une table par dfaut,
Table1 . Nous allons personnaliser cette
table, et pour cela lutiliser en mode Cration.
Cela ncessitera lenregistrement de votre
table, que nous nommerons voyageurs

Si vous ne voyez pas les boutons dAccess en
permanence en haut mais juste les menus du
logiciel :
Positionnez-vous sur les menus et faites un
clic droit.
Dcochez Rduire le ruban
Vous verrez ensuite en permanence les
palettes doutils du logiciel.
Pour passer en mode cration :
Cliquez directement sur licne de
lquerre en haut gauche.
Se faisant, Access vous demande
denregistrer votre table, appelez-la :
Voyageurs.

Access vous permet alors de saisir la liste des champs qui composeront cette table :
Nom du champ : le titre, lintitul gnral (par ex : Nom, Prnom,...)
Type de donnes : paramtre la nature de ce qui sera saisi dans ce champ (textes, nombres ...)

II.2. Crer un premier champ :
Nom voyageur, de type Texte, pouvant
contenir au maximum 40 caractres.

Historiquement, lusage de lespace et des accents
tait interdits dans les versions plus anciennes du
logiciel pour nommer les tables, les champs, etc...
Toutefois, il faut savoir que si vous ralisez une base
de type MySQL pour un site web, par exemple, ces
vieilles habitudes de nommage sont encore souvent
ncessaires.
Les noms des champs qui suivent cet usage peuvent
tre peu esthtiques dans un premier temps. Penser
utiliser la proprit Lgende pour travailler
ultrieurement avec des libells plus
sympathiques !.
Tapez le nom du champ nom voyageur
dans la colonne Nom du champ, la place
du champ par dfaut N .
Dans la colonne Type de donnes, choisissez
le type Texte .
En bas de lcran, dans longlet
Gnral , indiquez la Taille du champ :
40 (au lieu de 255 par dfaut).
Quelques lignes en dessous, indiquez
comme Lgende : Nom .
La lgende sera le libell du champ qui sera
affich lors de lutilisation de la table (et
aussi ultrieurement lors de la cration des
formulaires).

II.3. De la mme manire, crer ensuite le
champ :
Prnom voyageur , de type Texte, pouvant
contenir au maximum 30 caractres, ayant pour
lgende Prnom .

II.4. Crer le champ :
Tlphone , de type Texte et de taille 10.

NB trs important pour vos futurs projets : ne
jamais mettre les numro de tlphone en type
Numrique, car :
- vous naurez pas faire des oprations
arithmtiques avec ceux-ci,
- le type Numrique supprimera
automatiquement le 0 initial du numro
de tlphone ou refusera le symbole +.

II.5. Crer le champ :
Adresse , de type Texte et de taille 100.

II. CREATION DUNE TABLE
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II.6. Crer le champ :
Adresse (suite) , de type Texte et de taille 100.

II.7. Crer le champ :
Code postal , de type Texte et de taille 5.
(Comme pour le tlphone, le code postal doit
tre du texte et non du numrique).

II.8. Crer le champ :
Ville , de type Texte et de taille 30.

II.9. Crer le champ :
E-mail , de type Lien hypertexte.

II.10. Crer le champ :
Date de naissance de type Date/Heure, avec
un format daffichage particulier, le format
Date, abrg .

Dans la liste droulante Type de
donnes , choisissez la valeur
Date/Heure au lieu de Texte .
Appliquez ce champ un format Date,
abrg . Pour ce faire, cliquez sur la ligne
Format, en bas de lcran, dans longlet
Gnral .
Profitez-en pour dcouvrir au passage les
autres formats dates/heures grs par
Access !
II.11. Enregistrer la table.

* Menu : Fichier > Enregistrer
* ou bien cliquez sur le bouton Enregistrer
(icne de la disquette).

Lun des champs doit pouvoir identifier parfaitement un voyageur (sans risque derreur ou
de confusion). Cest ce quon appellera la clef de la table.

Imaginez que vous ayez plusieurs clients portant le mme nom de famille Alain Deschamps
et Pierre Deschamps par exemple, alors le champ Nom voyageur ne suffira pas
identifier un voyageur de faon unique dans votre base. La plupart des champs sont
susceptibles de prsenter ce phnomne de doublon . Cest pourquoi il est prfrable de
crer un champ spcial, le plus souvent de type NumroAuto , cest--dire un numro
gnr automatiquement par le logiciel (dans lordre croissant 1, 2, 3, ...) pour reprer de
faon unique les voyageurs.

