PROGRAMAS TECNICOS

SEMIPRESENCIALES
https://sites.google.com/site/ciesgestevaproyi/documentacion
DEPARTAMENTO DE
PUBLICACIONES
GUA DE TRABAJO
GESTIN Y EVALUACIN
DE PROYECTOS I
PRIMERA SESIN
Elaborada por:
LUIS EDUARDO RODRIGUEZ
BOGOT D.C.
DATOS DEL ESTUDIANTE
NOMBRE DEL ESTUDIANTE : ________________________
_________________________
CARRERA : ________________________
JORNADA : MARTES Y MIRCOLES ( )
JUEVES Y VIERNES ( )
SBADOS ( )
DOMINGOS ( )
NOMBRE DEL PROFESOR : ________________________
FECHA : DEL __________ AL _______
CALIFICACIN : ________________________
_____________________
FIRMA DEL PROFESOR
OBJETIVOS DEL MDULO
Dar a conocer al estudiante una visin panormica de la
gestin de proyectos.
Resaltar las razones por las cuales resulta indispensable
gestionar proyectos.
Suministrar una terminologa comn que permita al
estudiante familiarizarse con la gestin y evaluacin de
proyectos.
Sentar las bases para gestionar y evaluar proyectos.
QU ES UN PROYECTO?
Las organizaciones ejecutan trabajos. El trabajo generalmente involucra tanto
operaciones como proyectos, an cuando ambos pueden superponerse. Las operaciones
y los proyectos comparten muchas caractersticas, por ejemplo, son:
Realizados por personas
Restringidos por recursos limitados
Planifcados ejecutados y controlados.
Los proyectos son frecuentemente implementados como un medio para ejecutar un plan
estratgico. Operaciones y proyectos diferen primordialmente en que las operaciones
son continuas y repetitivas, mientras que los proyectos son temporales y nicos.
Un proyecto es un emprendimiento temporal realizado para crear un
producto o servicio nico. Temporal signifca que tiene un comienzo y un
fnal defnidos.
Para muchas organizaciones, los proyectos son instrumentos para responder a
requerimientos que no pueden ser atendidos dentro de los lmites operacionales
normales de la organizacin.
Los proyectos son emprendidos en todos los niveles de la organizacin. Ellos pueden
involucrar a una sola persona o a muchos miles. Su duracin vara de unas pocas
semanas hasta ms de cinco aos. Los proyectos son un instrumento por medio del cual
se implementan las estrategias, pueden incluir;
Desarrollar un nuevo producto o servicio.
Efectuar un cambio en la estructura, en la dotacin del personal, o en el estilo de
una organizacin.
Disear un nuevo vehculo de transporte.
Disear o adquirir un sistema de informacin.
Construir un edifcio o una planta.
Ejecutar una campaa para un partido poltico.
Implementar un nuevo procedimiento o proceso de negocio.
Gerenciar un proyecto implica la aplicacin de conocimientos,
habilidades, herramientas y tcnicas, para satisfacer o exceder las
demandas de los implicados de un proyecto.
AREAS FUNCIONALES DE LA GESTIN DE PROYECTOS
En esta seccin se describen los conocimientos y las prcticas de la gestin de proyectos
en trminos de los procesos que la componen. Estos procesos han sido organizados en
nueve reas de conocimiento, las cuales se describen a continuacin:
Gestin de la Integracin del Proyecto; Describe los procesos requeridos para
asegurar que los diversos elementos del proyecto sean coordinados,
apropiadamente. Consiste en el desarrollo del plan del proyecto, la ejecucin del
plan y el control de cambios integrado.
Gestin del alcance del Proyecto, Describe los procesos requeridos para asegurar
que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, y solo el trabajo requerido, para
completar el proyecto exitosamente. Consiste en iniciacin, planifcacin del
alcance, defnicin del alcance, verifcacin del alcance, y control de cambios en el
alcance.
Gestin del Tiempo del Proyecto; Describe los procesos requeridos para
asegurar que el proyecto se complete a tiempo. Consiste en la defnicin de las
actividades, secuenciamiento, clculo de la duracin de las actividades, desarrollo
del cronograma y control del mismo.
