Introduccin Las organizaciones son como un ser vivo. Con el paso del tiempo van necesitando ms recursos para llevar a cabo sus operaciones. Para lograr el xito, primero deben crecer y superar complejidades cada vez mayores, que requieren el manejo de una mayor cantidad de recursos. Por tanto, tal como una empresa necesitara ms capital de trabajo o de nuevas maquinarias para enfrentar los nuevos desafos que quiera emprender, tambin ser necesario contar con un mayor nmero de personas para realizar estas operaciones. La inclusin de personas en la organizacin se debe a lo indispensable que es que aporten con sus conocimientos, habilidades y destrezas, con el fin de manejar eficientemente los recursos materiales, econmicos y financieros con que la empresa cuenta. Es por esto, que las personas que conformen la organizacin sern la principal ventaja competitiva que tendr la empresa para afrontar los mltiples desafos que deparan las economas actuales, dentro de un mundo cada mes inestable, cambiante y globalizado. Las personas sern las encargadas de cumplir con los objetivos que haya trazado la organizacin para lograr subsistir, y hacer sostenible el negocio en el tiempo. La Administracin de RRHH La Administracin de RRHH es el conjunto de polticas y prcticas necesarias para dirigir los aspectos administrativos relacionados con las personas y los recursos humanos. Tal como acabamos de sealar, las empresas buscan conseguir su misin a travs del esfuerzo de las personas, las que son las responsables de entregar todos sus talentos en favor de la organizacin. Tambin es cierto que las personas pasar la mayor cantidad de su tiempo en las organizaciones prestando sus servicios, y lo hacen para subsistir y cumplir objetivos personales. Esta mutua dependencia se mantiene a travs del tiempo: las organizaciones nacen, crecen, se desarrollan y obtienen el xito con la participacin cada ms importante de las personas. Y por otro lado, las personas necesitan del trabajo para cumplir desde objetivos bsicos de subsistencias hasta objetivos de orden superior como el desarrollo profesional. Esta relacin mutua proporciona beneficios recprocos, una larga simbiosis entre personas y organizaciones. En resumen, Ambas partes buscan aprovechar la sinergia que se genera con los esfuerzos individuales de las personas de la empresa trabajando en conjunto. Administrar recursos humanos depender de las contingencias y situaciones en razn de diferentes aspectos, tales como la cultura que exista en cada organizacin, la estructura organizacional adoptada, las caractersticas del entorno, la tecnologa que deba utilizar la empresa, el estilo de administracin, entre otras variables importantes.
La Administracin de RRHH con responsabilidad de lnea y funcin de Staff Un principio bsico en la gestin de personas es que la administracin de RRHH es una responsabilidad de la lnea y una funcin de staff. Esto quiere decir, que quien debe administrar a las personas de un equipo de trabajo determinado es el gerente, o jefe o supervisor, o quien ejerza el liderazgo del mismo. l tiene responsabilidad directa en dirigir a sus subordinados (principio de la administracin Unidad de Mando). Y para que el gerente pueda ejercer su liderazgo de manera efectiva, y cumplir los objetivos que ha trazado la organizacin, debe contar con la asesoras y la consultora del departamento de Gestin de personas o de Administracin de RRHH, que actuara como staff sobre polticas y ejecucin de los subsistemas. Desafos generales del rea de personas Como ya hemos descrito, en la actualidad los mercados funcionan de manera incierta y dinmica. Los cambios del entorno actan de manera transversal en la organizacin, sin importar su tamao, dotacin, facturacin, etc. Por este motivo es que la gestin de personas debe migrar el rol que le conocemos en la actualidad.