Vous pouvez choisir aussi dautres types de champs (notamment le champ texte) que les
numros automatiques pour crer un champ clef, par exemple un code client constitu
selon les spcificits de lentreprise, ou encore le numro de scurit sociale pour des
individus, ou le numro de SIRET pour une entreprise, etc...
Si vous omettez de dfinir une cl primaire, Access en crera une automatiquement de type
NumroAuto.

A faire Comment faire
II.12. Crer au dbut de la liste des champs un
champ :
Code client , de type NumroAuto.

* Cliquez droit sur le premier des champs
( Nom voyageur ) (nimporte o sur la
ligne) et choisir Insrer des lignes
* Vous savez faire la suite ... !
II.13. Indiquer quil est la cl de la table.

* Cliquez dans la ligne du champ Code
client , puis en haut sur le bouton Cl
Primaire de la barre doutils.
* le clic droit peut galement faire la mme
chose et est aussi trs pratique.
II.14. Enregistrer la table.

* Menu : Fichier > Enregistrer
* ou bien cliquez sur le bouton Enregistrer
(icne de la disquette).

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Notre premire table est dsormais constitue. Nous allons laisser le mode cration
pour passer un mode utilisation quAccess appelle Mode feuille de donnes .
Grce ce mode utilisation, nous allons pouvoir saisir nos premiers enregistrements dans
la table, en loccurrence des voyageurs.

A faire Comment faire
II.15. Passer en Mode Feuille de donnes .

* Cliquez sur le premier bouton de la barre
doutil gauche, qui reprsente
actuellement un tableau, une feuille de
donnes .
Ce bouton est trs utile car il permet de
basculer rapidement entre plusieurs modes
daffichage ; gnralement, il permet de
passer dun mode de cration un mode
dutilisation et vice-versa.
Il remplit cette fonction non seulement
lorsque vous tes dans une table, mais
galement dans une requte, un formulaire
ou un tat.
II.16. Saisir cinq enregistrements ( = cinq
voyageurs). Libre cours votre imagination !


Validez par ENTREE ou TABULATION chaque
saisie dun contenu dans un champ.

La saisie des champs nest pas obligatoire (en
particulier vous pouvez laisser vide le champ
adresse_ligne2 (" Adresse (suite) en
lgende).

Notez bien que les informations ainsi saisies
senregistrent automatiquement dans votre
base sans que vous nayez besoin de faire une
opration quelconque de sauvegarde (do le
nom d enregistrement donn chaque ligne
de votre table...).

II.17. Fermez la table voyageurs . * Menu : Fichier > Fermer (par exemple)


Nous allons maintenant crer une seconde table dans notre base.

A faire Comment faire
II.18. Crer une nouvelle table en mode cration. * Aller dans le Menu Crer > Table.
* Passez en mode Cration et enregistrer au
passage la table sous le nom Sjours .
II.19. Crer le champ clef :
ID Sjours , de type Texte, de taille 5.

* Noubliez pas de lui attribuer la clef
primaire de la table.
* Notez bien que cette fois nous navons pas
choisi un NumroAuto mais du Texte.
II.20. Crer le champ :
Intitul du sjour , de type Texte, de taille 60.

II.21. Crer le champ :
Description du sjour , de type Mmo, ayant
pour lgende description du sjour .
Le type de champ Texte est limit 255
caractres, et convient bien des champs de type
nom, prnom, etc... (la taille du champ est limite
pour faciliter la vitesse des traitements

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dinformation par lordinateur).
Le type Mmo permet de stocker des saisies bien
plus importantes (jusqu 65 536 caractres). Ici,
ce choix permettra de faire figurer des descriptifs
complets qui pourraient tre imprims
ultrieurement dans une brochure de voyage.
II.22. Crer le champ :
Date/heure de dpart , de type Date/Heure, de
format Date, gnral .

II.23. Crer le champ :
Date/heure de retour , de type Date/Heure, de
format Date, gnral .

II.24. Crer le champ :
Tarif , de type Montaire.
Notez bien ce type Montaire : vous aurez vous
aussi trs certainement lemployer dans votre
projet de base de donnes.

