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TERMINOS DE REFERENCIA PARA

SOLICITUD DE COTIZACIONES

Código: FO-M11-P30-05


Versión: 01





Medellín, 08 de enero de 2014

SOLICITUD DE COTIZACIONES DRYP 01-2014

SERVICIOS DE ILUMINACIÓN PARA TELEVISIÓN, EVENTOS Y COMERCIALES DE
ALTA FACTURA.

INTRODUCCIÓN

Este documento contiene los términos de referencia, conforme a los cuales se definen
reglas claras que permitan la presentación de ofrecimientos similares y la escogencia
objetiva, dentro del procedimiento de contratación por solicitud de cotizaciones, previsto
en el procedimiento de compras, código PR-M11-P30-01 , del Sistema de Gestión de la
Calidad de TELEANTIOQUIA.

El presente proceso no da lugar a concurso alguno, se trata de una solicitud de cotización
que será analizada interiormente por TELEANTIOQUIA en desarrollo de su régimen
privado de contratación y que por lo tanto no la obliga a contratar.

A este proceso y la contratación respectiva, le son aplicables las disposiciones civiles y
comerciales, de acuerdo con lo previsto por el artículo 14 de la Ley 1150 de 2007,
modificado por el artículo 93 de la Ley 1474 de 2011.

CRONOGRAMA
Fecha de remisión de solicitud 08/01/2014
Fecha y hora límite para efectuar consultas o
presentar observaciones
13/01/2014 HASTA LAS 16:00 HORAS
(Se realizarán por correo electrónico según se
indica en el numeral 10 del presente documento.)
Fecha y hora límite para presentar cotización 17/01/2014 HASTA LAS 16:00 HORAS
Evaluación
Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al
recibo de la cotización.
Selección
Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a
la evaluación.

1 OBJETO

TELEANTIOQUIA tiene interés en contratar, el servicio de alquiler de equipos de
iluminación para televisión, eventos y comerciales de alta factura para la vigencia del año
2014.





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1.2 ALCANCE DEL OBJETO

El servicio incluye el montaje y desmontaje de equipos para iluminación de cada uno de
los formatos señalados en el objeto, su instalación, funcionamiento y transporte, así como
los demás requerimientos logísticos que sean solicitados para atender las diferentes
producciones.

El contratista deberá dar cumplimiento a las características técnicas de operación y
seguridad de los equipos requeridos para la prestación de los servicios solicitados.

• El personal asignado deberá tener los conocimientos necesarios (luminotécnicos)
para la prestación del servicio.
• El servicio se prestará tanto en interiores como en exteriores, dentro y fuera del Área
Metropolitana.
• El proveedor debe contar con la capacidad para prestar los servicios, en jornada
diurna y/o nocturna, en días hábiles, domingos y/o festivos, de acuerdo con las
necesidades de TELEANTIOQUIA.
• El proveedor que sea seleccionado para la ejecución del contrato, deberá atender las
solicitudes del canal dentro de las 24 horas siguientes a su anuncio, para lo cual se
deberá coordinar entre las partes los enlaces y mecanismos de solicitud del servicio.
• El transporte requerido para la prestación del servicio de iluminación para televisión,
eventos y/o comerciales de alta factura, se pagará de acuerdo a la propuesta que
sea seleccionada.

Los equipos y/o dispositivos requeridos para la prestación del servicio, se detallan en el
siguiente cuadro:

ÍTEMS EQUIPOS
1 Luces HMI PAR 4000
2 Luces HMI PAR 1,2
3 Luces HMI PAR 575
4 Fresneles entre 150 y 5000 (Kilovatio de luz)
5 Kit de 650
6 Trípodes
7 Bajantes
8 Caja de distribución
9 Minibrutos
10 Andamios
11 Extensiones
12 Butterfly
13 Tools
14 Banderas

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ÍTEMS EQUIPOS
15 Griperias
16 Kino Flo
17 Luces de Led
18 Filtros

En caso tal de requerirse, el proveedor deberá suministrar elementos no contemplados
en el listado inicial de ítems que por razones de demanda o del servicio sean solicitados
por el canal, siempre y cuando estos conserven relación directa con la naturaleza del
objeto del presente proceso y el precio ofrecido por el proveedor se ajuste a los del
mercado, aspecto que será verificado permanentemente por Teleantioquia a través de
del supervisor.

2. CONDICIONES COMERCIALES

2.1. PRECIO: Se entienden incluidos la totalidad de costos directos e indirectos,
involucrados con el suministro y que el contratista debe realizar para el
cumplimiento de sus obligaciones.

El valor de la orden de compra corresponderá con el valor de la cotización que
sea seleccionada.

