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PROPUESTAS PARA DESARROLLAR UNA GESTIN DE EQUIPOS

DE TRABAJO QUE CONTRIBUYA AL XITO DEL PROYECTO
Marta Menca Caballero
Unidad de Gestin de la Innovacin de ROBOTIKER y Escuela Superior de
Ingeniera de Bilbao (UPV-EHU).


SUMMARY
Of all the resources necessary to develop tasks deriving from a project it is the
human team involved which is the main element for all types of project, since it is
they who plan, manage and perform the tasks needed to generate value. In other
words, it is the people developing the project who generate the actual value.
People management processes should be devised in the same way as other project
development processes, though the particular characteristics which differentiate them
from other management activities must be borne in mind. To this end, we must be
aware that motivation and consideration towards people involved in the development
of a project can be a key factor in improving its chances of success.
Any improvement in the project management system that obtains the optimum
progress of the teams will be reflected in the results of the projects and therefore in
the final results of the organization. For this reason, management and monitoring of
projects is an absolutely vital tool to ensure competitiveness of the company. This
tool must be adapted and improved as new needs are detected. Without a sound
management methodology it is possible that despite obtaining acceptable results, we
may fail to reach the full potential of the project development teams and thus of
generating optimum value for the organisation.
In the following paper project management processes relating to people are analysed
which can and should be improved to achieve both greater competitiveness and a
better tuning in with the social environment in which the organization develops its
activity. In addition, some guidelines are provided for the global management of
people in the organization so that strategies at both project and organisation level
may converge.


RESUMEN
Entre los recursos necesarios para desarrollar las tareas que componen un proyecto
se encuentra como elemento fundamental y comn a todo tipo de proyecto, el
equipo de personas que intervienen en el mismo, siendo stas quienes planifican,
dirigen y ejecutan las tareas que tienen como propsito final generar valor. Es decir,
son las personas que desarrollan el proyecto quienes generan valor.

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Del mismo modo que se gestionan otros procesos de desarrollo de proyectos se
deben gestionar los procesos relativos a las personas pero teniendo muy presente
que estos procesos de gestin tienen caractersticas que les hacen diferenciarse de
otros. En este sentido, es necesario tomar conciencia de que la motivacin y
consideracin hacia las personas que intervienen en el desarrollo del proyecto puede
ser clave para aumentar las probabilidades de xito del mismo.
Toda mejora en el sistema de gestin de proyectos que consiga el
aprovechamiento ptimo de los equipos de desarrollo se ver reflejada en los
resultados de los proyectos y por tanto en los resultados ltimos de la
organizacin. Por este motivo, la gestin y seguimiento de los proyectos es una
herramienta absolutamente necesaria para asegurar la competitividad de la empresa
y dicha herramienta debe ser adaptada y mejorada en la medida que se detectan
nuevas necesidades. Sin una buena metodologa de gestin puede que, an
obteniendo resultados aceptables, no se est aprovechando todo el potencial de los
equipos desarrollo del proyecto y no se est consiguiendo generar valor para la
organizacin de forma ptima.
En los siguientes apartados se realiza un anlisis de los procesos de gestin de
proyectos a relativos a personas que pueden, y deben, ser mejorados para lograr
una mayor competitividad y una mayor sintona con el entorno social en el que
desarrolla su actividad la organizacin. Adems de forma coherente se proporcionan
directrices para la gestin global de las personas de la organizacin de modo que
ambas estrategias, a nivel de proyecto y a nivel de organizacin, resulten
convergentes.

1. INTRODUCCIN
Histricamente los proyectos han sido considerados como sistemas tcnicos en
lugar de sistemas relacionales. Esto es, ha habido una tendencia a usar una
aproximacin mecnica centrada en resultados y con el objetivo principal de
alcanzar hitos, cumplir presupuestos y controlar la calidad del producto final.
La interpretacin del xito del proyecto a travs de la consecucin de estos tres
condicionantes bsicos, plazo, coste y calidad es correcta pero, sin embargo, dado
el cambiante escenario actual, debemos ampliar esta definicin de xito para que la
gestin de los procesos del proyecto se encuentre alineada con la estrategia global
de la organizacin y contribuya en mayor medida a lograr mayores cotas de
competitividad empresarial.
En este sentido, el objetivo genrico del proyecto debera consistir en la generacin
de valor para el cliente, la organizacin y la sociedad, y particularmente, en este
ltimo grupo, las personas que forman la plantilla de la organizacin. Desde este
enfoque se establecera como meta lograr el xito individual de cada uno de los
proyectos contribuyendo al mismo tiempo al logro de los objetivos de la organizacin
que gestiona excelentemente su Capital Humano.