A travs del tiempo hemos asignado a las reas de personas la responsabilidad de encargarse de los temas ms administrativos de la gestin, restando considerablemente el tiempo para la consultora y el desarrollo de focos estratgicos centrados en las personas. Es por esto, que esta migracin del rol propone: Disminuir las tareas administrativas, ya que sea externalizando o mejorando el diseo de los procesos relacionados. LO anterior, permitir aumentar el rol de consultora de las reas de personas. No debemos olvidar, que las reas de personas son un rea funcional de staff, por lo que debe estar atento a las necesidades de la lnea para solucionar conflictos y proponer soluciones a la problemtica emergente. Tambin se propone aumentar el rol estratgico de reas de personas, lo que se conseguir dejando ms tiempo para planear las estrategias del rea y como hacer ms eficiente el uso de los recursos humanos para la organizacin. Desafos Especficos del rea de personas En este sentido, el principal desafo que se presenta en la gestin de personas es el de desarrollar mejores organizaciones, a travs del capital humano. Y para conseguir lo anterior, deber operar con determinadas condiciones del entorno, condiciones que se han venido presentando sistmicamente con el paso de los aos. En la actualidad, los desafos ms relevantes con los que se encontraras las reas de personas para gestionar su capital humano, son algunas como las descritas a continuacin: - Desempleo: lo voltil de los mercados generara cambios importantes en la tasa de empleo en determinada zona geogrfica. Esto impactara la gestin de personas, por ejemplo, proporcionando trabajadores a un costo mayor o menor, segn sea el ndice de desempleo que exista en la regin. - Responsabilidad social empresarial: Este tema dejo de ser emergente, y actualmente se encuentra posicionado en las empresas. Y tiene relacin con el empoderamiento de las comunidades y sobre como las organizaciones y las personas que la integran deben reaccionar ante las expectativas de los stakeholders. - Necesidades bsicas de las personas: la organizacin no tiene responsabilidades filantrpicas; sin embargo, las necesidades ms bsicas que tienen las personas (tales como alimentacin, vivienda, vestimenta, etc.), afectara su gestin. No podemos desconocer, por ejemplo, que en determinadas regiones del planeta existen personas trabajando en psimas condiciones laborales, con bajas remuneraciones, etc. - Desafos ticos: La organizacin satisfacer necesidades. Los inversionistas pedirn a cambio retribucin econmica y crecimiento en el tiempo para seguir con la satisfaccin de las necesidades que dan origen al negocio. Todo lo anterior, debe realizarse respetando las normas ticas que se requieren cuando se trabaja con personas, tales como el respeto, no discriminacin, la justa retribucin, etc. - Diversidad de la fuerza de trabajo: Los mercados globalizados, general una fuerza de trabajo globalizada. En otras palabras, la gestin de personas debe estar preparada para administrar diversas etnias, generaciones, culturas, etc. - Aspectos demogrficos: son los cambios que afectan a la poblacin en el tiempo, y que tienen que ver son sus gustos, creencias, condicin, etc. - Competencia global: las empresas no pueden limitar su gestin solo para afrontar retos regionales, ya que la globalizacin de los mercados genera una constante amenaza de nuevos participantes en la economa nacional. La gestin de personas, debe responder a estos desafos estratgicos flexibilizando sus polticas y planeas para adecuarlos a las nuevas realidades.
Personas como socios estratgicos de negocio Para que la empresa pueda cumplir sus objetivos, necesitara de la participacin conjunta de diferentes grupos de inters (stakeholders), que aportaran algn tipo de recurso. As por ejemplo, tenemos a los proveedores, que proporcionaran las materias primas necesarias para realizar el giro del negocio. Tambin estn los accionistas o inversionistas, que aportaran con el capital de trabajo necesario para desarrollar las actividades. Los clientes, que van a adquirir los bienes que produce la empresa; o las personas, que proporcionaran los conocimientos, habilidades y capacidades necesarias para el correcto funcionamiento de la empresa. Cada grupo de inters, aportara con la expectativa de obtener algo a cambio; cada asociado de la organizacin continua con la intencin de invertir sus recursos en la medida que obtiene ganancias o resultados satisfactorios de sus inversiones. Por tanto la pregunta que queda por plantearse es las personas sern consideradas como recursos o como socios de la organizacin? Esto depender de cada organizacin, de sus objetivos y estrategias. A los empleados se les podra tratar como recursos productivos, lo que implica deben ser recursos estandarizados, uniformes, y con la necesidad de ser administrados, por lo que se debe Planear, organizar, dirigir y controlar sus actividades. En este sentido, las personas serian parte del patrimonio fsico de la organizacin. Sin embargo, no debemos desconocer que las personas son proveedoras de habilidades y conocimientos nicos para las organizaciones, y principalmente de la inteligencia para lograr los objetivos propuestos por la alta direccin de la empresa. En este sentido, las personas constituyen parte integral del capital humano de la organizacin. Por lo anterior, las organizaciones modernas consideran a su personal como socios estratgicos de negocio, ya que se dieron cuenta que es una de las vas ms rpidas para conseguir el compromiso de las personas, con el consiguiente xito de la organizacin.