2.2. PAGO: Será mensual de acuerdo a lo ejecutado y se efectuará a treinta días (30)
días calendario, contados a partir de la presentación de la factura o documento
equivalente, previa aprobación del ordenador del gasto y del supervisor de la
orden de compra de bienes y servicios.

2.3. PLAZO: El plazo de ejecución de la orden de compra se fija hasta el 31 de
diciembre de 2014 o hasta agotar recursos, y su computo iniciará una vez sean
aprobadas las pólizas del contrato.

2.4. FACTURACIÓN: Por efectos de cierre contable, TELEANTIOQUIA solo recibirá
facturas por bienes y servicios prestados, hasta el día 25 de cada mes.

2.5. CUENTA BANCARIA: EL CONTRATISTA informará el número de la cuenta, el
tipo y el Banco al cual pertenece la misma, para la realización del pago por parte
de TELEANTIOQUIA a través de transferencia electrónica.

2.6. DEDUCCIONES. A cada pago de factura se aplicarán las deducciones previstas
en las disposiciones legales, tales como impuestos, tasas, contribuciones o
participaciones del orden nacional, departamental o municipal.


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Dichas retenciones podrán variar de conformidad con las disposiciones legales.

3. CONTENIDO DE LA COTIZACIÓN

La oferta debe corresponder a lo solicitado y constará de los siguientes documentos:

3.1. CARTA DE PRESENTACIÓN, FORMATO 1 anexo, firmada por el representante
legal de la compañía.

3.2. CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL de la compañía
expedido por la Cámara de Comercio, dentro de los sesenta (60) días anteriores
a la fecha de límite para presentar la cotización.

Si el proveedor cuenta con establecimiento de comercio, deberá presentar
además con la cotización el respectivo registro mercantil expedido por la Cámara
de Comercio, dentro de los sesenta (60) días anteriores a la fecha límite para
presentar la cotización.

La constitución de la persona jurídica deberá ser de mínimo 5 años anteriores a
la fecha de presentación de la cotización, lo cual será verificado a través del
certificado de existencia y representación legal.

3.3. FOTOCOPIA DE LA CEDULA DE CIUDADANIA DEL REPRESENTANTE
LEGAL o de quien suscribe el formato 1.

3.4. CERTIFICACIÓN DEL PAGO DE APORTES A LA SEGURIDAD SOCIAL
INTEGRAL Y PARAFISCALES, firmado por el Representante Legal o Revisor
Fiscal, en caso de tenerlo.

3.5. REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO – RUT: Copia del formulario de inscripción en el
Registro Único Tributario, RUT, de la persona jurídica o natural proveedor.

3.6. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA. A favor de la entidad estatal
TELEANTIOQUIA, expedida por una compañía de seguros legalmente autorizada
para funcionar en el país, con domicilio o sucursal en Medellín, por una cuantía
equivalente al 10% del valor total de la propuesta y vigencia de 90 días contados a
partir de la fecha señalada para el recibo de la cotización.






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Los riesgos a amparar mediante la garantía de seriedad son:

a) La no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad cuando el plazo para
la adjudicación o para suscribir el contrato es prorrogado, siempre que tal
prórroga sea inferior a tres (3) meses.
b) El retiro de la cotización después de vencido el plazo fijado para la presentación
de esta.
c) La no suscripción de la orden de compra sin justa causa por parte del proveedor
seleccionado.
d) La falta de otorgamiento por parte del proveedor seleccionado de la garantía de
cumplimiento para amparar las obligaciones de la orden de compra.

3.7. VALOR DE LA COTIZACIÓN, FORMATO 2, debidamente diligenciado indicando
el precio por el servicio cotizado, con discriminación del IVA. En éste se entiende
incluido el costo del personal técnico necesario para la prestación del servicio, su
alimentación, alojamiento y demás costos inherentes.

3.8. RELACIÓN DE EXPERIENCIA ESPECÍFICA. FORMATO 3, debidamente
diligenciado con la información correspondiente a la experiencia específica en
Iluminación para televisión, eventos empresariales y/o institucionales, o comerciales de
alta factura, acompañado de las certificaciones de las empresas, a las cuales el
proveedor haya prestado servicios de similares características en los últimos 5 años.
Con el fin de acreditar la experiencia exigida se deberán relacionar máximo 10
certificados por cada modalidad (iluminación para televisión, eventos y comerciales de
alta factura).

Si el proveedor ha suministrado bienes o ha prestado servicios con las mismas
características a TELEANTIOQUIA en los últimos 2 años, sólo deberá relacionar las
fechas de la compra, para la verificación interna por parte del Canal, en aplicación del
artículo 9 del Decreto 0019 de 2012.