II.25. Crer le champ :
Nombre max de voyageurs , de type
Numrique, ayant pour taille de champ Entier
long .
Le type numrique est plus restrictif que le type
Texte. Il convient de le choisir, en rgle gnrale,
si vous tes sr que votre champ ne comportera
que des chiffres (et jamais de lettres), en
particulier si vous escompter faire des oprations
arithmtiques ultrieurement partir de ce
champ.
Le type numrique par dfaut est Entier long. Si
au cours de vos projets, vous souhaitez avoir un
nombre dcimal non montaire, il conviendra de
choisir Numrique > Rel double.

II.26. Crer le champ :
Catgorie de lhtel en choisissant cette fois
pour en bas de la liste des types : Assistant liste
de choix .
* Choisissez le dernier item de la liste
droulante Type de donnes :
Assistant Liste de choix (ce texte est le
plus souvent tronqu).
* A la premire tape de lAssistant Liste de
choix, choisissez : Je taperai les valeurs
souhaites .
* A ltape suivante, conservez une seule
colonne (dans Nombre de colonnes ) et
tapez dans Col1 les diffrentes valeurs
suivantes, chaque fois sur une nouvelle
ligne :
- Palace
- *****
- ****
- ***
- **
* Ne changez rien ltape suivante et
validez la cration de votre liste droulante.
* Pas de panique si vous voyez que le type de
votre champ est du Texte : cest tout fait
normal ! Une liste de choix nest pas un
type de donnes mais simplement une
prsentation particulire dun type de
donnes !
* Si vous voulez visualiser ou corriger votre
liste de choix, faites un tour en bas dans
longlet Liste de choix ct de longlet
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Gnral .
II.27. Crer le champ :
Pension complte , de type Oui/Non.
Le type Oui/Non gnre une case cocher. Vous
prciserez son emploi par une description. Les
descriptions nont quun rle purement
informatif pour lencodeur de la base de donnes,
afin de prciser lusage attendu dun champ par
exemple.
* Dans la zone description en face du champ
que vous crez, tapez la description
suivante : Cette case sera coche si le
sjour est vendu en pension complte dans
lhtel .
II.28. Crer le champ :
Photo pub , de type Pice jointe.
Le type Pice jointe permet laffichage dans
Access de nimporte quel document externe la
base (images, vidos, fichiers Word ou Excel,
etc...).

II.30. Saisir 3 voyages ( votre guise). * Passez en mode feuille de donnes.
* Cette fois, cest vous de remplir les
champs clefs avec une codification de votre
invention. Bien sr, le logiciel refusera deux
champs id_voyage identiques.
* Avant dinsrer les 3 images, commencez
par les rechercher (rapidement !) sur le
web. Quand une image vous plat, faites un
clic droit dessus puis Enregistrer limage
sous pour pouvoir lavoir sur votre disque
dur. Enregistrez la premire image dans un
dossier que vous allez crer au mme
endroit que votre base voyages et que
vous appellerez Voyages - Images .
* Ensuite, revenez la saisie de vos
enregistrements dans votre table.
* Pour insrer une image en tant que pice
jointe, cliquez droit sur une cellule de la
colonne Photo pub .
* Choisissez Grer les pices jointes...
* Puis Ajouter . Allez la pche aux
images... puis OK.
* On verra par la suite que les images
pourront safficher directement dans les
formulaires ou dans les tats dAccess.

II.31. Fermer la table Sjours.

Nos deux tables Voyageurs et Sjours sont actuellement indpendantes et ne sont pas
mises en relation.

Nous verrons au cours de sances suivantes comment une mise en relation de ces deux
tables pourrait se faire ;il apparat assez clairement quil faille crer une troisime table
Commandes pour indiquer que tel voyageur a command tel voyage telle date).

Pour ce faire, cette table commande doit comporter deux champs reprenant les deux
champs clefs de nos deux prcdentes tables (mais dans cette nouvelle table, ils ne joueront
plus le rle de clef).

A bien noter que le champ id_voyageur , qui tait en NumeroAuto dans la table
voyages , ne peux plus tre de ce type dans cette nouvelle table (sinon, un voyageur ne
pourrait plus jamais passer une seconde commande auprs de cette agence de voyages !!!).
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Le type NumroAuto tant impossible, il doit prendre sa place le type Numrique (Entier
long).

II.32. Crer une troisime table que vous
appellerez Commandes .