Personas como recursos - Empleados aislados en cargos - Horario establecido con rigidez - Preocupacin por las normas y reglas - Subordinacin al jefe - Fidelidad a la organizacin - nfasis en la especializacin - Ejecutoras de tareas - nfasis en destrezas manuales - Mano de Obra Personas como socios - Colaboradores agrupados en equipos. - Metas negociadas y compartidas. - Preocupacin por las metas. - Atencin y satisfaccin del cliente. - Vinculacin con la misin y visin. - Interdependencia entre colegas y equipos. - Participacin y compromiso. - nfasis en la tica y responsabilidad - nfasis en el conocimiento. - Inteligencia y talento. Objetivos de la Administracin de RRHH o Gestin de Personas Sin lugar a dudas, el principal activo con que cuenta la organizacin son las personas, por lo que surge la necesidad que las empresas presten ms atencin de sus trabajadores, desde una perspectiva mucho ms sistmica. Tal como se seal anteriormente, las empresas de xito se han dado cuenta que solo podrn crecer y prosperar si son capaces de optimizar el rendimiento sobre sus inversiones, principalmente de sus empleados. Es por esto, que la Administracin de RRHH es la funcin que permite la colaboracin eficaz de las personas a efecto de alcanzar los objetivos de la organizacin y adems los objetivos individuales de cada persona. Los objetivos de la gestin de personas son mltiples, entre ellos: 1. Ayudar a la organizacin a alcanzar sus objetivos y a realizar su misin. A travs de la aplicacin de numerosas tcnicas y herramientas, la gestin de personas ser la responsable de facilitar a travs de los trabajadores, hagan posible el cumplimiento de los objetivos de mayor envergadura de la organizacin. 2. Proporcionar competitividad a la organizacin. Significa saber crear, desarrollar y aplicar las habilidades y las competencias de las fuerza de trabajo. La funcin de la Administracin de RRHH es conseguir que las fortalezas de las personas sean ms productivas para beneficio de los clientes, socios y los propios empleados. 3. Proporcionar a la organizacin personas bien entrenadas y motivadas. Preparar y capacitar continuamente a las personas es el primer paso. Luego se debe brindar reconocimiento monetario y no monetario. Y finalmente, se debe transmitir el mensaje de equidad en la distribucin de las recompensas. Todo con el fin de desarrollar personas y mejorar su rendimiento individual y organizacional. 4. Aumentar la satisfaccin de las personas en el trabajo. Para que las personas sean productivas, deben sentirse bien en el trabajo. Aunque suene utpico, el hecho de trabajar con seres humanos nos lleva a considerar que hay mucho ms detrs de la estabilidad en el trabajo o en las recompensas, tales como un buen clima laboral, equidad entre los miembros de la organizacin, o una cultura de desarrollo para las personas. 5. Desarrollar y mantener la calidad de vida en el trabajo. Tiene como fin convertir a la organizacin en un lugar deseable para trabajar, ya que para retener personas es importante contar con su confianza. Algunos elementos relevantes son: autonoma para tomar decisiones, camaradera, seguridad en el trabajo, estilo de liderazgo, etc. 6. Administrar e impulsar el cambio. Los profesionales de RRHH deben lidiar con entornos muy cambiantes. En las ltimas dcadas se han producido profundos cambios sociales, econmicos, culturales, tecnolgicos y polticos, por lo que la flexibilidad y agilidad para adaptarse a los cambios, es una competencia fundamental para la gestin de personas. 7. Establecer polticas ticas. Las acciones de la administracin de RRHH deben ser justas, transparentes, confiables y ticas. La tica y la responsabilidad social no es una norma que debe existir solo para las organizaciones, sino tambin para las personas que trabajan en ella.
