PORTAL DE RECEPCIN DE FACTURA ELECTRNICA

MANUAL DEL USUARIO

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1. ASPECTOS GENERALES.

A partir de enero de 2011, por disposicin oficial del SAT toda empresa para realizar una deduccin fiscal
deber recibir y validar las facturas electrnicas o comprobantes fiscales digitales. As como asegurar el
almacenamiento por el tiempo establecido.
Estos comprobantes tienen las mismas caractersticas de una factura fsica conservando el mismo valor
legal, solo que es un documento en archivo en formato XML.

2. OBJETIVO.

Cumplir con las disposiciones fiscales vigentes, recibir de los proveedores un CFD (Comprobante Fiscal
Digital) y/o CFDI (Comprobante Fiscal Digital a travs de Internet) de forma rpida y segura para validar su
autenticidad, integridad y confianza de los mismos, a fin de efectuar el pago al proveedor conservando su
valor legal, al mismo tiempo que reduce tiempos y procesos administrativos, brindando rapidez y seguridad en
el intercambio de informacin, lo cual se traduce en ahorros y en un importante incremento de la productividad,
contar con un expediente virtual para disminuir los espacios fsicos de almacenamiento y asegurar la no
duplicidad en los comprobantes.

3. PERFILES.- Son los niveles de acceso, autoridad y responsabilidad que se les asigna a cada uno de los
usuarios.











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4. TIPOS DE ADDENDA.- Una Addenda es un campo de 15 dgitos alfanumricos requeridos para la correcta
clasificacin y direccionamiento de los CFDS y/o CFDIS en el sistema de validacin de facturas electrnicas
(EDIX).












5. DIAGRAMA


















Tipo Se integra de Addenda
Pedido Nmero de Pedido PDJOD10040425
Capex Pedido de Capex PCXOD10040425
Consignacin Nmero de nota de consumo NTCZL10001372
Referencia
Compaa, Regin y Centro
de Costos
REF000010013000004
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6. FUNCIONALIDAD.- El propsito de este documento es describir y demostrar las funciones de navegacin y
funcionalidad del Portal Recepcin de Factura Electrnica.

7. ACCESO AL PORTAL.- El usuario deber ingresar a la siguiente pgina
http://www.abastecimientosgrupoado.com.mx/ , aparecer la siguiente pantalla:









Deber ingresar su usuario (clave de empleado), una contrasea que deber constar mnimo de 8 caracteres
alfanumricos, incluyendo maysculas, minsculas, nmeros y algn caracter especial y colocar el cdigo que
se indica en el captcha y dar clic en el botn enviar.

8. MEN PRINCIPAL.- En esta pantalla usted podr observar el Men Inicial as como cada una de sus secciones:
Informacin, Facturas y Salir. En la parte superior se mostrar fecha, usuario y nombre.


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8.1 INFORMACIN.- Es la primera seccin del men principal y cuenta con las opciones de Mi cuenta, Prov. con
Addenda y Prov. sin Addenda.



8.1.1 MI CUENTA.- Aqu podr visualizar toda la informacin referente a su usuario adems de poder
modificar su contrasea en cualquier momento.



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En el apartado de Modificar usuario podr visualizar su Usuario, Nombre, Apellidos, Tipo de Usuario y Pass
Word. En Permisos, encontrar las Compaas, Regiones y Centros de Costos a los que tiene acceso de
acuerdo al perfil asignado.



8.1.2 PROV CON ADDENDA
8.1.3 PROV SIN ADDENDA.

En estas secciones podr visualizar los catlogos de proveedores, la informacin aqu contenida estar
actualizada de manera automtica ya que toma la informacin del Maestro de Proveedores del sistema JDE.









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Se podrn realizar bsquedas por Clave, RFC y Nombre, o la palabra Todos.

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8.2 FACTURAS.- Es la primera seccin cuenta con las opciones de:
Ingresar Factura y Factura Incluida



8.2.1 INGRESAR FACTURA: En esta seccin usted subir sus facturas en formato XML, las cuales sern
validadas bajo el rgimen que dicta la SHCP y bajo los estndares del Grupo ADO, como el pedido, addenda,
etc.