Gestin del Costo del Proyecto; Se segura que el proyecto se complete dentro del
presupuesto aprobado. Consiste en la planifcacin de los recursos, estimacin de
costos, asignacin del presupuesto de costos y control de estos.
Gestin de la Calidad del Proyecto; Describe los procesos requeridos para
asegurar que el proyecto va a satisfacer las necesidades para las cuales se ha
emprendido. Consiste en la planifcacin de la calidad, aseguramiento de la
calidad y control de la calidad.
Gestin de los Recursos Humanos del Proyecto; Describe los procesos
requeridos para optimizar de formas ms efectiva las personas involucradas en el
proyecto. Consiste en planifcar la organizacin, vincular el personal y desarrollar
al equipo.
Gestin de las Comunicaciones del Proyecto; Se asegura que la generacin,
recoleccin, distribucin, almacenamiento, y destino fnal de la informacin del
proyecto se realice en tiempo y forma. Consiste en planifcar las comunicaciones,
distribucin de la informacin, informes de rendimiento, y cierre administrativo.
Gestin del Riesgo del Proyecto; Describe los procesos relativos a la
identifcacin, anlisis y respuesta a los riesgos del proyecto. Consiste en
planifcar la gestin del riesgo, identifcacin, anlisis cuantitativo y cualitativo de
los riesgos, plan de respuesta a los riesgos, y supervisin y control de riesgos.
Gestin de las Adquisiciones del Proyecto; Describe los procesos requeridos
para adquirir bienes y servicios desde fuera de la organizacin ejecutante.
Consiste en planifcar las adquisiciones, bsqueda de proveedores, Seleccin de
proveedores, administracin de los contratos, y cierre de los mismos.
FASES Y CICLO DE VIDA DEL PROYECTO
Para proveer un mejor control de su administracin los proyectos se dividen en fases, al
conjunto de fases se le llama CICLO DE VIDA DEL PROYECTO. Cada fase est marcada
por la terminacin y entrega de uno o ms productos.
El producto que se entrega debe ser:
Tangible
DIRECCIN DE PROYECTOS
Integracin del Proyecto
Desarrollo del Plan
Ejecucin del Plan
Control Integrado de Cambios
Costos del Proyecto
Planifcacin de Recursos
Estimacin de Costos
Asignacin del Presupuesto de
Costos
Control de Costos
Comunicaciones del Proyecto
Plan de Comunicaciones
Distribucin de la Informacin
Informes de Rendimiento
Cierre Administrativo
Alcance del Proyecto
Iniciacin
Planifcacin del Alcance
Defnicin del Alcance
Verifcacin del alcance
Control de Cambios del Alcance
Calidad del Proyecto
Plan de Calidad
Aseguramiento de Calidad
Control de Calidad
Riesgos del Proyecto
Plan de Gestin de Riesgos
Identifcacin de Riesgos
Anlisis Cualitativo y Cuantitativo de
Riesgos
Plan de Respuesta a Riesgos
Supervisin y Control del Riesgo
Tiempo del Proyecto
Defnicin de Actividades
Secuenciamiento de Actividades
Estimacin de la Duracin de las
Actividades
Desarrollo del Cronograma
Control del Cronograma
Recurso Humano del Proyecto
Planifcacin de la Organizacin
Contratacin de Personal
Desarrollo del Equipo
Adquisiciones del Proyecto
Plan de Adquisiciones
Planifcacin y Bsqueda de
Proveedores
Seleccin de Proveedores
Administracin de contratos
Cierre de Contratos
Verifcable
Concreto
Ejemplos:
Un estudio de factibilidad.
Un diseo detallado.
Un prototipo
Contratos perfeccionados.
Obras terminadas.
Debido a que los proyectos son un emprendimiento nico, implican un cierto grado de
incertidumbre. Las organizaciones ejecutantes usualmente dividen cada proyecto en
varias fases, para mejorar su control y proporcionar vnculos con las operaciones
Identifcacin
Defnicin
Diseo Detallado
Ejecusin
Terminacin
PLANEACIN
PRODUCCIN
CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO
continuas de la organizacin ejecutante. El conjunto de las fases del proyecto se conoce
como el ciclo de vida del proyecto.