Seis procesos de la Gestin de Personas La administracin de RRHH o gestin de personas, busca apoyar a los administradores a cumplir todas sus funciones, creando polticas e implementando las prcticas necesarias para administrar el trabajo de las personas en pos de cumplir objetivos de orden superior. Algunas tareas son: a. Integrar talentos a la organizacin. b. Desarrollar culturas organizacionales participativas y emprendedoras. c. Disear el trabajo individual y de los equipos, para que este sea significativo, agradable y motivador. d. Evaluar el desempeo humano. e. Formar y desarrollar talentos. f. Recompensar desempeos notables, en la medida que van cumpliendo los resultados fijados. g. Incentivar el desarrollo de la organizacin. Para sistematizar lo anterior, la Gestin de personas busca desarrollar un conjunto de procesos dinmicos e interactivos, siendo sus 6 procesos bsicos los siguientes:
I. Procesos para integrar personas: se encargan de la inclusin de nuevas personas a la organizacin. Incluyen el reclutamiento y la seleccin del personal. II. Procesos para organizar personas: se utilizan para disear las actividades que las personas realizaran en la empresa, y para revisar sistemticamente su desempeo. III. Procesos para recompensar personas: Se utilizan para incentivar a las personas y para satisfacer sus necesidades individuales ms elevadas. IV. Procesos para desarrollar a las personas: sirven para capacitar e incrementar el desarrollo profesional y personal. Implican la capacitacin y desarrollo y la administracin del conocimiento. Procesos de Adm. de RRHH - Reclutamiento y seleccion Integracion de Personas - Diseo de puestos y evaluacion del desempeo Organizacion de personas - Remuneraciones, beneficios e incentuvis Recompensar personas - Capacitacion y desarrollo / Adm. del conocimiento Desarrollar personas - Higiene y seguridad / Relaciones sindicales Retencion de Personas - Base de datos / control de RRHH Control de Personas V. Procesos para retener a las personas: Son procesos para crear las condiciones ambientales y psicolgicas satisfactorias para que las personas desarrollen sus actividades. Incluyen la cultura y el clima organizacional, la calidad de vida, las relaciones sindicales, entre otras. VI. Procesos de control de personas: Sirven para dar seguimiento y controlar las actividades de las personas y para verificar los resultados. Incluyen bases de datos y sistemas de informacin. Todos estos procesos tienen estrecha relacin entre s, de manera que se influencias recprocamente. Es esperable que si uno de estos procesos no funcione de manera ptima, tienda a perjudicar el funcionamiento de los otros procesos. El equilibrio en la conduccin de todos estos procesos es fundamental.