II.33. Crer le champ clef de la table :
N de commande , de type NumroAuto.
* Noubliez pas de lui attribuer la clef
primaire de la table.

II.34. Crer le champ :
Code client , de type Numrique, de taille de
champ Entier long .

II.35. Crer le champ :
ID Sjours , de type Texte, de taille 5.

II.36. Crer deux champs :
Date de commande & Date de paiement ,
de type Date/Heure, de format Date, abrg .

II.37. Visualiser votre table. * Enregistrez votre travail (CTRL+S)
* Passez en Mode Feuille de donnes .
II.38. Ne rien saisir dans cette table pour le
moment. La saisie se fera une fois que la table
aura t mise en relation avec les deux autres
tables, lors dun TP ultrieur.

II.39. Fermer la table Commandes .
II.40. Fermer la base de donnes Voyages .



Afin de travailler sur une masse dinformations plus importante que dans la base
Voyages.accdb que nous venons de raliser, nous allons ouvrir une autre base de
donnes, Entreprise.accdb , dont les tables sont amplement remplies en enregistrements.
Nota : le suffixe Windows des fichiers Access 2007 est devenu .accdb (pour Access Data
Base) (selon les paramtres de votre environnement Windows, le suffixe peut se trouver
masqu ou pas le suffixe .mdb (MicroSoft Data Base) tait utilis pour les versions
antrieures Access 2007).
Rpondez aux questions sur une feuille spare que vous remettrez votre professeur en
quittant cette sance de TP (nomettez pas dy faire figurer votre nom et votre numro de
groupe de TP, bien sr).

I. POUR SE DEPLACER DANS LES ENREGISTREMENT.

A faire Comment faire
I.1. Ouvrir la base Entreprise.accdb .

* Tlchargez-la depuis http://monipag.com,
dans le groupe 2A Paris (cf. docuthque)
* ATTENTION : nouvrez pas le fichier en
ligne mais tlchargez-le en faisant : clic
droit > Enregistrer le lien sous (Save link
as)
* Ouvrez le fichier une fois celui-ci tlcharg
dans votre session.
* Un avertissement de scurit saffiche en
haut ( Du contenu de la base de donnes a
t dsactiv). Cliquer sur le bouton
Options et choisissez Activer ce
contenu .
III. MANIPULATIONS SIMPLES DANS UNE TABLE DE DONNEES
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I.2. La base entreprise.mdb comporte cinq
tables. Ouvrir la table clients .

I.3. Savoir se dplacer dun enregistrement au
suivant.
* Cliquez en bas de lcran sur :

I.4. Aller au dernier enregistrement.
* Cliquez sur :

Combien y a-t-il denregistrements ?

I.5. Passer lenregistrement prcdent.
* Cliquez sur :
I.6. Revenir au premier enregistrement
* Cliquez sur :
I.7. Fermer la table clients

II. POUR TRIER LES ENREGISTREMENTS.

A faire Comment faire
II.1. Trier les Commandes par ordre chronologique
d'envoi.

* Ouvrez la table commandes
* Cliquez dans la colonne Date envoi, puis
cliquez droit pour choisir de trier du plus
ancien au plus rcent (bouton Ordre
Croissant : ).

En utilisant les tris de manire approprie, rpondez aux questions suivantes :
Quel est le montant le plus lev des frais de port ?
A quelle numro de commande correspond-il ?

III. POUR AJOUTER UN ENREGISTREMENT.

A faire Comment faire
III.1. Ajouter un enregistrement pour
BONAP. Attention, le champ clef de cette
table ( savoir N commande ) nest pas un
NumroAuto. Ce sera vous de saisir le
nouveau numro de commande de faon
logique et rigoureuse.

* Faites un tri croissant sur
les numros de commande.
* Le champ numro de
commande de cette table nest pas un champ
de type NumeroAuto. Pensez de ce fait au
nouveau numro que vous devrez attribuer
la nouvelle commande
* Cliquez sur le bouton
Nouvel enregistrement :
* Modifiez ce qui est propre
cet enregistrement pour BONAP :

Date Commande 30/03/11
A livrer avant 28/04/11
Date envoi :
Nemploy : 4
Port : 38,60 !