Este ciclo de vida puede variar segn su tamao, tipo, complejidad, el estilo de la
organizacin dentro de la cual se realiza y el rea de aplicacin. Los nombres y el
nmero de las diferentes fases pueden variar, pero tpicamente incluyen las que se
muestran en la fgura anterior.
Como consecuencia se inicia la Fase de Identifcacin en la cual se defne la necesidad
de un proyecto junto con su prioridad, la fecha en la cual se requiere que est listo para
operar y un estimativo de los recursos a invertir en el nuevo desarrollo. En esta fase la
seleccin de proyectos debe ser una decisin estratgica con base en las metas,
necesidades, proyectos en curso, compromisos y objetivos de largo plazo defnidos por
la organizacin. El alcance de los trabajos a realizar podra comprender:
Seleccin de la poblacin objetivo.
Identifcacin de la necesidad.
Defnicin de los Objetivos (Fin del Marco Lgico) (fecha para la cual se
requiere el proyecto)
Identifcacin de posibles alternativas tecnolgicas y econmicas.
Para cada alternativa identifcada deber realizarse:
Anlisis de los benefcios obtenidos.
Estimativo global de los recursos requeridos.
Anlisis de riesgos.
Identifcacin de las posibles fuentes de fnanciacin.
Analizar factores ambientales externos tales como regulaciones del gobierno,
mercados potenciales y competencias.
Evaluacin preliminar mediante estimativos del orden de magnitud de
presupuesto (-25%, +75%) y programa.
Finalmente y como entregable clave de la Fase se deber producir una Descripcin
Preliminar del proyecto, y si es necesario, una solicitud para que el proyecto sea
incluido en el presupuesto. Se sugiere como contenido de la Descripcin Preliminar
el siguiente:
La presentacin de la organizacin o rea promotora del proyecto y de la
organizacin o rea que lo operar a su fnalizacin.
Un resumen del anlisis del problema, necesidad u oportunidad que dio origen al
proyecto y que se pretende resolver o atender.
El objetivo de mayor importancia del proyecto (fn, sus indicadores y medios de
verifcacin del marco lgico.
Las alternativas identifcadas, presentando para cada una de ellas;
o Estimativo preliminar de costos.
o Cronograma provisional propuesto.
o Las conclusiones de los estudios de viabilidad comercial, tcnica, legal, de
gestin, y fnanciera a nivel de perfl.
La propuesta de la fase de defnicin en caso de que el proyecto resulte aprobado.
Esto es el alcance del trabajo, los recursos requeridos, el tiempo necesario, y el
presupuesto defnitivo para la fase.
Planes detallados para la gestin del alcance, costos tiempo, recurso humano,
calidad, comunicaciones, adquisiciones, riesgos y medio ambiente de la fase de
defnicin.
Documentos de soporte.
Esta fase termina con la aprobacin del proyecto para pasar a la fase de defnicin o con
la terminacin o aplazamiento del proyecto.
A continuacin viene la Fase de Defnicin durante la cual el Gerente del Proyecto, (o
un grupo si el proyecto es complejo), lo planea a un nivel de detalle sufciente para
obtener un programa y un presupuesto estimado (-10%, +25%) desde el punto de vista
del ciclo de inversin de los proyectos esta fase abarca las etapas de prefactibilidad y
factibilidad, por consiguiente comprende:
Poner en marcha el proyecto, seleccionando los participantes iniciales,
organizndolos en un equipo y desarrollando el plan de comunicaciones. (EDO,
estructura desagregada de la organizacin).
Identifcar los requerimientos de los implicados y revisar los objetivos del
proyecto.
La defnicin y anlisis de alternativas mediante la elaboracin de de los estudios
comercial, tcnico, legal, de gestin, fnanciero y de impacto ambiental.
La seleccin de la mejor alternativa Tecnolgica econmica.
Planeacin preliminar, efectuar el diseo (propsito del marco lgico).
La defnicin del alcance y la estimacin de las cantidades de obra (EDT y
componentes del Marco lgico).
Estimacin de Recursos.
Estimacin de costos.