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2. XITO DEL PROYECTO COMO GENERACIN DE VALOR PARA TODOS LOS
GRUPOS DE INTERS
El proyecto puede ser planteado como un sistema que debe ser dirigido teniendo
presente que el propsito ltimo del mismo es generar valor, tanto para la entidad
promotora como la cliente, y, yendo ms lejos, para el entorno social de la
organizacin. De este modo se puede considerar que un proyecto finaliza con xito
cuando se ha logrado dicho propsito general que consiste en generar valor para:
1. El cliente satisfaciendo sus necesidades a travs del cumplimiento de los
objetivos especficos, fijados al inicio del proyecto, finalizando en el plazo y con el
coste previsto y sin desviarse con respecto a los niveles de calidad acordados.
2. La organizacin, es decir, lograr la satisfaccin del cliente a travs de la calidad
de los resultados sin asumir un coste mayor de lo presupuestado ni excederse en los
plazos establecidos. Adems se pueden establecer otros indicadores como la
satisfaccin del equipo de trabajo, el haber generado nuevas oportunidades de
colaborar en el futuro con el cliente, el haber resuelto todos los imprevistos que
pudieran haber surgido, no haber interferido negativamente con otros proyectos, que
los resultados particulares del proyecto colaboren en la consecucin de los objetivos
de la organizacin, etc.
3. La sociedad, procurando que el impacto de los resultados de la organizacin
como suma de los resultados de proyectos sea un impacto positivo y ello puede ser
logrado bien, a travs de una poltica medioambiental sostenible, de la existencia de
sistemas de prevencin de riesgos laborales, de generacin de I+D y nuevas
tecnologas que se traduzcan en desarrollo de la sociedad, o bien, a travs de
objetivos especficos que acten positivamente en el entorno social de la entidad. No
hay que olvidar que los trabajadores y trabajadoras de la organizacin son parte de
esa sociedad y deben ser los primeros en disfrutar de dichos impactos positivos
como resultado del xito de la organizacin. stos no consisten nicamente en la
retribucin monetaria que reciben por realizar correctamente su trabajo, se habla de
lograr un clima de satisfaccin laboral que en s mismo ya resulte ser una
recompensa.
PROYECTO
Combinacin de recursos en un
escenario temporal para conseguir
un propsito deteminado
GENERACIN
DE VALOR
EMPRESA
CLIENTE
ORGANIZACIN
PROMOTORA
SOCIEDAD
1. Conjunto de tareas
2. Escenario temporal
3. Objetivos especficos y sistema de calidad
4. Recursos para desarrollar las tareas
PROYECTO
Combinacin de recursos en un
escenario temporal para conseguir
un propsito deteminado
GENERACIN
DE VALOR
EMPRESA
CLIENTE
ORGANIZACIN
PROMOTORA
SOCIEDAD
1. Conjunto de tareas
2. Escenario temporal
3. Objetivos especficos y sistema de calidad
4. Recursos para desarrollar las tareas
PROYECTO
Combinacin de recursos en un
escenario temporal para conseguir
un propsito deteminado
GENERACIN
DE VALOR
EMPRESA
CLIENTE
ORGANIZACIN
PROMOTORA
SOCIEDAD
1. Conjunto de tareas
2. Escenario temporal
3. Objetivos especficos y sistema de calidad
4. Recursos para desarrollar las tareas

Figura 1. Elementos y propsito general de un Proyecto.
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Entonces, un proyecto que finaliza con xito es aqul que cumple con las
expectativas del cliente y que no supone un sobrecoste para la organizacin ni se
desva en plazo ms all de lo previsto. Adems, el proyecto es exitoso si el equipo
de trabajo se siente satisfecho con el trabajo realizado durante el ciclo de vida del
mismo. Esta satisfaccin puede ser debida a un reconocimiento explcito por parte
de la organizacin por el buen trabajo desarrollado o bien porque se han alcanzado
intereses personales para los miembros del equipo de trabajo, como por ejemplo
adquirir conocimientos que antes no se posean.