IV. POUR RECHERCHER UN ENREGISTREMENT.

A faire Comment faire
IV.1. Rechercher la commande 10600

* Positionnez le curseur dans la colonne N
commande.
* Menu : Accueil > Rechercher > bouton
Rechercher :
ou bien le raccourci clavier : CTRL+F
?
?
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* Tapez : 10600
* Cliquez sur le bouton Suivant de la fentre
de recherche.
* Une fois lenregistrement trouv, fermez la
fentre de recherche.

Quel est le code Client de cette commande ?

V. POUR MODIFIER UN ENREGISTREMENT.

La commande 11001 a cot en fait 183,80 ! en frais de port et a t envoye le 09/03/11.

A faire Comment faire
V.1. Modifier les informations dans la table

* Recherchez la commande 11001.
* Corrigez le prix et la date.
* Validez avec la touche Entre ou
Tabulation.


VI. POUR SUPPRIMER UN ENREGISTREMENT.

La commande 11076 a t annule

A faire Comment faire
VI.1. Supprimer cet enregistrement


* Recherchez la commande.
* Cliquez gauche au dbut de la ligne de
lenregistrement pour slectionner toute sa
ligne (sur la flche dans la marge de
gauche) :
* Appuyez sur la touche SUPPR de votre
clavier.
* Confirmez la suppression.

VIII. POUR REGLER LA LARGEUR DUNE COLONNE

A faire Comment faire
VII.1. Fermer la table commandes . Ouvrir
la table clients


VII.2. Ajuster la colonne du champ
Adresse

* Placez-vous en haut de la colonne
Adresse .
* Triez les adresses en ordre alphabtique
croissant.
* Amenez le pointeur de la souris sur le trait
droite de len-tte de la colonne et double-
cliquez sur ce sparateur de colonne.

Sur quelle adresse complte la colonne sest-elle dabord ajuste automatiquement au
plus large ?
Est-ce la plus grande adresse de toute la table ?
Quelle est la plus grande adresse de toute la table ?
Que constatez vous sur les double-clic dajustement de colonne (comparez avec Excel) ?




?
?
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VIII. POUR MODIFIER LA POLICE, LA TAILLE ET LE STYLE.

A faire Comment faire
VIII.1. Demander afficher les donnes en
police Times New Roman, taille 10.


* Tout slectionner (CTRL+A ou un clic sur
langle suprieur gauche de la feuille de
donne)
* Menu : Accueil > Police
* Dans la liste droulante Police, Choisissez
loption Times New Roman.
* Dans la liste droulante Taille, choisissez
loption 10.

IX. POUR FILTRER LES ENREGISTREMENTS.

Les filtres vous permettent de slectionner une partie des donnes, selon les critres que
vous tablissez.

A faire Comment faire
IX.1. Crer un filtre qui slectionne les
clients franais. Il y a plusieurs mthodes
pour effectuer des filtres. Nous allons voir
uniquement la mthode la plus complexe
qui vous autorise les paramtrages les plus
complexes.

* Menu : Accueil > Trier et filtrer > Options
avances > Filtre/tri avanc.
* Dans la liste des champs de la table clients,
double-cliquez sur Pays . Le champ
apparat en bas, ce qui vous permet dy
appliquer des tris ou des filtres.
* Dans la ligne Critres, tapez France.
IX.2. Appliquer le filtre

* Remontez dans les boutons du menu
Accueil > Trier et filtrer, et choisissez
Appliquer le filtre.
(ou, si vous en avez la possibilit, vous pouvez
aussi cliquer sur le bouton )
IX.3. Fermer la table clients en
enregistrant les modifications si le logiciel
vous le demande

IX.4. Ouvrir nouveau la table clients

Que constatez-vous propos du filtrage ?

En ouvrant la table commandes , puis par le moyen dun filtre, retrouvez quel est
le nombre de commandes passes par le client LAMAI ?

Sans conserver le prcdent critre de filtrage, combien il y a-t-il de commandes
pour lesquelles les frais de port sont suprieurs 500 ! ?

IX.5. Fermer toutes les tables ouvertes (au besoin
en les enregistrant), fermer la base
entreprise.mdb.
* Cest fini pour aujourdhui. !


Revoyez tout particulirement les chapitres I & II de ce TP pour votre tour crer la base
de donne et les tables de votre projet Access, une fois que votre schma conceptuel entits-
relations et que votre schma conceptuel Access (Tables primaires et de liaison, avec
indication des champs-clefs) auront t valid par votre professeur.

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