3.9. HOJA DE VIDA DE LUMINOTÉCNICOS Y EXPERIENCIA RELACIONADA CON
LA ILUMINACIÓN PARA TELEVISIÓN. FORMATO 4. Como mínimo deberán aportarse
tres hojas de vida, cada una con experiencia mínima de 5 años como luminotécnicos
para televisión, o eventos empresariales y/o institucionales, o comerciales de alto
formato.

3.10. TARIFAS TRANSPORTE, FORMATO 5. Comprende las tarifas que el proveedor
establece para la prestación del servicio en las diferentes subregiones del departamento
de Antioquia.



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4. REQUISITOS

A continuación, se definen los requisitos cuyo cumplimiento es obligatorio, con la
observación de que habrá lugar al rechazo de la cotización, si no se aportan los
correspondientes documentos o si los aportados no cumplen con lo exigido, ya sea en la
cotización presentada o en la respuesta al requerimiento efectuado en tal sentido por
TELEANTIOQUIA.

4.1. REQUISITOS PARA PARTICIPAR, se establecen los siguientes:

No. REQUISITO FORMA DE VERIFICACIÓN
1 Carta de presentación. Formato 1, diligenciado.
2 Capacidad jurídica.
Certificado de Existencia y Representación
expedido por la cámara de comercio. Con
vigencia no mayor a 60 días.

Si el proveedor cuenta con establecimiento
de comercio, deberá presentar con su
cotización del registro mercantil vigente.
Cedula de ciudadanía del representante
legal quien suscribe el formato 1.

La constitución de la persona jurídica
deberá ser de mínimo 5 años anteriores a
la fecha de presentación de la cotización,
lo cual será verificado a través del
certificado de existencia y representación
legal.

3
Declaración sobre inhabilidades e
incompatibilidades.
Formato 1, diligenciado y verificación
interna.
4 Paz y salvo con TELEANTIOQUIA. Se verifica internamente.

4.2. REQUISITOS PARA LA SELECCIÓN, se establecen los siguientes:

No. REQUISITO FORMA DE VERIFICACIÓN
1 RESUMEN DE LA COTIZACIÓN La consignada en el punto 3.7.
2 EXPERIENCIA ESPECÍFICA La consignada en el punto 3.8.
3 TARIFA DE TRANSPORTE La consignada en el punto 3.10.

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5. EVALUACIÓN

TELEANTIOQUIA evaluará la cotización que reciba oportunamente y que cumpla con los
requisitos exigidos, establecidos en el numeral 4.1 y 4.2

Teleantioquia verificará en el Boletín de Responsables Fiscales que expide la Contraloría
General de la República y el Boletín de Antecedentes, que expide la Procuraduría General
de la Nación, que el proveedor no se encuentre incluido en dicho boletín; en caso
afirmativo, no será evaluada la propuesta, tampoco será evaluada si el establecimiento de
comercio se encuentra embargado.

Si faltan documentos no necesarios para la evaluación y calificación de la cotización o la
información suministrada es incompleta o confusa, se le solicitará al oferente fijando un
plazo para la entrega o aclaración; si éste no responde o lo hace en forma incompleta o
extemporánea, se entiende que desiste de participar en el procedimiento.

Se fijan como factores de evaluación y criterios de calificación los siguientes:

FACTORES DE EVALUACIÓN CALIFICACIÓN
PRECIO 700 PUNTOS
EXPERIENCIA ESPECÍFICA
200 PUNTOS
TARIFA DE TRANSPORTE
100 PUNTOS
TOTAL 1.000 PUNTOS

5.1. PRECIO: MÁXIMO 700 PUNTOS.

Se calificará con base en la información suministrada en el numeral 4.2. (Formato 2).

La empresa que ofrezca el menor precio, recibirá el mayor puntaje asignado y las demás
recibirán su calificación en forma decreciente y proporcional a la propuesta superior,
utilizando una regla de tres simple
1
.



1
Regla de tres, es la operación de hallar el cuarto término de una proporción conociendo los otros tres.


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5.2. EXPERIENCIA ESPECÍFICA: MÁXIMO 200 PUNTOS.

5.2.1. POR NÚMERO DE CERTIFICADOS: MÁXIMO 100 PUNTOS.

Se calificará con base en la información suministrada en el numeral 4.2. (Formato 3)

La empresa que acredite el mayor número de certificados, donde el máximo serán diez
por modalidad, recibirá el mayor puntaje asignado y las demás recibirán su calificación en
forma decreciente y proporcional a la propuesta superior, utilizando una regla de tres
simple.