La seleccin de las fuentes de fnanciacin.
Evaluacin del proyecto.
Producir la Propuesta del Proyecto, revaluar el marco lgico y una requisicin
del presupuesto, como su entregable clave. (Dentro de la propuesta deben
incluirse planes detallados para la gestin del Diseo Detallado).
La venta de la confguracin bsica
La consecucin de la aprobacin.
La propuesta del proyecto podra contener;
El marco lgico del proyecto.
El programa general
Resumen del estudio de factibilidad, sntesis de las conclusiones de los estudios
de mercado, tcnico, fnanciero, legal e institucional.
Resultados de la evaluacin fnanciera
Resultados de la evaluacin social.
Propuesta de la Fase de Diseo Detallado en caso de que el proyecto resulte
aprobado. Esto es el alcance del trabajo, los recursos requeridos, el tiempo
necesario y el presupuesto defnitivo para la fase.
Documentos de soporte.
Esta fase termina con la aprobacin para pasar a la fase de Diseo Detallado o con la
terminacin o aplazamiento del proyecto.
Si el proyecto es aprobado, pasa a la Fase de Diseo Detallado en la cual se elabora el
Plan del Proyecto En esta fase se afna y perfecciona el diseo y por su puesto todo el
plan del proyecto, incluido El Marco Lgico. La traduccin del fn, el propsito, los
componentes y sus correspondientes indicadores en un plan factible, es el eslabn entre
la fase de defnicin y la de ejecucin. Comprende;
Diseo tanto del producto como del proceso para producirlo, como las medidas
que garanticen su sostenibilidad.
Especifcaciones funcionales defnitivas.
EDT detallada.
Obtencin de los permisos y licencias requeridas y si es necesario, modifcar el
alcance, costo o programa para cumplir con las regulaciones vigentes.
Actividades necesarias para lograr los componentes de la EDT.
Cronograma de actividades detallado.
Planes detallados para la gestin del alcance, costos, tiempo, recurso humano,
calidad, comunicaciones, adquisiciones, riesgos y medio ambiente del proyecto.
Planes de contingencia detallados para las actividades de alto riesgo (supuestos
del marco lgico)
Presupuesto defnitivo (-5%, +10%)
Flujos de caja esperados.
Adems, y lo que es ms importante, se desarrollan procedimientos y
herramientas para ejecutar controlar y corregir las fases de ejecucin y
terminacin del proyecto.
El documento que contiene el Plan Del Proyecto debera contener:
Carta del proyecto.
Descripcin del enfoque de la administracin del proyecto.
Declaracin del alcance.
EDT
Costos estimados, fechas de inicio programadas y asignacin de
responsabilidades hasta el nivel de la EDT al cual se ejercer el control.
Programa de referencia.
Presupuesto de referencia.
Principales Hitos
Personal clave.
Riesgos claves y respuestas planeadas para cada uno.
Sistema de seguimiento y evaluacin.
Temas abiertos y decisiones pendientes.
Esta fase termina con la aprobacin para seguir a la a la fase de ejecucin o con la
terminacin o aplazamiento del proyecto.
Luego de la aprobacin del Plan, se centra en la Fase de Ejecucin, en la cual el equipo
del proyecto realiza las actividades encaminadas a producir los Componentes,
cumpliendo con los requisitos preestablecidos de costo, tiempo, calidad tal que se logre
la satisfaccin de los Implicados. En esta fase el equipo administrativo del proyecto
debe manejar las diferentes interrelaciones tcnicas, organizacionales y personales que
existen en el mismo. Comprende;
Gerenciamiento del proyecto.
Ejecutar el trabajo.
Ejecutar pruebas y puesta en servicio.
Obtener la aceptacin de los productos del proyecto por parte del cliente o su
representante.
Finalmente, terminada la ejecucin el proyecto llega a la Fase de Terminacin, en la que
se produce la entrega/recibo, formal del proyecto y se conduce el mismo a un fnal
ordenado. A continuacin el proyecto entra en operacin hasta el fnal de su vida til.
Consta de;
Entrada en operacin
Transferencia de materiales y repuestos.
Transferencia de tecnologa.
