Este artigo indicado para pessoas que estejam a entrar em contacto com o sistema

GTD pela primeira vez. Resume algumas das principais ideias chave do
funcionamento de GTD, no sendo no entanto uma soluo para se entender e
aprender a praticar GTD.
Traduzido e adaptado do original Book summary: 10 Big ideas from Getting Things
Done by David Allen
1. SE O SEU DIA-A-DIA EST FORA DE CONTROLE,
PRATICAMENTE IMPOSSVEL DE PENSAR ESTRATGICAMENTE
OU PLANEAR COM EFICCIA.
Quando nos sentimos sobrecarregados com o quanto ainda temos que fazer (e quem
no se sente?), difcil ter um bom foco para assegurar que a nossa vida e trabalho
se move na direco que queremos. por isso que importante ter o controlo das
nossas tarefas dirias antes de trabalhar no planeamento da grande viso da nossa
vida.
GTD uma abordagem bottom-up produtividade. O objectivo atingir uma
sensao de conforto e controlo sobre o trabalho que temos agora, para que se liberte
energia e espao mental para outras coisas mais elevadas.
2. DEFINA O QUE QUE FEITO SIGNIFICA.
A maioria das tarefas que as pessoas tm nas suas listas de tarefas so pedaos
amorfos de inexequibilidades compromissos sem uma viso clara daquilo que feito
significa. Isto um grande problema o nosso crebro est desenhado naturalmente
para nos ajudar a descobrir como fazer coisas, mas apenas se soubermos com o que
se parece aquilo onde queremos chegar.
Tudo aquilo em que trabalhamos deve ter um ponto de concluso bem claro um
ponto onde sabemos que chegamos ao fim. Se no sabemos qual esse ponto, vai
ser difcil fazer qualquer progresso. Quando temos problemas em fazer progressos o
primeiro passo definir com o que se parece este ponto de concluso.
Workshop GTD no Porto 1 de Junho
3. O TRABALHO MENTAL TEM CINCO FASES DISTINTAS:
RECOLHER, PROCESSAR, ORGANIZAR, FAZER E REVER.
Existem cinco fases separadas para gerir o trabalho de acordo com GTD:
Recolher o acto de capturar todos os inputs: recursos, tarefas, ideias, etc.
Conseguimos dar um melhor seguimento a todos os inputs se estiverem todos
recolhidos num nico recipiente (caixa de entrada).
Processar o acto de examinar todos os inputs recolhidos e decidir qual o seu
significado, objectivo e que compromisso queremos estabelecer.
Organizar significa pegar nos resultados da fase de Processar e coloc-los num
sistema de confiana para que no tenhamos que nos lembrar de tudo. As
tarefas vo para uma lista de tarefas, projectos para a lista de projectos, planos
futuros para uma incubadora, informao de referncia para uma arquivo, etc
etc..
Fazer significa percorrer as tarefas que podem ser executadas no momento e
complet-las.
Rever significa verificar que as listas, assim como todo o sistema est actualizado
e de acordo com os nossos objectivos e compromissos. tambm uma fase para
rever a nossa estratgia e melhorar o sistema para obter melhores resultados.
Deve-se manter as fases deliberadamente separadas para se alcanar melhores
resultados.
4. TIRE TUDO DA CABEA.
A maioria das pessoa tenta manter tudo o que precisam de saber e fazer na cabea, o
que um grande erro. Os nossos crebros esto optimizados para fazer decises
rpidas, no para armazenamento. Tentar gerir demasiadas coisas na cabea ao
mesmo tempo a principal razo pela qual ficamos stressados quando h muita coisa
a acontecer estamos a usar a ferramenta errada para esse fim.
A melhor forma de parar com este mau hbito e comear a ser mais produtivo
despender de alguns minutos a pr em papel tudo o que est na sua mente. Pode
escrever, desenhar seja o que for que funcione para si, desde que o veja claramente
assim que acabar. Assim que a informao estiver fora da cabea, bastante mais
fcil descobrir o que fazer com ela. Bastam 10 minutos de exteriorizao de
pensamentos para nos ajudar a sentir menos stressados com a carga de trabalho.
Claro que o melhor nunca se sentir stressado em primeiro lugar, por isso facilite a
recolha do que quer que esteja a pensar a qualquer instante. Eu levo comigo uma
carteiro que tem espao para pequenos cartes de papel e uma caneta quando
tenho uma ideia, fcil captur-la, mesmo que naquele instante no tenha comigo a
minha agenda ou porttil. Se reduzirmos os obstculos que temos recolha de ideias,
vamos naturalmente conseguir recolher muitas mais.
5. PROJECTOS E TAREFAS SO DUAS COISAS DIFERENTES E
DEVEM SER GERIDOS SEPARADAMENTE.
Um dos maiores erros que as pessoas fazem quando tentam controlar as coisas que
tm para fazer, misturar tarefas e projectos. Essa uma forma de se sentir
sobrecarregado rapidamente a maior parte das coisas no pode ser feita com
apenas uma aco.
Por exemplo, acabei de escrever um livro que me levou um ano a terminar. Se eu
tivesse escrito escrever livro na minha lista de tarefas, ia rapidamente sentir-me
sobrecarregado o projecto demasiado grande. Em vez de falhar na concluso
dessa tarefa durante um ano inteiro, melhor trat-la como um projecto algo que,
segundo a nomenclatura GTD, leva mais do que uma tarefa para ser terminado. Eu
no posso escrever o livro, mas posso escreve pequenas partes dele, sempre que
me sento para trabalhar.