5.2.2. POR VALOR: MÁXIMO 100 PUNTOS.

Se calificará con base en la información suministrada en el numeral 4.2. (Formato 3)

Se sumara el valor total de las certificaciones aportadas y la empresa que haya obtenido
el mayor valor, recibirá el mayor puntaje asignado y las demás recibirán su calificación en
forma decreciente y proporcional a la propuesta superior, utilizando una regla de tres
simple.

5.3. TARIFA DE TRANSPORTE: MÁXIMO 100 PUNTOS.

Se calificará con base en la información suministrada en el numeral 4.2. (Formato 5)

Teleantioquia hará el promedio de las tarifas ofrecidas, de acuerdo a los datos
suministrados en el Formato 5. La empresa que ofrezca el menor precio promediado,
recibirá el mayor puntaje asignado y las demás recibirán su calificación en forma
decreciente y proporcional a la propuesta superior, utilizando una regla de tres simple.

6. SELECCIÓN

Será seleccionada la cotización que obtenga el mayor puntaje total, no obstante, sí se
derivan beneficios para la entidad, podrá optarse por uno o más proveedores y distribuir el
presupuesto disponible asignando el mayor valor a la cotización que obtuvo el puntaje
más alto.

TELEANTIOQUIA podrá desarrollar una etapa de ajuste económico o de negociación con
el proveedor y/o los proveedores seleccionados, en la cual se le invitará a presentar
ajustes a su propuesta en los aspectos que la empresa considere deban ser objeto de ella.

La selección será oficializada mediante comunicación de aceptación, lo cual se informará
a los demás participantes.

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La selección del contratista se efectuará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes
a la evaluación de las propuestas y será oficializada mediante comunicación de
aceptación de la cotización, lo cual se informará a los demás participantes.

7. CONDICIONES CONTRACTUALES

Para formalizar la selección se expedirá una Orden de Compra, que con su respectivo
anexo de condiciones en caso de ser necesario, formaliza el acuerdo de voluntades.

La Orden de Compra no podrá ser cedida total o parcialmente, sin el previo
consentimiento de TELEANTIOQUIA.

Los términos de referencia, consignados en el presente documento hacen parte integral
de la orden de compra.

Para el pago, el contratista persona jurídica, anexará a cada factura o documento
equivalente, el certificado firmado por el Revisor Fiscal o por Representante Legal que
dé cuenta del cumplimiento con los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y
Parafiscales, tratándose de personas naturales se deberá anexar fotocopia de la última
autoliquidación.

Para la prestación del servicio, cumplir estrictamente con las normas sobre seguridad en
alturas y riesgo laborales, de conformidad con el Decreto 1295 de 1994, la Ley 1562 de
2012 y la Resolución 1409 de 2012.

8. GARANTÍAS

Una vez formalizada la Orden de Compra, el proveedor deberá constituir a favor de la
entidad pública TELEANTIOQUIA, en póliza expedida por compañía de seguros o
garantía bancaria, la cual debe presentarse para aprobación de la Secretaría General
dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de expedición de la orden de
compra.

AMPAROS % VIGENCIAS
Cumplimiento 20% Plazo de la orden y 4 meses más
Calidad del servicio 20% Plazo de la orden y 4 meses más
Pago de salarios y prestaciones
sociales
20% Plazo de la orden y 3 años mas
Responsabilidad civil extracontractual 20% Plazo de la orden y 4 meses más


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9. PRESENTACIÓN DE LA COTIZACIÓN

La cotización se recibirá hasta las 16:00 horas del día 17 de enero de 2014, en el
Centro Documental de TELEANTIOQUIA, situado en la Calle 44 No. 53 A - 11, Torre A,
piso 3, del Centro Cívico de Antioquia Plaza de la Libertad, Medellín.

Si es enviada por correo, se entenderá por fecha y hora de presentación la que
aparezca en el sello de recibo del Centro Documental. No se recibirán cotizaciones por
fax o correo electrónico.

La presentación de la cotización evidencia que se han estudiado las condiciones y
aceptado los términos de referencia.

10. CONSULTAS

Las consultas pueden hacerse por correo electrónico, hasta las 16:00 horas del 13 de
enero de 2014 y deben ser dirigidas a:

Funcionario: Correo electrónico:
VANESSA CHANCÍ ÁNGEL
Coordinadora de Producción Recursos
vachanci@teleantioquia.com.co
SERGIO A. MAZO BOHÓRQUEZ
Profesional Jurídico I
sergiomazo@teleantioquia.com.co




(Documento original firmado)
VANESSA CHANCÍ ÁNGEL
Coordinadora de Producción Recursos
Teléfono 356 99 00 ext. 4408