PLANEACION DE RECURSOS HUMANOS La planeacin de RRHH es una tcnica que tiene como objetivo estimar la demanda futura de personal de una organizacin. La idea de aplicarla es que los gerentes de lnea y las reas de personas puedan desarrollar planes que apoyen la estrategia organizacional y que permitan llenar las vacantes disponibles desde la perspectiva proactiva. Si la empresa no cuenta con el personal que cuente con las caractersticas apropiadas a la organizacin, no podr alcanzar sus objetivos de carcter estratgico, operativo y funcional. En la prctica, las estrategias corporativas no necesariamente necesitan que sus lderes estn planeando una expansin ininterrumpida; por el contrario, en determinadas ocasiones estos deben contemplar una reduccin de sus operaciones, con los consiguientes impactos sobre la dotacin. Dentro de las ventajas de la planeacin de RRHH podemos mencionar: Informacin relevante para implementar programas de capacitacin y desarrollo. Permite una mejor visualizacin y seleccin del talento. Conduce a una valuacin estratgica de sueldos. Genera disminucin en los costos de rotacin de personal. Facilita la mejor utilizacin de los recursos humanos, por medio del alineamiento estratgico. Genera economas de escala en la contratacin de personal. Enriquece las bases de datos del rea de personas, lo que genera una respuesta ms rpida ante requerimientos de personal futuro. Se contribuye a generar altos ndices de productividad, gracias a la aportacin de personal ms capacitado y motivado. La demanda de recursos humanos Con el fin de prepararse para sus desafos futuros, las organizaciones estiman sus necesidades de personal a futuro. Existen mtodos para estimar la demanda y consideracin que se debe tener para comenzar la evaluacin. Causas de la demanda: Los factores macro ambientales o externos, movilizan los elementos que afectan a la demanda. A saber Factores externos, o ms conocidos como cambios en el mercado del trabajo: o Factores polticos, econmicos, sociales, tecnolgicos, ambientales y legales. o Los avances y los cambios en la tecnologa. o LA competencia, que aparecer sin importar el rubro de nuestro negocio. Factores internos, o de cambio en la organizacin, que se vinculan principalmente a la toma de decisiones sobre planes funcionales: o Planes estratgicos de la primera lnea, que afectaran como con efecto cascada a cada rea funcional. o Pronsticos de produccin y ventas, los que harn demandar ms personas para cumplir con los objetivos propuestos. o Nuevos proyectos, que requieran nuevas competencias personales para desarrollarlos. o Procesos y lneas de produccin, siendo la revisin de procesos lo que permitir desarrollar eficiencia en cada lnea de negocio. o Cambios en la estructura de la empresa, ya que como hemos comentado anteriormente, la empresa es un elemento vivo que requerir constantes cambios internos para logran eficiencia. Factores del mercado del trabajo, que son cambios en las mismas personas que desempean en el mercado actual. Los principales elementos que afectan son: o La rotacin de personal o Y los cambios intempestivos en la dotacin tales como licencias, renuncias, despidos, jubilaciones, etc. Las principales tcnicas para predecir la demanda futura de personal se resumen en el esquema siguiente:
Niveles de complejidad en la planeacin de RRHH El proceso gradual de la planeacin de RRHH se muestra en el cuadro siguiente. Este proceso es aplicable para cualquier tipo de organizacin, independiente de su tamao.
Tecnicas y herramientas de prediccion de personal Basadas en la Experiencia. (Juicios de las Personas con Experiencia)
Decisiones Informales: Basada en decisiones de conocedores
Investigacin Formal a Cargo de Expertos: Se estudia a los gerentes quienes son los expertos.
Tcnica Delfo: Tomar diferentes opiniones entre expertos y llegar a un consenso.
Otros: Anlisis de disponibilidades, de abajo hacia arriba. Basadas en Tendencias. (ms sistemtica)
Necesidades Futuras: Estudia cambios en la actividad y su influencia en el nivel y nmero de empleados.
Estudio de Trabajo: Asociado al factor tiempo.
Mtodos Estadsticos: Basados en datos histricos, encuestas, etc. Mtodos ms usados: Anlisis de series temporales y ratios de personal
Otros: Extrapolacin Basadas en Otros Factores.
Anlisis de Presupuesto y Planeacin: Se realiza para ver autorizacin financiera (contratacin o reduccin de personal).
Nuevas Operaciones: Para calcular la necesidad de personal, respecto de otras empresas del mismo rubro.