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Para subir un XML deber dar clic en el botn Examinar y buscar la ruta donde se ubican los archivos,
seleccionarlo, dar clic en Abrir y por ltimo dar clic en el botn Subir, si este documento no contiene errores se
aceptara el ingreso del archivo al portal:




8.2.2 FACTURA INCLUIDA.- En esta seccin usted podr dar seguimiento a las facturas que hayan sido
ingresadas al sistema, tanto por usted como por el proveedor,



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1. Al dar clic en Factura Incluida se podrn realizar bsquedas por Folio, Proveedor, Compaa, Tipo de
documento, Regin, Estatus, Centro de Costos, Grupo de Pago, por fecha del documento y por fecha de
recepcin, nicamente digitando la informacin de acuerdo al tipo de bsqueda y dar clic en el botn Buscar.

2. Cuenta con autosuma para todos los facturas que muestre en su perfil, as como una suma de los folios
seleccionados digitando el botn Calcular.

3. Deber asignar el estatus correspondiente a cada una de las facturas, marcando aquellos folios que desee
aplicar (de forma grupal o individual) seleccionando un motivo de los previamente definidos como: Aprobado,
Documentacin faltante, Diferencia en precio, Sin Contrato, Material Daado, etc. de acuerdo a su perfil, una
vez seleccionado el motivo deber dar clic en el botn Asignar estatus, y automticamente cambiar el estatus
de las facturas.

4. El campo de Grupo de Pago, es exclusivo de aquellos usuarios que cuenten con el perfil A2, para asignar el
estatus de APROBADO PARA PAGO estos usuarios previamente debern capturar el nmero del grupo de
pago correspondiente al sistema JDE. Sin este dato el perfil A3 no podr autorizar las facturas para pago.

El grupo de pago puede ser visualizado por todos los usuarios.

5. Los encabezados (en color AZUL) se pueden ordenar de manera ascendente o descendente dando doble
clic en el cabecero.

6. Visualizar una imagen de la factura ingresada dando clic en Folio Docto, .

7. Cuenta con la opcin de exportar a Excel y/o emitir un archivo PDF de las bsquedas seleccionadas. Solo
deber filtrar la informacin deseada, elegir en el campo de Pantalla una de estas dos opciones y dar clic en
buscar.

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8.2.2.1 ASIGNACIN DE ADDENDAS.- Para poder asignar una addenda se dar clic en la palabra ASIGNAR
lo que desplegar una pantalla adicional donde usted podr seleccionar la compaa, regin y centro de costos
que le corresponda de acuerdo a su Perfil. Cabe mencionar, que esto aplica nicamente para aquellos
proveedores que se encuentren dentro del catlogo de proveedores sin addenda.














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9. PARTICULARIDADES DE LOS USUARIOS SEGN PERFIL.

A1. Los usuarios que cuenten con este perfil podrn realizar las siguientes actividades:
1. Subir facturas
2. Asignar addenda
3. Aprobar y/o Rechazar facturas, para lo cual cuenta con los siguientes motivos:
Documentacin faltante
Diferencia en precio
Pedido no recibido
Pedido fuera de especificacin
(ADO)
Material daado
Material fuera de especificacin
Material faltante
Servicio no satisfactorio

4. Consultar estatus de las facturas

A2 Y/O A4. Los usuarios que cuenten con este perfil podrn realizar las siguientes actividades:
1. Subir facturas
2. Asignar addenda
3. Aprobar y/o Rechazar facturas para PAGO, para lo cual cuenta con los siguientes motivos:
Sin Contrato
Contrato Vencido
Sin Garanta
Garanta Vencida
Sin pagos de IMSS
Sin Carta de Aceptacin del Servicio
Sin Carta de Servicios
Extraordinarios
Sin Carta Responsiva
Sin Firmas
Montos no corresponden a contrato
Facturacin a empresa errnea

4. Asignar Grupo de Pago. Para lo cual tendr que seleccionar las facturas deseadas, elegir
APROBADO PARA PAGO, colocar el grupo de pago y presionar ASIGNAR ESTATUS.
5. Consultar estatus de las facturas



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A3 Los usuarios que cuenten con este perfil podrn realizar las siguientes actividades:
1. Subir facturas
2. Asignar addenda
3. Autorizar, Retener y/o Rechazar facturas para PAGO. Estas acciones deben ser de forma
mancomunada:


Rechazado 1era firma
Primera Firma Retenido 1era firma
Autorizado 1era firma

Rechazado 2da firma
Segunda Firma Retenido 2da firma
Autorizado 2da firma

4. Consultar estatus de las facturas

10. SALIR.- Para salir del sistema, se recomienda dar clic en el botn Salir para evitar que su sesin quede en
uso.


Nota: Si el sistema no es utilizado durante 20 minutos la sesin caducar.