3. CONTRIBUCIN AL XITO DEL PROYECTO A TRAVS DE LA GESTIN DE
EQUIPOS DE PROYECTO
Desde este punto de vista y entendiendo el xito del proyecto como un concepto
ms amplio del utilizado tradicionalmente se puede afirmar que realizando una
gestin ptima de los procesos relativos a personas en los equipos de proyectos la
organizacin obtiene varias ventajas competitivas:
Por un lado, realizar una buena gestin de los equipos de trabajo aumenta la
probabilidad de lograr que los resultados del proyecto tengan los niveles
de calidad fijados inicialmente como requisitos, obtenindose de este modo la
satisfaccin del cliente, y aumentando asimismo la probabilidad de alcanzar
dichos niveles de calidad en coste y plazo, es decir generando valor para la
organizacin ya que se finaliza el proyecto en el tiempo previsto y sin necesidad
de incrementar su coste. Esta es la situacin ideal a la que se puede tender
utilizando una metodologa de gestin de proyectos que aproveche al mximo el
potencial humano del equipo de trabajo.
Norma ISO 10006:
Procesos de Direccin de Proyectos
Normas especficas:
Procesos relacionados con el producto o
servicio
EQUILIBRIO
COSTE PLAZO - CALIDAD PRODUCTO/ SERVICIO
XITO DEL PROYECTO
CICLO DE VIDA DEL PROYECTO
Norma ISO 10006:
Procesos de Direccin de Proyectos
Normas especficas:
Procesos relacionados con el producto o
servicio
EQUILIBRIO
COSTE PLAZO - CALIDAD PRODUCTO/ SERVICIO
XITO DEL PROYECTO
CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

Figura 2. Normas ISO para asegurar la calidad de los procesos de
gestin y del producto/ servicio.

En segundo lugar, el hecho de gestionar correctamente estos procesos es un
resultado positivo en s mismo. Es decir, si los equipos de trabajo funcionan
correctamente se crea un clima de satisfaccin de las personas que intervienen
en ellos que supone un impacto positivo en la sociedad ms cercana a la
organizacin. Por tanto esta organizacin se basa en criterios de responsabilidad
social y se puede decir que gestiona excelentemente su capital humano.
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Por ltimo, si se adoptan prcticas de liderazgo que consigan, a travs actitudes
de transparencia y honestidad con el o la empleada, que stos respondan, a su
vez, con una actitud de compromiso total con la satisfaccin del cliente y el
beneficio de la organizacin, se habr conseguido un clima propicio para la
innovacin y mejora continua. Este clima de motivacin y pertenencia a la
empresa puede lograr, por ejemplo, que la Gestin del Conocimiento pase de la
teora a la prctica y que la cultura de mejora continua, incentivada desde la
direccin, arraigue en cada uno de los y las empleadas. Adems, mediante la
satisfaccin del empleado/a la organizacin logra, por un lado, retener su
conocimiento al reducirse la rotacin del personal y, por otro lado, atraer nuevos
talentos que deseen trabajar en una organizacin excelente.