Modelos Computacionales: Ligadas a frmulas matemticas y a anlisis estadsticos, con el fin de calcular la demanda de personal: simulacin. La oferta de capital humano Una vez proyectada la demanda futura de RRHH, el siguiente paso es llenar las vacantes programadas. En este sentido, existirn dos fuentes de provisin de personas: interna y externa. La oferta interna se compone de los empleados actuales, quienes son susceptibles de ser promovidos, transferidos o capacitados para ocupar otras vacantes. La oferta externa incluye a las personas que ofrecen sus servicios en el mercado local, nacional o internacional. Las auditorias de RRHH son un elemento muy importante para identificar habilidades y conocimientos de cada empleado. Estas herramientas proporcionaran a los planificadores la comprensin adecuada del potencial interno que comprende la fuerza de trabajo actual con la que cuenta la empresa. Las auditorias de RRHH se llevan a cabo mediante un formulario (Planilla, documento, etc.) que contenga los elementos esenciales para realizar un inventario de personal. Entre los datos ms relevantes podemos mencionar: La responsabilidad especifica o propsito fundamental del puesto El nmero de empleados a cargo El presupuesto que maneja el empleado Deberes de los subordinados Capacitacion que ha recibido Labores de liderazgo que ha desarrollado, incluyendo las evaluaciones de desempeo Planeacin de la sucesin La informacin obtenida de las auditorias de capital humano permite a los planificadores tomar decisiones sobre ascensos y transferencias. Los planes de sucesin son un proceso mediante el cual el departamento de RRHH utiliza la informacin disponible para proveer de personas para promociones internas de forma expedita, a las gerencias respectivas. Los planes de sucesin son complejos y requieren un tiempo prudente para su preparacin, por lo que en muchas empresas estos planes se limitan para niveles gerenciales. Los planes de sucesin tienen mltiples ventajas, pudiendo citar dentro de las principales el logro de una cultura corporativa de una mayor equidad. Cuando la empresa lleva a cabo planes de sucesin es porque tendera a hacer sus procesos de seleccin en forma interna, dndole oportunidad a potenciales talentos de ocupar mejores posiciones dentro de la organizacin. Esto es un mensaje potente sobre como gestiona personas una empresa determinada, quedando de manifiesto una real cultura de desarrollo de personas. Algunos modelos para planear RRHH son los siguientes:
1. Modelo con base en el seguimiento de puesto A) Escoger un factor estratgico (nivel de ventas, volumen de produccin, plan de expansin, etc.), que afecte proporcionalmente al personal que se necesitara. B) Establecer niveles histricos (pasado) y futuro para cada factor estratgico. C) Determinar los niveles histricos de la fuerza de trabajo por cada unidad. Proyectar los niveles futuros de la fuerza de trabajo por cada unidad, por medio de la correlacin con la proyeccin de cada nivel (histricos y futuros). 2. Modelo de sustitucin de puestos clave
1. Modelo con base en obtencin estimada del producto o servicio 2. Modelo con base en el seguimiento de puestos 3. Modelo de sustitucin de puestos clave 4. Modelo con base al flujo de personal 5. Modelo de planificacin operativa Integral Director de RRHH Renata Fonseca (36) A/1 Osvaldo Silveira (29) B/2 Angela Freitas (27) Gerente de Formacin Osvaldo Silveira (29) A/1 Bernardo Moll (28) Angela Freitas (27) Gerente de Programas Bernardo Moll (28) A/1 Basilio Diaz (23) B/2 Reinaldo Bejar (26) Analista de formacin Basilio Diaz (23) A/1 Pedro Dao (21) Programador Reinaldo Bejar (26) B/2 Gilberto Enaes (20) Gerente Operativo Angela Freitas (27) A/1 Diana Reis (25) A/2 Joao Siquiera (22) Analista de formacin Joao Siquiera (22) A/2 Joao Pinto (19) Instructora Diana Reis (25) B/3 Jos Bean (18) Nivel de Promocin: A. Listo para promocin Inmediata. B. Requiere mayor experiencia en puesto actual. C. Empleado con reemplazo preparado Nivel de Desempeo: 1. Excepcional 2. Satisfactorio 3. Regular 4. Deficiente 3. Modelo con base en el flujo de personal