Transferencia de responsabilidad
Reporte de terminacin del proyecto. (costos, tiempo, presupuesto, satisfaccin de
los implicados).
Liberacin de recursos.
Reasignacin del equipo que manejo el proyecto.
Evaluacin de los costos del proyecto.
Evaluacin ex - post, (verifca el logro del fn, debe hacerse despus de que el
proyecto entre en funcionamiento.

Gerencia de
Proyectos

Procesos
Integradores
Claves
Gestin del
Alcance
Gestin del
Tiempo
Gestin del
Costo
Gestin de la
Calidad
Gestin del
Recurso
Humano
Gestin de las
Comunicaciones
Gestin del
Riesgo
Gestin de las
Adquisiciones
Gestin del
Medio
Ambiente
1. Autorizacin
2. Planeacin
3. Defnicin
4. Verifcacin
5. Control de
Cambios
1. Defnicin
de Actividades
2. Secuenciacin
3. Estimacin
de la Duracin
4. Desarrollo
del Programa
5. Control
del Programa
1. Planeacin
de Recursos
2. Estimacin
de Costos
3. Presupuestacin
4. Control
de costos
1. Planeacin
de la Calidad
2. Aseguramiento
de la Calidad
3. Control de
la Calidad
1. Planeacin
organizacional.
2. Adquisicin
del personal
3. Desarrollo
del equipo
1. Planeacin
2. Distribucin de la
Informacin.
3. Reporte de
desempeo
4. Clausura
Administrativa
1. Planeacin de
Admon Riesgo
2. Identifcacin
de Riesgos
3. Anlisis
cualitativo de
riesgos.
4. Anlisis
cuantitativo de
riesgos.
5. Planeacin de
la respuesta a
los riesgos.
6. Monitoreo y
control de
riesgos.
1. Planeacin.
2. Planeacin de
las solicitudes.
3. Solicitudes.
4. Seleccin de las
fuentes.
5. Administracin
de contratos.
6. Liquidacin de
contratos.
1. Anlisis del
riesgo
Ambiental.
2. Planeacin del
manejo
ambiental
3. Control de
riesgos
ambientales.
1. Desarrollo del Plan.
2. Ejecucin del Plan.
3. Control ntegrado de
Cam!ios
INICIO, SELECCIN Y PLANEACIN DE UN PROYECTO
Los procesos de direccin de proyectos tienen cinco etapas segn el PMI (Project
Management Institute), y cada uno de ellos cuenta con uno o ms procesos a su vez.
A continuacin defniremos ms detalladamente cada uno de los cinco procesos, Inicio y
seleccin, Planifcacin, programacin y Ejecucin, Control y por ltimo Terminacin y
Cierre.
Inicialmente no centraremos en la dos primeras etapas: Inicio y Seleccin y Planeacin
del Proyecto, ya que se ocupan directamente del problema de hacer lo correcto y
hacerlo bien.
Respecto al inicio y planeacin del proyecto se analiza;
Cmo iniciar nuevos proyectos.
Mtodos para evaluar propuestas de Proyectos.
Seleccin de un proyecto como un problema de portafolio.
Por que los administradores de proyectos deben tener opciones en mente.
MTODOS DE EVALUACIN DE PROYECTOS
Si un administrador o gerente de proyecto decide considerar con ms detalle un
proyecto, con frecuencia requiere numerosas medidas numricas, que incluyen el
periodo de recuperacin, el valor presente neto o fujo de caja descontado. Estas
medidas son tiles para estimar el valor y la rentabilidad potenciales de un proyecto y,
por lo tanto, suelen usarse en las etapas iniciales del proceso de seleccin y planeacin
del proyecto.