3. COHERENCIA ENTRE LAS PRCTICAS DE GESTIN DE EQUIPOS DE
PROYECTO Y LA GESTIN DE PERSONAS DE LA ORGANIZACIN
Innovar en la gestin de procesos de proyectos relativos a las personas que
desarrollan los mismos significa innovar en la gestin de recursos humanos de la
organizacin multiproyecto y apostar por una visin de la empresa como entidad
basada en el activo ms importante que tiene cualquier organizacin, esto es, el
Capital Humano.
La organizacin que gestione ptimamente los procesos relacionados con sus
personas obtiene beneficios claros a los que no puede renunciar gestionando
incorrectamente estos procesos o dejando de lado factores tan relevantes como la
satisfaccin, motivacin y sentimiento de pertenencia de la plantilla en la definicin
de su cultura organizacional.
Por tanto, el campo de actuacin en esta rea se puede entender en dos ejes
diferenciados pero ntimamente relacionados:
1. En primer lugar, la metodologa de gestin de proyectos debe considerar los
procesos de gestin que afecten al equipo de trabajo de forma aislada de otros
procesos y optimizarlos para aumentar la probabilidad de xito del proyecto.
2. En segundo lugar la estrategia corporativa debe dar un mayor nfasis y prestar
mayor atencin a la funcin de recursos humanos para que a travs de la
satisfaccin mxima del personal y conjugando los intereses de la organizacin,
personas y clientes se incremente la generacin de valor para todos los grupos
de inters, incluyendo en estos grupos a la sociedad en su conjunto.
La clave para lograr resultados en ambos ejes se puede reducir en un nico
concepto, esto es, lograr un liderazgo claro y eficaz, tanto a nivel de gestin de
proyectos como en los puestos de decisin estratgica. Este liderazgo debe incluir
los ingredientes que logren que las personas hagan suyos los objetivos del proyecto
y los objetivos definidos desde la direccin de la organizacin. Esto no es sencillo
pero es posible acercarse paulatinamente y contribuir poco a poco al cambio cultural
que implica definiendo unas pautas generales de gestin de procesos relativos a las
personas del equipo de desarrollo del proyecto y unas directrices para la ptima
gestin de personas de la organizacin.
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4. ASPECTOS MOTIVACIONALES DEL LIDERAZGO
Un factor clave que debe acompaar a todos los procesos de gestin de equipos de
proyectos es el rol de lder que asume la persona responsable de la direccin del
proyecto. Por tanto, antes de proponer pautas para mejorar estos procesos se
indican a continuacin los principios de motivacin que debe conocer quien vaya a
desempear este papel.
1. En primer lugar, es necesario tener presente que las personas se suelen ajustar
al rendimiento que se espera de ellas, por tanto es bueno que se muestre confianza
en que realizarn correctamente su trabajo.
2. Conocer a todas las personas del equipo de trabajo y tratarles de forma
equitativa. Esto no significa que se les deba tratar igual, ya que las personas no son
todas idnticas.
3. Para que una persona se comprometa con los objetivos del proyecto y de la
organizacin esto debe ser recproco, la organizacin a travs del lder debe
comprometerse con los intereses personales de los empleados/as.
4. Es imprescindible dar informacin a las personas del equipo de trabajo sobre
cmo aumentar su rendimiento para que puedan hacerlo.
5. Los lderes tienen la responsabilidad fundamental de ensear y entrenar sus
subordinados.
Teniendo en cuenta que las organizaciones son sistemas relacionales formados por
personas, se pueden resumir los principios anteriores en que la labor de un
autntico lder es crear un equipo eficaz [Todryck, 1990], y para ello debe
esmerarse para que los empleados/as que estn a su cargo se realicen como
personas a travs de su trabajo y se impliquen en el proyecto ayudndoles a sacar
lo mejor de s mismos.