Como projectos e tarefas so duas coisas diferentes, melhor serem geridos
separadamente. Eu levo comigo um pequeno caderno para anotar as tarefas a fazer e
uma lista que me diz quais os meus projectos activos.
6. FOQUE-SE NA PRXIMA ACO NECESSRIA PARA IR EM
FRENTE.
Os grandes projectos tm muitos passos e podem ser bastante complexos. A chave
para lidar com esses projectos no focar-se em tudo o que tem que ser feito isso
a forma mais rpida de stressar!
A soluo sim focar-se apenas na prxima aco fsica que pode ser feita e que leva
o projecto em frente. Esta aco pode ser procurar por alguma informao, fazer um
telefonema, ou qualquer outra pequena tarefa. Seja o que for, a concluso dessa
tarefa ir p-lo um passo mais prximo da concluso do seu projecto, por isso no se
preocupe com tudo o resto foque-se apenas naquilo que pode fazer agora.
7. USE A REGRA DOS 2 MINUTOS PARA AS PEQUENAS TAREFAS.
No se preocupe demasiado em controlar ou organizar as tarefas realmente pequenas
se conseguir concluir uma tarefa em menos de 2 minutos, faa-a logo! Escrever tudo
para mais tarde rever acaba por gastar mais tempo do que se a fizer no mesmo
instante.
Pessoalmente, eu estendi este perodo para 5 minutos mantendo o mesmo princpio.
8. UTILIZE PASTAS DE REFERNCIA E UMDIA/TALVEZ PARA
TODAS AS COISAS QUE NO TM ACO IMEDIATA.
No faz sentido manter projectos a longo prazo ou informaes de referncia na lista
de tarefas diria. Ter pastas (ou arquivos) de referncia uma ptima soluo para
guardar tudo aquilo que no tem nenhuma aco associada neste momento. Estes
ficheiros podem ser fsicos ou electrnicos eu, por exemplo, guardo a minha
papelada importante e documentos legais num cofre prova de fogo, e ficheiros
electrnicos e websites num ficheiro no meu computador.
As listas UmDia/Talvez so ptimas para adiar ideias que um dia podemos querer
trabalhar, mas com as quais no queremos criar quaisquer compromissos agora. Eu
tenho bastantes mais ideias do que a energia que tenho para as fazer a todas. Em vez
de as perder, vou capturando-as numa pasta que as guarde para mais tarde, para
quando tiver mais tempo e energia. Quando estiver pronto para me comprometer com
um novo projecto, basta dar uma olhada lista UmDia/Talvez e transformar uma
destas ideias num projecto activo.
9. CONSTRUA UM SISTEMA DE CONFIANA QUE O AJUDE A GERIR
TODOS OS SEUS COMPROMISSOS.
A nossa mente mantm coisas em memria se souber que as vamos perder caso ela
no o faa. por isso que construir um sistema de produtividade importante ajuda
a nossa mente a largar detalhes desnecessrios para que se possa focar com eficcia
nas tarefas a desempenhar em cada instante. por isso que a Exteriorizao funciona
quando pomos algo no papel ou num local onde sabemos que iremos encontrar mais
tarde, estamos a libertar recursos mentais que podem ser melhor utilizados em outras
coisas.
Um sistema de produtividade eficiente consiste em:
lista de tarefas activas - prximas aco a serem completadas nos prximos
dias.
lista de projectos activos - projectos a completar nas prximas
semanas/meses.
calendrio - compromissos futuros com data e hora especfica.
lista UmDia/Talvez - ideias a explorar, mas no agora.
referncia - informao ou documentos que podem ser importantes para
consultas futuras.
ferramenta de recolha - algo que ajuda a capturar as ideias e prximas aces
assim que surgem na mente.
10. RESERVE TEMPO DEDICADO A UMA REVISO SEMANAL
A vida muda muito rapidamente s vezes temos tanto para fazer que se torna difcil
dar um passo para trs e examinar se estamos ou no a obter os resultados que
queremos e a caminhar na direco certa. por isso que extremamente importante
reservar e marcar tempo uma vez por semana para fazer a Reviso Semanal.
Aqui esto algumas coisas que se devem incluir nesta reviso:
Processar e organizar h coisas recolhidas mas que ainda no tenham sido
processadas?
Rever tarefas activas h tarefas para acrescentar, delegar, adiar ou remover?
Rever projectos activos h projectos para acrescentar, delegar, adiar ou
remover?
Rever o calendrio h compromissos a marcar, adiar ou remover? h tarefas
relacionadas com compromissos passados ou futuros que devam ser inseridas
no sistema?
UmDia/Talvez alguma coisa que queira promover para projecto activo? alguma
coisa para apagar por j no fazer sentido?
Referncia alguma coisa a adicionar ou actualizar? alguma coisa que v
precisar em breve?
No deixe de fazer a reviso semanal extremamente importante se quer realmente
reduzir o seu nvel de stress. Pessoalmente, prefiro marcar a reviso semanal para o
final da semana: sexta tarde ou sbado de manh. uma ptima maneira de
concluir a semana, sentir-me bem com tudo o que alcancei, planear a prxima semana
e preparar-me para um bom fim de semana de descanso.