PERIODO DE RECUPERACIN: (Payback) Es el nmero de aos necesarios para
recuperar el costo del proyecto. Por ejemplo suponga que un banco puede instalar un
cajero automtico (ATM ) con un costo de $ 90.000; con este ATM puede reducir en uno
el numero de cajas en un banco. Suponiendo que cada cajero gana aproximadamente $
30.000 al ao el periodo de recuperacin estar defnido por ($ 90.000 / $ 30.000) = 3
aos; es decir , se necesitan 3 aos para que el banco recupere el costo inicial del cajero
automtico. En general el Payback se defne como:
Pay!ac" = Costo Estimado del Proyecto
#horros anuales o $ ngresos % costos de &uncionamiento'
Esta medida se puede ampliar si se consideran los costos de operacin del ATM, que se
estiman en $ 4.000 por ao. El ahorro anual realizado por el banco ser entonces,
$ 30.000 - $ 4.000 = $ 26.000, lo que da como resultado un periodo de recuperacin de 3.5
aos.
Esta medida tiene muchas desventajas. Ignora el valor del dinero en el tiempo,
incluyendo tasas de inters e infacin. Para ilustrar las limitaciones de esta medida
considere los siguientes proyectos:
P()*EC+) #:
Costo
, - ./0111
2anancias
, - 2/0111 durante 3 a4os
Payback , 3
UTILIDAD
TOTAL
-
1110111
P()*EC+) 5:
Costo
, - ./0111
2anancias
, - 1/0111 durante 6 a4os
Payback , 5
UTILIDAD
TOTAL
-
1210111
Con base en el anlisis anterior la organizacin puede califcar mejor el proyecto A que
el B, aun cuando el proyecto B producir una ganancia ms alta.
VALOR PRESENTE NETO: El VPN (Valor Presente Neto) es tal vez la medida ms
usada que tiene en cuenta el valor del dinero en el tiempo.
El VPN o fujo de caja de un proyecto o alternativa de inversin representa el valor,
equivalente en pesos de hoy, de la ganancia o prdida que se obtendr al llevar a cabo
ese proyecto. As este ndice puede interpretarse de la siguiente manera:
S VPN > 0, signifca que al llevar a cabo este proyecto se obtendr una utilidad en pesos
de hoy. Entonces el proyecto es aceptable.
S VPN < 0, signifca que al llevar a cabo este proyecto se obtendr una prdida, en
pesos de hoy. Entonces el proyecto No es aceptable.
S VPN = 0, signifca que al llevar a cabo este proyecto No se obtendr prdida ni
ganancia. Entonces es indiferente aceptarlo o no.
Veamos el siguiente ejemplo:
Un proyecto consiste en una inversin hoy por $ 3.000.000 y costos mensuales de $
95.000 el primer mes y aumentarn en $ 5.000 cada mes. Los ingresos se estima en $
245.000 el primer mes y aumentarn el 4% cada mes. El proyecto tendr una duracin de
dos aos con un valor de mercado de $ 1`300.000 al cabo de este tiempo; si la tasa de
oportunidad del inversionista es del 36,07% anual, determinar, utilizando el VPN si es
rentable o no el proyecto.
Solucin:
La tasa de descuento mensual ser 2,6%, equivalente al 36.07% anual, as tendremos:
VPI =
- 23/0111
7
$1
%
$
1013
'
23
8
-10311011
1 7
$
1.391.
'
%2
10129 % 1013 10129
Valor Presente de los Ingresos = $ 7`429.237
VPE =
-
301110111 8
-
:/0111
$
P/# 209;0 23
'
8
-
/0111
$
P/20 209;0
23
'
Valor Presente de los Egresos = $ 5`589.473
Pro tanto tenemos: VPN = $ 7`429237 - $ 5`589.473 = $ 1`839.764

Esto quiere decir que llevar a cabo el proyecto equivale a tener una utilidad de $
1`839.764 en pesos de hoy; luego sera rentable el proyecto.
BIBLIOGRAFA
Klastorin Ted, Administracin de Proyectos, Alfaomega Grupo Editor S.A. de C.V.
Mxico D.F. 2005.
Salvarredy Julin R., Garca Fronti Vernica, Garca Fronti Javier, Gerenciamiento de
Proyectos, 2 edicin Omicron System, Buenos Aires Argentina 2007.
Guido Jack, Clements James, Administracin Exitosa de Proyectos, International
Thomson Editores, S.A. de C.V. Mxico 1999.
Garca A. Jaime, Matemticas Financieras con Ecuaciones de Diferencia Finita, 5
Edicin, Pearson Educacin en Colombia, Ltda., 2008.