4. PAUTAS PARA DESARROLLAR UNA GESTIN DE EQUIPOS DE TRABAJO
QUE AUMENTE LA PROBABILIDAD DE XITO DEL PROYECTO.
1.1. Puntos relevantes en los procesos de gestin de proyectos
En primer lugar es necesario tener presente que el propsito del proyecto es lograr
la satisfaccin del cliente, la organizacin, y la sociedad, en particular, las
personas que forman el equipo de trabajo.
Asimismo, deben estar identificados con claridad los objetivos especficos del
proyecto y deben ser comunicados a las personas del equipo de trabajo para que los
conozcan desde la fase inicial del proyecto. Para esta comunicacin inicial y
posteriores es necesario contar con los canales de comunicacin adecuados tanto
internos, entre los miembros del equipo de trabajo, como externos para que exista
una comunicacin fluida con clientes proveedores y otros grupos de inters.
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Es indispensable establecer una estructura organizativa bien definida desde el
inicio asignando responsabilidades y delegando tareas de forma equitativa. Esta
estructura debe ser diseada de tal forma que se potencie el trabajo en equipo.
Las tareas deben estar definidas de la forma ms exacta posible (entradas y
salidas) y el alcance debe estar totalmente delimitado tanto para el cliente como
para los miembros del equipo de trabajo. Es aconsejable involucrar al equipo de
trabajo en la definicin de las tareas y en la estimacin de su duracin y del plazo
total del proyecto. De este modo se logra un mayor compromiso y responsabilidad
con los objetivos a alcanzar.
En el momento de la asignacin del equipo al proyecto deben ser tenidas en cuenta
las habilidades personales y relacionales que se posean especialmente la
capacidad para la resolucin de imprevistos y la proactividad.
Se debe realizar un seguimiento de cada tarea y evaluar el desempeo de las
personas responsables de la ejecucin de la misma pero siempre desde el punto de
vista positivo, indicando cmo aumentar su rendimiento y sin realizar juicios
negativos.
La recogida sistemtica de datos de control puede ser vital a la hora de detectar
desviaciones en presupuesto, plazo o respecto a los objetivos fijados para cada
tarea.
Es conveniente crear un entorno favorable para la calidad y la mejora continua
proporcionando las herramientas y tcnicas necesarias para ello. Asimismo,
conviene incorporar en la medida de lo posible los objetivos profesionales e
intereses personales del equipo de trabajo a los objetivos generales del proyecto.
En este sentido se debe prestar especial atencin a la exigencia de disponibilidad
total del empleado/a y los traslados geogrficos durante periodos largos.
Es un factor de xito Gestionar el conocimiento durante el ciclo de vida del
proyecto y especialmente a su trmino para que pueda ser reutilizado.
1.2. Aspectos clave en la estrategia de gestin de personas de la
organizacin
Los procesos de gestin de personas que forman los equipos de proyectos deben de
estar integrados en la estrategia de gestin del Capital Humano de la empresa. Por
tanto, las propuestas para gestionar de modo ms efectivo los procesos relativos a
personas en los proyectos deben de situarse en un marco general que venga
definido por los criterios establecidos desde el liderazgo de la organizacin en lo que
ser refiere a su Capital Humano.
Una organizacin que gestiona de forma excelente sus recursos humanos se
esfuerza por responder a los intereses personales y profesionales de las
personas que forman su plantilla, obteniendo a cambio un compromiso y lealtad
hacia la organizacin que constituyen la clave para implantar una cultura de mejora
continua e innovacin.
La organizacin basada en su capital humano proporciona el soporte necesario para
obtener el mximo aprovechamiento del potencial que poseen sus profesionales
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planificando individualmente los planes de formacin y desarrollo personal. De
este modo cuenta con una fuerza de trabajo polivalente y flexible que le permite una
rpida respuesta ante cambios imprevistos en el mercado.
Esta organizacin considera como un activo de mxima relevancia el Conocimiento
que reside en sus personas y lo gestiona y reutiliza para obtener la mxima ventaja
de la experiencia adquirida en proyectos anteriores. Para ello cuenta con las
herramientas de intercambio y almacenamiento de informacin y conocimiento
adecuadas. Asimismo, utiliza metodologas organizativas innovadoras que
permitan una mejor conciliacin entre vida laboral y personal a sus empleados y
proporciona igualdad de oportunidades y equidad en el trato.
Por otro lado, se fomenta el trabajo en equipo y se anima a tener un
comportamiento innovador y creativo, de forma que la mejora continua sea un
inters comn. Adems se realizan evaluaciones del rendimiento de las personas
de la organizacin en base a criterios y objetivos de calidad conocidos con
anterioridad y proporcionando pautas para mejorar este rendimiento.
Es un factor crtico establecer canales de comunicacin, tanto verticales como
horizontales, y en sentido bidireccional de modo que la transparencia sea una
constante en la cultura de la organizacin. Otro componente de gran relevancia es la
motivacin para lo que se deben disear mecanismos y sistemas que proporcionen
a los equipos de desarrollo de proyectos la motivacin que logre que los objetivos de
los proyectos sean interiorizados por quienes intervienen en los mismos.
BIBLIOGRAFIA
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resource management. International Journal of Project Management, 2004.
Gareis, R. Emotional Project Management. Conference Project Management Days
2003: Projects & Emotions. Viena, 2003
Norma UNE- EN ISO 10006:1997: Calidad en la Gestin de Proyectos. AENOR
Covey, S. Los 7 hbitos de la gente eficaz: la revolucin tica en la vida cotidiana y
en la empresa. Paidos, Barcelona, 1996
Fontrodona, J., Guilln, M. y Rodrguez, A. La tica que necesita la empresa. Unin
Editorial, Madrid 1998
Cruzado, M. Las empresas se enfrentan al reto de implantar polticas que equilibren
vida profesional y personal. Capital Humano, n 176, abril 2004
CORRESPONDENCIA
Marta Menca Caballero
Fundacin ROBOTIKER
Parque Tecnolgico Edif.. 202
E-48170- Zamudio (Bizkaia)
Telf. 94 600 22 66
mmencia@robotiker.es
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